小型企业的知识管理(二)

岗位轮换

    小公司可能会发现，将员工在公司不同部门之间轮换可以带来好处。岗位轮换可以使员工拥有比较宽的知识面，知道如何执行某些非本职的工作任务。岗位轮换可以防止因关键雇员离职导致的某些流程中断。虽然这种轮换的形式在欧洲的企业中很少见，但是日本的公司长期以来采用一种被Nonaka（1991）称作是“战略轮换”的岗位轮换形式，意思是说这样的岗位轮换应该发生在公司内类似的或互补的部门之间。Nonaka举了一个公司的例子，该公司要求它的员工在任意一个十年内，都要掌握至少三种不同的工作。

    虽然对那些挣扎在日常经营上的小公司来说，这种程度的岗位轮换可能是不可行的，但是，对那些了解花费时间和资源进行学习和知识共享的重要性的公司而言，无论它们进行什么形式的知识管理，岗位轮换都是很必要的。对雇员实行岗位轮换，是学习和知识共享的最容易最经济也最有效的途径之一。如果实施这样的岗位轮换，就可以实现一种积极的知识冗余，它使所有员工在面对日常经营中出现的问题时，有共同的知识基础。不同岗位的问题解决方法可以通过轮换得到共享，比如说，如果营销人员确切地知道后勤人员是正在关心的问题，就可以为所有参与的部门制订更好的解决方案。

    对公司来说，当一个雇员生病的时候，在一段时间内他的或她的知识是无法利用的。在某些情况下，尤其是在那些依靠每个职员的小公司内，这种情况往往会威胁到整体的运作。

    防止这种知识缺口的唯一有效的方式，就是进行系统的培训，在互补的部门之间进行雇员的岗位轮换。只有当其他的员工可以接任，而无须花费很长时间来研究如何来做这项工作的时候，小公司才能克服这种由个别雇员离开引起的不可避免的短期损失。

    塑料革命公司（Plastic Revolutions）是位于美国北卡罗莱纳州（North Carolina）Reidsville市的一家小型回收公司。该公司曾经因一个关键职员修产假而面临严重的问题，公司需要寻找可以接任的人选，因为修产假的这个女人利用挂在墙上的木板，人工完成所有的存货跟踪。没有她，就不可能明白所有的存货控制和定单管理，尤其是因为她处理所有定单的方式非常复杂，没有她的解释，几乎不可能理解。这个问题的唯一解决方案就是对系统的其他职员进行存货跟踪和定单管理的在职培训。通过岗位轮换，管理人员可以掌握自己本职工作之外的关键的工作任务。从人工系统转向易于使用的电子表格文件使大部分存货跟踪工作发生了转变，电子表格程序可以进行系统的核对和分析。

    在这种情况下，公司将会足够的幸运，它有充足的时间对其他人员进行培训和岗位轮换，来执行该任务。不过，一开始的时候，休产假的这个女人不会乐意教给其他人，因为她担心一旦公司内的其他人都掌握了她拥有的核心知识，就可能会失去自己的工作。

建立和维护“经验教训”知识库

    许多公司，无论规模大小，都已经认识到理解项目失败的原因与成功的原因同等重要。因此，小型企业的知识管理也应该包括建立和维护“经验教训”知识库的一些方法，可以是结构化的、耗时的方法，也可以是非结构化的任务报告的形式。对出错的原因进行分析，并为集体思考原因提供机会，是一种学习的重要手段。另外，在项目进行中某些员工的意见往往被忽视，这些“经验教训”会议为他们深入地解释他们对于失败原因的看法提供了机会。重点应该是防止类似的失败再次发生，反过来，这要求错误不能被束之高阁，而应该不怕批评，公开地承认错误。在公开承认失败这一点上，几乎对每个知识管理项目来说，组织文化和领导风格都是非常重要的推动力量。

    建立“学习档案”是一种结构化的方式，也是“讲故事”的一种形式。它是从其他人的角度来看问题。这些档案将在整个组织内公布和讨论，对决策进行质疑，讨论那些可能带来更为有利的项目结果的备选方案（Kleiner and Roth，1997）。不过，这些方法需要时间和员工的奉献精神，它们可能成为小型企业的主要方法。

扩张管理

    小公司可能发现自己正处在这样一种状况之中：由于公司在经济上的成功，需要进行大规模的快速扩张。虽然这是一个进步的标志，但是它也是一项具有挑战性的工作，尤其是当公司必须快速增长，超过原有规模的时候。如果管理不善，这种增长就可能对公司造成极大地损伤。新的人际关系的整合、技术基础设施的设计、工作流程的公布、组织的设计都是可能造成混乱和动荡局面的重要问题，它们需要以长远的眼光进行妥善的管理。

    快速扩张迅速地表明了处在知识密集型产业的企业设立知识管理职位对增长进行管理的重要性，这样可以避免犯那些可能会毁掉公司未来的巨大错误。只有通过对关键知识进行仔细的分析和选择，并进行积极的管理，重要的知识才可能引起人们的注意，并为组织获取。扩张的问题在硅谷随处可见，当考察高新产业的雇员群体时，可以看到在那些企业中，知识管理和高明的人力资源管理是成功的关键因素。如果没有适当的教育与规范的人际关系，企业就不可能成功的发展。