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读书行动笔记2013第2本:《整理的艺术》

书的作者小山龙介整理出来了90条整理术,根据个人的习惯和流程要有选择性的借鉴,我从豆瓣上抄来了所有标题,但里面的内容并没有照抄原书的内容,是我自己的一些理解和想法读书是为了行动,这种书的好处就是看到比较好的方法马上可以实践,所以整理出一些【Action】行动放入omniFocus中管理起来,慢慢实践。

第一章 资料整理术

整理术01 打印的纸质资料要毫不留情地废弃

如果有电子版的,就大胆地废弃纸质资料,有意识地克服想保留下来的习惯。

这里有几个例外:带章和签名的合同或证明等材料;工作中几乎每天都要参考的资料;最近未完成的项目参考资料。

【Action】提醒:打印出来的纸质资料用完后就扔到碎纸机中。【执行结果】不用的纸随手处理掉。

整理术02 用电子邮件共享、保管会议资料

作者推荐使用Gmail,本来我也是用gmail邮箱的,可是由于国内众所周知的原因,gmail经常不稳定,无奈彻底改为QQ邮箱来管理邮件,发现也可以满足我的邮件收发要求。

由于工作部门大量滥用即时通,造成与工作有关的邮件每天几乎收不到一封,会议资料还是用普通电脑的文件式管理。

整理术03 文件按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名

由于everything软件只支持文件名的查找,所以我在给文件命名时都为了将来的检索考虑了,把文件的主要关键字和制作日期都放在文件名中,例如:读书笔记-时间整理术-20130214.doc。

【Action】提醒:在开始写一个文件时,就要起好文件名,把日期加在文件名称中。【执行结果】起文件名的时候都想了与这个文件密切相关的几个关键字,全放在文件名中,再加上日期,以后就可以找到了。

整理术04 用扫描仪将纸质文件变为电子文件

扫描还是挺费时间的,所以想入手一个高拍仪,遇到几页的扫描任务时,自己直接就做了,遇到比较多的文件时,需要到其它办公室扫描。

【Action】从淘宝订购一款高拍仪。【执行结果】花298元买了良田的S200L高拍仪,1秒能拍个图片出来,但软件功能不好用,不能自动识别边界。

整理术05 扫描书籍,制作电子书架

用裁纸机切掉书脊,将书本分成一页一页的,再像扫描资料一样扫描就可以了。

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整理术06 用SugarSync实现“无障碍办公”

这个SugarSync好像在国内网络里用不了。我用的是金山快盘,用来在办公室和家里同步文件,U盘用得就少多了,我选金山快盘主要是因为它还支持Mac和iOS系统。

整理术07 随身携带纸质资料,实现终极“无障碍办公”

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整理术08 充实参考资料,随时实现工作效率最大化

我的参考文件如果是内容较少的文本,就直接放入evernote中。如果文件较大,如某些文档模板等,还是放在硬盘中统一管理。每周五时,将文件夹用robocopy同步到移动硬盘中。在OmniFocus中设置了一个每周提醒Action:备份办公室资料到移动硬盘中。

所有的安装文件放在一个software文件夹中统一管理,也定期备份到移动硬盘中。

整理术09 只要是文件就全部放入Magic Briefcase

这个Magic Briefcase就是GTD中的收集箱。

我有一个实物的Inbox和电子Inbox,实物Inbox就是电脑左侧的空盒子,电子Inbox就是Windows系统桌面上放一个Inbox文件夹的快捷方式,QQ接收的文件、即时通接收的文件、浏览器下载的文件都放在这个Inbox中,可以参见我的GTD style办公环境

整理术10 在目的地或便利店打印必要的资料

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整理术11 不关电脑电源,设为待机状态

Macbook从来不关电源,直接扣上就行了,1个月都可能不用重启一次。

办公室的Windows电脑一直开着。后来把电脑设置为每天早晨7点定时开机,等到达办公室时,只需要输入密码就行了。

家里的Windows电脑用得较少,还是关掉了电源。

整理术12 用Google Documents、Picasa与他人共享文件

准备在项目组里试试金山快盘的共享功能,如果在办公网络里不用代理也能使用它就好了。

【Action】试试关掉代理,是不是能够访问金山快盘。【执行结果】可以共享链接,提供下载,但共享写作有点麻烦,不太喜欢在线用“金山快写”来写作。金山的网址不在单位的白名单里,关掉代理访问不了。

整理术13 用Eye-Fi自动上传图片

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整理术14 重要的网页可以截图

我是安装了PdfFactory,就是一个PDF打印机,重要的内容打印成PDF文件,再保存起来。

另外还安装了Chrome的网页截图插件,可以截取网页和屏幕上的内容为JPG或PNG图片文件。

整理术15 分类使用SD卡,传递数据更高效

许多电脑没有读卡器,我还是用U盘吧。

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整理术16 纸质资料装入透明文件夹,按时间顺序排列

正在进行的项目资料还是需要保留纸质资料,我也非常喜欢用L型的透明文件夹(去年买了50个感觉用起来相当方便),不用打开夹子就能看到是什么文件,查找文件时能节省不少时间。

“排挤式文件管理法”可以一试,但需要把抽屉里加上隔断,这样可以竖着放文件夹了。

【Action】试试能不能把档案盒竖着放在我办公室右侧二层的深抽屉中。【执行结果】抽屉太浅,档案盒竖着放不进去,只能把A4袋叠着放进去。

【Action】到超市买标签,可以贴在透明文件夹上。【执行结果】超市买到的不是长条型的标签,凑合着用。

整理术17 用100日元的笔记本整理信息

现在一般个人的资料都用Evernote记录,纸质的笔记很少记了。

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整理术18 集中数据、分散浏览场所

我的所有文件放在D盘的shenlb文件夹下,这样查什么资料都在这个大本营中查找,一些软件安装包放在其它文件夹,图片和视频放在一个单独的文件夹中。

 

第二章 环境整理术

整理术19 将小物品装入透明文件袋

透明更易于一眼看到里面的是什么东西。

【Action】从淘宝买几种大小的透明文件袋。

整理术20 准备好出差用品,自如应付紧急出差

个人出差不多,更不会有紧急出差。不过还是准备了一个出差物品检查表,这样不会忘了带重要的东西。

整理术21 充电全靠USB解决

经常携带的东西就是2样,iPhone和无线上网卡,都用USB充电。另外如果要乘坐长途车时,还带着充电宝(为了给iPhone和无线上网卡续电),也可以用USB充电。

USB-AC电源适配器也要带着。iPhone的充电器就带着一个。

【Action】把几根USB线、电源适配器装在透明文件袋里,出差时带着。

整理术22 实现一物多用

我的iPhone充当了相机、扫描仪、闹钟等多种功能。当然我的GTD系统OmniFocus和一些博客阅读等软件也非常有用。

整理术23 为笔记本电脑准备三个电源适配器

【Action】再买1个Macbook Air的电源适配器,出差不多,家里和办公室各放一个就行了,真有点省不得Money。

整理术24 家里和办公室使用同样的键盘和鼠标

统一键盘的DEL、HOME键的位置也行。

统一电脑上的输入法:QQ五笔。

整理术25 用Firefox的附加组件实现网页浏览器的个性化

我现在统一使用google的chrome浏览器了。后来google在国内用不了了,只能换成搜狗浏览器,也可以同步收藏夹。

整理术26 用Xmarks瞬间复制电脑运行环境

现在的chrome浏览器用账号登录后,可以同步书签和密码等,在家里、办公室,也不管Windows还是Mac,都用一致的浏览习惯。有些网银等偶尔还得用一下IE类的浏览器。

整理术27 将办公桌的右半边变成激发创造力的空间

我的GTD style办公环境与他的思路不太一样。

整理术28 通过固定纸巾盒与笔筒的位置来保持桌面井然有序

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整理术29 分隔抽屉,充分利用空间

【Action】从淘宝上查查可不可以买到磁铁间壁金属板。

整理术30 将输入法语言栏放在电脑桌面顶端的中部

【Action】试试把语言栏放在顶部有什么好处?【执行结果】这语言栏放哪里对我影响不大,平常打字的时候并不太注意这个语言栏。

整理术31 一机双屏,扩展工作领域

为了桌面的简洁,专门把2个显示器换成了一个24英寸的大显示器。

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整理术32 将办公桌面和电脑桌面都清理干净后再回家

我的实物Inbox在下班前一般都清空了,但办公桌面上的Inbox是不定期清空的,OmniFocus中的Inbox也是不定期的清空。

整理术33 统一、简化工作环境

 

第三章 信息整理术

整理术34 扔掉书本,提高信息吸收能力

扔书有点可惜,还是送人吧。有些非常好的书不舍得扔,还是得留在书架上。

整理术35 写书评博客,制作数据库

认真的写笔记博客,确实能让自己更认真地消化书的内容。

我的博客中专门有一个读书笔记分类。

【Action】查查什么是亚马逊联属会员?【执行结果】从网上查了,需要一个独立的网址,中文有关的介绍几乎没有,放在"@将来也许"上下文吧。

整理术36 加原创注释,将书籍变成信息数据库

【Action】提醒:在阅读PDF电子书时,用荧光笔在自己想做注释的地方做上标记,加上注释,最后可以汇总成为读书笔记。

整理术37 制作杂志文章数据库

【Action】先找找IT方面比较好的杂志,订阅与自己兴趣相关的杂志,可能是程序员吧?订阅电子杂志也可以,发现InfoQ中的《架构师》也可以一看。【执行结果】花60元订购了2013全年《程序员》杂志的iPad版,《架构师》杂志是免费的,加到OmniFocus中慢慢看看有没有值得关注的信息。

整理术38 看报纸只记数字和关键词

报纸看得已经非常非常少了,从网站上基本上都可以看到相关的新闻。

整理术39 用Technorati和“Hatena书签”搜集连上司都不知道的信息

【Action】查查Technorati。【执行结果】发现google就够用了。

【Action】查查什么是Hatena书签,国内的网络社交书签哪个比较流行?然后注册一个试试。

整理术40 用RSS阅读器自动收集信息

我在手机上装的MobileRSS软件,订阅了感兴趣的RSS源,还是与Google Reader同步的。后来google Reader服务关了,只能用Pocket收集RSS源,还有就是用IFTTT触发到Evernote中阅读。

整理术41 缩印插图,制作专属于自己的词典

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整理术42 将图书目录贴到笔记本上,制作图书数据库

【Action】把以前看过的几本书的目录扫描(或用iPhone拍下来),与图书的封面放在一起保存,放在博客的读书笔记的最后。【执行结果】有些书的目录就是章节标题,看读书笔记的标题效果是一样的,有些书的目录值得加上,以后直接加在读书笔记的最后。

整理术43 用手机邮件和Evernote记电子笔记

用EverNote记录时间日志,并不公开。

整理术44 在Twitter上写生活日志

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整理术45 增加GPS定位功能,收集整理信息

把iPhone照像机中的GPS定位功能打开。

整理术46 充分使用标签来整理信息

现在主要在Evernote中使用标签来标记一些信息。

整理术47 用1.5倍的放映速度看电视

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整理术48 用会议记录Extreme Meetings,提高会议效率

【Action】提醒:开会时用MindManager来做会议记录,会后把Next Action整理出来,放入OmniFocus中管理。

整理术49 群发邮件,使项目信息冗余化

我只把邮件发给相关的人。

整理术50 按金字塔原理写邮件

以前粗略地翻过《金字塔原理》,在回复邮件时要比较简练,一般都在3-4句内完成。先写结论,后写论据。

整理术51 管理时间轴与空间轴

 

第四章 生活整理术

整理术52 灵活网购,简化生活

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整理术53 购买同种商品,免去挑选烦恼

【Action】先试用一些笔、标签、荧光笔、透明文件夹等办公用品,慢慢固定下来。

整理术54 一次大量囤积,将担忧扼杀在摇篮里

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整理术55 利用便利店代收快递服务,毫无顾虑地购物

【Action】与媳妇商量一下,把她从淘宝上买的东西寄到岳父家收取。【执行结果】商量不成,以后继续提这个事。

整理术56 在公司收取书籍快递,提高自己的声誉

买书的快递一直是送到工作地点的。

整理术57 拒绝第二次聚会的技巧

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整理术58 按穿着顺序整理衣服,消除早晨的烦恼

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整理术59 建立饮食模式,进行营养管理

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整理术60 打扫卫生,重振精神,提高专注力

脑力劳动之后,可以换换体力劳动。

【Action】工作累了后,擦擦桌子和沙发。记在OmniFocus中的“疲劳/无聊”上下文中。

整理术61 创造家和公司以外的第三场所

找个咖啡店当第三场所?代价有点大,暂时还无法实行。

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整理术62 将生活常规化,再制造一些惊喜

 

第五章 思维整理术

整理术63 将“不懂”的信息直接装入大脑,在无意识中进行整理

现在还领会不了。

整理术64 睡前输入,睡时工作

这条学不会,睡前输入东西太多,就睡不好觉了。

整理术65 输出信息时,尽量集中精力做一件事

集中精力在写代码、写文档或整理笔记等时候,把QQ等干扰的软件都关了,Focus相当重要。

整理术66 提高创造力的ToDo列表制作方法

GTD的列表比ToDo要强大太多。

整理术67 统筹管理ToDo列表和邮件

我用GTD的OmniFocus管理工作和生活中的所有事项,用GTD的思路来管理QQ邮箱。

整理术68 在散步中整理思维

还没有学会。

整理术69 用香精、干花等治愈系物品转换思维模式

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整理术70 换一支笔,换一种思维

【Action】到淘宝买上几支红、黑的1.0mm和0.5mm的笔和笔芯,平常的超市中很少看见1.0mm的笔。

整理术71 用图解整理思维的技巧

刚看了《餐巾纸的背面》,经常要试试图形化思维方式。

整理术72 用空格强行拓宽思路

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整理术73 用思维导图将信息网络化

在对一个项目进行分解时,先用自然式计划模式把主要内容写出来、画一下,然后再用MindManager整理出来,找出Next Action。

整理术74 用近义词拓宽思路

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整理术75 给组群命名,提高一个层面来整理信息

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整理术76 分割信息与整合信息

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第六章 人脉整理术

整理术77 扔掉沉睡一年的名片

【Action】年底时清空名片册,大胆扔掉一年不用的名片,感觉有用的名片,只需记下姓名、电话号码和邮箱。

整理术78 交换得来的名片要立刻写上交换日期

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整理术79 收到的名片要立刻扫描,以方便阅览

记下姓名、电话和邮箱到iPhone手机的联系人中。

整理术80 将名片读取软件当名片检索系统用

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整理术81 给见过面的人发送个性化的电子期刊

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整理术82 在突然想起时邮寄手写信件

国内的邮局很尴尬,有次出差时,到了邮局却买不到名信片。

【Action】在路过邮局的时候买上些带邮票的名信片,塞到笔记本电脑包中,这样出差的时候可以邮寄几张给朋友做个纪念。

整理术83 为结识知名人士举办演讲会

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整理术84 用Spysee掌握他人的人脉

【Action】学习一下如何经营好我的新浪微博slofslb,参加上海的GTD演讲时,每个人竟然都有微博。

整理术85 制作富有个性的个人名片

【Action】查找有没有网络上定制名片的服务,设计一张富有个性的个人名片,印上200张试试。

整理术86 宣布自己愿意做的事情,回避自己不愿意做的事情

【Action】在邮件的签名里加上个性标签,宣布自己愿意做的事情,回避不愿意做的事情。

整理术87 给活动定主题,借此制造新闻

给阅读设定一个主题,你的读后感才会成为真正值得一读的东西。

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整理术88 当中间人,向别人介绍朋友

越是毫不吝惜地将自己的人脉与他人共享的人,其人脉越会不断扩展。

整理术89 链接人脉与链接的快捷方式

【Action】找一款网络书签服务,最好能与chrome浏览器集成。

整理术89+1 用POKEN交换电子名片

iPhone中的Bump是类似的应用,可惜我安装后还一直没用过,主要是参加的社交场合太少了吧。不知道微信有没有类似的应用。

posted on 2013-02-17 14:01 申龙斌的程序人生 阅读(...) 评论(...) 编辑 收藏