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【搞定GTD】用iPhone打造GTD实践1年后的心得体会

我从2011年7月起开始实践GTD,之前的我虽然在工作上表现也算不错,但对一些工作任务有强烈的抵触情绪,在上班时总感觉情绪低落,一些无休止的项目让人渐渐地失去了激情,在Outlook里的任务经常会拖延很久,许多事情直到最后时刻才去处理,生活上也相当平淡,媳妇总是指责我只顾工作对家里的事漠不关心,对将来的方向感到非常迷茫。

在2011年6月的某一天无意中从网上看到了GTD,里面描述的许多症状让我感同身受,当时正好也刚买了iPhone手机,就开始了我的iPhone上的GTD实践。虽然实践GTD到现在还不到1年,但对收集、处理、整理、回顾和执行有了一些理解,在iPhone等设备上安装和配置合适的软件也进行了许多尝试,中间也培养过晨间日记、时间记录等习惯,有的中断了,有的还在坚持,GTD里面的清单内容越来越丰富,包含了工作、学习、生活、娱乐等各个方面,6个高度的思考方式让我能够对一些事情学会放弃,也能够找到一些事情的执行动力。在执行GTD的过程中,感觉到这是一个积极反馈的回路,在GTD执行的过程中又会收集到许多有宜的书籍、思想、项目,这些stuff还会孵化出更多的项目,1年内看的书不多,但有些书能够把你带到更高层次去审视你的Next Action,这些书的思想与6个高度的思想又有相通之处。

在执行GTD的过程中,关于多级项目划分、上下文的设置、如何进行回顾、循环事件的安排等还有一些困惑,想与其他GTD爱好者共同探讨。

5月份,一个工作项目正好有去上海出差的安排,以前看到过上海“GTD中文演讲俱乐部”的活动报道,通过与陈涛VPPR联系,促成了此次交流,在制作此次演讲PPT之前,先整理出了此篇博文。

一、“参加上海GTD演讲”本身就是一个纵向项目

按照GTD方法,“参加上海GTD演讲”本身就是一个项目,还是一个纵向项目,虽然项目时间不长,从5月11日-13日联系VPPR,14-15日完成文档,16-18日出差时白天干活,晚上写PPT,直到19日的演讲完成,总共才9天,但在执行这个项目的时候,GTD方法也起了重要的作用。

参考《搞定1》63页上的自然式计划模式的5个步骤,我开始对“参加上海GTD演讲”进行计划。(后来整理了一个PDF文件来辅助思考,下载PDF附件

1、定义目标和原则

我参加此次演讲的目标有3条:

(1)完成2012年设定的一项年度目标

这是一项最主要的目标,在2012年初发在博客上的目标中包含一条"写一篇新的GTD体会文章,参加一次GTD交流班",这就是我执行此项目的一个重要动力。所以说《小强升职记》里的一段话说得非常正确:“计划不能执行的一个主要原因,就是没有写下来,没有公开。写到才能做到,人会遗忘或假装忘掉,白纸黑字才是契约”。

(2)询问其他GTDer高手,解决我在执行GTD里的几个疑问,改善自己的GTD

在用OmniFocus执行GTD时,关于多级项目划分、上下文的设置、如何进行回顾、循环事件的安排等还有一些疑问,需要请教专家来去解决。

(3)分享几条心得,增加点人气

一开始只是想参加19日的交流,听听别人的经验,没想着去分享什么,但在联系VPPR时说是可以给我安排7分钟或14分钟的演讲,心里想把自己的真实想法分享出去,才会得到更多朋友的帮助,正好也扩展一下人气,没有分享也不会让我在如此短的时间内完成此篇文章。另外,教是最好的学习,在准备DOC和PPT时,发现想有条理地组织一些思路还是非常有难度,另外还要把演讲的内容控制在14分钟以内。

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至于项目的原则,我没感觉到有什么限制。对我这个IT人士,感觉就像是需求分析里的非功能性需求。

2、展望结果

执行此项目的结果非常简单:成功完成14分钟的演讲,把一些体会发在博客上。

平常讲技术报告还算比较多,也没有什么可紧张的,完成14分钟的演讲不成问题,但也不奢望达到多么好的效果,所以内心还是比较轻松的。

3、头脑风暴/集思广益

这件项目上没办法请教别人,所以谈不上“集思广益”,只能自己“头脑风暴”一下,后面在整理的过程中再不断补充即可。我在心脑风暴后抓了一张图,后来发现有几个错别字。心得写成了必得,toastmaster写成了toadmaster,VPE写成了VPR,这些都在后面的整理阶段修改了过来。

头脑风暴

4、组织整理

将这些事项分组整理后就形成了下面的MindManager思维导图,当然在分组整理的过程中又加了一些内容。

这里严格说来,每片叶子并不能都算是标准的Action,但足够让我知道该做什么了。

GTD演讲

5、明确下一步的行动方案

下一步的行动方案经过我简单思考后,就是写“收集”过程的心得体会。

 

二、GTD实践心得体会

1、收集

一开始我的收集箱还是比较多的,后来主要用的是前2个。

(1)iPhone上的OmniFocus,这是一个最主要的收集箱,我把这个程序放在iPhone的右下角,随时处于可用的状态。其它常用程序放在一个Group里,也放在底端的程序组里。

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(2)办公电脑D盘上的一个Inbox文件夹,办公电脑的利用率是最高的,这个收集箱也很常用。在桌面上建立一个快捷方式(给它设置一个专用的好看点的图标,每天看到一个空空的收集箱,也会有点心如止水的感觉),随时打开这个文件夹。QQ收到的文件、即时通收到的文件、用扫描仪扫描得到的文件、网上下载的资料都一律放在这里,等待处理。

收集箱inbox图标

(3)纸质的笔记本。参加一些工作会议后,有些事项还是记录在这里面的,一般回来后快速整理到iPhone的OmniFocus中。由于在iPhone上打字有点慢,所以在iPhone上安装了LazyText,可以方便地(需要无线连接)把电脑上的文本发送到iPhone的粘贴板上。(后记:后来也很少用这个软件了,直接发送邮件到omnifocus中

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(4)U盘。

(5)家里的台式机、笔记本电脑,以前分别在D盘上建立了文件夹Inbox(Home)、Inbox(Notebook)来与办公室的Inbox相区分,后来发现经常忘了整理这里面的东西,最近开始在几台机器上安装“网盘”(后来主要用金山快盘,主要是因为它支持win,mac和ios),在网盘里设置一个Inbox文件夹,这样不管到哪个地方了,可以把收集到的一些东西都放在网盘上了。

(6)邮箱。一个工作用的邮箱,平常不太多,一般把事项登记在iPhone里;一个互联网上用来注册登记用的邮箱,收到广告也不怕,一般不用整理。

(7)办公抽屉。这个收集的内容较少,搞IT的一般收到的都是电子资料,少量的纸质材料扫描到Inbox文件夹下。(后记:后来实现了GTD办公桌面,桌面上放个纸盒子)

2、处理/整理

处理和整理两个步骤我一直无法严格区分出来。(后记:在搞定III中把处理称为明确意义)

“处理”这一步就是在OmniFocus上指定Stuff的项目Project和上下文Context。OmniFocus支持项目的多级树状管理,既是优点,也是缺点,项目之上还可以用文件夹来分为几个大类,比如工作、学习、生活、杂事等等。上下文也支持多级管理,在“与某人会面时”和“等待”上下文中,这个分级功能相当有用,不至于看到一大堆上下文显得无所事从,经过一年来慢慢的调整,当前的上下文清单见下图。把一个事项Staff归入到不同的项目和上下文,对于有最后期限的事情还可以填上开始日期、结束日期、重复周期等,这样处理(Process)过程就算完成了。

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3、回顾

这个过程感觉非常有用,必不可少,有了这个过程,才可以使GTD形成一个不断的迭代循环,形成一个正向的闭环。

当前的回顾工作量较大,一直想请教如何才能有效地回顾?(后记:打造了高效的OmniFocus,然后按checklist进行回顾)

回顾我一般放在周五下午,不行就放在周六、周日了。我当前在回顾时要做的事情主要有:

(1)将iPhone上的OmniFocus同步到服务器上。同步服务器选用的https://www.spootnik.net提供的免费的WebDAV服务,还是相当稳定的。

(2)用Mac电脑里的OmniFocus执行回顾过程,这里面的图标名称是“检查”,逐个检查这些刚完成的、等待的、未完成的事项,由于事项太多,有点感觉力不从心,有些该认真思考的项目没时间深入琢磨,检查完一个项目,就点击“标记为已检查”。通常1个小时都能难完成这一步。

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以前在回顾时遇到一个把所有事项按完成时间排序的问题,在几天前无意间发现了解决办法,还是对Mac不熟啊。按Windows的习惯,点击完成时间那一列,就可以按照完成时间排序,再点击一次就逆序显示,但在Mac里试了就是不行,原来需要将所有Stuff选中后,再用右键菜单里的排序才行。

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(3)写每周总结和月度总结。

下文说到我用Momento保存了一个简短的时间日志,在进行每周总结时就相对轻松一些了,利用Momento的导出功能,再用台式机上的iTools软件,方便地把Momento里的所有记录备份到台式机上,然后按照GTD里的项目划分,按重要程度汇总出本周的进展即可。

每周和月度总结2012 每周和月度总结2011

4、执行+时间记录

在“执行”这个环节主要是克服拖延和保持专注的过程,以前我有很严重的拖延症,一些任务总要拖到最后一天才下手,第二天汇报的PPT必须得弄个通宵才能完成。

曾经尝试过番茄工作法,但最后发现自己的工作性质不太适合这种做法,但可以借鉴这种方法,我把8:30-9:30设置执行“编程/写材料/思考”这类需要高强度脑力劳动的时间,完成后再执行一些打电话、查资料等轻松的事情,由于长时间坐在电脑前,颈椎已经出现状况了,开始养成在上午9:30和下午4点时进行跳绳锻炼(搬到大楼的顶层后,层高刚好够跳绳的高度,马上买来跳绳开始!一开始跳200下都有困难,通过分2组执行,400下很快就完成),如果有精力还可以更继续一小段“编程/写材料/思考”任务。通过这种劳逸结合的办法,让自己的执行效率大幅提高。

(1)更高的高度

现在对一些任务可以从更高的高度来看待它,从更高的高度可以看到这些重要但不紧急的工作,从而增强执行它的内心的动力。

(2)降低自己对项目结果的要求

另外就是降低对自己的要求,非常赞成“拖延狂都是完美主义者”的观点,对一个项目要求太完美,就越发感觉任务的艰难,就越不愿意开始。

(3)马上开始

项目分解后会产生大量的头绪,不要对项目计划精心雕琢,一个同事给我的一句话非常正确,Imperfect action is better than perfect inaction!有时要写一篇材料,真正困难的是开始写上第一句内容。

(4)专注

参考了Leo Babauta在《Best Procrastination Tip Ever》这篇文章里提到的几个技巧,在开始动手之前还要与几种思绪进行斗争,首先是内心很想收收邮件、看看新闻、浏览一下单位网站的最新通知、看看即时通是否老板和同事在召唤?花上半分钟让这些思绪一个一个的飘过,强行让自己坐在办公桌前,准备开始动手。内心这时又有一种声音在对抗,“做点其它事情吧,当前的这事情既费力又枯燥”,坚定自己的信念,让这种想法用几秒种溜走,毕竟是自己提前想好了今天要做的几件事,肯定是对自己的目标有影响,准备开始动手了。找出与这件事有关的材料,把标题写上,把一点点想法写出来,写出一小行代码,画出几笔思路,不管怎样,只要是与工作有关的,哪怕是一小点的开始也是开始,非常神奇的是有了这小小的开始,后面就不再被内心中的其它声音所干扰,思想集中之后事情也在不知不觉中推进着,真是太棒了,如果没有他人打扰,本来计划只干上1小时,却能连续干上2个多小时,高效率的2小时。

(5)打勾

完成之后,美美地在OmniFocus系统上打个勾,是一项非常有成就感的事情,表扬自己一下,奖赏自己到网上乱转一下。

(6)时间记录

我对这个环节的一个重要改进,就是加入了时间记录这一项。用比较简单的语言把事情记录在Momento里,只写执行了什么事情即可,有时间就多写点,没时间就放在今天有空的时候再完善,也可以在当天晚上回忆记录一天的事项,记录下执行完成这项任务的时间,这样2个时间的差就是执行一项事情所花费的大概时间了。曾经试用了一下有道的云笔记,除了同步功能上有优点之外,在易用性、美观性、其它功能上都与Momento没法比。(后记:后来改用Evernote免费版)

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三、程序清单

在iPhone上主要使用的程序有:

(1)OmniFocus 1.14

完全按照GTD思想实现的老牌应用,强大、专业,多级项目管理、多级上下文、超强同步功能等,与Mac上的OmniFocus并用更强大。

(2)Momento 2.3(后来改为evernote)

一款日记软件,设计精美、按日期管理、支持Tag、支持密码保护,随时记录生活中的点点滴滴,我用来进行时间记录,然后导出到电脑中进行每周周结的整理。

(3)Lazytext 1.5(后来改为微传,后来叫推你)

利用WiFi方便地在电脑和iPhone之间复制文字。

(4)MobileRSS 3.4(后记:Google Reader服务停了,改为Zaker+Reeder)

强大的RSS阅读器,添加喜好的RSS源以后,随时关注主要内容,避免打开网页查看内容时把视线勾引到其它花边新闻上,有了这个后,已经极少打开新浪、搜狐等新闻首页了。

(5)扫描全能王+ CamScanner 1.2.0.1

照相后自动判断区域,调整生成PDF,功能强大!可以做为一个收集箱。

(6)Instapaper 4.0.1(后来用Pocket)

离线阅读软件,把网页地址链接给它,自动生成一个离线文件,方便以后没有网络的时候阅读。

(7)Pedometer 2.1.7(跑步形成习惯后不用软件了)

一款强大的计步器软件,把程序启动后,把iPhone揣在兜里,走路或跑步时它会根据重力仪的反馈得出你的步数,根据你的身高估算步长,粗略地得到你总共走的路程、消耗的卡路里,可以详细地记录你每天的锻炼情况。不过就是太费电了!

在Mac上安装的软件有:

OmniFocus 1.10.1

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与iPhone上的OmniFocus联合使用,方便进行每周回顾。

在Windows上安装的软件有:

(1)everything 1.2.1.371

基于NTFS文件系统的强大的文件名关键字搜索功能,平常养成给文件起个好名字的习惯,然后剩下的事情就交给Everything了,还可以当作一个Http Server,在其它地方也可以查找你机器上的文件。

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(2)iTools 2012

比iTunes好用些,感觉符合Windows用户的使用习惯,可以方便地管理iPhone上的图库、程序、文档等。

(3)WriteMonkey 2.0.1(ommwriter也是不错的选择)

这个软件有时用,在需要集中注意力写某些文档时,把Windows上的QQ关掉、即时通关掉、所有窗口都关掉,启动WriteMonkey,出现一个全屏的黑窗口,然后在里面打字就行了,没有排版的功能,你不需要在打字的时候纠结于选什么字体、用多大的字号、加粗缩进等等,这些功能都没有,你要完成的就是把你的材料写出来,黑黑的窗口把桌面上其它东西全部遮住,包括任务栏。

(4)Supermemo15

SuperMemo UX 1.5我坚持用了5年多的背单词软件,新手可以直接用Supermemo UX,据舍得说这个更适合初学者。

(5)MindManager

这个老牌的、强大的思维导图软件在项目计划时发挥了重要作用。

四、习惯的力量

(1)Supermemo背单词

这是在GTD之前就养成的习惯,坚持了5年多,词条7000多个,今年花60$买了正版的SuperMemo 15版本。支持5年多的习惯完全不能记录在GTD里管理,每天还剩下几个词条没有完成清楚地在大脑里记着。

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(2)时间记录

第一次用Momento写记录是在2011年10月8日,开始尝试时间记录法应该是在2011年10月31日。从那里起,也开始每周进行总结,每月有月度总结。

(3)锻炼身体

以前坐在电脑前的时间太长了,颈椎、腰椎都有问题,开始每天加强身体锻炼,每天上午、下午的中间时段都跳绳400下,放松一下大脑。

2012年3月13日开始用Pedometer记录每天走的路程,每天上下班4趟大约6000步,晚上再走6000步,一天就可以走10多公里,后来断断续续地坚持。快步走时也可以试着腹部呼吸,也可以尝试“步行禅”。

(4)补充能量

上午10点,下午4点多时吃点零食,补充体力。

(5)晨间日记

这个没有坚持下来,查了一下Momento里的记录,在2011年11月8日开始实施晨间日记,最后一次晨间日记是在2011年12月27日,回想起来应该是被出国、准备过年打断了。

(6)每周回顾、每月总结

从2011年10月开始到现在。

(7)读书

在2011年主要读的书就是两本《搞定1:无压工作的艺术》、《小强升职记》,2012年2月制定了读12本书的年度目标,没想到4个多月完成了7本书,每本书都写了读书笔记,还凝练了一个关键词。

第1本,《一生的计划》,关键词:Balance,这是读书笔记

第2本,《Rework》,关键词:追求简洁和极致,这是读书笔记

第3本,《把时间当作朋友》,关键词:重生reborn,这是读书笔记

第4本,《少有人走的路1--心智成熟的旅程》,关键词:规矩、爱、恩典,这是读书笔记。粗粗翻过《奇特的一生》。

第5本,《遇见未知的自己》,关键词:真我,这是读书笔记

第6本,《乔布斯传》,关键词:专注与极致,这是读书笔记

第7本,《与爱因斯坦月球漫步》,关键词:大脑也可以像肌肉那样进行锻炼,这是读书笔记

第8本,《冠军记忆术》,已经读完,正在整理读书笔记中。

五、近1年来的变化

(1)心如止水

事情放入可靠的系统中后,你不必为了明天、将来还会哪些重要的事情忘了做而纠结,内心减少了许多焦虑。

(2)减轻拖延症、专注

一些事情可以提前完成了,这在以前是不可想像的。执行事情更专注了,连续写1个小时的材料或程序都是在不知不觉中度过的。

(3)内心的平静

受《少有人走的路1--心智成熟的旅程》和《遇见未知的自己》这2本书的启发,遇到烦恼会进行思考,当作人生中要完成的一个功课来处理,心情还会有短期的低落,但能够较快地走出阴影。

(4)读书

受《把时间当作朋友》启发,读书真是提高心智的最好途径,把书放入GTD清单里,从豆瓣上看看书的评分,买入,看、咀嚼、思考,写笔记,又会发现更多更好的书,按照书中得到的知识进行实践,改进GTD,这一切形成了良好的闭环反馈系统。

(5)每天锻炼

只有健康的身体才能保证各项目标的顺利实现。

(6)总结

回头翻看这1年的月度总结,发现做了好多的事,比以前3年的事情都多。

(7)家庭

GTD节省的时间用于家庭和娱乐,回到家主要是看书、辅导孩子、做点家务,用平和心态、"Be Present“方法处理每一件琐事,很少情绪失控。

六、想共同讨论的几个GTD问题

在执行GTD的过程,还有几点疑问:

(1)如何有效管理OmniFocus中这些多级的项目清单?OmniFocus强大的多级项目划分既是优点,也是缺点。

(2)上下文Context(有的翻译为情境)的设置怎样才比较适合?象“阅读”、“将来也许”是作为一个项目,还是一个上下文?每种上下文之前不能有交集吗?

(3)如何进行回顾?回顾哪些内容?还只是写一个周总结?当GTD里面事情特别多时,如何有效地回顾这些清单?

(4)一些周期性的事件是自己给自己的一个契约,有一个最终截止日期,但需要循环多次才能实现,如何设置这些周期性的事件?

 

2011年5月19日成功地在上海“GTD中文演讲俱乐部”完成了本次内容的演讲,由于会议时间14分钟的限制,把演讲主题限制在了一些时间管理工具集上,此博文的一些内容未出现在PPT上。实际上正如会议上有人说,软件工具只是用来更方便地管理各项事务,而培养日常心如止水、不拖延、平静地、高效地处理下一步行动的习惯更加重要,需要你强大的内心来去支撑。

此次演讲的PDF文件请从此下载。

演讲视频在这里

 

【后记】

在演讲回来的飞机上,把《搞定3》看了一半,发现一些GTD的理论讲的更系统了,3个模式、5个过程、6个高度把整个GTD的思想贯穿了起来,当前对于6个高度的理解仍比较肤浅,是下一步重点慢慢理解的方向。

有网友推荐了下面的材料:

这个是国外的一个用OmniFocus实践GTD的心得:http://andrewminer.tumblr.com/omnifocus,里面对项目、上下文、回顾给出了建议,按照这个思路,打造了我的高效OmniFocus

2013年8月,距上海GTD演讲又过了一年,一些工具已经不用了,又有了一些新的体会,写在《GTD两周年时的体会》这里了。

2014年8月,又写了GTD三周年的体会

 

posted on 2012-05-19 17:28 申龙斌的程序人生 阅读(...) 评论(...) 编辑 收藏