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打造GTD style的办公环境 V1.0

看到twhsi博客中《我的GTD Style 工作区 实务分享篇》很受启发,用GTD一年多了,对于数字式的信息管理得比较清晰,但对于实物类的事务管理还是有点混乱,桌面堆得东西到处都是,柜子里也胡乱地堆着有用没用的东西,很多东西没有分门别类的存放,2012年底室里杂事较多,开题、结题、写总结、签合同、办手续,如果没有GTD,可能真会疯掉,在瞎忙的空隙开始慢慢打造我自己的GTD办公桌面。

我的第一步是从桌面的整理开始,把一些东西移出办公桌面,无用的扔掉,还有一些需要归档的东西暂时先移到柜子里了,桌面显得整洁了许多,当然资料柜的整理是我再进一步的工作,需要慢慢条理化。

下面这张办公桌的照片是2012年6月照的,这个已经进行过简单整理了,但参照了一些GTD style桌面的照片后, 特别是看到bill meade的GTD desk后,发现问题还是比较多。

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(1)没有明显的实物的Inbox,原来是用中间的一叠A4纸来做Inbox的,但一个action写在面前的一叠纸中,不应该总出现在眼前,这些不需要立即处理的事会起到一些干扰作用

(2)没有创意思考的空间,当进行一个项目的分解,比较自然式计划法的思考时,应该留出一块较空的桌面,可以任意乱写乱画,键盘和鼠标都很碍事

(3)USB线缆有点乱,甩得到处都是

(4)机箱放在桌面上占去不少地方

(5)大音箱放在窗台上,小音箱也放在桌面上,又乱又没有2.1音箱的效果

(6)机箱后面更乱,虽然从正面看不到,但后面是一个沙发,来的客人的左右视线全是一堆杂乱的线缆,当然对面老SUN的线缆更多更乱

先看看我整理后GTD Desk。

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总之原来的桌面上可用的空余地方太少,后面也很乱,看到国外这个网站上的GTD桌面(由于国内强大的防火墙,这张图片还是在国外的同学帮忙才下载看到的,为了国内的朋友方便参考,我已经征得了bill meade的同意,Before and After GTD.PDF 以及 Perfect GTD Desk.PDF我都放在博客园保存了一份),感觉这个牛人不允许桌面上存在除键盘鼠标之外的任何东西。

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我的桌面整理过程:

(1)两台19英寸的显示器太占地方,把其它屋的一台24英寸的显示器换了过来,这样少了一台显示器,也少了1根电源线和1根信号线。

(2)换用无线键盘和无线鼠标,这样少了2根线。

(3)USB线太乱,现在常用iPhone连接线、Mini USB线,为了要插U盘,还要备一根延长线,为了防止接几个USB设备或接入大容量硬盘后电压不够,买了一个USB HUB(从amzon买的SSK飚王、积木、七孔、带电源USB2.0集线器),把它粘在桌子靠墙的一侧,这样谁也看不见,用的时候把线甩上来,平常的桌面就不会有线缆了。

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(4)Inbox还是要有一个实物的,因为常会收到A4纸大小的文件,所以盒子一定要比A4大,翻了翻柜子,发现一个茶叶盒的盖子大小正合适,放在显示器的左边,这样信息从左边进入Inbox,然后加工处理后归档到右边的资料柜。

(5)以前的2.1音箱接线太乱,平常办公用不着一个硕大的低音音箱,把音箱减掉吧,还可以省掉许多连接线,从网上淘了一个coox小音箱,还能经常给我的iPhone充充电。

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当iPhone放在上面充电时,我的蓝牙耳机就发挥作用了,一键接听,既减少辐射,还腾出了双手。

(6)项目参考材料我用以前的小文件柜,只能存放A4纸大小的材料,材料也不能太厚,但对我的日常工作一般就够了。从网上买了一些L型文件夹,这种文件夹的好处是不需要打开就可以知道这是什么材料,即使从上到下翻一遍,也不需要太多的时间。根据平常的工作职责,把几个小格都分配互相独立的功能,最上一层是放一些空的文件夹,当某些文件需要做为项目参考资料时,就从这里拿出空文件夹,把它装进去,然后归档到下面的格子中。中间的格子分为培训文档、合同手续材料、报销的发票等,最底下一层是最近常用到的杂类资料,暂时不知道如何更好的分类。

(7)在小资料柜上面放一个记录本,一般开会时抓着就走,随便记上的东西回来后就整理到Inbox中,所以这个记录本只是开会时用,平常不看。

(8)电话放在右侧的桌子上,接听和拨打都非常方便。看twshi的图片里电话上放个耳机,可以在打电话时腾出双手,我这个电话太普通,还没有这个功能,当想记下一些东西时,只能把电话夹在头和肩膀中间了。

(9)在桌面底下还有一个可以滑出的小抽屉,放上一些创意思考的白纸,这里弄了一份创意思考的文档模板,用这种办法来启发思路。

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(10)显示器底座以前没发现有什么用,没想到这款HP显示器正好分为了三栏,左右栏放几支笔,随时保证有笔可用。中间放我自制的A6即时贴(把一张反而没有字的A4废纸撕成四份),需要收集某件事情时,在这个A6纸上快速写下,扔到左侧的Inbox中收集起来。

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(11)垃圾筒放在桌子底下,应该找个大点的,方便把一整张的A4纸直接扔进去,需要的话放到碎纸机中。

(12)桌子底下右侧的资料柜放些参考资料,这个资料柜有三个抽屉。中间一层放一些小饼干或面包,在上午10点和下午4点的时候可以用来补充能量用。上面一层抽屉放几本最近要看的书,下面一层抽屉比较大,还没想好放什么。

(13)右侧的桌子基本上只放一个电话,其它地方空出来,需要时可以放笔记本电脑。下面还可以放些准备阅读的书以及一些比较厚的参考资料。

(14)买了一把电脑椅,这样一方面保护脆弱的颈椎和腰椎,还可以不用站起来移动到另一个桌面上,开展另一个项目工作。

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至此,我的GTD style Desk V1.0基本有个雏形了,下一步还有几个资料柜需要整理好。

春节前把打印机和饮水机处的东西也整理好,打印机旁边放最常用的打印纸,再放上常用的订书机、裁纸刀、透明胶等办公用品。饮水机附近放常用的茶叶、咖啡和纸杯等东西。

照片

posted on 2012-12-17 09:13  申龙斌的程序人生  阅读(...)  评论(...编辑  收藏