精通微软-PPT-全-

精通微软 PPT（全）

原文：Microsoft PowerPoint Mastery: Build professional presentations effortlessly with best practices, tips and AI-powered tools

译者：飞龙

协议：CC BY-NC-SA 4.0

前言

使用 PowerPoint 是许多人在他们的商业生涯中某个时刻都做过的事情，甚至在学生时代也是如此。但创建引人入胜且具有影响力的演示文稿却是许多用户面临的挑战。

对于我来说，撰写关于 PowerPoint 应用程序的文章意味着不仅仅包括工具和功能。超过 20 年来，我见证了客户因为不了解行业最佳实践而没有接受过正规培训，无法发现和使用一些更高级且非常有帮助的功能而感到困扰。我所培训的所有人员或我合作过的客户都面临另一个重大挑战：他们都希望节省创建演示文稿的时间。

正因如此，这本书与大多数 PowerPoint 书籍不同。你可以选择跟随本书的引导，了解帮助你规划演示文稿、创建视觉吸引力和意义内容的最重要的工具，并以更灵活和有影响力的方式呈现你的演示文稿。或者，你也可以选择阅读任何章节或主题，以帮助你了解你尚未知晓的功能和工具。对于本书的第一版，我甚至收到了一些创意机构购买本书作为团队参考工具的评论！

无论你采用何种阅读方法，我都可以保证你将更加了解演示文稿的最佳实践、有助于你更高效地创建优质演示文稿的 PowerPoint 功能，以及如何提高你的演示文稿呈现效果。

本书面向的对象

本书首先针对那些没有正规设计培训或经验，但希望更快地创建更具影响力和吸引力的内容的商业专业人士。但那些偶尔需要创建几个演示文稿的人也会发现很多有价值的、可以快速应用的内容。这些专业人士在过去可能接受过一些非常简短的 PowerPoint 培训，但许多人都是自学成才。大多数人之前都使用过 PowerPoint，因此已经熟悉了基础知识。

本书涵盖的内容

第一章 ，分析你的受众和演示文稿呈现需求，涵盖了帮助你规划和构建演示文稿内容的问题。

第二章 ，利用行业最佳实践设计更佳视觉元素，帮助你了解字体、对比度、整理幻灯片以及视觉一致性。

第三章 ，利用 PowerPoint 的幻灯片母版加速你的设计流程，讨论了幻灯片母版如何成为设计自动化工具。

第四章 ，利用 PowerPoint 的备注和文档母版创建讲义和演讲者备注，介绍了如何利用母版来帮助你使演示文稿文件既适用于屏幕视觉，也适用于讲义，同时保持高效和有影响力。

第五章 ，使用 M365 Copilot 开始您的演示，帮助您了解 PowerPoint 中的 M365 Copilot 能做什么以及如何进行提示。

第六章 ，使用人工智能提升您的视觉效果，帮助您了解设计师功能如何节省您一些设计时间。

第七章 ，在您的内容中添加和修改视觉元素，讨论了如何使用图形元素并自定义它们以替换文本和项目符号。

第八章 ，在您的内容中添加和修改多媒体元素，讨论了通过使用和格式化音频和视频元素来改进您的内容。

第九章 ，使用过渡和动画，帮助您了解如何通过有目的的移动来改善您的内容节奏和观众理解。

第十章 ，在您的演示中构建灵活性和交互性，涵盖了如何通过使用导航元素来适应他们的需求或展示特殊内容来吸引您的观众。

第十一章 ，使用第三方插件，讨论了几种提高您内容创作生产力和演示管理可能性的方法。

第十二章 ，练习您的演示交付，提出了一些 PowerPoint 的内置工具，这些工具可以帮助您练习，以便在观众中留下难忘的印象。

第十三章 ，使用演示者视图，讨论了该功能及其众多工具如何帮助您提供更具吸引力的演示并拥有更多控制权。

第十四章 ，在 Teams 中使用 PowerPoint Live 进行远程演示，帮助使用 Teams 的虚拟演示者发现许多有助于创建互动性的功能。

要充分利用本书

本书将为您提供逐步说明，帮助您找到功能和工具并使用它们。要充分利用本书，在阅读有关它们的内容时尝试您不熟悉的功能。这是学习、记忆和快速应用技巧和最佳实践的最佳方式。如果您的目标是学习如何实施更好的演示创建流程，您应该按顺序阅读章节。但如果您是更高级的用户，按任何顺序阅读章节或主题也可能很有价值。

| 本书涵盖的软件/硬件 | 操作系统要求 |

| --- | --- |

| PowerPoint | Windows |

| PowerPoint Live/Teams | macOS，大多数情况下兼容 |

| BrightSlide | |

| BrandIn | |

| WeCompress/NXPowerLite | |

| Slidewise | |

| Build-a-Graphic | |

| THOR | |

| PPTMerge | |

如果您在拥有 IT 管理团队的机构工作，如果您发现您的 M365 PowerPoint 版本缺少一些功能，或者您想安装本书中讨论的任何第三方插件，您可能需要与他们确认。请注意，由于 PowerPoint 的订阅版本持续更新，本书中显示的截图可能与您的应用程序版本不同。

阅读这本书后，如果您需要一点支持或有一些问题，请考虑在 LinkedIn 上关注我，我在那里发布并回答关于演示和 M365 应用程序的许多问题：www.linkedin.com/in/chantalbosse/。

下载彩色图像

我们还提供包含本书中使用的截图/图表彩色图像的 PDF 文件。您可以从这里下载：packt.link/gbp/9781835882245。

使用的约定

本书使用了多种文本约定。

CodeInText：表示文本中的代码单词、数据库表名、文件夹名、文件名、文件扩展名、路径名、虚拟 URL、用户输入和 X/Twitter 用户名。例如：“如果您不熟悉 QAT，请在任何 Office 应用程序标题栏的搜索框中键入快速访问工具栏以获取帮助。”

粗体：表示新术语、重要单词或您在屏幕上看到的单词。例如，菜单或对话框中的单词在文本中显示如下。例如：“您可以通过在幻灯片母版选项卡中使用关闭母版视图按钮并添加一个带有您新自定义布局的新幻灯片来查看您的布局将如何显示。”

警告或重要提示看起来像这样。

技巧和窍门看起来像这样。

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第一部分

规划你的演示内容与设计

在本书的第一部分，你将建立起对如何规划你的演示内容与设计的坚实基础。我们将讨论一些问题，这些问题将帮助你在你打开 PowerPoint 应用程序之前规划你的内容，以及行业最佳实践来设计更好的视觉元素。我们还将学习如何利用 PowerPoint 中的各种母版。到这一部分结束时，你将拥有开始规划你的内容并创建或调整你的演示模板所需的知识。

本部分包括以下章节：

• 第一章 ，分析你的受众和演示交付需求

• 第二章 ，运用行业最佳实践设计更好的视觉元素

• 第三章 ，利用 PowerPoint 幻灯片母版进行设计

• 第四章 ，使用 PowerPoint 文档母版制作讲义和备注

第一章：分析你的受众和演示需求

读者可能会觉得，以如何分析受众和演示需求的信息开始一本 PowerPoint 书很奇怪。作为一名多年的演示专家和公开演讲教练，我可以向你保证，创建有影响力的 PowerPoint 演示的第一步是无论如何都要避免打开应用程序！

和大多数商业专业人士一样，你可能参加过很多需要使用 PowerPoint 演示的演示和会议。当你回忆起作为参会者的经历时，你有多少次想过内容有多无聊？或者你开始从智能手机上查看电子邮件或社交媒体，开始分心？

作为一名演讲者，你可能已经几次让你的观众遭受了 PowerPoint 的死亡。如果你的主要原因总是缺乏准备时间，那么我建议你尝试回顾你的准备时间表。无论演示的持续时间有多长，没有人能在几天内计划、准备和交付一个有影响力的演示。

在过去的几年里，我多次听到的一个重要的原因，就是没有花更多的时间来准备演示：我不知道从哪里开始。这就是我选择将这个主题作为我的 PowerPoint 书的第一章的主要原因。通过遵循本章的三个主要部分，你将知道如何更好地规划演示：

• 10 个问题帮助你规划你的演示

• 分析和整理你的内容

• 构建和发展你的信息

10 个问题帮助你规划你的演示

在分享我帮助你规划下一次演示的顶级 10 个问题之前，让我问你我在我的所有客户开始正式规划过程之前都会问的第一个问题：在你的演示之后，观众需要记住或采取行动的三个最重要的要素是什么？

这个问题通常会引起一段长时间的沉默，主要是因为太多演讲者不清楚他们希望观众记住什么。如果你对下一次演示有同样的反应，那么在你深入下一个问题之前，花点时间思考一下，在深入下一个问题之前，观众需要记住或采取行动的三个要素是什么。这将使你的规划任务更加高效。

在你创建演示之前，这里是一个你应该经历的 10 个问题的总结图：

图 1.1 – 规划问题总结图

为什么这个图是圆形表示的？因为它是一个持续的过程，旨在创造更有影响力的演示。

问题 1 – 我的演示目标是什么？

举办一个信息会议并不等同于项目更新、培训课程或投资者演示文稿的目标。这就是为什么你需要仔细思考你下一次演示的实际目标。这不仅会提升观众的满意度，而且当你清楚自己想要达到的目标时，你还能为你的内容找到更有效的视觉元素。

让我们看看一些例子。

信息会议

即使你认为你的任务“仅仅”是告知观众，也要确保他们离开时能带走明确的收获。许多年前，我记得参加过一次学校旅行项目的信息会议。是的，它充满了孩子们将要访问的城市中美好迷人的照片，但旅行协调员确保我们有了三个明确的行动步骤：

1. 按时支付款项

2. 按时完成护照验证

3. 在指定日期参加疫苗接种诊所

因此，尽管这是一个信息会议，但我们都知道我们有一些具体的任务要完成，并且每个任务都有截止日期。这个例子可以很容易地应用到任何商业信息会议中。你只需要在准备演示时记住观众需要完成的任何行动步骤。

项目更新演示

这种类型的演示在商业中通常被认为是非常重复和无聊的。主要原因在于，大多数演讲者只是反复重复相同类型的信息。与其简单地陈述进展的百分比或团队是否在预算范围内，不如找出自上次更新以来三个突出的关键要素。例如，如果团队成员找到了一种改进流程和避免延误的新方法，就将这一信息纳入你的项目更新演示中。花点时间反思一下你为什么取得了成功或甚至失败。这将比简单地陈述数据更有趣。

客户或投资者演示文稿

这种类型的演示同时满足了帮助观众了解你的产品或服务，并说服他们投资你的业务或购买你的产品/服务的双重需求。如果你需要准备这种类型的演示，考虑一下你产品或服务的优势，并确定它们的感知价值。在任何人购买你的产品或服务之前，你需要赢得并建立观众的信任，仅仅列出特性和流程是不够的。当然，如果你向投资者演示，你的财务预测需要是现实的！

企业培训课程

提供企业培训需要明确培训课程的目标。你是被要求为新员工创建培训课程，还是因为现有员工无法完成高质量的工作？也可能是因为有全新的操作系统或新应用，人们需要熟悉这些以完成日常任务。花时间反思你要培训的对象、原因以及管理层期望，将帮助你选择重要主题并决定你将创建哪种类型的内容来帮助学习者达到预期目标。

问题 2 - 存在的风险是什么？

时间是企业中最宝贵的资源。因此，我们需要知道我们绝对需要在哪些方面投入更多的时间和精力以获得最佳的投资回报。这就是为什么你需要问自己：如果你的演示缺乏准备和实践，会产生什么影响？如果你正在准备一个双周更新，其风险不如你准备一个可能为你赢得 1000 万美元项目资助的提案高。如果你在项目更新上时间紧张，你可以在下一次做得更好。但如果你不为提案投入更多的时间和精力，你可能会怀疑如果你没有得到资助，你的演示是否让你失去了它。

在企业培训环境中，风险可能也非常高。你需要反思如果培训内容不符合要求会发生什么。如果员工无法完成预期任务，公司的底线会受到什么影响？即使很难精确地用美元价值来衡量这一点，你可以从提高完成某些任务所需时间的效率来思考。如果你估计你的培训将帮助员工每周节省 1 小时，那么你可以通过将整个团队节省的时间相加并乘以他们的工资来估算一个美元金额，以帮助管理层看到培训的价值。

问题 3 - 我的主要信息是什么？

当你准备一个将成为你通常演示内容的子集或简短版本时，这个问题尤为重要。了解你的主要信息有助于你决定哪些内容需要保留，哪些内容需要删除以进行实际演示。我认识的每个演讲者都处理大量的内容，通常认为每件事都很重要。但当我们把观众的需

如果你正在创建培训内容，你的主要信息也需要非常清晰。确保学习者看到培训对他们来说的价值。我建议你考虑企业培训会议的两个主要信息：一个符合管理层对生产率或效率的期望，另一个符合学习者的期望，无论他们是否想在某些任务上节省时间，或者更好地理解他们的角色。没有魔法棒能帮助你制定出既能吸引学习者又能吸引管理层的消息。你需要花些时间询问双方对他们的期望和痛点。

问题 4 - 哪个故事能帮助观众理解信息？

人类喜欢故事。当我们仔细观察时，我们甚至可以说，我们的大部分决定都受到故事的影响。你有没有仔细观察过流行的广告？它们都有故事与之相关，就像电影一样。

这就是为什么你需要找到一个支持性的故事来增强你的演示效果。我并不是要你编织一个复杂的情节。只需看看一个个人或客户故事，它支持你的内容。例如，如果你在面向一群潜在客户的房间里进行演示，你可以讲述一个过去客户带着特定挑战来找你的故事。告诉听众，在使用你的产品或服务后，客户如何能够提高他们的整体生产率或收入。如果你有权限提及你的过去客户，或者甚至得到你可以使用的推荐信，那就更好了。重要的是要确保你选择的任何故事都支持你演示的主要目标。

在企业培训环境中，你可以尝试围绕员工在培训前后的旅程来编织一个故事。或者，你也可以简单地陈述工作环境中实际的情况与培训后的情况相比，以及这将如何服务于学习者。当我是一家大型电信公司客户服务部门的培训师时，我通常会使用我在工作中的一些客户经验，这样他们就能联系起来，意识到为什么某些内容极其重要。在企业培训中使用故事是完全可以接受的，只要它们能说明你的教学重点为什么重要，以及它们在工作中的价值。

问题 5 - 我的目标受众是谁？

了解你的听众将肯定帮助你制作出更好的演示文稿。你使用的语言和例子需要与听众对主题可能拥有的知识水平相一致。例如，如果你在向同行或行业专家演讲，可以使用常用的技术术语。但如果你在一个可能来自不同背景的听众的会议上演讲，语言需要更简单。此外，要意识到任何缩写或行业行话可能对某些人来说太多。我并不是说完全不用它们。但针对那些没有相关背景的人，首先介绍这些术语可能有助于他们理解高层次的意义。

当你在公司内部进行演讲，并且你知道这个话题可能会引起争议或不会被某些同事接受时，确保思考他们可能有的反对意见。这将让你准备出有助于他们理解你的观点的内容，即使他们仍然不同意。

在准备企业培训课程时，想想谁会参加培训。如果他们是新员工，提供更详细的信息，并确保你在没有给出适当定义的情况下避免使用行话。当内容是为现有员工准备的，考虑他们在会前的实际知识水平以及你期望培训后的知识水平。

问题 6 - 我的演讲时长是多少？

我要求所有客户遵守的一条规则是：永远不要超过规定的时间。遵守这一点，你是在尊重你的听众的时间，如果你在活动中发言，也是在尊重你之后的演讲者。还记得我之前说过的话吗？信息量并不总是越多越好。高质量和针对性的信息在长期来看更有价值，也更有影响力。

因此，考虑到你的演讲时长也将帮助你估计你可以在内容中包含多少细节。此外，总是要留出足够的时间，以便参与者可以提问并与你互动。

你可能想知道有没有一种简单的方法来确定你可以根据规定的时间规划多少内容。多年来，我向客户分享了这个经验法则，以帮助他们。这并不是一门精确的科学，但每次我使用它都有效：

内容规划规则

规划内容占规定时间的 75%。这意味着如果你的演讲安排为 1 小时，就规划 45 分钟的内容。你永远不知道技术故障何时会出现，或者活动是否会有调度延迟。如果你想知道这个规则如何转化为幻灯片的数量，我们将在第二章中解答这个热门问题，讨论行业最佳实践。

根据你的主题，你甚至可以考虑减少内容，并留出更多的时间进行互动。当观众有机会真正参与时，这将使你的演示文稿更加难忘和有意义。不要害怕提前结束，因为观众没有像你想象的那样积极参与。在我的超过 25 年的行业生涯中，我从未见过有人因为演示文稿提前结束而抱怨。有些人会利用额外的时间在他们下一个义务之前的休息，而其他人则会抓住这个机会问你更多的问题。在两种情况下，每个人都感到高兴。

问题 7 - 我将在哪种类型的场所进行演示？

你将如何呈现你的演示文稿是一个非常重要的问题。你的内容设计需要考虑你是在为 1,000 名参会者的巨大场馆进行演示——这通常意味着非常大的屏幕和一些人离得很远——一个小会议室，或者甚至是一个可能通过普通电脑屏幕、平板电脑或手机观看的远程虚拟演示。

当你在大型场馆进行演示时，你需要了解房间和屏幕的大小，以及场馆的照明。这将使你能够使用最佳的字体大小和对比度，确保房间里的每个人都能阅读你幻灯片上的任何文字，即使是从房间后面也能看清楚。如果你将进行虚拟演示，请记住你的演讲将被观看的各种屏幕大小。屏幕越小，你可以在幻灯片上放置的内容就越少，以保持其可读性。

考虑你的演示文稿将在哪里呈现，也允许你计划将使用哪种类型的设备。当你为活动进行演示时，你可能不得不使用场馆的电脑而不是你自己的。这意味着确保你设计的演示文稿与场馆的电脑兼容——它是 Windows 还是 Mac？询问场馆的电脑上使用的是哪个 PowerPoint 版本将帮助你避免演示文稿文件与你的演示文稿不兼容的问题。

问题 8 - 我是什么样的演讲者？

这个问题通常会引发一些惊讶的表情！我认为这个问题之所以重要，是为了帮助演讲者反思他们对技术和设备的舒适程度，并让他们考虑自己是否受到各种程度的公众演讲恐惧的影响。

对我们的恐惧或技术和设备知识的缺乏保持诚实是很重要的。这允许演讲者采取行动并完善将提高其演讲效果的因素，使他们更具影响力。学习如何在活动期间站在舞台上使用演示文稿遥控器，将使你能够更接近观众，而不是站在讲台后面。更熟悉 PowerPoint 的内置工具，如演示者视图、PowerPoint Live和演示者教练，将提高你的表现力并减少你公开演讲的恐惧。这就是为什么我把这本书的最后一部分奉献给了使用 PowerPoint 的高级演示工具来制作更好的演示。演示的成功远不止你的视觉元素！

第 9 个问题——观众可能会提出哪些问题？

多年来，这个问题激发了我与客户之间的许多讨论。许多人没有看到从他们的观众那里思考潜在问题的任何价值。我通常回答说，你准备得越充分，你被那些本可以提前准备好的问题搞得措手不及的机会就越小。

例如，如果你必须展示一个影响工人日常任务的新工作流程，问问自己他们可能对这个变化有什么阻力。能够承认他们的恐惧并迅速安慰他们，比告诉他们你需要检查并回来回答要好得多。如果你在展示你最新的革命性产品，请准备好回答关于你的产品与竞争对手的产品相比可能有哪些优势的问题。

准备充分将使你对自己的演示效果有更多的控制。这并不意味着你需要对每个问题都有答案。告诉某人你需要检查更多细节，并在回答后回复他们，这证明了你是专业人士。你只需要避免在演示过程中回答大多数问题，这样你就不会失去信誉。

第 10 个问题——我已经有什么内容可用？

在我的前十大问题中，这个问题对于想要提高效率的人来说是至关重要的。多年来，我见过许多人从头开始重复创建内容。即使你以前没有这样做过，也请花些时间回顾一下你之前创建的演示文稿，并创建一个你可以随时查阅的图像和图形库，而不是每次创建演示文稿时都从头开始整个过程。了解你手头有什么，或者你的组织可能在共享驱动器上存储了哪些内容，这样你可以使你的内容制作更加高效。

在创建任何幻灯片之前阅读我的前十大问题列表可能让你有些慌张。如果是这样，深呼吸，放松！只需将图 1.1作为你下一次演示计划时的参考。即使你一次只迈出一小步，你的演示也会有所改进。

现在你已经规划了你的内容，是时候分析并整理它了。这就是你将在下一节中学到的内容。

分析和整理你的内容

确保你的内容有一个良好的结构和清晰的信息，需要你花一些时间分析你已经拥有的内容。通过内容，我并不是指你之前可能创建的其他 PowerPoint 文件。任何为其他公司文件或甚至你的网站创建的照片或图形，都需要被视为可能可重复使用的内容。在本节中，你将学习如何开始这个过程，并使用 PowerPoint 中的一个打印功能进行排序步骤。

最好的开始方式是什么？

我再重复一遍：最后一个开始的地方是在 PowerPoint 应用程序的空白幻灯片上。如果你知道你有其他 PowerPoint 文件中的内容可以重复使用，你应该打开你的文件，并按每页六个幻灯片的格式打印相关幻灯片。

如果你从未这样做过，以下是操作方法。以下每个步骤在图 1.2中都有相同的数字气泡表示：

1. 从 PowerPoint 的文件选项卡转到打印。

2. 从下拉列表中的讲义布局中选择6 幻灯片横向布局。

3. 确保你不会在页面的两面都打印。

图 1.2 – 每页打印六个幻灯片的设置

1. 如果你不需要文件中的所有幻灯片，不要忘记在幻灯片范围字段中选择你想要打印的幻灯片。在我们的例子图 1.2中，我们将打印幻灯片 10 到 16（10-16）。如果你需要打印一个范围和一些特定的幻灯片，可以通过在幻灯片编号之间添加逗号来完成。例如，要打印幻灯片 1、幻灯片 3 和幻灯片 10 到 16，它将在字段中输入如下：1,3,10-16。创建更具影响力的演示文稿不需要在这个过程中砍伐太多树木。

一旦你的页面打印完成，将小幻灯片（图 1.3）裁剪下来，这样你就可以使用它们来调整你的内容顺序：

图 1.3 – 六幻灯片布局的打印输出

如果你发现任何其他类型的内容可以帮助你使你的演示文稿更加视觉化，那么就创建一个空白 PowerPoint 文件，在其中你可以添加视觉元素，每个元素都在自己的幻灯片上，这样你就可以再次使用之前的打印技巧。

如果你规划内容时想到了其他想法，但没有现有内容，只需使用一些普通的索引卡或任何其他类型的纸张，你可以在上面快速绘制或添加关键词。

整理内容

现在你有了视觉和索引卡片的打印件，你可以开始组织和分组你的想法（见图 1.4）。很多时候，人们问我是否可以使用思维导图软件代替打印件和索引卡片；答案是肯定的。然而，使用你可以操作的物理元素将有助于你的创造力。这通常使得玩转分组和开始优先考虑哪些内容重要变得更容易：

图 1.4 – 组织和分组你的想法

如果你已经通过了规划问题，你应该已经能够开始看到哪些想法或内容将支持你的信息。现在是时候开始将想法分为两类：需要知道和希望有。也许你有一些有趣的内容并不完全符合你演示的实际目的，但可以是额外内容的一部分，可以在需要时展示。始终牢记我在本章开头分享的最重要的问题：在你的演示之后，你的观众需要记住或采取行动的三个最重要的元素是什么？这将帮助你确定哪些内容对你的演讲很重要。

即使你感觉你没有时间做这件事，相信我——当你开始构建内容时，它将为你节省很多时间。很多时候，我不得不告诉人们他们需要从他们的演示文稿中删除一些无关的幻灯片。他们中的大多数人都回答说他们不想这样做，因为他们已经花费了很多小时来构建这些幻灯片。在 PowerPoint 之外花时间规划、整理、结构化和开发你的信息，这样你就可以避免花费数小时创建无关的幻灯片。

结构化和开发你的信息

如果你已经完成了前几节中的规划和分析任务，你现在处于一个很好的位置，可以在比你想的更短的时间内创建一个更有影响力的演示。摒弃或甚至丢弃那些作为幻灯片打印件或索引卡片的想法，比删除你花费数小时创建的幻灯片要容易得多。

现在，你需要结构化你的信息和内容。有许多方法可以实现这一点，你可能甚至听说过其他可以使用的模型。由于我想让这部分对任何商业环境尽可能简单，我将向你介绍三部分模型。

三部分模型

三部分模型可能看起来很熟悉。这是因为它被电影、小说甚至一些广告所采用的结构。它从介绍开始，通过三个重要元素流动，然后结束，如图 1.5所示：

图 1.5 – 三部分模型内容结构

如果你还没有意识到，这也是我用于这本 PowerPoint 书籍的模型。我开始介绍我们在商业演示中看到的主要问题以及它们如何影响你的演示的影响力、你的可信度，甚至成功水平，无论是通过评论还是销售来衡量。本书的内容分为三个部分：规划和准备、创建视觉吸引力的内容，以及通过利用 PowerPoint 的高级演示工具来提供更好的演示。至于我的结论，你可以在书的结尾阅读到它！

通过使用这个模型，你将能够按照以下三个步骤创建你的演示：

1. 制定一个能够吸引观众注意力的开场白：

   • 考虑一个与你要展示的主题相关的个人故事，增加价值。也许你经历了一个挑战，并使用你将在演示中讨论的元素克服了它。

   • 也许你有一个客户案例研究，展示了他们在来找你之前的情况是多么具有挑战性，以及你的解决方案是如何帮助他们。

   • 考虑你所在行业中的任何令人惊讶的统计数据，这些数据表明找到解决方案是多么重要。

   • 提出一个颠覆性的问题，知道这将吸引观众的注意力，并在你的谈话中向他们展示看待事物的一种不同方式。

   • 使用任何可以帮助你向观众展示你的信息或解决方案与日常问题或他们自己的生活相关联的东西。确保解决他们可能遇到的问题或令人烦恼的情况，它对他们的影响，以及可以采取什么措施来解决它。

2. 在你的演示中，选择你想要讨论的三个最重要的要点：

   • 你的内容是你向观众展示你可以在他们的问题或挑战上产生差异的地方。

   • 为什么是三个？简单来说，因为人类很容易记住三个主要点。当我们思考时，我们在生活中看到许多使用数字三的例子，无论是儿童故事（三只瞎老鼠，三个火枪手）还是快餐店的套餐，它们由三个部分组成。增加你的记忆度，并避免在谈话中包含超过三个主要点。

3. 制定一个有影响力的结论：

   • 你可以再次总结你的三个最重要的要点，这样观众就会再次提醒自己。

   • 确保有一个具体的行动号召，帮助观众意识到，如果他们使用你在谈话中教给他们的东西，他们也可以克服挑战或解决问题。

我故意将三部分模型描述得简单，这样你就不会感到不知所措，或者觉得自己无法独立应用它。如果你在下次演示之前给自己足够的时间，你将能够重现这些步骤来改进你的内容。

讲述你的故事

在结束这一章之前，我想再谈谈在演示中使用故事的重要性。如果我问你思考一下你长时间后仍然记得看到或听到的任何事情，有没有与之相关的故事？当你想起它时，有没有一种特定的情感回来？我打赌这是真的。当故事与他们的日常生活产生共鸣或让他们有特别的感觉时，人们会记得事情更长。

有些人通过找到完美的故事来帮助他们的潜在客户意识到他们的产品或服务可能有多么重要，从而挽救了他们的企业。我有一些研讨会参与者告诉我，他们的主题太严肃，不能包含故事。所有的人类都会对情感做出反应，而情感最好通过相关的故事来激发。除非你是在向机器人做演示，否则没有理由你应该避免使用故事。当然，确保你的故事与你的听众相关，并适应他们的专业知识水平或需求。

当你找到了传达你信息的正确故事时，还有另一个你必须实践的元素：使用视觉，而不是无穷无尽的要点。

让我给你举一个例子。几年前，我被要求就如何利用最新版 PowerPoint 中的人工智能来制作更好的演示进行演讲。我的开场白剧本如下：

• 自从洞穴人的绘画以来，人类交流的方式已经发生了巨大的变化。

• 从第一所艺术学校开始，教学主要基于公共演讲的艺术。

• 然后是创建大型、壮丽的图书馆，里面装满了各种书籍。

• 之后出现了第一批电影。

• 然后是投影仪作为教学手段的引入。

• 随后，桌面软件、投影仪、Apple TV、平板电脑甚至智能手机等技术接管了市场。

• 但为什么人们还在如此津津乐道于无聊的演示和 PowerPoint 导致的死亡？

假设我把那个剧本放在幻灯片上作为要点。首先，要求我的听众听我说话并阅读幻灯片不会给我带来很好的效果。人们通常阅读速度比说话快，所以他们会在没有太多注意我如何呈现内容的情况下就到达了要点列表的末尾。我实际上做的是寻找一系列与我的剧本相关的精美照片，并在谈话时浏览它们。

这是我演示开场屏幕截图（见图 1.6）。在标题幻灯片之后，上一个列表中的每个要点都与一张照片幻灯片相匹配。看看每一张幻灯片并阅读前面的相关要点：

图 1.6 – 使用照片的演示开场

你能想象听众的经验会有多不同吗？他们不是被迫阅读幻灯片上的句子，而是在听我说话，并让他们的眼睛吸收视觉信息，这比单纯的文字更容易记住。

我现在挑战你回到你为未来的 PowerPoint 演示文稿的想法，开始思考可以替代你演示文稿中的句子和项目符号的视觉元素。然后你将有一个起点，当你阅读讨论 PowerPoint 功能的章节时，这些章节将帮助你创建视觉上吸引人的内容。如果你需要视觉灵感，你应该考虑来自我的 MVP 同事诺兰·海姆斯的《更好的演示文稿》工具。相关信息可以在进一步阅读部分找到。

摘要

在本章中，我们讨论了帮助你规划演讲的十大问题，考虑了如何分析和整理你的内容，并讨论了如何构建和开发你的信息。你现在对如何通过关注关键信息、故事和结构来提高演讲的影响力有了更好的理解。

当然，第一次使用这个章节的内容时，你可能不会完全适应这个过程。你甚至可能会经历一个认为这需要太多时间且不值得的阶段。我的愿望是，即使每次只改进规划阶段的一个元素，你也能继续尝试。你的整体成功不会由你在一次演讲中做了多少改变来决定，而是由你为了持续改进演讲所采取的多少小步骤来决定。

我将把不久前一位客户给我的评论留给你：“这个过程让我眼界大开。它让我思考了那些能为我信息增值的重要信息。我现在意识到这个过程是多么高效，它让我在创作过程中节省了时间。花额外的时间来规划和结构化内容也帮助我更好地掌握我的内容，并使我的演讲练习非常高效。”

在下一章中，我们将继续我们的旅程，通过学习关于字体选择和大小、对比规则以及如何避免不必要的视觉元素等方面的行业最佳实践，来提高你的演讲影响力。这样你可以改善幻灯片的视觉效果和感觉。

进一步阅读

为了帮助你了解更多本章中涉及的主题，以下是一份你可以阅读的参考文献列表：

• 如果你想要深入了解本章中讨论的三步模型，你应该阅读我杰出的同事南希·杜尔特的《共鸣》。她出色地研究了最具影响力的演讲应该如何构建。你可以在她的网站上找到电子书：www.duarte.com/resonate/。

• 如果您想要获得视觉灵感以避免使用项目符号列表，您应该看看我的创意同事 Nolan Haims 的更好的牌组。他开发了这套启发性的卡片，以帮助演示创建者避免无穷无尽的文本列表。您可以在他的网站上找到相关信息：www.nolanhaimscreative.com/shop。

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第二章：使用行业最佳实践来设计更好的视觉元素

尽管自 1990 年 PowerPoint 首次发布以来，已经创建了数百万个演示文稿，但演示文稿行业却相对较年轻。在许多人发展出关于对观众和演讲者有效的方法的专长之前，已经过去了很多年。由于借助 PowerPoint 对演示文稿的具体主题的研究也起步较慢，我们不得不在一段时间内主要依靠试错。

幸运的是，演示文稿行业已经成熟，我们现在有可靠的专家帮助我们定义最佳实践。此外，演示文稿协会，一个由行业专家于 2015 年创建的组织，已经建立了行业普遍接受的专业演示文稿标准。他们指导九个类别的演示文稿工匠：视听、品牌、色彩、数据可视化、功能、图像、布局、动画和排版（请参阅本章末尾的进一步阅读部分）。

当然，今天的最佳实践也受到使演示文稿对残疾人士更易于访问的要求的影响。当您是负责计划和创建所有演示文稿的人，而且没有任何正式的设计培训或了解什么使内容易于访问时，这可能会变得具有挑战性和压力。

这也是为什么我在深入到以下章节和部分的所有内容创作和交付功能之前，先包括了这个章节。我想帮助任何想要创建更好演示文稿的商业专业人士。本章的目标不是帮助你成为演示文稿设计师的专家。它旨在帮助普通商业人士应用基本最佳实践，以便他们可以创建更好的视觉元素和看起来更专业的演示文稿。

即使您没有很多时间，您也能根据本章五个部分的共享主题来审查您的幻灯片：

• 选择字体

• 使用合适的字体大小

• 了解对比度

• 清理您的幻灯片内容

• 标准化您的幻灯片的外观和感觉

技术要求

本章讨论的主题可以应用于您使用的任何版本的 PowerPoint。当某些功能仅在新版本中可用时，我会通知您。

选择字体

字体选择在多年间发生了很大的变化。对于那些长期在Microsoft Office中工作的人来说，我敢肯定你们还记得Arial和Times New Roman！这些字体已经存在了很长时间，以至于用户开始使用任何感觉新颖、漂亮或有趣的东西，仅仅是因为他们感到无聊。我必须说，这并不总是符合他们观众的最佳利益。在创建内容时，您需要确保您的字体无论观众坐在什么场合都能阅读，并且无论他们使用什么设备观看演示文稿。

在深入基础知识之前，让我们澄清一下行业专业人士使用的几个术语：

• 排版：这指的是字母的排列方式，使其文本看起来更具视觉吸引力。

• 字体：这通常指的是在字体中发现的多种重量、宽度和样式。一个例子就是粗体或斜体。

• 字体族：这是为一系列相关字体设计的风格。例如，Arial是一种由许多字体组成的字体族，如Arial Black和Arial Narrow。

由于这本书的目标是帮助没有正式设计背景的普通商业用户，从现在起我将主要使用“字体”这个词。毕竟，大多数演示创建者都会提到字体，而不是字体族。

你应该使用哪种字体类别？

如果你已经滚动过 PowerPoint 中可用的字体列表，你可能已经注意到有很多可供选择，尤其是如果你在Microsoft 365 (M365)中使用 PowerPoint。以下是你将在该列表中找到的四个常见类别，所有这些类别都在图 2.1中有所展示：

1. 衬线字体：这个字体类别最初用于印刷；它以延伸字母的小线条（衬线）为特征。字母的笔画，或线条的粗细，会在字母内部以及不同字母之间有所变化。

2. 无衬线字体：正如其名所示，没有延伸的线条，通常线条的粗细对所有字母都是相同的。

3. 装饰性字体：这些字体使用装饰性和风格化的字母。

4. 手写体：这种字体设计得看起来像手写书法。

图 2.1 – PowerPoint 中的常见字体类别

字体专家可能会说还有其他类别。再次强调，为了使这本书对商人来说相关，我已将之前的列表保持得很简单，这样更容易决定你下次演示应该使用哪种字体。

现在你已经了解了四种字体类别，让我们讨论一下应该使用哪些。当衬线字体首次用于印刷时，由于衬线，它们被认为更容易阅读。关于可读性的研究已经进行了更多，似乎患有不同视觉障碍的人，如阅读障碍，可能难以阅读衬线字体。这就是无衬线字体变得更为流行的原因之一，另一个原因是这种字体类别似乎也更容易阅读屏幕上呈现的内容。

在创建你的演示文稿时，尽量大部分时间使用无衬线字体。如果你必须使用只包含衬线字体的公司模板，尽量限制你使用的文本，并在下一节中讨论的，使用更大的字体大小，以便你的文本易于阅读。如果你的公司模板使用衬线字体和无衬线字体，尽量使用无衬线字体作为正文文本。

如果您觉得必须使用装饰性或手写体字体来传达特定的情绪或情感，请尽量只用于几个关键词，而不是完整的句子。这是您确保文本易于阅读的唯一方法。

字体兼容性问题

在过去的几年里，许多用户在从其他电脑上展示他们的演示文稿时遇到了演示文稿格式问题。大多数情况下，这些问题是由使用在 PowerPoint 的所有版本中都不存在的字体引起的。最好的解决方案是使用 M365 许可证，但由于这可能不是每个人的可能性，这些问题导致我的朋友和同事 Julie Terberg，来自Terberg Design，广泛地发表了关于安全字体的文章（在进一步阅读部分中提供链接）。这个术语基本上意味着，如果您想确保您的演示文稿在其他使用其他 PowerPoint 版本或操作系统的电脑上看起来很好，您需要坚持使用可以嵌入或存在于旧版本中的字体列表。

字体可嵌入性指的是在演示文稿中包含字体的能力，这样文本就可以在字体未安装的设备上正确显示。

然而，除非您使用 M365 或使用 PowerPoint for Mac 版本 16.17 或更高版本，否则在 Office for Mac 中无法识别嵌入的字体。

幸运的是，对于用户来说，M365 中云字体的引入使每个人的生活都变得更简单。是的，这意味着只有拥有 M365 订阅的用户才能选择和插入云字体，这些字体在图 2.2中的字体下拉列表中由一个带有箭头的小云图标表示：

图 2.2 – 云字体通过云图标识别

但由于云字体可以嵌入，您的演示文稿可以在没有问题的前提下在较新的独立 Office 2021 和 2024 版本的 PowerPoint 中查看。

Office 2019 的支持将在 2025 年 10 月停止。

如果您经常创建使用各种字体样式的演示文稿，那么您应该注意的细节还有很多。由于本书的目标不是深入讨论字体，我鼓励您访问进一步阅读部分中提到的 Julie Terberg 的网站。她有一篇关于云字体的优秀文章，以及一份新的白皮书，为 PowerPoint 模板选择字体，这将帮助您在字体选择上得到指导，从而降低因兼容性问题导致的渲染问题风险。

帮助您审查字体选择的清单

我知道讨论字体样式和兼容性可能不足以让您在为下一次演示文稿选择字体时感到舒适。因此，我将与您分享一个简短的清单，您可以使用它来审查您的字体选择：

• 避免在标题和内容文本中使用风格化和难以阅读的字体。

• 在你的演示中最多使用两种字体样式。这将使你的内容更加一致。例如，使用一种样式用于标题，另一种用于内容。

• 检查潜在的字体兼容性问题，特别是如果你是为他人创建演示，或者演示将在不同的计算机上展示时。

• 避免使用标题格式。你应该使用句子格式来提高可读性。

  • 标题格式意味着每个单词的首字母都大写。

  • 句子格式只对第一个字母使用大写字母。

• 在所有地方都使用大写字母会使阅读更困难。只有在你需要阅读的单词较少时才使用大写字母。

• 仅使用粗体来强调。

• 适度使用斜体；我个人的选择是完全避免使用斜体。斜体字母在演示中显示不佳，会使你的内容更难阅读。

现在你对字体样式和如何更合适地选择有了更多的了解，我们可以继续讨论如何考虑字体大小，以便使你的演示更容易阅读并更具影响力。

使用合适的字体大小

当 PowerPoint 演示在会议室和活动中变得更为常见时，我们经常听到人们抱怨因为文本太小而难以阅读。这也突出了另一个问题：幻灯片上文本过多！这个问题产生的原因是许多演讲者害怕忘记他们要说的内容。这就是为什么我们有第十三章，“使用演示者视图”，和第十四章，“在 Microsoft Teams 中使用 PowerPoint Live”。你将不再有理由将所有文本都放在你的幻灯片上了。

但回到我们的字体大小话题。当你进行演示时，你的主要目标应该是让你的观众能够快速抓住屏幕上的内容，以便他们可以快速将注意力转回到你身上。人类与人类相关，而不是与幻灯片上的文字相关。此外，要求观众在大场合阅读你的幻灯片并不需要与你在会议室或在线演示时相同的字体大小。这就是为什么字体大小很重要。

选择合适的字体大小多年来一直引发了许多争论。但最终，目标始终应该是让所有参加你演示的人尽可能容易地阅读你幻灯片上的任何文本。我个人的经验法则，无论是为他人还是为自己制作幻灯片，如下：

• 标题字体大小：介于 32 到 44 点之间

• 内容字体大小：介于 28 到 32 点之间

我发现这些范围很好地适应了大多数演示需求，尽管我通常在场地或虚拟测试运行中调整大小。如果你主要在大场地和会议室进行演示，我建议你查看我的朋友 Dave Paradi 在进一步阅读部分中关于字体大小的帖子。他整理了表格，减少了猜测，使得根据房间大小和屏幕大小选择字体大小变得容易。

如果你对我的大小规则有疑问，可以看看在图 2.3中不同大小相互比较时的样子。当然，图片已经缩小以适应书籍。但它很好地展示了在小屏幕上查看演示时阅读Arial 18号字体有多困难。

这也表明，使用不同的字体样式也可以改变其大小感知方式。

图 2.3 – 字体大小比较

在你的演示之前，花一些时间测试字体大小。如果你是在混合模式下进行演示，比如有些参与者在场，而其他人从不同屏幕大小的远程观看，那么你需要花费更多的时间。现在我们已经讨论了字体样式和大小，下一节关于对比度的内容将帮助我们得出与字体相关的重要最佳实践。

了解对比度

对比度使我们能够轻松地看到不同的元素，例如在彩色背景上的文本，或者彼此靠近的各种形状。我们都有一些我们想要使用或必须尊重的标志性颜色，但最终，这总是归结于确保我们的观众能够看到并理解我们的内容。

一些在线工具可以帮助你计算背景颜色和文本颜色之间的对比度比率，尤其是在许多国家已经制定出组织应遵循的规则，以使他们的内容更具可访问性之后。你只需用“对比度检查器”作为关键词进行在线搜索，你将得到一个提供该工具的网站列表。在第四章中，有一个讨论 PowerPoint 可访问性检查器的部分，其中包括对比度验证。在第十一章中，关于BrightCarbon的部分提供了他们的一款插件的信息，该插件也包括对比度验证。

你也可以直接应用以下基本规则：

• 如果你使用的是浅色背景，请尽可能使用深色的文本

• 如果你使用的是深色背景，请尽可能使用浅色的文本

为了测试演示文稿中的对比度，我通常会打开我的幻灯片并离开电脑屏幕，以评估文本的可读性。我还尝试不同的光照条件，看看它是否会影响文本的显示效果。尽管图 2.4中的对比度示例是灰度的，但我们很容易看出，最佳的对比度是在文本的第一行，无论背景是浅色还是深色：

图 2.4 – 带浅色和深色背景的对比度示例

在选择背景和文本颜色时，始终确保在背景和文本之间使用最暗和最亮的色调。如果你使用这个经验法则，你将能够通过简单地测试它们在不同阅读距离下的可读性来快速选择对比色。如果你想使用对比度较小的颜色，我建议你花些时间使用对比度检查工具。

在评估对比度时，你还需要考虑的一个因素是背景图形或纹理的使用。如图图 2.5所示，即使在两种背景颜色相同的情况下，在文本后面使用纹理也会降低可读性：

图 2.5 – 带纹理的背景降低了文本的可读性

如果你的幻灯片背景必须包含某种图形，因为公司模板的要求，请确保它非常微妙。你幻灯片上的重要元素是你的内容，而不是背景纹理或图形。

聪明地选择颜色

人类对颜色有反应。它甚至可以影响你的观众对你的内容的反应。多年来，我多次参考Colormatters.com和Colorcom.com网站以获取指导（见进一步阅读部分）和有价值的信息。事实上，正是在那里我找到了基于研究的信息，提到颜色在我们的生活中如此重要，以至于我们的潜意识根据颜色来判断许多事情。这就是你应该为你的演示文稿明智地选择颜色的主要原因。

为了帮助你，这里有一个颜色可以传达的含义或情感的样本（见图 2.6）。它应该指导你选择在演示文稿中应该使用哪些颜色。例如，希望被视为值得信赖的企业通常使用蓝色，而面向自然的企业可能希望使用绿色和棕色。

图 2.6 – 一些颜色含义的样本列表

如果需要在多个国家进行演示，深入研究颜色含义将非常有价值。确实，颜色的象征意义可能在不同文化间有着完全不同的含义。如果我们以红色为例，它在北美股市中意味着股价下跌，而在东亚股市中则表示股价上涨。

无论颜色赋予的意义如何，你还需要记住，某些颜色组合必须不惜一切代价避免。以下是一个简短的避免颜色组合列表及其原因：

• 红色和绿色：它们难以阅读，对于色盲患者来说是个问题。

• 红色和蓝色：它们缺乏对比，放在一起效果不佳。

红色、蓝色和绿色并不是唯一有问题的颜色。要讨论所有这些颜色，可能需要更多页面的颜色研究信息，但这不是本书的主要目标。但根据你目前所拥有的信息，你可以创建避免使用最有问题颜色的演示文稿，并使用对你内容最有意义的颜色。

现在，让我们继续下一个主题，讨论如何从你的幻灯片中移除不必要的多余内容，以便你的观众能够快速理解你的信息并记住更多。

清理你的幻灯片内容

不幸的是，大多数人都有过看到内容过多且杂乱的幻灯片的经历。尽管我们都讨厌这种情况，但我们却反复遇到。我有时有一种感觉，演讲者害怕如果使用过多的幻灯片，PowerPoint 应用程序会 爆炸。我也曾有一些客户告诉我，他们被限制在一定的幻灯片数量内！这真是太遗憾了，因为我们最终不得不阅读满是内容和文字的幻灯片。

让我与你分享一个秘密：幻灯片上的内容越多，可读性越差，使得信息非常难以记住。通常，内容丰富的幻灯片也会导致使用非常小的字体。你可能至少听说过一次：“我不知道你是否能看懂这个表格中的数字，但....”。如果你自己都难以阅读内容，为什么还要费心展示给观众呢？

那么，我所说的“杂乱无章的幻灯片”是什么意思呢？最简单的方法就是通过使用关键词“糟糕的 PowerPoint 演示”进行快速谷歌搜索。结果将非常类似于你在 图 2.7 中看到的内容。

这是一个我在培训课程中使用的例子，展示了一个内容过多且文字难以阅读的幻灯片。这几乎违反了迄今为止讨论的所有最佳实践。

图 2.7 – 一个糟糕的 PowerPoint 幻灯片示例

任何时候，如果你的幻灯片无法通过“一瞥测试”，也就是说，如果人们不能在 3 秒内抓住你讨论的主要观点，你的视觉元素就失败了。你的主要目标应该是每次只限制幻灯片内容为一个观点。将需要讨论的内容分散到多个幻灯片中，对观众来说将更加高效。

当客户向我寻求帮助进行演示设计时，他们最初的 25 张幻灯片文件最终可能变成 60 或 70 张。是的，当我告诉他们他们的演示可能有多少张幻灯片时，他们中的许多人几乎晕倒了！让我们做一些数学计算来展示为什么这不会以负面方式影响你的演示长度（图 2.8）：

图 2.8 – 演示中使用 10 张幻灯片与 50 张幻灯片的比较

如果你有一个 10 张幻灯片的演示，并且每张幻灯片花费 5 分钟，你将有 50 分钟的演讲内容。问题是，当你每张幻灯片花费超过 1 或 2 分钟时，观众会很快失去兴趣。当你将每个内容要点单独展示在幻灯片上，并添加相关的视觉元素，你将每张幻灯片花费的时间会更少，从而创造一个更有趣的节奏。回到我的图 2.8例子，如果我们把内容分成 50 张幻灯片，每张大约花费 1 分钟，我们仍然有 50 分钟的内容，但我们创造视觉变化的节奏将更加有趣。开始像制作电影一样思考你的幻灯片。每张幻灯片花费的时间越少，你的演示就越具有视觉吸引力且令人难忘。

这里有一份你可以使用的快速步骤列表，帮助你从幻灯片中移除内容：

1. 首先，将你的内容分成更多的幻灯片，并确保每张幻灯片只有一个主要观点或想法。

2. 从幻灯片上移除任何在多个地方出现的信息。例如，如果你的幻灯片标题与图表标题相同，请移除图表的标题。当你有重复的词语时，尝试改变内容呈现方式，以确保只有一个相同的词语实例。

3. 如果可能的话，从你的内容幻灯片中移除幻灯片编号、日期和演讲者姓名。将这些信息放在标题幻灯片和最后一张幻灯片上。这将腾出一些空间，让你的内容更加突出。

4. 如果公司标志和法律信息需要在每张幻灯片上显示，这可能会分散观众的注意力，因为它是额外的杂乱。如果这是由于幻灯片将被打印，那么在第三章和第四章中有一个潜在的解决方案，我将向你展示如何与你的市场和法律部门保持一致，同时还能减少幻灯片上的杂乱。

如果我必须用一句话来总结这一节关于整理的内容，那将是：少即是多。如果你花时间减少幻灯片上的内容，但确保它增加了价值，你会得到更好的结果。你失去观众兴趣和他们在智能手机上喜欢的应用程序的机会会减少，你成功的可能性也会增加。

从你的幻灯片中移除不必要的元素现在应该更容易做到了。现在是时候讨论如何使你的演示文稿的外观和感觉更加一致和专业了。

使你的幻灯片外观和感觉保持一致

人类眼睛有看到甚至最微小细节的超能力，这可能会分散我们的注意力。如果你的标题似乎在幻灯片之间跳跃，你的观众会注意到。如果你在演示文稿中为标题或内容使用了不同的字体大小，或者如果你在整个演示文稿中使用了各种对齐样式，也存在同样的问题。

一致性看起来是什么样子？以下是一个帮助你实现一致性的元素列表：

• 对于标题和内容，最多使用两种字体样式

• 对于相同的布局，将标题和内容占位符放置在相同的位置

• 在整个演示文稿中应用一致的颜色方案

• 使用相同的字体大小、字体类型和相同的对齐方式格式化标题和内容元素

• 在你的幻灯片上保留足够的空白或空白区域有助于观众理解你的内容

我还分享了一张我几年前做的简短演示的截图，以展示幻灯片如何保持一致性的一个示例（见图 2.9）。正如你所看到的，标题在所有类似的幻灯片布局中放置在相同的位置，使用相同的字体样式和大小。在每个幻灯片的底部使用一个细长的矩形，以回忆我的公司颜色，而不需要在所有幻灯片上使用我的标志。

图 2.9 – 幻灯片如何保持一致外观的示例

使你的幻灯片保持一致还意味着创建可以用于类似类型内容的布局。你可以计划拥有包含简短项目符号列表的幻灯片，一些包含一张图片和文字，其他包含带有横幅的全屏图片，等等。如果你给创意一个机会，可能性是无限的。当然，你可能开始认为如果你必须一个接一个地创建幻灯片，你永远不会有足够的时间来创建一致的幻灯片。不用担心，这就是为什么第三章是下一个。你将熟悉我所说的 PowerPoint 中最好的设计自动化功能。

摘要

在本章中，我们介绍了如何选择字体样式和大小以帮助您使内容易于阅读，以及如何确保背景与文本对比度良好。我们还讨论了如何在幻灯片中删除不必要的内容以及如何使它们看起来更一致。

我在本章中没有讨论每个设计最佳实践。但您已经了解了可以快速使用以极大地改善您内容的最重要元素。正如我在关于规划和结构化您的内容的前一章中提到的，最重要的是不要让恐惧阻碍您。制作更好的演示文稿是一个持续的过程。对于现有的演示文稿，每次在活动或会议之前审查内容时，都从更改一个或两个设计元素开始。对于新的演示文稿，计划更多时间，这样您在创建内容时就可以使用您所学到的知识；您不妨第一次就做得更好！

在下一章中，我们将亲自动手使用 PowerPoint。您将了解布局、占位符、主题字体和颜色，以及配置您的布局。通过了解幻灯片母版，您将能够自动化幻灯片的大部分设计部分。

进一步阅读

• 要获取更多关于演示文稿协会的信息：presentationguild.org/

• 如果你使用的是比 Microsoft 365 或 Office 2019 更早的 PowerPoint 版本，朱莉·特伯格的以下帖子将有所帮助：designtopresent.com/2018/06/14/an-update-on-safe-fonts-for-powerpoint/

• 朱莉·特伯格关于云字体的文章，以及她的 PDF 指南访问链接：designtopresent.com/2019/03/31/a-guide-to-cloud-fonts-in-microsoft-office-365/

• 朱莉·特伯格关于在 PDF 格式中选择字体的白皮书：designtopresent.com/2024/07/31/choosing-fonts-for-powerpoint-templates-august-2024/

• 大卫·帕拉迪关于根据场地和屏幕大小选择字体大小的表格：www.thinkoutsidetheslide.com/selecting-the-correct-font-size/

• 要了解更多关于色彩象征意义的信息，或者它在设计或营销中的重要性，请查看 Color Matters 网站：colormatters.com/

• 如果你对为什么颜色在你的演示文稿中很重要感兴趣，请访问 Colorcom 网站了解有关营销的有趣统计数据：www.colorcom.com/research/why-color-matters

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第三章：利用 PowerPoint 的幻灯片母版进行设计

PowerPoint 的幻灯片母版是一个被许多演示文稿创建者和演讲者忽视的设计功能。这就是为什么我见过这么多演示文稿文件，其内容是在每张幻灯片上手动创建的。难怪人们一直抱怨幻灯片创建花费了这么多时间！

因此，在培训课程中，我首先讲解的是幻灯片母版的使用。如果您仍然通过删除空白幻灯片上看到的占位符，并手动添加文本框和其他类型的内容来创建幻灯片，这一章节将帮助您找回数小时的生命。我通常还会对用户做出这样的明确声明：如果您使用幻灯片母版功能，您将自动化高达 90%的演示文稿设计任务。您将停止在每个幻灯片上重新创建基本设计，以便专注于添加内容。

这里的目标不是向您展示如何构建一个健壮的企业模板。如果您需要这样的模板，您可以在我的朋友 Echo Swinford 和 Julie Terberg 的进一步阅读部分找到资源——他们是我们行业中的模板大师，如果您需要为您的组织创建功能模板，您应该阅读他们的书籍。相反，我将专注于幻灯片母版功能中的主要功能，这将帮助您在没有企业模板或需要调整现有模板时快速创建演示文稿。

在本章中，我们将关注以下主题：

• 理解版式和占位符

• 选择字体和颜色

• 配置标准版式

• 添加自定义版式

• 使您的幻灯片母版兼容 AI 服务

技术要求

PowerPoint 的幻灯片母版功能可在所有桌面版本的应用程序中找到。除了本章的最后部分，讨论的主题可以应用于您使用的 PowerPoint 的任何版本，尽管如果您不是在Microsoft 365订阅模式下使用 PowerPoint，您可能会遇到一些差异。使您的幻灯片母版兼容 AI 服务这一主题适用于订阅 Copilot for M365 的用户。

理解版式和占位符

几年来，我见过很多人开始制作新的演示文稿，并告诉我他们不喜欢第一张幻灯片上的文本框，所以他们直接删除它们从头开始。不幸的是，他们不知道这样做会使他们比必要的多付出很多努力来创建幻灯片。如果他们决定改变演示文稿的整体外观，这也会变得更加困难。这个巨大的错误通常发生是因为用户不知道 PowerPoint 中的两个基本功能：版式和占位符。所以，让我们向您展示它们是什么，以及它们将如何帮助您更快地创建内容。

版式

当你使用 PowerPoint 的空白默认模板开始一个新的演示文稿时，你的新文件已经包含了一个标题幻灯片。但在主页选项卡（1）中还有更多布局可用。要访问这些，在幻灯片组（2）中，点击幻灯片布局（3）下拉列表（图 3.1）：

图 3.1 – 在 PowerPoint 的主页选项卡中找到幻灯片布局按钮

快速提示：需要查看此图像的高分辨率版本？在下一代 Packt Reader 中打开此书或在其 PDF/ePub 副本中查看。

下一代 Packt Reader是随本书免费赠送的。扫描二维码或访问packtpub.com/unlock，然后使用搜索栏通过名称查找此书。请仔细检查显示的版本，以确保你得到正确的版本。

正如你在图 3.1中可以看到的，一个新的空白演示文稿文件已经包含了九种默认布局，你可以从中选择以快速组织幻灯片内容：

• 标题幻灯片

• 标题和内容

• 章节标题

• 双内容

• 比较

• 仅标题

• 空白

• 带标题的内容

• 带标题的图片

无论何时你处于想要以不同方式组织内容的幻灯片上，你的第一步应该是转到幻灯片布局按钮来更改幻灯片的布局。通过使用现有布局，你确保你的幻灯片上相似元素将在所有幻灯片中放置在相同的位置，从而创建一个更一致的外观，如第二章中讨论的那样。如果标准布局不符合你的需求，请继续阅读，因为我们将在一个关于自定义布局的即将到来的部分中解决这个需求。

如果你想要添加一个与上一个不同的布局的幻灯片，那么从主页选项卡（1）的新建幻灯片（2）下拉列表（图 3.2）中选择你想要的布局将会更高效：

图 3.2 – 使用“新建幻灯片”按钮选择特定布局

当将新的布局应用到现有幻灯片上时，如果你的内容没有按预期改变，可能是因为该幻灯片是使用文本框而不是下一节中描述的占位符创建的。如果是这种情况，只需从文本框中复制文本并将其粘贴到正确的占位符中。然后你可以删除文本框，并继续进行布局更改，以获得更好的结果。

占位符

没有占位符，布局将没有用；这些是在您应用布局时在幻灯片上看到的默认框。乍一看，它们可能看起来像常规文本框，但并非如此。占位符由 PowerPoint 以不同于其他幻灯片元素的方式编码和管理。区分它们的第一种方法是我们在添加任何内容之前看到的提示文本（图 3.3）：

图 3.3 – 在添加内容之前占位符有提示文本

需要注意的是，用文本框替换占位符可能会使使用屏幕阅读器的人无法访问演示文稿。了解占位符是帮助您导航我们在下一节中将要介绍的幻灯片母版功能中找到的功能的第一步。

通过幻灯片母版访问布局和占位符

现在您对布局及其占位符有了更好的理解，我们可以介绍幻灯片母版功能，这是本书中讨论的三种母版类型中的第一种（文档母版和笔记母版将在第四章中讨论）。多年来我一直这样描述幻灯片母版功能：PowerPoint 的设计自动化工具，允许您确定演示文稿的整体外观和感觉。它允许您创建一个视觉上一致的外观，而无需在每个幻灯片上创建每个元素。

访问幻灯片母版的方式是点击视图选项卡（1），然后在母版视图组中点击幻灯片母版按钮（2）（图 3.4）：

图 3.4 – 通过“视图”选项卡访问幻灯片母版功能

点击幻灯片母版按钮后，您将看到一个全新的选项卡，也称为幻灯片母版（1）（图 3.5）：

图 3.5 – 显示母版和布局的幻灯片母版视图

这个视图可以被认为是您演示文稿的后端。把它想象成创建所有幻灯片视觉标准的地方，无论是占位符位置、所有幻灯片上需要的图形元素，甚至是将在下一节讨论的字体样式和颜色。您想在所有幻灯片上找到的任何视觉元素都可以在幻灯片母版（2）中进行自定义。然后，您可以在布局（3）中调整这些元素，布局以较小的缩略图的形式显示，并与幻灯片母版功能相关联。我们将在名为配置标准布局和添加自定义布局的章节中讨论如何做到这一点。

当你进入幻灯片母版视图时，别忘了你需要点击关闭母版视图按钮才能回到 PowerPoint 的正常视图，以便向幻灯片中添加内容。任何你想对幻灯片母版或布局的整体外观进行更改的时候，回到视图选项卡，然后点击幻灯片母版。

现在我们已经探讨了布局和占位符是什么，以及我们知道了如何访问幻灯片母版，我们将探索幻灯片母版的一些功能，从如何选择字体和颜色开始。

选择字体和颜色

自从Office 2007推出以来，用户开始在他们应用程序中看到主题的存在。为了使描述简短，我们可以这样说，主题有助于定义文档的整体外观，包括颜色、字体、应用于形状的效果等。正如你可能已经注意到的，我在文档这个词上加了强调。那是因为一个主题可以被应用到你的 Office 应用程序中，使你的Word、Excel和PowerPoint文档看起来更加一致。微软提供了一些免费的主题，可以在幻灯片母版视图中的主题列表中找到。如果你想了解更多关于主题的信息，你应该查看 Echo Swinford 和 Julie Terberg 的书籍Building PowerPoint Templates v2，该书籍列在进一步阅读中。

使用微软的主题之一来创建你的演示文稿可以加快设计过程，如果其中一种符合你的需求。但我仍然建议你做一些修改，以便你的演示文稿将与你的组织外观更加一致。当你使用微软的主题之一时，你可能想要做的一件事是更改颜色和字体搭配。如果你决定从一个模板或一个新的空白演示文稿开始，这个过程是相同的。

选择颜色调板

由于我通常在幻灯片母版选项卡中开始我的演示文稿过程，因此我也在那里设置我的颜色。从幻灯片母版选项卡（1），只需点击颜色按钮（2）即可打开由微软提供的 Office 颜色调板列表（3），如图 3.6 所示：

图 3.6 – 从幻灯片母版选项卡选择颜色调板的步骤

在 PowerPoint 中访问颜色调板的另一种方式是通过设计选项卡（1），使用背景变体的下拉菜单（2），然后选择颜色（3），如图 3.7 所示：

图 3.7 – 通过设计选项卡访问颜色调板

选择任何调板将帮助您在整个内容中创建一致的外观，因为您将拥有可用于字体颜色、形状填充和轮廓的颜色色卡。尽管 Microsoft 提供了一系列不错的颜色调板，但如果标准的 Office 选择与您的公司颜色不完全匹配，您可以自定义它们。这就是我们将在下一节中讨论的内容。

如何自定义颜色调板

如果您需要自定义调板中的某些颜色，您需要首先打开颜色下拉列表（1）并点击自定义颜色...（2）（图 3.8）：

图 3.8 – 访问自定义颜色...功能

您将获得创建新主题颜色窗口（图 3.9）：

图 3.9 – 创建新颜色调板的步骤

图 3.9中的窗口允许您通过点击主题中的任何颜色来调整任何颜色，然后选择更多颜色...选项（2）以进入新的颜色窗口。这就是您将能够从颜色模型（RGB 和 HSL）、十六进制代码或标准选项卡中的色卡中选择自定义颜色（3）的地方。

当您完成调整颜色后，点击确定按钮（5）以确认您的选择，并重复此过程以更改任何其他颜色。完成所有颜色更改后，您需要填写名称（6）以确认您的新自定义颜色调板，然后点击保存以确认。确认后，您可以在颜色下拉列表的变体组中看到您的新自定义颜色调板（1）（图 3.10）：

图 3.10 – 在颜色中自定义部分列出的自定义颜色调板

在调板中更改颜色时需要注意的事项

PowerPoint 的颜色调板始终设置为三组（图 3.11）：

1. 四种标签为文本/背景 - 深色 1、文本/背景 - 深色 2、文本/背景 - 浅色 1和文本/背景 - 浅色 2的色卡。

2. 六种强调颜色。

3. 两种颜色用于超链接和已访问超链接。

图 3.11 – 文本/背景、强调和超链接颜色类别

由于我的目标是帮助商业用户更快地创建演示文稿，因此我将向您提供您需要了解的基本元素，以便在演示文稿中使用颜色。有关详细信息，我再次将您推荐到构建 PowerPoint 模板 v2，列在进一步阅读中。

对于标记为文本/背景 - 深色 1和深色 2，以及浅色 1和浅色 2的前四种颜色，你需要记住它们被用来自动将文本颜色更改为背景样式，以实现最佳对比度。当模板或主题正确构建时，你通常会将文本/背景 - 深色 1设置为黑色，将文本/背景 - 浅色 1设置为白色，从而在文本和背景之间提供最佳对比度。对于深色 2/浅色 2颜色，你需要确保它们在样本预览中的对比度水平看起来不错，如图 3.11 中所示。

如果你更改了文本/背景颜色，你应该测试更改背景样式后你的内容看起来如何。为此，你可以使用幻灯片母版选项卡中的背景样式按钮（1）或转到设计选项卡（2），然后点击变体组以访问背景样式选项（图 3.12）：

图 3.12 – 从幻灯片母版和设计选项卡访问背景样式

对于强调色和超链接颜色，进行必要的更改，并查看样本预览以确保你的颜色与深色和浅色背景都有足够的对比度。你还应该查看你的对比色并排效果，特别是如果你将在演示文稿中添加图表并使用彩色风格的话。如果你想了解你的颜色调色板对你的观众看起来如何，创建几个内容幻灯片，打开幻灯片放映视图，然后从你的电脑屏幕后退一步查看它们。

你可以通过使用你喜欢的工具开始一个虚拟会议并查看共享屏幕时几个内容幻灯片的外观来对你的虚拟演示做同样的事情。想象你处于观众的位置来查看你的内容将帮助你纠正对比度问题或渲染不佳的颜色。

在第四章中，有一个关于使你的演示文稿更具可访问性的主题，我们将查看可访问性检查器，其中包括颜色和对比度工具。

选择标题和正文字体

你是否遇到过每次在幻灯片上创建新元素时，都必须手动将字体设置为已选择的公司字体的问题？这通常是因为你没有在你的文件或模板中设置主题字体，PowerPoint 使用其默认主题字体，或者之前设置的默认字体。以下是如何解决这个问题并帮助你节省大量时间的步骤。

当在幻灯片母版选项卡（1）时，点击字体按钮（2）以打开列表（图 3.13）：

图 3.13 – 在幻灯片母版选项卡中选择主题字体

有一个Office类别（3）显示了标题（较大文本）和正文文本（较小文本）的外观。您可以通过在底部选择自定义字体...（4）来创建自己的自定义主题字体。然后您可以选择标题字体（5）和正文字体（6）以匹配您组织的选项。完成之后，您还可以填写名称（7）并点击保存。这将使其在字体列表顶部的自定义类别（8）中可用。您也可以在设计选项卡中访问主题字体，通过在变体组中点击更多箭头。

为了帮助您选择字体，您可能需要回顾第二章中的选择字体部分。

尽管您需要更多的信息才能成为颜色和字体专家，但本节所涵盖的内容已经足够您理解基础知识，以帮助您以更有效的方式创建更好的演示文稿。现在我们可以继续配置幻灯片母版功能中找到的标准布局。

配置标准布局

我们已经提到，在幻灯片母版视图中，幻灯片母版是较大的缩略图，而跟在其后的较小缩略图是布局。您还需要注意的一个元素是高亮显示的缩略图（1），它显示了您打开幻灯片母版功能时所在的幻灯片的布局（图 3.14）。您可以将鼠标悬停在任何缩略图上以显示一个工具提示（2），它会告诉您布局在哪些幻灯片中正在使用。

图 3.14 – 显示应用于当前幻灯片的布局的幻灯片母版视图

在对任何布局进行更改之前，您应该对您希望在幻灯片母版（1）（图 3.15）中应用的所有布局的标题和内容占位符进行格式更改和位置调整。这样做会将更改复制到布局中。

图 3.15 – 在幻灯片母版中进行的格式更改在布局中复制

我创建了一个示例，我在我的幻灯片母版的标题占位符中更改了字体颜色和大小，并修改了文本的垂直对齐方式到顶部（2）。我还更改了三个级别的项目符号大小，并修改了第一级的项目符号（3）。在标题和内容布局中，我的更改被自动复制（4）。

一些布局可能不会获得完全相同的变化，因为它们的使用方式。例如，标题幻灯片的布局将获得相同的字体样式和颜色，但不会获得与常规标题相同的字体大小，因为通常在标题幻灯片上使用更大的字体。完成幻灯片母版后，可以对其他占位符进行调整。只需记住，这样做会断开占位符与幻灯片母版之间的关联，这意味着下次你在幻灯片母版中进行更改时，它不会在布局上修改过的占位符中复制。

亲自尝试

理解之前的解释的最佳方式是亲自尝试。按照以下步骤操作：

1. 打开一个新的空白演示文稿并切换到幻灯片母版视图。

2. 更改幻灯片母版中标题占位符的字体大小和颜色。

3. 选择一个布局并更改标题占位符中的字体颜色。

4. 返回到幻灯片母版并再次更改标题的字体颜色。

5. 现在，看看你修改后的布局。新的颜色更改没有复制。

你需要记住，每次决定在幻灯片母版中更改内容时，都应该审查所有布局，以确保更改看起来符合你的预期。

应该避免的更改

无论是在幻灯片母版还是布局中，我们之前已经提到，我们可以在占位符内调整字体大小、字体颜色和文本对齐方式。确保你始终牢记我们在上一章中讨论的最佳实践。你还可以调整占位符的大小和位置，以创建适合你组织需求的样式，你还可以添加你希望在所有幻灯片上或仅在特定布局上看到的任何形状或图形元素。

但根据你的情况，有一系列事情可能会造成比你预期的更多问题：

• 在 幻灯片母版 中删除占位符：这样做会断开与布局的链接，并阻止在单个位置进行字体大小和颜色更改的可能性。所以，请千万不要这样做！

• 在标准布局中删除占位符：这样做在将来自另一个演示文稿的具有相同布局的一些幻灯片合并在一起，或者当将模板应用于另一个演示文稿时，可能会引起很多问题。PowerPoint 将无法映射占位符，这会让你更努力地将所有内容放置到位。

• 删除未使用的标准布局：这可能会引起与之前提到的问题类似的问题，尤其是在处理不使用相同模板的文件中的内容时。

• 重命名标准布局：这样做会在 PowerPoint 尝试将来自具有标准名称的布局的内容映射到不再具有该布局的模板时引起问题。

当你决定对你的布局进行一些清理时，你也会意识到一些元素不能被删除，例如已被某些幻灯片使用的布局，或者文件中幻灯片使用的布局上的占位符；这是设计上的原因。

因此，如果你对 PowerPoint 中提供的某些标准布局不满意，下一步应该怎么做？简单添加一些自定义布局，这是下一节的主题，包括帮助你创建它们的技巧。

添加自定义布局

虽然可以在任何时候添加自定义布局，但我更喜欢在花时间配置和格式化标准布局之后进行。原因很简单：这样你可以简单地复制一个标准布局作为起点，重命名它，并对它进行所有必要的更改。以下是操作步骤：

• 右键点击你想要开始的布局并选择复制布局（图 3.16）：

图 3.16 – 复制现有布局

• 右键点击创建的第二个布局（1）并选择重命名布局（2）以进入重命名窗口（3）。将名称改为描述你正在创建的布局的名称，然后点击重命名按钮（4）（图 3.17）：

图 3.17 – 重命名布局

你现在有一个新的布局，它已经具有与你的其他布局相同的标题和内容占位符。让我们看看一个自定义布局的例子，我经常在演示中用它，当我想要一个全屏图像以及一个半透明的占位符来放置我的标题或标题时：

图 3.18 – 删除内容占位符并插入图片占位符

从新建的布局（图 3.18）中，你需要执行以下操作：

• 选择内容占位符并按键盘上的删除键来移除它（1）。

• 点击插入占位符按钮以打开可用的占位符类型列表（2）。

• 选择图片占位符（3）。你的鼠标光标将看起来像一个加号，这意味着你可以像在幻灯片上绘制任何形状或文本框一样绘制占位符。

  如果您将图片插入到内容占位符中，它将被调整大小以保持图片的宽高比，要么保持原始高度，要么保持宽度。图片占位符将保持其大小并调整图片以适应空间，这使得无论图片方向或大小如何，都能更容易地根据您的需求设计幻灯片。如果您使用在线图片占位符，它将保持整个图片并将宽度或高度调整以保持图片的宽高比。正如我的朋友和 MVP 同事 Echo Swinford 提到的，这个占位符的行为在布局中作为标志占位符是完美的，以避免处理内容占位符的提示文本。在以下图中，您可以看到相同的图片根据占位符类型进行缩放或裁剪：

  

  图 3.18A – 比较内容、图片和在线图片占位符的行为

  您需要了解各种行为，以便根据您期望的结果选择占位符类型。

确保占位符的大小与幻灯片相同（1）（图 3.19）：

图 3.19 – 全屏图片占位符发送到背面

右键点击占位符（2），通过使用发送到背面（3）来更改其顺序。这样，您可以确保您有权访问标题占位符。插入占位符还会弹出形状格式上下文选项卡，您可以通过它访问向后发送按钮。

然后，您可以继续调整标题占位符的大小。我喜欢让它与幻灯片宽度相同，以使其看起来像横幅（1）（图 3.20）：

图 3.20 – 调整标题占位符及其边距

然后点击对话框启动器（2），即形状样式组右下角的小箭头。它打开格式形状（3）面板。请确保选择文本选项选项卡。

点击文本框（4）图标，以便您可以调整边距。左右边距可以大约为半英寸（1.5 厘米）。上下边距可以在您知道占位符中有多少文本后，在幻灯片上调整。

点击面板的形状选项选项卡（1），然后点击填充和线条图标（2），并打开填充部分（3）（图 3.21）：

图 3.21 – 向标题占位符添加半透明填充

选择一个实色填充颜色——通常，黑色或深灰色在任何图片上看起来都很不错（4）。之后，调整透明度（5）。我通常从大约30%开始，并确保我的字体颜色是对比的（例如，白色）。

你可以通过在“幻灯片母版”选项卡中使用“关闭母版视图”按钮，添加一个带有你新自定义布局的新幻灯片来查看你的布局将如何看起来。将你的标题或标题添加到幻灯片中，然后点击中间的图片图标来浏览你想要添加的图片。在图 3.22中，你会看到一个带有标题和图像的新自定义布局的示例：

图 3.22 – 带有标题横幅的全幻灯片图像

如果你已经完成了演示文稿的规划阶段，你可能对哪些布局可能适合你的内容有一些想法。只需创建目前看起来合理的布局即可。你总是可以回到你的幻灯片母版，随着你的进行更改或添加额外的布局。我知道这个技巧可能不符合某些设计实践，但我给你提供的是一些有助于你在通常的商业环境中的步骤，这意味着你可能面临着不可能的截止日期。完美的演示或设计是不存在的，因为我们总是在之前的演示中找到可以改进的地方。正如我之前提到的：一步一步来总比没有任何改进要好。

如果你使用的是包含许多未在演示文稿中使用自定义布局的模板，如果你需要管理文件大小，删除它们是可以的。你的模板中包含的布局越多，文件大小就越大。当你从文件中删除未使用的自定义布局时，请记住，你需要从原始模板开始你的下一个演示文稿才能恢复它们。

当你没有从公司模板开始，并且对从空白演示文稿开始感到不知所措时，请查看在文件 | 新建中提供的 Microsoft 模板。浏览列表或使用与你的主题相关的关键词，打开几个模板来探索它们的幻灯片母版。从可能适合你的布局中汲取灵感。不幸的是，许多模板提供的布局违反了一些最佳实践规则，但如果它帮助你有一个起点，你将能够修复你可能会遇到的一些问题。

我还可以建议一种低技术手段来激发你的幻灯片布局灵感：我的朋友诺兰·海姆斯的《更好的牌组》。你可以在“进一步阅读”部分找到相关信息。

本节剩余部分将重点介绍一些技巧和窍门，帮助你解决常见的幻灯片母版问题。

重新排列幻灯片布局

当你经常使用布局时，列表可能不会以最佳顺序呈现。你可以简单地通过在“幻灯片母版”视图中点击并拖动布局来重新排列它们（1），这样你就可以以更有效的方式排序（图 3.23）：

图 3.23 – 在幻灯片母版功能中重新排序布局

点击并拖动任何布局到最佳位置（2）。根据 Microsoft 提供的可用于创建演示文稿的快捷键列表，您应该能够使用Ctrl + 上或下箭头键来移动缩略图。如果您使用的是非英语语言的操作系统，这些可能不起作用。请参阅进一步阅读部分以获取 Microsoft 文章的链接。

新建幻灯片和布局列表将按照您希望的方式排序（图 3.24）：

图 3.24 - 重新排序的幻灯片布局列表

这不是您应该在所有模板上都做的事情。但如果您发现自己在非常长的布局列表上浪费了大量的时间，请考虑这个技巧以帮助您在设计时节省一些时间。

重命名模板以避免 Office Theme 标签

如果您是从一个新的空白演示文稿开始创建模板，那么您的幻灯片母版将被命名为Office Theme。这并不是一个大问题，尽管它可能会让使用您创建的模板的其他人感到困惑。您只需通过右键单击并选择重命名母版来重命名母版。您可以为母版命名您公司或部门的名字（图 3.25）：

图 3.25 – 重命名幻灯片母版

如果您使用了 Microsoft 提供的列表中的模板，您还应考虑重命名您的幻灯片母版以避免更多的混淆。

使用“隐藏背景图形”功能

在创建模板时，我们讨论过您需要首先格式化幻灯片母版，然后是布局。根据您添加到幻灯片母版中的图形元素，您可能会遇到一些问题，例如形状或标志已经添加到幻灯片母版中，但并未正确放置在您所设想的标题幻灯片布局设计或其他任何布局中。这时，“隐藏背景图形”复选框就能派上用场：

图 3.26 – 使用“隐藏背景图形”复选框

在图 3.26中，您可以看到部分布局在底部有一个彩色形状（1），而标题布局则没有（2）。这种差异的唯一原因是使用了隐藏背景图形复选框（3）。

因此，下次您在幻灯片母版中遇到不需要的图形元素时，请使用“隐藏背景图形”复选框来帮助您更改布局设计，而无需先手动隐藏它们。

在占位符中使用改进的插入图片体验

微软最近在各个占位符中引入了一个新的插入图片图标，这有助于用户选择存储源。这是一个改进，因为在此之前，当使用图片占位符时，我们只能通过点击图标浏览电脑中的图片，当我们想要使用微软的库存图片时，需要额外的步骤。

在新的体验中，点击任何占位符中的插入图片图标会给我们相同的选项（图 3.27）：

• 从设备

• 库存图片

• 在网络上搜索

• 移动设备

• 图标

图 3.27 – 使用占位符中的改进插入图片图标

只需记住，根据你在母版布局中使用的占位符类型，你的图片可能要么被裁剪以填充占位符，要么在占位符调整大小时保持相同的宽高比。

这里有一个最后的技巧，可以帮助你快速在演示文稿中替换图片。右键点击一张图片（1），然后使用更改图片（2）来访问可以使用的各种来源列表（3）（图 3.28）。

图 3.28 – 使用更改图片功能

重要信息

作为授权的 Microsoft 365 用户，如果你使用的是演示文稿文件或任何其他 Microsoft Office 文件类型中提供的库内容，你可以使用任何库存内容。所有内容都是免版税的，无需署名。你不能单独重用任何内容。请查看“进一步阅读”中列出的 Microsoft 的使用条款。

使用图片是让你的演示文稿更具影响力的好方法，无论你使用的是自己的图片还是微软的库存图片。让我们继续到下一节中缺失的页脚占位符主题。

恢复缺失的页脚占位符

如果你打开演示文稿文件的幻灯片母版，发现页脚占位符（如日期、页脚和幻灯片编号）已被删除，你可以也应该将它们添加回来，以便更有效地控制它们的显示。

当你在幻灯片母版选项卡上时，你可以右键点击幻灯片母版（1）并选择母版布局...（2）来显示母版布局窗口。然后你可以通过勾选复选框（3）将所有页脚占位符添加回来。或者，如果你首先选择了幻灯片母版，你可以通过选项卡上的母版布局来访问此窗口（图 3.29）：

图 3.29 – 向幻灯片母版添加页脚占位符

如果这不能解决某些布局中页脚占位符缺失的问题（1），那么你需要检查特定布局上的页脚复选框（2）（图 3.30）：

图 3.30 – 向布局中添加页脚占位符

现在你已经知道了如何检索页脚占位符，让我们继续介绍一个帮助你锁定对象或占位符的新功能。

使用占位符或对象的锁定功能

在幻灯片母版视图中添加到布局中的任何图形元素或常规文本框，当你回到正常视图时将不可编辑。这是为了保护需要在幻灯片上显示且不可编辑的内容。但是，多年来，用户们一直要求一个功能，允许他们锁定模板中的占位符，以避免用户移动它们。2021 年 5 月引入了锁定功能，以帮助用户锁定幻灯片对象。它确实有助于保护添加到布局中的任何元素在幻灯片母版视图中不被移动，但这并不意味着它们在正常视图中也被锁定。让我们看看如何使用这个功能，以便你得到期望的结果。

当你在幻灯片母版视图中时，你可以通过在幻灯片母版或布局上的任何对象上右键单击并然后在上下文菜单中点击锁定或解锁来访问锁定功能。然而，我认为从选择面板来做会更有趣，这是许多用户不知道的功能，它提供了一些你应该知道的技巧。要在幻灯片母版视图中显示选择面板，你可以选择开始选项卡（1）| 绘图组，排列（2）| 选择面板...（4）选项（图 3.31）：

图 3.31 – 显示选择面板的步骤

一旦显示，你将能够访问幻灯片上对象的列表，这些对象被 PowerPoint 创建的通用名称标记。在图 3.32的例子中，我们可以看到标题和内容布局有五个占位符（1）：

图 3.32 – 选择面板中可用的锁定功能

要锁定一个对象，你只需点击锁定图标来关闭它（2）。正如你在图中可以看到的，标题占位符（3）已经被锁定。如果我们尝试在幻灯片上选择它，其边框将完全封闭，没有任何手柄允许调整大小或移动。

这是你应该使用锁定功能的地方，如果你想确保占位符，或任何其他添加到幻灯片母版和布局中的对象不会在模板中意外移动。换句话说，当你回到正常视图时，它不会锁定幻灯片对象。

如果你保持选择面板打开并进入正常视图，它将显示相同的锁定可能性，但正如我们在图 3.33（1）中看到的，我们在幻灯片母版视图中锁定的标题占位符现在已解锁，幻灯片上的占位符可以使用选择和旋转手柄进行移动或调整大小（2）。你需要在幻灯片上的正常视图中再次使用锁定功能，以防止任何元素被移动到那里。

图 3.33 – 正常视图中的未锁定占位符

因此，如果你想保护占位符在编辑模板时不会被移动或调整大小，请在幻灯片母版视图中锁定它们。如果你想保护对象在添加内容时不会意外地移动到幻灯片上，那么请从正常视图中锁定它们。

既然我们在谈论选择面板，那么让我们探索一下那里的一些其他功能，这些功能在我们讨论第第九章中的动画时将会变得很有用。如果你回顾一下图 3.33，你会看到一个小的眼睛图标（3），它允许你隐藏或显示你的幻灯片上的对象。当我们想要创建更复杂的动画效果时，通常会在多个对象上叠加，这使得只选择一个对象变得非常困难——这就是这个隐藏功能能帮上忙的时候。如果你双击一个对象的名字（4），你将能够重命名它。如果你想保持对复杂动画的理智，重命名对象应该成为一种标准程序——这是找到需要特殊动画的对象的最快方式。

关于快速访问工具栏的一词

快速访问工具栏（QAT）功能可以在所有 Microsoft Office 应用程序中找到。这是一种自定义你经常使用的工具列表的绝佳方式。在 PowerPoint 中，选择面板是一个很好的工具，可以添加到你的 QAT 中。要这样做，只需右键单击该功能，然后点击添加到快速访问工具栏。如果你不熟悉 QAT，可以在任何 Office 应用程序标题栏的搜索框中键入quick access toolbar以获取帮助。

使用这个简短的技巧列表来帮助你处理幻灯片母版及其布局时的常见问题，以及如何创建自定义布局，你将能够自动化你的内容创建以节省一些宝贵的时间。如果你想知道你将如何创建既适用于演示又适用于打印的布局，那么你需要阅读第四章。有一些方法可以使你的 PowerPoint 文件更加努力工作，而不会让幻灯片做所有的工作。由于 AI 服务越来越频繁地被使用，现在让我们讨论如何规划幻灯片母版中的布局，以便它们可以被 AI 用于更好的结果。

使你的幻灯片母版与 AI 服务兼容

如果您计划使用 Microsoft 的 Copilot M365 AI 助手与 PowerPoint 模板一起使用，本章中讨论的每件事仍然适用。但您必须采取额外步骤，以便 Copilot 可以使用品牌布局创建新的演示文稿和幻灯片。本节适用于您已购买附加 Copilot for M365 许可证以添加到常规 M365 订阅的情况。

在第五章中，我们将讨论如何利用这个 AI 助手的特性。目前，我们将关注如何更新幻灯片母版以优化您的结果。

Microsoft 的建议

尽管 Microsoft 在 2023 年 3 月正式发布了 PowerPoint 中的 M365 Copilot，但仅支持品牌企业模板的功能直到 2024 年 11 月才可用。那时，他们还提出了关于如何更新企业模板的建议，以便用户能够获得与品牌更一致的 AI 结果。

由于这些推荐在我撰写本书时仍然相当新颖，我将专注于为您提供高级信息，并在进一步阅读部分引用 Microsoft 的文档，以便您能够访问他们未来的任何更新。

当使用 Copilot 创建演示文稿内容时，它将查看您的模板中的布局。它将尝试使用最适合从您的提示中创建内容的布局。以下是需要考虑的三个元素类别，每个类别都有简短的说明。

占位符大小多样性

由于您的 Copilot 助手将寻找占位符以添加其建议的内容，如果您的模板布局中只有相同大小的占位符，文本内容可能会显得杂乱。

这是我对 AI 创建的幻灯片的第一个痛点：通常有太多文本。我的建议是按照 Microsoft 的建议规划各种占位符大小，这样您的企业模板就可以被 Copilot 使用，但请计划在 AI 幻灯片创建后进行一些文本减少工作。

幻灯片布局多样性

为了适应大小多样性建议，您不可避免地需要创建更多布局。如果您只使用标准布局，Copilot 创建多样化内容也会很困难。您应该计划为每个布局创建多个版本。例如，如果您自定义了双内容标准布局，请复制它并将其中一个内容占位符更改为图片占位符。对于您的标题幻灯片布局也是如此：添加带有或不带有图像或图形元素的版本。

命名布局

最后一个推荐类别是使用清晰的命名约定来命名您的布局。这意味着清楚地说明创建布局的原因。Copilot 会理解诸如标题、议程、章节、内容和结论等词语，所以请确保使用它们。

您可以在进一步阅读部分找到指向微软博客文章的链接，“使用 Copilot 在 PowerPoint 中保持演示文稿的品牌一致性”。他们还提供了一些示例，说明了每个建议。

使用 Copilot PowerPoint Starter Template

在微软博客文章的底部，您还可以找到名为“Copilot PowerPoint Starter Template Nov 2024”的 PowerPoint 文件的下载链接。我应该补充一点，您必须滚动到文章的反馈部分之后，才能找到允许下载的灰色框。

起始模板包括九个幻灯片，解释了尺寸建议，并提供了您在自身文件中复制和粘贴起始布局所需的步骤。您还可以在最后一页找到指向附加资源的链接。

提醒您，满足 Copilot 对各种尺寸和布局的需求将向您的实际模板中添加43 个布局。这是一个快速添加布局的起点，具有有助于 Copilot 的命名约定，但您还需要使用自己的品牌进行定制。

如您现在可能意识到的，使您的模板与 Copilot 兼容不仅仅是鼠标点击几个额外按钮的问题；然而，在这里投入的时间将帮助您在使用 Copilot 创建内容时获得更好的结果。是的，我提到了更好的结果，而不是准备交付的令人印象深刻的内容。我们将在第五章中讨论 Copilot 的其他限制。

摘要

在本章中，我们讨论了布局和占位符，以便您了解它们在幻灯片母版中的作用。我们还介绍了如何选择主题字体和颜色，以及如何格式化您的标准布局并创建新的布局。最后，我们介绍了微软的建议，帮助您在计划在 M365 中使用 Copilot 时保持模板的品牌一致性。

当然，如果本章的主要目标是创建一个强大的企业模板，那么可以包含更多主题。凭借您所学的知识，您将能够拥有一个不错的模板来工作，并在之后创建幻灯片时节省大量时间。即使您觉得这会花费您太多时间，我也可以向您保证，这一切都是值得的。您将能够在第二次使用时快速重用幻灯片并创建新的演示文稿。

在下一章中，您将了解讲义和备注母版，这样您就可以在不使幻灯片过于拥挤的情况下使您的 PowerPoint 文件服务于多个目的。我们还将探讨帮助您使演示文稿更易于访问的工具以及从您的文档中打印或创建 PDF 的各种方法。

进一步阅读

• 要了解如何构建强大的 PowerPoint 模板，请参阅 Echo Swinford 和 Julie Terberg 合著的书籍《Building PowerPoint Templates v2》。

• 关于 Nolan Haims 的《The Better Deck Deck》，获取更多信息：thebetterdeckdeck.com/

• 微软关于 PowerPoint 键盘快捷键的文章：support.microsoft.com/en-us/office/use-keyboard-shortcuts-to-create-powerpoint-presentations-ebb3d20e-dcd4-444f-a38e-bb5c5ed180f4

• 微软关于股票图片使用条款的文章：support.microsoft.com/en-us/topic/what-am-i-allowed-to-use-premium-creative-content-for-0de69c76-ff2b-473e-b715-4d245e39e895

• 微软关于使用 Copilot 保持演示文稿品牌一致性的博客文章：techcommunity.microsoft.com/blog/microsoft365insiderblog/keep-your-presentations-on-brand-with-copilot-in-powerpoint/4295913

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第四章：使用 PowerPoint 的文档母版创建可访问的讲义和备注

我们之前提到，PowerPoint 的 s 幻灯片母版常常被用户忽视，但我必须说，讲义母版和备注母版是许多用户不知道的功能。这是很遗憾的，因为大多数情况下，它们可以让用户在更短的时间内让他们的 PowerPoint 文件更高效地工作，而不必为他们的演示文稿和文档需求创建单独的文件。

PowerPoint 的两个文档母版与幻灯片母版的工作方式类似。它们允许您确定您可能希望为您的观众制作的文档的整体外观，这样您就可以保持品牌形象，同时避免创建 Word 文档的义务。您应该考虑为参与者创建一个文档，而不是像在第二章中“清理您的幻灯片内容”部分讨论的那样，在幻灯片中填充文本。

再次强调，我们的目标是帮助您格式化讲义母版和备注母版，以便您可以从演示文稿文件中快速生成文档。这意味着在您下一次演示之前不需要创建多个文件。您的 PowerPoint 文件将配置为，您可以在演讲时查看您的演示文稿备注，使用格式化的讲义母版创建一个带有幻灯片图像和笔记线条的简单文档，并使用备注母版创建一个包含幻灯片图像和备注文本的更复杂的文档，供观众阅读。

在这两种情况下，您都可以轻松打印文档或将它们导出为 .pdf 文件。因此，在本章中，我们将讨论以下主题：

• 为简单文档配置讲义母版

• 为完整讲义配置备注母版

• 使您的演示文稿可访问

• 打印您的文档

• 将您的文档导出为 .pdf 文件

技术要求

PowerPoint 的文档母版可以在应用程序的所有版本中找到。本章讨论的主题可以应用于 PowerPoint 的所有桌面版本，尽管如果您不使用 PowerPoint 的 Microsoft 365 (M365) 订阅模式，您可能会遇到一些差异。

为简单文档配置讲义母版

讲义母版允许您为简单的文档需求创建一个品牌外观。尽管许多用户不知道这个特定的母版，但许多人已经在使用打印讲义时使用了它的视图，每页有六个幻灯片缩略图供观众查看。让我们看看您如何格式化它，以便您的打印输出或 .pdf 文件将带有品牌，并且观众可以在每一页看到您公司的信息。

要访问讲义母版，您需要使用 视图 选项卡（1）并选择 讲义母版（2）（图 4.1）：

图 4.1 – 访问讲义母版

无论何时您不确定一个按钮会做什么，请花时间阅读每次您悬停在它上面时提供的工具提示，这样您将获得简短的描述，例如图 4.1中为手册主视图提供的描述。

您随后会进入手册主视图标签页，在那里您将能够进行所有必要的格式更改（图 4.2）：

图 4.2 – 手册主页面设置

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让我们先从讨论功能区上的前三个按钮开始：

1. 手册方向：您可以决定格式化手册，使内容以纵向或横向显示。您需要记住，如果您在手册主视图中更改页面方向，它也会应用于下一节中将要讨论的备注主视图。

2. 幻灯片大小：尽管此选项显示在您的手册主视图中，但请注意，如果您在此处更改它，它也会更改您演示文稿中幻灯片的大小。

   如果您仍在考虑是否应该考虑使用标准 4:3 幻灯片大小，这在旧版 PowerPoint 版本中是默认设置，我会说您只需要评估您的演示文稿将在何时何地显示。在大多数面对面和虚拟环境中，您的观众将在通常显示现代宽屏 16:9 宽高比的设备上观看您的演示文稿。宽屏格式还有优势，可以为您的内容提供更多空间，帮助您创建在幻灯片组件之间有足够空白空间的更好视觉效果。

3. 每页幻灯片数量：此选项允许您选择您希望在页面上显示多少个幻灯片缩略图。正如您在图 4.2中可以看到的，显示选项比著名的每页 6 个幻灯片要多。关键是选择在您做其他任何事情之前最适合您需求的选项。原因很简单：更改每页幻灯片的数量不会创建不同的品牌布局。您需要手动调整根据您选择的显示方式添加的任何额外图形元素。无论您选择哪种布局，幻灯片缩略图区域都不能移动或调整大小——它们显示为带有虚线边的矩形。

在更改任何页面设置后，您可以决定是否保留或删除页面上的任何占位符，并配置背景组中的任何选项（图 4.3）：

图 4.3 – 手册主布局和背景设置

1. 占位符：此组允许您删除或添加任何占位符。如果您在手册主布局页面上直接删除了其中一个，您可以通过勾选相应的复选框简单地将它添加回来。所有四个占位符都可以移动或调整大小，并格式化文本。我们将在本节稍后看到如何包括页眉和页脚内容。

2. 背景组：这是您可以选择颜色调色板和字体以与演示文稿中的选择保持一致的地方。不幸的是，即使您在幻灯片主布局中创建并应用了自定义颜色调色板或字体对，它也不会自动应用于手册主布局，但您可以从两个列表中轻松应用它们。如果您不记得如何创建自定义颜色或字体对，请再次查看 第三章。

现在我们已经介绍了手册布局的基础知识，接下来在接下来的两个部分中，我们将看到如何添加图形元素以帮助您使手册看起来更专业，并正确添加任何页眉和页脚到您的文档中。

向您的手册主布局添加图形元素

从手册主布局中，您可以在选择每页显示的幻灯片数量后添加任何您想要的图形元素。探索您的插入选项卡中可用的内容，并发挥创意！如果您想的话，可以复制您在组织 Word 文档中通常使用的任何外观。

这里是一个虚构的示例，说明您的手册主布局可能看起来像什么（图 4.4）：

图 4.4 – 格式化手册主布局的示例

这里是我们遵循的步骤，在 图 4.4 中添加图形到手册主布局：

1. 我们首先选择了每页4 张幻灯片的布局。

2. 然后，我们更改了页眉的字体大小和颜色，并调整了占位符的大小以覆盖页面的大部分宽度。我们还添加了一个彩色矩形，并使用了在主页或形状格式选项卡中可用的发送到后台功能。

3. 我们在每个缩略图下方添加了水平线以容纳注释。如果您决定绘制线条，一个提高生产力的技巧是先创建前四条线，然后选择它们，按住 Ctrl + Shift 键盘键，然后点击并拖动它们到右边以创建第二组线条。现在选择两组线条，再次按住快捷键并拖动到页面底部。您还可以插入一个表格，并移除左侧和右侧的线条，使其看起来像手动绘制的线条。

4. 然后，我们添加了一个微软的库存插图。为此，转到功能区上的插入选项卡，然后单击图片按钮并选择股票图片...。在股票库窗口中，您可以从顶部选择几个标签页。在我们的示例中，我们导航到插图标签页。这个插图可以很容易地被任何公司标志或与您的内容相关的任何视觉元素所替换。

5. 最后，日期占位符被移动到页面底部并进行了格式化。完成操作后，别忘了关闭讲义母版视图。

添加您的页眉和页脚内容

就像在幻灯片母版中一样，您不应该在母版视图中添加您的内 容。要正确添加您的讲义页眉和页脚信息，您需要转到插入选项卡 | 页眉和页脚 | 备注和讲义选项（图 4.5）。

图 4.5 – 在您的讲义中插入页眉和页脚信息

您可以选择添加一个将自动更新或固定的日期。默认情况下，页码复选框是勾选的，这是一个很好的选择，因为我们正在创建文档，而不是幻灯片。

在我们的示例中，我们还添加了在预览中已精确表示的页眉和页脚占位符中的内容。唯一剩下要做的就是点击应用到所有按钮，这样所有页面都会以相同的方式显示。

如您所见，创建一个看起来专业的讲义不需要花费很长时间。您只需要选择能够很好地代表您的内容，同时与您的企业外观或品牌指南保持一致的元素。然而，如果您需要创建一个包含不仅仅是幻灯片缩略图的文档，下一节关于笔记母版的内容将非常有价值。

配置笔记母版以生成完整的讲义

笔记母版允许您为需要幻灯片图像及其下方备注的文档创建一个品牌化的外观。备注是从正常视图中每个幻灯片下方的备注窗格中捕获的。大多数情况下，备注是用于演讲者的，但这并不意味着它们不能用于您的观众。有一些解决方案允许您创建一个可以包含演讲者备注和讲义备注的文件，但让我们先从您应该在笔记母版中进行的更改开始。

要访问笔记母版，您需要使用视图选项卡并选择笔记母版（图 4.6）：

图 4.6 – 访问笔记母版

然后，您将获得笔记母版视图，您将能够进行所有必要的更改来自定义文档的外观（图 4.7）：

图 4.7 – 笔记母版视图

这里是笔记母版视图中的一些功能，可以帮助您自定义文档：

• 在页面设置组中，你可以像在讲义主模板中一样更改笔记页面方向或幻灯片大小（1）。如果你更改页面方向，请记住它也会更改你的讲义方向，如果你添加了任何图形元素，这可能会显著改变其外观。幻灯片大小也是如此：更改此设置将更改整个演示文稿的大小，这可能不是你想要的。

• 占位符组看起来与讲义主模板中的相似，尽管我们现在有一个用于幻灯片图像的复选框和一个用于正文的复选框（2）。正如你所看到的，除了图 4.7中的箭头外，这两个占位符占据了页面的大部分空间。优点是它们可以被移动和调整大小，帮助我们为文档创建一个自定义的外观。

• 当你在背景组（3）中时，你会注意到即使你在讲义主模板中选择了颜色和字体选项，你仍需要在这个视图中再次进行设置。只需选择你已创建的任何自定义调色板和字体对，并将它们应用到你的笔记主模板中。

现在我们已经介绍了如何访问笔记主模板及其功能和布局，我们可以继续学习如何对其进行自定义。

自定义你的笔记主模板

笔记主模板视图中的所有占位符都可以移动、调整大小和格式化。你只需选择它们，并使用任何可用的格式化工具进行更改，无论是在主页选项卡上还是在点击占位符时出现的形状格式上下文选项卡上。不幸的是，即使你已经自定义了讲义主模板，你仍需要在笔记主模板中从头开始。如果你对两个主模板的外观完全相同并不重要，那么就继续进行所有必要的更改。如果你很重要，并且想节省时间，请继续阅读。

再看看图 4.4中的格式化讲义主模板。你可以看到我们增加了页眉的宽度，在其下方添加了一个彩色矩形，将日期移至底部，并在所有占位符中更改了字体格式。除了页眉和页脚信息外，笔记主模板视图中没有保留任何内容——如果你忘记了如何添加页眉和页脚信息，请回到图 4.5。

自从这本书的第一版以来，我很高兴地报告说，我们可以通过从讲义主模板视图复制图形元素和格式化占位符并将它们粘贴到笔记主模板视图中来节省一些时间。以下是你可以遵循的步骤（图 4.8）：

图 4.8 – 从讲义主模板到笔记主模板的复制和粘贴元素

• 打开讲义主模板视图，选择图形元素和格式化占位符，复制它们，然后关闭视图。（1）

• 打开备注母版视图，删除现有的页眉和页脚占位符，并将从讲义中复制的内容粘贴进去（2）。

• 对幻灯片图像和主体占位符进行必要的调整，包括位置和大小，并确保粘贴的图形元素也正确地进行了大小和分层（3）。

请注意，如果占位符被删除，并且您通过在备注母版视图（见图 4.7）中勾选占位符组中的复选框来重新添加它们，它们将以默认格式添加，而不是自定义格式。

如果您的讲义母版格式保持完好，您可以从那里复制并粘贴，以避免手动格式化一切。

剩下的唯一事情就是根据您的需求调整主体占位符的字体大小。如果您是为您的观众制作文档，12 磅的字体大小通常对每个人来说都很容易阅读，并且更容易容纳所有支持幻灯片的文本。

适应您的演示文稿文件以用于讲义和交付笔记

有时候您可能需要有自己的演示文稿笔记并为您的观众或参与者创建一个完整的讲义。有些人可能会被诱惑复制他们的 PowerPoint 文件，以便他们有一个用于演示和一个用于文档的。这确实有效，但如果您知道您需要经常更新内容，这可能成为一个耗时巨大的任务。相反，您可能想考虑尝试我们不时使用的这两个技巧。

在新部分中复制您的幻灯片

第一个技巧只需在您标记为讲义的新部分中复制您的演示文稿幻灯片，并确保该部分是您的演示文稿中的第一个部分。当您选择那些讲义幻灯片时，您然后可以打印选择的内容或创建一个从#1开始的页码的.pdf文件。如果您隐藏该部分中的幻灯片，您的演示文稿将从演示部分的第一个幻灯片开始。

完成此操作的步骤如下：

在您的幻灯片之前添加一个部分；在您的第一张幻灯片之前右键单击，然后点击添加部分。然后，给它起一个名字；您可以使用讲义。点击重命名以确认更改（图 4.9）：

图 4.9 – 在您的 PowerPoint 文件中添加和命名一个部分

创建一个部分还有一个优点，那就是通过点击讲义部分名称，您可以简单地选择所有您的演示文稿幻灯片。现在，您可以复制（Ctrl + C）幻灯片，并在幻灯片导航窗格中的部分之后直接粘贴它们（Ctrl + V）。然后，您将得到一个具有相同名称的部分；右键单击它，以便能够选择重命名部分（图 4.10）。

正如您所看到的，此菜单为您提供许多其他选项，以帮助您管理您的部分，熟悉它们将有助于提高您的效率：

图 4.10 – 重命名部分和其他选项

你现在可以为第一部分的幻灯片添加观众的笔记，并为演示部分的幻灯片添加你自己的笔记。你也可以删除讲义中不需要的任何幻灯片。这样做的好处是只需管理一个文件，并且可以轻松地通过在部分之间进行简单的复制/粘贴来调整任何幻灯片的内容。

当你想要演示你的演示文稿时，确保为你的讲义部分使用隐藏幻灯片命令，这样它们就不会在幻灯片放映时显示。

重要提示

当使用这个技巧时，你应该避免在演示过程中显示幻灯片编号，因为编号将从隐藏幻灯片之后的幻灯片编号开始。如果你想知道如何在演示过程中跟踪你的幻灯片，你可以阅读第十三章。这个功能将帮助你跟踪你的演示，而无需显示幻灯片编号。

这种方法易于复制和处理，对于可能需要处理该文件的人来说也很容易。然而，如果你是唯一使用该文件的人，并且现在对各种母版更熟悉，你可以尝试下一个破解方法。

破解备注母版以生成演讲者和观众笔记

当你在备注母版视图中时，幻灯片图像占位符会自动从你的幻灯片中填充，而正文占位符则从你在正常视图中添加到幻灯片下方的笔记中。如果你在演示过程中需要空间来记录笔记，并且打印或创建.pdf文件时需要为观众提供信息，你需要欺骗 PowerPoint 来完成这个任务。

我们将使用以下步骤来完成这项任务：

1. 打开备注母版视图，并将正文占位符移动到画布的左侧或右侧，在灰色区域（图 4.11），然后关闭备注母版视图：

图 4.11 – 将“正文”占位符移出“备注母版”

1. 当处于普通视图时，您可以在幻灯片下的笔记面板中开始输入您的个人笔记，但您可以通过转到视图选项卡并单击演示文稿视图组中的笔记页来简单地切换到笔记页视图（图 4.12）。您将看到来自笔记大师的正文占位符，其中包含您的个人笔记或点击此处添加文本提示，覆盖灰色区域。现在您可以在页面上的幻灯片图像下方有一个空白区域来添加您的讲义文本。如果您使用文本框，它将根据您包含在其中的文本进行缩放。如果您绘制一个形状，您可以定义确切的尺寸和位置，并移除填充和轮廓，将文本对齐到形状的左上角。如果您想为人们提供自己的笔记行，您可以添加一个没有左右边框的简单单列表格：

图 4.12 – 在笔记页视图中自定义您的文档

1. 在笔记页视图中创建的设计需要复制并粘贴到所有其他页面上，或者您可以根据每张幻灯片图像下需要包含的信息创建各种布局。

如您所见，您可以轻松创建一个演示文稿文件，它将服务于双重目的：作为您演示的视觉工具，以及为您的观众提供完整的讲义。如果您想看看它将是什么样子，图 4.13显示了笔记页视图、幻灯片中的演示者视图以及已适应各种用途的幻灯片的打印预览：

图 4.13 – 笔记大师操作结果

如果您想知道演示者视图是什么以及如何使用它，它将在第十三章中介绍。

使用讲义和笔记模板可以帮助您创建易于访问的文档，但 PowerPoint 中还有一个功能可以帮助您验证幻灯片的访问性问题，我们将在下一节简要介绍。

使您的演示文稿易于访问

使文档和演示文稿更具可访问性是确保有残疾的用户可以使用他们能用的各种设备（如屏幕阅读器）访问您的内 容。无论您的国家是否有法律或官方指南，都没有理由回避使您的文档和演示文稿可访问，因为微软已经包含了一个伟大的功能来帮助您做到这一点：可访问性检查器。这个功能早在Office 2010时就已经可用，尽管当时它不太用户友好。如果您使用的是任何现代支持的版本（Office 2021 和 2024，或 Office for M365），您将获得一个更友好的界面，帮助您跟踪可访问性问题所在以及如何解决它们。请注意，以下屏幕截图是在 PowerPoint for M365 中完成的 – 其他版本可能看起来不同或没有相同的功能。

自从本书的第一版以来，我必须说微软为那些没有任何先前可访问性知识的人添加了许多改进的体验，以帮助他们更好地创建可访问的演示文稿。这将帮助您纠正影响使用屏幕阅读器或视力不佳或色盲人士的问题。

要在您的演示文稿中显示可访问性助手面板，您可以在状态栏中点击可访问性（1）以打开面板及其上下文选项卡（2）（图 4.14）：

图 4.14 – PowerPoint 中的可访问性面板及其上下文选项卡

您也可以通过点击审阅选项卡然后点击检查可访问性按钮来显示它。但有一个新功能，在本书的这一版编写时仍在预览中，允许您点击任何幻灯片缩略图旁边的可访问性图标来查看该特定幻灯片上需要关注的内容（3）（图 4.14）。

让我们看看改进的可访问性助手面板，它将帮助您纠正演示文稿中的问题。面板的顶部和底部在图 4.15中并排显示：

图 4.15 – PowerPoint 中的可访问性面板及其问题类别

下面是每个类别的简要描述：

1. 仅显示当前幻灯片上的问题切换：它允许您查看所选幻灯片的问题列表。如果您通过点击幻灯片缩略图旁边的可访问性图标显示面板，它将自动打开。

2. 颜色和对比度：当您的文本难以阅读但并非完全不可靠时，它将突出显示问题。勾选标记表示未找到问题。在撰写本版时，某些占位符中的文本存在未由访问性检查器捕获的对比度问题。请注意标题、内容、图表和文本占位符中的对比度问题。如果您在彩色形状上放置文本框，则此功能将无法正常工作 – 文本必须添加到形状本身。

3. 媒体和插图：它将警告您关于视觉对象缺少替代文本以及缺少音频或视频字幕。

4. 表格：助手将警告您，如果您的演示文稿文件中的表格没有标题行或合并或拆分单元格。

5. 文档结构：此类别是为了确保屏幕阅读器有一个易于理解的阅读体验。幻灯片标题和部分会被大声读出。想象一下，如果屏幕阅读器在整个部分中重复相同的标题，或者如果您的幻灯片上的对象不是按正确顺序读取的，将会多么混乱！

6. 文档访问：它验证您的文件是否有任何信息权限管理（IRM）或其他对屏幕阅读器造成问题的限制。

7. 提供反馈、了解访问性、设置：访问性助手面板中最后三个链接是提供关于 PowerPoint 的 Microsoft 反馈的工具（例如，报告功能未按预期工作），访问帮助面板了解更多关于访问性的信息，以及访问PowerPoint 选项中的访问性设置 – 这就是您可以在幻灯片缩略图旁边激活访问性图标的地方。

8. 问题数量或勾选标记：如果潜在问题旁边显示勾选标记，则表示没有问题。数字表示您演示文稿或特定幻灯片中的问题实例。当您点击问题类型时，它将显示潜在解决方案以及如何解决问题。

如果您首先关注访问性助手面板，您会发现大部分建议的解决方案都是您在访问性上下文选项卡中也能找到的工具。这里有一个我想指出的工具：无颜色检查（图 4.16）：

图 4.16 – 访问性选项卡中的“无颜色检查”功能

此功能允许您通过以灰度显示您的幻灯片来检查您是否仅依靠颜色来传达信息。例如，如果您决定通过仅使用不同的颜色来对幻灯片上的形状进行分类，您就会意识到如果颜色不被感知，这将变得难以理解。提高可访问性的常见方法之一是使用不同的形状和相关的颜色。

我鼓励您访问“进一步阅读”部分中分享的 Microsoft 支持网站文章，以了解更多关于在各类文档类型中需要考虑的辅助功能。

让我们继续讨论在配置了模板并检查了可访问性问题后如何打印文档。

打印您的文档

您可能想知道我为什么要介绍如何打印文档，尤其是考虑到大多数用户已经这样做了很长时间。尽管每个人都知道他们可以从文件 | 打印选项或Ctrl + P 打印，但许多人忽略了 PowerPoint 打印选项中隐藏的一些不错的功能，您应该了解这些功能。这些功能就是我将在本节中介绍的内容。

当您处于打印选项视图（图 4.17）时，您可以更改的不仅仅是副本数量和打印机属性：

图 4.17 – PowerPoint 的打印选项视图

让我们回顾一下您可能多年来错过的关键设置：

• 选择您需要打印的内容可能您已经知道，但当我们查看下拉列表的底部时，我们有两个隐藏的宝藏（1）。第一个是打印演示文稿中特定部分的可能性。如果您已经实施了将所有幻灯片复制到单独部分以制作讲义的先前策略，您可以使用此设置轻松地仅打印该部分。如果您决定隐藏一些幻灯片但希望它们出现在打印输出中，打印隐藏幻灯片命令将处于活动状态，因此您可以决定是否包含它们。如果文件中已创建自定义演示，特定的部分也将允许您打印这些内容。您可以在第十章中了解更多关于自定义演示的信息。

• 在幻灯片范围字段（2）中，请记住您可以选择特定的幻灯片或幻灯片范围。例如，如果您想打印 2、4 和 6 号幻灯片，您将在字段中输入2;4;6。对于幻灯片范围，如 2 到 6，您将输入2-6。

• 您可以选择打印布局，在全页幻灯片和备注页之间进行选择，或者选择讲义布局（3）。别忘了查看列表底部的选项，以包含您想要添加的任何元素，以及您想要用于打印文档的设置。

• 在纵向和横向之间更改文档方向是直接的（4）。然而，您需要记住，如果您在这里更改文档方向，它也会更改讲义和备注模板的方向。如果您在模板中包含了任何图像或插图，更改文档方向将不可避免地在这个过程中扭曲它们。

• 关于灰度（5）的一些建议：如果您在单色打印机（黑白）上打印，使用灰度将得到更好的结果，但这也意味着您应该检查预览中文本对比度看起来如何。当我们查看图 4.17中的6时，我们可以看到标题几乎看不见。而查看7时，我们确实看到了用于备注文档的形状的轮廓。如果发生这种情况，请按照图 4.18中给出的步骤进行操作。

我鼓励您更仔细地探索您的打印设置，以确保您能获得最佳质量的文档。

解决灰度中的文本对比度问题

我提到了在灰度打印时可能出现文本颜色对比度问题的可能性。有时标题在深色背景上以深色显示，或者占位符或文本框中的文本无法阅读，形状的边框可能比预期的更暗。以下部分将向您展示如何解决这些问题。

打印手册或备注文档时的问题

手册和备注文档中的文本对比度问题通常来自文档母版。这是因为页面上显示的幻灯片是灰度幻灯片的图像。我们将像以下截图（图 4.18）所示修复此问题：

图 4.18 – 在灰度中更改设置以纠正打印问题

为了纠正这个问题，您需要按照以下步骤进行：

1. 确保您处于备注页视图或打开文档母版视图（备注母版或讲义母版）。然后点击灰度。

2. 灰度选项卡变为活动状态。选择对比度较差的对象，并使用功能区上的命令之一更改其颜色。在我们的例子中，白色产生最佳效果。如工具提示所示，它仅在打印黑白时调整颜色。

3. 如果有对象显示不应可见的轮廓，请选择它并点击不显示命令。

4. 点击返回到彩色视图以关闭灰度选项卡。

如果您处于文档母版视图，请关闭它，然后返回打印。现在，您修复的所有文本元素在打印预览中将显示适当的对比度，且没有轮廓。

打印幻灯片时的问题

如果您需要打印全页幻灯片，我建议您查看所有幻灯片的打印预览。根据内容创建的方式，您在以灰度打印时可能会遇到文本对比度问题。如果您遇到任何确实存在文本对比度问题的幻灯片，请退出打印视图，并重复前面描述的两个步骤以访问灰度视图。您将能够看到需要调整颜色以用于打印目的的对象。

您现在可以更好地了解可以调整哪些打印选项以获得最佳质量的文档。许多人已经停止打印文档，要么是因为环保原因，要么是因为他们发送了数字副本。下一节将帮助您了解 PowerPoint 中可用的各种 PDF 导出设置。

将您的文档导出为 .pdf 文件

PDF 导出功能已在 Office 应用程序中可用多年，但许多用户并不知道这些设置如何帮助他们生成各种类型的 PDF 文档。

要创建 PDF 文档，您需要使用 文件 选项卡进入后台视图。从那里，如果您文件保存在云端存储，您可以使用 保存副本；如果是本地文件，则使用 另存为。我首选的方法是 导出 功能（图 4.19）：

图 4.19 – 从 PowerPoint 文件创建 PDF

1. 您可以使用 保存副本 命令，并在文件类型下拉列表中选择 PDF。

2. 您还可以使用 导出 命令，然后选择 创建 PDF/XPS 文档 选项。

3. 在这两种情况下，如果您缺少任何元素以创建可访问的 PDF，您可能会看到一个 检查可访问性 按钮。

4. 当您在 保存副本 部分点击 保存 按钮时，如果您的目标没有改变，它将自动在 PowerPoint 文件相同的文件夹中创建 .pdf 文件。这可能看起来是一种快速高效的方法，但它将自动创建包含全页幻灯片的文档。要能够更改文档格式，您需要点击文件格式下方的 更多选项... 链接。

5. 在 导出 部分点击 创建 PDF/XPS 按钮将使您通过一次鼠标点击获得更多灵活性。

经过前面的步骤后，您将获得 发布为 PDF 或 XPS 窗口，该窗口将提供通过 选项 按钮访问额外发布选项的权限（图 4.20）：

图 4.20 – PDF 发布选项

让我们来看看您可用的选项列表，以满足您的需求：

1. 在 范围 部分，您可以决定您想要在 .pdf 文件中的哪些幻灯片。如果您在文件中创建了任何 自定义演示，您也可以选择一个来创建特定的 .pdf 文件。

2. 在 发布选项 中，您可以配置的第一个元素是您是否想创建 幻灯片、讲义 或 备注页 的 .pdf 文件。当选择 讲义 时，灰色选项将变为活跃状态，允许您选择每页的幻灯片数量以及它们的打印顺序。

3. 以下四个复选框为您提供选项，以打印一些特定元素，例如您添加的任何隐藏幻灯片、注释或墨迹笔记。

4. 包含非打印信息部分通常默认选中了选项。您应保持原样，以确保人们可以在属性中追踪.pdf文件的创建过程，并使您的文档通过结构标签对屏幕阅读器友好。

5. 在PDF 选项部分，第一个选项应该被添加以确保您的.pdf文件在未来无论使用什么应用程序或其版本都能保持可读性——在较新版本中应默认选中。第二个选项默认选中以确保您使用的任何字体都能正确显示，即使它们无法嵌入。

6. 当您已验证所有选项后，剩下的唯一操作就是点击发布按钮。

如果您在演示文稿文件中使用了可变字体类型，当您将文件保存为 PDF 时可能会遇到字体渲染问题。正如在第二章中提到的，帮助您理解潜在字体问题的最佳资源是 Julie Terberg 关于选择字体的白皮书。在进一步阅读部分查找她的 PDF 链接。

您现在对如何从演示文稿文件中创建更好的文档以及如何使您的内容更具可访问性有了更清晰的理解。在第五章中，我们将学习如何借助 Copilot for M365 开始一个演示文稿。

摘要

在本章中，我们讨论了 PowerPoint 的文档母版，以帮助您从主要演示文稿文件中创建讲义和笔记，以及如何打印它们并创建 PDF 文档。您现在拥有足够的知识来利用这些母版，以便创建专业外观的文档和视觉幻灯片用于您的演示。

我将在幻灯片母版中重复上一章的内容：即使您认为这会花费您太多时间，我也可以保证这是值得的。花些时间正确格式化文档母版，从长远来看会节省您的时间。将所有需要的内容放在一个格式正确的文件中，也会让您免于管理多个文件的烦恼。

在下一章中，您将学习关于 Microsoft 365 Copilot 以及它在 PowerPoint 中的功能。我们将讨论良好提示的基础，这是如果您希望 AI 生成更相关内容并借助 Copilot 开始创建内容所必需的技能。利用 AI 是一个聪明的起点，可以加快演示文稿创建过程，但我们也会讨论其在设计最佳实践方面的局限性。

进一步阅读

• 关于可访问性检查器的更多信息：support.microsoft.com/en-us/office/improve-accessibility-with-the-accessibility-checker-a16f6de0-2f39-4a2b-8bd8-5ad801426c7f

• 关于无障碍助手附加信息：support.microsoft.com/en-us/topic/improve-accessibility-in-your-documents-with-the-accessibility-assistant-f01562ca-0119-40ad-8dd6-f6223df50bef

• 关于如何编写替代文本的信息：support.microsoft.com/en-us/office/everything-you-need-to-know-to-write-effective-alt-text-df98f884-ca3d-456c-807b-1a1fa82f5dc2

• 关于如何使您的内容对每个人可访问的附加信息：support.microsoft.com/en-us/office/make-your-content-accessible-to-everyone-ecab0fcf-d143-4fe8-a2ff-6cd596bddc6d

• 朱莉·特伯格关于在 PDF 格式中选择字体的白皮书：designtopresent.com/2024/07/31/choosing-fonts-for-powerpoint-templates-august-2024/

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第二部分

创建更具创意和影响力的视觉元素

在本书的第二部分，我们将讨论如何利用 AI 工具，如 M365 Copilot，作为内容创作的起点。我们还将了解应用中的视觉和多媒体工具，这些工具可以帮助避免文字过多的幻灯片，并通过有意义的动画、过渡和互动性在演示内容中增加视觉兴趣。关于第三方插件的一章将提出一些行业中最优秀的生产力和创意工具。到本部分结束时，您将拥有在演示中创建更具创意和影响力的视觉元素所需的知识。

本部分包括以下章节：

• 第五章 ，使用 M365 Copilot 开始您的演示

• 第六章 ，使用人工智能改善您的视觉元素

• 第七章 ，添加和修改视觉元素

• 第八章 ，添加和修改多媒体元素

• 第九章 ，使用过渡和动画进行工作

• 第十章 ，将灵活性和互动性融入您的演示

• 第十一章 ，使用 PowerPoint 第三方插件

第五章：使用 M365 Copilot 开始您的演示文稿

在 2023 年秋季，微软将其 Copilot for M365 作为协作和生产力工具引入其 Microsoft 365 商业环境中。因此，即使您个人没有使用 Copilot for M365，您可能也听说过微软的人工智能（AI）助手。值得一提的是，自其推出以来，微软已经将该功能重新命名为Microsoft 365 Copilot，并在应用程序中使用时简单地称之为Copilot。从现在起，我们将使用这个新名称。

在 PowerPoint 中，Copilot 仍然需要被视为助手，因为它仍然无法产生与您迄今为止学到的最佳演示文稿实践相一致的内容。我经常称它为智能起点。

写关于一个会随着时间的推移而不断改进的人工智能助手的文章，一开始似乎是一项艰巨的任务。但本章选择的主题将帮助您学习 PowerPoint 中 Copilot 的基础知识，无论它如何演变。

在本章中，我们将讨论以下主题：

• 学习 Copilot 在 PowerPoint 中能做什么

• 理解良好提示的基本知识

• 使用 Copilot 创建新演示文稿

• 使用 Copilot 修改和总结演示文稿

技术要求

本章中描述的 PowerPoint 中的 Copilot 功能需要 Microsoft 365 许可证和 Microsoft 365 Copilot 扩展许可证。一些建议的提示可以在 2025 年 2 月向商业用户提供的免费版本Microsoft 365 Copilot Chat中使用，但不会提供幻灯片内容创建功能。此外，请注意，由于微软持续改进应用程序和 Copilot，本版编写时提供的功能可能与您未来看到的不同。有关 Microsoft 365 Copilot 许可要求和定价的更多信息，请参阅进一步阅读中的链接。

学习 Copilot 在 PowerPoint 中能做什么

在我们讨论 Copilot 在 PowerPoint 中的功能之前，让我们先尝试解开许可和名称的谜团。访问 Copilot 的第一个要求是拥有 Microsoft 365 订阅。这意味着您的组织、雇主或学校购买了许可证，以便用户可以访问微软的协作应用程序和环境。第二个要求是购买附加的 Copilot 许可证，这将使用户能够访问几个微软应用程序中的各种 AI 功能——在我们的案例中是 PowerPoint。要求的一个视觉总结可以在图 5.1中看到：

图 5.1 – 在 PowerPoint 中使用 Copilot 的要求

如果你拥有Microsoft 365 个人版或Microsoft 365 家庭版许可证，2025 年的价格已经调整，以便自动包括应用程序中对 Copilot 的访问权限。本章包含的描述和截图是使用商业或企业订阅完成的，这可能与个人使用许可证不同。你无法使用任何永久性 Microsoft Office 许可证（2021、2024）添加 Copilot，并且一些组织可能会完全阻止对 Copilot 的访问。让我们继续讨论 Copilot 是什么以及它能做什么。

定义 Copilot 及其基本功能

Copilot 是一种基于 GPT-4/GPT-5 的 AI 技术，代表 生成预训练转换器。简单来说，这意味着它是一个使用来自互联网的大量文本数据预先训练的模型。然后它从更具体的数据中学习，例如用户与助手的对话，并使用所学到的知识为新对话生成答案。

重要的是要注意，尽管 Copilot 的 AI 可以生成信息和有帮助的回复，但它并不像人类那样理解单词和短语的含义。答案基于训练期间学习的模式，而不是基于真正的理解或意识。此外，除非在对话中明确提供，否则 Copilot 的 AI 无法访问个人信息或组织信息。对于商业用途，Copilot 将主要使用你的业务数据和文件来帮助你完成日常任务，尽管它也可以搜索网络以帮助你，同时仍然保护你的组织数据。根据你组织的 IT 管理员，网络搜索可能会受到限制或不可用。

总体而言，你的 Copilot 助手可以完成一系列的任务：

• 多语言辅助：它可以帮助你理解或用另一种语言进行交流。

• 内容生成：它可以帮助你生成演示文稿草案，改进你的内容，并快速生成现有内容的摘要。

• 搜索信息：这可以帮助你在组织中找到多种类型的信息，例如文件和对话，或者搜索网络以添加统计数据或详细说明某个主题。它还可以帮助你思考观众可能提出的问题。

• 创建图形元素：它可以帮助你从组织的数据中创建新的图像或图形元素。

我们将在接下来的部分中看到 PowerPoint 特定的示例，但在我们到达那里之前，让我们通过下一节关于提示的部分来学习如何与 Copilot 进行对话。

理解良好提示的基本要素

使用 Copilot 提高生产力意味着熟悉如何通过精确的请求与助手交流，这些请求被称为提示。提示使用自然语言创建，就像你与人交谈时一样。这些提示必须清晰、精确，并与你的目标相关。

如同在 Microsoft 的文档《了解 Copilot 提示》中提到的（见进一步阅读中的链接），提示中有四种类型的信息可以改善 Copilot 的结果：

• 目标：告诉 Copilot 你期望的结果是什么，例如文档、列表、摘要或演示文稿

• 上下文：解释你需要信息的原因（例如，会议、报告等）以及它是为谁准备的

• 语气：解释在回复中应使用的语气（例如，针对利益相关者、针对学员、针对同事等）

• 来源：精确地询问你想要的信息来源，无论是网络、你组织中的文档、Teams 中的讨论，等等

你需要时间来适应这种新的提问方式，因为如果继续使用在浏览器搜索引擎中使用的关键词方法，Copilot 将不会给出好的结果。在你发送了第一个提示之后，继续进行对话！如果 Copilot 的回复不完整，请说明。如果回复不准确，请说明。你越像询问同事帮忙一样精心制作你的提示，你的结果就会越好。

如需了解如何使用提示并充分利用 Copilot for Microsoft 的帮助，请参阅进一步阅读部分。

我们不会在上下文中分享提示示例，而是在即将到来的部分中，我们将与 Copilot 能为我们完成的特定任务一起分享它们。让我们从创建一个新的演示文稿开始。

使用 Copilot 创建新的演示文稿

我们在第一章中讨论了规划演示文稿内容的重要性，并看到当我们从以幻灯片为思考方式转向关注叙事和故事时，它如何改善我们的内容。让我们看看我们可以在 PowerPoint 中找到 Copilot 的哪里，并讨论本章余下部分将使用的术语。

有三种方式可以访问 Copilot 的功能（图 5.2）：

图 5.2 – 在 PowerPoint 中访问 Copilot

• 叙事构建器：位于幻灯片上方图标的名字叫做叙事构建器（1）。当你点击它时，你会得到一个上下文菜单，其中包含 Copilot 可以完成的任务。

请将图 5.2视为一个起点，它将随着时间的推移而发展，其中选项可以被重命名或添加新的选项。从全新文件的第一张幻灯片开始，它将建议创建一个新的演示文稿、创建一个新的演示文稿并添加文件、添加幻灯片、添加主题和询问 Copilot（2）。从任何包含内容的现有文件中的任何幻灯片，它将建议相同的选项，并额外添加一个：总结这个演示文稿（3）。

• Copilot 聊天窗格：当您处于主页标签（4）时，如果没有安装任何插件，Copilot按钮（5）将是工具栏最右边的一个。点击它将打开 Copilot 聊天窗格，其中提示通常作为起点列出（6）。提示字段（7）包含一系列将在本章的使用 Copilot 修改和总结演示文稿部分中解释的工具。

建议的提示语言将取决于您的操作系统语言，这就是为什么示例中的提示以法语列出。这并不是问题，因为 Copilot 是多语言的。

• 从文件标签（8）：无论您处于主页还是新建，您都可以访问一个使用 Copilot 创建的瓷砖（9），它会打开一个新窗口，Copilot 窗口已打开，准备好添加您的提示。

免责声明：由于本章在出版前处于最终审查阶段，许多 Copilot 的更改已经发生。在以下部分，一些图表已经更新，以反映最重要的和最新的更改。其他可能包含早期版本的图标和任务列表，但结果将是相似的。

如果您尝试从 Copilot 聊天窗格创建新的演示文稿，它将首先创建一个文本大纲，然后您将获得一个建议的提示来创建演示文稿。我首选的方法是使用 Narrative Builder 从提示创建新的演示文稿，这是我们接下来要讨论的主题。

使用 Narrative Builder 和提示创建新的演示文稿

让我们讨论如何在 Narrative Builder 中使用提示创建新的演示文稿。在点击 Narrative Builder 图标并选择创建新的演示文稿选项（1）后，将打开一个新窗口，其中提示框包含提示的开始部分：创建一个关于的演示文稿（2）（图 5.3）：

图 5.3 – 使用 Narrative Builder 和提示创建演示文稿

如前一个提示中所示，我们向 Copilot 提供了目标、上下文和要使用的语气。我们没有指定来源，因为这涉及到应在网络上搜索的信息。它使用了 Narrative Builder 中提示可用字符限制的 500 个字符（3），这个限制可能会随着工具的演变而改变。

作为 Copilot 以闪电般的速度进化的证明，在撰写本章初稿之后，微软推出了一项重大改进：通过更改设计按钮（4）应用我们想要的模板。这会打开一个新窗口，允许我们从最近、您的组织或Microsoft 365模板（5）中进行选择。如果您需要在 PowerPoint 中添加组织或自定义模板到您的列表中，请参阅进一步阅读中列出的微软文章。

最后一步是点击箭头以开始生成内容（6）。注意：由于微软的开发团队正在对 Copilot 进行开发，因此建议的 Microsoft 365 模板列表会有很大的变化。请预期它可能与图 5.3 中显示的内容不同。

试试看

了解 Copilot 的最佳方式是亲自尝试。开始一个新的空白演示文稿并将其保存到 OneDrive 或 SharePoint，这样你可以轻松地共享它以进行协作或返回到上一个版本。然后，使用以下提示：

创建一个关于员工心理健康活动益处的演示文稿。这个演示文稿将在一个简短的友好午餐时间会议中向我的同事展示。理想情况下，我们应该有最多 30 分钟的内容来鼓励对话。我们必须使用相关的图片和友好、甚至幽默的语气，以便他们在尝试新的运动体验的同时理解益处。不要犹豫，给我提供新的想法或超出常规框架的想法。

在 Copilot 完成生成你的演示文稿大纲后，叙事构建器窗口将显示一系列工具，允许你在生成幻灯片之前更改多个元素（图 5.4）：

图 5.4 – 使用叙事构建器工具处理大纲

1. 编辑提示：阅读完第一个建议的大纲后，你可以简单地编辑你的提示以生成新的大纲。

2. 喜欢/不喜欢：这些图标允许你向微软发送关于 Copilot 生成内容的反馈。如果您的组织 IT 部门已禁用发送此类反馈或微软取消此功能，则此功能可能不可用。

3. 重新排序主题：Copilot 创建的主题将成为你演示文稿中的一个部分。幻灯片图标显示了每个部分的幻灯片数量及其标题。当你悬停在主题上时，左侧的虚线图标可以用来点击并拖动它。你可以按任何方式重新排序建议的主题。

我的建议是仔细阅读所有建议的主题及其内容，并决定它们是否与你想传达的信息相符。抵制简单创建幻灯片以处理内容相关性的冲动。作为人类，当我们开始处理幻灯片时，我们的大脑就会进入设计模式，而不是专注于内容。抵制！

1. 删除主题：如果你觉得某个主题不相关，只需在悬停在主题上时，点击右侧可见的回收站图标将其删除。

2. 添加新主题：当你悬停在某个主题上时，一个加号（+）图标允许你将新主题添加到建议列表中。点击该图标会添加一个新提示框，你可以在这里输入关于主题的信息，并让 Copilot 生成内容。

3. 估计幻灯片数量：在叙事构建器窗口底部，您可以看到将要添加到文件中的估计幻灯片数量。如您所见，撰写本版时的幻灯片限制是40。如果您需要构建更大的幻灯片集，您需要在生成第一稿内容后添加内容。

4. 生成幻灯片：当您完成调整提出的概要后，点击生成幻灯片按钮，协作者将开始幻灯片创建过程。

在协作者幻灯片创建过程中，叙事构建器窗口显示带有各种消息的灰色缩略图，例如构建一个引人入胜的故事...。您可以通过按键盘上的Esc键或点击停止生成按钮来停止这个过程（图 5.5）：

图 5.5 – 协作者幻灯片生成过程

当幻灯片创建过程完成后，您将看到幻灯片排序视图中的幻灯片（1）（图 5.6）：

图 5.6 – 在幻灯片排序视图中查看生成的幻灯片

协作者还包含了一个介绍幻灯片，并为您在概要中接受的每个主题创建了部分（2）。您必须点击保留按钮或删除图标（3）以继续或重新开始。

请记住，您可能会多次使用相同的提示符并得到不同的结果，无论是概要还是生成的幻灯片。无论协作者生成什么，您的演示文稿还没有完成，准备好交付。直接使用它将导致一个远非有影响力的演示文稿。此外，协作者随着时间的推移也在不断改进，这会影响您得到的结果。我在撰写本章时亲身体验了这一点，从最初的草稿到几个月后的完整修订。部分幻灯片的文本更少，视觉和布局选择更加一致。您可以在图 5.7中亲自查看：

图 5.7 – 使用相同提示符随时间演变协作者生成的结果

仔细查看协作者生成的幻灯片，我们通常会发现以下设计元素，这些元素与在第二章中讨论的最佳实践不符（图 5.8）：

图 5.8 – 检查与幻灯片设计最佳实践的符合度

• 使用标题大小写而不是句子大小写（1）的标题。

• 文本段落中字体太小，不适合用于演示投影（2）。

我很高兴看到 Copilot 生成的幻灯片在视觉上与演示文稿的上下文更加一致，而且 Copilot 似乎也不再建议使用全大写的文本块了！如果你确实收到了包含全大写文本的建议，请确保评估其可读性。

结果有所改善，但仍然需要在 Copilot 生成的幻灯片上做大量工作，以使其更具吸引力。我们将在即将到来的使用 Copilot 修改和总结演示文稿部分中讨论 Copilot 可以和不能做出的更改和调整。但首先，让我们讨论如何从文件开始使用叙事构建器创建演示文稿。

从文件创建叙事构建器中的新演示文稿

即使它仍然需要一些调整，但我最喜欢的使用 Copilot 开始新演示文稿的方式是使用现有的 Word 文件。我发现，在 Word 中使用 Copilot 创建演示文稿的结构和内容草案，可以给我提供诸如以多个现有文件作为起点进行引用和重写段落等功能。即使 PowerPoint 中的 Copilot 持续改进，并可能最终拥有 Word 中的类似功能，我仍然认为在不打开 PowerPoint 的情况下创建你的叙述和故事是一个好主意。

正如我们在图 5.3中看到的，当使用叙事构建器创建新演示文稿时，我们首先点击叙事构建器图标以打开其提示窗口。以引用文件作为起点可以通过两种方式完成（图 5.9）：

图 5.9 – 在叙事构建器中引用文件

• 输入一个正斜杠（/），然后在最近文件列表中选择文件名称，或者开始键入文件名称以帮助 Copilot 在您的环境存储（OneDrive 或 SharePoint）中搜索它（1）。

• 点击引用文件图标（** ）以获取最近文件列表或开始键入文件名称（ 2 **）。

在这两种情况下，您还可以访问附加云文件选项（3），它将打开您完整的最近文件列表。它还允许您浏览您的 OneDrive 文件（4）以及您可以访问的 SharePoint 站点（5）。

在撰写本版时，仅支持 Word 和 PDF 文件格式，并且在一个提示中只能引用一个文件。请注意，截至 2025 年 5 月，最大文件大小为 10 MB。

幻灯片生成过程是相同的，但我发现以这种方式创建的幻灯片通常文本较少，尤其是在引用的 Word 文件使用标题样式创建时。但，话又说回来，我可能只是运气好，Copilot 在启用此功能时生成的幻灯片文本较少。你需要亲自测试几次，看看它的行为，并且始终阅读 Copilot 建议的内容，以确保它是真实的并且与你想传达的信息一致。

你也可以简单地要求 Copilot 从参考文件创建你的演示文稿，而不使用长而详细的提示。你将得到的结果将始终取决于参考文件的结构和 Copilot 当天的行为。在测试本章的各种提示时，我得到了各种结果，生成的提纲从 3 张幻灯片到 23 张幻灯片不等。

如果你尝试从一个包含大量内容和许多标题的文件创建演示文稿，使其无法适应 Copilot 的 40 张幻灯片限制，它将为你提供查看更多主题选项（1）（图 5.10）：

图 5.10 – 查看和选择 Copilot 幻灯片生成主题

如果估计的幻灯片数量接近最大值，但你没有看到查看更多主题，则将鼠标滚动到建议主题列表的底部。当点击链接时，将打开一个新窗口，其中包含通过添加或删除主题自定义您的演示文稿选项，并允许您包含以下元素：

• 一个包含主题（2）的列：当鼠标悬停在主题上时，将显示一个箭头（3），允许你在点击时查看内容的列表，以及一个减号图标（4）将主题发送到可用主题列。

• 一个可用主题（5）的列：同样，当鼠标悬停在主题上时，你可以点击箭头查看内容的列表（6）和一个加号图标（7）将主题添加到包含主题列。当它变灰时，意味着你必须先删除一个主题才能包含新的主题。

• 查看窗口底部将告诉你是否已达到可以生成的最大幻灯片数量（8）。

• 当你完成添加和删除主题后，点击保存主题（9）然后点击生成幻灯片（10）以获取你的草稿演示文稿。

无论你使用什么方法，你都需要亲自尝试并看看哪种最适合你试图创建的内容类型。如果你第一次没有得到你想要的结果，再试一次，因为 Copilot 很少每次尝试提示时都创建完全相同的内容。

现在我们来讨论使用现有模板创建新演示文稿的过程，无论是 Microsoft 提供的模板还是你组织的模板。

使用现有模板通过 Copilot 创建新的演示文稿

如果您通常从常规.pptx示例文件开始新的演示文稿，您仍然可以使用 Copilot 创建新内容。您将能够使用我们之前讨论的叙事构建器，并将有类似的经验（图 5.11）：

图 5.11 – 使用现有模板创建 Copilot 演示文稿草稿

• 按照您通常的方式打开您的文件。如果您转到设计选项卡（1），您将看到应用于您的演示文稿的主题（2）。

• 由于它是一个现有文件，叙事构建器（3）提供了以下选项：创建新的演示文稿、使用文件创建新的演示文稿、添加幻灯片、总结此演示文稿、询问 Copilot。注意：添加主题已被添加到任务列表中。

• 当您创建一个新的演示文稿时，无论是从提示还是从文件开始，您将经历我们之前描述的所有步骤，除了 Copilot 将生成一个全新的文件，在我们的例子中是Presentation6（4）。剩下要做的就是命名和保存您的新文件，然后继续审查和调整内容。

在第三章中，我们讨论了 Microsoft 关于使您的幻灯片母版与 AI 兼容的建议。作为提醒，以下是一个好的幻灯片母版应包括的元素：

• 各种大小的占位符幻灯片布局

• 命名为预期用途的幻灯片布局（例如，章节、议程）

由于 Microsoft 提供了 Copilot PowerPoint 起始模板（见进一步阅读获取链接），我决定比较使用现有模板创建的草稿，包括和不包括起始模板的情况。

我的结论是？如果您使用的模板比 Microsoft 空白模板中的九种标准布局更多样，并且它们的名称反映了它们的功能，您就不需要添加 Microsoft 起始模板中的布局。

我首先尝试了一个名为 Pine Design 的模板，该模板可在 Microsoft 模板中找到（图 5.12）：

图 5.12 – 使用 Pine Design 模板比较原始布局和起始布局

左侧的截图显示了 Copilot 使用原始 Pine Design 模板创建的演示文稿，该模板包含 19 种布局。右侧的截图使用相同的模板创建，我在其中添加了所有 Microsoft 建议的起始布局，现在总共有 62 种布局。正如您所看到的，它们看起来非常相似。

让我们看看使用 Dividend 模板的第二个比较（图 5.13）：

初看之下，由于第一张幻灯片上的深色矩形，似乎差异比之前的例子更明显。这仅仅是因为 Copilot 决定在原始模板中使用节布局而不是标题布局。

在我的第二个例子中，有一点变得清晰。当这些布局包含在原始模板中时，Copilot 更频繁地选择由 Microsoft 提供的 Copilot 起始模板中的布局。如果你使用的是公司品牌的模板，这可不是什么好事。

无论你决定是否使用模板与 Copilot 一起创建新的演示文稿，让我重复一下之前提到的话：这是第一个非常粗糙的草稿。如果你想让你的幻灯片引人入胜并与你的信息保持一致，还需要做更多的工作。现在让我们看看幻灯片起始器功能如何帮助你快速添加具有有趣布局的新幻灯片。

在添加幻灯片时使用幻灯片起始器

拥有 Copilot 许可证将添加一个名为幻灯片起始器的有趣功能。当你打开一个演示文稿并添加新幻灯片时，设计建议面板将在主页标签页中打开（1）（图 5.14）：

图 5.14 – 使用幻灯片起始器

它将为你提供一些想法，这些想法可以快速应用于使用文件中应用的模板的新幻灯片。在撰写本章时，对幻灯片起始器的重大补充是一个带有表格的布局和一个带有时间线的布局——这些节省时间的方法！我们或许可以期待未来在幻灯片起始器中提供新的视觉布局。

我们已经看到了你可以用来创建演示文稿的大部分 Copilot 功能。现在让我们看看 Copilot 修改和总结演示文稿的能力。

使用 Copilot 修改和总结演示文稿

PowerPoint 中的 Copilot 聊天面板提供了一系列功能，可用于提升你的演示文稿并与人机交互。在讨论哪些提示让我感兴趣之前，让我们先描述一下当你点击主页标签页上的Copilot按钮时，你将在聊天面板中找到的功能（1）（图 5.15）：

图 5.15 – 访问 Copilot 聊天面板和功能描述

• 工作/网络切换器（2）可用于将 Copilot 的搜索限制在你的工作环境内或使用网络。

• 聊天框允许添加你的提示（3）。

• 加号（+）符号允许你添加内容或代理（4）：

  • 添加工作内容将打开最近文件的列表。如果你没有看到你想要的文件，有一个搜索框，可以从本地驱动器上传，或者附加云文件。当你将切换器置于工作状态时，你将能够引用来自你组织的人员、文件、会议、电子邮件和网站，以帮助 Copilot 回答你的提示。

  • 上传图片和文件和附加云文件是直接搜索本地或云文件的方式。

  • 与代理聊天允许我们使用能够完成特定任务的代理。

• 建议使用通用提示（5）。点击其中一个提示会将它添加到提示框中。查看更多链接会展开一个更长的提示列表。

• 当你想改变话题或进行独立研究时，开始新的对话（6）。

• 打开导航面板（7）让你可以访问我们在图 5.16中将要看到的其他元素。

在点击打开导航面板图标后，一个新的视图会覆盖聊天面板，让你可以访问代理（1）和所有你的 Copilot对话历史（2）（图 5.16）：

图 5.16 – 查看导航面板以访问代理和对话历史

点击一个代理会重新打开聊天面板，并选择该代理，以便你可以开始对特定任务进行提示。点击列表中的对话会重新打开聊天面板，显示之前的对话。PowerPoint 中的 Copilot 可以用作持续助手。你在文件中创建的对话将列在你的整体 Copilot 聊天历史中。

由于特殊的许可要求或与 PowerPoint 的相关性，添加代理本身可能成为一个复杂的话题。你可以在 M365 环境中添加并无需额外费用即可使用的最常见代理包括研究员、分析师、写作教练和提示教练。如果你在你的面板中没有看到代理，请咨询你的 IT 支持，因为他们可能尚未部署。如果你在导航面板中看到所有代理或添加代理链接，请从那里探索提供的选项。在进一步阅读中有一个关于代理的 Microsoft 文章链接。

现在我们已经了解了 Copilot 聊天面板的工作方式，让我们看看 Copilot 可以完成的一些任务，以确保你的内容清晰。

使用 Copilot 确保内容清晰度

无论你是借助 Copilot 创建演示文稿草案，还是正在处理现有的演示文稿，Copilot 聊天面板都是一个询问助手有关内容的好地方。

当你打开 Copilot 聊天面板时，它通常会建议一些提示（图 5.17）。注意：以下图示不显示最新的 Copilot 版本，但确保内容清晰度的提示功能仍然相同。默认情况下不再提供演示文稿摘要。

图 5.17 – 请求 Copilot 评估内容清晰度

由于默认情况下不再提供演示文稿的摘要（1），您可以在聊天框中提示 Copilot 进行总结。总结是检查您的内文是否支持您的信息或是否缺少某些关键元素的好方法。这种总结可以比作请同事审查您的内文。

您可以使用任何建议的提示，或者仅添加您自己的提示。这里有一个您应该尝试的提示：“这个演示文稿的三个主要收获是什么？”（2）。如您从 Copilot 的回答中看到，我们得到了一个主要观点的列表（3），每个都包括一个总结。曾经有一个从其中提取信息的幻灯片编号列表（4），但似乎在测试本章时这个功能停止工作了——继续寻找它；它应该会回来。在 Copilot 的回答底部，您总是有一些后续问题来保持对话进行。如果它们有帮助，请使用它们。

我建议您查看“进一步阅读”中提供的Copilot Prompt Gallery链接，并筛选出仅针对 PowerPoint 的提示。每次浏览时，它都会为您提供最新的列表。请记住，Copilot 能理解的任务数量将会不断演变。

现在我们将看到一些提示，这些提示将帮助您在 Copilot 的帮助下向您的演示文稿添加内容。

使用 Copilot 添加内容

为什么我们先讨论添加内容？简单来说，因为它与我们之前讨论的信息和结构先于视觉效果的顺序相一致。当然，使用 Copilot 使我们能够立即在 PowerPoint 中工作，因此我的建议是先使用任务添加内容，然后继续使用可以改善视觉效果的任务。

如果您查看 Copilot Prompt Gallery，您会发现与向您的演示文稿添加内容相关的各种任务。在本节中，我们将看到 Copilot 可以理解的基本内容添加任务：添加幻灯片或图片。

在审查完您的内文后，如果您需要添加新主题或扩展幻灯片上列出的主题，请点击“首页”选项卡中的使用 Copilot 添加新幻灯片按钮（1）或点击叙事构建器（2）以访问添加幻灯片和添加主题功能（图 5.18）：

图 5.18 – 从首页或叙事构建器添加新幻灯片或新主题

当添加新幻灯片时，会打开一个使用 Copilot 添加幻灯片窗口（图 5.19）：

图 5.19 – 使用 Copilot 添加新幻灯片

输入您想要添加到新幻灯片的提示内容（1）。您可以参考一个现有文件来帮助 Copilot 进行内容创作（2），并告诉它图像的来源位置（3）——默认为 Stock，但如果您的组织配置了品牌库，它可能会列在下拉菜单中。点击箭头（4）以生成幻灯片。

如果使用添加主题的功能，我们将得到使用 Copilot 添加主题窗口，它的工作方式与我们之前讨论的叙事构建器类似（图 5.20）：

图 5.20 - 使用“添加主题”窗口添加主题

• 输入您想要添加到新幻灯片的主题提示内容（1）并点击箭头以生成（2）。

• 您也可以在输入提示之前点击加号（+）（3），以便在您的大纲中添加主题到特定位置。

• Copilot 将识别您的新部分（4），您将能够移动部分，就像您使用叙事构建器创建新演示文稿时做的那样。

• 点击生成幻灯片按钮（5）以将内容添加到您的演示文稿中。

在本章修订并出版之前，如果您尝试使用 Copilot 聊天来更改图像或甚至添加图像，它将回复它理解您的要求，但不能直接执行。如果您只想使用库存图像或您的品牌库更改或添加图像，您需要转到插入选项卡来执行此操作。但如果您想创建全新的 AI 生成图像，那么 Copilot 聊天将合作（图 5.21）：

图 5.21：在 Copilot 聊天中创建图像

我使用提示Create an image of a person running in a park during fall season in the morning来获取这张新图像。Copilot 提供了一些后续提示，您可以使用它们来进一步改进图像以满足您的需求。当您满意时，将鼠标悬停在图像上并点击一个加号（+）来将其添加到您的幻灯片中。您将在第七章中看到更多细节和另一个示例。这使我们讨论有助于以各种成功程度修改现有演示文稿的提示。

使用 Copilot 修改内容

在本章初稿撰写时，尝试从 Copilot 聊天窗格中修改和改进幻灯片内容并不是一项非常成功的尝试。仅仅两个月内，我选择的四个任务中有一半 Copilot 无法执行得到了改进！这是一个快节奏的世界。

让我们从两个应该被 Copilot 理解但无法执行的基本幻灯片内容管理提示开始（图 5.22）：

图 5.22 – Copilot 能够理解但不能执行提示

1. 增加内容占位符中的字体大小：Copilot 确实表现出理解，但无法完成任务。

2. 对于本演示文稿中所有的标题占位符，请将“标题大小写”更改为“句子大小写”：在第二次要求它执行基本内容管理任务时，Copilot 无法完成。

3. 从本幻灯片创建 3 个不同的幻灯片，每个幻灯片对应内容占位符中的一个段落：再次，Copilot 理解但无法执行。尽管如此，最新版本确实提供了创建三个幻灯片的脚本和想法。

4. 对于本演示文稿中所有的标题占位符，请将“标题大小写”更改为“句子大小写”：第三次要求执行基本内容管理任务时，Copilot 无法完成。

那些 Copilot 回复的关键句子是它不能直接更改你的演示文稿。至少，现在还不能。在你阅读这一章的时候，事情可能已经有所改善。微软的开发团队正在努力工作，以不断提高 Copilot 提高我们生产力的方式。

如果添加幻灯片不是你想要的，你可以在占位符中解决幻灯片上过多的文本和小字体问题。与其自己删除一些文本，你还可以使用适用于内容占位符的 Copilot 工具（1）（图 5.23）：

图 5.23 – 在内容占位符上使用 Copilot 工具

在 Copilot 可以在内容上执行快速操作列表中，使用将其转换为列表（2）。这大大减少了你需要处理的文本量（3）。如果你不喜欢建议的列表，在点击保留按钮之前，可以生成一个新的建议或提示 Copilot 进行更改（4）。

然后，你可以在“主页”选项卡上使用 PowerPoint 的重置幻灯片功能（1）（图 5.24）：

图 5.24 – 在主页选项卡上使用重置幻灯片功能

此按钮将自动重置幻灯片布局，使其与幻灯片母版中配置的字体大小对齐（2）。在图 5.24中，内容占位符的第一行文本（影响生产力的挑战）将比 Copilot 最初创建的通用标题（认知性能问题）要好得多。如果你得到类似的结果，只需将文本从占位符中剪切出来并粘贴到标题占位符中。

如果你已经适当地配置了幻灯片母版和布局，这一步将工作得很好。我并不是说所有这些更改都会很快完成，尤其是如果你演示文稿中有许多幻灯片，但花时间做这件事是制作更具影响力的演示文稿的唯一方法。

现在我们来讨论第二个让我感到烦恼的元素：大多数/所有标题占位符，以及在其他占位符中用作副标题的任何文本，都使用标题大小写而不是句子大小写。如果你想提高可读性，这必须改变，我们知道在撰写本章时 Copilot 无法完成这项任务。但 Copilot 是一个伟大的助手，可以帮助我们处理代码！你可以在 PowerPoint 中使用Visual Basic for Applications（VBA）代码来自动化某些重复性任务。

所以，尽管这本书的目的是不教你如何使用 VBA（我认为自己是个代码菜鸟！），既然我们在讨论 Copilot 以及它如何能帮助你，这里是我用来在整个演示文稿中移除标题大小写的提示和步骤。如果你想了解更多关于宏的信息，请参阅进一步阅读中列出的Microsoft Learn文章。

在 Copilot 聊天窗格中，我首先尝试了以下提示：

我想所有标题占位符都使用"句子大小写"而不是"标题大小写"，帮我写一个宏来完成这个任务。

随着最新的 Copilot 改进，聊天窗格返回了一个警告消息，指出 VBA 不受完全支持，并且语法高亮基于 Python。重新测试提示和宏确实有效。

Copilot 能够帮助并返回完成任务的代码行和步骤。如果你尝试了，而 Copilot 回复说它做不到，稍后再试（图 5.25）：

图 5.25 – Copilot 对宏创建提示的回答

其中一个建议的后续问题让我想到我可以进一步自动化这项任务，所以我决定跟进这个问题：

这种类型的宏能否用于文件中所有带有文本的占位符类型？

Copilot 理解了，并给了我一个完全修改后的宏（1）和运行步骤（2）（图 5.26）：

图 5.26 – Copilot 返回修改后的宏和运行步骤

要使用宏，你首先需要在 Copilot 聊天窗格中选择代码行并复制它们（Ctrl + C）。注意：在代码行之前有一个新的复制代码图标。然后你可以继续打开 VBA 编辑器。你可能遇到我遇到的问题，即使用Alt + F11键盘快捷键：它只显示与Alt键一起使用的字母快捷键来打开函数。

宏可以从开发者选项卡（1）创建和运行（图 5.27）：

图 5.27 – 使用开发者选项卡创建和运行宏

如果您看不到选项卡，请转到文件 | 选项 | 自定义功能区，并在窗口右侧的列中勾选开发者。然后您可以点击Visual Basic按钮（2）。当Microsoft Visual Basic for Applications窗口打开时，点击插入选项卡（3），然后点击模块（4）。将代码粘贴到打开的模块窗口中（5）。最后一步是在键盘上按F5或使用工具栏中的运行子程序/用户表单按钮（6）。然后，关闭 VBA 窗口。

如果在运行宏时收到任何错误消息，请注意错误是什么，并返回到 Copilot 聊天窗格。告诉 Copilot 宏有错误，并要求它审查代码。根据我测试的文件，我在运行建议的宏时遇到了错误，但将修正后的宏复制粘贴到编辑器中后，它就正常工作了。

宏工作得很好，即使在某些情况下您可能会遇到句子开头缺少大写字母。如果发生这种情况，只需返回并让宏将所有文本占位符更改为句子大小写。运行宏后，您将能够在您的幻灯片中查看更改（1）（图 5.28）：

图 5.28 – 运行宏结果和从文件中删除宏

但是，如您在图 5.28中看到的，将宏添加到您的文件中会关闭自动保存（保存到 OneDrive 或 SharePoint 的文件）（2），要求您将其保存为启用宏的文件。但是，根据组织中对启用宏演示文稿的安全设置，文件未来可能甚至无法打开。如果您想保留启用宏的文件副本，我强烈建议从您将用于继续演示文稿创建过程的文件中删除宏。按照以下步骤操作：

1. 在开发者选项卡上，点击宏（3）。

2. 在宏窗口中，选择宏（4），点击删除按钮（5），并确认您想要删除它。

3. 前往文件 | 另存为或使用（2）中的另存为按钮。使用您想要的文件名，并确保您正在使用.pptx文件格式。PowerPoint 会警告您 VBA 无法保存到无宏演示文稿中。点击是按钮继续。

4. 关闭您的文件并重新打开它，以便您看到自动保存已恢复。

在前面的示例中，我的目标是帮助您理解，如果您利用 Copilot 的知识为您创建代码行，任何重复性的清洁任务都有可能通过 VBA 完成。所以，直到 Copilot 能够独立完成，您就有了一个工具来避免大量的手动清理工作。

摘要

在本章中，我们学习了 Copilot 可以完成的任务，并讨论了良好提示的基础知识。我们还学习了如何借助 Copilot 创建新的演示文稿，如何总结演示文稿，以及它可以理解哪些任务来修改文件内容。

尽管我非常喜欢在我的 M365 环境中的许多其他应用程序中使用我的 Copilot 助手，但我确实认为它仍然在 PowerPoint 中处于开发中。我鼓励您尝试它并测试其极限，同时始终牢记，Copilot 创建的演示文稿远未准备好交付。请确保您始终使用适用于有影响力的演示的最佳实践来审查视觉效果。

在下一章中，您将学习如何使用 PowerPoint 中包含的、与您的常规 M365 许可证一起提供的其他 AI 工具来提高您的视觉效果。通过创建图像布局、视觉列表和时间线，或者创建无模板的演示文稿，您将看到设计师如何成为您下一个最好的朋友。

进一步阅读

• 关于 Microsoft 365 Copilot 许可计划的其他信息：learn.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-licensing

• 关于 Microsoft 365 Copilot 定价的更多信息：www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot#plans

• 关于 Microsoft 365 Copilot 最新更新的信息：support.microsoft.com/en-us/topic/latest-updates-for-microsoft-365-copilot-a5685141-8081-458c-80d6-42493aad51ed

• 关于学习 Copilot 提示的更多信息：support.microsoft.com/en-us/topic/learn-about-copilot-prompts-f6c3b467-f07c-4db1-ae54-ffac96184dd5

• Microsoft 的 Copilot Prompt 画廊：copilot.cloud.microsoft/en-US/prompts/

• 在 PowerPoint 中使用您组织模板的 Microsoft 支持网站：support.microsoft.com/en-us/office/use-your-organization-s-templates-in-powerpoint-2baa9e36-d4a7-4ef1-bb3e-39b39b7035d5

• 在 PowerPoint 中使用个人模板创建新演示文稿的 Microsoft 支持网站：support.microsoft.com/en-us/office/use-a-personal-template-to-create-a-new-powerpoint-presentation-71262c90-1447-4109-90f3-eb84f9d06c98

• 微软关于 Microsoft 365 Copilot 帮助和学习的支持网站：support.microsoft.com/en-us/copilot

• 微软关于使用 Copilot 保持演示文稿品牌一致性的博客文章：techcommunity.microsoft.com/blog/microsoft365insiderblog/keep-your-presentations-on-brand-with-copilot-in-powerpoint/4295913

• 微软关于在 Office 应用程序中开始使用 VBA 的文章：learn.microsoft.com/en-us/office/vba/library-reference/concepts/getting-started-with-vba-in-office

• 微软 Learn 关于在 Microsoft 365 Copilot 聊天中使用代理的文章：learn.microsoft.com/en-us/copilot/agents

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第六章：使用人工智能改善您的视觉

在本章中，我们将使用在 M365 版本的 PowerPoint 中已经可用几年的 AI 工具来创建吸引人的内容。微软的开发团队使得他们的应用程序套件能够理解用户试图做什么，并提出解决方案以帮助加快某些任务的流程。这些功能不需要 M365 Copilot 许可证！

尽管有许多利用 AI 的功能，但本章将重点介绍PowerPoint 设计师。基本上，设计师是一个会分析您正在做什么并自动提出专业外观设计理念的功能。并非所有建议的内容都与演示文稿的最佳实践一致，但它会为您提供一个良好的起点或成为灵感的来源。

到现在为止，我的目标必须很清楚，那就是让需要快速创建视觉吸引力和影响力的演示文稿的商业用户获得力量。向您介绍设计师将帮助您减少创建各种演示文稿元素所需的时间。在本章中，我们将讨论以下主题：

• 使用设计师创建出色的图像布局

• 使用设计师创建视觉列表和时间线

• 使用设计师想法从头开始创建演示文稿主题

技术要求

本章需要拥有 Microsoft 365 订阅并开启可选的连接体验——我们将在下一节讨论这个话题。由于订阅模式意味着应用程序会持续更新，更新频率可能由您的 IT 部门控制，或者您是否选择了微软的内部者计划，请阅读“进一步阅读”部分中提到的微软支持文章的要求部分。

使用设计师创建出色的图像布局

从我能记事起，我就听到用户在抱怨当他们被要求创建演示文稿时不知道从哪里开始。即使我已经解释了一个简单的规划内容的过程，但这并不意味着你会觉得创建视觉元素很容易。这就是为什么使用最新版本的 PowerPoint 并启用设计师功能将是一个优势。

设置设计师

在我们深入探讨在幻灯片中添加图像时可能获得的优秀设计理念之前，让我们确保设计师在您的应用程序中处于活动状态。作为微软的连接服务的一部分，这些服务利用 AI 并在连接到互联网时运行，您可能想要检查 PowerPoint 的一些选项。您需要访问文件 | 选项 | 一般选项，并查看隐私设置（1）和PowerPoint 设计师（2）部分（图 6.1）：

图 6.1 – 访问 PowerPoint 选项

在 PowerPoint 设计师部分，您将找到两个复选框，允许您决定是否希望设计想法自动显示以及是否希望为新演示文稿提供建议。如果这些选项变灰，您需要点击隐私设置...按钮。

在打开的隐私设置窗口中，您应该找到一个启用可选的连接体验复选框（ 图 6.2 ）。如果不可用，您需要与您的 IT 部门联系。您可以通过该窗口提供的任何链接了解更多有关这些设置的信息。

图 6.2 – 启用可选的连接体验

确保您的设置允许您使用设计师后，让我们继续了解如何使用此功能。

使用图像与设计师一起使用

让我们开始向空白幻灯片添加一些图像，以查看设计师的功能（ 图 6.3 ）：

图 6.3 – 设计师为标题幻灯片上的一个图像提供设计想法

快速提示：需要查看此图像的高分辨率版本？请在新一代 Packt Reader 中打开此书或在其 PDF/ePub 版本中查看。

新一代 Packt Reader 和此书的免费 PDF/ePub 版本包含在您的购买中。扫描二维码或访问 packtpub.com/unlock，然后使用搜索栏通过名称查找此书。请仔细检查显示的版本，以确保您获得正确的版本。

在空白标题幻灯片上，从Microsoft 的股票图像库中添加一张图像。如果您不熟悉 Microsoft 的股票图像，请参阅第七章，在使用和自定义股票图像和其他图形部分。如图 图 6.3 所示，设计师面板（ 1 ）应自动打开，显示标题幻灯片上一个图像的设计想法。滚动到列表底部可以访问查看更多设计想法按钮（ 2 ），为您提供更多布局选择。要将设计应用到您的幻灯片上，请点击您选择的布局（ 3 ）。

注意，如果您拥有 M365 Copilot 许可证，您的“设计”按钮将被标记为设计建议。

如果设计师面板没有打开，您可以使用位于主页选项卡或设计选项卡最右侧的设计师按钮。

当您向幻灯片添加第二张图像时，设计师将为您提供新的布局想法，始终考虑应用的幻灯片布局。在 图 6.4 中，向标题幻灯片添加了第二张图像。如您所见，新的布局以各种方式使用这两张图像，始终保留标题和副标题占位符：

图 6.4 – 添加两张图像生成新的图像布局

如果你决定在幻灯片上已有图像的情况下更改布局，设计师会简单地调整想法以适应新的布局。在以下示例中，标题幻灯片布局被修改为标题和内容（1），设计想法会自动调整（2）（图 6.5）：

图 6.5 – 更改幻灯片布局生成新的设计想法

自从本书第一版以来，你可以添加以获取设计想法的图像数量已经有所变化。你可以在幻灯片上添加多达六张图像，并从设计师那里获得非常有趣的布局（图 6.6）：

图 6.6 – 设计师在幻灯片上可以处理的图像数量

当设计师面板显示对不起，此幻灯片没有设计想法的消息时，这意味着你已经达到了图像、图标或插图的最大数量，或者你的幻灯片上有一个形状。首先使用设计师创建图像布局，然后添加幻灯片上所需的任何形状。一个很好的改进是停止建议想法直到我重新启动 PowerPoint链接。这样你就可以避免每次添加图像时都打开设计师面板。你可以从首页或设计选项卡中的设计师按钮手动打开它。

让设计师处理你的图像布局意味着它们会自动裁剪。如果你对某些裁剪结果不满意，有方法可以自己进行调整。在以下示例（图 6.7）中，选择了设计师布局用于六张图像：

图 6.7 – 调整图像裁剪

如果我想调整图像的裁剪方式，我需要选择它，打开图片格式选项卡（1），然后点击裁剪按钮（2）。当鼠标指针放在图像上时，它变成一个四向箭头，允许你移动图像以显示裁剪掉的部分（3）。当你对新的裁剪满意时，只需点击图像外的任何地方或裁剪按钮。

设计师背后的 AI 正在随着微软对工具的工作而不断进化。它也被用作使用 M365 Copilot 时的辅助工具，帮助你添加与整体配色方案和你的内容相匹配的幻灯片图像。它越来越擅长识别图像上的焦点，例如人脸，以避免以尴尬的方式裁剪。当使用公司模板时，设计师甚至会提供与你的模板设置相一致的布局。

使用设计师，您现在只需点击几下就能创建看起来很棒的图像布局。如果您使用的是微软的股票图片，库中的任何图形元素或视频都可以使用。

使用设计师改进 Copilot 生成的幻灯片

正如我们在上一章中讨论的，M365 Copilot 可以帮助您创建演示文稿的初稿。

就像任何其他 AI 工具一样，它并不总是返回优秀的内容，但它可以成为激发您灵感的途径。在第七章中，我们还将看到如何自定义股票图片库中的元素。在下一节中，我们将看到设计师如何读取您的幻灯片上的文字并提供视觉设计理念。

使用设计师创建视觉列表和时间线

许多时候，我听到客户告诉我他们没有时间搜索视觉元素，所以他们只是在自己的幻灯片上添加了文本或关键词。但现在，每个 Microsoft 365 用户都可以从设计师那里获得帮助，设计师将搜索您的文字以匹配相关的图片。不再有只有文本在幻灯片上的借口！让我们看看设计师如何将您的文字转换为视觉元素的几个例子。

列表中的设计理念

在 PowerPoint 中创建项目符号列表是我们做了很长时间的事情。对于这个例子以及接下来的例子，我还会向您展示设计师如何通过使用模板底部带有简单彩色矩形的幻灯片来保持品牌设计理念。

在图 6.8中，我们有一个标题和内容布局，包含三个简短的句子列表（1）：更新您的软件，更新您的系统，和重启您的计算机。根据您的设置，设计师面板（2）可能会自动打开，但如果它没有打开，您可以在主页标签的右侧点击设计师按钮，或者在设计标签的右侧边缘点击（3）以打开面板：

图 6.8 – 列表文本的设计理念

如您所见，设计理念列表不仅提供了视觉上吸引人的幻灯片，还提供了与主题相得益彰的图标或图像。如果选择第二个（图 6.9），我们可以看到与简短句子相关的图标。我还可以确认所选的图标颜色来自我的模板调色板。我唯一会改变的设计理念是第一个图标（1），因为计算机图标并不能很好地代表软件。如果您在图标库中使用软件关键词进行搜索，一个好的替代品可能是一个看起来像应用程序窗口的图标（2）。

图 6.9 – 将图标应用于幻灯片的设计理念

如果图标与您对主题的看法不符，它可以很容易地被更改（图 6.10）：

图 6.10 – 更改设计想法布局中提供的图标

点击图标（1）并使用更改图标功能（2）。然后你可以从系统提供的简短列表中选择另一个图标，或者点击查看所有图标…链接（3）来访问整个库。很多时候，设计师会使用SmartArt来建议一个新的视觉列表。如果你在选定的占位符左侧看到一个小箭头（4），点击它将打开文本窗格（5）。

设计师可以创建一个你可能在标准布局中看不到的新 SmartArt 类型。如果你提供了一个你喜欢的，请确保保留包含幻灯片副本的资源文件，这样你就可以轻松地在将来重复使用它。

因此，不要只使用文本幻灯片，花点时间浏览设计想法列表，并滚动到面板底部，在那里你会看到一个查看更多设计想法按钮（1）（图 6.11）：

图 6.11 – 使用查看更多设计想法按钮

这将为你提供更多选择的想法。

让我们继续讨论创建时间表的设计想法。

来自日期的设计想法

设计师功能还可以帮助你创建项目时间表。从一系列日期开始，你将获得设计想法（图 6.12）：

图 6.12 – 带模板和不带模板的时间表设计想法

你可以看到我输入一系列日期后提供的布局示例。我发现设计想法列表可能会随着时间的推移和是否使用模板或空白幻灯片而有所不同。在左侧（1）是使用模板时设计师的结果。在右侧（2），我们可以看到我使用空白幻灯片时提供的几个想法示例。再次提醒，如果你发现了一个你喜欢的布局想法，请确保保留副本并在自己的模板中重复使用。

如果你必须遵守严格的公司模板，我不会建议使用缺少公司模板设计元素的布局。相反，将 SmartArt 复制并粘贴到自己的品牌幻灯片中。在其他情况下，我会考虑它，因为它创造了一个视觉差异，有助于保持观众的兴趣。但请记住，许多建议的元素可能需要调整字体大小和对比度，或者如果它们不增加幻灯片的任何价值，则需要移除背景图像。

如果你需要在幻灯片中选择不同的设计，请保持一致，并在每次想要显示类似内容时使用它。在这个例子中，如果我必须在一个演示文稿中显示多个时间表，我会为每个时间表使用相同的布局。

因为当用户尝试设计者时，AI 会每天学习，微软的开发团队也在不断改进引擎，所以我们在演示文稿创建过程中会不断对这一功能的效率感到惊讶。

在本节中，我们看到了设计者功能如何提供与当前模板相匹配的想法。但如果你没有模板怎么办？或者，你正在创建一个一次性演示文稿，但没有模板怎么办？这就是下一节的主题，我们将看到设计者如何帮助你为你的演示文稿创建主题。

使用设计者想法从头开始创建演示文稿主题

你被要求就一个特殊主题进行演示，但你没有模板。当然，当截止日期紧迫时，人们会来找你。不用担心——你可以通过从一个空白演示文稿开始，并让设计者为你提供模板来加快创建过程。我可以看到人们对此皱起了眉头，尤其是在大公司里，他们有团队来创建企业模板，或者有预算来雇佣设计公司来做这件事。但对于没有团队和预算的小组织来说，设计者主题想法可以救命。

它的工作方式非常简单。从一个空白演示文稿开始，并在设计者面板（1）中激发你的设计灵感（图 6.13）：

图 6.13 – 为新的空白演示文稿提供的设计想法

当你应用其中一个设计（2），并在主页选项卡（3）中点击新建幻灯片时，你会意识到已经应用了一个模板，并且标准布局与空白演示文稿设计不同。好消息是，微软已经开始提供新的设计者想法模板，它们包含更多样化的布局，这使得它们与 Copilot 配合得更好。如果你已经阅读了第三章，你就知道幻灯片母版是如何工作的，并且如果你想要的话，你可以调整布局、颜色和字体。如果你想的话，设计者面板会一直为你提供设计想法，并且它们将与你所选择的主题相匹配。

如果你在你的幻灯片上输入一个标题，设计者会尝试与你的主题相关。例如，我输入了标题“财务结果”（图 6.14），并得到了一系列设计想法：

图 6.14 – 从标题中获取的设计主题想法

确保向下滚动列表，甚至使用底部的按钮来查看更多设计想法。你不会总是得到一份出色的结果列表，但通常它可以帮助你获得一个适合你的标题幻灯片的图像。

当您决定应用某个主题时，请先查看幻灯片布局。如果它们没有意义，或者您觉得调整它们的幻灯片母版将是一项大量工作，请不要使用设计师主题。当设计师没有提供任何值得使用的主题想法时，考虑回到微软提供的模板和主题。当您没有模板可用时，它们也可以是一个明智的开始，并且可能更快地定制。

正如您所看到的，借助设计师的想法，开始一个新的演示文稿主题可以很容易。有时它会为您提供有用的主题，有时则不会。只需确保您对颜色对比和字体可读性保持批判性的眼光，并根据您的需求调整提供的布局。

摘要

在本章中，我们讨论了 PowerPoint 的设计师功能，这些功能可以帮助您快速创建视觉冲击力强的幻灯片。您现在可以利用此功能为包含许多图片的幻灯片创建出色的布局，将项目符号列表改为更具视觉吸引力的样式，开始一个新的演示文稿，并利用设计师的主题想法。

除非您已经有了微软 365 订阅，否则没有理由只创建只有文字的乏味幻灯片，或者没有设计的空白 PowerPoint 演示文稿，因为您觉得自己缺乏创意，或者设计上有困难。但我确实需要提醒您一件事：如果您跳过所有规划步骤，只添加缺乏结构的内 容，使用设计师的设计想法可能有助于使您的幻灯片看起来不错，但并不一定有助于传达清晰的信息或使您的演示更具影响力。

在下一章中，我们将讨论如何在您的演示文稿中添加和修改各种视觉元素，例如地图、SmartArt 和微软的股票图片库。您还将学习如何使用应用程序内的一些工具创建新的形状。

进一步阅读

• 微软设计师支持文章（参见要求部分）：support.microsoft.com/en-us/office/create-professional-slide-layouts-with-designer-53c77d7b-dc40-45c2-b684-81415eac0617

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第七章：添加和修改视觉元素

即使我们已经讨论了 AI 如何帮助我们开始或改进我们的演示文稿，我们作为内容创作者，需要不断思考如何使我们的演示文稿更具影响力和视觉吸引力。PowerPoint 有许多功能可以帮助你，从其界面开始。

如果你已经阅读了第一章，你可能会记得我提到在规划幻灯片内容时考虑图像或视觉的重要性。现在是时候开始使用一些 PowerPoint 功能，将句子和项目符号转换为相关的视觉元素，这些元素将吸引人们的注意力，并让观众记住。

我的目的是帮助你发现一些不太为人所知的工具，因此我不会专注于添加简单的形状或插入未定制的库存图片。在本章中，我们将讨论以下主题：

• 插入和修改地图

• 将项目符号转换为 SmartArt

• 使用编辑点创建新形状

• 使用合并工具创建新形状

• 使用和自定义库存图片和其他图形

技术要求

本章讨论的大多数主题不需要拥有Microsoft 365 (M365)订阅，因为工具和功能已在 PowerPoint 的先前版本中介绍。我将标识仅在 M365 中存在的功能。此外，请注意，由于 PowerPoint 的订阅版本持续更新，某些功能在您的应用程序版本中可能看起来并不完全相同。

插入和修改地图

当我说你需要在创建演示文稿时开始视觉化思考，我的意思是停止在创建内容时自动导航。你需要传达的任何内容都需要被检查，以寻求创建它的视觉方式。让我们看看一个可以通过 PowerPoint 的一个功能（仅限M365和Office 2024）大大改进的内容示例（M365和Office 2024仅限）：插入地图。对于图 7.1中的幻灯片示例，我创建了一个表格，显示了到 2043 年将有超过六百万人口的四个加拿大省份：

图 7.1 – 列出四个加拿大省份及其到 2043 年的人口表格

这本身不是一个糟糕的幻灯片，但它确实缺乏视觉吸引力。相反，我们可以利用 PowerPoint 的地图功能，使加拿大内的每个省份都可见，就像图 7.2中所示：

图 7.2 – 在加拿大地图上显示的人口信息

如您所见，通过显示到 2043 年该国人口最多的地区，它增加了数据的趣味性，我们甚至可以使用不同的阴影来使哪个省份将拥有最多人口一目了然。因此，您不仅可以简单地列出数据，还可以使用视觉元素来帮助讲述您想要传达的故事。

由于您不能在 PowerPoint 中直接将表格转换为图表，让我们继续下一步骤，创建您自己的地图（图 7.3）：

图 7.3 – 在幻灯片的内容占位符中添加图表

• 选择表格中的数据并复制它（Ctrl + C）。

• 插入一个具有标题和内容布局的新幻灯片，然后在内容占位符中点击图表图标（1）。然后，在插入图表窗口中选择地图（2），并点击确定（3）。

• 占位符现在将包括一个世界地图（1）（图 7.4）：

图 7.4 – 更改插入地图的默认数据

快速提示：需要查看此图像的高分辨率版本？在下一代 Packt Reader 中打开此书或在其 PDF/ePub 复制中查看。

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• 应该出现一个 Excel 窗口，显示国家列表和数据；选择数据并删除它（2）。如果您看不到 Excel 数据，请点击功能区中的编辑数据按钮（3）。现在您可以将数据粘贴到第一个单元格中（Ctrl + V）（4），然后点击粘贴选项图标（5）以确保数据使用目标格式。这将移除表格格式（6）。

• 现在您可以关闭 Excel 数据窗口，开始格式化您的新地图。

根据我的优秀技术审稿人 Fiona 的测试，在美加以外的地理区域添加地图图表可能具有挑战性。PowerPoint 地图图表依赖于 Bing Maps，可能无法识别非正式或历史区域。与其使用英国，不如尝试英格兰、苏格兰、威尔士和北爱尔兰。在爱尔兰，使用县而不是省份。如果您来自其他国家并且有困难，您可以尝试使用格式 full country name – county。

理想情况下，我们应该至少移除图表标题（1）选项，因为幻灯片的标题已经提供了足够的信息（图 7.5）：

图 7.5 – 移除地图的标题和图例

• 要这样做，您必须点击图表右侧的加号（ + ）标志（ 2 ）并取消选中图表标题。在我的例子中，我还取消了图例的选中，因为我想要在地图上显示省份的名称。

• 如果您对地图的颜色不满意，可以点击工具栏上的更改颜色按钮（ 3 在 图 7.5 中）来做出更改。

快速格式化您想在地图上显示的所有信息的一种简单方法是打开格式化面板（ 图 7.6 ）。

图 7.6 – 打开格式化面板以快速格式化图表区域

要这样做，您需要切换到格式选项卡（ 1 ）并点击工具栏上的对话框启动器图标（ 2 ）以显示格式化面板，默认情况下应显示格式化图表区域。然后，您可以使用图表选项下拉菜单（ 3 ）选择您需要格式化的图表区域。

当从图表选项列表中选择系列选项时，格式化面板显示您可以自定义的三种选项类型的图标（ 图 7.7 ）：

图 7.7 – 使用系列选项面板调整地图

• 填充与线条 ( 1 ), 效果 ( 2 ), 和 系列选项 ( 3 ): 选择系列选项以进行任何所需的调整。

• 地图投影 ( 4 ): 这允许您根据现有的各种地图投影样式更改地图的视图。使用自动可能适合大多数用途。如果您有特定需求，请研究各种样式。

• 地图区域 ( 5 ): 这允许您选择要显示的地图区域。测试下拉列表中的选项，看看哪个最适合您想要传达的信息。同时，始终牢记哪种表示方式对您的观众来说最有意义。

• 地图标签 ( 6 ): 这允许您选择显示的标签。在我的例子中，我使用了显示全部，以便省份的名称显示在地图上，帮助那些可能不熟悉加拿大省份的观众。不过，这个选项有一个缺点：您将无法编辑地图标签的大小。我们将在本节稍后看到另一个选项。

• 系列颜色 ( 7 ): 这允许您在两种或三种颜色渐变之间进行选择。在我的例子中，我选择了发散（ 3 色 ），这让我可以为每个数据点选择一种颜色。

当使用系列颜色选项时，如果您无法使地图颜色改变得足够好，请查看 Excel 数据表，确保数字使用了正确的十进制点（点或逗号）。

现在我们已经用我们的颜色和省份标签定制了地图，是时候添加数据了（ 图 7.8 ）：

图 7.8 – 在地图上添加数据标签

• 要这样做，当地图在幻灯片上被选中时，点击功能区上的图表设计上下文标签（1），以便你可以访问添加图表元素按钮（2）。接下来，选择数据标签（3），然后显示（4）。更多数据标签选项…（5）选项打开格式数据标签（6）面板。我们现在可以看到显示在省份名称下面的数据。

在这个阶段，你可能想要考虑的两件事是格式化数字以减少小数位数和增加地图的大小。这是我们通过图 7.9 实现的：

图 7.9 – 格式化数据标签和增加地图大小

• 如果你想为你的标签添加一个类别名称（1）的值，以便你可以格式化字体大小和颜色，你需要勾选这个复选框。记住，如果文本框太小，你可能会有显示类别和数据的问题。如果是这种情况，不要使用图表选项添加名称和值。只需使用可以轻松修改或动画化的常规文本框。

• 打开数字类别（2），以便你可以将其更改为数字（3），并将小数位数减少到2（4）。这将提高你在演示文稿中数据的可读性。但我们需要进行其他更改以提高其可读性，所以请继续阅读！

• 通过选择并拖动一个角手柄（5）来增加地图的大小，并将其调整到幻灯片可以容纳的大小。在我的例子中，北领地的部分与标题重叠，所以我使用了格式标签中的向后发送 | 发送到后面选项（6）来确保标题仍然容易阅读。

• 现在，我们必须注意标签的字体大小。由于我们已经处理了标签选项，你的数据元素应该在地图上被选中（7）。你可以简单地回到主页标签并更改字体大小；如果空间允许，我建议你使用至少24 点来使数据更容易阅读。

警告

当你在图表中更改数据标签的字体大小时，不幸的是，PowerPoint 会将颜色更改为默认灰色。为了绕过这个问题，你需要选择这个颜色导致对比度问题的特定数据，并选择另一种颜色。

如果你尝试添加包含较小县、省或国家的地图，你可能会遇到地图标签显示不正确的问题。为了避免这种限制，可以不显示地图标签，并使用叠加在地图上的文本框。

如你所见，PowerPoint 提供了一种很好的方式来将有关地区或国家的数据置于上下文中。如果你使用的是比 Office 2024 更早的未连接版本的 PowerPoint，你将需要寻找其他替代方案来使用地图。

在下一节中，我们将讨论另一种将你的项目符号转换为 SmartArt 的方法，以使你的内容更具视觉性。

将项目符号转换为 SmartArt

我也是那些觉得SmartArt功能需要升级的用户之一。毕竟，它是在微软在Office 2007中将菜单替换为功能区时引入的，并且从那时起就没有得到太多改进。但我也觉得任何创建演示文稿的人都不应该需要付出太多努力来制作他们的内容，这就是为什么使用 SmartArt 可以是一个好的起点，以减少你使用的项目符号数量。

当然，如果你使用的是带有 M365 的 PowerPoint 订阅模式，你可以利用如第六章中讨论的设计师功能。但即便如此，有时设计想法可能不符合你对视觉效果的预期。

那就是使用转换为 SmartArt 图形功能可能有所帮助的时候（图 7.10）：

图 7.10 – 使用“转换为 SmartArt 图形”功能

• 当你在包含项目符号的幻灯片上时，首先选择内容占位符 – 简单点击占位符的虚线边框即可选中它。然后，在主页选项卡中，在段落组中，查找转换为 SmartArt 图形图标（1）。

• 你可以从下拉列表中的简短列表中进行选择，该列表提供了你转换后的项目符号列表的实时预览，或者点击更多 SmartArt 图形…（2）来浏览你可以从中选择的完整列表。

当选择浏览完整的图形列表时，将打开选择 SmartArt 图形窗口（图 7.11）：

图 7.11 – 选择 SmartArt 布局

• 你可以浏览所有 SmartArt 布局的列表，或者按类别浏览。不要只考虑视觉将如何看起来，还要考虑任何布局是否会使你的信息传达得更合理。在我的例子中，我使用了一个标题为创建更具影响力的演示文稿的幻灯片和一个我认为应该被视为过程的子弹列表。因此，我可以决定使用过程类别（1）中的任何布局来帮助使我的列表更具视觉吸引力，并点击确定（2）将其应用到我的内容上。

一旦应用了 SmartArt 布局，你将获得两个新的选项卡来自定义其外观（图 7.12）：

图 7.12 – SmartArt 设计选项卡中的工具

• 在SmartArt 设计选项卡（1）中，你可以访问许多工具来帮助你创建整体外观并在形状中包含文本。

• 在创建图形组（2）中，您将找到帮助您在布局中添加或删除形状的工具，或者将它们提升或降低以创建子类别的工具。可用的工具将取决于您选择的布局。尽管您可以使用该组中的按钮使文本窗格框可见，但它也可以通过 SmartArt 布局左边的箭头（3）打开。文本窗格框可用于同时输入新文本和创建新形状，或者编辑形状中的文本。如果您使用的是层次结构 SmartArt，您还可以提升和降低元素，这意味着您可以通过键盘上的Tab键或Shift + Tab键来增加或减少所选项目符号或形状的级别。

• 布局组（4）提供了访问布局画廊的权限，当您悬停在任何一个布局上时，都会提供实时预览，如果您想更改它，还可以访问整个布局列表。

• 如果您想更改 SmartArt 中形状的颜色方案或应用的效果，请使用SmartArt 样式组（5）中的功能。

• 在重置组（6）中，如果您对所做的所有更改不满意，可以轻松地将布局恢复到其原始外观。只需单击重置图形按钮即可。至于转换按钮，它允许您返回到您的项目符号列表或将 SmartArt 转换为单独的形状。本节稍后将展示 SmartArt 到形状转换的示例。

在 SmartArt格式选项卡上，您将看到许多也可以在开始和形状格式选项卡中找到的格式化工具（图 7.13）：

图 7.13 – SmartArt 格式选项卡中的工具

• 形状组（1）在您想要进一步自定义 SmartArt 时有一些有趣的工具。这就是您可以通过在更改形状画廊中选择新形状或决定通过使用更大或更小工具来更改布局中一个或多个形状的大小来更改布局中部分形状的形状（2）的地方。

如您所见，SmartArt 可以是一种帮助您减少设计时间同时使内容更视觉化的好方法。是的，仍然有文本，但使用视觉布局而不是项目符号可以帮助您的观众更好地理解概念或记住您的内容。我还推荐您阅读进一步阅读部分中的 Nolan Haims 的更好的牌堆，以便您获得更多关于如何使您的项目符号更视觉化的灵感，也许之后可以将 SmartArt 图形作为起点。

你也可以将 SmartArt 图形作为你某些内容的起点。而不是因为看不到适合你需求的布局而从零开始创建布局，我将向你展示如何利用“转换为形状”工具。以下示例来自我为一个会议创建的幻灯片，我想以形状的结构化布局显示在演示中遇到的挑战（图 7.14）：

图 7.14 – 结构化六边形的布局

有一个带有六边形的 SmartArt 布局，但它只允许你垂直添加形状。但无论如何，我还是用它作为起点来节省一些时间。以下是我之前示例中使用的布局的步骤，但请记住，你可以使用任何 SmartArt 布局来完成相同的事情并节省大量设计时间：

• 在“SmartArt 设计”选项卡（2）中使用“交替六边形”SmartArt（1）和“转换为形状”工具（3）（图 7.15）：

图 7.15 – 使用“SmartArt 转换为形状”工具

• 转换后，我们在幻灯片上留下一个矩形，需要解散它才能看到所有单独的形状。要做到这一点，转到“形状格式”选项卡（1），然后点击“分组”|“取消组合”（2）。现在你将在幻灯片上拥有所有单独的形状（3）。对于我的需求，我在继续之前删除了空白的矩形（图 7.16）：

图 7.16 – 解散形状

• 你可以删除矩形，然后选择所有剩余的形状以便你可以复制它们（图 7.17）：

图 7.17 – 使用键盘键和鼠标复制并对齐一组形状

• 在使用左鼠标按钮拖动形状的同时按住 Ctrl + Shift 键（1）。Ctrl 键用于复制，而 Shift 键将帮助在拖动形状时将水平移动约束为直线。当你开始看到细点线（2），称为智能向导时，你就会知道在哪里停止，当向导显示两组形状之间相同的空间时。

你可能意识到，因为我无需手动创建每个六边形并对齐它们，所以我节省了很多时间。所以，尽管我提到 SmartArt 需要一点现代化，但正如你所见，布局仍然可以作为创建各种视觉元素的起点。

在 PowerPoint 中绘制形状已经是一种使你的内容更具视觉性的方法几十年了。但如果默认的形状没有帮助怎么办？有一种方法可以使用“编辑点”工具修改默认形状，这是我们下一节的主题。

使用“编辑点”创建新形状

PowerPoint 中有许多默认的形状可供选择，但这并不意味着它们总是能满足您的需求。这时，编辑点工具就可以帮您解决问题！尽管它已经可用超过 20 年，但许多用户仍然不知道它的存在。访问编辑点有两种方法：

• 访问编辑点的第一种方法是选择一个形状（1），点击形状格式选项卡，然后转到编辑形状 | 编辑点（图 7.18）：

图 7.18 – 通过形状格式选项卡访问编辑点

• 第二种方法是右键单击形状并点击编辑点（图 7.19）：

图 7.19 – 通过右键单击形状访问编辑点

无论您选择哪种方法，您的形状现在将在两个线段相交或曲线结束的地方显示黑色圆点，具体取决于您幻灯片上的形状。每个这样的圆点都是一个顶点，您可以拖动它们来改变它们的位置。白色方块是帮助您添加或更改段曲线的把手。在我为图 7.20创建的示例中，我使用了一个矩形，将右上角的顶点移动，并给它添加了一个曲线：

图 7.20 – 使用编辑点重塑矩形

使用编辑点进行顶点重定位和曲线段弯曲只是您可以进行的修改之一。如果您在编辑点模式下右键单击一个段，您将可以访问一个上下文菜单，允许您对形状进行更多修改，例如添加一个点或删除一个段。您的鼠标光标形状将变为带有矩形的加号（+）符号，正如在图 7.21中看到的超大规模示例（1）：

图 7.21 – 在点击段后右键单击菜单

菜单中的操作可能会根据您点击的段落而变为灰色，如果您在顶点点上右键单击，您将获得针对点特定的操作列表。如果您是键盘快捷键爱好者，我建议您查看“进一步阅读”部分中列出的微软文章。如果您不了解自由形状工具，这篇文章也会帮助您了解更多相关信息。

我可以继续添加静态图像来尝试传达您可以使用编辑点做的一切，但最好的学习方法是亲自实验。如果您一直开着 PowerPoint，我建议您花点时间尝试我刚刚向您展示的基本操作。这可能会给您未来的演示文稿带来一些灵感。

编辑点不是在 PowerPoint 中创建新形状的唯一方法，这是下一节的主题，即合并工具。

使用合并工具创建新形状

如果您是按时间顺序阅读这本书的，您现在可能已经到了一个有很多创意想法来使您的演示文稿更具视觉吸引力的地方。同时，您可能也会觉得在 PowerPoint 中相同的旧标准形状列表中感到困惑，认为您将不得不联系一位图形设计师来创建您心中的内容。

在寻求帮助之前，请先阅读本节！合并形状工具可能正是您所需要的。我将通过三个可能对任何商业演示文稿都有帮助的特定示例向您展示如何使用此工具。

但首先，让我们探索您可以在哪里找到合并形状工具以及创建新形状时有哪些选项可用。正如其名所示，您需要在您的幻灯片上选择至少两个形状来激活此工具（图 7.22）：

图 7.22 – 激活并找到合并形状工具

选择您的幻灯片上的形状（1），然后点击形状格式选项卡（2）以找到合并形状工具（3）。当您打开下拉列表时，您将找到以下选项：

• 联合（4）

• 组合（5）

• 碎片（6）

• 相交（7）

• 减去（8）

您得到的结果始终取决于您选择形状的顺序。图 7.22中的联合形状（4）是先选择较浅的椭圆，然后选择矩形的组合结果。对于减去选项（8），形状A是先选择矩形，然后选择椭圆的结果，而B是先选择椭圆，然后选择矩形的组合结果。当您悬停在选项列表上时，您将获得结果的实时预览。如果您发现结果不是您预期的，无论是形状还是最终颜色，您可以取消选择形状，并按不同的顺序重新选择它们。

合并形状选择技巧

预测使用合并形状工具将得到的结果可能会让人困惑。但我会与您分享我认为听到的最好的类比，以帮助您理解这个概念，这是我从朋友迈克·帕克森在亿级图形那里听到的。您需要将您的形状想象成使用面团和饼干模具。决定哪个形状将是面团——您将首先选择的形状——以及哪个形状（们）将是饼干模具。这样做将帮助您在脑海中想象出将被移除或切割的部分。

现在您已经知道了如何激活工具，在哪里找到它，以及有哪些选项可用，让我们继续探讨在演示文稿中使用示例。

分割维恩图

显示各种组件之间的相交关系通常是通过使用 维恩图 来实现的。创建一个完美对齐的维恩图的最快方法是使用 SmartArt 中的 维恩图 布局。但是，如果你需要强调一个或多个相交部分，或者甚至使用微妙的动画来使相交部分在特定顺序中突出显示呢？我们可以尝试手动绘制单独的相交部分，但这并不是最有效的方法。相反，使用 Venn 图 SmartArt 布局上的 转换为形状 和 取消组合 工具。

如果你没有从头开始阅读这一章，你可以回到 图 7.15 来回顾如何转换和取消组合 SmartArt 布局。

在 图 7.23 中，你可以看到左侧的取消组合的维恩图（ 1 ）：

图 7.23 – 转换、取消组合和分割 SmartArt 布局

在右侧（ 2 ），你可以看到应用了 合并形状 工具的 片段 选项后的结果形状。我确实增加了形状之间的间距，以便你能够看到它们都是独立的部件。 你可以为形状应用各种颜色，以帮助你关注特定的数据。你拥有比简单地使用原始 SmartArt 布局更灵活的视觉效果，而无需花费大量时间来创建它。你可以使用任何具有重叠形状的 SmartArt 来完成类似的事情。

现在，让我们看看如何使用 合并形状 工具创建特殊的文字效果。

创建特殊文字

如果你曾经尝试过在不了解 合并形状 工具的情况下创建带有特殊运动效果的字母，我相当确信你不得不花费大量时间创建单独的文本框，也许还会因为某些形状效果没有显示在你的字母上而感到困惑。

再次，让我们使用 合并形状 工具，这样你就不必花费太多时间来创建美观的效果。你可以按照 图 7.24 中显示的步骤进行：

图 7.24 – 使用合并形状创建字母形状

• 在你的幻灯片中插入一个形状，并用你想要的文字颜色填充，或者任何其他颜色都可以（ 1 ）。然后，添加一个文本框并格式化文字的字体、大小和颜色（ 2 ）。

• 选择两个形状，然后转到 形状格式 选项卡（ 3 ），点击 合并形状（ 4 ），然后选择 片段（ 5 ）。

• 如果你首先选择形状，然后选择文本框，你将拥有形状颜色的段落（ 6 ）。

• 如果你首先选择文本框，然后选择形状，你将拥有原始文本框中字体颜色的段落（ 7 ）。

在这两种情况下，你只需要将字母形状移开，并使用形状格式化工具来创建所需的效果。如果你不熟悉形状格式化工具，你可以通过在功能区上点击形状效果按钮在形状格式选项卡中找到它们。

在图 7.25中，你可以看到我应用了斜面效果在较浅的文字（1）上，以及反射效果在较深的文字（2）上：

图 7.25 – 应用形状效果到字母片段

为了帮助你理解使用这种方法的优势，我还添加了具有相同字母、相同字体类型和大小（3）的单独文本框。它们应用了反射效果，但并不明显。如果你使用形状而不是文本框来输入单独的字母，你可以创建一些效果，但这仍然不如使用合并工具高效。

这里是一个如何使用相同的过程通过图像来创造性的例子（图 7.26）：

图 7.26 – 使用片段选项在图像上创建文本效果

• 添加一张全屏图像和覆盖其上的文本框 – 使用大字体以获得更好的效果。确保你有第二张将在最后一步使用的图像副本。

• 首先选择图像，然后选择文本框，转到形状格式选项卡，使用合并形状 | 片段来创建单独的字母。

• 删除带有剪贴字母的图像，添加原始图像，并将其发送到背景。根据需要调整字母的大小，并应用图像效果，例如斜面，然后 voilà！你现在有一个只花了几分钟就创建的美丽幻灯片效果。

我给出了使用合并形状工具的片段选项的一些具体效果的例子，这样你就可以轻松地在将来使用它们。但不要忘记，你也可以使用其他选项创建许多创意形状。熟悉工具的最好方法是尝试它们。

在本章的最后部分，我们将讨论如何将 PowerPoint 的股票图像选项作为起点，以及如何根据我们的需求自定义图像和图形。

使用和自定义股票图像和其他图形

如果你长时间使用 PowerPoint，你可能还记得剪贴画库，这是微软多年来在 Office 套件中提供的图形元素集合。随着设计预期的演变，它变得过时了，在大多数情况下在商业环境中不被认为是专业的。

随着 M365 订阅模式的引入，Microsoft 恢复了一整套全新的库存图片，我必须说它们看起来非常好。它还定期添加新的元素。如果你有 Office 2021/2024 版本，你将能够访问库存图片，尽管你不会得到完整的选项，因为此许可证不会获得功能更新。如果你是 PowerPoint for the web 的用户，它通过 Microsoft 账户连接到网站，但没有 M365 许可证，你将获得一个不包含被认为是高级内容的元素的库存图片子集。

你可能想知道你如何被允许使用库存图片和图形。好消息是：只要你有 Office 2021/2024 或 M365 许可证，并且你将它们用于 Word 文档、Excel 工作簿、SharePoint 网站或 PowerPoint 演示文稿中，无论是以幻灯片形式交付还是导出为 .pdf 文件，你就可以使用库存图片内容，甚至可以用于商业用途。你不被允许做的两件事如下：

• 将材料复制并粘贴到非 Microsoft 应用程序中（例如，网站）

• 将创意材料保存为图像或视频文件以在其他地方使用

如果你想查看有关此主题的 Microsoft 文章，请查看“进一步阅读”部分提供的链接。

要访问库存图片，你需要转到插入选项卡（1），然后单击图片（2）并选择库存图片…（3），或者你可以单击内容占位符中的图片图标（4）从列表中选择库存图片（图 7.27）：

图 7.27 – 插入库存图片

你将打开一个新窗口，其中包含七个内容类别可供选择。对于每个类别，创意内容都被分类到各种类别中，并且可以通过关键词进行搜索。请注意，关键词需要添加到你的应用程序语言中。让我们看看每个类别的示例（图 7.28）：

图 7.28 – 库存图片中的七种创意内容类别

1. 图片：这些是高质量的图片。

2. 图标：这些是看起来现代的图标，易于调整大小和重新着色。

3. 剪影人物：这些是没有背景的人物照片。

4. 贴纸：这些是类似社交媒体上的卡通图形。

5. 视频：这些是不同运动水平的短视频。

6. 插图：这些是易于调整大小和重新着色的矢量图形。

7. 卡通人物：这些是具有各种部分的卡通人物形象。

从Stock Images插入创意内容很容易，但您的任务是确保您包含的元素与您的信息以及您想要在演示文稿中呈现的整体外观相一致。如果您拥有 Copilot 许可证，您还可能想尝试要求它创建新的图片。

利用 Copilot 添加新图片

尽管我们在第五章中讨论了 Copilot，但在这里添加如何利用 Copilot 在您的演示文稿中创建新图片的方法是有用的。

从 Copilot 聊天开始，添加一个创建图片的提示。提供关于上下文、设置和风格的具体细节。在我的例子中，我使用了：创建一个商务环境中桌子上电脑的图片（1）（图 7.29）：

图 7.29 - 使用 Copilot 创建图片

当图片生成后，您可以通过点击+符号（2）将其插入到您的幻灯片中，或者点击复制图标（3）。

通过在聊天框中添加您的请求，持续提示以调整图片以满足您的需求（1）（图 7.30）：

图 7.30 – 使用自定义或建议的提示来细化图片

您还可以使用建议的提示来要求 Copilot 调整图片（2）。

添加到幻灯片中的图片被处理得与任何 Stock Images 创意内容相同，这意味着您可以自定义或调整它。让我们从 PowerPoint 中可用的图片格式工具开始。

使用图片格式工具

当您从Stock Images插入图片时，您将能够访问许多可以帮助您将其适应演示文稿需求的工具。在我给出一些示例之前，让我们先快速概述所有这些工具（图 7.31）：

图 7.31 – 图片格式工具概览

• 当您选择了一张图片时，您将看到图片格式选项卡（1）。

• 在调整功能组（2）中，您将找到帮助您更改图片视觉外观的工具。我们将在接下来的示例中看到其中的一些。

• 在图片样式功能组（3）中，您可以访问一个预定义样式的库，并且可以自定义边框并应用各种效果到您的图片上。

• 可访问性功能组（4）为您提供了一个按钮，允许您快速为您的图片添加替代文本。这是一个您应该在所有演示文稿中使用的功能，以确保您的内容对使用屏幕阅读器的人是可访问的。

• 排列功能组（5）包含帮助您在幻灯片上堆叠、对齐和旋转所有对象的工具，而选择面板帮助您查看幻灯片上所有对象的列表。

• 在大小功能组（6）中，您可以访问帮助您裁剪图片和调整其大小的工具。

当您在库中的图片插入图像或剪除人物时，您将看到图片格式选项卡（1）。此选项卡中的许多工具都易于使用；您只需要亲自尝试它们。以下是一些如何以创意方式使用其中一些工具的示例，以便您能够构建更具影响力的演示文稿。

移除图像的背景

如果您已经如第一章中所述正确规划了内容，您应该对您想要在演示文稿中包含的视觉元素有所想法。您不必浪费大量时间寻找完美的图像，您可以搜索包含您正在寻找的元素的图像，并使用 PowerPoint 中的移除背景工具来丢弃不需要的部分。

当使用移除背景工具时，为了获得最佳效果，您需要一张您想要提取的元素与图像其余部分对比鲜明的照片。如果您的图像由太多元素组成，或者您想要提取的主题的边缘被其余内容模糊，您将不得不付出更多的努力，结果可能不会如您所愿。

在以下示例（图 7.32）中，我插入了一张库中的图片中可用的带有模糊背景的鸟的图片（1）。然后，我转到图片格式选项卡（2），并点击了移除背景工具（3）：

图 7.32 – 查找“移除背景”工具

在图 7.33中，您现在有一个名为背景移除的新选项卡（1）：

图 7.33 – 使用背景移除工具

工具确定的背景在您的计算机上呈现为洋红色或闪亮的粉色，这表示将要移除的区域。在我的例子中，它看起来像图像中的灰色区域（2）。您需要对此步骤给予密切的关注，因为您主题的某些区域可能没有被包含在保留的内容中。在我的例子中，有五个洋红色的翼尖和缺失的白色尾尖（3），这意味着如果我不进行调整，鸟儿看起来就不会很好。

这时您需要使用背景移除选项卡中的精修组中的工具（4）：

• 标记保留区域：如果您点击此按钮，当您将鼠标悬停在图像上时，鼠标光标将变成铅笔形状。您需要左键单击并绘制您想要包含的部分——释放左鼠标按钮时，它将绘制一条绿色线条，该线条随后消失。

• 在处理过程中，您可能会看到主题的边缘发生变化，包括或排除其部分，因为系统试图找到您在图像其他地方刚刚包含的像素颜色。因此，您需要从一个主题与背景对比鲜明且不包含太多细节的图像开始。

• 标记要移除的区域：如果您有不想包含的区域，或者在前一个过程中被包含的区域，此工具允许您标记它们。这与保留区域的过程相同，只是您所画的线是红色的。您还需要注意在此步骤中进行的任何其他选择更改。

在这两种情况下，您不需要精确地绘制整个区域——您只需在需要包含或排除的颜色上画一条线即可。在关闭组（5）中，如果您对结果不满意，可以选择丢弃所有更改，或者选择保留更改以确认背景的移除。按键盘上的Esc键也会保留您所做的更改。

这里是我示例中使用的图像的结果（图 7.34）：

图 7.34 – 使用背景移除工具前后的图像

除了能够在演示文稿中使用无背景的图像外，使用背景移除工具还可以帮助您创建特殊效果。

如果您需要一个更强大的工具来从更复杂的图像中移除背景，您最好寻找在线解决方案。Photoroom有四个许可级别，从免费到企业级需求。

有时候，您可能不需要移除图像的背景，但仍希望对特定区域进行更近距离的聚焦。这就是下一节中各种裁剪工具可以派上用场的时候。

使用各种图像裁剪工具

当您想要调整图像大小并更改其焦点时，裁剪工具可以成为您的最佳助手。当您在幻灯片上选择图像时，它位于图片格式选项卡（1）中（图 7.35）：

图 7.35 – 在图像上使用裁剪工具

当您单击裁剪按钮（2）时，您将看到黑色角和侧边手柄，允许您决定图像的哪个区域将被显示（3）。在我的示例中，我移除了图像的左右部分，使其与左侧的占位符大小相同。

当您将鼠标悬停在图像上时，您的鼠标光标变成一个四向箭头（4），允许您将其定位，以便正确显示焦点元素。要确认更改，只需再次单击裁剪按钮（2），按键盘上的Esc键，或单击所选图像之外即可。

在创建内容时，还有两个可能有用的裁剪选项：裁剪到形状和宽高比（图 7.36）：

图 7.36 – 访问裁剪到形状和宽高比选项

要访问它们，您首先需要在您的幻灯片上选择至少一张图片，然后点击图片格式选项卡下方的裁剪按钮旁边的小箭头（1）。

• 当您选择裁剪到形状选项（2）时，您将看到所有 PowerPoint 中可用的基本形状的画廊，以便选择。选择一个形状时，它会自动裁剪您的图像并更改其形状。如果您决定所有图像都需要以特殊形状显示，这将很方便。您还可以将此裁剪选项应用于幻灯片母版中的布局中的图像占位符，以便自动化您的设计选择。如果您需要复习布局和占位符，可以参考第三章。

• 宽高比选项（3）为您提供了一组常见的宽高比供您选择，这允许您减少手动裁剪。

当您需要在一个幻灯片上构建所有图像都具有相同宽高比且图像数量超过设计器功能所能处理的布局时，此选项非常有用。您可以制作所有图像为正方形，宽高比为 1:1，然后使用对齐工具快速将它们显示在幻灯片上。

在结束本章之前，我们将了解如何自定义图标和插图，这是在股票图片中可用的两种创意内容元素。

自定义图标或插图

在本节开始时，我们看到了股票图片中可用的七种创意内容类型。现在我们将了解如何自定义图标和插图，以便它们与您的演示文稿的整体外观很好地融合。

在以下示例中，我插入了一台可以自定义的计算机（图 7.37）：

图 7.37 – 访问图形格式化工具

您可以从图形格式选项卡（1）访问格式化工具，点击功能区上的对话框启动器图标（2）以打开格式图形面板（3），然后右键单击插图以访问上下文菜单中的选项（4）。此最后操作还会使浮动格式化工具可用（5）。

根据您插入的插图，您将能够更改图形中某些元素的填充颜色，通过选择对比度高的轮廓颜色来改变外观，并使用图形样式组中的功能应用图形效果（6）。您只需尝试更改几个选项，看看您插入的插图如何反应。如果这样做不足以满足您的定制需求，那么您需要点击功能区或上下文菜单中的转换为形状（7）。

此操作会导致形状取消分组，以便每个形状都可以应用自定义格式（图 7.38）：

图 7.38 – 使用“转换为形状”在插图上的结果

在取消组合后，您可以使用每个形状的形状格式化工具，甚至删除或移动其中一些。正如您所看到的，浏览股票图片中提供的创意内容可以是一个很好的起点，帮助您节省一些设计时间。只需使用本节中介绍的工具来定制和调整它们以满足您的需求。

在取消组合插图以获得单独的形状后，您甚至可以更进一步，使用本章前面部分讨论过的编辑点和合并形状工具。如果您开始使用这些工具的力量，可能性将是无限的！

我刚才描述的步骤也可以用于股票图片中提供的图标，因为它们就像插图一样；这两个类别都被认为是易于调整大小和格式的矢量对象。您需要额外一步来访问单个形状（图 7.39）：

图 7.39：取消组合转换后的图标

在添加股票图片中的图标后，确保它被选中（1），然后转到形状格式选项卡（2）以访问取消组合（3）。这将使您能够访问形状（4），允许您删除、移动或更改其中任何一个的颜色。

如果您还没有尝试本章中描述的工具，我强烈建议您留出一些时间来尝试。熟悉您不熟悉的功能和工具的唯一方法是通过实践。

摘要

在本章中，我们讨论了如何通过添加地图和使用和自定义 SmartArt 来在您的幻灯片上创建更具视觉吸引力的元素。我们还学习了如何使用编辑点和合并形状来创建自己的形状，并自定义 Microsoft 在股票图片库中提供的创意内容。

您现在已经拥有了足够关于工具和特性的知识，可以开始创建自己的视觉内容或调整 PowerPoint 中提供的任何默认元素。是的，您可能会在某些时候感到被可能性所淹没。毕竟，我们的大脑并没有一个可以开启或关闭的创造性开关！

只需给自己一些时间来熟悉这些工具，并且不要觉得您需要一次性改变所有的视觉元素。这里有一个挑战：在您的下一次演讲之前，安排更多的时间来设计，并设定目标使用本章中学到的一种技术。随着您对工具和功能的熟悉程度提高，您可以在内容中实施更多的视觉变化。

在下一章中，我们将讨论如何添加和修改多媒体元素。您将学习如何在演示文稿中包含视频和音频，使用一些基本的编辑工具，并使用 PowerPoint 创建视频。

进一步阅读

• 关于《更好的讲台》，由诺兰·海姆斯所著：thebetterdeckdeck.com/

• 编辑点键盘快捷键：support.microsoft.com/en-us/office/draw-or-edit-a-freeform-shape-44d7bb9d-c05c-4e1c-a486-e35fc322299b

• 库存图片的使用条款和许可，用简单语言说明：support.microsoft.com/en-us/topic/what-am-i-allowed-to-use-premium-creative-content-for-0de69c76-ff2b-473e-b715-4d245e39e895

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第八章：添加和修改多媒体元素

在视觉内容创建方面，到目前为止，我们已经了解了一些 PowerPoint 的功能，它们利用了人工智能，以及其他帮助我们使用视觉元素而不是文本和项目符号的功能。现在是时候通过学习如何包含多媒体元素来进一步提升您的演示技巧了。

添加多媒体元素将有助于使您的演示文稿更具影响力，通过提供内容多样性，同时通过简短视频而不是长篇文字说明，使某些主题更容易学习。

在本章中，我们将讨论以下主题：

• 插入和格式化视频

• 插入和格式化音频

• 使用Cameo功能

• 插入用于演示的截图或屏幕录制

• 从演示文稿创建视频文件或 GIF

技术要求

本章讨论的大部分主题不需要 M365 订阅，因为工具和功能已在 PowerPoint 的先前版本中介绍。我将标识哪些功能仅在 M365 中可用。此外，请注意，由于 PowerPoint 的订阅版本正在持续更新，因此某些功能在您应用的版本中可能看起来并不完全相同。

插入和格式化视频

将视频插入到您的演示文稿中可能看起来是一项艰巨的任务，主要原因通常是许多用户感到被所有可用的格式和与所使用 PowerPoint 版本兼容性问题所压倒。因此，让我们首先定义支持的文件格式。

支持的视频文件格式

在 PowerPoint 中选择视频文件格式曾经有如此多的变量！支持的文件格式高度依赖于几个因素，包括安装的 Microsoft Office 版本、我们是否使用 Windows 或 Mac、安装的操作系统版本以及演示文稿将在哪种设备上查看。好消息是，PowerPoint 的现代版本（2021、2024 和 M365）简化了该列表的复杂性。

警告

如果您仍在使用Office 2010（支持已于 2020 年 10 月结束）或Office 2013（支持已于 2023 年 4 月结束），您正在使您的计算机面临重大的安全风险。对于Office 2016和Office 2019，支持结束计划于 2025 年 10 月，而Office 2021的支持结束计划于 2026 年 10 月。我最好的建议是投资于一个最新的版本，例如Office 2024（一次性购买，支持至 2029 年 10 月），或一个M365订阅，这样您就可以始终使用功能和安全性的最新版本。如果您仍在使用Windows 7（支持已于 2020 年 1 月结束）或Windows 8.1（支持已于 2023 年 1 月结束），您也处于风险之中。计划于 2025 年 10 月结束对Windows 10用户的支持，这意味着只有Windows 11将得到支持。

仍然有相当多的视频文件格式在流传——请参阅进一步阅读部分中的 Microsoft 文章，但请记住，我们想要确保我们演示文稿中包含的视频能在大多数设备上播放，并且被大多数操作系统支持。以下是可以查找的两个格式：

• 在 Windows、macOS、Office for iOS 和 Office for Android 上支持 .mp4 格式

• 在 Windows 和 macOS 上支持 .avi 格式

有些人可能会说我在这里跳过了很多技术细节，他们是对的。我只是遵守了对所有需要保持事情简单化的商人的承诺。如果您在演示文稿中插入上述任何一种视频文件格式，您很可能会避免遇到问题。

如果您遇到任何问题，例如您的硬件不支持在演示文稿中播放视频，请查看进一步阅读部分中列出的其他 Microsoft 资源，以获取有价值的信息。

现在您对视频文件格式有了更多了解，我们可以继续学习如何在演示文稿中插入视频。

插入视频文件

在您的演示文稿中使用视频可以是很有价值的，无论是为了帮助您讲述更强大的故事，还是为了比文本描述更快地演示一个手动过程。无论如何，请确保您选择一个相关且简短的视频。在我们的快节奏世界中，人们的注意力跨度很大，所以我建议保持您的视频简短。多长才算合适？一个节奏快的视频可能能让您的观众保持专注长达 2 分钟，但目标是 30 到 60 秒。如果您展示的是一个较长的过程，我们将在下一节中看到如何使用格式化工具将文件裁剪成更短的片段。

在您的演示文稿中插入视频可以通过三个 PowerPoint 占位符之一或使用插入选项卡来完成。我们将看到这两种方法。

从占位符插入

我已经创建了一个幻灯片布局，其中包含三种类型的占位符，您可以从这些占位符中插入视频文件到您的演示文稿中（图 8.1）。让我们看看如何：

图 8.1 – 包含内容、图片和媒体占位符的幻灯片

• 从内容占位符（1），点击相机图标会打开一个窗口，让您从电脑中浏览文件。这意味着如果您已将云存储同步到文件资源管理器，您也可以从同一个窗口访问这些文件。如果您点击图片图标，它将打开一个列表，您可以通过它访问库存图片，其中有一个视频标签，如第七章中所述。

• 从图片占位符（2），点击插入图片也会提供对库存图片库的访问。

• 从媒体占位符（2），点击插入媒体会打开与内容占位符相同的窗口，以选择您的文件。

重要提示

从占位符图标添加的视频不会受到占位符大小的限制，就像我们为图片占位符所看到的那样。它们通常会被添加为全幻灯片大小的视频。你需要使用视频格式化工具并做一些手动工作来调整它们的大小。图 8.1中的幻灯片示例在现实生活中的条件下可能不是一个高效的布局。

如果你需要回顾占位符的相关内容，请参阅第三章。在下节中，我们还将再次讨论如何从股票图片库中插入媒体。

当你提前计划幻灯片布局时，将视频添加到演示文稿中只需两步：一步选择布局，另一步点击适当的图标。但如果你不经常使用视频，你可以简单地使用你文件中的任何布局的插入选项卡。

从你的电脑或股票图片中插入视频

你可能并不总是为视频计划幻灯片布局。如果是这种情况，只需使用任何布局，然后点击插入选项卡（1），然后点击功能区上的视频按钮（2），以获取从以下位置插入视频列表（图 8.2）：

图 8.2 – 使用插入选项卡从你的设备或股票图片中添加视频

根据你的电脑屏幕大小或分辨率，你可能无法直接在功能区看到视频按钮；寻找媒体按钮，然后在下拉菜单中点击视频。

然后，你可以选择此设备…（3）并从打开的插入视频窗口中选择一个视频文件。只需在任意网络服务器或同步云文件上本地浏览。

当你选择股票视频…（4）时，它将在视频选项卡中打开股票图片库。列表中的每个缩略图都有一个小的相机图标，表明它是一个视频文件。

需要指出的是，当你从占位符或使用插入 | 视频选项插入视频时，视频文件将成为你的 PowerPoint 文件的一部分。你可以在任何电脑上使用你的演示文稿文件，因为它包含了你的视频，尽管你需要测试播放以确保你的演示文稿可以顺畅运行。但这确实意味着视频的大小会被添加到整个演示文稿文件的大小中，如果你嵌入了一个大视频文件，这可能会导致文件变得非常大。我们将在本章后面讨论如何处理文件大小。

链接到视频文件

当从你的设备插入视频文件时，插入视频窗口确实还有一个隐藏的选项（图 8.3）：

图 8.3 – 在插入视频窗口中链接到文件

在点击插入按钮而不是点击它右侧的小箭头（1）以打开包含链接到文件选项（2）的下拉列表之前，你需要这样做。这个选项正是它所说的那样——链接到一个文件，这可以减小你的演示文稿文件大小。但是有一个注意事项：如果你的视频文件从原始位置移动或重命名，你会收到一个错误消息。使用链接功能最安全的方法是始终将视频文件放在与你的演示文稿文件相同的文件夹中。如果你需要在另一台电脑上展示，你需要确保你正在访问包含视频文件的文件夹，无论你使用的是 USB 便携设备还是云存储。

插入在线视频

我还想向您展示一个最终的插入视频功能，这个功能也来自插入标签页，通过点击视频按钮（2）——在线视频…（3）选项（图 8.4）：

图 8.4 – 将在线视频插入到你的幻灯片中

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选择在线视频…会打开一个新窗口，其中有一个字段，你可以粘贴你的视频地址（4），以及一个包含支持的视频提供商（5）的列表。自从本书第一版编写以来，有一个很好的补充，那就是可以链接到 SharePoint 站点或 OneDrive for Business 上的视频。

例如，我复制了我 YouTube 频道上的一段视频地址（6）来展示显示的内容。当你点击插入按钮（7）时，视频就会在幻灯片上可用。你需要调整其大小，静态图像看起来会有像素化，但在幻灯片放映视图中看起来会非常完美。如果你决定在演示中展示在线视频，有三个重要的事项需要考虑：

• 视频并未包含在你的文件中。它链接到互联网上的地址。如果你在一个没有 Wi-Fi 或有线网络访问的环境中展示，它将无法播放。

• 当在网络上链接视频时，您需要确保您有权展示该视频。如果这不是您的内容，请确保阅读网站上的使用条款和隐私政策细节。在进一步阅读部分查看 Microsoft 支持文章或点击窗口中的了解更多信息链接（8）。

• 如果您将在线视频设置为全幻灯片，当它到达结束时，点击视频不会带您进入下一张幻灯片！当使用演示者视图（见第十三章），您可以在网格视图中访问您的幻灯片并点击下一张幻灯片。如果您不使用演示者视图，请计划将视频大小调整为小于幻灯片大小，这样您就可以将鼠标光标移到幻灯片上并点击以访问您的下一个视觉元素。

需要记住的是，在线视频无法使用 PowerPoint 的视频格式功能进行编辑或格式化，这是我们下一个章节的主题。

格式化视频文件

在将视频文件插入到您的演示文稿中后，当您在幻灯片上选择它时，您将获得许多格式化功能。在我给您提供一些示例之前，让我们先快速概述一下视频格式选项卡中的工具（1）：

图 8.5 – 使用视频格式选项卡中的格式化功能

• 在预览组中，您可以使用播放按钮（2）来开始和暂停您的视频。您还可以使用幻灯片底部视频上的播放按钮（3）。

• 在调整组（4）中，您可以使用帮助您校正亮度和对比度以及重新着色视频的工具。我们将在接下来的示例中讨论海报框架和重置设计。

• 视频样式组（5）为您提供预定义样式的库，您可以自定义形状和边框，并应用各种效果到您的视频上。

• 可访问性组（6）为您提供快速添加 Alt 文本到视频的按钮。这是一个您应该在所有演示中使用的功能，以确保您的内容对使用屏幕阅读器的人是可访问的。

• 在排列组（7）中，您有与上一章中图片可用的相同工具。它们帮助您在幻灯片上分层、对齐和旋转所有对象。您还可以从该功能组打开选择面板。

• 在大小组（8）中，您可以访问帮助您裁剪和调整视频大小的工具。

• 除非您已禁用设计器（9），否则如果您已插入视频且演示模板兼容，您也应该看到设计想法。

此选项卡中的许多工具都易于使用；您只需要亲自尝试它们。以下是一些如何使用其中一些工具的示例，以帮助您根据需要修改视频。

为您的视频选择海报框架

海报框架是我们播放视频之前看到的静态图像。让我们看看帮助您控制该静态图像将显示什么选项（图 8.6）：

图 8.6 – 更改视频海报框架的选项

• 确保您的视频已选中，并打开视频格式选项卡（1）。

• 点击海报框架按钮（2）。

• 当前帧选项（3）允许您在某个图像（4）上暂停视频，并将其用作静态图像。当海报框架中有人面部表情不佳时，此选项可能很有用。您还可以选择从文件中图片…（5）并选择您在企业库中的图像。

• 重置选项（6）简单地擦除您对海报框架所做的更改，将视频恢复到其原始显示状态。

更改海报框架可能有用的情况示例是，如果您有一个企业视频，并且更愿意在播放之前看到一个大型的标志或办公室的图像作为静态图像。如果您不喜欢在播放视频之前看到的图像，请更改它！

让我们继续更改视频的形状和焦点。

更改视频的形状和裁剪

在演示中使用视频时，您不需要保持它们的原始矩形形状。我通过首先在幻灯片上插入三个视频来创建一个示例，这导致视频层层叠加并覆盖整个幻灯片。为了节省时间，我通过一键（1）应用设计理念来调整视频在幻灯片上的大小和位置（图 8.7）：

图 8.7 – 应用设计理念创建的幻灯片布局上的三个视频

在选择面板（2）中，我们可以看到我们添加了三个视频（3）和两个直线连接器（4）。

如果您不记得如何显示选择面板，请回到第三章，在使用锁定功能为占位符或对象部分。

设计师是一个快速更改布局的有效方式，但很多时候它会添加与演示设计不匹配的装饰形状。当您添加了设计师的装饰项目，例如前一个例子中的直线连接器时，如果它们在您的设计中不是必需的，您只需在选择面板中选择它们，然后在键盘上按删除键。默认情况下，设计师添加的对象始终处于锁定状态，但您可以在选择面板中使用锁图标轻松解锁它们。提醒一下，设计师及其设计理念仅作为带有 M365 许可证的连接服务提供。

要更改视频的形状，你首先需要确保它被选中，这样你才能访问视频格式选项卡（1）（图 8.8）：

图 8.8 – 更改视频的形状

• 点击视频形状按钮（2）并从图库中选择任何形状。

• 我的下一个例子是用五边形（3）和两个箭头形状（4）创建的。

• 如果你关于形状改变了主意，你总是可以点击重置设计按钮（5）

如果你明智地选择你的视频并为每个视频赋予一个传达过程的形状，它们可以展示你解释的每个步骤。这种例子在图 8.9中展示：

图 8.9 – 三个形状为五边形和两个箭头的视频，以展示一个过程

更改视频的形状可能并不总是满足你的需求。如果你只想有一个正方形而不是矩形怎么办？这就是裁剪工具能帮到你的时候（图 8.10）：

图 8.10 – 在视频上使用裁剪工具

• 当视频被选中时，如果它尚未显示，请点击视频格式选项卡（1）。

• 点击裁剪按钮（2）。使用边框上的任何黑色裁剪手柄在播放时隐藏视频的一部分。在示例中，左侧的手柄（3）被移动到右侧，这样视频就会变成一个正方形。

需要注意的是，如果在裁剪视频后你改变了主意，你需要回到裁剪按钮，移动手柄或将其他元素滑动到焦点区域。使用重置设计按钮对裁剪没有影响。即使重置设计 & 大小按钮移除了裁剪，它也会恢复视频的原始大小，这可能会比你的幻灯片大小更大。了解这种行为将帮助你根据视频决定什么最适合你。

现在我们已经看到了一些视频的格式化选项，是时候讨论播放选项了。

更改一些视频播放设置

当视频被选中（1）时，有一个第二个选项卡允许我们进行更改。让我们快速看一下播放选项卡（2）的选项（图 8.11）：

图 8.11 – 视频播放选项卡选项

• 预览组（3）有一个播放按钮，允许你开始或暂停视频。

• 书签组（4）用于添加可以在高级动画序列中使用的书签。一个例子将在第九章中给出。

• 在编辑组（5）中，你有修剪视频和添加简单淡入淡出效果的工具。

• 视频选项组（6）允许您对音量、控制视频何时开始以及设置视频如何播放进行各种更改。请注意，从您的设备插入的视频的默认播放方式是点击顺序，而不是自动。请确保根据您的期望结果进行选择。

• 字幕选项组（7）允许您上传.vtt格式的字幕文件。如果您想使您的演示文稿更具可访问性，这一步不应被忽视。它允许人们在视频播放时阅读所说的词语。这与字幕不同，字幕可以在您的现场演示中用来向观众展示您所说的词语。

• 在保存组（8）中，另存为按钮是一个快速将视频保存为单独.mp4视频的方法。请注意，在 PowerPoint 中进行的任何格式或播放更改都不会反映在媒体文件中——您得到的是原始格式和持续时间。

从之前列出的各种选项中，我们首先将更详细地查看编辑组中的裁剪视频功能。正如其名称所暗示的，它可以帮助您裁剪视频的开始或结束部分。它不能替代专业的视频编辑软件，但在您没有其他软件只有 PowerPoint 或没有创意团队支持的情况下，它可以作为一个快速修复方案。

要访问裁剪选项，您需要首先选择一个视频并转到播放选项卡（1），然后点击裁剪视频（2）（图 8.12）。让我们探索如何裁剪我们的示例视频：

图 8.12 – 访问和使用裁剪视频功能

• 在裁剪视频对话框的标题栏下方，您将找到视频的名称及其持续时间。在我们的示例中，我们看到视频 6和持续时间：00:09,042。

• 您可以使用播放箭头或上一帧或下一帧箭头（4）来帮助您找到您想要开始和结束视频的位置。

• 一个更快的方法是点击并拖动左侧的起始标记（5），在界面上呈绿色，并观看预览窗口以停止移动到您想要开始的位置。您也可以用相同的方法操作右侧的结束标记（6），在界面上呈红色，以选择您想要停止视频的位置。

移动两个标记后，您将看到新的剪辑持续时间（1），以及精确的开始时间（2）和结束时间（3）详细信息（图 8.13）：

图 8.13 – 裁剪视频的开始和结束时间

剩下的唯一操作就是点击确定按钮（4）以确认更改。

最后，让我们更仔细地看看播放选项卡中可用的视频选项设置，以便您更好地了解您可以更改的内容以及原因（图 8.14）：

图 8.14 – 播放选项卡中视频选项的概述

• 音量按钮（1）允许你为你的剪辑选择音量级别。在大多数情况下使用高设置可能是最好的，这给你或虚拟演示时的观众提供了调整演讲者音量的机会。如果自动勾选了静音设置旁边的复选框，通常是因为剪辑没有声音。

• 开始选项（2）通常设置为自动，这意味着当你在幻灯片放映过程中到达该幻灯片时，视频会自动开始。点击箭头会弹出一个列表，允许你选择另一个设置。"点击顺序"意味着你可以在动画序列中启动视频，这使得使用演示文稿遥控器变得容易。"点击时"选项需要你点击视频或播放器来启动它。我们将在下一章中看到一个视频动画设置的例子。

• 全屏播放选项（3），当勾选时，确保在幻灯片放映模式下视频将全屏播放。如果你想在幻灯片上显示多个视频，如菜单，你可以使用此选项确保一次只关注一个全屏视频。

• 不播放时隐藏选项（4）允许你在播放视频之前将其隐藏。请注意！如果你选择了此选项并且点击时启动选项，你将永远无法点击视频。

• 循环播放直到停止选项（5）如果你想要确保一个短剪辑在你点击它暂停或切换到另一个幻灯片之前一直播放，这是一个不错的选择。

• 播放后倒带选项（6）可以在你想要确保视频在播放结束后返回第一帧或海报帧时使用。

现在我们已经看到了在演示文稿中插入和格式化视频的基础知识，让我们继续学习如何插入和格式化音频剪辑。

插入和格式化音频

在某些情况下，在你的演示文稿中使用音频特别有用，但我经常听到用户因为所有格式和兼容性问题而感到困惑，就像我们之前讨论视频时那样。再次强调，让我们首先定义支持的文件格式。

支持的音频文件格式

由于音频和视频的版本和兼容性问题相似，我不会重复在视频部分所做的介绍。我将在进一步阅读部分再次引用讨论视频和音频格式的 Microsoft 文章。如果你想确保包含在演示文稿中的音频文件在大多数设备上播放，并且被大多数操作系统支持，以下是你可以查找的三个格式：

• .mp3格式在 Windows、macOS、iOS 和 Android 上受支持

• .mp4格式在 Windows、macOS 和 iOS 上受支持

• .wav格式在 Windows、macOS 和 Android 上受支持

再次提醒，我跳过了许多技术细节。但正如微软在其自己的支持文章中提到的，知道文件名就足够查找正确的文件或必要时使用文件转换器。如果您将上述音频文件格式之一插入到您的演示文稿中，您很可能会避免遇到问题。如果您遇到任何问题，进一步阅读部分中列出的微软资源将帮助您。

现在您对音频文件格式有了更多了解，我们可以继续在演示文稿中插入音频。

插入音频文件

在您的演示文稿中使用音频可以是很有价值的，无论是帮助您讲述更强大的故事，还是帮助您的观众通过聆听相关音频更好地理解。也有时候，当演示文稿在没有演讲者观看时，需要音频来添加旁白。正如我们之前提到的视频一样，音频应该是相关且简短的。

在您进行演示时使用音频，我建议将音频剪辑的长度控制在视频长度以下，因为观众只有听的内容——少于 30 秒将是一个很好的目标。如果您使用 PowerPoint 创建培训，您应该计划显示静态幻灯片少于一分钟或使用顺序动画，以便内容看起来更加吸引人和生动。

您不能从占位符中插入音频。您需要使用 插入选项卡（1）（图 8.15）：

图 8.15 – 在演示文稿中插入音频

• 当您点击 音频按钮（2）时，您将打开一个包含两个选项的列表。如果您看不到按钮，请查找 媒体。

• 点击 我的电脑上的音频…（3）选项将打开一个窗口，以便在您的电脑上浏览文件。

• 点击 录制音频…（4）选项将打开 录音声音对话框，您可以在其中为您的录音命名（5）。准备好后，使用录音按钮（6）启动它，完成时使用停止按钮（7），使用播放按钮（8）来收听您的录音，然后点击 确定按钮将其插入到您的幻灯片中。

如果您想录音，请确保您的电脑连接了麦克风。这将提高录音的质量。

• 在从您的电脑插入音频文件或录制剪辑后，您将在您的幻灯片上看到一个音频图标（9），下面是播放选项的播放器。

当您的音频文件已插入并且已选中您的幻灯片（1）时，您将可以访问两个新的选项卡：音频格式（2）和播放（3）（图 8.16）：

图 8.16 – 选择音频文件可访问音频格式和播放选项卡

让我们看看在 音频格式选项卡中哪些元素可能有用。

格式化音频文件

在音频格式选项卡中，你看到的功能组与我们在上一章讨论图片格式时看到的一样。这主要是因为你的音频文件图标被视为图片对象。由于图标通常在演示过程中被隐藏，你不需要在这个选项卡上花费任何时间。但我将向你展示一个可能对某些演示有趣的技巧。

如果你的主题需要你在幻灯片上播放几个音频剪辑，你可以通过使用更改图片按钮（1），用图片（2）或图标（3）替换音频图标来实现。这样做会为你提供一个很好的视觉线索来选择你想要播放的音频（图 8.17）：

图 8.17 – 用图片或图标替换音频剪辑图标

如果你使用的图标或图片看起来像是被裁剪过的，你可能需要使用重置图片（4）然后重置图片和大小（4）来将其恢复到原始大小比例。这种行为已经演变为保持音频图标的比例，而不是其替代图像或图标。

注意，在替换原始图标后，你将无法将其重置回原始图标。但你可以回到微软图标库并搜索与原始图标相似的图标内容；使用audio关键字会得到很好的结果。

大多数情况下，你不需要在音频格式选项卡中更改任何内容，你可以直接打开播放选项卡，这是下一节的主题。

更改一些音频播放设置

当选择音频剪辑（1）时，会有第二个选项卡允许我们进行更改。让我们快速查看播放选项卡（2）的界面（图 8.18）：

图 8.18 – 音频播放选项卡

• 预览组（3）有一个播放按钮，允许你开始或暂停音频。

• 书签组（4）用于添加可以在高级动画序列中使用的书签。

• 在编辑组（5）中，你有一些工具可以修剪音频并添加简单的淡入和淡出效果。

• 音频选项组（6）允许你对音频音量、开始时间和播放方式进行各种更改。只有两个选项与我们在上一节格式化视频文件中讨论的不同：

  • 跨幻灯片播放是一个允许声音在背景中播放的选项。

  • 在演示时隐藏是如果你想确保音频图标在演示过程中不可见时使用的选项。在正常视图下，图标也可以被拖到幻灯片外部，但这样做可能会在编辑幻灯片时根据你使用的缩放比例而难以看到。

• 在音频样式组（7）中，你有两个按钮：

  • 无样式：一键将音频选项重置为默认设置

  • 背景播放：一键设置音频在所有幻灯片中播放，例如背景音乐

• 字幕选项组（8）允许你上传.vtt格式的字幕文件。如果你想使你的演示文稿更具可访问性，这一步不应被忽视。它允许人们阅读音频中说的单词。注意：字幕将只在你添加音频的幻灯片上显示。

• 在“保存”组（9）中，“另存为”按钮是一个快速保存音频到幻灯片上作为其自己的.mp3文件的途径。请注意，在 PowerPoint 中进行的任何格式或播放更改都不会反映在媒体文件中——你将获得原始格式和时长。

现在我们来看看 PowerPoint 的修剪工具，它可以帮助你调整音频时长以适应你的需求。

使用修剪音频工具

修剪音频工具的工作方式与之前讨论的修剪视频工具大致相同。与修剪视频工具一样，它并不能替代专业的音频编辑软件应用，但在没有其他软件（除了 PowerPoint）或创意团队支持的情况下，它可以作为一个快速修复方案。

要访问修剪选项，你需要首先选择一个音频文件，然后转到“播放”选项卡（1），然后点击“修剪音频”（2）（图 8.19）：

图 8.19 – 访问和使用修剪音频功能

在“修剪音频”对话框的标题栏（3）下方，你可以找到音频的名称及其时长。让我们看看如何修剪音频：

• 你可以使用播放箭头或上一个或下一个帧箭头（4）来帮助你找到你想要开始和结束音频的位置。显然，确保你有耳机或你的扬声器是开启的，以便听到音频。

• 要修剪剪辑的开头，你需要点击并拖动左侧的起始标记（5），在界面上显示为绿色。由于你没有音频轨道的视觉预览，你需要使用播放按钮来检查它是否在需要的时候开始播放。

• 你也可以用右侧的结束标记（6），在界面上显示为红色，来选择你想要停止音频的位置。这同样是一个试错过程，特别是如果你的音频剪辑较长。你不能在音频波形上放大。

• 在这种情况下，你可能想要通过使用箭头或甚至手动输入时间到字段中来对“开始时间”（7）和“结束时间”（8）设置进行微调。

• 移动两个标记后，你将看到新的剪辑时长（9）。你只需通过点击“确定”按钮（10）来确认你的更改。

如果你的文件较长，在 PowerPoint 中剪辑音频可能需要更多劳动，但如果你没有其他软件或创意团队来帮助你，这仍然值得。请记住，这本身并不会改变你的文件——它只会改变播放的开始和结束时间。

微软通过允许演示者将实时相机流插入幻灯片，引入了一种新的方式来提高演示文稿的互动性。这将是下一节的主题。

使用 Cameo 功能

我们必须不断寻找新的方法来吸引我们的观众，使用Cameo功能在某些情况下可能很有趣。此功能在 PowerPoint 的桌面和网页版本以及 Teams 中的 PowerPoint Live 中可供 M365 订阅者使用。简而言之，Cameo 允许你将实时相机流嵌入到你的幻灯片中。我认为在虚拟演示或在大型场所中，当一些观众可能看不清楚你时，增加演示者可见性是有价值的。它还可以用来聚焦在手语翻译者身上，这是一个更加包容和易于接触的绝佳方式。

要访问此功能，你需要点击插入选项卡（1）（图 8.20）：

图 8.20 – 访问 Cameo 并插入相机对象

如果你点击Cameo按钮（2），它将自动在幻灯片的右下角添加一个相机对象（3），并可能打开设计器面板（4）以建议包含相机流的设计想法。

如果你点击Cameo按钮下方的箭头，你可以选择将相机对象添加到所有幻灯片（5）或此幻灯片。

由于它是一个幻灯片上的相机对象，这意味着你也会为其获得格式化功能。当你在幻灯片上选择Cameo（1）时，你会看到一个相机格式选项卡（2）。让我们回顾一下你可以用来格式化相机对象的工具（图 8.21）：

图 8.21 – 使用 Cameo 格式化工具

• 如果你点击相机组中的预览按钮或 Cameo 左下角的相机图标（3），你可以预览你的相机。如果你有多个相机，例如内置笔记本电脑摄像头和一个 USB 摄像头，将会有一个预览下拉菜单，你可以从中选择你想要使用的相机。

• 在相机样式组（4）中，你可以访问一些可以应用于你的 Cameo 对象的样式。将鼠标光标悬停在每一个上，会实时预览它将看起来是什么样子。只需点击你想要应用到你的相机对象上的样式即可。

• 如果你只将 Cameo 添加到一张幻灯片，并决定想要在所有幻灯片上包含它，只需简单地使用应用到所有幻灯片按钮（5）。摄像头流对象将以相同的位置、大小和格式添加到你的所有幻灯片上。

• 提示：在使用应用到所有幻灯片按钮之前，确保对位置、大小或格式进行任何更改，以避免进行大量手动工作。

• 警告：如果你多次点击应用到所有幻灯片按钮，它将在多个 Cameo 对象上叠加。

• 你还可以使用摄像头形状、摄像头边框和摄像头效果（6）来改变 Cameo 的视觉外观。尝试一些选项看看它们的样子，但请记住，这些应用于你的实时摄像头流，因此没有必要过度使用效果。

• 由于对象被视为类似于视频，因此还有一个替代文本选项（7）。确保使用屏幕阅读器的人会知道这是你摄像头的实时流，或者将其标记为装饰性元素，这样屏幕阅读器就不会尝试描述该对象。

• 排列（8）和大小（9）组具有与格式化图片、形状或视频时相同的可用功能。

如果你只想在特定的幻灯片上使用 Cameo 对象，首先进行任何所需的格式更改，然后将它们复制并粘贴到其他幻灯片上，这样你就不需要每次都重新进行格式设置。你也可以通过使用一些可以将 Cameo 移动到每个幻灯片上所需位置的幻灯片切换和动画来发挥创意。正如你所见，在某些情况下，添加 Cameo 将有助于提高观众的参与度。

如果你曾经希望能够在演示文稿中轻松地使用屏幕截图或简短的屏幕演示，下一节正是你可以帮助你在 PowerPoint 中正确完成这一点的部分。

插入截图或屏幕录制进行演示

有时候，展示一个应用程序或网站的图片比用文字解释一切要容易得多。这时，你应该转到插入选项卡（1）来使用截图功能（2）（图 8.22）：

图 8.22 – 在 PowerPoint 中使用截图功能

• 点击截图按钮后，可用窗口部分（3）会显示你电脑上所有活动的窗口。如果你在启用该功能之前花时间打开你想要抓取截图的确切应用程序、文档或网站，插入截图就像点击你想要包含在幻灯片上的预览一样简单。

• 屏幕剪辑选项（4）将允许你使用鼠标光标抓取特定区域。以下是步骤：

  • 打开你想要抓取特定部分以包含在 PowerPoint 中的窗口，并将 PowerPoint 窗口置于其上方。

  • 当你点击屏幕截图时，它将 PowerPoint 窗口缩小以显示其后的下一个窗口。你的鼠标光标变成一个加号（+），屏幕呈现半透明的白色阴影。

  • 点击并拖动你的鼠标光标到你想要选择的区域，然后释放。

  • 屏幕截图已插入到你的幻灯片中。

无论你插入的是整个窗口还是截图，都很容易在上面添加注释或标注，甚至可以使用动画来帮助引导观众的视线聚焦于图片的关键元素。与一些屏幕捕获应用程序相比，如 TechSmith 的 Snagit 和 Windows 的截图工具，截图功能可能较为轻量，但如果只需要捕获几张图片，它仍然可以节省大量时间。

当静态图像不足以表达时，PowerPoint 也提供了屏幕录制功能。在插入选项卡（1）中，寻找屏幕录制按钮，或者在选项卡最右侧查找媒体（2）（图 8.23）：

图 8.23 – 查找屏幕录制功能

为了准备你的屏幕录制，你需要确保你想要演示的窗口位于 PowerPoint 窗口的后面。一旦你点击屏幕录制按钮，PowerPoint 窗口将被最小化，一个录制工具栏将显示在你的屏幕顶部中央（图 8.24中的1）。在我创建的示例中，你可以看到一个部分 Microsoft Teams 窗口，可以用来演示如何使用频道：

图 8.24 – 使用屏幕录制功能

• 你需要做的第一件事是决定你是否想使用记录指针（2）和音频（3）。这些按钮默认情况下是阴影/激活状态，但你可以点击任何一个来避免录制声音或指针。

• 接下来，移动你的鼠标光标，你会看到它看起来像加号（+），允许你点击并拖动到你想要捕获的区域。录制区域将有一个虚线红色轮廓（4）。如果你想更改选择，点击选择区域按钮（5）以使虚线轮廓消失，允许你选择新的区域。

• 最后，你点击记录按钮（6）开始录制。你将看到一个带有重要快捷键的大倒计时方块：Windows 键 + Shift + Q。这个组合键将允许你在不需要再次尝试通过将鼠标光标移动到屏幕顶部中间来使录制工具栏可见的情况下停止录制。有一个小图钉图标（7）可以让你保持工具栏可见，以便看到停止按钮（8），但这意味着你也会在录制中看到工具栏；如果你不想编辑视频，这不是一个好的选项。如果你有两个屏幕，请在你的第二个屏幕上准备你的内容，这样你可以选择它并避免录制工具栏覆盖它。

• 在录制过程中，记录按钮变为暂停按钮，但由于它在开始录制后会消失，你需要让它重新出现，并在你的录制中也有完整的工具栏。相反，如果你想暂停录制，请使用这个快捷键：Windows 键 + Shift + R。

• 一旦停止录制，视频片段就会插入到你的幻灯片中。它看起来就像任何视频文件一样，具有其播放选项。它也可以使用与视频格式相同的工具进行格式化。

试试看

要熟悉截图和屏幕录制工具的最佳方式是亲自尝试它们，尤其是由于在书中展示操作不如观看录制演示完整。如果你在阅读步骤时还没有尝试过，我建议你现在就试试。这将使步骤在你最终需要使用这些功能时更加清晰和容易记住。

现在你已经学会了如何在演示文稿中插入视频并从 PowerPoint 内部快速录制演示，接下来让我们进入下一节，学习如何创建视频和 GIF。

从演示文稿创建视频文件或 GIF

在创建你的演示文稿后，将其重新用于易于在许多平台上观看的视频格式，同时帮助保护你的内容免受他人不受欢迎的重复使用，这可能也是一个好主意，以便你可以有一个视频片段插入回演示文稿。正如你所看到的，可能性是无限的，而且很容易创建。

将演示文稿导出为视频

当你完成创建你的演示文稿，或者你需要视频的小幻灯片集时，你需要点击文件选项卡来查看所谓的后台视图（图 8.25）：

图 8.25 – PowerPoint 创建视频的后台视图

• 首先，点击左侧的导出菜单（1），以便访问导出面板（2）。

• 然后，点击创建视频（3）以访问设置。导出过程将保留您在演示文稿中包含的所有内容。如果您不熟悉动画和过渡，第九章将会有所帮助。

• 选择视频分辨率（4）——用简单的话说，就是您想要生成的视频质量。在下拉列表中，您将看到以下选项：

  • 超高清（4K）（A）：这是最高质量和最大的文件大小。除非您计划在 4K 设备上播放视频，否则不需要使用此设置导出。

  • 全高清 （1080p）（B）：这是高质量和大文件大小。此选项满足大多数情况的需求。

  • 高清（720p）（C）：这是中等质量和中等文件大小。如果您想在网站上添加视频，这是最佳设置。使用更高质量可能会影响网页上的观看体验。

  • 标准（480p）（D）：这是最低质量和最小的文件大小。除非文件大小是一个主要问题，否则不应使用。

• 如果您没有自动过渡或旁白，系统将显示不使用记录的时间和时间设置（5）。如果您有，它将自动设置为使用记录的时间和时间。

• 当您没有记录任何时间或旁白时，每张幻灯片花费的秒数（6）将被应用；默认每张幻灯片为五秒。幻灯片上的时间也取决于幻灯片上的动画数量，因此如果动画超过五秒，导出将尊重动画的时间设置。如果没有动画，则应用此设置。

• 当一切设置就绪后，点击创建视频按钮（7），以便访问导出视频窗口，允许您更改保存.mp4文件的名称和文件夹。

导出完成后，您将有一个视频文件可以分享或将其插入到您的演示文稿中。如果您需要一个更短的媒体文件，那么您可以从 PowerPoint 创建 GIF 文件，这是下一节的主题。

创建动画 GIF

在社交媒体上共享短视频剪辑已成为一种普遍的做法。如果您将它们导出为 GIF 文件，您可以将一些动画幻灯片用于社交媒体账户或作为营销材料。

要访问此功能，您首先需要点击文件标签以访问后台视图（图 8.26）：

图 8.26 – PowerPoint 创建 GIF 的后台视图

• 首先，点击左侧的导出菜单选项（1），以便访问导出面板（2）。

• 然后，点击创建动画 GIF（3）以访问设置。导出过程保留动画、过渡以及你选择的幻灯片中的任何媒体。

• 选择 GIF 文件的质量（4）。默认设置是中等，这适合许多用户的需求，特别是由于动画 GIF 被认为是动画文件的重型类别。在下拉列表中，你会看到以下选项：

  • 超大（A）：这是最高质量和最大文件大小的文件。如果你绝对需要这种质量级别，请确保用很少的幻灯片创建文件，以避免巨大的导出时间。

  • 大（B）：这是一个高质量和大文件大小的文件。

  • 中等（C）：这是中等质量和中等文件大小的文件。如果你想轻松地在大多数平台上使用文件，这是最佳设置。

  • 小（D）：这是最低质量和最小文件大小的文件。除非文件大小是主要问题，否则不应使用。

• 你有一个使背景透明的设置（5），如果你只想保留幻灯片内容，这个设置非常有价值。

• 每张幻灯片上花费的秒数（6）允许你决定动画的速度。

• 通过在第一和第二字段输入连续幻灯片的编号来选择你想要包含在文件中的幻灯片数量（7）。记住，幻灯片越多，文件就越大。记住，GIF 文件通常只有几秒钟长，所以没有必要使用很多。

• 最后一步是点击创建 GIF按钮（8），这样你就可以访问导出视频窗口，允许你更改.gif文件保存的名称和文件夹。

导出完成后，你将有一个动画 GIF 文件可以分享或将其插入到你的演示文稿中。这可以是一种分享内容片段以增加可见性的好方法。

摘要

在本章中，我们讨论了如何添加和修改多媒体元素，如视频、音频文件、屏幕截图和屏幕录制，并将文件导出为视频或 GIF，然后可以将其插入到你的演示文稿文件中。

你现在对工具和功能有了足够的了解，可以开始在演示文稿中使用更多媒体元素。当你认为创建图形元素来展示流程或清晰地解释你的想法需要很长时间时，停下来思考使用其他类型的媒体，这将帮助观众更快地理解你的概念。

我们为更吸引人和有影响力的演示文稿添加了一个新的构建块。记住，尽管在微软的股票图片库中有大量的创意内容，但你总是可以用你的智能手机创建自己的内容。但如果你的视觉元素用于大型营销活动，那么聘请专业人士创建相关视频可能更明智。

在下一章中，我们将讨论如何高效地使用过渡和动画。你将学习如何创建有趣的视觉效果，这些效果能够服务于你的信息，以及如何使用更高级的动画技术。

进一步阅读

• 支持的音频和视频文件格式：support.microsoft.com/en-us/office/video-and-audio-file-formats-supported-in-powerpoint-d8b12450-26db-4c7b-a5c1-593d3418fb59

• 提高 PowerPoint 中音频和视频播放及兼容性的技巧：support.microsoft.com/en-us/office/tips-for-improving-audio-and-video-playback-and-compatibility-in-powerpoint-a3458b91-684a-4104-9a3f-697967a34755

• 您遇到视频或音频播放问题了吗？：support.microsoft.com/en-us/office/are-you-having-video-or-audio-playback-issues-e0a94444-8ea7-4a00-974b-6ad0d6edc4b1#codecs

• 插入来自网站的视频的支持文章：support.microsoft.com/en-us/office/insert-a-video-from-youtube-or-another-site-8340ec69-4cee-4fe1-ab96-4849154bc6db?ui=en-us&rs=en-us&ad=us#OfficeVersion=Newer_versions

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第九章：与转换和动画一起工作

到目前为止，你已经了解了可以创建的视觉效果和可以使用的多媒体元素，以创建更好的演示文稿。如果你在阅读前几章时开始创建新的演示文稿或修改现有的演示文稿，现在是时候学习如何在演示过程中创建更好的视觉流程了。使用转换和动画可以使复杂主题更容易理解。

我应该补充的是，你将学习如何创建有目的的动态。我们不会为了动态而让内容在屏幕上移动和飞来飞去！目标是讲述更好的故事，并让内容对观众来说难忘。

在本章中，我们将讨论以下主题：

• 智能使用幻灯片转换

• 利用形态转换

• 使用高级动画序列

• 使用触发器进行按需动画

技术要求

本章讨论的大部分主题不需要拥有M365 订阅，因为工具和功能已经在 PowerPoint 的先前版本中介绍过了。我将标识出哪些功能在 M365 或更新的版本中。此外，请注意，由于 PowerPoint 的订阅版本持续更新，某些功能可能不会在你的应用程序版本中完全相同。

智能使用幻灯片转换

使用幻灯片转换可以帮助你创建帮助观众跟随的动态。重要的是要记住，不要仅仅因为可以而使用转换，而要使用它因为它增加了你内容的价值。在常规的商业环境中，你可以使用一些可用的转换，你的演示文稿总是会看起来专业。让我们从下一节讨论转换的工作原理开始。

理解转换基础

要访问转换库，你只需点击转换选项卡（1）。在转到此幻灯片组（2）中，点击更多按钮（3）以打开转换库（4）（图 9.1）：

图 9.1 – PowerPoint 的幻灯片转换库

你有很多转换可供选择，它们被分为三类：微妙、激动人心和动态内容。无论你对所有选择感到不知所措还是兴奋，让我先说，你可以用没有转换或在你余生的商业生活中使用简单的淡入转换来创建所有的演示文稿，没有人会抱怨。话虽如此，以下是一些有用的转换及其使用时机：

• 在微妙（5）类别中，我挑选出我认为最适合商业演示文稿的：

  • 无：如前所述，没有转换不会分散注意力。这是创建新演示文稿文件时的默认设置。

  • 形状：这个过渡效果非常有用，将在本章后面单独介绍。如果你使用的是 2019 年之前的 PowerPoint 版本，你将无法访问这个过渡效果。请注意，2025 年 10 月之后，Microsoft 将不再支持 Office 2016 和 2019。

  • 淡入：这是一种将一张幻灯片柔和地过渡到下一张的过渡效果，给出内容正在改变的信息提示。这是我所有幻灯片个人最喜欢的过渡效果。

  • 推进：根据我们给出的方向以及幻灯片的创建方式，它可以帮助你创建向前移动的错觉。

  • 擦除：这也取决于方向和内容的创建方式，它可以帮助创建新内容覆盖现有内容的错觉。

• 在激动人心（6）类别中，这里有两个个人评论：

  • 在大多数常规商务环境中，我会避免使用这个类别，因为这些过渡效果可能会非常分散注意力。

  • 我以前是否使用过这些过渡效果中的任何一个？是的。在自运行的展会演示中，观众需要一些能吸引眼球的东西。例如，每次内容移动到新部分时，我都可以使用特定的一个。目的是避免对新酷炫的过渡效果产生期待。我们希望让观众知道我们正在转换到新的主题。

• 在动态内容（7）类别中，让我们定义它所做的是什么，以及哪一个是最有用的：

  • 让我们先定义一下动态内容是什么意思。当使用本类别中的过渡效果时，幻灯片背景中的任何内容在过渡期间都不会移动。这适用于你已经在幻灯片背景中填充了图片或任何添加到幻灯片母版的图形元素。

  • 平移：这是我唯一在常规商务环境中使用的动态过渡效果，帮助我在形状过渡效果可用之前为时间线创建前进感。对于常规商务演示，所有其他过渡效果都比使用动态内容的附加值更具干扰性。但如果你需要制作包含照片或将成为视频剪辑的内容的幻灯片，请考虑测试这些过渡效果。

如果你很少使用幻灯片过渡效果，重要的是要记住，效果是在我们移动到那个幻灯片进行演示时应用的。

查看幻灯片过渡效果

在普通视图中有工具可以帮助你预览过渡效果并调整各种选项，例如效果和计时（图 9.2）：

图 9.2 – 幻灯片过渡选项和计时

• 您可以通过点击功能区中的预览按钮（1）或前一个示例中幻灯片缩略图旁边的星形图标（2）来预览您刚刚应用的幻灯片过渡效果。

• 根据你选择的幻灯片过渡效果，你将在“效果选项”中（3）获得各种选项。在之前的例子中，擦除过渡效果（4）有一个名为从右（5）的效果。

自己试试

熟悉效果选项的最好方法是应用不同的过渡效果到幻灯片上，并查看列表以测试每个选项。如果你以前很少使用过渡效果，现在应该花些时间尝试一下。你可以使用现有的演示文稿，或者只需在新文件中创建几个幻灯片，然后为每个幻灯片添加不同的过渡效果。最后，探索每个过渡效果可用的效果选项列表。

调整时间选项

仍然在“过渡”选项卡中，时间组（1）有一些可以更改的设置（图 9.3）：

图 9.3 – 在“过渡”选项卡中，可以调整“时间”组设置

• 在过渡过程中可以添加声音（2）。由于我们正在讨论如何使商业演示更具影响力，因此你应该避免此选项以保持专业性，除非你有特殊的演示需求。

• 持续时间设置（3）是幻灯片过渡效果改变幻灯片所需的时间（秒数）。通常，默认设置适用于大多数演示，但如果你想创造特定的氛围，可以尝试更长的或更短的时间。在我们的例子中，应用了一个淡入淡出过渡效果，其持续时间为 01,00 秒。

• 应用至所有设置（4）允许你一键将选定的过渡效果应用到所有幻灯片。例如，你可以选择一个简单的淡入淡出过渡效果，调整“时间”组中的任何其他选项，然后将它应用到演示中的所有幻灯片上。

• 在“时间”组中有一个名为前进幻灯片的子组（5）。默认情况下，鼠标点击复选框被选中，这意味着在幻灯片放映过程中，你可以通过点击鼠标或使用键盘导航键来切换幻灯片。如果你不熟悉在演示过程中可以使用哪些键盘键，它们将在第十二章中讨论。

• 如果你取消选中鼠标点击复选框，它将允许你在幻灯片放映模式下移除使用鼠标或键盘导航的可能性。那时，唯一导航幻灯片的方法是使用内置的带有超链接的导航元素。这在创建自动运行的演示文稿时很有用，例如在展台。如果你不熟悉 PowerPoint 中的超链接，它们将在第十章中讨论。

• 在 高级幻灯片 子组中的最后一个设置是 之后 复选框（ 6 ）。勾选此选项允许您选择在 PowerPoint 自动切换到下一张幻灯片之前显示幻灯片的持续时间。格式为 分钟:秒，十分之一秒（ 00:00,00 ）。此选项可用于您想要创建自动运行的演示文稿时，或者只是因为您想要幻灯片短暂显示，而不需要点击才能进入下一张幻灯片。

现在你已经更好地理解了幻灯片过渡的工作原理，让我们在下一节中更详细地看看 Morph 过渡效果。

利用 Morph 过渡效果

当微软推出了 Morph 过渡效果时，它为演示文稿制作者带来了惊人的变革！现在，在切换到另一张幻灯片时，可以创建真正的运动效果，而无需花费数小时调整动画效果或使用自动过渡。简而言之，Morph 允许您平滑地将对象从一个幻灯片移动到另一个幻灯片。

让我们看看以下步骤，帮助您在 图 9.4 的帮助下创建第一个 Morph 过渡效果：

图 9.4 – 使用 Morph 过渡效果创建运动效果

• 创建一个类似于图 9.4 中幻灯片 49 的幻灯片，使用四种不同颜色的方块。然后复制幻灯片——使用键盘上的 Ctrl + D（ 1 ）。这一步对于使过渡效果工作至关重要，因为 PowerPoint 需要具有相同的对象名称来计算形状的起始位置和结束位置。您也可以从一张幻灯片复制并粘贴对象到另一张幻灯片上，但复制幻灯片的好处是无需选择所有要复制和粘贴的对象——所有操作都在一个高效的快捷键中完成。

• 在新复制的幻灯片（幻灯片 50 ）上，移动方块，使它们变小，并将它们的颜色（ 2 ）改为与之前选择的不同颜色。

• 将 Morph 过渡效果应用到第二张幻灯片（ 3 ）上，并使用 预览 按钮查看效果。

• Morph 的默认持续时间是 2 秒（ 4 ）。这允许四个形状在缩小并改变颜色时平滑地移动到它们的新位置。

我只能对负责这个过渡效果的计算和渲染的伟大工程魔法师表示赞赏！之前的例子是用基本形状完成的，但 Morph 还有一些额外的技巧。首先，让我们看看如何在下一节中使用 Morph 效果选项。

使用 Morph 效果选项

我们看到了如何轻松地将 Morph 过渡效果应用到复制的幻灯片上。我们还没有看到的是，这个过渡效果也有 效果选项（ 1 ），可以根据我们想要实现的结果进行更改（ 图 9.5 ）：

图 9.5 – 使用 Morph 效果选项

• 当你首次将Morph过渡应用到幻灯片上时，默认选项是对象（2）。这意味着幻灯片上的任何对象都可以移动、调整大小或重新着色。当使用文本框或带有文本的形状时，整个对象会移动，而文本本身不受影响。

• 当使用文字选项（3）时，你从初始幻灯片到复制幻灯片所做的任何文本更改都会重新排列单词本身。例如，你可以有一个句子，从中删除和添加单词。Morph过渡将显示单词消失、移动并在最终位置出现。例如：在一个文本框中尝试输入Live to work。然后，复制幻灯片并将文本框中的文本更改为Work to live。使用带有文字选项的Morph过渡。

• 字符选项（4）与之前的选项类似，不同之处在于字母会移动以重现最终状态。微软将其称为创建字母表效应，这是一个很好的名字，可以激发你在幻灯片上对文字的创造性使用。例如：在一个文本框中尝试输入Live。然后，复制幻灯片并将文本框中的文本更改为Love。使用带有文字选项的Morph过渡。

再次强调，你可以调整过渡的持续时间来创建你想要的效果。但请记住，如果你将持续时间设置得太短，动作可能会过于剧烈，甚至可能让一些人感到头晕。

要创建无缝的文本效果，无论你是在使用占位符、文本框还是带有文本的形状，别忘了更改效果选项。形状、图像、视频和智能艺术对象可以很好地进行变形，改变大小、形状或颜色。至于图表，对象可以调整大小，系列颜色可以更改，但你不能变形图表类型。

如果你还没有尝试过Morph过渡，我建议你花些时间自己测试一下。接下来，让我们看看如何利用Morph过渡来帮助你移动时间轴。

使用 Morph 创建动态时间轴

几年来，我一直希望能使时间轴更大，并且能够无缝地从一张幻灯片移动到下一张。这并非不可能，但我们需要仔细思考，有时需要使用动态内容过渡来帮助实现。使用Morph过渡，事情变得简单多了。

我创建了一个时间轴示例来展示如何操作（图 9.6）：

图 9.6 – 使用 Morph 创建动态时间轴

如果你还没有注意到，当你转到文件 | 新建时，Microsoft 提供的不仅仅是演示文稿模板。在这个例子中，只需在搜索框中输入时间线关键词。然后你可以选择一个你喜欢的来跟随这个例子。所有的时间线通常都是创建来适应幻灯片的。如果你选择的模板在幻灯片母版中有时间线，首先将其剪切并粘贴到幻灯片上。然后确保复制幻灯片内容，以便时间线可以延伸到画布/幻灯片外的灰色区域。

让我们看看你如何使用时间线来复制这个效果：

• 确保整个时间线都在幻灯片上（1）。确保它足够大，以便你的文本易于阅读。根据需要将其扩展到幻灯片的右侧。然后使用Ctrl + D复制你的幻灯片。

• 将你的时间线向左移动，以便在第二幻灯片上获得剩余内容的最终位置（2）。为了帮助你看到整个时间线，你可以从幻灯片中缩小视图 - 一个快速快捷键是使用Ctrl + 鼠标滚轮。

• 将Morph转换应用到幻灯片上（3）。

下次你需要时间线时，没有必要试图将所有内容都放在一张幻灯片上。尽量让它尽可能大，并使用Morph。当你保持相同的标题时，你的观众只会看到时间线的无缝移动。如果你的时间线或流程非常长，它可以被多次使用。只需从最后一页开始重新开始流程，并将对象移动第二次。我也有使用这个技巧来展示一个非常长的网页，给我的观众一种我正在从顶部滚动到底部的错觉。

Morph也可以非常有用，用于创建缩放效果，这是下一节的主题。

使用 Morph 创建运动和缩放效果

由于到达Morph转换的步骤已经在前面的章节中描述过了，所以我们在这里将重点放在画布和幻灯片缩略图上，以使用图像创建缩放效果。我建议你在阅读时尝试 PowerPoint 中的步骤。

我选择的例子包括一张道路和三个路标的图片。Morph转换将被用来创造一种错觉，即我们在道路上行驶，并在前进的过程中看到三个标志。创意内容来自Stock Images。

创建第一个幻灯片

首先将你的图像插入到幻灯片中，确保它与幻灯片大小相同。如果设计师给你一个图像填充幻灯片的设计想法，请使用它。在图 9.7中，你有创建缩放效果所需的各种组件：

图 9.7 – 使用图像创建 Morph 缩放效果的第一个幻灯片

• 在 图标 中搜索与示例中使用的路标相似的图标（**图 9.7* 中的 1）。您可以将原始的黑色颜色改为浅灰色，并使用斜面效果，使其模仿真实的路标结构。我添加了一个白色矩形，以便文本可以在图像上可见。

要给图标添加斜面效果，您首先需要在插入后右键单击它并选择转换为形状选项。

• 或者，您可以使用 Copilot 的聊天面板创建您的标志（2）并在其上方添加一个文本框。在我的例子中，我添加了两个并将文本框与图像分组。

如果您拥有 Copilot 许可证或拥有带有 Designer 的免费 Microsoft 账户，您可以尝试创建您的路标。您可以使用如下提示作为起点：“创建一个路标，其柱子为金属灰色，并有一个矩形白色空间，我可以在其上叠加内容”。然后要求它根据您的需求改进图像。要求去除背景将为您提供没有繁忙背景的选项，但不会使背景透明。如果对比度良好，您可以使用 PowerPoint 中的 去除背景 工具或复制图像并将其粘贴到 Windows Paint 中——它现在有一个免费的 Copilot 功能，可以去除背景图像，效果出奇地好。

• 当我们需要调整对象以创建透视效果时，使用带文本的形状有一个很大的缺点：文本不会调整大小。因此，最好的做法是复制并粘贴路标和文本框（Ctrl + C，然后 Ctrl + V）并使用 粘贴选项（3）将对象转换成一张图片（4）。注意：在创建图像之前，别忘了为每个路标更改文本！

• 在重复之前的步骤创建三个带有自己文本的路标后，将更容易将图像放置在道路图片上（5）并调整它们的大小（6）以创建所需的透视效果。

• 确保在幻灯片上添加一个没有填充的矩形（7），这样您可以在下一步中轻松地看到其边缘。

现在第一个幻灯片已经创建，我们可以继续创建使用 Morph 的缩放效果。

使用第二和第三张幻灯片创建缩放效果

在创建第一个幻灯片后，我们可以开始使用 Morph 过渡创建移动和缩放效果。如前所述，最快的方法是使用 Ctrl + D（1）（图 9.8）复制幻灯片：

图 9.8 – 使用 Morph 创建移动和缩放效果

• 在您的第二个幻灯片中，现在您需要增加图片的大小（2），使其超出幻灯片区域。即使您在调整图片大小时可以看到幻灯片的边缘，一个没有填充的矩形（3）也成为一个很好的指南，帮助您移动和调整对象。

• 你可以将你的第一个路标以对角线方向移出幻灯片区域（4）以产生经过它的错觉。移动和调整其他两个路标的大小（5），使它们看起来在你靠近它们时在生长。将变形过渡应用到幻灯片（6）。默认应用对象效果选项。

• 重复之前的步骤以创建第三个幻灯片（7），确保当你查看幻灯片缩略图时，你的道路仍然与上一个幻灯片对齐。你可能需要将道路图片向上移动以使运动更逼真。

• 如果你需要创建快速动画，你可以更改持续时间组中的变形过渡的持续时间（8）。默认为2,00秒，适用于大多数需求。只需测试并调整以创建你想要的效果。

预览你的工作，并对任何可以改善运动或缩放效果的改变进行修改。当你满意时，确保移除没有填充的矩形，这样在幻灯片放映模式下你不会看到幻灯片边框。

你可以将这个例子应用于许多商业场景，例如在缩放进出的过程中展示一个大的计划。唯一的限制是你的创造力。下次当你难以将所有信息都放在一个幻灯片上，并且需要在仔细查看元素之间进行某种导航时，考虑尝试这个变形过渡技巧。

我不能不讨论变形所具有的令人兴奋的功能，即允许我们将一个对象变形为另一个对象——这是我们下一节的主题。

使用!!命名方案将一个对象变形为另一个对象。

微软内置了变形功能，使各种对象能够转换成其他对象。在本书编写时，以下是可转换的对象类型：

• 将一个形状转换为另一个形状，例如正方形变成圆形。

• 将包含不同文本的相同形状从一个幻灯片转换为另一个幻灯片。

• 变形两个不同的图像。

• 在任何两个相似的对象之间进行变形，例如一个表格变成另一个表格，或者一个 SmartArt 对象变成另一个 SmartArt 对象。它不适用于图表，尽管你可以调整系列的大小和颜色。

• 为了控制你的对象如何变形，引入了!!命名方案。由于我们正在讨论幻灯片对象的名称，你可能还记得我们在第三章中讨论了选择面板功能。我们现在将使用它将变形过渡提升到一个全新的水平。

我们将创建一个简单的幻灯片，其中包含一个矩形和一个椭圆形，它们将变形为更小的三角形和更大的五边形（图 9.9）：

图 9.9 – 使用命名方案进行形状变形

• 创建两张幻灯片后，打开选择面板（1）。最简单的方法是选择一个形状（2），然后点击形状格式选项卡中的选择面板按钮（3）。除非你将其添加到快速访问工具栏中。

• 在形状的名称字段（4）上点击两次，首先输入两个感叹号（!!），然后给它起一个名字，例如Morph1（5）。无论你使用什么名字，都要保持简短且相关，因为我们还需要在下一张幻灯片上再次使用它。

在下一张幻灯片上，我们需要使用与上一张幻灯片相同的命名方案重命名对象，这样形状变化过渡就可以施展其魔法（图 9.10）：

图 9.10 – 在第二张幻灯片上使用命名方案来变形对象

• 在我的例子中，三角形被重命名为!!Morph1，因此它从矩形形状变形，五边形被重命名为!!Morph2，因此它从椭圆形（1）变形。

• 完成后，将形状变化过渡（2）应用到幻灯片上，并随意使用效果选项（3）来使用字母创建你想要的效果。预览你的工作。

使该功能正常工作的唯一方法是确保对象的名称以!!开头，并确保你想要变形的两个对象的名称相同。同时，确保你的命名方案在幻灯片上是唯一的。例如，你不可能在同一个幻灯片上有两个名为!!Shape的对象——这就是为什么我通常将对象命名为Morph1、Morph2等等，这样可以直接在选择面板中看到哪些对象使用了形状变化。

当使用自定义形状或支持!!命名方案的 PowerPoint 版本时，还有其他元素需要考虑。你应该查看在进一步阅读中提到的 Microsoft 支持文章以获取更多详细信息。

形状变化过渡可能非常令人兴奋，但它可能不适合你在演示文稿中可能需要的每个动画运动需求。这时，了解高级动画序列可能是有帮助的，这正是我们下一节的主题。

使用高级动画序列

尽管本节的目的是讨论更高级的动画，但让我们先简要回顾一下动画选项卡（1）（图 9.11）：

图 9.11 – 动画选项卡回顾

如果动画选项卡中的动画样式变灰，请确保选择幻灯片上的一个对象以使它们可用。

正如我们在本章第一节的过渡中看到的那样，你可以通过使用功能区上的预览按钮（图 9.11中的2）或点击幻灯片缩略图旁边的星形图标来预览幻灯片上的动画。点击更多箭头（3）将打开动画库，在那里你可以找到四类动画：

• 进入（4）：这应用了一个效果，使对象出现在幻灯片上

• 强调（5）：这将对幻灯片上的对象应用一个效果

• 退出（6）：这应用了一个效果，使对象从幻灯片中消失

• 运动路径（7）：这会移动幻灯片上已经存在的对象

在列表底部，当你点击其中一个链接时，你会找到完整的效果和路径列表。在你对一个对象应用动画后，你也可以通过使用效果选项按钮（8）来配置效果如何播放；可用的效果将取决于你选择的效果，就像幻灯片过渡的效果一样。

关于动画，我有一个大大的警告：仅仅因为有一长串效果列表，并不意味着你应该在一张幻灯片上使用它们所有。任何动画都应该在理解你的内容或帮助你一步一步描述复杂过程时带来价值，同时你正在讲话。你应该始终有目的地进行动画。

正如我们提到的关于明智地使用过渡，你可能会在接下来的职业生涯中用没有动画或简单的淡入淡出效果来创建所有的商业演示。如果你在创建每张幻灯片只传达一个想法的内容方面做得很好，没有人会抱怨。

话虽如此，有时使用动画是一个明智的选择，可以帮助我们的观众更好地理解我们的概念和想法。让我们看看我们如何结合动画并使用下一节中的动画面板选项。

使用动画面板选项回顾动画基础

我们之前讨论了选择面板如何帮助你查看和重命名所有幻灯片对象 – 动画面板有类似的功能，但针对幻灯片上的所有动画。为了介绍更复杂的动画并学习如何使用动画面板（1），让我们从一个简单的SmartArt对象（2）开始，该对象添加了一个淡入进入动画（3）（图 9.12）：

图 9.12 – 在动画面板中带有淡入效果的 SmartArt 动画

选择的效果选项是逐个（4），在动画面板中，点击了小的点击展开/隐藏内容箭头（5）以展开应用于 SmartArt 对象的动画列表。使用逐个效果创建了一个三步动画序列，如动画面板中列出并显示在 SmartArt 对象旁边的编号矩形（6）所示。

在对动画序列进行更改之前，让我们简要回顾一下我们可用的计时选项（图 9.13）：

图 9.13 – 动画开始选项定义

在计时组（1）中，我们首先有的选项是如何开始动画（2），这里有三种选择：

• 点击开始：当你点击鼠标、使用键盘或遥控器来推进你的演示时，对象的动画将开始（进入、强调、退出或路径）

• 与上一个动画同时开始：对象的动画与上一个动画同时开始，无需再次点击

• 在上一个动画之后开始：对象的动画在之前的动画结束后立即开始，无需再次点击

持续时间选项（3）与之前讨论的幻灯片切换效果相同，意味着你可以根据预期的效果将其设置得更短或更长。延迟选项（4）允许你在动画开始前添加一个延迟时间。我建议不要与点击开始一起使用，因为这会让你在演示过程中觉得你的点击没有起作用。但与其他两个选项一起使用时，它可以用来创建连续的运动。

重新排序动画子组（5）可以帮助你改变动画的顺序，其效果与动画窗格中的小箭头（6）相同。由于我们例子中的对象是 SmartArt 对象，因此无法重新排序动画。动画的持续时间也会在动画窗格中用高级时间轴标记（7）显示；每个矩形都显示了开始和结束时间。如果你看不到时间轴，可以右键单击其中一个动画，或者单击其右侧的箭头（8）并选择显示高级时间轴（9）。

现在我们已经回顾了一些重要功能，让我们继续修改并添加我们的 SmartArt 示例动画。

修改现有动画和创建高级序列

当我们将淡入动画应用到 SmartArt 对象上时，PowerPoint 会将相同的动画效果应用到其所有组件上。在我们的例子中，从左到右创建一个动画序列会更好，这样可以帮助观众理解整个过程。如果箭头在每个矩形之后出现，这将使运动看起来更加自然。

许多人可能会倾向于在幻灯片上的所有对象上只使用点击开始动画。虽然这确实可行，但我看到许多演讲者忘记他们用来动画幻灯片的点击次数，然后被他们的内容交付所分散。让我们看看一种更好的方法来创建序列，同时减少点击次数（图 9.14）：

图 9.14 – 创建高级动画序列

在原始动画序列（图 9.14中的叠加矩形）中，我们看到点击动画，由鼠标图标（1）表示，以及与上一事件（2）动画；在动画面板中确认此选项的唯一视觉线索是右侧显示与上一个对象相同开始时间的时间标记（3）。星形图标（4）表示应用于每个对象的动画效果。您还可以将鼠标悬停在每个动画上以获取包含完整信息的工具提示。

要为 SmartArt 重现从左到右的动画过程，我们必须修改动画效果及其开始方式。以下是您需要执行的操作：

• 点击第二个动画（5），它应用于第一个箭头，并通过在图库中点击将其更改为擦除效果（6）。在效果选项（7）中，选择从左。

• 点击第三个动画（8），它应用于第二个矩形，并将开始选项更改为上一事件后（9）——这将在左侧添加一个时钟图标。

• 重复前面的步骤，以便第二个箭头和第三个矩形获得相同的最终动画。

• 要测试您的动画序列，请选择列表中的第一个动画，并点击从按钮（10）。

在这个 SmartArt 示例中您所学的所有内容都可以应用于您想要在幻灯片上动画化的任何对象。在您感到舒适地创建自然且看起来专业的序列之前，需要练习。我的建议是首先想象您的动画序列应该是什么样子，甚至将其写下来。就像在 PowerPoint 之外规划演示可以帮助我们的演示更具影响力一样，规划动画可以节省我们很多时间。

现在我们来看看如何为我们的 SmartArt 示例添加一些强调动画，以便当新对象出现在幻灯片上时，每个组件都会变为灰色。

向已动画化的对象添加新动画

当您在幻灯片对象上使用多个动画时，可以创建很好的效果，但如果您没有很好地组织，可能会很棘手。如果您决定创建一个更复杂的动画序列，您应该做的第一件事是像本章前面所看到的那样，在选择面板中重命名您的幻灯片对象。不幸的是，当使用 SmartArt（如我们的示例所示）时，您只能重命名整个对象，而不是其组件。如果您正在使用 SmartArt 示例进行下一步，我建议您将对象重命名为简短的名字，例如SA，这是SmartArt的首字母缩写。

当我们为 SmartArt 自定义动画时，将显示多个动画按钮（1）。如果我们想添加额外的动画，我们需要点击添加动画按钮（2）。选择强调动画，如去饱和（3），将帮助我们一旦移动到第二个形状（图 9.15），就创建出一种褪色效果：

图 9.15 – 向动画 SmartArt 对象添加新动画

应用附加动画后，它将添加到动画窗格中（1），我们需要点击展开内容箭头（2）以查看每个添加的动画（图 9.16）：

图 9.16 – 在时间轴中排序新动画

如我们所见，一个强调动画被添加到 SmartArt 对象的全部组件中。如果我们将它们留在实际序列中，颜色变化将在第一个序列之后发生，使所有形状变成灰色。我们想要的是在点击以进行第二个动画后立即开始强调。以下是我们将如何实现这一点：

• 点击第一个强调动画（3）。名称SA: 计划和…与顶部的第一个动画相同。这就是我们如何更容易地确定它将被移动到何处。

• 知道我们希望在点击以使第一个箭头和第二个矩形出现在幻灯片上时，第一个圆角矩形淡出，我们可以点击并拖动动画到第二个动画的下方（4），或者我们可以选择它并使用小箭头将其向上移动（5）。当它被移动时，您需要将动画的开始时间更改为与上一个动画同时开始（6），这样第一个矩形就会在箭头和第二个矩形出现时淡出。

• 在第三次点击时，我们希望第一个箭头和第二个矩形淡出，因此我们需要将第二个和第三个强调动画（7）移动到动画窗格中第三个点击动画的下方（8）。您不需要更改这些动画的开始时间，因为它们已经设置为与上一个动画同时开始。

• 剩下两个强调动画。您可以简单地选择并删除它们。

• 您可以通过前一个图中的右侧的最终结果的可视化（9）验证您的时间轴，并预览您的动画序列。

您可能会觉得所有这些步骤让人感到不知所措，这是正常的！如果您是第一次尝试动画，动画 SmartArt 对象可能是一项相当具有挑战性的任务。但我也觉得这是一个很好的复杂示例，它也会帮助您通过其他类型对象的任何简单动画需求。最好的做法是首先规划您的动画和复杂序列，然后尝试使用简单形状来创建它们，以帮助您练习。

当然，您还可以进行许多其他的动画组合。如果您想知道为什么我没有讨论运动路径，那是因为 M365、Office 2024 和 Office 2021 用户有一个更简单的方法来创建运动，即使用形状变化过渡，正如我们在前面的部分所讨论的。如果您使用的是较旧版本，您应该查看“进一步阅读”部分中关于运动路径的 Microsoft 支持文章。

既然我们已经讨论了动画的工作原理，你可能想知道是否有方法可以在需要时显示内容，当你选择显示时，而不是将其包含在动画序列中。这正是我们将在下一节关于触发器的讨论中要讨论的内容。

使用触发器进行按需动画

在您的演示文稿中使用触发器可以让您完全控制您要显示的内容以及何时显示。例如，我在我的演示文稿中使用触发器来讨论颜色的含义，我可以一次显示一个含义，没有特定的顺序。我只需在幻灯片模式下点击其中一个形状，就可以显示或隐藏一个定义（图 9.17）：

图 9.17 – 触发器如何用于显示颜色含义列表的示例

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由于在黑白书中讨论颜色不太方便，我们将在下一节中创建一个使用形状的简单示例。

使用触发器与形状和图像结合

为了帮助您跟随这种技术，您应该创建一个包含三个标记为 事件 1、事件 2 和 事件 3（1） 的形状的幻灯片，并添加三个用于描绘每个事件的图片（2）。然后，确保您打开 选择 面板（3）（图 9.18）：

图 9.18 – 使用选择面板创建包含三个事件按钮和三个图像的幻灯片

为了使您对触发器的使用更简单，您需要重命名所有对象，这样您就可以轻松地识别 事件 1、事件 2 和 事件 3（4） 的按钮和图片。请相信我，您以后会感谢我的。

在重命名它们之后，您可以通过使用触发器来对图片进行动画处理。在添加动画之前，选择所有图片可以快速同时为三张图片添加 淡入 动画（图 9.19）：

图 9.19 – 在使用触发器之前对图片应用进入和退出淡入淡出动画

这将创建第一个动画，点击时（1），然后是其他两个从上一个开始（2）。使用添加动画按钮（3）将退出淡出添加到所有三张图片，这样你就有了一组动画在动画窗格（4）中。

我们希望的结果是能够点击事件 1按钮使第一张图片淡入并隐藏，当我们再次点击同一按钮时隐藏它。配置这种方法是通过在动画窗格（1）中选择第一张图片的进入和退出动画来实现的 – 进入动画的星号是绿色的，退出动画的星号是红色的（图 9.20）：

图 9.20 – 配置触发动画

• 点击触发按钮（2），然后在下拉列表中选择点击时，并从列表中选择事件 1 按钮（3），因为我们希望点击此按钮时第一张图片能够进出动画。这就是为什么给对象重命名可以节省时间。你不必记住从哪个通用名称中选择。

• 对第二张和第三张图片重复相同的步骤。

• 当你完成时，动画窗格现在将有三组触发动画（4）。它们被标识为触发：我们点击的对象名称：被动画化的对象名称。只需确保将它们的动画更改为所有都点击时开始。

• 将图片对齐到相同的位置，并通过使用状态栏中的幻灯片放映按钮（6），或按键盘上的Shift + F5来启动实际幻灯片上的幻灯片放映。按键盘上的Esc键退出幻灯片放映。

现在，你已经配置了你的第一个触发动画。它们在商业演示中可以以多种方式使用，例如，可以按需显示隐藏的图形，或者可以按需一次只显示幻灯片的一部分。触发器还可以与视频书签一起使用，这将是本章下一节最后讨论的主题。

使用视频书签与触发器

在第八章中，我们提到我们可以向视频添加书签。现在，是时候看看我们如何使用它们在视频的特定时刻在幻灯片上动画化对象了。

在图 9.21中，我们看到一个插入的视频（1）和一个带有进入淡入动画（3）的标注（2）。由于有暂停视频的选项，因此存在触发：视频 5（4）动画，并且当视频插入时自动添加：

图 9.21 – 向视频书签上的标注添加触发动画

• 在视频播放选项卡（6）中，从视频中添加了一个书签（5），由播放工具上的圆圈表示。当你将鼠标光标悬停在书签上时，你会看到一个带有书签名称的工具提示。

• 要在视频播放时对书签处的调用动画进行动画处理，你需要选择调用动画，然后点击触发器（7）| 在书签上（8）| 书签 1（9）。

• 完成后，动画窗格将显示一个当视频达到书签时播放的调用动画的第二触发器（10）。

在商业环境中，你可以非常巧妙地使用这个功能。例如，你可以有一个展示你组织特定操作的视频，在视频的不同时刻添加并淡出调用动画。你只需要在使用它们作为触发器之前计划好如何放置书签在正确的位置。

摘要

在本章中，我们看到了如何明智地使用幻灯片转换，讨论了如何利用Morph转换在幻灯片之间创建各种类型的移动，并学习了如何使用高级动画时间轴创建复杂的动画序列或使用触发器来控制我们的动画。

如果你没有在尝试创建复杂序列之前计划好你想要达到的目标，使用动画可能会非常耗时。就像我们在本书中迄今为止涵盖的大多数主题一样，在创建动画时，你的前几次尝试将需要更多时间，尤其是更复杂的动画。记住，如果你不需要，使用简单的动画，或者根本不使用动画，是没有问题的。

我希望本章中的主题将为你的下一次演示打开新的可能性，帮助你决定它们是否可以帮助你更有效地讲述你的故事，同时帮助你的观众更长时间地记住你的内容。记住，尽管有许多动画效果可供选择，但你不必使用它们全部！

在下一章中，我们将讨论如何将更多灵活性和交互性融入你的演示文稿，以便你能够更多地吸引你的观众。能够让他们选择或展示你能够轻松导航整个内容是非常有影响力的。

进一步阅读

• 关于使用Morph转换的 Microsoft 支持文章：support.microsoft.com/en-us/office/use-the-morph-transition-in-powerpoint-8dd1c7b2-b935-44f5-a74c-741d8d9244ea

• 关于Morph技巧和窍门的 Microsoft 支持文章：support.microsoft.com/en-us/office/morph-transition-tips-and-tricks-bc7f48ff-f152-4ee8-9081-d3121788024f

• 微软支持关于动作路径的文章：support.microsoft.com/en-us/office/add-a-motion-path-animation-effect-f3174300-0d24-4671-a1c2-e286b41efba6

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第十章：将灵活性和互动性融入您的演示

创建精心规划的视觉元素是件好事，但能够构建灵活的内容，帮助您与观众互动，对您和观众来说都更好！是的——这确实需要更多的规划，但回报可能非常巨大。它可以帮助您更有信心，知道您总是有正确的视觉元素来回答问题，并且它有助于保持观众的参与度，因为他们意识到他们可以要求您回到某个主题。

创建包含灵活元素的更大演示，甚至可能允许您重用更多内容，而不是不断创建新的演示。在阅读本章的主题后，您将做出判断，我们将讨论以下内容：

• 在演示中使用导航元素

• 创建自定义演示

• 使用缩放功能导航内容

• 创建触发菜单

技术要求

本章讨论的大多数主题不需要M365 订阅，因为工具和功能已在 PowerPoint 的先前版本中引入。缩放功能现在与所有由 Microsoft 支持的 Office 桌面版本兼容。

注意，由于 PowerPoint 的订阅版本持续更新，某些功能可能在您的应用程序版本中看起来并不完全相同。

在演示中使用导航元素

演示中的导航意味着我们点击一个对象或移动鼠标光标到其上以访问其他内容。这要求您在演示过程中能够舒适地点击这些幻灯片对象，无论是使用鼠标还是带有鼠标光标控制的遥控器。您还需要提前规划您的导航，以确保如果您访问其他内容，您有返回到您所展示幻灯片的可能性。

本节将帮助您创建导航。在本章的后面部分，我们将讨论缩放功能，它允许以更简单的方式创建导航。让我们从我们的第一个部分开始，关于动作按钮的使用。

使用动作按钮导航

如果您不知道在 PowerPoint 中哪里可以找到动作按钮，您可以从主页选项卡（1）点击形状按钮（2） – 如果您看不到它，可能是由于您的屏幕尺寸或分辨率，因此请寻找绘图按钮。您也可以使用插入选项卡（3）并点击形状按钮（4）。两者都会打开形状库，其中动作按钮（5）将出现在最后一个部分。您可能需要向下滚动才能看到动作按钮（图 10.1）：

图 10.1 – 从“主页”或“插入”选项卡访问动作按钮

当您选择任何按钮时，您可以在幻灯片上绘制对象，就像在库中的任何其他形状一样。但它为您提供了访问特殊设置的权限——这是我们下一节的主题。

创建您的导航按钮

在形状库中（图 10.2）有 12 个预设动作按钮可用：

图 10.2 – 可用 12 个预设动作按钮

在讨论它们的设置之前，我们先描述一下它们是什么：

• 返回或上一页（1）：一个按钮，具有指向上一张幻灯片的超链接。除非您正在为自动展示机创建演示文稿，否则我不建议使用它，因为它会增加视觉杂乱，但不会增加太多价值。

• 前进或下一页（2）：一个按钮，具有指向下一张幻灯片的超链接。对于上一个按钮的评论同样适用。

• 转到开头（3）：一个按钮，具有指向您演示文稿第一张幻灯片的超链接。如果您在第一张幻灯片上创建了特殊的交互式菜单，这个按钮可能非常有用。

• 转到末尾（4）：一个按钮，具有指向您演示文稿最后一张幻灯片的超链接。如果您时间紧迫，想要快速访问结束语，这个按钮可能非常有用。

• 主页（5）：一个按钮，具有指向您演示文稿第一张幻灯片的超链接。它与#3中的超链接类型相同，因此您可以选择您喜欢的视觉样式。由于目标幻灯片编号可以更改，您可以使用此动作按钮链接到任何用作仪表板以选择其他内容的幻灯片编号。

• 获取信息（6）：一个按钮，允许您配置访问额外信息的设置。您在设置窗口中选择动作类型。

• 返回（7）：一个按钮，具有指向最后查看的幻灯片的超链接。如果您在演示文稿中构建了广泛的导航，并且需要返回到不是上一页或下一页的幻灯片，这个按钮可能非常宝贵。PowerPoint 会记住您之前所在的幻灯片编号，并在您点击按钮时带您回到那里。

• 视频（8）、文档（9）、声音（10）和帮助（11）：这些按钮会触发打开设置窗口，但尚未配置任何内容。如果它们的图标符合您的需求，并且您想要轻松访问设置，它们将非常有用。

• 空白（12）：这个按钮可以像之前的按钮一样描述，但您可以使用各种形状格式化工具对其进行格式化，以满足您的需求。

绘制之前描述的任何按钮后，您将获得动作设置窗口（1），在那里您将找到两个选项卡：鼠标点击和鼠标悬停（2）。两个选项卡的设置相同。鼠标点击用于您想要点击对象以产生动作时，而鼠标悬停配置当鼠标光标悬停在链接对象上时的动作，无需点击（图 10.3）：

图 10.3 – 动作设置窗口中的选项

尽管在动作设置窗口的点击动作（3）部分有五个设置选项，但我们将重点关注链接到：（4）选项，因为讨论的主题是在我们的演示文稿中创建导航和交互。前五个选项（5）为它们提供了一些预设的动作按钮。至于其他六个选项，它们可以用于没有预设的动作按钮，或者用于自定义那些有预设的动作按钮。让我们看看它们各自的作用：

• 结束放映（6）：这允许您配置一个结束演示的对象。

• 自定义放映…（7）：这允许您链接到一组预定的特定幻灯片。自定义放映将是本章的第二个主要内容。

• 幻灯片...（8）：这允许您链接到演示文稿中的特定幻灯片。例如，您可以使用此设置访问一个隐藏幻灯片。要返回您之前的位置，您需要计划使用具有最后查看的幻灯片设置的某个对象。

• URL…（9）：这允许您在特定页面上打开一个网页。当您不再需要该页面时，您可以简单地关闭它以返回到您的幻灯片放映。

• 其他 PowerPoint 演示文稿…（10）：这允许您在您正在演示的演示文稿上方打开另一个演示文稿。结束第二个演示文稿将带您回到第一个幻灯片放映。

• 其他文件…（11）：这允许您打开另一种类型的文件，例如 Word 文档、Excel 电子表格或 PDF。如果您有打开文件的软件，它将在演示文稿上方打开。

要测试您的动作按钮，您需要处于幻灯片放映模式。

试试看

理解动作按钮的最好方法是立即尝试使用它们。这里有一个您可以尝试的快速练习：

1. 创建几个幻灯片，每个幻灯片要么有一个独特的标题，要么有不同的形状。

2. 插入以下动作按钮：返回主页和返回。您可以在每个幻灯片上复制和粘贴它们，或者您可以将它们添加到幻灯片母版中，这样它们就会出现在您添加到演示文稿的所有布局中。

3. 添加一个隐藏幻灯片，并从演示文稿的第一个幻灯片添加一个动作按钮，链接到该隐藏幻灯片。

4. 开始放映幻灯片，并尝试在幻灯片之间导航。

动作按钮是快速在你的演示文稿中实现简单导航系统的良好起点。但你也可以在其他类型的对象上创建超链接——我们将在接下来的部分中展示几个例子。

使用其他幻灯片对象进行导航

在你的演示文稿中创建导航系统不需要使用动作按钮；你可以在幻灯片上的任何可点击对象上使用。你甚至可以使用添加到幻灯片母版的形状，这样它们就变成了所有幻灯片上的可点击导航系统。

让我们从这样一个例子开始，你团队中有四张团队成员的照片幻灯片。他们在公司活动中发言，你希望能够轻松访问他们的幻灯片。已经添加了四个幻灯片来表示演讲者的内容。还需要计划一个返回演讲者选择幻灯片的返回按钮，但你被要求不要使用可见的动作按钮（图 1 0.4）：

图 10.4 – 从插入选项卡或上下文菜单添加超链接到图片

要在选定的对象上插入超链接（在我们的例子中，是第一个演讲者的图片），你可以这样做：

• 转到插入选项卡（1）

• 点击动作按钮（2）

• 在动作设置窗口（3）中，在链接到下拉列表中选择幻灯片…（4）。你也可以右键点击图片（5）并在上下文菜单中选择链接（6）。

在这两种情况下，都会打开一个新窗口，允许你选择幻灯片编号（图 10.5）：

图 10.5 – 选择特定的幻灯片来创建超链接

假设你使用了动作设置方法：

• 链接到幻灯片窗口（1）很简单：你选择与第一个演讲者内容对应的幻灯片编号（2）——列表显示了每个幻灯片标题占位符的内容，确认了为每个幻灯片使用不同标题的重要性。

在幻灯片列表中，任何括号内的数字都表示这些幻灯片是隐藏的。

• 在预览（3）中确认它是正确的，然后点击确定按钮来确认（4）。

• 超链接方法窗口标记为插入超链接（5）。

• 左侧的链接到面板（6）允许你使用以下方式创建超链接：

  • 现有文件或网页（7）

  • 在此文档中的位置（8）选项——这是我们例子中需要的选项

  • 或者，设置一个使用电子邮件地址（9）的超链接，当点击对象时在默认电子邮件应用程序中启动新消息

• 继续我们的例子，我们需要选择一个幻灯片（10），检查幻灯片预览（11），然后点击确定（12）来确认超链接。

如果你已遵循这些步骤，你现在已将菜单幻灯片的第一张图片链接到第二张幻灯片。请确保重复之前的步骤，将剩余的图片链接到它们各自的幻灯片。现在，让我们创建我们的隐形返回按钮，以便我们有一个简单的方法始终返回到第一张幻灯片。

在我的例子中，小圆圈被用作幻灯片左下角的设计元素（图 10.6）：

图 10.6 – 使用设计元素作为可点击按钮

这些圆圈可以成为微妙的导航元素。如果你决定为自己使用这种技术，只要事先练习足够，这是一个很好的规划额外内容而不让听众明显察觉的方法。如果你想为使用该文件的其他人部署此技术，你需要提前让他们了解其工作原理，以便他们也能练习。

确保导航按钮在所有幻灯片中都可用，而无需进行大量复制粘贴步骤的最好方法是，在幻灯片母版或幻灯片母版视图中特定布局中添加它们。

在我的例子中，我打开了幻灯片母版并执行以下操作（图 10.7）：

图 10.7 – 在幻灯片母版视图中向幻灯片元素添加超链接

• 首先，右键单击一个形状（1）并转到插入选项卡（2）

• 点击动作（3）并打开链接到列表（4）。

• 选择第一张幻灯片（5）并通过点击确定（6）确认你的选择。

• 经过多年，我也养成了使用第二个形状并使用最后查看的幻灯片超链接（7）的习惯，以确保如果需要展示其他内容，例如隐藏的幻灯片，我可以轻松返回并继续我的演示。在幻灯片母版上从左侧第二个圆圈添加此类链接，可以让你轻松访问它。

向幻灯片母版添加隐藏链接通常会影响所有布局，但并不总是如此，正如我们在第三章中讨论的那样。如果你使用了 Copilot 建议的较新主题，请确保检查幻灯片母版视图中出现的所有布局。其中许多包含额外的形状，有助于创建新设计，并且它们会隐藏添加到母版中的任何导航元素。

如果你选择向一个或多个特定布局添加隐藏导航，请确保为它们标记，这样在长长的布局列表中就很容易选择了。随着 Copilot 的引入，我们了解到建议的布局数量大幅增加。确保任何与导航相关的布局可以快速找到，对于保持演示设计效率至关重要。

您可以计划尽可能多的隐藏链接，但请记住，您的链接方案越复杂，使用它所需的练习就越多。就像操作按钮一样，了解您演示文稿中的超链接的最佳方式是亲自尝试。如果您已创建了之前的链接方案，请将您的演示文稿置于幻灯片放映模式并尝试链接。首先点击一位演讲者的图片，并练习使用隐藏链接返回到菜单幻灯片。

之前的例子作为一个学习环境，如本书中的例子是有意义的，但在现实世界中则不太现实。如果四位演讲者有很多幻灯片，那么利用我们将在下一节讨论的自定义放映将更加高效。

创建自定义放映

自定义放映是创建和展示较大演示文稿文件子集的一种方式。在过去，我曾使用它们为销售人员创建复杂的营销仪表板，甚至创建了一个允许我根据特定主题或持续时间选择内容的培训仪表板。

让我们继续使用之前使用的相同示例，但这次使用包含更多幻灯片的演示文稿。我们将想要为每位演讲者创建一个自定义放映，然后更改菜单幻灯片上的超链接。

创建了部分是为了在截图（图 10.8）中更容易看到每位演讲者的幻灯片数量：

图 10.8 – 在幻灯片排序视图中以四个部分展示演讲者幻灯片

要创建自定义放映，您需要转到幻灯片放映选项卡（1），然后单击自定义放映按钮（2）以访问自定义放映…功能（3）（图 10.9）：

图 10.9 – 从幻灯片放映选项卡访问自定义放映…

从自定义放映窗口（4），通过单击新建…按钮（5）进入定义自定义放映窗口（6）。以下是您需要设置的元素以创建自定义放映：

• 在幻灯片放映名称：字段（7）中为自定义放映命名。

• 点击您想要包含其中的幻灯片的复选框（8）——如果您在标题占位符中有简单的部分名称且没有记录要包含在每个自定义放映中的幻灯片编号，这一步将很困难。

• 点击添加按钮（9）将幻灯片包含到自定义放映中的幻灯片：字段（10）中。

• 您可以选择此字段中包含的任何幻灯片来激活上、下和删除按钮（11），以适应幻灯片集和顺序。

• 点击确定（12）以确认您的自定义放映。

重复步骤以创建本例所需的四个自定义放映。完成后，您的自定义放映窗口（1）应看起来像这样（图 10.10）：

图 10.10 – 自定义节目窗口选项

您将看到您的自定义节目列表（2）可以使用以下任何按钮进行一些更改：

• 编辑…按钮（3）用于更改自定义节目中包含的幻灯片或它们的顺序。

• 删除按钮（4）用于删除您不再需要的自定义节目。

• 复制按钮（5）允许您复制现有的自定义节目，然后使用编辑…（3）来重命名和更改内容或其顺序。当您需要创建只有少数更改的长自定义节目时，这非常有用。

• 显示按钮（6）以幻灯片放映模式启动所选的自定义节目，以便您可以查看它。

• 完成更改后，如果您不想查看任何自定义节目，只需单击关闭按钮（7）。

现在是时候回到演示文件的第一页幻灯片，并对我们之前添加的链接进行一些更改了。第一步是右键单击一个演讲者图片（1），然后点击编辑链接（2）（图 10.11）：

图 10.11 – 编辑现有的超链接以指向自定义节目

从编辑超链接窗口（3），您需要执行以下操作：

• 滚动幻灯片列表以查看您新创建的自定义节目（4）列表。选择与您的图片相对应的一个。

• 点击显示并返回复选框（5）。这是使您的链接过程高效的一个非常重要的步骤。这样做意味着当您到达自定义节目的最后一页幻灯片时，幻灯片放映会返回到您的第一页幻灯片。不需要其他返回按钮或链接幻灯片对象。

• 单击确定（6）以确认超链接更改。

对剩余的图片重复相同的过程，这将为您提供一个高效的选板，同时减少您需要创建的导航元素数量。我们使用了多演讲者事件示例，但这个概念可以应用于许多类型的演示，例如培训内容。

如果您有一个包含您主题中所有幻灯片的非常大的文件，您可以通过简单地从幻灯片放映选项卡（1）开始自定义节目来避免每次演示时都创建单独的文件。您可以直接从自定义幻灯片放映按钮（2）开始自定义节目，并从列表中选择任何现有自定义节目以开始您的演示（3）（图 10.12）：

图 10.12 – 在幻灯片放映模式下开始自定义节目

如你所见，将交互性融入你的演示文稿可以通过 PowerPoint 中已经可用多年的功能来实现！如果你是 Office 2021、Office 2024 或 M365 用户，你应该考虑使用下一节中讨论的较新的功能——Zoom。

使用 Zoom 功能导航你的内容

微软将其 Zoom 功能描述为使你的演示文稿更加动态和有趣的方式。我称之为类固醇般的超链接，因为你可能再也不需要使用之前章节中描述的功能了。

单词 zoom 在 PowerPoint 界面中被大量使用。Zoom 功能指的是创建到其他幻灯片或部分的超链接，不要与应用于幻灯片对象的 Zoom 动画（Zoom 动画）、应用于幻灯片的 Zoom 过渡（Zoom 过渡）以及用于放大你的幻灯片视图的工具（也称为 Zoom）混淆。

自从 Zoom 功能被引入以来，我必须说我节省了很多设计时间，同时仍然创建了交互式内容。PowerPoint 中有三种类型的缩放：

• 总结缩放允许你通过几点击快速创建导航页面。它添加一个带有 Zoom 对象的新幻灯片，链接到所选部分。

• 部分缩放允许你从演示文稿文件中的现有部分创建导航页面。它向现有幻灯片添加一个 Zoom 对象。

• 幻灯片缩放允许你快速创建到演示文稿中特定幻灯片的链接。它向现有幻灯片添加一个 Zoom 对象。

让我们从以下部分的一个如何创建总结性缩放的例子开始。

创建总结性缩放

我建议你打开一个已经包含几个幻灯片的文件来跟随本功能的解释，或者你可以简单地选择 Microsoft 提供的模板或主题文件之一。

要插入总结性缩放，只需转到 插入 选项卡（1），然后单击 Zoom 按钮（2），并选择 总结缩放（3）（图 10.13）：

图 10.13 – 插入总结性缩放

在 插入总结缩放 窗口（4）中，选择你想要开始导航到部分的幻灯片的所有复选框（5）。你可以检查所选幻灯片的数量（6），然后单击 插入 按钮（7）。

PowerPoint 自动插入一个 新的总结幻灯片（1）（图 10.14）：

图 10.14 – 插入总结缩放幻灯片并创建部分

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根据您使用的模板或主题，如果您总结幻灯片包含不想要的占位符，更改总结幻灯片的布局可能是个明智的选择。在我们的示例中，缩放幻灯片对象（2）包含之前选择的四个幻灯片缩略图——它可以根据您的需求进行调整大小。正如您所看到的，部分也会自动创建（3）。

选择缩放幻灯片对象（2）后，打开缩放选项卡（4）以访问选项和格式化工具。一个小工具提示标识了每个部分中包含的幻灯片编号（5）。由于此选项卡中的格式化选项与之前章节中讨论的许多其他选项类似（例如，形状、图片等），我们只讨论缩放选项类型（6）：

• 编辑总结（7）：您可以通过删除部分或添加您刚刚创建的新部分来编辑您的总结幻灯片，而无需从头开始整个过程。

• 重置布局（8）：您可以单独移动、调整大小和编辑每个部分的缩略图。如果您想回到 PowerPoint 提供的原始布局，请点击此按钮。

• 更改图片（9）：如果您在总结中选择了其中一个缩略图，此按钮将可用。它允许您更改其图片，如果您不想使用该部分的第一个幻灯片的图片。

• 返回缩放（10）：此复选框默认选中，当链接到自定义演示时，其行为与上一节中讨论的显示并返回功能完全相同。如果您取消勾选它，这意味着在完成一个部分后，您将不会返回到您的总结幻灯片。

• 缩放过渡和持续时间（11）：这些选项在点击缩略图后提供缩放效果以到达某个部分及其持续时间；取消勾选缩放过渡复选框将移除该效果。我建议您考虑的唯一更改是增加持续时间，而不是减少它。非常短的持续时间会增加某些人产生运动病症状的可能性。

在不更改任何选项的情况下，您就可以使用您的缩放功能了。如果您已经跟随操作，只需进入幻灯片放映模式并尝试即可。总结缩放是当您有一个包含许多幻灯片的演示文稿时的一个优秀选择，即使您还没有在其中创建任何部分。当您已经创建了部分时，PowerPoint 会识别它们，并在您插入总结缩放时自动选择每个部分的第一个幻灯片。

当你在幻灯片预览视图中点击幻灯片缩略图时看到的缩放效果与 PowerPoint（Office 2021、Office 2024、M365）的桌面版本兼容。如果你计划使用 PowerPoint 的网页版进行演示，你将能够浏览各个部分，但不会有缩放效果。如果你计划在 Teams 中使用 PowerPoint Live，总结缩放将完全不可用，尽管任何其他链接对象都将允许你按计划导航。

如果你不需要总结幻灯片，但希望方便地访问你已经在演示文稿中创建的部分，那么这就是你需要使用部分缩放，下一节的主题的时候。

插入部分缩放

假设你在演示文稿的末尾有一个隐藏的资源部分，以防你需要额外的内容来回答问题或支持你的观点。访问这些内容的简单方法是使用部分缩放。这要求你计划在哪里包含它是有意义的。如果你已经学习了第一章中描述的主题，你应该已经有了很好的想法。

让我们使用以下示例在幻灯片9（1）上插入部分缩放，我们可能需要我们的资源（图 10.15）：

图 10.15 – 在特定幻灯片上插入部分缩放

你需要在插入选项卡中点击缩放按钮，并选择部分缩放（2），以访问插入部分缩放窗口（3）。选择资源部分（4），然后点击插入按钮（5）。

添加部分缩放的另一种方法是，在幻灯片窗格中点击部分名称（1）的同时按住鼠标左键，将部分拖动到幻灯片上（图 10.16）：

图 10.16 – 部分缩放幻灯片对象及其选项和格式化工具

当你开始拖动部分时，你首先会看到所有部分都折叠（2），同时你的鼠标光标变成带有括号中幻灯片数量的部分名称标签（3）。

在你的幻灯片上释放鼠标左键后，你会得到一个部分缩放幻灯片对象（4），它可以被移动和调整大小。当缩放选项卡处于活动状态时，它显示包含在该部分中的幻灯片编号（5）。缩放选项卡包含与总结缩放相同的选项和格式化工具。默认情况下，在显示部分后，你会返回到你的幻灯片。

部分缩放易于插入和使用，因此现在你知道如何操作后，不要犹豫，计划更多可以用来回答问题或展示额外信息的内容，因为你比预期的有更多时间。

当您只需要访问一个幻灯片时，您不需要为它创建一个单独的部分。您可以直接使用幻灯片缩放，这是我们下一节的主题。

插入幻灯片缩放

如果您有多个不相关的幻灯片用作额外内容或资源，您可以使用幻灯片缩放。它的工作方式与刚刚提到的章节缩放完全相同，只是链接仅指向一个幻灯片。

您可以再次转到插入 | 缩放，但这次选择幻灯片缩放以访问一个窗口，允许您选择要插入的幻灯片编号。我更喜欢的方法是点击并拖动幻灯片缩略图从幻灯片面板拖到幻灯片上。结果是带有提示信息的幻灯片缩放幻灯片对象（1），提示信息显示我们将要导航的幻灯片编号（2）。

虽然在缩放选项（3）中有一个重要的区别：未选中返回缩放选项！如果您的目的是轻松返回到之前的幻灯片，请确保勾选该框（图 10.17）：

图 10.17 – 插入幻灯片缩放

您现在已经了解了如何使用三个缩放功能快速在演示文稿中创建导航系统的基本知识。交付此类演示文稿可以简单到只需点击您的遥控器或使用键盘点击通过您的演示文稿。您将按顺序浏览总结缩放中存在的所有部分。但如果您在幻灯片中包含了章节或幻灯片缩放，请记住您需要点击它们才能访问其内容。如果您希望以这种方式发展演示文稿的交互性，我建议您从具有鼠标控制的遥控器开始练习。

您可以随意调整 Zoom 幻灯片对象的尺寸，但也许您的目标是拥有一个完全隐藏的菜单，只有在需要时才能访问。这正是本章最后一节我们将要探讨的内容。

创建触发菜单

现在您已经看到了许多可以帮助您创建更具交互性演示文稿的功能，让我们在幻灯片缩放和触发动画的帮助下创建一个高级交互式菜单。这种技术的结果是，当点击我幻灯片上的一个不可见的形状（1）时，一个带有两个幻灯片缩放的菜单（2）将从幻灯片的左侧（3）移动过来，以便访问任一幻灯片（图 10.18）：

图 10.18 – 使用隐藏的幻灯片缩放菜单

如您在选择面板（4）中看到的，不可见的形状已被重命名为菜单触发器（5），而幻灯片缩放是组 7（6）的一部分。动画面板将有一个包含两个触发动画的列表（7）：一个用于运动路径，一个用于退出淡出。

由于我们在前面的章节中已经讨论了创建此示例所包含的所有组件，我想稍微挑战你一下，尝试重新创建它。以下都是创建一个可以通过触发器显示的隐藏菜单的步骤。试一试，然后查看进一步阅读部分，以获取教程视频的链接。以下是步骤：

1. 选择一个你想访问隐藏菜单的幻灯片。

2. 插入两个幻灯片缩放，调整它们的大小，并将它们移动到幻灯片左侧的灰色区域之外。确保选择了返回缩放选项。

3. 将两个幻灯片缩放对象组合在一起。

4. 插入一个用作点击元素的形状。如果你想使其不可见，请移除其轮廓并使用与背景相同的颜色，或者使填充色达到 99%的透明度。不要使用 100%的透明度，因为它已知会导致超链接停止工作，而且它是否会发生并不总是可预测的。你也可以选择让它保持可见，但将其包含在你的设计中。

5. 打开选择面板，将形状重命名，以便在动画对象时容易找到它。

6. 将运动路径添加到幻灯片缩放组，使其向右移动，以便它结束在幻灯片区域。点击触发器以选择将用于启动动画的形状。

7. 将淡出动画添加到幻灯片缩放组中。再次点击触发器并选择上一步相同的形状。

8. 测试你的动画。

使用触发器和缩放的高级动画技巧可以是一种非常创造性的方式来访问你计划但只想按需访问的额外内容。如果你开始使用本章中讨论的几个主题来制作你的演示，你将极大地提高观众的参与度。

摘要

在本章中，我们看到了如何在演示中创建和使用各种导航元素，创建自定义演示，以便我们可以轻松访问幻灯片子集而无需创建新文件。我们还讨论了使用各种缩放功能快速创建更多互动内容，以及如何使用触发器创建隐藏的缩放菜单。

成为更灵活和互动的演示者是你应该考虑的事情。有机会摆脱严格线性的交付风格对观众来说会更有吸引力。多年来，我一直在我的演示中包含灵活性和互动性，即使我不得不使用超链接、触发器和自定义演示来计划和创建一切。尽管这非常耗时，但我总是得到观众的回报，他们问我是否可以回到前面的部分或幻灯片，因为他们意识到我没有陷入线性的幻灯片放映中。

现在 PowerPoint 为我们提供了更多功能来加快处理过程，没有足够的时间考虑灵活和互动的内容不再是借口，尤其是如果你想在你所在的行业中脱颖而出，并被视为专家。这确实需要你进行更多规划和练习，但你将获得观众满意度的提升，这可能会对你的演示产生重大影响。

在下一章——本书内容创作部分的最后一章中——我们将讨论 PowerPoint 第三方插件，这些插件可以帮助你改进工作流程或添加应用中未包含的功能。

进一步阅读

• 微软支持关于动作设置的文章：support.microsoft.com/en-us/office/add-commands-to-your-presentation-with-action-buttons-7db2c0f8-5424-4780-93cb-8ac2b6b5f6ce

• 触发菜单的视频教程链接：youtu.be/f48e-dmYkSY

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第十一章：使用 PowerPoint 第三方外加组件

到目前为止，你可能已经意识到 PowerPoint 已经成为一个非常强大的创意应用。它拥有符合大多数创作者需求的功能和工具，但如果你对 PowerPoint 的使用变得密集，你可能会发现一些工作流程可以改进，以使你的日子更加高效。这就是你可以考虑使用第三方外加组件的时候。如果你是大型组织的一部分，在安装任何外加组件之前，请确保与你的 IT 部门联系。一些 IT 设置会阻止第三方安装。

市面上有大量的 PowerPoint 外加组件——其中一些是免费的，而另一些则需要购买。当我反思我应该包括哪些外加组件在本章中时，我决定以信任和安全作为我的标准。我想确保开发者是值得信赖的，并且他们的外加组件对您的电脑是安全的。

因此，本章中建议的所有外加组件都是我认识的人——我甚至在他们现实生活中见过！他们没有付钱让我谈论他们的产品，但他们确实给了我一个许可证或与我分享了他们付费产品的某些视觉元素，而这些产品我之前并没有使用。我知道他们的产品在演示设计行业中非常受欢迎。我选择在本章中介绍的外加组件创作者如下：

• BrightCarbon

• Neuxpower

• Billion Dollar Graphics

• PPTools

技术要求

本章中介绍的外加组件已知与许多 Windows 和 macOS 桌面版本的 PowerPoint 兼容。我建议您访问开发者的网站以获取更多兼容性详情（见进一步阅读）。请注意，由于 PowerPoint 的订阅版本持续更新，因此本章中显示的截图可能与您的应用程序版本不同。

BrightCarbon

BrightCarbon 是一家成立于英国，在英国设有曼彻斯特、布里斯托尔和伦敦办公室，在美国设有波士顿办公室的演示和电子学习机构。我在多次参加演示峰会时见过其总监 Richard Goring 和主要技术顾问 Jamie Garroch——我们都是作为专注于 PowerPoint 和其他 M365 应用的 Microsoft MVP，在我们的社区中努力做出贡献。

他们有以下两个产品可以帮助个人、团队和公司，接下来章节将进行讨论：

• BrightSlide是一个免费外加组件，帮助你提高生产力

• BrandIn是一个付费外加组件，帮助组织创建符合品牌内容

使用 BrightSlide（免费）

这个插件最初是为了帮助 BrightCarbon 设计师使他们的设计工作流程更加高效而创建的，添加了用户需要的快捷键和功能，但这些功能在 PowerPoint 中不可用。他们的第一个核心价值观是“分享我们的知识和时间”，因此他们很快决定将他们宝贵的插件与世界分享。不用说，我们的行业专家迅速将消息传播给所有演示文稿创建者和设计师。您可以通过提供的链接在他们的产品页面找到 BrightSlide。

BrightSlide 插件可能被选为我们行业中免费提供的最完整的工具。它包含九个工具类别，每个类别都包含许多功能。在撰写本书时，该插件已超过 60 个不同的功能，用于提高您的工作流程和生产力。当您尝试使用 BrightSlide 时，这可能会不同，因为 Jamie 和 BrightCarbon 产品团队会根据设计师或插件用户的需求定期添加功能。

要使用 BrightSlide，首先，您需要从产品页面（www.brightcarbon.com/products/）下载 Windows 或 macOS 安装程序，并在您的计算机上安装它。当您打开 PowerPoint 应用程序时，您将看到一个新的BrightSlide（1）选项卡（图 11.1）：

图 11.1 – PowerPoint 中的 BrightSlide 插件选项卡

让我们探索您在新选项卡中会发现的主要功能类别：

• 对齐（2）：这个类别包含了一些工具，可以为您提供更多控制和选项来对齐您的幻灯片对象，而不仅仅是 PowerPoint 中标准对齐工具所能提供的。例如，您只需点击几下就可以创建一个形状网格。您甚至可以选择将对象对齐到第一个或最后一个选定的对象。

• 格式（3）：这个类别中的工具将帮助您一次性编辑多个对象或复制复杂的格式。这个类别可以帮助您将大小、位置、格式、调整和动画从一个对象复制到任何其他对象。

• 选择与对象（4）：这个类别旨在使您的生活更加便捷。根据特定的特征选择对象，例如填充或轮廓颜色，隐藏或显示幻灯片对象而无需滚动到您的选择面板，以及交换对象，这只是这个组中的一些亮点。您激动了吗？

• 动画（5）：这个类别中的工具在尝试重新创建复杂动画时可以为您节省大量时间。您可以使用 BrightSlide 的一些起始序列，或者将您自己的添加到库中。

• 文件与母版（6）：这个类别包含许多工具，可以帮助您设置模板，例如设置参考线、编辑您的主题颜色、设置自定义颜色、批量分配布局、比较多个演示文稿等等。这些功能可以处理大多数重复性任务。

• 设置 & 帮助（7）：在这里您可以找到功能区添加自定义选项和快捷键。您还可以访问两个功能子类别：

  • 设置 – 被动功能：这些功能不会出现在功能区中，并且会修改默认的 PowerPoint 行为，您可以选择开启或关闭它们。例如，在复制幻灯片时可以复制注释，或者一次性调整多行的大小。

  • 帮助 – 上下文工具：当您在幻灯片对象（如表格或线条）上右键单击时，这些工具将变得可用，允许您在演示文稿中移动部分内容，并轻松检查文本和填充颜色之间的对比度。

如果您想了解完整的详细信息，他们网站上有一个帮助部分，列出了功能及其描述，但我将分享一些我知道的工具，即使是兼职演示文稿设计师也应该使用这些工具来节省时间。为了帮助您找到它们，我将在以下子节中引用功能区上的组名。

对齐组

这个组有如此多的对齐功能，以至于几乎不可能在它们之间做出选择。我最终选择了三个我认为特别有趣的功能，以帮助您快速将多个对象叠加在一起，一个压一个，将它们分布到网格中，或者创建一个新的网格。

第一个功能帮助我们叠加所有选定的对象，并命名为对齐对象中心与中间（1）（图 11.2）：

图 11.2 – 对齐组中的“对齐对象中心与中间”功能

在选择多个对象（以我们的例子中的六边形为例）后，只需在功能区中单击该功能，就可以一次性将所有对象叠加（2）。正如您在选择面板（3）中可以看到的，所有形状都出现在幻灯片上。您可以使用这种类型的对齐方式来制作动画，每次只显示一个形状，始终保持在同一位置。

现在，让我们在幻灯片上使用六个没有特定对齐方式的散布六边形，并使用这次的对齐组中的分布到网格工具（1）。BrightSlide 将对齐并分布它们（2），并打开分布到网格对话框（3），在其中您可以调整网格（图 11.3）：

图 11.3 – 对齐组中的“分布到网格”功能

您可以调整行数和列数（4），设置间距单位（5）为英寸、厘米或像素，并调整幻灯片对象之间的水平和垂直间距（6）。预览复选框（7）默认选中，在点击确定按钮（8）确认选择之前查看您的网格外观非常有帮助。在撰写此章节时，此功能只能用于相同大小的对象。

尽管 PowerPoint 的智能参考线工具已经帮助我在网格上对齐和分布形状很长时间了，但这个 BrightSlide 功能每天可以节省很多点击，使其更加高效。

我想要向您展示的对齐组的第三个功能要求您从幻灯片上的单个对象或一组对象开始（1）并使用分割与对齐功能（2）（图 11.4）：

图 11.4 – 对齐组中的分割与对齐功能

此功能创建了一个由大小均匀且间隔均匀的组或选定对象的副本组成的网格。在我的例子中，它创建了一个大小均匀且间隔均匀的矩形网格（3），同时打开分割与对齐对话框（4）。您可以根据需要调整列（5）和行（6）的设置。您看到的间距（对象之间的间隔）、宽度和高度（7）的数字受您为单位选择的设置的影响。在测试此功能时，我发现使用英寸或厘米不如使用像素灵活，像素是更小的单位。我最好的建议是在第一次尝试时进行几次测试。这将是一次明智的投资，因为 BrightSlide 会记住您之前的设置，并在您下次使用分割与对齐功能时使用它们。

对齐组中提供了许多更多功能。要了解哪些功能对您的演示文稿工作类型有用，最好的方法是尝试使用它们，或者至少查看 BrightSlide 网站上的帮助部分。

格式组

此类别也有一个很棒的特性列表可供使用，但由于空间有限，我只想指出匹配大小功能（1），它允许您通过单次点击快速将幻灯片上选定的对象（或两个中的任意一个）的宽度和高度设置为相同（2）（图 11.5）：

图 11.5 – 格式组中的匹配大小功能

为了确保您获得期望的结果，当您将鼠标悬停在功能按钮上时（3），请注意提示信息。正如我们所见，仅选择一个对象将参考幻灯片的尺寸——想象一下您能多快地裁剪并制作一个全幻灯片图像！

默认情况下，最后选定的对象成为之后创建的任何对象的尺寸参考。在我的例子中，如果我先选择图像（4）然后选择事件 3按钮（5），匹配大小功能将使图像与动作按钮大小相同。请注意，使用此功能调整大小的图像将被扭曲，而不是裁剪以适应大小，并且将保持相同的宽高比。

选择与对象和动画组

这两个类别充满了所有设计师都可以利用的生产力工具。为了节省空间，我将只对几个功能给出一个高级定义，以便您了解它们可能有多么强大（图 11.6）：

图 11.6 – 选择对象和动画组的高亮

• 选择对象 ( 1 )：此功能允许根据某种格式样式选择幻灯片上的所有对象，这样您可以轻松地一次性更改它们的格式。

• 拆分文本 ( 2 )：此功能允许您通过段落或句子将文本内容拆分为多个对象。

• 文本边距 ( 3 )：此功能允许您一键删除所有文本边距。无论您只想修复一个对象，还是所有幻灯片上的对象，或者是母版上的对象，都能满足您的需求。

• 我的动画 ( 4 )：此功能允许您保存并重复使用自己的动画库。在为对象创建复杂的动画方案后，您可以将其从所选对象保存下来以供将来使用。

• 实用工具 ( 5 )：在这个列表中，您将找到创建瀑布延迟、更有效地管理运动路径以及删除所选幻灯片或演示文稿中所有动画的功能（6）。当您意识到动画是从各种来源被引入您的演示文稿时，最后一个功能可以节省大量时间。

了解这些功能的最佳方式是通过在您的演示文稿文件中尝试它们。花时间阅读在功能上悬停时出现的工具提示也会对您有很大帮助。

文件和母版组

尽管文件和母版组可能不像其他组那样有趣，但我必须说，这是我找到的一些我最珍视的功能的地方，这些功能适合我从事的工作类型。

我将突出显示对我非常有用的那些（图 11.7）：

图 11.7 – 文件和母版组的高亮

• 参考线 ( 1 )：当我收到带有太多参考线的文件，或者当我创建临时参考线时，删除参考线功能可以节省大量宝贵的时间。我们可以用它来选择我们想要删除的参考线（母版、布局或正常视图），或者删除所有参考线。

• 主题颜色 ( 2 )：在这个列表中，我最常用的两个功能是：

  • 颜色对比报告 ( 3 ) 创建一个新的幻灯片，允许我根据形状填充评估文本对比度可访问性。

  • 删除最近颜色功能（4）从最近列表中删除所有颜色样本。在测试一些非品牌颜色或清理模板文件以发送给客户之前，这非常有价值。

• 批量（5）：此列表中的每个功能都很宝贵。我特别喜欢的是当你必须处理复杂演示文稿时，布局被误用的情况，即分配布局。从 一个 窗口中，你将能够更改文件中的任何幻灯片的母版或布局。然而，这意味着你必须熟悉母版和布局使用的名称。你仍然可以在做出任何更改之前通过幻灯片导航来查看它们的内容。

• 审查（6）：此列表中的两个功能特别有价值：

  • 而不是试图绝望地使用 PowerPoint 的原生工具更改文件的语言，有时效果可疑，我使用 演示文稿语言。只需 一个 点击，它就会更改 整个 演示文稿的语言。

  • 至于 演讲者备注，它允许你为所有演讲者备注获得可靠的字数统计，并且可以一键删除所有备注。

• 导出（7）：此列表中的功能解决了 PowerPoint 的一些重要缺失功能。从所选幻灯片中创建新的演示文稿文件可以节省大量时间。同样，将所选幻灯片导出为图像或导出演示文稿中的所有媒体文件也是如此。

BrightSlide 插件是任何使用 PowerPoint 创建视觉效果的宝藏。我最好的建议是下载此插件并尝试一下。你没有任何损失（它是免费的！），但你可以在效率和生产力方面获得很多收益。如果你想知道为什么 BrightCarbon 将此免费提供给所有用户，那是因为他们的公司文化，他们相信与社区分享。

让我们看看他们的 BrandIn 插件的概述，它帮助组织中的用户保持品牌一致性。

使用 BrandIn（免费增值和付费）

许多组织在保持品牌一致性方面感到困难。大多数情况下，他们已经投资于创建一个使用公司颜色的品牌 PowerPoint 模板，在示例幻灯片中提供图形元素，并使用一组标准布局进行规划——但用户往往没有足够的 PowerPoint 技能来正确地导航整个模板，或者没有时间阅读数十页的品牌指南。

正因如此，才创建了 BrandIn。它帮助组织提供对资产库的便捷访问，同时帮助用户保持品牌一致性，所有这些都在 PowerPoint 内完成。而且这里有一个巨大的好处：你可以在 PowerPoint 和 Word 中使用它，在 Windows、macOS 和在线上使用。

此插件解决了组织中许多最令人烦恼的演示文稿创建问题，例如以下问题：

• 用户浪费了数小时试图制作符合品牌规范的幻灯片，或者甚至只是寻找相关内容

• 用户添加了非品牌和/或受版权保护的图片，而不是来自品牌库的图片

• 存在着从其他演示文稿复制幻灯片、臃肿的模板和母版的问题

BrandIn 可在 Microsoft AppSource 商店找到，并且也可以从 M365 管理中心 向组织用户提供。许可模式是按年订阅，根据你拥有的用户数量付费，类似于 M365 许可证。提供不同级别的许可证，具有不同的功能集，包括一个为一到四人团队提供的免费计划。有关更多信息，请参阅 进一步阅读 部分，其中包含其网站的链接，并联系他们讨论您的许可需求。

如前所述，如果你无法访问 PowerPoint 或 Word 的 首页 选项卡中的 添加组件 商店，你可能需要从你的 IT 管理员那里获得支持以在你的组织中部署添加组件。部署后，有一些初始设置任务需要完成，以便 BrandIn 的魔法发挥作用：

1. 创建一个专门用于所有创意企业资产的新的 SharePoint 网站，并决定谁将负责内容维护。你也可以使用现有的网站或 组织资产库（OAL）。

2. 精选你的实际内容，并将其分类到以下类别中：模板、幻灯片、图片、图标 和 图形。

3. 在您的新 SharePoint 网站中为每个类别创建一个文档库，并将您整理好的内容添加到每个库中，按命名文件夹组织。

4. 在 BrandIn 中创建一个新的工作空间，并链接文档库。

如你或许已经意识到，你首先需要投入一些时间，这样你的团队能够节省大量的创作和设计时间，并保持品牌一致性，从而获得投资的最佳回报。

我可以说，最耗时的不是创建 SharePoint 网站和文档库，尤其是如果你并不真正关心拥有一个品牌网站的话——仅仅因为我已经很久没有这样做，这花了大约 15 分钟。最耗时的部分是收集你已有的内容，整理它们，以确保你只提供与你的品牌一致的内容，然后在 BrandIn 中连接库。当然，确保定期维护资产，以保持它们与品牌的一致性。我的建议是为这项任务指定你团队中的某个人。

在添加组件部署后，创建了一个工作空间，并连接了内容库，PowerPoint 中 首页 选项卡（1）的右侧将出现一个新的 BrandIn 按钮（图 11.8）：

图 11.8 – PowerPoint 中的 BrandIn 按钮 和面板

点击按钮将打开 BrandIn 任务面板（2），用户将在此访问添加到 SharePoint 网站中的品牌资产。以下是此任务面板中工具的简要描述：

• 工作空间与账户 图标（3）：大多数计划允许创建最多两个工作空间，从而可以创建特定于品牌、团队或部门的资产库。企业计划提供无限的工作空间。

• 工作区（4）：您所在的工作区名称显示在任务面板的顶部。编辑按钮仅对 BrandIn 管理员可用。

• 新建演示文稿（5）：您可以直接从任务面板开始一个新的演示文稿，允许您选择添加到 SharePoint 网站的企业模板。如果可用多个模板，它们都将列出。这使得品牌管理员发布新模板并保持现有模板更新变得非常容易。

• 资产（6）：此部分允许在 SharePoint 网站上添加的各种资产类别之间进行选择。

• BrightCarbon 网站访问（7）。

• 知识库、支持、反馈和设置（8）。

让我们看看您能多快从BrandIn任务面板（图 11.9）创建一个新的演示文稿：

图 11.9 – 从 BrandIn 任务面板创建新的演示文稿

• 点击新建演示文稿选项（1），以便面板显示您组织的模板。

• 点击模板缩略图（2）。在这个例子中，只有一个模板。

• 您的新演示文稿文件已创建（3）。

剩下的唯一事情就是给您的文件命名并保存在适当的存储位置。考虑到通常需要多少次点击才能到达模板，这是一个简单且非常高效的过程。

添加幻灯片也是一个非常简单且直观的过程，如果您之前花时间创建了样本幻灯片并将它们添加到企业资产 SharePoint 网站上。

到这本书的这一版发布时，您应该能够访问新的添加功能，这些功能将帮助您自动化发布单个幻灯片作为单独资产的任务。BrightCarbon 开发团队始终在创新！这就是基于云的添加组件的美妙之处：您会不时看到新功能的出现，而无需手动更新添加组件。

再次，这是一个快速的过程（图 11.10）：

图 11.10 – 从 BrandIn 任务面板添加幻灯片

• 点击幻灯片（1）。

• 在幻灯片面板（2）中，选择一个符合您要添加的幻灯片主题的分类。这种文件夹结构应该是您设置资产库时的最佳实践之一，有助于用户更有效地找到内容。

• 在示例中，选择了简介分类（3），并列出了可供选择的样本文件。只需简单点击缩略图，即可将其添加到您的演示文稿文件中。

对于创建大量演示文稿的团队来说，BrandIn 可以是一个改变生活的解决方案，它可以帮助提升你的沟通能力，同时增强你的品牌形象，并节省大量时间。为了实现这一点，意味着你需要花时间创建足够的样本幻灯片，以便团队成员可以快速利用它们，而不是在空白幻灯片上创建文本框和形状。如果你在部署之前投入时间和精力，并且不断添加适合团队需求的内容，这个插件就像魔法一样有效。

添加其他资产的过程与之前的示例一样简单。当添加图片和图标时，如果存在兼容的空占位符，它们会出现在所选幻灯片上。添加图表和表格等图形内容时，会添加一个新的幻灯片。知道创建符合品牌风格的表格和图表有多令人沮丧，BrandIn 就是解决一次性创建它们并在几秒钟内重复使用的解决方案！

之前的示例应该给你一个关于 BrandIn 可以为你所在的组织做什么的想法。访问 BrightCarbon 网站的 产品页面 获取更多信息及定价。

如果你不确定是否要在第一天就承诺订阅，可以尝试免费增值计划几个月，看看你的内容工作流程可以变得多么高效，体验质量提升和品牌合规性的提升，并看看在这个过程中你可以节省多少时间和金钱。在我看来，这是一个可以帮助你在组织中花更多时间在其他高价值任务上的投资。你可以从免费计划开始，在你的组织中用一小部分人测试这个插件。我确信他们会像我一样兴奋，并推动整个团队部署。

我想要向 BrightCarbon 团队表示所有我的感激之情，因为他们允许我使用他们的演示资产。作为一个通常为他人创建内容的两人公司，我没有自己的资产库。但这一切即将改变！

现在让我们进入下一节，介绍 Neuxpower 的另外两个插件。

Neuxpower

Neuxpower 团队已经开发了超过 25 年的软件——而且我有幸认识了老板 Mike Power，已经超过 18 年了！

他的团队热衷于开发高质量、有帮助的软件工具。Neuxpower 有一个创新的 PowerPoint 插件和强大的文件压缩工具（neuxpower.com/products），我们将在接下来的章节中介绍。

在第一部分，我想讨论的 Neuxpower 产品是一个插件，它可以帮助你在演示文稿文件中管理关键资源，同时标记和修复潜在问题。

使用 Slidewise（付费）

演示文稿文件中存在许多痛点。用户多年来一直在抱怨检查文件中的字体并替换它们很困难。同样，试图弄清楚哪些布局用于哪些幻灯片——如果你有一个包含大量幻灯片的演示文稿，这可能需要很长时间。这些元素是 Slidewise 解决的一些痛点。

安装 Slidewise 后，您的主页选项卡（1）将出现一个新的Slidewise按钮（2）（图 11.11）：

图 11.11 – 主选项卡上的 Slidewise 插件

当您点击Slidewise按钮（1）时，它将自动显示或隐藏Slidewise任务窗格（3）。如果您点击按钮底部的箭头以打开功能列表（4），您可以设置插件的首选项，打开帮助中心网页，并访问与插件本身相关的功能，例如检查更新。

标题栏上方的Slidewise选项卡（1）提供对相同的帮助和设置功能，并具有其他有价值的特性（图 11.12）：

图 11.12 – 标题栏上方的 Slidewise 选项卡

• 在演示文稿组（2）中，您将可以访问仅在您的演示文稿文件在文件资源管理器中有路径时才激活的功能。这意味着任何保存在 OneDrive 或 SharePoint 存储中且未设置为同步到文件资源管理器的文件，将看到以下功能不可用：

  • 导出所有媒体：将图像、音频和视频文件导出到您选择的文件夹

  • 打开文件位置：在文件资源管理器中显示文件位置

  • 复制路径：将文件位置路径复制到剪贴板

• 在选择组中，您将可以访问以下内容：

  • 导出原始图像 ( 3 )：此功能允许您从所选对象导出未修改的图像。如果您已应用图像格式化或裁剪，并希望将来轻松访问原始图像，这将非常有价值。

  • 导出幻灯片为 ( 4 )：此功能允许您将所选幻灯片导出为图像（PNG 或 JPEG）、PDF 和 PowerPoint 文件。此功能的附加价值在于可以从各种单位（像素、百分比、厘米或英寸）的列表中选择图像大小。您可以通过如何操作？链接（5）访问视频教程。

让我们现在看看Slidewise窗格（图 11.13）中可用的部分和视图列表：

图 11.13 – Slidewise 中的字体和媒体视图

• 工具下拉列表（1）：

  • 字体和媒体 ( 2 )：此工具允许您管理演示文稿文件中找到的各种元素类别，例如字体、图像、嵌入的图表数据、音频、视频等。只需几点击，您就可以看到元素在文件中的位置，并完成嵌入字体、导出图像、音频和视频，或删除嵌入数据等任务。如果您曾经试图在文件中找到奇特的字体并替换它们，这是一个非常有帮助的功能，可以帮助您节省宝贵的时间。

  • 幻灯片母版 ( 3 )：此工具允许您查看文件中的所有母版和布局，并找出哪些幻灯片使用它们。此视图的优点在于它具有允许您合并母版、删除未使用的母版和布局，甚至在不同布局之间重新分配幻灯片的功能。这消除了清理因过多母版和布局而杂乱无章的文件所需的所有手动工作。

  • 颜色 ( 4 )：此功能显示所有调色板并标识了所有非主题颜色使用的地方 - 即，对于所有母版，无论是幻灯片、备注还是讲义。它还列出了主题调色板中颜色的 RGB 值，比在 PowerPoint 界面中挖掘值要好得多。您可以替换不符合规定的颜色，甚至可以轻松地查看/清除最近使用的颜色列表。

  • 文件审阅 ( 5 )：此工具具有许多有用的功能。它有一个内容部分，可以帮助您找到空占位符、隐藏的对象和幻灯片、调整文本框自动调整设置，以及查看文件中使用的所有语言 - 正是通过这种方式，我发现一个时间线模板将俄语引入了文件！在元数据部分，您可以轻松找到评论列表、文档属性以及您放置演讲者备注的位置。任何列出的项目都可以轻松修复或查看在 PowerPoint 文件中。

  • 幻灯片选择 ( 6 )：在审查此章节时，此工具有两个视图 - 主/布局，和过渡。第一个视图有一个表格，列出所有幻灯片的编号以及正在使用的幻灯片母版和布局，以及幻灯片是否可见。过渡视图列出所有幻灯片的编号，以及使用的过渡名称、其时间设置以及是否为自动过渡。我被告知主/布局视图可能会在未来移动到幻灯片母版部分，并将此部分的名称改回过渡。

  • 图像审核 ( 7 )：此工具允许您扫描具有大小或质量问题图像。当您打开它时，此功能会自动开启，当您离开时自动关闭，以避免添加插件性能问题。它将帮助您找到图像太大或太小、被裁剪，以及当它们变形或损坏的情况。

• 演示文稿 ( 8 )：当鼠标悬停在单词上时，您会看到一个工具提示，列出文件的名称、位置和幻灯片大小。在其右侧，您可以看到总文件大小。

• 在任何视图中点击左侧的箭头（ 9 ）之一将展开元素列表，按类型或幻灯片编号列出它们。

• 点击右侧的箭头（ 10 ）将打开一个操作列表，您可以选择嵌入或替换字体，使用在 PowerPoint 中显示操作来导航到幻灯片，等等。

• 突出的内容将有一个点（ 11 ），绿色或黄色表示补充信息或提示。当内容被标记为有问题时，文本将显示橙色字体并带有标志图标。

• 在窗格底部，您有检查器工具（12），显示您在幻灯片上选定的对象的详细信息。

不要因为我没有单独介绍每个功能就害怕这个插件有问题。当您安装 Slidewise 时，它会打开一个Slidewise.pptx文件（1）（图 11.14）：

图 11.14 – Slidewise 入门指南

幻灯片显示了重要元素，在最后一页，您有链接到他们的帮助和支持中心，以及他们的联系表单（2）。

您真的应该去 Neuxpower 的产品页面（neuxpower.com/products）下载 Slidewise，这样您就可以免费试用 30 天。这是了解它是否值得您日常演示工作投资的最佳方式。30 天试用期后，插件将回退到免费模式，让您可以免费继续使用一组有限的特性。Slidewise 可以通过年度订阅购买，在我看来，您在使用演示文稿文件的一周或两周后就能收回投资。而且好消息是，对于那些不只在英语环境中工作的人来说！如果您的 Windows 和 PowerPoint 语言设置为德语、法语或西班牙语，该插件将安装为这些语言之一。

使用 Neuxpower 的压缩工具

我记得当我与演示文稿或任何其他 Microsoft Office 文件最大的挑战是文件大小巨大。第一次使用 Neuxpower 的压缩工具，大概 18 年前，我被它如何高效地减小文件大小同时确保图像保持足够高的质量而震惊，以至于观众无法察觉到差异。

从那时起，该产品已发展成为五个不同的产品，您可以在他们网站的产品页面上看到（neuxpower.com/products）。在本节中，我将向您介绍WeCompress（免费）和NXPowerLite（付费）。尽管本章是关于 PowerPoint 插件，但我认为任何创建内容的人都应该了解他们的压缩工具。

如果您在文件压缩方面没有太大需求，并且您的文件最大大小为 50 MB，那么您可以前往wecompress.com网站，或者在 Neuxpower 产品页面上点击产品名称（图 11.15）：

图 11.15 – Neuxpower 的 WeCompress 在线文件压缩工具

如您所见，您可以压缩当今组织中最常用的文件类型：PDF、PowerPoint、Word、Excel、JPEG、PNG 和 TIFF 文件（1）。您只需点击+号（2）浏览文件并添加一个，或者您可以直接将文件拖放到浏览器页面。当在线应用程序处理完您的文件后，您将收到文件就绪的消息（3）。在我们的例子中，初始文件大小为6.26 MB，降至1.56 MB（4）。剩下的唯一操作就是点击下载按钮（5），将压缩文件移动到您计算机的下载文件夹中。

在上一个例子中测试的文件显示，所有幻灯片上的照片质量与我的原始文件相同。似乎受此过程影响的是由缩放功能创建的小图像，用于我的交互式菜单。正如您所看到的，它非常易于使用，而且完全免费。

如果您有更频繁的需求，或者您的文件大多数时候超过 50 MB，我建议您投资 NXPowerLite 桌面版本（图 11.16）：

图 11.16 – NXPowerLite 桌面压缩应用程序中可用的自定义设置

您可以创建并命名各种优化配置文件（1），这将允许您对特定的压缩设置有更多的控制，例如您在演示文稿文件中想要的JPEG 质量级别（2），或者为PDF、PowerPoint、Word、Excel 和 JPEG 文件创建各种自定义设置（3）。一个新的设置允许在强压缩配置文件中使用时从图表中删除 Excel 数据（4）。

NXPowerLite 还与 Windows 的文件资源管理器、Mac 的 Finder、Outlook 等集成。许可证是一次性购买，每位用户价格实惠，且在其网站上提供 14 天试用期。桌面版本会在您的办公应用程序的主页标签中安装一个 NXPowerLite 组，帮助您在创建文件时优化文件。

即使文件压缩工具本身不是 PowerPoint 插件，我相信您在处理大型演示文稿时也会发现它们很有用。

到目前为止，我们已经涵盖了生产力、演示文稿管理和清理工具。让我们继续介绍一个可以帮助您创建或访问图形以更直观方式表达自己的插件。

十亿美元级图形

Billion Dollar Graphics 由迈克·帕克森创立，他是一位非常有才华的视觉沟通者，我认识他很多年了。凭借他超过 25 年的专业经验，他创作了如何书籍、培训研讨会，以及一个名为 Build-a-Graphic 的非常实用的插件。它允许用户使用插件内提供的成千上万张图形中的任何一张来构建内容，或者使用预构建的图形来加快流程。

使用 Build-a-Graphic（付费）

Build-a-Graphic 是一个采用年度订阅模式的插件，您有机会使用具有有限功能的试用版。对于团体或企业，有本地图书馆的许可证。本节将重点介绍订阅插件，但您可以在 Build-a-Graphic 网站上找到所有信息（billiondollargraphics.com/build-a-graphic/）。

您可以使用两种方式使用 Build-a-Graphic 插件：

• 从您自己的项目符号列表或文本幻灯片开始，借助插件提供的成千上万创意资源，构建您自己的视觉元素

• 在库中搜索带有关键词的预构建图形，并将您自己的文本内容添加到文本框中

无论您选择自己构建还是使用预构建的图形，最大的优势是一切都是完全可定制的。几乎您添加的每一项都是矢量图形，这使得它可以 100%可编辑。

您可以更改颜色、移除填充颜色、保留轮廓和取消组合形状。您可以在 PowerPoint 的 形状格式 选项卡中进行的任何操作都可以用于 Build-a-Graphic 资源。如果您觉得自己缺乏构建自己图形的技能，尤其是如果您想通过不花太多时间创建自己的图形来明智地工作，您应该考虑投资这个插件。

值得一提的是，Build-a-Graphic 插件是与 Neuxpower 团队合作从头开始重建的。这个令人惊叹的版本是 -

• 兼容 Windows、Mac 和 PowerPoint 的网络版本。

• 总是与完整的图形库保持连接。

安装插件后，您将在 首页 选项卡中看到一个新的 Build-a-Graphic 按钮（1）（图 11.17）：

图 11.17 – 首页选项卡和任务窗格中的 Build-a-Graphic 按钮

点击按钮将打开 Build-a-Graphic 窗格（2），在那里您可以从超过 10,000 张图形的日益增长的库中进行搜索（3），使用各种工具帮助您进行设计（4），并管理您的账户（5），在那里您可以访问许可信息、协议、教程、请求图形以及联系支持的方式。

让我们在下一节中通过一个示例来展示您如何从幻灯片上的项目符号列表中创建自己的图形。

从文本幻灯片中创建图形

以下示例由 Copilot 创建，要求它为四个步骤的成功培训过程创建一个新的幻灯片。如果您手头没有文本幻灯片，只需使用标题和内容布局创建一个新的空白幻灯片，并添加四个句子的列表。

当您想测试文本在布局上的外观时，您可以使用 Office 应用程序中的一个隐藏功能来创建填充文本。要创建看起来像拉丁文的文本，您需要输入 =lorem(x,y) ，其中 x 是段落/项目符号的数量，y 是每行的句子数量，然后按 Enter 键。

如果您想生成可读的文本，可以使用 =rand(x,y) ，这将生成句子 The quick brown fox jumps over the lazy dog，并重复应用于所有段落/项目符号和句子。为什么是这个句子？因为它使用了字母表中的所有字母，让您可以看到您的字体如何显示。请注意，在 PowerPoint 中，即使您使用的是另一种用户界面语言，随机文本也可能相同——这就是我在法语中的情况。但在法语 Word 中，生成的随机文本讨论的是 Word 功能。

要在文本幻灯片上开始使用 Build-a-Graphic，首先选择文本占位符（1）（图 11.18）：

图 11.18 – 使用块文本工具与列表

当您点击 块文本 按钮（2）时，您会看到三个选项（3）来帮助您将列表分离成单独的文本框：

• 按句子分块文本

• 按项目符号分块文本

• 按段落分块文本

幻灯片上的文本格式如何并不重要，因为这三个选项涵盖了所有内容。

对于我的示例，通过项目符号或段落进行分块的结果是看起来像 图 11.19 的幻灯片：

图 11.19 – 使用块文本工具后的分割文本

原始占位符被删除，并替换为八个文本框（1），每个文本框对应一个项目符号或段落，如图 选择 面板（2）所示。您的幻灯片布局仍然会显示 标题 和 内容，所以我建议您转到 主页 | 布局 并选择 仅标题 布局。这将在将来应用新模板或复制粘贴幻灯片到另一个文件时有所帮助。

在开始向幻灯片插入图形之前，我建议您根据需要格式化文本框，并将它们垂直对齐在幻灯片中间下方，并均匀地水平分布。

现在我们使用 搜索 框和关键词 评估 。从搜索结果中，点击列表中的图形以访问预览（1）（图 11.20）：

图 11.20 – 搜索并插入图形

• 书签按钮（2）是一个很好的方法，可以将您经常需要的图形保存在书签视图中（3）。当按钮已添加到您的列表中时，按钮的名称将更改为已书签。

• 相关的关键词列表（4）是了解图形在插件中如何标记的好方法。

• 单击插入图形按钮（5）将其添加到新幻灯片（6）。我简单地将其复制并粘贴到我的幻灯片上，并调整了大小。我还翻转了图形，使人物的正面不会对着幻灯片的边缘（7）。

如您在图 11.21中看到的，插入的图形是一组可以使用形状格式选项卡中的任何工具进行格式化的形状：

图 11.21 – 插入的图形可以使用格式化工具完全编辑

您可以重复此过程，并为您的幻灯片包含所需的任何数量的图形，根据您的需求移动和调整它们的大小。如果您有非常具体的需求，这可能是一种组装看起来专业的幻灯片的好方法，而无需花费数天时间在网上图书馆搜索、购买多个许可证或从头开始创建一切。

您可以访问数千个图形元素，您可以使用这些元素制作几乎任何您能想象到的图形。将其视为构建完美图形的部件套件（图 11.22）：

图 11.22 – Build-a-Graphic 拥有数千个图形元素

• 输入您的关键词（1）

• 通过图形元素筛选（2）

• 获取矢量图形（3）或，根据您的关键词，PNG 格式的优质图像（4），以便它们可以叠加在深色背景上而不出现白色矩形。

您可能还希望直接在 Build-a-Graphic 库中进行搜索，并使用完整的图形，这是下一节的主题。

使用 Build-a-Graphic 库

如果您正在创建针对常见商业主题的内容，您可能会在 Build-a-Graphic 库中找到您所需的内容。要查找图形，像平常一样搜索，单击筛选工具（1），然后从菜单中选择预置图形（2）（图 11.23）：

图 11.23 – 使用预置图形

滚动列表，直到您看到符合您需求的图形（3），然后单击插入图形按钮将其添加到新幻灯片（4）。

Build-a-Graphic 任务窗格中还有两个其他工具您可能会觉得很有用（图 11.24）：

图 11.24 – 选择相同颜色的对象和“新增功能”

• 选择相同颜色的对象（ 1 ）：点击此图标将打开一个选择可能性的列表，允许您通过 相同填充颜色、相同轮廓颜色 或 相同文本颜色（与您在幻灯片上选择的形状相同）快速选择幻灯片上的所有形状（ 2 ）。

• 新增功能（ 3 ）：点击此图标将打开带有所有标记为 #New 的图形的搜索结果视图。新图形几乎每周都会添加。考虑不时浏览一下列表。

如您所见，您可以从您的投资中获得很多价值。我甚至可以说，如果您曾经支付过一位有才华的图形设计师，您为他们的几个小时所支付的费用与您每年为 Build-a-Graphic 投资的费用相似，这样您只需点击几下就可以获得数千个资产。

现在，我们将继续本章关于插件的最后一个部分，探讨来自 PPTools 的两个生产力插件。

PPTools

为什么在讨论设计插件之后，我会回到生产力工具上来？简单来说，因为 PPTools 背后的这位人物在我们行业中备受尊敬。Steve Rindsberg 自 1997 年以来一直在创建 PowerPoint 插件和帮助文章！2005 年在一场会议中第一次见到他时，我就交了一个好朋友。

他的网站（ www.pptools.com/products.htm ）上有许多年来为满足用户特定需求而创建的插件，这些需求是 PowerPoint 本身功能无法满足的。您还可以在他的网站上找到一篇关于插件及其类型的文章 – 我已在 进一步阅读 中添加了链接。而不是试图确定哪些要包含在本章中，我只是请 Steve 告诉我他的两个最受欢迎的插件，一个是免费的，一个是付费的。我们将在下一节中首先介绍免费的插件。

使用 THOR（免费）

THOR 插件有一个简单的焦点：记住幻灯片上对象的大小和位置，这样您就可以将其应用 – 或者像 Steve 会说的那样“锤击” – 到您的演示文稿中其他一个或多个选定的对象上。至于名称，是的，他指的是北欧神话中挥舞锤子的神，这反映了他极大的幽默感和他的文化素养。

要安装此插件，只需导航到网站上的 免费 PPTools 插件 部分（见 进一步阅读 ）并从列表中选择 THOR - 锤子。然后，按照 下载和安装 THOR 部分的说明操作。安装完成后，您将在功能区看到一个新的 PPTools 选项卡（ 1 ）（见 图 11.25 ）:

图 11.25 – 带有锤子工具的 PPTools 选项卡

Thor 组有一组简单的按钮。以下是每个按钮的简要说明：

• 记忆（ 2 ）：这是您想要记住幻灯片对象的大小和位置时需要点击的第一个按钮

• Hammer（3）：这是在选择了想要应用相同大小和位置的另一个或多个对象后要点击的按钮。

• 帮助（4）：此按钮打开一个 .pdf 文件，提供您所需的所有关于插件的信息，而无需返回网站。

• 关于（5）：这提供了访问常规许可信息、支持链接和诊断功能。

• 选项（6）：此按钮允许您通过更改THOR 选项对话框中的选项来配置 THOR 的工作方式。

  • 对齐（7）：点击单选按钮选择要使用的参考点。在这个例子中，THOR 将记住对象的左上角位置。

  • 调整大小（8）：此选项允许您记住对象的位置（如果复选框未选中）或记住如何调整对象的大小，以及如何将它们移动到相同的位置。

  • 不变形（9）：当您决定调整幻灯片对象的大小以避免变形时，此选项非常重要。

  • 静音模式（10）：此选项仅避免弹出对话框，显示已记住的对象的确切位置和大小。如果您想了解更多信息，请参阅帮助文档。

  • 当然，还有一个确定按钮来确认您的设置。

让我们通过以下示例来看看 THOR 是如何工作的，在这个示例中，我们想要记住幻灯片 2（1）上圆的大小和位置，并将其应用到幻灯片 3（2）上的矩形（图 11.26）：

图 11.26 – 使用 THOR 记住对象的位置和大小

我选择该形状并点击记住（3）- 然后，我将视图切换到幻灯片 3（4）并选择正方形（5）。剩下要做的就是点击Hammer按钮（6）。

最终结果是调整大小的矩形（1），移动到与幻灯片 2（2）上圆相同的位置。不变形设置是开启的，所以我们仍然保持矩形形状（图 11.27）：

图 11.27 – 使用 Hammer 对图像进行处理的结果

THOR 是一个非常简单但也很强大的插件。如果您需要在演示文稿的多个幻灯片上快速调整和定位许多对象，这是您工具箱中必备的工具，而且不会花费您任何费用。

现在，让我们继续讨论本章将要讨论的最后一个插件，它将帮助您在 PowerPoint 文件中合并数据，就像在 Word 中使用邮件合并一样。

使用 PPTMerge（付费）

PPTMerge 插件是一个非常有用的工具，可以帮助您从 Excel 文件中合并数据，创建定制的单个幻灯片或完整的演示文稿。如果您想知道这如何有帮助，这里有一些例子：

• 创建包含每张幻灯片上特定人员名称的演示文稿文件。

• 使用证书 PowerPoint 模板。然后你可以合并要在每个证书上显示的名称列表。

• 通过将一些关键元素合并到 PowerPoint 中创建的视觉模板中，创建你的社交媒体帖子。这个令人惊叹的创意归功于来自 My TechGenie 的 Catharine Richardson（见进一步阅读）。

这个节省时间的插件在 PPTools 网站的产品列表中作为一次性购买提供。Steve 的 PPTMerge 页面上的一个客户评价说他们每年只使用一次，但仍物有所值。

安装后，你可以在功能区中的PPTools标签页找到 PPTMerge（1）（图 11.28）：

图 11.28 – 从 PPTools 标签页访问 PPTMerge

我们可以看到一个简单的合并组（2），由于我已经安装了 THOR 插件，它也在同一个标签页中可用。帮助和关于按钮的工作方式与之前描述的 PPTools 插件相同。

假设我们想要创建一个包含每个接收者名称的证书——你可以在 Microsoft 的模板中找到一些示例（图 11.29）：

图 11.29 – 使用 PPTMerge 创建个性化证书

• 在 PowerPoint 幻灯片中，将:Name:（1）添加到应添加名称的文本框中。

• 在你的 Excel 文件中创建，单元格A1有相同的:Name:标题，这样插件就会知道在数据文件中查找什么。在下面的行中添加所有需要的名称。

• 现在，你可以点击合并按钮（2）。

• PPTools 合并对话框打开（3）：

  • 在1 - 选择合并模式部分（4），我们可以保持幻灯片的默认设置，这样我们就可以创建一个包含每行数据一个幻灯片的单个演示文稿文件。

  • 在2 - 选择数据文件和电子表格部分（5），使用浏览按钮选择你的 Excel 文件。如果你决定使用包含许多工作表的 Excel 工作簿，你可以从工作表下拉列表（6）中选择要使用的工作表。

  • 在3 - 加载和验证数据部分（7），点击加载数据按钮，然后点击显示数据按钮以查看你的字段和数据。在我的例子中，你可以看到我的名字和 Steve 的名字将被添加到证书上。

  • 在4 - 合并到 PowerPoint 文件部分（8），点击浏览按钮选择合并文件的位置和名称。

  重要

  选择一个本地驱动器以避免错误信息。SharePoint 和 OneDrive for Business 存储可能会引起错误信息。

  • 点击合并按钮（9）来创建你的文件。

• 你的合并文件快速创建且易于使用，无论你需要将幻灯片打印成证书还是带有自定义字段的演示，都是如此。当你使用试用版时，会添加单词DEMO，并在合并字段中显示一些额外的字母（10）。你需要购买你的许可证才能获得完美的合并文件。

这可能不是每个人都需要插件，但如果你需要将信息合并到 PowerPoint 文件中，这值得投资。只需想想你将节省多少时间！

摘要

本章关于 PowerPoint 插件的讨论帮助你发现了可以提升你效率的工具——无论是帮助你内容创作阶段，清理你的演示文件并减小其大小，还是在极短的时间内创建美丽的图形，并给你的 PowerPoint 应用程序添加有价值的功能。

如果你一直在与重复性任务作斗争，或者曾经想过你在内容创作上花费了太多的时间，那么可能是时候仔细看看那些可以帮助你提高 PowerPoint 效率的插件了。我只介绍了我所熟悉的一些插件及其工具和功能样本，但市场上还有许多其他插件等待你去发现。搜索你的特定需求，并确保在考虑任何新的插件或工具时，了解其他用户的使用体验。

如果你想与他人交流，讨论关于演示设计、PowerPoint 以及任何其他帮助你创建内容的工具的任何话题，我建议你查看演示联盟网站（见进一步阅读）并考虑成为会员。我是创始人之一和过去的董事会成员，我可以向你保证这是一个充满活力且有帮助的社区。

在下一章中，我们将讨论如何使用 PowerPoint 内提供的工具练习你的演示演讲，因为如果不练习，演示就不会有影响力。

进一步阅读

• BrightCarbon 插件：www.brightcarbon.com/products/

• Neuxpower 插件：neuxpower.com/products

• 百亿级图形（Build-a-Graphic）：billiondollargraphics.com/build-a-graphic/

• PPTools 插件：www.pptools.com/products.htm

• 在 PPTools 上关于 PowerPoint 插件类型的文章：www.pptools.com/FAQ00179.htm

• PowerPoint 常见问题解答：www.rdpslides.com/pptfaq/

• Catharine Richardson：mytechgenie.ca/

• 演示联盟：presentationguild.org/

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第三部分

提升演示文稿交付

在本书的第三部分，我们将讨论如何利用一些优秀的 PowerPoint 工具来练习演示文稿的交付，因为练习是给观众留下深刻印象的必要元素。我们还将讨论一些在 Teams 中使用的有用工具和应用，这些工具和应用将有助于吸引虚拟观众。到本书这一部分的结尾，你将拥有以更有影响力和吸引力的方式交付演示文稿所需的知识，从而使演示文稿更加难忘。

本部分包括以下章节：

• 第十二章 ，练习你的演示文稿交付

• 第十三章 ，使用演示者视图

• 第十四章 ，在 Microsoft Teams 中使用 PowerPoint Live

第十二章：练习你的演示文稿交付

您在本书的第一个部分学习了如何规划和构建您的内 容。然后，我们讨论了如何使用 PowerPoint 中可用的工具和功能或第三方插件创建更好的视觉效果。现在，我们进入了交付部分。

为您的观众创造难忘的体验需要比仅仅规划内容和创建专业视觉更多的东西。您需要练习。

幸运的是，微软的 PowerPoint 开发团队在过去几年中一直在添加工具来帮助演讲者提高他们的交付效果。以下是本章将涵盖的主题：

• 查看和调整幻灯片放映选项

• 利用演讲教练帮助你练习你的演讲

• 排练时间并创建录制练习

• 使用新的录制功能进行练习

技术要求

本章中讨论的一些功能需要Microsoft 365订阅。当它们被解释时，将会被标识出来。请注意，由于 PowerPoint 的订阅版本正在持续更新，因此本章中显示的截图可能与您的应用程序版本不同。

查看和调整幻灯片放映选项

许多用户并不了解他们可以控制的 PowerPoint 所有选项，其中有一些是针对演示文稿交付的。要访问这些选项，您需要转到文件 | 选项 | 高级（1）并向下滚动到幻灯片放映部分（2）（图 12.1）：

图 12.1 – PowerPoint 中的高级幻灯片放映选项

在本节中 -

• 所有选项默认开启，因此您可能需要根据您的演示文稿交付计划修改可用的选项。

• 右键单击时显示菜单选项（3）可以通过取消选中复选框来关闭，如果您不希望不小心点击右键时出现上下文菜单。这并不一定是一个坏选项，但我确实认为使用演示者视图功能——下一章的主题——要好得多。

• 显示弹出工具栏选项（4）与您在演示过程中屏幕左下角可以看到的半透明工具栏相关。尽管它在几秒钟后会自动隐藏，但我通常发现它很分散注意力，因为我大部分时间都在使用演示者视图。因此，我个人的偏好是将其关闭。

• 如果您是常规墨迹用户，您可能希望保留退出时提示保留墨迹注释选项（5）。它允许您在演示文稿结束后保留它们以供参考。

• 该部分的最后一个选项，以黑屏结束（6），本应用于避免不小心结束您的幻灯片放映。如果您使用演示者视图，幻灯片将是黑色的，但如果不使用它，您将不幸地看到屏幕顶部显示的文本幻灯片放映结束，点击退出，这让我感到分心。我通常建议我的客户让他们的最后一张幻灯片总是列出他们的联系信息、总结或行动号召，使其成为他们在演示最后一张幻灯片的明显提醒。

尽管我分享了一些对幻灯片放映选项的个人偏好，但我建议您在开启和关闭它们的情况下练习您的演示，以了解哪些更适合您。主要目标是让您在演示时更加舒适，因此我的偏好可能并不一定最适合您。

现在让我们继续到下一个部分，在 PowerPoint 应用中直接使用一个优秀的练习功能。

利用演讲教练帮助您练习您的演讲

演讲教练功能是微软云增强功能的一部分，这意味着您需要连接到互联网才能使用它。它最初在网页版 PowerPoint 中推出，如果您拥有 M365 许可证，现在也适用于桌面版本。任何使用微软账户（例如，outlook.com ， hotmail.com ， live.com ， msn.com ，或 windowslive.com 电子邮件）但没有 M365 订阅的人都可以在网页版 PowerPoint 中访问它。

另一个重要元素是，截至本书编写时，演讲教练只支持英语。只有当您的 Office 用户界面设置为英语时，该功能才会可见。如果您不知道如何更改用户界面的语言，请查看进一步阅读部分中的微软支持文章。

微软总是首先在网页版中测试演讲教练的增强功能，在收集到网页版 PowerPoint 用户的反馈后，再将它们添加到桌面版本。这意味着如果您想使用最新功能进行练习，您需要将您的演示打开在网页版 PowerPoint 中。

开始演讲教练

要在网页版 PowerPoint（1）或桌面应用程序（2）中开始使用演讲教练，您可以转到幻灯片放映选项卡（3）（图 12.2）：

图 12.2 – 从网页和桌面应用程序启动演讲教练

在网页版中，如果你看不到功能图标在功能区，你可以点击功能区显示选项箭头（4）并选择经典功能区。应用程序的两个版本都将有一个与教练排练按钮（5）来启动应用程序。在网页版中，你还可以在列表底部的演示下拉菜单（6）中找到该功能（7）。在撰写本书时，网页版 PowerPoint 有一个可选的肢体语言分析功能（8），在练习演示时需要打开摄像头。

点击与教练排练按钮后，你的演示文稿进入幻灯片放映视图，并在幻灯片底部右角（1）打开一个对话框（图 12.3）：

图 12.3 – 演讲教练对话框

默认情况下，显示实时反馈功能（2）是开启的，这意味着你可以在练习时在填充词部分（3）看到关于填充词、重复词或语言缺乏包容性的评论。你需要测试你是否觉得它太分散注意力。当你准备好开始时，确保你的麦克风已开启，并点击开始排练按钮（4）。

在撰写本章时，叠加的对话框被裁剪，使得以下元素不太可见或完全不可见：计时器（5），一个闪烁的麦克风图标（6），可以用来暂停排练，以及一个铃铛图标，允许你在排练时关闭实时反馈。当你完成时，只需按下Esc键即可结束你的幻灯片放映，同时结束排练。

如果你正在使用网页版 PowerPoint，你也可以使用你的摄像头并测试肢体语言反馈。它可以让你了解你与摄像头的距离（1）以及你的距离刚刚好时（2）。这应该有助于与摄像头的眼神交流，尽管我在测试中未能触发不良的眼神交流（图 12.4）：

图 12.4 – 网页版 PowerPoint 中演讲教练的肢体语言反馈

此功能目前处于预览阶段。它可能会在未来继续改进。当你结束排练，无论是网页版还是桌面版，你都会得到一个排练报告——这是我们下一节的主题。

分析你的排练报告

排练报告（1）为你提供了关于你的练习运行情况非常有趣的见解（图 12.5）：

图 12.5 – 演讲教练排练报告

• 你会得到一个总结（2）关于你排练的总时间和你排练的幻灯片数量。

• 它有一个填充词部分（3），告诉你你是否经常使用填充词。这对于我多年来合作过的许多演讲者来说是一个大挑战。知道你使用了太多的填充词是帮助你减少使用的第一步。

• 人工智能甚至可以分析你的演示中的重复性语言（4）。由于语音识别仍在进行中，这仍然被认为是一个新功能。我必须说，它在过去几年里已经有所改进。

• 语言的可接受性（5）也被分析，帮助演讲者意识到他们可以改进的地方。一个例子是许多人使用表达“你们这些人”，这并不被认为是性别中立的。根据上下文，它可以被替换为“你们所有人”或“每个人”。

• 节奏部分（6）和随后的你的平均节奏随时间变化部分（7）是帮助你调整说话速度快慢的绝佳指标。图表中 100 到 150 字每分钟的阴影区域（8）表示你应该保持的最佳节奏，以吸引听众的注意力。

• 报告还包括有关你的声音音调（9）的信息。当你说话时，音调缺乏变化将不可避免地使你的听众感到厌烦。换句话说，你会变得无聊！你越是在音调的变化上下功夫，比如在重要观点上提高你的声音音调，就越能吸引听众的注意力。

阴影区域是你保持听众注意力的目标。

• 在原创性部分（10），演讲教练会检测你是否在逐字阅读幻灯片上的内容。如果你开始使用文本和项目符号的替代方案（正如我们在介绍最佳实践或视觉替代方案时讨论的那样），你在这个报告类别中应该看不到很多建议。有时我认为在幻灯片上阅读文本仍然是可行的——例如，当你使用引语时。这样做的方式是慢慢地、清楚地阅读，然后给听众几秒钟的时间来吸收它。

• 为了帮助微软的开发者和工程师微调演讲教练，你应该花时间对你的体验进行评分（11）。

• 最后，如果你准备好重新开始，只需点击再次排练按钮（12）。

在本书撰写时，当你在网页版 PowerPoint 中使用演讲教练时，还有两个其他功能可用：发音（1）和肢体语言（2）（图 12.6）：

图 12.6 – 网页版 PowerPoint 中演讲教练的两个功能

发音反馈基于美式英语，并将随着更多语言的可用性而发展。微软已经提到，它正在努力将演讲教练扩展到新的语言，包括西班牙语、法语和日语。

肢体语言功能将提供关于眼神接触（3）、你的面部是否始终在清晰视图（4）中可见，以及你与摄像头的距离是否一致（5）的反馈。如果某个类别的复选标记缺失，当你点击右侧的小箭头时，你会找到如何改进的建议（6）。

如果你主要进行虚拟演示，这种类型的反馈将很有用，帮助你养成控制与摄像头互动习惯。

演讲教练应该是你练习演讲的首选功能，帮助你改善语速和措辞选择，减少填充词，并改善你的肢体语言。根据需要使用演讲教练练习，以帮助你更好地控制你的演讲。尽管在过去几年中微软被要求保存报告，但目前你无法保存报告，所以如果你想跟踪你的进步，需要截图。

如果你需要更好地了解你在每个幻灯片上花费了多少时间，并跟踪你的进步，你需要利用排练计时功能——这是下一节的主题。

排练计时和创建录制练习

如果你发现自己在某些幻灯片上难以保持主题，导致演示超时，你应该打开幻灯片放映选项卡（1），并考虑使用排练计时功能（2）（图 12.7）：

图 12.7 – 开始和使用排练计时

当你点击排练计时时，它将以幻灯片放映模式开始你的演示，并在屏幕左上角显示小录制工具（3）。你可以用鼠标浏览你的幻灯片，使用键盘，或在录制工具中点击下一张箭头按钮（4）。如果你需要停止，只需点击工具栏中的暂停按钮（5）。

第一个计时器（6）显示你在幻灯片上花费了多少时间。如果你需要重复录制，可以点击小重复箭头（7）。第二个计时器（8）显示你说话的时间。如果你想快速结束排练计时工具，只需按下键盘上的Esc键。它将弹出一个对话框（9），显示你的幻灯片演示时长，并询问你是否想保存幻灯片计时。

如果你保留幻灯片计时，那么你将自动为你在排练中使用的幻灯片添加自动切换（图 12.8）：

图 12.8 – 查看排练计时添加的幻灯片计时

查看计时最简单的方法是切换到幻灯片排序器视图（1）以在缩略图下方查看它们（2）。你还可以通过单击切换选项卡（3）然后查看计时组中的之后（4）来查看它们。

每次你练习和使用这个功能时，你都会看到你是如何提高每张幻灯片的计时。使用演讲者笔记添加关键词以帮助你保持进度。在第十三章中，我们将讨论如何在演讲时使用这些笔记。

你可以选择使用计时来为你的下一次演讲制作一个自动运行的演示文稿，但我建议你避免这样做，这样你可以随着观众互动的自然流程进行，而不用担心你的幻灯片会自动更改。

为了确保你不会被计时卡住，只需转到幻灯片放映选项卡（1）并取消使用计时（2）的勾选（图 12.9）：

图 12.9 – 移除幻灯片演示的计时

你还可以转到切换选项卡（3）并取消之后框中的勾选（4）。两种方法都会让你完全控制演示文稿的计时。

如果你已经依赖笔记，你可能会发现排练计时并不那么方便，因为它不允许使用演示者视图。微软在 2022 年初引入了一个改进的、功能丰富的录制功能，这可能正是你需要的，这将在下一节中讨论。请注意，这个改进的功能在 M365 中可用。在之前的版本中，用户有经典的录制体验，它具有较少的功能。

使用增强的录制功能进行练习

虽然早在 Office 2013 中就可以录制幻灯片演示，但微软引入的增强录制功能提供了许多优秀的工具来帮助你练习。是的——它的主要目标是帮助演讲者创建用于分发的内容视频，但用它来查看你的外观和听你的讲话是提高你演讲的最佳方式。你可能会在前几次看到和听到自己时感到讨厌——我们都会这样！——但这类反馈甚至比仅仅使用演讲教练更真实。当你周围没有人可以作为你的测试观众时，同时使用两者是你可以采取的最佳实践。

录制功能将从练习你的演讲的角度进行展示，而不是生产作为视频文件分发的内容。这意味着不会解释所有功能。如果你想跟上，请确保打开一个包含笔记的 PowerPoint 文件，并准备好你的麦克风和摄像头。我的例子将使用我为2024 年演示峰会活动提供的演示内容，这样你可以看到笔记。

有三种方法可以启动录制功能并访问 PowerPoint 开发者所称的录制工作室（图 12.10）：

图 12.10 – 访问录制功能

• 点击录制选项卡（1）并决定你是否想从开头（2）或从当前幻灯片（3）开始录制。

• 点击选项卡右侧的录制按钮（4）以从当前幻灯片开始录制。

或者，在幻灯片放映选项卡（5）中，点击录制按钮（6）以选择从当前幻灯片…或从开头…（7）。

无论你选择哪种方法，它都会启动你的幻灯片放映，并打开录制工作室，在那里我们将介绍与练习你的演示文稿最相关的功能（图 12.11）：

图 12.11 – 录制工作室功能

• 窗口打开时，会高亮显示开始录制/停止录制按钮（1）。准备好后，点击它开始录制你的排练。你还可以在录制过程中使用暂停录制按钮（2）。

• 当录制工作室打开时，你的摄像头和麦克风默认开启（3），但点击图标可以关闭它们。这也会在录制过程中在你的幻灯片上创建一个 Cameo 对象。在正常视图中，它变成一个视频对象（4）。

为了在书中提高可见性，截图周围添加了圆圈边界。在录制过程中，Cameo 形状没有边界。

• 当你开始录制时，你的笔记会自动滚动。但如果你更喜欢，你可以调整滚动速度（5）或禁用自动滚动（6）。

• 工具栏中的选择更多选项省略号（…）（7）可以让你访问你的麦克风和摄像头设置。

• 当你启动录制功能时，默认情况下，视图（8）设置为提词器视图。这就是你如何看到位于幻灯片上方的笔记，以帮助你将目光投向摄像头。你可以增加或减少（9）笔记的大小，以帮助你录制时阅读。如果你有比窗格允许你看到的更多笔记，使用鼠标滚轮向下滚动可能是最好的选择，尽管右侧有一个滚动条。

在你的笔记中包含完整的句子可能并不总是好主意。如果你是在面对人群或虚拟活动中进行演示，考虑只列出你需要记住的关键点，以避免有读出来并听起来单调的冲动。如果你正在编写演示文稿脚本，因为演示文稿将以解说视频的形式提供，那么考虑更加练习你的脚本，以便听起来更自然。

• 选择摄像头模式图标（10）默认设置为模糊背景，但可以更改为显示背景。

• 你可以通过点击鼠标、使用幻灯片放映期间可用的任何键盘键或使用工作室底部的箭头图标（11）来浏览你的幻灯片。

• 如果你想要了解更多关于键盘快捷键的信息，可以选择帮助图标（12）。

当你在录制排练时，你需要记住这是基于每张幻灯片的。这意味着你需要在幻灯片转换时停止说话。微软还提到，每个幻灯片的开始和结束都有一个短暂的静默缓冲区，这意味着你应该在开始幻灯片的叙述前等待 1 或 2 秒，在你说话结束后等待 1 或 2 秒再切换幻灯片。

在点击停止录制按钮或在键盘上按Esc键后，幻灯片预览（1）变成一个带有播放选项的视频，视频的右下角显示你的摄像头画面（图 12.12）：

图 12.12 – 在录制幻灯片后使用工作室功能

• 你将看到你在幻灯片上花费的时间以及你录制会话的总时长（2）。

• 删除录制按钮（3）会打开一个动作列表。如果你决定重录录制或简单地在你演示之前删除所有视频，你可以清除当前幻灯片或所有幻灯片上的录制（4）。如果你想在幻灯片上保留 Cameo 对象而不保留视频录制，可以使用当前幻灯片或所有幻灯片上的重置到 Cameo（5）。

• 要返回你的幻灯片，你可以点击编辑按钮（6）或在键盘上按Esc键。

由于我们正在讨论为排练目的录制演示文稿，摄像头画面阻塞幻灯片上的信息不是一个问题。但如果你决定使用此功能创建演示文稿的有声视频，并打算分发或发布它们，你需要提前计划你的内容如何在幻灯片上显示，以避免被视频画面阻塞。

当你回到普通幻灯片视图时，你的录制作为视频添加到你的幻灯片上（1），你也可以从那里播放它（2）（图 12.13）：

图 12.13 – 在幻灯片上可用的排练录制视频

如果你点击清除录制按钮（3），你还可以选择清除当前幻灯片上的录制或清除所有幻灯片上的录制。除非你决定使用你的录制来制作有声视频，否则请记住在演示之前使用此功能删除视频。

重置到 Cameo按钮（4）也允许你将视频重置为当前幻灯片或所有幻灯片上的 Cameo 对象。

如果你想了解如何从你的演示文稿中制作旁白视频，请点击导出为视频按钮（5），并遵循导出窗口中提供的信息。

尽管记录功能可能旨在帮助用户更轻松地制作旁白视频，但我还是建议所有演讲者使用它来提高他们的演讲表现。看到并听到自己可以帮助我们大大提高。

当然，在会议室或大型场馆的观众面前演讲需要走上舞台以帮助保持人们的兴趣，而使用记录功能进行练习是困难的，因为你需要靠近屏幕来使用工作室中的各种工具。这时，你应该依靠演讲教练来设置你的摄像头，至少从头部到腰部都能被捕捉到，并看到你收到的反馈。

摘要

在本章中，我们讨论了如何调整 PowerPoint 中可用的各种幻灯片放映选项，以及如何利用演讲教练、排练计时和记录功能来帮助你排练演示文稿并提高你的演讲技巧。

当然，仅仅依赖技术进行排练可能不足以应对所涉及的风险。如果你的下一次演讲可能会为你赢得一个价值百万美元的项目，那么首先确保有足够的时间来计划、创建和排练你的演示文稿，使用本章中介绍的工具。然后，选择一些能够提供良好批评的人，尽可能多次在他们面前进行演讲。技术可以完成很多事情，但人类的反馈是无价的！

在下一章中，我们将讨论如何在演讲过程中使用演讲者视图来帮助你增强自信，并利用工具来帮助你导航内容，即使没有计划导航元素。

进一步阅读

• 更改 Office 用户界面语言：support.microsoft.com/en-us/office/change-the-language-office-uses-in-its-menus-and-proofing-tools-f5c54ff9-a6fa-4348-a43c-760e7ef148f8

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第十三章：使用演示者视图

我经常从演讲者那里听到，他们希望幻灯片上显示所有文本，因为他们害怕忘记要说的话。缺乏练习通常是问题所在，但有些演讲者对公开演讲的恐惧如此之大，以至于他们需要在使用主要视觉幻灯片时获得更多支持。

正因如此，演讲者需要学习如何利用技术来帮助他们减轻恐惧。PowerPoint 已经提供 演示者视图 一段时间了，帮助演讲者在观众只能看到他们的幻灯片时看到他们的笔记。现在是时候学习如何通过本章讨论的主题来利用其全部功能了：

• 定义和启动演示者视图

• 使用显示和导航工具

• 使用注释工具

• 使用其他工具

• 使用实时字幕使您的演示更易于访问

技术要求

演示者视图功能在 PowerPoint 的所有版本中均可用，但根据您使用的版本，可用的工具可能会有所不同。请注意，由于 PowerPoint 的订阅版本会持续更新，因此本章中显示的截图可能与您的应用程序版本不同。

定义和启动演示者视图

演示者视图是 PowerPoint 的一个功能，允许演讲者在他们的电脑上看到他们的演讲笔记和各种工具，而观众只能看到他们演示中的幻灯片。我们将看到设置演示者视图有多容易，并描述演示者视图窗口的各个部分。

如果您正在使用任何较新版本的 PowerPoint，一旦您将计算机连接到第二个显示器、投影仪或电视屏幕，PowerPoint 应该会自动为您设置演示者视图。当您永久连接到计算机的两个显示器上工作时，可能会有时候您不想使用它，所以让我们看看演示者视图可以在哪里打开或关闭。

从 幻灯片放映 选项卡（1）转到 监视器 组（2），根据您的需要勾选或取消勾选 使用演示者视图 复选框（3）（图 13.1）：

图 13.1 – 在幻灯片放映选项卡中激活或停用演示者视图

监视器下拉列表（4）允许您选择您想在哪个显示器上查看演示者视图。自动设置通常是默认设置，允许 PowerPoint 自动选择显示器。如果演示者视图不合适，我们将在演示者视图中看到一个选项来更改显示器。

启动幻灯片放映可以直接在幻灯片放映选项卡中通过使用从头开始按钮（5），从第一张幻灯片开始你的演示，或者使用从当前幻灯片按钮（6）。你还可以使用状态栏最右侧的幻灯片放映按钮（7）从所选幻灯片开始幻灯片放映。你还可以使用以下键盘快捷键来开始你的幻灯片放映：

• 从第一张幻灯片开始：F5

• 从当前幻灯片开始：Shift + F5

  你可能需要在某些外部键盘上按下fn（功能）键 + F5。

一旦开始幻灯片放映，你将在主显示器上看到演示者视图，并在第二显示器上显示幻灯片。如果你想要使用演示者视图练习你的演示，但没有第二个显示器、投影仪或电视，你首先需要开始你的幻灯片放映，然后右键点击鼠标以获取包含显示演示者视图选项的上下文菜单（1）（图 13.2）：

图 13.2 – 使用单个显示器访问演示者视图

现在我们已经了解了如何启动演示者视图，让我们回顾一下窗口中的主要部分（图 13.3）：

图 13.3 – 探索演示者视图的各个部分

• 第一个部分显示你的实际幻灯片以及你可以访问的各种交付工具（1）。

• 第二个部分显示了下一个动画或下一张幻灯片的预览（2），让你可以看到接下来会发生什么。

• 在第三个部分，如果你在内容创建阶段添加了任何备注，你将看到你的演讲备注（3）。现在，在演示过程中，你可以在这一部分添加备注。关于这一点，本章后面将有更多介绍。

• 你还可以在幻灯片预览下方找到导航按钮（4），显示当前幻灯片的幻灯片编号以及演示中幻灯片的总数。

• 窗口中的主要部分可以通过点击并拖动实际幻灯片和下一张幻灯片/备注之间的线，或者下一张幻灯片和备注之间的线（5）来调整大小。

• 在窗口顶部，有一个用于管理你的显示的选项卡（6）。

之前的例子显示了我自己调整大小的部分显示。默认显示通常显示一个更大的下一张幻灯片缩略图，这可能会让大多数演示者感到困惑，因为它就在当前幻灯片的演讲备注上方。

许多时候，当我帮助演讲者使用演示者视图排练时，我发现大多数人都感到困惑，因为他们的备注与上面的幻灯片不匹配——我必须说这仍然会发生在我的身上，所以我总是将下一张幻灯片缩小。我建议你调整下一张幻灯片部分的大小，使其变得非常小，这样你的眼睛可以理解即将出现的视觉内容，你还有更多的空间来写备注。

现在我们已经了解了演示者视图中的各个部分，让我们继续了解如何使用显示和导航工具。

使用显示和导航工具

当你使用演示者视图开始幻灯片放映时，你可能需要更改其显示方式，因此我们将首先查看显示工具（图 13.4）：

图 13.4 – 在演示者视图中使用显示工具

如果你需要在幻灯片放映时在电脑上的另一个窗口中查找某些内容，你很快就会意识到在使用演示者视图时看不到任务栏，因此使用显示任务栏工具（1）可能会有所帮助。它像一个切换按钮，你可以点击来显示或隐藏任务栏。请注意，它默认在主显示器上显示任务栏。如果你不想在观众看到的幻灯片下方显示任务栏，你需要使用显示设置工具。

显示设置工具（2）允许你通过使用交换演示者视图和幻灯片放映设置（3）来更改你想要显示演示者视图的设备。

如果你开始演示，但演示者视图在错误的屏幕上打开，不要慌张。只需通过点击交换演示者视图和幻灯片放映来切换。我在培训课程中多次使用它，以便人们可以在大屏幕上看到演示者视图，帮助他们了解这个功能。

复制幻灯片放映设置（4）将只显示你电脑和观众屏幕上的幻灯片。

你可以从显示工具中选择结束演示文稿（5），或者简单地按键盘上的Esc键。

为了帮助你进行演示，现在让我们更仔细地看看实际的幻灯片部分及其工具，这些工具可以帮助你保持进度并导航幻灯片（图 13.5）：

图 13.5 – 演示者视图工具，帮助你保持进度并导航幻灯片

在幻灯片预览的上方，你可以看到一个计时器（1）显示你的演示文稿的时长。它在你打开演示者视图时开始计时，这意味着在你准备开始与观众一起进行演示时，它将持续计时。

如果你想要依靠计时器来知道你已经演示了多久，你可能会欣赏它旁边的暂停计时器和重置计时器工具（2）。但你在幻灯片预览的右上角也可以看到当前时间（3）。例如，在培训课程中，我发现跟踪需要给人们休息的时间时，查看一天中的时间很方便。

要在幻灯片之间导航，你可以使用转到下一个动画或幻灯片按钮（4）或返回到上一个动画或幻灯片按钮（5），尽管我认为一个更有效的方法是使用键盘快捷键或演示遥控器。如果你需要键盘快捷键的刷新，点击更多幻灯片放映选项按钮（6）并选择帮助以访问整个列表。

你应该了解的最后一个导航工具是查看所有幻灯片按钮（1），它允许你在一个新窗口（2）中访问你所有的幻灯片（图 13.6）：

图 13.6 – 在演示者视图中使用查看所有幻灯片工具

新窗口将完全覆盖你的原始窗口，所以首先要知道的是，点击后退箭头（3）会带你回到演示者视图。在我的例子中，文件中创建的章节显示在窗口的左侧面板（4），这有助于比仅使用右侧的滚动条更快地找到特定内容。点击任何幻灯片缩略图都会带你回到演示者视图。如果你决定不想切换到另一个幻灯片，只需点击后退箭头（3）。

如你所见，使用演示者视图可以帮助你更轻松地管理你的显示，并通过能够快速导航整个演示来提高你对观众提问或评论的灵活性，即使你没有在你的演示中计划任何导航元素。现在让我们继续介绍另一组可以帮助你提供更具吸引力的演示的工具——注释工具。

使用注释工具

当你在演示者视图下幻灯片预览下方点击笔和激光笔工具按钮（1）时，你可以访问一些方便的注释工具，这些工具可以直接在幻灯片预览缩略图上使用（图 13.7）：

图 13.7 – 在演示者视图中访问注释工具

选择激光笔、笔或高亮笔工具选项（2）会将鼠标光标更改为所选类型，例如在我的例子中是激光笔（3），这使得观众更容易跟随你的光标。你可以用激光笔在你的幻灯片上绘制元素以短暂吸引注意力。如果你使用笔或高亮笔，你的绘制将保留在幻灯片上。

在将光标更改为任何工具之后，你可以在将其用于幻灯片之前更改其颜色（4）。你可以使用橡皮擦和擦除幻灯片上所有墨迹（5）工具来移除部分注释或一次性移除所有注释——这些工具仅在你在幻灯片上有注释时才有效。

箭头选项（6）只有在计划将鼠标光标移至观众所看到的内容上时才有帮助。当你使用演讲者视图在幻灯片放映模式下时，它在后台所做的操作是扩展你的屏幕视图，就像你有一个非常大的显示器一样，其中左侧用于显示演讲者视图，而右侧用于全屏幻灯片供观众观看。我建议你将设置保留为自动，并在需要时使用注释工具来突出幻灯片上的内容。这将比仅仅让常规鼠标指针在幻灯片上移动更容易让观众跟随。

如果你使用了任何注释工具，你需要回到列表并点击你激活的工具来关闭它。当你完成演示后，任何留在幻灯片上的注释都会触发一个对话框，询问你是否想保留或丢弃它们。如果你在演示结束后需要参考它们，请保留它们，它们将作为可编辑墨迹对象显示在你的幻灯片上。

现在我们已经看到了如何在演示过程中注释幻灯片，在下一节中，我们将看到其他你可能觉得在演示时有帮助的工具。

使用其他工具

我们不一定需要浏览演示视图中的所有剩余工具和设置。相反，我们将专注于你在演示时缩放幻灯片（1）、黑白幻灯片放映（2）和点击添加笔记（3）（图 13.8）：

图 13.8 – 演讲者视图中额外的有用工具

如果你想让观众更仔细地查看幻灯片上的某个特定元素，使用缩放幻灯片功能（1）是一个很好的方法（图 13.9）：

图 13.9 – 演讲者视图中缩放幻灯片的功能

• 点击放大镜图标（1）后，将光标移至幻灯片上，会显示一个带有放大镜图标的矩形，帮助你决定要缩放的区域（2）。

• 当你点击时，幻灯片会放大（3），显示一只手而不是常规的鼠标光标。如果你用鼠标左键点击并保持，你可以拖动图片来在幻灯片上移动缩放效果。你可以使用Ctrl键加鼠标滚轮上下滚动来改变缩放级别。

• 当你想回到整个幻灯片视图时，只需再次点击放大镜图标（2）或键盘上的Esc键。

这个功能易于使用，并创建了一个简单但有效的缩放效果，有助于提高观众的理解。

有时，帮助我们的观众理解我们在说什么意味着帮助他们集中注意力在我们身上，不受干扰，这时您就可以利用黑色或非黑色幻灯片放映功能（1）（图 13.10）：

图 13.10 – 使用黑色或非黑色幻灯片放映功能来提高观众的注意力

当您点击监视器图标（1）时，它会被突出显示，幻灯片预览变为黑色。我建议在您需要讲话而幻灯片视觉内容与您要说的内容不相关时使用此功能。您会看到人们的目光重新回到您身上，帮助他们集中注意力在您的话上。

这里有一些将黑色屏幕改为白色的方法：

• 右键点击黑色幻灯片（2），然后转到屏幕（3），接着选择白色屏幕（4）。

• 点击更多幻灯片放映选项（5），然后选择屏幕和白色屏幕。

• 在您的键盘上连续按两次W键。它将首先移除黑色屏幕，然后应用白色屏幕。

将您的幻灯片预览设置为白色可以成为一个很好的画布，使用注释工具绘制一些东西来帮助观众理解。如果您尝试这个技巧，请注意，您的注释无法保存，因为您是在隐藏的幻灯片上绘制的。

当您想要继续演示时，再次点击黑色或非黑色幻灯片放映图标（1）——您也可以按键盘上的B键或Esc键。如果您已经使用了白色屏幕，它不会保留到下一次。您需要回到选项设置中再次更改它。

如果您在一个带有投影仪的房间中演示并使用白色屏幕，可能会有一束白光照在您的脸上。在您的演示之前，请先过一遍您的演示，以便您可以测试设置和设备，确保一切按计划进行。

如果您在演示时需要做些笔记，演示者视图已经得到了很好的升级，允许 M365 用户在演示时添加笔记。您可以通过在幻灯片上没有演讲备注时看到点击添加备注文本（1）来知道这个功能在您的版本中是可用的（图 13.11）：

图 13.11 – 在演示者视图中为您的幻灯片添加备注

要添加备注，只需在备注部分点击并输入您的文本（2）。您还会看到一个白色轮廓（3）表示该部分。完成您的演示后，您的备注将出现在幻灯片下方的备注窗格中。

现在我们已经介绍了许多可以帮助您进行演示的工具，让我们看看最后一个可以帮助您制作更易于访问的演示的功能。

使用实时字幕使您的演示更易于访问

如果您是 M365 用户并想使用此功能，请确保您使用的是连接到计算机的优质麦克风，并确保您有互联网连接来交付您的演示文稿。使用实时字幕不仅可以让您的演示文稿更具可访问性，还可以让您的演示文稿对您的观众更容易理解。

如果您想在所有演示文稿中使用字幕，您只需在幻灯片放映选项卡（1）中勾选始终使用字幕复选框（2）即可（图 13.12）：

图 13.12 – 在所有演示文稿中使用字幕

访问字幕设置（3）将允许更改字幕的设置：

• ** spoken language和字幕语言（4**）：您需要从微软提供的列表中选择您将使用的语言，以及您希望字幕显示的语言。

仅支持 M365 商业、企业和教育许可证使用其他语言的字幕。在商业基础版和教育 A1 版中，某些功能可能有限。

• 麦克风（5）：如果您计划使用笔记本电脑的内置麦克风，请确保先对其进行测试。我见过不少笔记本电脑麦克风没有达到生成高质量实时字幕所需的质量水平。如果您使用的是外置麦克风，请确保在开始演示之前选择您的设备。

• 选择您字幕的位置：

  • 前两个选项，底部（叠加）和顶部（叠加）（6），将在您的幻灯片底部或顶部添加半透明形状的标题。我建议您避免这些选项，因为它们在创建内容时需要额外的规划以避免覆盖重要信息；这也意味着幻灯片上您的内容空间更少。

  • 以下两个选项，在幻灯片下方和在幻灯片上方（7），是最佳选择。是的，这会减小您投影幻灯片的尺寸，但您的内容永远不会被字幕隐藏。如果您在一个大房间中做演示，并且投影屏幕的底部可能会被坐在房间前面或舞台上的观众遮挡，您可能需要考虑使用在幻灯片上方设置而不是默认的在幻灯片下方设置。

在演示者视图中，您可以点击切换字幕（1）图标来停止或启动该功能。在幻灯片预览区域，您的讲话将被捕捉并添加到您选择的位置。在以下示例中，它位于幻灯片下方（2）（图 13.13）：

图 13.13 – 在演示中使用字幕

• 如果你在演示者视图中需要更改字幕设置，请点击更多幻灯片选项（3）图标，然后点击字幕设置（4）。这是在演示过程中快速更改字幕位置的方法。

• 点击更多设置…（5）将打开字幕与字幕对话框（6）。如果你在演示过程中想要更改语言，这将非常有用。

注意，如果你的口语语言列在预览部分，这意味着 AI 的准确性不会像对完全支持的语言那样精确。

在演示过程中使用字幕时，你需要注意你的语速和发音，以获得更精确的字幕结果。

使用字幕可能需要额外的设备，这取决于你是在线上演示还是在现场演示。如果你需要帮助，可以考虑寻求技术专家的帮助。这值得花费时间和投资，并将极大地提高你对观众的影响。

摘要

在本章中，你已经了解了如何使用演示者视图并利用其许多优秀工具来改善你的演讲表现，以及如何通过使用字幕使你的演示更具可访问性和包容性。

使用演示者视图帮助你减少忘记要说什么的恐惧，是提高演讲表现的一种好方法。只是确保你不在笔记中放入非常长的脚本。这样做可能会增加你的压力水平，因为你必须滚动查看笔记，或者甚至可能使你的目光从观众身上转移到电脑上。此外，如果你有一个很长的脚本，阅读它可能会让你听起来没有准备，也不自然。我能给出的最好建议是，在演讲练习结束时，尽量将笔记缩减为非常简短的句子或关键词。这样，你的笔记就变成了你想要讨论的点的提醒。

虽然我认为演示者视图可以非常出色，但如果认为它将解决你所有的演讲问题，那你就错了！没有任何工具可以取代高质量的练习时间；它只能帮助你提高表现，因为你已经彻底练习了你的演讲。

在本书的最后一章中，我们将讨论如何使用 Microsoft Teams 中的PowerPoint Live功能。如果你经常使用 Teams 进行远程或虚拟演示，这将帮助你更有效地管理你的演讲。

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第十四章：Microsoft Teams 中的 PowerPoint Live 和交互式功能

如果您进行虚拟演示，在尝试确定最佳方式来共享您的 PowerPoint 演示文稿时可能会遇到挑战。是的，您可以直接共享整个屏幕并使用演示者视图，如前一章所述。但这样您可能很难看到会议控制，尤其是如果您只使用一台显示器。

随着虚拟演示现在成为我们商业生活的一部分，我想包含一个章节，介绍如何利用 Microsoft Teams 的 PowerPoint Live 和其他功能来创造更多的互动和参与。为什么选择 Teams 而不是其他虚拟会议工具？简单来说，因为它是我自 2017 年推出以来一直在使用并看到其发展的应用程序，以及它利用 Microsoft 365 中包含的更多功能的能力。

为了帮助您在 Teams 中使用 PowerPoint Live 将演示文稿提升到新的水平，本章讨论了以下主题：

• 开始使用并使用 PowerPoint Live

• 创建和使用分组会议室

• 使用问答和投票来创造更多互动

• 创建和使用头像

• 改善摄像头、照明和麦克风设置

技术要求

您需要使用带有 Microsoft 365 工作或学校许可证的 Microsoft Teams 才能访问 PowerPoint Live。请注意，由于 Microsoft Teams，就像 PowerPoint 的订阅版本一样，会持续更新，因此本章中显示的截图可能与您应用程序的版本不同。

创建和使用头像部分有额外的要求：

• Teams Essentials 或 M365 Business / Enterprise 许可证

• Teams 桌面应用程序

• 一台运行 Windows 或 macOS 的相当强大的计算机

• 需要由 IT 在 Teams 管理中心允许使用 Avatars 应用

开始使用并使用 PowerPoint Live

尝试在 Microsoft Teams 中管理您的 PowerPoint 演示文稿、参与者、反应和聊天窗口可能会相当具有挑战性，尤其是如果您只连接了一台显示器到您的计算机。即使您有两台显示器，处理各种重叠的窗口也可能令人不知所措。

此时，PowerPoint Live 功能可以帮助您。您可以在点击 Teams 会议窗口中的 共享 按钮（1）时找到它（图 14.1）：

图 14.1 – 从 Teams 的共享屏幕功能启动 PowerPoint Live

让我们先定义一下可用的共享选项：

• 包含声音（2）：如果您演示文稿中包含声音，请确保切换此选项。这是与会者能够听到声音的唯一方式。

• 演示者模式部分（3）：

  • 仅内容（4）将仅显示共享内容。

  • 突出显示模式（5）将视频流叠加在幻灯片上方。

  • 并排 ( 6 )显示你的视频流在你的幻灯片或内容旁边。

  • 报告者 ( 7 )模式将你的幻灯片显示在视频流的左侧角度，就像我们看到的新闻报道者一样。

当通过 PowerPoint Live 共享演示文稿时，你不能使用突出显示、并排或报告者模式。

• 添加背景按钮 ( 8 )让你可以选择模糊或选择背景图片。

• 屏幕 ( 9 )部分允许你共享整个屏幕，这样你可以在共享屏幕的同时轻松地在不同的窗口之间切换。如果你只有一个显示器，则只有一个缩略图视图可用。

  警告：这种类型的屏幕共享会将你的屏幕上的所有内容显示给你的参会者。在开始会议之前，请确保你已经关闭了任何机密内容。

• 窗口 ( 10 )部分允许你选择要共享的特定窗口。括号中的数字显示你可以从多少个单个窗口中进行选择。点击窗口插图将显示所有窗口的预览，以便你可以选择所需的窗口。

• Microsoft Whiteboard ( 11 )允许共享现有的或新的虚拟白板，以便每个人都可以在上面绘制和头脑风暴。

• 来自摄像头的 ( 12 )内容允许你通过摄像头或从更复杂的设备设置共享外部内容。

• PowerPoint Live ( 13 )部分将显示你的最近 PowerPoint 文件列表，如果它们存储在你的 OneDrive for Business 或 SharePoint 站点上。点击其中一个文件将开始使用 PowerPoint Live 共享你的内容，我们将在后面进行描述。你可能需要滚动列表以查看显示更多选项 ( 14 )。

• Excel Live ( 15 )部分允许你在会议期间共享和协作 Excel 文件。有一些限制，例如最多 25 名参会者和组织外的人无法获得访问权限。请参阅进一步阅读以获取完整的支持文章。

• 如果你 PowerPoint Live 列表中没有文件，或者你需要的是不在那里的文件，你可以使用浏览 OneDrive或浏览我的电脑 ( 16 )来加载你的演示文稿并使用它。

如果你浏览计算机或网络驱动器以上传演示文稿文件，它将被添加到会议文件中。如果你创建一个个人会议，文件将在参与者打开日历中的 Teams 会议详细信息时对会议参与者可用，并保存在你的 OneDrive 空间中。如果你创建一个频道会议，文件将在团队文件中对所有团队成员可用。

在从 PowerPoint Live 列表中选择 PowerPoint 文件后，将出现一个加载屏幕，直到应用程序准备就绪。你的 Teams 会议屏幕将调整以包括 PowerPoint Live 功能 ( 1 )，这些功能与上一章中看到的演示者视图布局相似，同时保持你的会议管理工具可用 (图 14.2)：

图 14.2 – PowerPoint Live 功能集成到您的 Teams 会议窗口

我还打开了参与者面板（2），在会议工具中标记为人员（3），以向您展示管理演示和您的与会者有多容易。

在会议工具栏中，会议窗口上方出现了一类新的工具（4）：

• 停止共享（5）是您想要停止共享演示时必须点击的地方。

• 布局（6）：当检测到幻灯片上的 Cameo 对象时，此按钮会在轮廓和仅内容之间切换焦点。

• 私密视图（7）是一个必须了解的功能！默认情况下，与会者可以在您演示时浏览您的幻灯片，即使是没有被覆盖的幻灯片。要禁用浏览即将到来的幻灯片，请点击眼睛图标。

• 弹出（8）允许将 PowerPoint Live 放在一个单独的窗口中。如果您只有一个显示器，我建议您避免使用它，因为它会使您的会议管理更加复杂。

当使用 PowerPoint Live 共享功能时，后台有一些操作解释了加载图标。如果您的文件尚未存储在云端存储中，那么如果是个人会议，它首先会被上传到您的 OneDrive；如果是频道会议，则上传到 SharePoint。然后文件会被处理和优化，以便在 Teams 中作为基于网页的体验运行。这一步骤允许 Teams 向每个参与者流式传输相同的云端托管版本，同时使实时字幕和翻译成为可能。PowerPoint Live 使用比屏幕共享更少的带宽。

PowerPoint Live 使您轻松浏览幻灯片变得容易，因为大多数工具都类似于我们在上一章中在演示者视图中描述的工具。让我们回顾一下您可以使用的内容（图 14.3）：

图 14.3 – 在您的演示中使用 PowerPoint Live 工具

• 您有箭头、当前幻灯片的编号以及幻灯片总数，用于幻灯片导航（1）。

• 缩略图条（2）用于快速访问另一张幻灯片。

• 您所有幻灯片的列表在网格视图（3）中显示，以便按需轻松展示。

• 笔记面板（4）显示您的笔记，但在您的演示过程中不允许添加或更改它们，至少在审查这一章节时是这样的。但您确实有工具可以增加或减少字体大小（5）。

• 在更多操作（…）（6）中：

  • 您可以使用隐藏演示者视图（7）来移除您的笔记和幻灯片缩略图条，同时保留幻灯片预览下方的工具行。

  • 您可以使用放大所有幻灯片工具（8），这需要点击+号。如果您习惯使用Ctrl + 鼠标滚轮技巧来缩放，那么您可能不需要它，这在演示者视图中已经讨论过。

  • 以高对比度查看幻灯片（9）是参会者侧的一个辅助功能。它帮助有视觉对比度或颜色问题的参会者。

  • 翻译幻灯片（10）允许参会者选择语言以机器翻译您幻灯片上的文本。请注意，机器翻译并不完美，它可能会引入格式变化。

• 注释工具（11）与用于演示者视图讨论的工具类似。点击其中一个工具，可以将鼠标光标转换为激光指针、笔或荧光笔。点击图标第二次时，会弹出设置，如颜色或粗细（如有适用）。使用橡皮擦删除注释，或点击第二次以访问清除幻灯片上所有注释的设置。

在您的虚拟会议中使用 PowerPoint Live 是一种保持对演示和参会者互动控制的绝佳方式。您还可以将其用作自己的练习工具，记录您的会议，然后回顾它们以检查时间安排和您看摄像头的方式。提前练习您的虚拟演示是一种不断提高您表现力的好方法。

我们将在下一节中简要讨论您如何调整会议视图。

调整您的会议视图

在 Teams 中使用 PowerPoint Live 时，您会自动看到参会者以及您自己的摄像头流或瓷砖，它们显示在幻灯片预览上方（1）。您可以根据需要更改此视图（图 14.4）：

图 14.4 – 使用 PowerPoint Live 时更改视频摄像头的显示方式

我们将在下一节中讨论一些从查看菜单（2）中考虑的有趣设置：

• 聚焦内容（3）：激活此功能将移除您的幻灯片预览上方的摄像头流和瓷砖。如果没有人使用摄像头，那么使用它可能值得，这样您的内容就可以填满整个空间。

• 优先显示视频（4）：首先在参会者列表中排列视频流。关闭摄像头的参会者将被列在最后。

• 更多选项 | 在右侧显示图库（5）：当至少有四个参会者开启视频时，此功能处于活动状态，并允许在 PowerPoint Live 视图的右侧垂直移动图库。

您必须在 Teams 桌面上的图库视图中，并且应用程序窗口足够宽，以支持并排布局。

您可以探索许多查看选项。讨论的这些选项与我们的话题最相关，涵盖了在 Teams 中使用 PowerPoint Live。

如果您在 PowerPoint 中使用字幕来使您的演示更易于访问，那么您必须了解 Teams 中的功能，以便使使用 PowerPoint Live 的演示更易于访问，这是下一节的主题。

使 PowerPoint Live 演示更易于访问

当在 Teams 中使用 PowerPoint Live 时，它不会显示 PowerPoint 中配置的字幕；因此，您需要在 Teams 中将其打开（图 14.5）：

图 14.5 – 在 Teams 中开启字幕

• 前往更多（…）（1）菜单并打开语言和语音功能（2）。点击显示实时字幕。

• 在 PowerPoint Live 视图的底部，将显示一个字幕面板（3），如果之前使用过，将提及翻译设置。

• 点击打开字幕设置图标（4），然后选择语言设置以打开语言****设置面板（5）。您将能够选择口语语言，激活字幕翻译，并选择翻译语言。翻译选项将适用于 M365 商业高级版、E3 和 E5 许可证。

• 要更改字幕样式，请返回到打开字幕设置图标（4），然后选择字幕样式（6） – 将打开一个新的面板。您可以更改字体和背景颜色、字体大小、面板高度及其位置，在底部或顶部。

• 您可以考虑的另一个选项是开始转录（7），在更多（…）（1）菜单中的录制和转录中可用。启动此功能将在您的会议屏幕右侧打开一个面板，并捕捉每个参与者所说的话，要么用他们的名字，要么匿名，这取决于他们选择的 Teams 设置。它可以是会议中的一个富有成效的功能，因为它可以记录您的讨论。转录还可以帮助您重新利用虚拟演示，因为您可以将转录内容下载为 Word 文件或 .vtt 文件以添加到您的视频中。此功能仅限于 Teams 的桌面版本和选定的一组许可证。有关详细信息，请参阅“进一步阅读”中的支持文章。

现在我们已经看到了在使用 PowerPoint Live 共享演示时可以使用的最重要的功能，让我们看看如何从您的会议窗口中使用分组讨论室来创造更多的参与度。

创建和使用分组讨论室

在 Teams 会议中，您可以使用分组讨论室的场景有很多。创建和使用这些房间的方法也有很多！由于我想保持关注如何使用此功能来保持演示参与者参与，以下示例中我将只讨论一个场景。如果您想了解更多关于创建和使用分组讨论室的各种方法，请参阅“进一步阅读”中列出的支持文章。

假设你正在使用 Teams 会议进行工作坊。如果你在一个房间里与你的参会者在一起，你可能会要求他们分成小组讨论一个特定的话题，每个小组将向整个小组展示。

要从你的会议窗口重现这个团队练习，你需要点击 会议室 图标（1）以访问 创建分组会议室 面板（2）（图 14.6）：

图 14.6 – 在 Teams 中创建和使用分组会议室

• 第一部分，选择你想要创建的会议室数量（3），有一个下拉列表来选择你想要创建的会议室数量；最多可以创建 50 个分组会议室。在我们的例子中，我将保持 2 作为要创建的会议室数量。

• 在 分配参与者 部分（4），默认选项是 自动将人员分配到每个会议室（5），在这里你会看到已经参加会议的人数。让人员选择他们的会议室（6）选项在你创建由引导者领导的多种练习时可能非常有趣，允许参与者选择他们偏好的话题。

• 剩下的唯一事情就是点击 创建会议室 按钮（7），将右侧面板更改为 分组会议室（8），它有一套自己的工具和一个 打开会议室（9）按钮。

当你需要即时创建分组会议室时，自动分配人员既快又简单。如果你需要将特定人员分配到特定的小组，请参考 进一步阅读 中的 Microsoft 支持文章，了解如何在活动之前创建你的分组会议室。当结构至关重要且参与者众多时，这是一种更有效的方法。

打开你的会议室后，你可以从 分组会议室 面板中管理它们。在我的例子中，有一个会议室保持关闭状态（1），因为没有参与者可以添加到其中（图 14.7）：

图 14.7 – 管理分组会议室和设置

• 点击打开的会议室左侧的 小箭头 打开参与者列表（2）。

• 将鼠标悬停在会议室上会显示选项（…）（3），允许你加入、重命名或关闭会议室。

• 关闭会议室 按钮（4）一次性关闭所有会议室，并将参与者带回你的主要 Teams 会议。

• 当你的会议室关闭时，你可以访问 设置（5），这允许分配人员来管理会议室（6），切换 设置时间限制（7）功能为激活状态，并在 小时 和 分钟 列表中选择持续时间，并决定人们是否可以选择他们的会议室或自行返回主会议。在做出任何更改后，请始终点击 保存 按钮。

使用分组室可以帮助在演示过程中改变节奏，同时帮助与会者之间进行更多互动，在你继续演示之前让他们充满活力。熟悉各种分组室功能和设置，以便你可以尝试适合你内容类型的场景。

现在我们来谈谈在 Teams 会议中你可以使用的另外两个交互功能，这些功能可以帮助你增加与会者的互动，同时收集他们的反馈以帮助你调整你的演讲。

使用问答和投票来创建更多互动

虚拟演示需要更多的互动来保持观众的参与度。原因很简单：你正在与电子邮件、新闻源、短信和社交媒体竞争，因此你绝对需要找到吸引每个人注意力的方法。

当使用 Microsoft Teams 时，你有一些很好的工具可以帮助你，我们将在接下来的几节中讨论其中两个。

使用问答

问答是 Teams 会议的一个很好的补充，允许你将问题和重要讨论从常规聊天面板中分离出来。不幸的是，它默认不激活，并且首先需要在会议选项中激活。这可以在创建会议邀请时完成，也可以在会议期间完成（图 14.8）：

图 14.8 – 在会议中启用问答

• 点击更多（…）（1），转到设置（2），然后点击会议选项。

• 在新的会议选项窗口（3）中，转到参与部分（4），并将问答开关切换到激活状态（5）。

• 点击应用按钮（6），以便你的 Teams 会议更新为包含问答应用（7）。

前面的步骤仅适用于你是 Teams 会议的组织者，或者如果你被指定为会议的共同组织者。如果会议是由其他人为你安排的，并且他们没有让你成为共同组织者，你需要要求他们进行更改。他们可以回到他们的日历中的会议并更改会议选项，或者他们可以开始会议并按照前面的步骤更改选项。如果你不熟悉 Teams 会议中的不同角色，请查看“进一步阅读”中的 Microsoft 支持文章。

当你在会议窗口工具栏中确实有问答可用时，点击其图标（1），以便问答面板（2）在右侧显示（图 14.9）：

图 14.9 – 打开问答并管理其设置

• 如果你从未使用过这个功能，首先应该点击齿轮图标（3）来访问问答设置面板。

• 你可以决定你给予参会者的权限，例如提问、回复、点赞或对问题做出反应（4）。由于我们的目标是提高与参会者的互动，允许他们提问和回复，而不是仅用问答来提问。

• 下一个设置是允许参会者使用匿名帖子或回复（5）——有一个重要说明提到回复和反应将不会是匿名的。

• 最后，你可以激活审阅问题切换按钮（6），使其在审阅后才可用。如果你是独自主持会议，我建议不要使用它，以免给你带来额外的任务。

• 你所做的任何更改都会激活保存按钮（7）。

你或你的参会者可以通过点击开始讨论字段（1）快速输入问题，以访问发布为对话框（2）（图 14.10）：

图 14.10 – 在问答中添加和管理问题

• 有两种类型的帖子可供选择（3）：开始讨论和提问。两者之间没有太多区别，除了一个问题被一个彩色矩形阴影覆盖，并且它有三种而不是两种交互类型（4）：点赞、反应和评论。

• 如果你想要管理问答消息列表，你可以点击省略号（…）（5）来访问编辑、存档、删除、关闭对话或固定对话功能。

• 当你在会议中的问答部分有新活动时，你会在问答图标（6）上方看到一个小的圆圈来通知你。

要熟悉这个功能，最好的方法是计划一次与少数人进行的练习会议，并决定对你来说什么是有用的。再次强调，问答可以在创建会议邀请时提前计划。

使用问答来提出任何正式问题的优点是避免在用于所有内容时搜索聊天面板。为了使这起作用，你确实需要在会议开始时告诉你的参会者你的期望。如果你更喜欢问答来提问和特定主题，而聊天用于更非正式的对话，向他们展示如何找到那些面板并使用它们。

尽管问答可能是一个添加你自己的问题给参会者的好地方，但你可能想考虑投票，这是下一节的主题。

在会议中使用投票

投票是一个可以快速添加到你的 Teams 会议中的应用程序，这样你可以提出各种问题并让参会者参与（图 14.11）：

图 14.11 – 查找和添加投票应用

如果您在 Teams 会议工具栏中没有看到投票图标（1），请点击应用图标（2）。使用搜索框（3）并添加Polls关键字。当您在列表中看到投票时，点击它（4）。

在您的演示过程中，您可以通过点击其图标（1）来快速启动投票应用，以打开投票面板（2）并查看建议（3）（图 14.12）：

图 14.12 – 启动投票和使用建议

• 列表中有很多快速投票，您可以轻松地即时自定义。例如，点击你今天感觉怎么样？（4）将打开一个新窗口。

• 在新的投票窗口中，您可以通过点击任何字段来简单地编辑问题或答案（5）。

• 如果您想删除一个选项，请点击该字段，然后选择删除图标（6）。

• 如果需要，点击添加问题（7），然后从列表中选择您想要创建的问题类型（8）。

• 当您点击问题类型旁边的箭头（9）以更改问题类型时，也会显示问题类型列表。

接下来，您应该查看从投票创建窗口底部链接提供的投票设置（1）（图 14.13）：

图 14.13 – 更改投票设置并保存或启动

• 默认情况下，投票的汇总结果会与您的与会者共享（2），但您可以选择记录他们的名字作为组织者或演讲者，或者允许您的共同演讲者编辑已保存为草稿的投票。

• 当您点击保存为草稿按钮（3）时，您的投票将在投票面板（4）中列出为草稿。

• 当您准备好将其设置为直播时，可以点击启动按钮（5），或者点击其旁边的箭头（6）来编辑或删除您的投票。

当您直接从创建窗口启动投票时，它将覆盖会议窗口（1）并显示给会议中的每个人，并在投票面板中标记为直播（2）（图 14.14）：

图 14.14 – 启动投票并在会议聊天中检索

• 人们可以从覆盖窗口回答并提交他们的回复，并查看总体结果（3）。点击X或完成按钮关闭窗口。

• 投票也会显示在会议聊天面板的流中（4），任何人都可以点击查看投票按钮（5）来回答如果他们之前还没有做，或者查看问题的总体结果。

快速投票可能会有所帮助，但最好在您的演示日期之前规划这些投票或互动。在这本书的第一章中，我们讨论了规划对您的演示内容的重要性。对于您的交付，规划您希望使用的互动类型也同样重要。

要规划您的投票并在活动前将其保存为草稿，请转到您的 Teams 日历并点击您计划中的会议（1），然后点击聊天按钮（2）（图 14.15）：

图 14.15 – 在会议详情中的投票标签页规划您的投票

• 您现在可以访问所有会议标签和应用程序。如果您看不到投票标签（3），请使用+号（4）添加应用程序，如之前在 Teams 会议窗口中所述。

• 使用+新建投票按钮（5）提前创建所有您的投票。建议面板中有一份您可以使用的快速投票列表（6）。

• 只需将它们保留在草稿模式（7）中，直到您在会议中启动。

如果您想了解更多关于投票的信息，请查看“进一步阅读”中的 Microsoft 支持文章。

您现在已经看到了一些工具，可以帮助您在虚拟演示中改善互动。当您通过 PowerPoint Live 共享演示文稿文件时，您可以在同一会议窗口中轻松访问它。

在下一节中，我们将讨论一种创造性的方法，在 Teams 中使用头像在您的虚拟演示中创建有趣的互动。

创建和使用头像

尽管头像本身不是交互式功能，但它们确实有一种方式可以增加会议的趣味性并减少虚拟疲劳。我也认为这可能是一种鼓励害羞的人参与的方式。

如果您需要更多信息，请参阅“进一步阅读”中列出的 Microsoft Learn 文章。

开始创建您的第一个头像并验证您同时可以访问该应用的最简单方法是在您的 Teams 界面中打开应用（图 14.16）：

图 14.16 – 在 Teams 中打开头像应用

• 点击查看更多应用省略号（…）（1）并搜索带有头像关键词的应用。

• 它将打开头像应用（2），在那里您可以开始创建您的头像或查看您已经创建的头像（3）——最多可以创建三个版本。

• 点击+号（4）让您可以从照片、列表（从基础创建）或复制一个您已经创建的头像来创建头像。

• 现有的头像可以轻松地进行自定义或删除（5）。

在创建或自定义过程中，您可以调整一系列功能，使您的头像更符合您的个人形象（图 14.17）：

图 14.17 – 创建或自定义您的头像

• 肤色 ( 1 )

• 面部 ( 2 )

• 头发 ( 3 )

• 化妆 ( 4 )

• 身体 ( 5 )

• 服装 ( 6 )

如您在 面部 类别（ 2 ）中看到的，面部的所有部分都可以单独调整（ 7 ），有时还会添加另一个颜色选择面板，例如眼睛（ 8 ）。

熟悉应用程序的最佳方式是通过尝试使用它。根据您想要达到的相似度水平，创建第一个头像可能需要一些时间。但一旦创建了一个，就复制它以便有一个起点。

您可以在 加入会议 窗口（ 图 14.18 ）中选择您的头像：

图 14.18 – 在加入会议窗口中使用您的头像

• 关闭您的摄像头（ 1 ）并点击 效果和头像（ 2 ）。

• 选择您想要使用的头像，如果您想要的话可以添加背景（ 3 ）。

您可以通过使用摄像头图标旁边的箭头并选择 头像 效果类别来在加入会议后选择您的头像。

我非常喜欢头像的一点是它们可以移动并表达自己。当我们说话时，我们看到眼睛和嘴唇的动作，以及与会议中的 举手 或 反应 功能对齐的手部动作。

请不要误解。我并不是说所有会议都应该使用头像！但在某些场合，比如人们身体不适但仍参加会议，或者对于特定类型的演示，如虚拟游戏或轻松会议，可以考虑使用它们。明确您团队允许使用头像的情况和时机。明确何时可以使用头像可以增加多样性并创造不同类型的观众参与。

在本章的最后部分，我们将讨论一些方法，帮助您在虚拟会议中改善您的外观和声音。

改善摄像头、照明和麦克风设置

我在本节中的目标不是涵盖市场上所有最新和最先进的设备，而是分享一些可以帮助您的功能和技巧，即使您没有访问到高端设备。

检查 Microsoft Teams 设备设置

当 Microsoft 推出了改进和更轻量级的 Teams 版本时，他们最终使访问摄像头和麦克风设置变得更容易。它们可以在 加入会议 窗口中访问，但我们将看到如何在 Teams 会议中访问它们。

让我们从摄像头设置开始（ 图 14.19 ）：

图 14.19 – 在 Teams 会议中访问摄像头设置

• 点击摄像头图标旁边的箭头（ 1 ）以打开 效果和设置 窗口（ 2 ），然后点击 更多视频效果和设置（ 3 ）。

• 视频效果和设置面板将在右侧显示（4）。

• 点击设置标签（5）：

• 亮度工具（6）将在光线不足的条件下提高视频质量。

• 柔焦工具（7）通过调整滑块来平滑你的外观，当它开启时。只需小心不要过度使用，因为它可能会让你看起来不自然。

尽管这些设置不能解决所有问题，但它们可以帮助提高你的视频质量。

通过点击麦克风图标旁边的箭头（1）可以轻松访问音频设置（图 14.20）：

图 14.20 – 在 Teams 会议中访问音频设置

• 在设置窗口（2），如果你在电脑上检测到多个设备，你可以选择你的扬声器或麦克风（3）。

• 空间音频（4）是一个会改变你的音频体验的功能。在会议中，你将听到屏幕上说话人所在位置的声音。目前不支持无线耳机。

• 噪音抑制（5）默认开启，大大减少了环境噪音。这是一个基于 AI 的功能，分析背景噪音。Teams 会监控你的背景噪音，并调整抑制级别以移除不被识别为你的声音的噪音。有两个辅助设置可用：

  • 仅背景噪音，通过仅移除背景噪音来提高你的音频质量。

  • 声音隔离，它可以将你的声音从背景噪音和其他声音中隔离出来。如果你决定使用此功能，请按照 Teams 中的说明在应用程序设置的识别部分添加声音样本。

• 点击更多音频设置（6）将打开音频设置面板，其中唯一的新设置选项是高保真音乐模式（7），如果你在会议中播放音乐，这将很有用。

如果你想知道噪音抑制功能的有效性，我可以分享我曾在地下室的一个房间里进行虚拟培训，而工人们在我面前钻我们的房屋地基——参与者确认他们什么都没听到。幸运的是，我集中注意力有困难！但我还会补充说，该功能的可靠性可能取决于你使用的麦克风类型。请用你自己的设备测试它。

现在我们已经看到了 Teams 设置如何帮助你在会议中改善外观和声音，接下来让我们看看下一节中的最佳实践技巧。

帮助你改善外观和声音的技巧

尽管我不会讨论任何特定的设备，但很明显，如果你想在你虚拟演示中看起来更专业，你需要避免使用笔记本电脑的内置摄像头和麦克风。你根本无法很好地控制它们。

尝试寻找一个单独的网络摄像头，理想情况下是带有麦克风的优质耳机。当你添加这些设备时，制造商通常会提供一些小应用程序，可以帮助你调整设置。

为了帮助你看起来最好，确保你的网络摄像头在你面前，与眼睛水平。这也帮助你看向你的听众，这会更有吸引力（图 14.21）：

图 14.21 – 将你的网络摄像头放在你面前，与眼睛水平

对于照明，理想情况下，你应该在一个有自然光在前方或如果没有窗户，可以使用 LED 或环形灯的房间里进行展示。永远不要在背后有灯光的情况下进行展示，因为你会看起来像没有脸部的剪影（图 14.22）：

图 14.22 – 将自己放置在光线前方的位置

在你的虚拟演示过程中，如果你使用的房间相当昏暗，尝试在脸的两侧各添加一个角度的光源，以避免产生阴影（图 14.23）：

图 14.23 – 在昏暗环境中在两侧添加光源

当然，改善你在虚拟演示中的外观意味着清理你的背景。还有使用诸如模糊背景或添加虚拟背景等功能的可能性。请注意，如果在你的演示过程中有人从你身后走过，如果他们走得足够近，看起来就像你背后有人的身体部分漂浮。

如果你像我一样有卷发，虚拟背景有时会创造出欺骗性的效果。我经常发现自己的一部分脸在移动时消失了。我决定购买可以夹在我背后柱子上的会议背景，或者如果我是作为承包商为其他组织提供内容，就只使用一块简单的窗帘。现在，我的脸在整个课程或会议期间都保持完整！

我在这个部分分享的技巧可以称为快速修复。如果你打算定期进行虚拟演示，你应该投资于好的设备和照明。在了解选择什么方面，你最好的选择是询问其他演示者他们使用什么以及他们推荐什么。

摘要

本章主要介绍了如何使用 Microsoft Teams 中的工具来帮助你提供更好的虚拟演示文稿。我们讨论了 PowerPoint Live 如何帮助你在一个窗口中管理你的演示文稿和会议。我们还了解了一些可以帮助你保持与会者参与度的功能，例如分组讨论室、问答和投票。我们还简要介绍了如何创建和使用头像来提高参与度。最后，我们讨论了如何改进你的摄像头、照明和麦克风设置，分享了一些你可以轻松尝试的快速技巧。

我的愿望是让你意识到虚拟演示文稿需要与你在会议室或大型场所进行的演示一样多的练习。在我看来，它们甚至更复杂，因为你通常需要更多地了解可以帮助你保持人们参与度的功能，并自己处理技术问题。确保你继续学习你可以使用的虚拟工具。

结论

如果你从头到尾阅读了这本书，你可能记得我们在章节中的内容结构，你的内容应该有一个引言、你的主要要点和一个结论。

在这本书中，我的引言全部关于在创建内容时遇到的挑战。然后我继续帮助你学习如何利用 PowerPoint 中的许多高级工具和功能来计划、创建和提供更具影响力的演示文稿。

现在你已经了解了如何创建更好的演示文稿，这里是我的挑战：在你的日程中安排更多的时间来将你的所学付诸实践。你的目标不应该是为了你下一次的演示文稿而改变一切。只需决定几个可以改进的元素并专注于它们。之后，你可以专注于未来演示文稿的其他改进。一步一步来，总比没有任何改进要好。

祝你在即将到来的演示文稿中取得巨大成功！

进一步阅读

• Microsoft 支持关于在 Teams 会议中共享幻灯片的文章：support.microsoft.com/en-us/office/share-slides-in-a-teams-meeting-with-powerpoint-live-fc5a5394-2159-419c-bc59-1f64c1f4e470

• Microsoft 支持关于 Excel Live 的文章：support.microsoft.com/en-us/office/excel-live-in-microsoft-teams-meetings-a5790e42-7f75-4859-8674-cc3d07c86ede

• Microsoft 支持关于实时字幕的文章：support.microsoft.com/en-us/office/use-live-captions-in-a-teams-meeting-4be2d304-f675-4b57-8347-cbd000a21260

• Microsoft 支持文章关于实时转录：support.microsoft.com/en-us/office/view-live-transcription-in-a-teams-meeting-dc1a8f23-2e20-4684-885e-2152e06a4a8b

• Microsoft 支持文章关于 Teams 会议中的分组讨论室：support.microsoft.com/en-us/office/use-breakout-rooms-in-teams-meetings-7de1f48a-da07-466c-a5ab-4ebace28e461

• Microsoft 支持文章关于 Teams 会议中的不同角色：support.microsoft.com/en-us/office/roles-in-a-teams-meeting-c16fa7d0-1666-4dde-8686-0a0bfe16e019

• Microsoft 支持文章关于 Teams 会议中的投票：support.microsoft.com/en-us/office/poll-attendees-during-a-teams-meeting-9923b7d4-ea97-4aa2-b8b8-b45fefe7d454

• Microsoft Learn 文章关于管理 Teams 中的头像应用：learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/meeting-avatars

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