Office新应用：InfoPath和OneNote

由于Microsoft Office近几年来席卷市场，也难怪微软打铁趁热，不断推出新的Office家族成员。此次Office 2003中增添了两个新面孔：Microsoft Office InfoPath 2003和Microsoft Office OneNote 2003。在本文中，我们将会检视这些新的应用程序，也让你感受一下这些软件是否对你的工作有所帮助。

　　InfoPath：桌面上的XML

　　Microsoft称InfoPath为：「XML Web Service的头号智慧客户端」。你可把InfoPath当作是XML档案之上的一个友善接口。图A显示InfoPath窗体的填写情况。就像你所看到的，它与在Access, Excel或是Visual Basic中开发窗体是非常类似的。

　　

　　图A: InfoPath的窗体相当类似于Access,Excel, Visual Basic所开发出来的窗体。

　　InfoPath窗体看起来很类似于其它的Office 窗体。虽然使用者不需要了解屏幕画面后到底在做什么，但其实每当填好了一个InfoPath的窗体后便产生一个XML档案。

　　输出的结果是一个正确标准的XML档案，这也是InfoPath最大的优势所在：微软相当注意让该产品符合公开的标准。藉由提供友善的前端和与标准兼容的后端，Microsoft将InfoPath视为不同厂商之间的共同客户端程序。

　　因为这只在前端使用XML档案，无论有没有连上网络都能够使用InfoPath的表格，相当适合经常出差的用户来做各种运用。他们能够在旅途中在笔记型计算机上以InfoPath来填写差旅费或旅游券窗体。之后，当他们可以连上网络后，其它的应用程序就能够使用那些已存盘的XML档案。

　　事实上，纵使没有重新联机，仍有绝佳的方式来让信息回存到你的网络里：使用XML Web Service。告诉InfoPath它应该要使用Web Service来传送数据是一件容易的事情。在出差的例子中，使用者可以藉由Internet连上企业服务器中的XML Web Service，然后直接传送完整的表格到Web Service。在服务器中，信息会被重新导向CRM、会计和其它的应用之中。

　　也没想象中的困难

　　InfoPath锁定的目标是一般用户，但不要指望用户能够自行做出设定。不论是否拥有WYSISYG(所见即所得)的环境和精灵指引，光是设计和调校InfoPath窗体就非得由IT专业人员出马(虽然有些超级使用者(power user)可能会试试看自己设计窗体)。值得加分的是，Microsoft没有因此省略了它其中的强大功能。因为InfoPath包含了脚本(scripting)和对象模型，所以信息科技专家可以藉此而大幅度的自定表格行为。每个事件都用标准的XML格式储存，因此你也可以自选你喜欢的XML工具(toolbox)来做修改。

　　当然，InfoPath被设计与Office 2003其它部分共同作业。它可以直接输出资料到Excel，而且InfoPath的表格也可以储存到SharePoint区，轻易地供给团队成员使用。你也会发现InfoPath窗体可在Outlook 2003和Internet Explorer中分享。

　　当你越过Office后，分享这件事可能会变得有些费力。InfoPath送出标准的XML，但是你其它系统能够接受XML吗？如果你的公司已经投向XML的怀抱，他们就可以如此的接受。否则，你就必须规划一些开发整合性工作，好让InfoPath在其余软件中扮演好应有的角色。

　　OneNote：外务人员美梦成真

　　如果InfoPath是为了让一般需处理公司信息的员工而开发，那么Microsoft OneNote也有非常特别的目标群众：配备Tablet PC，且需经常外出洽公的员工。这是因为这款记事专用的软件必须与触控笔搭配才能有最好的整合，而非键盘使用者(虽然如果你没有Tablet PC的话，也可以只使用键盘和鼠标输入)。图B显示OneNote的接口

　　OneNote有个热闹的界面

　　

　　OneNote在小小的空间中藏有许多机关，因此在初期会有点让人困惑。OneNote档案被称为记事簿(notebook)。一个记事簿能有多重分区(在图B中你可以看到「一般」和「会议」)，藉由工作区域上方的卷标(tabs)来描述多重区域。在分区中，你可以拥有多重页面，而每一页都可以藉由右边的工作区域卷标来存取。当你选择了一个标签和一个页面，你就可以书写、黏贴、画图或是在工作区中任何地方进行书写。之后，你可以拖拉方式来重新安排，把墨水转成文字，或是把凌乱的记事整理干净。

　　OneNote还有许多其它记事功能。举例来说，它在Windows 工作列(Taskbar)上安装一个「快速记事」(quick note)的图示，当你必须草草写下东西时，你就可以利用它开启一个使用者接口的子功能。另一个有趣的功能是可进行同步语音与手写记事。你可以在会议进行中同时录下会议音讯和写下笔记。稍后当你播放音讯时，手抄部分会跟着同步出现。

　　OneNote主要也是要用来进行信息分享。你可以将笔记转转成Outlook工作或是电子邮件，或是将它们发布到网页上。或是你可以将你的OneNote记事本转换成与SharePoint共享的Worksapace(工作区)，当作团对项目的基础。

　　你整理好了吗？

　　虽然OneNote拥有弹性的组织、可搜寻的墨水(ink)与文字和亮丽的接口，这些似乎都是将零碎的工作组织起来的理想方式。但仍有一个特别的因素你必须考虑在内的：它将会代替你原有的系统吗？更精确一点的说，你需要为了使用OneNote而大费周章重新安排每件事情吗？

　　这里有个需要思考的议题：大部分的知识工作者都有自己一套追踪事情的策略。他们使用各种Excel工作表、Access数据库、协力厂商软件(third-party outliners)、Outlook记事等等应用程序来追踪工作上需要的信息。值此之时，OneNote可能可以提供一个理想的平台来组织这些工作，但它并没有提供一个真正好的方式来输入信息。因此，如果你决定要跳槽到OneNote，你也要开始准备好额外的剪剪贴贴工作。

　　当你决定OneNote是否值得时，你也必须考虑你的硬件状况。使用TabletPC和触控笔的话，手写笔记会是快速而便捷的，但如果你使用的是桌上型计算机，而且必须用打字输入你的笔记的话，或许，简单的Word文件会和OneNote笔记簿一样有用。你可以设定让你的鼠标在页面上留下墨水，但对于我们大多数人而言，眼手的不协调反而让我们无法因此而得到好处。

　　使用心得总结

　　对大多数组织而言，决定是否购买InfoPath和OneNote和购买其它的Office产品无关。InfoPath将会和大宗授权的专业企业版本(Preofessional Enterprise Edition)一起出售，但它们不会是其它任何套件的一部分。OneNote则将不会出现在任何的套件中，但两样产品都有零售版与OEM版本。到目前为止，微软尚未公布两样产品的价格。

　　假设产品有个合理的价格，对于我们来说就必须考虑其它公司里的因素了。如果你已经为了数据的相互沟通而投入XML，或是需要在商业伙伴间交换XML档案，InfoPath应该是绝佳的投资标的。另外，必须确认你们可以取得开发者或是系统管理员的资源来将之整合进入你的企业之中。

　　OneNote就比较难说了。如果你已经投资了Tablet PC，我们发现OneNote优于内建的记事软件。但如果你没有投资Tablet PC，思索一下你的桌上型和笔记型计算机使用者是否需要额外的方式来安排他们的生活。如果需要，那就可以使用OneNote，但如果他们已经掌控了每件事情了，OneNote可能会变成一个形同虚设的冷板凳软件(shelfware)。