SharePoint Designer 2007，强大的工作流设计器

SharePoint Designer不仅仅可以用来对SharePoint站点的界面进行定制，它同时还内置了一个强大的工作流设计器。使用这个工作流设计器，我们可以通过一系列的配置工作，将指定的步骤、条件、操作组合起来，组合成一个完整的工作流模板。

Denny Zhang有三篇很好的介绍性文章，演示了如何利用SharePoint Designer来创建一个完整的工作流模板：
在SharePoint中实现Workflow(1)
在SharePoint中实现Workflow(2)
在SharePoint中实现Workflow(3)

为了帮助大家对SharePoint Designer 2007有更深入了解，在这篇文章里向介绍几个最基本的概念。

基本概念1、工作流启动方式

在SharePoint Designer中打开工作流设计器之后，第一个界面上就会让我们设定工作流的启动方式，如下图：



可以看到，SharePoint Designer有三种工作流启动方式：
i.项目被创建时自动启动；
ii.项目被更改时自动启动；
iii.由用户手工启动。

基本概念2、步骤

每一个工作流都是由一个或多个步骤组成的，步骤是工作流的基本组成单位。我们在SharePoint Designer里面可以任意添加新的步骤，调整已有步骤的顺序，或者删除某个步骤。



在上面的截图中，我们可以看到整个工作流由多个步骤组成。

基本概念3/4、条件和操作

每一个步骤都是由条件和操作组成的。条件和操作的概念类似于“如果满足某某条件，则执行某某操作”。SharePoint Designer提供了一组内置的且功能强大的条件和操作，我们可以选择自己需要的条件和操作，将它们组合在一起。



上面的图片显示，在“确定报销单正确性”这个步骤中，如果报销单的总金额大于10000元，那么就给报销单的创建者发送一封邮件告诉他报销金额太大，然后删除这张报销单，最后停止当前的工作流实例运行。

上面那个步骤中包含了一个条件、三个步骤。这些步骤会按照先后顺序来执行。条件和步骤的数量可以根据我们的需要来随意设定，甚至不设置条件或者操作。如果没有条件，那么选择的操作就必然会被执行。同样，只有条件没有操作也是被允许的，尽管这种情景没有什么意义。

基本概念5、条件分支

一个步骤里面并不一定只能包含一个条件分支，我们可以添加一个或者多个条件分支。条件分支执行“Else If”的逻辑，类似与“如果满足某某条件，那么执行某某方法，否则，如果满足第二个条件，那么执行某某方法...”。



在上图中，我们可以看到，这个步骤就包含了两个条件分支。第二个条件定义了这样的流程逻辑：如果报销单总金额并没有大于10000，那么就给管理者发送一封邮件，然后更新报销单中的某些数据。

最后，当我们在SharePoint Designer中完成了工作流程的设计，保存这个工作流的时候，SharePoint Designer会自动将流程以Windows Workflow Foundation的.xoml文件保存到服务器上，流程中的规则会保存成.xoml.rules文件，同时还生成其他一些必要的配置和页面文件。

 

我经常被人问到的一个问题就是，SharePoint Designer里面自带的条件和操作是否可以扩展呢？答案是：当然可以！实际上，这些条件和操作都是标准的Windows Workflow Foundation中的Activity，所以，我们只需要使用Visual Studio 2005创建定制的Activity，然后将其部署到SharePoint Server服务器上，就能够为SharePoint Designer添加上我们自己写的条件和操作了。

在下面所示的图片中，我们就添加了几个自己定制的操作。“发送即时消息”操作可以为我们给指定的用户发送LCS即时消息，“发送手机短消息”操作可以直接将消息用短消息的形式发送到某人手机上，而“获取用户经理信息”可以让我们用自己的逻辑来获取某个用户的经理是谁这样一个信息。

 

一步一步SharePoint 2007之三十五：在SharePoint中实现Workflow(1)——创建一个判断列

摘要

　　在安装SharePoint的时候，笔者就已经提到，要顺利安装SharePoint，必须首先安装Microsoft Windows Workflow Foundation 2.2以上的版本，这是不是意味着SharePoint可以设定Workflow呢？
　　答案是肯定的，在SharePoint 2007中，我们可以设定Workflow，好让程序按照指定的流程运行。
　　这里，笔者将以在通知列表中发布一个通知，并按通知发放的员工类别，向指定的员工发送一封邮件为例，来实现Workflow。
　　当然，笔者在这里实现的是一个非常简单的流程，即如果是经理级别，就发送经理级别应该收到的邮件，而如果是普通员工，就收到普通员工应该收到的邮件。朋友们在实现这个简单的流程后，自然可以尝试更为复杂的流程了。
　　本篇文章将介绍在SharePoint中实现Workflow的第一部分——创建一个Workflow的判断列。

正文

　　为了更清晰地让朋友们了解在SharePoint中实现Workflow的几个步骤，本篇文章将被分割成三个小的部分，第一部分讲解创建一个判断列，第二部分讲解创建一个Workflow，第三部分讲解运行Workflow。因此而给大家带来的阅读不便，就请海涵了:)

　　下面将记录每一步的操作过程。
　　1、首先打开我的网站的Document Center站点，然后打开Announcements列表。
　　在Announcements列表中，点击工具栏上的Settings，并在弹出的菜单中，选择Create Column项，即可打开Create Column页面。


　　2、在Create Column页面中，填入Column name，并选择The type of information in this column is为Choice (menu to choose from)。


　　3、选择完The type of information in this column is后，页面将会呈现输入各个Choice项的文本框。我们可以在这里输入我们打算预定义的各种员工类别，并在Default value中点击一下鼠标，以指定一个默认项。


　　4、点击OK按钮后，该Column将被创建，并返回Announcements列表页面。

　　至此，第一部分的创建一个判断列的工作就完成了。
　　下一篇文章我将记录如何在SharePoint中实现Workflow的第二部分——创建一个Workflow的过程。欢迎大家继续关注:)多谢！

一步一步SharePoint 2007之三十六：在SharePoint中实现Workflow(2)——创建一个Workflow

摘要

　　本篇文章将介绍在SharePoint中实现Workflow的第二部分——创建一个Workflow。

正文

　　下面将记录每一步的操作过程。
　　1、首先用Designer打开我的网站。


　　2、在Folder List中，双击Docs，以打开Document Center子站点。


　　3、在Designer的主菜单中，依次选择File，New，Workflow，并单击Workflow菜单项，则Workflow Designer将会打开。


　　4、在Give a name to this workflow中输入一个名称，为该Workflow指定一个名称。
　　在What SharePoint list should this workflow be attached to中选择Announcements。然后进入下一步。


　　5、点击Conditions按钮，在弹出的菜单中选择Custom Condition (Announcements)项。


　　6、单击完Custom Condition (Announcements)菜单项后，Conditions按钮后面将会出现一个If语句。


　　7、单击If语句中的field，在弹出的下拉列表中选择“员工类别”。
　　单击If语句中的value，在弹出的下拉列表中选择“经理级别”。


　　8、单击Actions按钮，在弹出的菜单中选择Send an Email项。同样，单击完后，会出现一个Email语句。


　　9、单击Email语句中的this message，则弹出Email编辑框。我们在其中编辑好Email的内容。注意：这是发给经理级别的邮件。


　　10、编辑完Email后，就是这样的效果了。


　　11、单击Add 'Else If' Conditional Branch，则出现另外一个If分支。
　　按照前面的过程，添加一个发给普通员工的Email。注意：这是发给普通员工的邮件。


　　12、操作完成后的效果就是这样的了。


　　13、单击Finish按钮，则系统开始应用该Workflow。


　　14、经过不是很长的一段时间的等待后，站点中就增加了Workflows这个文件夹。
　　如果我们不是很满意设置好的Workflow，我们可以双击Announcements Workflow.xoml，则会重新打开Workflow Designer页面，我们就可以重新一步一步的设置这个Workflow了。


　　至此，创建一个Workflow就成功了，恭喜恭喜！
　　下一篇文章我将记录如何在SharePoint中实现Workflow的最后一部分的过程。欢迎大家继续关注:)多谢！

一步一步SharePoint 2007之三十七：在SharePoint中实现Workflow(3)——运行Workflow

摘要

　　本篇文章将介绍在SharePoint中实现Workflow的最后一部分——运行Workflow。
　　需要提醒一下的是，要完成本部分的学习，您的电脑上必须安装了SMTP服务。

正文

　　下面将记录每一步的操作过程。
　　1、首先打开我的网站，依次点击Document Center、Announcements，进入Announcements列表页面。


　　2、在Announcements列表界面中点击New，在弹出的菜单中选择New Item，即进入创建Announcement页面。
　　在创建Announcement页面中填写好Title和Body，并选择好“员工类别”，然后单击Ok按钮保存记录。


　　3、在刚刚添加的那条记录的弹出菜单中选择Workflows。


　　4、这就是Workflows页面。


　　5、在Workflows页面的Start a New Workflow下点击Announcements Workflow，即进入Start页面。点击Start按钮开始执行Workflow。


　　6、执行完毕后，在列表中就可以看到Completed的标识。


　　7、我们打开邮箱，可以看到，已经收到一封新的邮件了。由于我们前面设置的“员工类别”是“经理级别”，可以看到，邮件正文正是我们前面为经理级别设置好的邮件正文。
　　请注意：如果您的电脑上尚未安装SMTP服务，您可能会收不到邮件。


　　至此，在SharePoint中实现Workflow就成功了，恭喜恭喜！
　　当然，在Designer中实现的Workflow只能说是比较简单的Workflow了，事实上我们可以在VS中写好自己的Workflow，然后再在SharePoint中使用。
　　后面的文章中，笔者将讲到更为精彩的内容，欢迎大家继续关注:)多谢！