场景再现

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项目经理A:

按计划,你们的项目现在进入测试阶段了吧?再有两星期就应该结束了吧?

项目经理B:

嗯,几乎没有遇到什么问题就把项目做完了,不过最近似乎不是那么顺利……

项目经理A:

出了什么问题?

项目经理B:

有一个问题到了现在才暴露出来的,是这次开发的新系统和已有的一个老系统对接得不太好,导致老系统频繁死机。

项目经理A:

你没有从测试团队得到任何反馈吗?

项目经理B:

这正是让人头疼的地方。我从测试团队那里定期得到状态更新,但是他们从来没有提到过这个问题。测试团队认为自己有能力解决这个问题。

项目经理A:

你是怎么知道的?

项目经理B:

原来是客户首先发现了问题,并反映了测试团队,测试团队自认为自己有能力解决,却选择迟迟未报。这不马上就Release了,尝试多种办法,问题还未解决,所以客户Email通知我了。

若是两个星期前,我们也许能够解决这个问题,如今能否按时Release都是未知数了,项目结束日可能要向后推了。

项目经理A:

哎呀,看来是问题升级制度出了问题……

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一个问题出现了,团队大多数人知道,而项目负责人却不知情,岂不悲哉?

这不是偶然,想必测试团队有他们的理由:“很多技术人员生来就是解决问题的,他们可能认为自己能够解决问题,也可能觉得如果提出这个问题,别人就要审查他们的工作。他们可能不清楚,问题升级机制会增加问题的可视化、追述性,能让问题更快地得到解决。”

问题,可以统称为要求回答或解释的题目。大项目中,可能每天都会有人向项目负责人反映各种问题,一般来说,这些都不是什么大问题、重要问题、至急问题,大部分只是一些常见问题,仅需要从一个或几个可行的替代方案中迅速做出决定即可。很多时候连问题都算不上。例如项目资料存放路径在哪?SVN密码过期了,怎么办?等等。

真正重要问题、至急问题是项目团队无法短时间完全解决的、会阻碍项目整体进程的问题。从问题现象收集、到问题本质分析,是需要特殊的项目管理过程的,而这一过程可以简单看做是问题升级制度。如下:

・积极主动与项目干系人取得联系,进行沟通,告知问题发生缘由、影响范围、后续措施等等

・持续不断的跟进,确保问题尽快解决

・如果问题不容易被解决或处理,则需要采取特殊的问题解决技巧。

 

实际项目中,团队成员看见最多的是问题List,是每一次例会时,收集上来的所有各式各样的问题。然后由项目负责人整理、总结成文档,然后事后逐一解决。这或许是最简单的问题升级机制之一。

我发现两个奇怪的现象:

①如果项目负责人不主动去问,或不在例会上询问团队成员是否有困难、问题时,似乎很少有人主动向项目负责人反映问题或情况。都认为自己可以克服,毕竟自己是技术人员,这样的问题都解决不了,会不会被他人小看?直到“纸包不住火”的时候,才会走上前,向你言明一切。

②有时候,项目负责人会屏蔽掉团队外干系人反应问题的渠道,误认为问题升级制度仅限于团队内部,而非外部。其不知“当局者迷、旁观者清”的道理,外部干系人虽不是团队成员,但也不能独立整个项目之外,他们可以从另一个角度,或360°来观察团队、项目的整理运转情况,并有责任及时向项目负责人反映问题、提出建议。恰恰很多项目负责人却把问题List的访问权限设置为内部反问,悲呼?

 

问题升级机制不是项目负责人个人的事,是团队内外共同参与的事。整个团队都要清楚,他们是其中的一部分,发现重大问题不应该依赖项目负责人主动轮询,而是主动及时上报。项目负责人需要留出反馈渠道,供外部干系人在遇到问题时都应当把问题揭示出来并上报。

 

提出一个重要问题的做法不是一个负面影响或包袱。是在积极主动地识别问题、发现问题,这样团队才有时间、有可能合理利用资源、调配资源,找到替代方法并实施解决方案。反之……

场景中,如果测试团队能第一时间把问题反映到项目负责人;或是客户发现问题后周知测试组的同时,若能CC项目负责人,想必都不会出现后期的被动和尴尬。

 

测试团队发现了问题并且认为他们自己可以解决,他们采取的第一步骤是值得肯定的。如果团队自身能够解决问题,就不用升级为重要问题了;反之,经过最初的解决方案没有成功,他们就应该把问题抛给项目负责人,使问题升级化。可惜,他们选择的是继续尝试,直至最后项目结束日后延。可见,项目的问题升级机制根本没有得到普及及强化,{项目经理B}对此难辞其咎。

 

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