SAP 之 应收帐款会计核算

 

应收帐款会计核算

R/3 系统财务会计模块中的应收帐款保有并管理客户的会计数据。 它也是销售管理的组成部分。 销售和会计对信息的要求相同，如： 信用程度、 支付行为等。 因此， 从交 易的开始时 (报价、 订货)起， 就应限制风险。 如果客户的订货导致发货， 并开出发票， 那么这些交易就自动地在会计系统中记帐。 这个过程的不同阶段都会在包括流动计划变更在内的现金管理及预测中实时地更新。 为避免外币兑换中的损失， 外币兑换业务被归 属到外币兑换管理中。

与其基本的固定资产及资产负债表科目一起， 这个会计科目表就形成中央记帐系统中 总分类帐及各相应客户科目之间的联系。 “自动记帐原理”的使用意味着，每一项业务 往来都同时地记帐到客户科目中。 这是通过指定的资产负债表科目， 作为总分类帐的 一个行项目， 在总计的层次上完成的。 这种密切协调的更新是自动完成的，它保证了总 分类帐科目和明细分类帐科目在指定的任何时刻都相互一致。

用户可以使用科目分析、 预警报表、 到期日清单和一个灵活的催款系 统来追踪未清项 目。 与之相联系的信函可为每个公司分别建立。这对付款通知、 余额确认、 对帐单或利 息计算也同样有效。 进帐通过各种对用户友好的功能由人工计入相应借项中。 这也可以 用 EDI 或电子对帐单来 进行电子化操作。 借项凭单程序和支付则用支付程序来实现自动 化。

余额清单、 日记帐、 余额审计线索或若干相应标准报表均可得到， 以便在应收科目会 计中将交易制成凭证。 为了进行关键日期分析，要：

·        重新估价外币项目

·        验明有贷方余额的客户

·        按剩余有效期将最终余额分类

应收帐款会计核算不仅仅是正常会计方法的一个基本要素。 它还通过它与销售部分的 紧密联系为有效的信贷管理提供数据。 并通过它与现金管理及预测的联系为流动规划的最佳化提供信息。

1.1客户主记录

1.1.1主记录的重要性

客户主记录包含了公司与客户的业务关系中所需的一切信息。 这些数据控制着记帐过 程以及后续的处理， 如支付和催款等。 客户主记录也为会计及销售部分提供有关客户的 信息。 客户数据的记录是集中地储存于系统中。 这就是说， 这一数据记录总是一致的， 最新的， 而且没有多余的内容。

客户主记录有以下特点：

·        它在任何时刻都能提供一个客户的全部数据的概况

·        它允许灵活地获取这些数据

·        它形成一个控制自动催帐及自动支付交易的数据库

客户主记录的安排也为某些特殊要求留有余地。

1.1.1.1一次性交易

一次性帐户允许对一次性客户或交易不频繁的客户进行有效管理并节约空间。一次性 帐户仅包含最核心的控制信息， 如统驭科目。 这种帐户并无客户的专有信息如地址或银 行数据等。 客户的姓名、 地址、 电话号 码、 及银行细节等则是在发票收到时提供的。用这种方法， 一个一次性 客户主记录就可用于多个客户。 支付或催款过程中所需的客户 专有信息 从发票获得。

1.1.1.2总部及分支机构科目

在某些行业中由公司的代理部门完成的共同任务也可通过客户主记录表现出来。如， 分支机构在当地发出采购定单而由总部为发票付款。 通过将分支机构科目和总部为发票 付款， 就可为供应分支机构的货物开出发票。 同时， 销售数字则记帐到总部科目。但 是， 有关分支机构的信息仍保留在凭证上。 因而催款通知可送至分支机构和总部。

1.1.1.3代理付款人

一位代理付款人的帐号也可以输入客户主记录中。 借项凭单及银行转帐的还款由不同付款人的银行数据决定。

1.1.1.4代理的催款书收件人

如果催款通知不准送交应收款已到期的客户， 那么就能指出另一位催款书收件人。

1.1.1.5分支公司

如果发票是发给一个分支公司， 那么这一点就必须在集团公司的合并中有所反映。 集 团公司范围内的业务往来所达成的所有销售必须抵销。这样做时， 集团公司的统一公司 代码必须输入到主记录中。 统一公司代码在记帐时转移到凭证中。

客户主记录构成处理同客户间业务关系的灵活数据库。 它也为特殊要求提供空间 (一次性交易 )。

1.1.2结构

主记录的三部分式结构能灵活地描绘出一项作业中的不同组织结构：

·        一般性数据：

这是与每一个公司代码和公司中每一个销售部门都同样有关的数据

·        公司代码的数据

这是反映公司专有的，与客户间协议的数据。

·        销售数据：

这是有关公司各销售部门和销售渠道的不同特性的数据。

一般性数据包括地址、 电信数据 (电话、 电传、 传真 )、 有关客户的一般资料 (工厂 数、 行业、 集团归属 )以及银行详情。

公司代码数据包括支付条款和日期：

·        用于自动支付交易 (银行托收 )的，

·        用于信函的 (帐号及客户所有地负责人 )

·        用于自动催款过程的

此外， 总分类帐会计的统驭科目是在公司的层次上指明的。 这个总分类帐科目的交易 数字于记帐时在客户科目中自动更新。

有关定单处理、 装运、 及发票等资料可在销售专用的数据中找到。这一点在关于销售 与分销模块的相应 SAP 手册 (R/3的销售和分销) 中有详尽得多的说明。

系统提供专门的选项来控制主数据的可靠度， 使之与设置系统时公司的观念一致。 诸 如一个新客户是应该将整个公司包括进去还是只将其一个分支部门包括进去的这类战略 性决策是集中地作出的。 因此， 所有数据区都能集中地输入和更新。 会计和销售既可以 一起保存一般性数据， 也可以将数据分别地保存在它们相应的区域中。

客户主记录的结构能支持一致地、 无冗余地使用会计及销售数据。

1.1.3编辑主记录

编辑客户主记录时分别有各种功能供使用， 以便创建、 更改和显示。 这些功能的授权 是根据员工的责任范围来批准的。 每一个新的主记录都必须分配给一个科目组。这样就 能够按下列准则来将客户加以分类：

·        编号指定的类型

每一个主记录都有一个唯一的编号，这个编号可以是由系统指定 (内部指定 )， 也可 以是由用户指定 (外部指定 )。 特别是当编号是承接自一个前端系统时， 外部编号指 定就更合适。系统保证每一个帐号只被赋与一次。

·        帐号范围 (编号区间 )：

编号区间是客户定义的。供应商和客户可以定义成同一编号， 或者也可以定义一种 层级结构。

·        用户界面的安排 (屏幕图象 )

对于每一个客户组，用户可以指定哪些资料是强制性的， 哪些资料是可选的。 不需 要的资料可以从界面上消隐掉。 用这种方式， 就只要求有公司需用于处理业务的那 些数据。

1.1.3.1输入数据

为保持数据无冗余， 系统提供了范围尽可能广泛的支持。 例如， 用户可以使用一些 方便的寻查功能来创建一个现有帐户的概况。一种自动重复检查功能可保证主记录对于 销售和会计只创建一次。

当输入新的主记录时， 一种拷贝功能可提供支持。一个主记录中的数 据可以包括进一 个新的主记录之中。 此外， 一组客户主记录可以从一个公司代码拷贝入另一公司代码。

1.1.3.2更改数据

用户可以指定哪些字段可被更改。 例如， 授权可以用来防止统驭科目被修改。 用户随 时都可进入用户想更改的那些指定区域， 如，  只是支付数据系统将所作的全部更改加以 记录，从而在任何时刻都可得到一 份更新后的概况。

1.1.3.3显示数据

用户可选择用户感兴趣的区域加以显示。 用户可以从当前的主记录显示中调用另一个 主记录来显示或加以更改， 也可以从显示中进入更改功能。

 

可设置的、 易于使用的用户界面使用户能方便快捷地编辑和管理主记 录。

 

什么是客户数据记录功能？

客户数据记录及其数据 (到达总分类帐的路径关于业务伙伴的资料) 构成应收帐款会计 核算的基础。 它也是SAP系统中销售功能和会计功能之间的联系。通过其特有的性质， 它提供专门的会计关联。

 

1.2科目有关会计业务

1.2.1发票及贷项凭证

集成地使用 SAP 的销售及财务会计系统， 开票系统就能准备好发票并将它记帐。来自 另一个 R/3 开票系统的发票也可以通过接口转至会计， 然后这些发票就被记帐。 只有不 是在 R/3 系统中创建的发票才必须人工记录。

1.2.1.1凭证的格式

一个凭证由凭证抬头和若干行项目构成。 抬头包含了适用于整个凭证的资料，包括凭 证日期、 号码、 以及类型。 行项目包含付款条款、 科目的归属、 以及金额。 某些行项 目， 如销售税， 是由系统自动生成的。 这些行项目补充人工生成的项目使凭证完整。在 凭证记帐之前， 用户可以调用并更改这些行项目中的任何一个。

除上述会计凭证之外， 系统还特备了几种专门的凭证，如周期性条目、 样本凭证等。

1.2.1.2周期性条目

对于以金额相同为特征的正常周期性交易， 用户可以生成周期性条目。 这方面的一个 例子就是按月分期付款客户所付的应收款。 这些条目在它们生成的时候并不影响会计。反之， 它们只是在执行时记帐到会计系统中。 所谓的“周期性条目原始凭证”包含为会 计凭证记帐的数据， 如金额与帐号等。 它也包含控制信息， 如执行的起止日期和最后期   限数据等。

1.2.1.3样本凭证

如果有关时间及金额的资料是记帐时的唯一不同之处， 那么就可以使用样本凭证技 术。 如果把样本凭证用作一个模型， 则只需要很小的调整 (如在记帐日期或金额等处)。 如果用样本凭证， 一个已有会计凭证也可用作模型。

1.2.1.4输入工具

系统提供若干支持功能以便输入发票和贷项凭证。 它们包括：

·        设定缺省值

·        简单发票及贷项凭证的快捷条目

·        从以前的作业中摘出日期

·        多重交易中用户定义的数据保留

·        编辑选项的调整

·        用于帐户、成本中心、 等等的灵活查寻机制

如果无法完成一个凭证的输入， 则输入过程可在任何一处终止并保存起来。那么凭证  可以在以后完成并记帐。输入的数据立即被检查， 并且在查出差错时提供修正。 只有当  凭证是完整的而且没有差错， 它才可以被记帐 (并从而更新交易数字 )。 完整的意思是：

·        借方/贷方余额为零

·        已填入最低限度的科目，包括凭证日期、 记帐日期、 凭证类型、 记帐关键字、 帐 号、 以及金额等

·        系统设定时定义的所有要求的字段均已填满

对于贷项凭证和转帐， 可以用帐面交易， 此时支持功能可以类似地使用。

1.2.1.5货币

所有凭证都能以任何货币输入。 每个公司都赋于一种本位币。 可以指 定多达两种的其 它货币。 这种“平行货币”同本位币一样地被处理和更新。系统储存从凭证中找到的， 以本位币计和以凭证货币计的金额。 一 个包含逐日精确货币汇率的汇率表用来在本位币 与凭证货币之间换算。 当然， 汇率也可以在记帐时直接指明。用户可控制在制作凭证时 是否本位币和凭证货币这二者 (或只是凭证货币一种 )可以打开以便输入。无论是用哪一 种方式， 两种货币的金额在凭证显示上都是可见的。 凭证必须 以本位币计的和以凭证货 币计的余额均为零时方可记帐。 由于换算而会 在许多行中产生的一个小的舍入差值会自动地被考虑到。 客户区中的交易数字只以本位币计。 “来自货物及服务的应收帐款” 统 驭科目则以本位币和以所有的记帐外币计。

输入发票和贷项凭证时有范围广泛的附加功能支持用户。为自动接受发票提供技术。

1.2.2支付

1.2.2.1收款

收款处理由下列两项操作组成：

·        将支付记帐

·        用客户科目中的支付行项目结算未清的发票行项目

这两个步骤可用纸面支付人工完成， 纸面支付有：

·        支票

·        转帐

·        汇票

如果关于待结算发票的资料不充分， 则可用查寻条件来找出客户的已付款项目。 任何 凭证专有的信息均可用作查寻字。 用户可以搜集所需的资料。

对于扩展的银行功能和金库功能， 快速输入技术显著地减少了人工处理。 这包括：

·        人工对帐单

·        人工支票存入清单

这些也可以自动进行：

·        电子对帐单

·        锁箱 (美国)

·        用支票扫描器的支票存入业务

·        POR程序 (瑞士 )

如果已就借项凭单程序同客户达成了协议， 那么全部发票均可使用支付程序按其到期 日汇集起来。 类似地， 退款给客户也可自动执行 (通过支票或转发票 )。 在“应付帐款会 计核算”一章中有对支付程序的详细说明。

1.2.2.2支付的人工收据

人工收据支付时， 将待结算的发票/贷项凭证的凭证号码标示在已有的转帐条中， 或者 标示在相应的支付通知单中。 因此下列数据必须输入：

·        银行科目号码

·        支付金额

·        任何银行手续费

·        待结算凭证的凭证号码

如果所标示的发票的合计 (经过扣除任何现金折扣之后) 同输入的支付金额相符， 则凭 证被记帐， 而支付就用发票结清。 结清的项目现在包含了进帐凭证的号码以及清帐的日 期。

如果关于待结算发票的资料不充分， 则可用查寻条件来找出客户的已付款项目。任何 凭证专有的信息均可用作查寻字。 用户可以搜集所需的资料。

以下是一些例子：

·        参考号

·        记帐日期

·        发票余额

在寻查中用户可以指定区间或单个数值。  用户也可以从结果清单中移走项目， 或者通 过一次新的寻查加入附加的项目。 未清项目的清单可以按各种条件来分类。用户可以在 清单中查寻单个的凭证或凭证组， 以辨识出必须结算的那些行项目。 结果清单可以按任 何准则来编制。 对于一个行项目用户可显示全部数据或者显示整个凭证。

一旦待支付的所有项目都已找到， 它们就可以被记帐。较小的差值自动地加到已付的 现金折扣中， 或者转到一个分立的帐户。 系统能接受的 差值最大金额决定于客户允差和 用户规定的允差。

1.2.2.3不能完整结清的凭证

如果未支付金额不能完整地归类， 或者找不到分摊通知，那么在同一操作中对一次帐 面收付记帐。 如果一张发票将只部分地被支付， 则该发票将被结算。 一个金额为未清应 收款的新项目被生成。 另一种选择是， 部分支付已被记帐之后，在发票上保留一个仍须 付款的内部参考信息。

这些项目也可以自动地被选择 (不用输入查寻条件 )。 系统确定那些最接近支付金额的 行项目， 或者用另一种办法，按项目的到期日将金额加以分配。

银行收取的费用以现金收据的金额输入。 系统会为收取的费用自动生成一个分开的凭 证行项目。 人工支付可以用任何一种货币进行。任何汇率的差异都自动记帐。 支付结算 也可以包含定金， 并把供应商行项目考虑进去。 多重客户科目可同时结清。 结清多重公 司代码也是可能的。 为每一个公司代码都生成一个单独的清帐凭证。

1.2.2.4支付通知单

使用支付通知单， 就允许在结清支付时自动寻查未清项目并自动赋值。 支付通知单在 SAP系统中是以几种不同的方式生成的：

·        已经以书面形式存在的支付通知单可用人工输入

·        在处理对帐单、支票存入业务、 或锁箱数据等时均会自动生成一个支付通知单。 如果由于有差值而不可能直接结清未清项目， 它就保存详细资料。

·        作为接受支付的一部分由人工处理未清项目的时候，项目的当前处理状态可用付款 通知单的形式加以表明。

·        付款通知单可以用 EDI (电子数据交换接口 )转入SAP系统

不同于选取资料然后处理未清项目， 只需要指出付款通知单的号码。 如果付款通知 单和未清项目之间存在差异， 系统就自动生成剩余项目和帐面付款。如果差异将由人工 分配或者作为合计记帐， 那么这些都可以取消。

1.2.2.5快捷输入技术

“人工支票存入”和“人工对帐票”功能使进帐的处理容易得多。 不同于范围广泛的 记帐记录， 现在必须输入的只是收到的支票 (支票、 支 票号码、 金额 )。 支付被记帐到 银行和客户科目并将支付结算，这些都是自动进行的。

1.2.2.6电子银行业务

SAP R/3 系统提供一种自动处理进帐的选择。 这里不需要输入数据或者将进帐赋入未 清项目并结算它们。自动处理过程提供了更高的效率。 它消除了人工输入和将收款指定 到客户未清项目的必要。 只有当产生了支付差值和提供了不完全支付信息的时候才需要 进行审查。

1.2.2.7POR程序

由银行或邮局提供的， 按瑞士 POR 程序编制的数据可以方便地转至财务会计并在那里记帐。

1.2.2.8锁箱

在美国通过锁箱产生的支付业务在 R/3 财务会计模块中也作了描述。 支付被自动记帐而未清项目则被结算。

1.2.2.9电子支票存入业务

类似地， 由支票扫描仪之类的外部数据输入系统所提供的数据也自动地被记帐到财务 会计中。

1.2.2.10电子对帐单

电子对帐单提供了一种选择， 以自动地描述系统中货币的流动。系统读取对帐单， 获 取资料来将支付从“给受款人的票据”字段中结清。 从那里系统读取凭证号码 (例如， 通 过此凭证号码进帐被赋入未清项目并被结算)。 但是， 用作结清信息的依据不能是凭证号 码。 它可以是一个保险号码 (按保险政策 )或任何一种其它判据。 如果用户有特殊需要， 用户可通过用户出口加入用户自己的编码而不会改变标准系统。

对于总部在美国而子公司在英国和法国的公司， 通过在各国的科目来处理支付业务， 并且读取和投寄英国的和法国的对帐单。 除了BACS (英 国)和ETEBAC (法国 )之外， 还 提供了大量其它的国际格式：

·        SWIFFMT940

·        MultiCash

·        CODA (比利时 )

·        CSB43 (西班牙 )

·        FIDES (瑞士 )

·        ZENGINKYO (日本 )

还有几种格式用于：

·        捷克共和国

·        瑞典

设置系统结构的方式使新格式可以容易地结合进去。

R/3 财务会计模块支持收款的自动化处理和结清。个别的需求可以在不必改变标准系 统的情况下得到满足。 自动投寄电子对帐单极大地减少了人工输入的工作量。

1.2.3特殊操作

有些业务往来应记帐入客户， 但是在总分类帐中来自货物和服务的应收款行项目内并 不更新。 这种情况的一个例子就是定金。 这些可在资产负债表上分别辨识出来。 使用专 门的总分类帐标记， 就能告诉系统， 记帐不应在客户主记录的统驭科目内执行。作为替 代， 这将在一个为此目的而专门设置的总分类帐科目中完成。

1.2.3.1定金

如果客户预付定金， 那么一项定金请求就将作为统计记帐输入到系统中。  它会在项目 显示中表现出来， 但并不导致改变客户分类帐或总分类 帐中的交易数字。但是， 这项定 金请求会被催款。 利用支付程序， 会由银行托收生成一次定金记帐。 在为定金请求记帐 时， 系统将行项目赋入一个专门的总分类帐科目。 任何时候用户都可以生成预付定金。

当为定金记帐时， 在客户科目中可以选择显示总值或净值。净值表示定金科目表现的 是定金减去税款。 而显示总值是， 税款包括在定金科目的行项目中。 在税款结清科目中 生成一个附加行， 作为一个清帐条目。 在每一种情况下，都保证资产负债表中的显示是 正确的。 在为最终结算记帐时， 会出现一个关于已有定金的票据。 它们就可以全部或部 分地转 帐。 但是， 按发票结清就只有在收到付款后才能进行。

集成使用 SAP 的成本会计和财务会计， 定金可以赋给项目、 定单、 或成本中心等帐 户。

1.2.3.2汇票

汇票在系统中也是作为专门的总分类帐业务来处理的。 这些业务自动保留在与其它业 务分开的明细分类帐中。 它们被记帐到总分类帐中的一个专门的总分类帐科目。这就保 证了在任何时刻都可以生成一个应收及应付汇票的概况。 显示资产负债表时转帐记帐并 不需要。

用汇票为发票付款时， 原始的应收帐款被结清。 这个过程相当于正常的收款过程。 但 是， 并不向银行科目记帐。 作为替代办法。当客户生成一个应收汇票。 这个应收帐款发 票将一直保留在那里， 直到该汇票被卖出 (被取消 )或付款。

使用递交清单则付款可自动进行。 另一种功能使用户能够通过为汇票的到期日输入一 个关键日期， 就能开出各种应收汇票。 汇票清单也可以由系统中生成。

每个公司代码中， 贴现百分率、 托收手续费、 及汇票税款指标均设定缺省值。 手续费 应记帐到分开的科目中。 为汇票向客户收取的金额也是自动生成的。

统计记帐、 再筹资金票据及付款担保也能用专门的总分类帐指标来处理。 有各种功能 可供使用， 使系统操作安全而容易。

除此之外， 用户还可以在系统中设定用户自己的专用总分类帐业务。

 

R/3 财务会计模块允许灵活地记帐、 检查、 及管理特殊交易。 特殊交易也可在总分类帐中更新。

 

业务往来在应收帐款会计核算中是如何描述的呢？

业务往来在财务会计中是自动描述。 业务往来的输入是自动化的。使用 SAP 的多种工 具， 它可以高效率地和安全地完成。

1.3凭证和科目的处理

1.3.1凭证和科目的显示

当业务往来被记帐到一个科目， 系统就自动更新科目余额。 系统也记下凭证中的哪些 项目已被记帐到这个科目中。 因此， 任何科目的科目余额和各行项目均可以检查。

1.3.1.1科目余额

科目余额提供一个按期间、 分成借方或贷方的交易数字概况。 与此类似， 每个期间的 营业额和特殊的总分类帐业务如定金及该会计年度的应付汇票等均可一目了然。这里， 用户就可以直接进入项目的显示。

1.3.1.2行项目显示

行项目显示提供一个科目的未清和已结清项目的概况。 用户可以指定各个项目的哪些 资料出现在屏幕上。 例如， 一位用户可能对支付条款有兴趣。而另一位可能对行项目的 催帐数据更感兴趣。

但是， 即使用已经准备好的项目清单， 检查仍可动态地改变。

在行项目显示中使用范围广泛的合计和选择功能。 例如， 可对每一种凭证类型计算合 计值， 以分别显示每种凭证类型的行项目。也可使用寻查和合计功能， 使从头开始显示 所有的项目不再必要。

对以下区域可用行项目显示功能：

·        公司代码中的科目

·        公司代码组中的科目组

例如， 可以显示表现在不同客户主记录中的一个合并组。

任何时候用户都可以从行项目清单转入凭证显示。

如果需要显示一个单一的， 凭证则必须指明凭证号码和公司代码。 换一种方法， 则 可用寻查功能， 它使用户能用记帐日期或者凭证类型来找到一个凭证。对于含有跨公司 代码记帐的交易， 会显示有关凭证的一个清单。 于是用户就选择显示单个凭证的各个行 项目， 或者显示与交易有关的全部行项目。

用于科目分析的其它选项包括：

·        欠款天数 (按过期的天数 )

·        净值/现金折扣概况

·        显示支付行为

·        显示信贷限额 (关于这方面的更多资料可在本章稍后的 “信贷管 理” 中找到 )

单科目显示使用户能快速、 高效地找到全部所需的凭证。

1.3.2凭证更改

为了更改已记帐的凭证可用不同的功能。 更改时用户可以：

·        调出单个凭证

·        对于包含跨公司代码记帐的交易， 编辑各个凭证

·        请求一份某供应商全部凭证的清单，并更改指定的凭证

·        请求一份某供应商全部凭证的清单，对某些字段实行总更改 (例如， 免除支付 )

这些功能就同交易的显示一样易于使用。

已导致数据更新的那些字段不能再更改， 它们包括：

·        凭证号码

·        记帐代码

·        记帐日期

·        金额

·        税务信息

有许多字段， 其更改的能力取决于某些在会计之外安装的 R/3 系统模块。 因此， 如果 数据是在成本会计中更新， 则成本中心就不再能更改。 最后， 与凭证状态有关的其它规 则。自然， 一旦项目已结清， 支付条款就不再能更改。

除了这些固定的规则， 用户还可以对所有字段规定， 一个字段能否， 以及在什么条件 下能允许更改。 例如， 用户可规定， 只有当凭证的记帐期间仍然开放，可以记帐时， 某些附加的科目指定才能更改。 如果该月份对于会计目的已经关闭， 而数据又已送到别 的系统中去审定， 那么更改这个数据就是被禁止的。 这是用系统设置来设定的。

更改凭证的功能相当于显示凭证及科目的功能。 全部寻查和分类选项都有。有了适当 的授权， 用户就可以动态的从显示功能转入更改功能， 而并不失去刚才选择的窗口。

凭证可按用户的需要快速而容易地调整， 同时确保精确的记帐记录。

FI系统怎样支持编辑一个科目指定的项目？

FI系统通过大量的显示、 寻查、 及调整选项来支持用户。用户可以设定并使用这些功 能。

1.4催款通知

经常有客户不能及时履行他们的义务而造成欠款。 此时就应发出催款通知提醒他们有未清的债务。

催款由催款程序自动处理。 该程序决定：

·        将被催款的科目和项目

·        该科目的催款等级

·        基于催款等级的催款通知

催款通知被打印出来， 所决定的催款数据按项目和科目分类。

1.4.1催款程序的功能

催款程序提供以下功能：

·        可定义任意多种催款程序。催款程序控制催款过程。

·        对每一种催款程序可建立多重催款等级。催款等级以未清项目的欠款天数为基础 决定。 它也可与催款的金额或百分比有关 (由与营业额相关的催款等级确定 )。 此 外， 可以在科目水平上规定， 只有当达到某一金额或百分比时才达到起始催款等 级。

·        催款可按催款区域分别实行。催款区域是在一个公司代码之内处理 催款的企业实 体。 催款区域可以相当于一个利润中心或销售企业。 当为一个未清项目记帐时用 户就选择一个催款区域。 用这种方式，各项目可以按催款区域在以后分别催款。

·        催款文本根据催款等级来选择。文本可用不同语言写成。 在每一种情况下， 文本 均使用相应业务伙伴的主记录中所指明的语言。

·        催款程序可用来催客户，也可用来催供应商。 如果供应商由于贷项票据而有了负 债余额， 这就能适用了。 如果客户也是一个供应商， 那么用户就可以将这个科目 的总余额作为催款的决定因素子。

·        催款的利息和手续费可以有选择地适用，到期项目的支付截止日期 可以打印在催 款信中。

·        催款信中的项目和合计应统一用凭证货币和/或本位币。

·        在有总部/分支机构关系的地方， 催款通知一般是送达总部。 也可以有当地催款。

1.4.2催款过程

催款过程分为三步：

·        生成催款建议

·        编辑催款建议

·        打印催款信

1.4.2.1生成催款建议

为了启动自动催款， 用户要为到期日检查决定一个关键日期， 并决定哪些科目应被检 查。 催款程序就检查指定科目中未清项目的到期日。

该程序然后就生成一个它建议催款的科目和未清项目的清单 (催款建议清单 )。

1.4.2.2编辑催款建议

用户要以编辑催款建议清单。 项目和科目的催款等级可以更改。 项目 (科目) 可以按催 款而豁免或冻结。 所有更改都有记录， 所以催款过程的结果始终是透明的。

催款建议可以根据需要频繁地生成。 能做到这一点是因为催款数据只有在催款信被打 印时才在项目和科目中被更新。

1.4.2.3打印催款信

如果催款建议已被接受， 则可以打印出催款通知信。 SAP 系统已经备有样本格式， 用 户可以对它进行修改。 样本格式可以拷贝下来， 用户只需插入地址之类的有关变量。 但 是，用户也可以使用 SAP script (SAP 文 字处理程序) 来指定催款信的布局和文本。

1.4.2.4其它的催款功能

用户可以指定：

·        用户是否将使用全集团公司统一的格式

·        用户是否将只使用特定文本部分中的公司代码专有数据

·        个别公司代码是否使用它们自己的格式

除了作为批处理功能的催款之外， 系统也准备了向单个科目的催款。在这种情况下， 应该指明单个催款的文本 (它与标准文本不同 )。

同编辑记录一起， 还生成以下记录：

·        已冻结项目和科目的清单

·        具有特殊催款标志的项目的清单

·        催款统计

1.4.2.5财务日历

使用财务日历， 则催款过程之类的周期性重复工作就可以预先安排并分配给适当的员 工， 以便及时处理。 应在适当时间通知员工。

用这样的方式， 则授权的员工在任何时候都可以生成催款过程的现状报告。

用户可以按用户的需要构建催款通知的生成方式。

财务会计系统中催款如何进行？

用户可以设置催款过程以适应用户的需要， 用户可以介入自动过程以构建满足用户的要求的催款建议清单。

1.5信函

同催款通知一道， 其它类型的信函也由系统生成。这包括以下寄给客户的标准报告：

·        支付通知

·        信件形式的对帐单和未清项目清单

·        一般信件

·        余额确认书

·        凭证摘要

·        汇票现费结算单

·        利息计算

处理科目和凭证时用户可以提出信函申请。 信函可以在某个环节自动生成，或者由人 工启动。 书面通知应使用业务伙伴的语言来生成。

1.5.1支付通知

系统自动生成支付通知， 告诉业务伙伴哪些未清项目已收到他们的支付。 如果结清时 出现差值， 若要求业务伙伴澄清或为之付款。如果已经支付而尚未进入未清项目， 则要 求业务伙伴说明该项支付。 用户可以生成一个回信允许在科目中的支付指定未清项目。 对于其它在清帐过程中本应记帐而尚未指定的贷方凭证，用户也可以做同样的事。 客户 的未清项目在这个通知中列成清单。 客户们可以辨识出应付款的未清项目并提供进一步 的陈述。

1.5.1.1对帐单和未清项目清单

用户对帐单用于对帐， 并为业务伙伴提供信息。 它提供以下信息：

·        结转的余额

·        所选期间的全部项目

·        科目的期末余额

未清项目清单是对帐单的特殊形式。 它是为对帐或提供信息目的而寄给业务伙伴的。 有时候， 这个清单也用作催款单。 直到要求的到期日之前的未清项目都可从这个清单中看出。

两种类型的通知包含凭证号码或另外的参考。 信息它们包括：

·        凭证号码

·        凭证日期

·        凭证类型

·        货币

·        每个项目的金额

·        在关键日期未清项目的余额

如果选用， 对帐单也可以包括结清的凭证号码。 如果分支机构被包括在致总部的通知 中， 则它们的地址在通知末尾列成清单。

通知的布局是通过一个格式来指定的。 通知可以包括在到期日每个项目欠款的天数， 或者其它信息， 决定于所用的格式。

1.5.1.2一般信件

提出信函请求时， 用个别就信件能输入个别的文本。 文本是分别保存的。 系统自动决 定属于客户的信息， 如地址， 个别信件就同个别文本一样打印。

对于标准信件， 指定的文本已经存在， 可以为帐户正在被处理的客户 调出这个标准信 件。 系统自动决定地址等属于客户的资料。例如， 若公司会计部门中有人事上的变动， 用户就可以发一封标准信件给客户。

1.5.1.3余额确认书

余额确认书很需要选择的可变性， 例如， 应首先决定那些余额最多的客户。 其次， 这为这些客户生成余额确认书。 然后可以 (用剩余的科目) 用选择和随机选择决定出数量 有代表性的一批科目， 为他们生成余额确认书。

1.5.1.4凭证摘要

用凭证摘要， 用户可以以一种有目的性的方式告知你的客户某一特别的行项目 (例如贷项凭证)。 系统会记录下哪些凭证行项目曾被选择。

1.5.1.5汇票手续费结算单

如果客户已用汇票支付了发票， 则生成一个汇票手续费结算单。 同时自动生成信函， 告知客户被收取了哪些费用。 将发给客户或供应商的所有信件的格式都储存在文字处理程序中。 相应主记录中语言代码控制格式用何种语言打印。

1.5.1.6利息计算

也可生成前有关利息数据的信函。 该数据涉及：

·        行项目利息计算：

向尚未支付和已经超期的行项目。或者净支付在到期日后才付完的项目， 收取 利息。

·        科目利息计算：

利息由科目余额中收取。 例如可以用这种方法计算雇主借款科目的利息。

在这两种情况下， 都生成有结算信息的附信， 系统配备有为此目的的信件， 用户可以 对它进行修改。

1.5.1.7内部凭证

内部凭证使用户能够生成具有全部已输入系统的字段的完整凭证。 如果没有原始凭证 的话， 这种内部凭证就用作内部使用的凭证。它们也可用作打算在公司流通的凭证。

汇票清单保存所有的未清汇票。作为一种补充， 有要求时也可显示已清汇票。

财务会计系统产生何种客户专用的信函？

记帐业务中的全部重要信息都可以书面记录并以通知的形式发出。

1.6报表

R/3 财务会计模块提供大量关于客户的标准报表， 这些报表可以打印出来， 或者直接在屏幕上显示。

原则上， 报表系统是这样的设定： 所有报表都可以并行地运行。 打印时， 用户可以选 择先将此信息存储在一个暂存文件中。 此后，用户可以决定该数据是否要， 以及在何处 进行物理输出。

1.6.1主记录清单

可得到主记录资料的标准报表， 并有许多选择条件。 选择条件包括按 邮政编码的报表 或按统驭科目的报表， 由用户指定将找印到清单中的字段数。例如， 可以生成只有客户 地址信息的清单。 另一个清单可以也包括银行， 信息。 用户也可以得到一个有客户主记 录的全部字段的清单， 当报表被调用时， 将清单分类也是一个选项。

1.6.2客户分析

可以得到凭证客户项目的报表。 例如， 对于任何到期日都可以制出一 个未清项目的清 单 (在这些项目仍可在系统中获得的条件下 )。 有些报表中未清项目已被分类， 这里用户 可以指定分类的区间。

1.6.3科目

经常， 由于存储容量方面的考虑， 项目在清帐之后就不能再留在系统中。 为了在年末 为科目全部项目出文档， 而又不必去查找全部的档案，各项目都是保存在另一个与凭证 分开的文件中， 只有客户行项目中的信息可以在这里找到。 此外， 这个文件是这样分类 的： 已清项目出现在每一科目的开始。 清帐业务按清帐日期和已结清凭证号码来分类。这可使前后关系清晰。 在关健日期仍未清帐的项目则列在每一科目的未尾。 为第一个科 目和统驭科目输出对帐合计， 使之能够同会计系统的其它部分相协调。

财务会计系统的报表功能如何设定？

可以得到多种有关客户数据的标准报表。 它们支持对客户帐户的处理和管理。 这些报 表也可以被打印出来。

1.7客户信贷管理

客户信贷管理提供了一种选择， 根据对客户信用程度的评估， 决定是否接受订货。 这 是通过信贷限额来实行的。 这个限额在财务会计和已记帐销售中检查，如果超过了这个 限额， 系统就发出一个警告或一个差错信息， 这决定于系统的设置， 凭证可以被记帐。 其它的操作可以继续。 一个例子就是对主记录中一个客户或一个集团的查验。信贷限额 可定为不同的等级， 信贷限额利用“信用控制区域”来分配和监测。 一个信用控制区域 由一个或多个公司代码组成。 如果已经设置了一个信用控制区域， 而且已为一个客户规定了预值， 那么在设置客户主记录时信贷数据就被自动设置。

1.7.1分配信贷限额

可以对特定客户或 若干客户分配一个信贷限额。 为了将客户按业务风险分类并启动相 应的检查， 用户可以为客户设定风险等级。 风险等级规定了在订货过程中要进行哪些检 查。 此外， 客户可以按行业、 国别合并成组。

1.7.2监控信贷限额

对信用控制区中的每一个客户， 系统计算并显示以下数据：

·        来自销售的应收款，如果它们未被验明是有争议的

·        来自特殊的总分类帐交易的应收款，如果它们被验明与信贷限额有关，  (例如定金)

·        定单价值，由未清单、 未清发货、 和未清发票组成

·        总负债 (其它的总和 )

所显示的总负债当发票被记帐时自动增加而当收到付款时就减少。 如 果总负债超过了 信用控制区中客户的信贷限额， 系统就提供一个警告。但是， 仍然可以输入发票。 信贷 限额被超过的日期由系统记录。

信贷限额以控制区域单独信贷限额货币维护。 该货币与本位币无关。 系统将金额加以 换算以更新信贷限额。 这并不影响交易额更新与记帐。

核心数据可以用任何一种货币产生， 与控制区域货币无关。

1.7.3显示及分析功能

系统用各种功能来支持信贷限额的监测。 在任何时候用户都可了解当前的概况。用户 可以显示关于一个客户的下列数据：

·        主记录中的变动

·        最陈旧的到期项目

·        客户的定单价值，分为未清单、 未清发货和未清发票

·        最后一次支付

·        行项目

·        催款和支付数据

如果一个会计注意到了临界数据， 引起关注此事的一个内部备忘录。 该会计就可发出 或开始检查客户或一批发货。

为了使反应迅速灵活， 系统提供了多种分析选择。 客户可以按营业额和支付行为来分 析。 用户可以从信贷管理移入财务信息系统。可以进行到期日分析、 对支付行为的进一 步评价、 或者DSO指标 (日销售未清指标 )的计算。 这种评估的结构或分别指定。 数据可 以随意压缩或扩展 (从未清项目显示到客户的信贷管理数据 )。 评估也可以用图形来准备 和描述。

为了资料或文档的目的， 可以从行项目显示、 科目分析、 及信贷管理开始， 建立信 贷记录表。 这个表包含以下数据：

·        地址和通信数据

·        信贷限额，上次通知客户的日期

·        来自信贷管理主记录的字段

·        未清发货、发票及定单的合计

·        余额、欠款天数、 客户的税款、 以及支付行为

集成使用会计和销售， 就可以从信贷管理中显示和编辑销售凭证。

1.7.4定单接收和发货中的信贷控制

为了确保用户的信贷限额不被超过， 在收到定单的当时和以后临发货之前， 都有必要 进行信贷检查。 集成地使用 SD系统， 就能进行自动信贷审核， 其中也可以描述复杂的 生效规则。

根据客户被指定的风险等级， 实行下列检查：

·        统计的信贷限额检查

·        考虑到发货截止日和到期日的动态信贷限额检查

其它信息可考虑为信贷审查用的附加输入值， 这包括

·        凭证价值

·        支付条款等关健性字段的变化

·        超期项目的结构

客户信贷管理有什么特点？

客户信贷管理为监控和分析客户的信用程度提供了多种选择。 它使用户能够对困难情 况以及时和恰当的方式作出反应。