Zapier-与生成式-AI-的自动化-全-

Zapier 与生成式 AI 的自动化（全）

原文：zh.annas-archive.org/md5/057fe0c351c5365f1188d1f44806abda

译者：飞龙

协议：CC BY-NC-SA 4.0

前言

当组织处理手动和重复性任务时，生产力会遇到重大问题。Zapier 处于无代码运动的前沿，提供了一种先进的工具，用于自动化跨网络和云应用程序的工作流，以解决效率问题。凭借其强大的功能，用户可以将各种业务应用程序编织在一起，打造简单和复杂的自动化。这个工具不仅可以缩短花在重复事务上的时间，还可以提高整体生产力。

使用 Zapier 和生成式人工智能自动化 —— 第二版，经过广泛修订，以帮助您分析流程并确定可在 6,000 多个基于云的业务应用程序之间自动化的重复性任务。这一版本是一个全面指南，旨在利用 Zapier 的力量来增强业务运营。无论您是企业巨头、进取的自由职业者还是新晋员工，本书都是为您量身定制的。深入探讨一个充满实用方法的实践之旅，确保您迅速优化 Zapier 并同时提高您的熟练程度。充满清晰说明、宝贵见解、现实世界的插图和引人入胜的自测，我们首先揭示了 Zapier 的本质。

我们将指导您了解完美自动化的微妙之处。深入了解 Zapier 带来的核心功能、它同步的各种应用程序以及塑造工作流的秘诀。从构思高级自动化到在萌芽阶段解决问题，我们为您提供全方位的支持。

它还包括 Zapier 中所有最新功能，例如使用自然语言操作和 ChatGPT 插件的 AI 集成功能，新的可视化编辑器、草稿、重排和复制步骤和路径、子文件夹和版本历史，以及内置应用程序，如循环、子 Zap、界面、表格和传输。

通过本书的学习，您将能够通过现实生活的例子自动化您的手动和重复性任务。

适用人群

这本书适用于企业所有者、运营经理以及微型、小型或中型企业团队，他们希望通过使用 Zapier 和生成式人工智能自动化重复任务并提高生产力。为客户提供数字流程改进、系统化和自动化服务的服务提供商，如解决方案架构师、流程顾问、业务分析师、虚拟助理、CRM 顾问、OBMs、簿记员和会计，会发现这本书非常有用。这本书适用于新手和有经验的 Zapier 用户。

本书涵盖内容

第一章，使用 Zapier 进行业务流程自动化简介，最初侧重于介绍使用 Zapier 进行业务流程自动化的基本原理，然后涵盖了用于帮助您熟悉 Zapier 平台的功能、功能和关键术语。

第二章，准备自动化您的流程，探讨如何对流程进行头脑风暴、简化流程，并评估哪些可以自动化。我们介绍了建立您的应用程序与 Zapier 一起工作的过程，并解释了如何使用 Zapier 应用程序生态系统目录。

第三章，构建您的第一个自动化工作流程（Zap），深入探讨了如何在工作之前最好地制定战略和计划您的工作流程，然后逐步介绍了创建您的第一个 Zap 的过程。我们探讨了如何将您的应用程序连接到 Zapier、使用 Zap 编辑器、处理不同的字段类型以及使用预构建的工作流程。

第四章，管理您的 Zaps，带您了解保持您的 Zapier 帐户井然有序的最佳方法。我们讨论了如何保持您的 Zaps 和文件夹的组织，如何管理您的连接的应用程序，并帮助您了解 Zap 状态。最后，我们提供了一些供团队合作的用户使用的协作技巧。

第五章，故障排除和处理 Zap 错误，涵盖了典型的 Zap 行为以及处理和排除错误的最佳方法。我们讨论了如何设置 Zap 来报告 Zap 问题和应用状态变化，以及如何有效使用 Zap 历史信息，并探讨了可用的各种支持渠道。

第六章，创建多步骤 Zaps 并使用内置应用，教您如何设置和自定义多步骤 Zaps，使用多个操作步骤和搜索步骤。我们还向您介绍了所有由 Zapier 内置的应用。您将能够通过构建您的第一个多步骤 Zap 来测试您的知识。

第七章，使用内置应用快速入门，探索最常用的内置 Zapier 应用，并涵盖特定功能，例如在您的 Zaps 中使用条件逻辑（过滤和路径）以及延迟，以及调度您的 Zaps 以按间隔运行。您将能够通过使用其中一些内置应用程序构建多步骤 Zap 来测试您的知识。

第八章，内置通信应用，介绍了专门用于通信的内置 Zapier 应用，例如发送和接收电子邮件以及发送短信。

第九章，探索用于提取和编译数据的内置应用程序，介绍了如何从电子邮件中提取数据，在您的自动化中使用 RSS 订阅阅读器，并将数据编译成摘要。您将能够通过使用其中一些内置应用程序构建多步骤 Zap 来测试您的知识。

第十章，Zapier 的其他有用内置应用程序，描述了如何从网页发起工作流、缩短 URL、翻译文本、评分潜在客户信息，并在您的 Zaps 中使用天气和占星预测。

第十一章，Zapier 的高级内置应用程序，简要探讨了一些 Zapier 内置应用程序中的更高级功能，例如在 Zaps 中使用 Webhooks 和代码，以及保存和存储数据。

第十二章，使用内置应用程序管理您的 Zapier 帐户，教您如何在集成问题上获得通知，管理您的 Zaps 中的错误，并监视 Zapier 帐户的变化。

第十三章，新发布的应用程序和功能，涵盖了新的 Zapier 内置应用程序和功能，如循环遍历数据集、模块化子 Zaps、Web Parser 数据提取、批量数据传输、自定义接口和内置表格。

第十四章，格式化日期和时间，介绍了多功能的 Formatter 应用程序，并介绍了如何格式化日期和时间值以及添加或减去时间。我们提供了如何使用每个日期和时间格式化函数的实用技巧。

第十五章，格式化数字，深入探讨了可用于格式化数字、电话号码、货币的功能，以及使用类似电子表格的公式和数学运算。

第十六章，Zapier 中的文本格式化功能 - 第一部分，描述了可用于格式化文本的广泛功能。我们涵盖了一系列文本格式化操作，如将文本大写化和复数化；应用标题格式、大写格式和小写格式；查找和替换文本；修剪空白字符；以及计算字符和单词数。

第十七章，Zapier 中的文本格式化功能 - 第二部分，涵盖了更多可用于格式化文本的功能。我们探讨了如何拆分和截断文本；删除 HTML；分配默认值；提取模式、URL 和电子邮件地址等数据；以及使用超级英雄名称。我们还简要介绍了更高级的文本操作功能，如如何将 Markdown 转换为 HTML、URL 编码和解码以及将文本转换为 ASCII。

第十八章，Zapier 的实用功能函数，探讨了 Formatter 应用程序中的实用功能函数。我们涵盖了行项目创建和定制、将文本转换为行项目及反之、使用查找表和选项列表以及导入 CSV 文件。

第十九章，人工智能和自动化，涵盖了如何通过合并 Zapier 的 AI 集成功能、AI 应用程序集成、自然语言以及与工具（如 Zapier Chrome 扩展和 ChatGPT 插件）的 AI 操作来提高效率，以及 GPT 提示的最佳实践。

第二十章, 自动化您的营销流程，探讨了一些可以使用 Zapier 自动化的营销流程示例。我们将提供实用的建议，教您如何开始自动化这些流程。我们还将介绍如何通过 Facebook 页面集成来自动化营销流程。

第二十一章, 自动化您的销售流程，涵盖了一些可以使用 Zapier 自动化的销售流程示例。我们将提供实用的建议，教您如何开始自动化这些流程。我们还将介绍如何通过 Pipedrive 集成来自动化销售流程。

第二十二章, 自动化您的运营流程，深入探讨了一些可以使用 Zapier 自动化的运营流程示例。我们提供实用的建议，教您如何处理自动化这些流程。我们还将介绍如何通过 Google 文档集成来自动化运营流程。

第二十三章, 自动化您的财务和报告流程，带您浏览了一些可以使用 Zapier 自动化的财务和报告流程示例。我们提供实用的建议，教您如何处理自动化这些流程。我们还将探讨如何通过 Xero 集成来自动化会计流程。

第二十四章, 提高您的生产效率的提示、技巧和最佳实践，着重介绍了有效利用 Zapier 的最佳实践，并在每一章节中提出的技巧和诀窍的基础上进行深入讨论。

第二十五章, 挑战您的问题解决和 Zap 构建技能，为您呈现了三个场景，描述了可以使用 Zapier 解决的特定问题。我们将通过实际操作来解决每个示例，并提供实用的技巧。这些场景按照技能级别分类，您将有机会在适应您的问题解决和 Zap 构建技能的过程中测试自己的知识。

要充分利用本书的内容

本书中的每章都是建立在之前章节所呈现的知识和信息之上。如果您没有使用 Zapier 进行业务流程自动化的经验，我们建议您从第一章开始，介绍 Zapier 的业务流程自动化，并按照它们呈现的顺序完成每一章。如果您有 Zapier 的经验，可以直接跳转到您感兴趣并扩展您知识的章节。为了开始，我们建议您注册一个 Zapier 账户。要完成第一章到第五章中的内容和练习，Zapier 免费计划将是合适的。从第六章开始，将需要一个初学者计划，对于一些主题，将需要更高价格的计划。

在开始阅读本书的内容之前，我们建议您获取本书中示例中使用的所有 Zap 模板，以及系统和流程审核模板以及其他支持材料的访问权限，网址在这里：bit.ly/zapier-book。

使用的约定

本书中使用了许多文本约定。

文本中的代码：表示文本中的代码词、数据库表名、文件夹名、文件名、文件扩展名、路径名、虚拟 URL、用户输入和 Twitter 句柄。例如：“例如，我们可以给摘要命名为新销售 发票摘要。”

粗体：表示一个新术语、一个重要词或屏幕上看到的单词。例如，菜单或对话框中的单词出现在粗体中。例如：“让我们来看看不同的频率字段选项。”

提示或重要说明

如此出现。

第一部分：开始使用 Zapier

在这一部分，您将了解 Zapier 平台的基础知识，如何构建和管理工作流程，以及如何解决问题。

这一部分包括以下章节：

• 第一章，使用 Zapier 进行业务流程自动化介绍

• 第二章，准备自动化您的流程

• 第三章，构建您的第一个自动化工作流程（Zap）

• 第四章，管理您的 Zaps

• 第五章，故障排除和处理 Zap 错误

第一章：介绍使用 Zapier 进行业务流程自动化

在开始构建第一个自动化工作流之前，您应该了解业务流程自动化(BPA)是什么，以及它如何轻松处理手动和重复的流程。我们将涵盖应用程序如何与其他应用程序连接以传输数据，以及 Zapier 如何影响无代码革命来自动化任务而不需要开发人员。这些背景信息将使您更好地理解 Zapier 使用的术语和概念，并帮助您了解 Zapier 的功能和功能，以及平台的工作原理。

如果您刚开始使用 Zapier，您可能不知道哪种定价计划最适合您的企业，以及升级的正确时间是什么时候。在本章中，我们将涵盖每个定价计划的可用功能，并解释选择其中一个的利弊。然后，我们将描述如何设置 Zapier 账户，并概述平台的结构，以使您能够有效地找到自己的方法。我们将以讨论如何自定义您的设置和偏好来结束本章。

在本章中，我们将涵盖以下主要主题：

• 流程自动化如何帮助企业提高生产力

• “无代码革命”和使用 Zapier 进行工作流自动化

• 了解 Zapier 使用的关键术语

• 选择适合您的 Zapier 计划

• 创建 Zapier 账户

• 熟悉 Zapier 平台上的导航

• 更改您的设置和偏好

一旦您完成了每个主题的工作，您就准备好开始构建您的第一个工作流自动化了。

技术要求

要开始，我们建议您注册一个 Zapier 账户，这将为您提供 14 天的免费试用。我们将在创建 Zapier 账户部分讨论如何设置一个账户。Zapier 免费计划足以在本章中完成内容。

流程自动化如何帮助企业提高生产力

无论是独立业主还是拥有团队的企业，每个成功的企业都致力于充分利用其资源，并提高生产力，以便有更多时间增加收入。许多公司拥有彼此之间可能不通信的系统，因此将会有手动、耗时和容易出错的流程。

我们生活在一个技术不断发展的时代，这个时代的技术帮助我们更容易地完成工作，而且实施和运行这些技术的成本比以往任何时候都更加简单和经济。通过引入适当的业务技术工具、连接这些工具，并自动化手动和重复的任务，企业可以显著提高生产力。接下来，我们将探讨这一点。

介绍 BPA

根据 Zapier 的说法，“业务流程自动化（BPA）是使用软件自动执行与公司基本程序相关的重复任务的做法。您可以使用 BPA 来优化和简化销售、营销、人力资源、合规性、培训等方面的流程。” BPA 的核心在于利用技术改善我们的工作方式，通过自动执行通常需要人工干预的重复任务。它最终侧重于流程中的人的因素，而不是实际使用的应用程序。当然，您使用的工具是基本的，需要是适合其工作的正确工具；然而，真正的目标是帮助使用这些系统的人们更加高效，并专注于对组织的成功和增长真正重要的任务。

BPA 原则侧重于流程简化、优化和数字化、系统集成以及云技术（或基于云的应用）的自动化。

以下是一些 BPA 可以帮助您摆脱手动任务并提高生产力的例子：

• 在多个社交媒体渠道上发布相同的信息

• 将新的网络表单潜在客户信息输入到您的客户数据库

• 将销售发票和付款信息从电子商务平台导入会计软件

• 汇总来自多个来源的报告信息

• 处理客户的反馈和推荐

• 将会议事件添加到您的日历中

• 发送文件进行签署

• 跟进潜在客户

学习和成功实施 BPA 需要时间；然而，由此产生的价值远远超过时间投入。以下是使用 BPA 的一些好处：

• 减少手动数据输入和错误

• 降低运营成本

• 为增加销售留更多时间

• 更好的客户服务

• 增加员工参与度和工作满意度

使用 BPA 最显著的好处是节省时间。自动化平台的用户通过自动化某些任务（如社交媒体发布）每周节省几个小时的时间，到自动化整个销售周期或运营功能而每月节省超过 160 个小时。时间节省的价值相对于个体情况而定。例如，每周节省 2 或 3 小时的时间对于一位单打独斗的企业家来说可能具有重要价值，而每月节省 160 小时则相当于免费拥有一名全职员工。这些小时的节省将转化为资源时间上的数千美元的节省。

Zapier 的网站上有几个案例研究和客户成功故事：zapier.com/customers。以下是一些成功使用自动化的案例，帮助企业变得更加高效和壮大：

• 一位房地产经纪人将潜在客户管理减少了 40%

• 一家数字代理公司通过消息漏斗自动化每周节省 30 个小时

• 一家咖啡店利用自动化技术提供在线订购服务

• 一家家庭娱乐公司自动化其整个销售周期

• 自由职业者自动化客户入职并发展他们的业务

BPA 基本上允许各种规模和任何行业的公司通过使用基于云的技术来更好、更有效地工作，并保持领先。您可以通过 BPA 为您的业务进行的可能改进是无穷无尽的。

尽管自动化的功能是使流程更好地运作，但必须牢记将自动化应用于已经效率低下的操作将增加其低效性。总的来说，BPA 需要您采取具体步骤来全面看待您的流程，理解并简化它们，识别哪些系统可以连接，然后再决定哪些任务可以从自动化中受益。在第二章，准备自动化您的流程中，我们将通过所需步骤来绘制出我们的业务流程，并通过确定可以简化、数字化和自动化的内容来优化它们。

重要提示

在本书中，我们将随意使用工作流自动化一词来替代 BPA。

在我们可以专注于改进和自动化我们的操作的实际方面之前，我们需要了解网络应用程序如何相互通信以及企业连接其工具的可用选项。

您的业务应用程序如何相互通信

允许您的业务应用程序彼此通信，然后在可能的情况下自动化任务对于提高生产力至关重要。在我们探讨 Zapier 与此有何关联之前，我们需要了解如何使用API 集成连接业务应用程序。

应用程序编程接口（API）是软件程序可以与另一个软件程序通信的一种方式。它基本上允许在它们通过某种形式的中间件连接时，来自不同系统的数据在它们之间传递。如果你想象两个软件程序在它们的 API 中有自己的语言——例如，一个法语和一个西班牙语——中间件就像是两者之间的翻译者。

当这种方式将两个软件程序通过它们的 API 和中间件连接在一起时，它们被称为“集成”。当一个服务器上未找到请求的 URL，显示 404 错误响应时。API 集成的创建和定制定义了可以请求的信息范围。

API 集成的目标是在两个连接的应用程序之间高效共享数据，必须有一种方式来识别这些资源中的变化。例如，如果你希望在电子表格应用中创建新行，当新订阅者被添加到你的电子邮件营销应用时，你需要知道首先创建了新联系人。在撰写本文时，用于识别变化的两种最流行的方法是轮询端点和webhooks。

使用轮询方法，对于新事件的请求（例如创建、检索和删除资源）会在预定义的间隔内重复发送，等待响应。如果没有响应，则表示没有新事件发生。因此，在上述示例中，轮询方法将定期搜索创建联系记录的新事件，比如每隔 15 分钟。

然而，使用 Webhooks 时，您不是发送请求，而是提供一个 URL，您的源应用程序会监视该 URL，以获取新事件的信息，从而实时接收信息。因此，在上述示例中，当创建新的联系记录时，信息将会立即提供。Webhooks 是一种即时且更高效的传递事件信息的方式。我们将在第十一章中更详细地讨论 Webhooks，由 Zapier 提供的高级内置应用程序。

企业连接其工具的可用选项

构建 API 集成需要软件编程和开发技能，可能是一个漫长且昂贵的过程。您目前用于业务流程的大多数应用程序很可能在其网站上有一个部分，其中包含与其本地集成的其他应用程序的列表。在这些应用市场或应用生态系统中列出的应用程序通过使用 API 创建集成，使这两个应用程序能够彼此通信。软件提供商投入时间、金钱和技术技能来构建和维护这些本地集成。通常，这些提供商会创建一个满足大多数用户最重要需求的集成，以自动执行最常用的活动类型。他们还可能将集成开发资源优先考虑放在其他更常用的应用程序上，而不是较小、不太流行的应用程序。

在某些情况下，某些软件的用户可能需要连接未在应用生态系统中列出的另一个工具，或者可能需要完成使用现有本地集成不可用的特定任务。在这种情况下，企业可以雇用程序员编写代码，以使用软件提供商提供的 API 创建自定义集成。对于大多数公司来说，开发自定义集成的过程并不是一个经济上可行的选择。因此，通常会依赖这些应用生态系统中提供的集成以及它们的灵活性。

到目前为止，您应该对 BPA 是什么以及流程自动化如何帮助提高生产力有了更好的理解。接下来，我们将探讨这与 Zapier 的关系。

“无代码革命”和通过 Zapier 进行工作流自动化

幸运的是，随着技术的发展，现在可以创建数字化流程，而无需编写任何代码。因此，任何人都可以学习如何构建网站、创建电子邮件模板，并使用在许多情况下是可视化拖放编辑器来连接他们的系统。这些编辑器使您能够在模板中添加和删除可视块，而不是在计算机编程语言中编写代码。与使用开发人员编写此代码不同，具备基本 IT 技能的普通人可以自己创建这些流程。这些进步被描述为无代码革命，因为软件提供商已经前进，开发出将帮助非 IT 劳动力执行以前只能由软件工程师完成的任务的解决方案。

Zapier 是这些技术解决方案之一，它允许您在不编写代码的情况下自动化和管理您的业务流程。Zapier 本质上是成千上万的基于云的应用程序之间的连接器或翻译器，这些应用程序可能没有彼此的本地集成，或者对事件请求的限制更多，使它们能够相互通信。该平台使用户能够使用预构建的集成和可视化编辑器构建业务特定的工作流程自动化，以便在没有人类干预的情况下无缝执行手工和重复的任务。

Zapier 是前瞻性创始人韦德·福斯特、布莱恩·赫尔米格和迈克·库诺普的杰作。他们认识到了困扰中小企业的生产力障碍，许多重复性任务都是手工处理的，而且出错的机会越来越大。他们开发了一个强大的解决方案，帮助企业提高效率，允许它们连接其网络应用程序，并使用定制的工作流程自动执行枯燥和重复的任务。最重要的是，这个解决方案允许普通企业所有者及其团队在不需要编写代码的情况下使用该软件。Zapier 平台的首次发布是在 2012 年，从那时起，他们已经将他们的集成市场发展到超过 5,000 个应用连接。Zapier 总部位于美国加利福尼亚州，作为积极支持远程工作理念的公司，他们已经将其全球团队发展到超过 600 人，分布在美国和全球其他 20 多个国家。

除了允许不太技术的用户构建自定义工作流程外，Zapier 平台还允许应用程序开发人员构建与 Zapier 的集成，将其应用程序连接到平台。这反过来又允许他们的客户使用 Zapier 作为连接器或中间件，将他们的应用程序与数千个其他应用程序创建自定义集成。本质上，Zapier 用户变成了开发人员，而无需使用代码。使用无代码技术，我们不再需要高级技术技能来利用集成自动化的强大功能。

要帮助您更好地了解 BPA 和无代码革命，您可以在这里免费获取一门大师课程：bit.ly/zapier-book。

您现在对 Zapier 和 BPA 如何携手合作帮助企业提高生产力有了更好的理解。在下一节中，我们将介绍 Zapier 和本书中经常使用的关键术语。

理解 Zapier 使用的关键术语

Zapier 在整个平台上使用特定的术语。我们将在本书中经常使用这些术语。在讨论 Zapier 定价计划中可用功能之前，了解和理解最常用的术语是很有用的。

什么是应用程序？

一个应用程序（应用）是一种技术工具或基于云的网络服务。Zapier 与数千个应用程序集成，使您能够在它们之间传输数据并自动化您的手动和重复的任务。大多数应用程序可供使用，无论您使用哪种 Zapier 定价计划，除了高级应用程序，如Salesforce、Facebook 领先广告和Xero，它们仅在付费计划中提供。Zapier 拥有超过 6,000 个应用程序集成的应用生态系统列在一个目录中。我们将在第二章中更详细地介绍 Zapier 的应用生态系统目录，准备自动化您的流程。

什么是 Zap？

一个Zap是一种逐步自动化工作流程，允许用户在两个或多个应用程序之间创建数据流。当一个应用程序中发生事件时，这会在另一个应用程序中产生活动，比如动作或事件。Zaps 允许您连接不同的应用程序并在它们之间自动化重复的任务。我们将在第三章中介绍如何创建一个 Zap，构建你的第一个自动化工作流程（Zap）。

什么是触发器？

一个触发器是开始自动化工作流的原始事件。触发器始终是工作流的第一步，并且在一个 Zap 中只会存在一个触发器步骤。

什么是动作？

一个动作是当触发器启动自动化工作流时发生的结果活动。Zaps 可以有一个或多个动作。动作也可以包括搜索。

什么是任务？

一旦一个 Zap 被构建、测试并启用，一个应用程序中的触发器将导致另一个应用程序中发生一个动作。一个任务是 Zap 完成的活动。您的 Zapier 定价计划定义了您的每月任务限制。已完成的动作、搜索和通过的过滤器都算作一个任务，反过来又算作您的每月任务限制。例如，如果您有一个单步 Zap，其中包含一个动作，并且 Zap 一天触发五次，那么您的任务计数将是五。然而，如果您有一个多步 Zap，其中包含三个动作，并且它一天触发五次，那么您的任务计数将是 15。

小贴士

使用 BPA 原则来策划你的工作流程，而不是实际构建你的 Zaps。 这样做将允许你减少工作流程的步骤数量，最小化任务使用。 每个任务都计入你在 Zapier 定价计划上的花费。 从一开始就拥有简单的流程将使你能够经济有效地使用 Zapier。 你可以设置 Zap 来提醒你与你的月度配额相关的任务使用量。 我们将在第十二章中更详细地讨论这一点，使用内置应用管理 你的 Zapier 帐户。

什么是 Zap 编辑器？

Zap 编辑器是一个可视化编辑器，允许你使用简单的下拉列表和系统化的过程来创建和修改你的 Zap。 Zap 编辑器使你能够在工作流程中添加触发应用和操作应用，并运行条件。 我们将在第三章中更详细地讨论 Zap 编辑器，构建你的第一个自动化 工作流程（Zap）。

更新时间/同步间隔是什么？

大多数应用触发器使用轮询方法来检索事件的新数据。 更新时间（或同步间隔）是指你的自动化工作流程触发的速度，取决于轮询运行以检查触发应用的新信息的频率。 Zapier 每 1 到 15 分钟检查新活动以触发自动工作流程，你的 Zapier 定价计划定义了这个时间间隔。 使用轮询方法的触发器以定时一词表示。

重要提示

一些应用触发器使用 Webhooks（即时）方法，并在新的事件信息可用时立即运行自动化工作流程。 这些触发器以即时一词表示。

什么是过滤器？

过滤器是你可以添加到一个 Zap 中的条件，以防止工作流程继续移动到下一个操作步骤。 过滤器仅在付费的 Zapier 定价计划中可用。 我们将在第七章中详细讨论如何使用过滤器，开始使用内置应用。

什么是格式化程序？

格式化程序是一种允许你修改数字、文本、日期和时间的功能，还可以执行诸如从列表中查找数据的任务。 格式化程序仅在付费的 Zapier 定价计划中可用。 我们将全面介绍由 Zapier 构建的各种格式化程序应用，包括第十四章，日期和时间格式化，第十五章，数字格式化，第十六章，Zapier 中的文本格式化函数 – 第一部分，第十七章，Zapier 中的文本格式化函数 – 第二部分，以及第十八章，Zapier 的 实用程序函数。

什么是路径？

路径允许你创建使用“如果这样，那么”条件逻辑来根据多个条件执行不同操作的复杂 Zap。例如，如果触发应用中发生X，则在一个或多个操作步骤中执行Y。路径仅适用于专业、团队和公司计划。我们将在第七章中全面介绍路径，开始使用内置应用。

什么是多步骤 Zap？

多步骤 Zap是涉及一个触发器和多个操作的工作流程，与单步骤 Zap相对，后者包含一个触发器和只有一个操作。使用多步骤 Zap，你还可以向工作流程添加过滤器、格式化器步骤、搜索和复杂路径，从而创建灵活的自动化工作流程。多步骤 Zap 仅适用于付费 Zapier 定价计划。我们将在第六章中详细介绍如何构建多步骤 Zap，创建多步骤 Zap 和使用内置应用。

什么是 Zap 历史记录？

Zap 历史记录显示了每个 Zap 的详细活动日志。你可以查看通过工作流程的每个步骤传递的数据，并使用此数据来排除错误。我们将在第五章中更详细地介绍 Zap 历史记录，故障排除和处理 Zap 错误。

什么是自动重播？

有时，任务会因应用程序停机或临时错误而失败。如果发生这种情况，你可以启用自动重播功能，使 Zapier 立即重试运行这些任务，并在错误仍然存在时重复几次。自动重播功能在专业、团队和公司计划中可用，并且可以在任务历史记录中找到。如果你使用大量任务，这个功能非常方便。我们将在第五章中更详细地介绍自动重播功能，故障排除和处理 Zap 错误。

一个演示使用这些术语的例子

为了帮助你理解其中一些术语，让我们来看一个例子。你可以使用 Zap 编辑器构建一个涉及 Google Forms 和 Google Sheets 应用的 Zap，如下所示：

• 触发器：Google Form 新提交

• 搜索操作（查找）：Google Sheet 查找行（按电子邮件地址搜索）

• 筛选器：仅在……行找到时继续

• 操作（创建或更新）：Google Sheet 更新行（使用第 2 步中的行 ID）

你现在对 Zapier 平台使用的关键术语有了更好的理解。接下来，我们将讨论不同的 Zapier 定价计划，每个计划包含的内容以及如何选择适合你需求的计划。

选择正确的 Zapier 计划

Zapier 提供了五种定价选项，以满足你的业务需求，如下所示：

• 免费计划

• 入门计划

• 专业计划

• 团队计划

• 公司计划

下图总结了每个 Zapier 定价计划提供的功能：

图 1.1- 每个 Zapier 定价计划可用功能汇总

重要提示

所有价格和计划结构在出版本书时均是正确的。你可能还会发现，根据你的地区，定价和计划结构略有不同。

每个定价计划的功能都有所不同；然而，主要根据每月可用任务数量、可以设置的 Zaps 数量以及同步间隔的时间来分类。在大多数计划中（免费计划除外），你可以支付额外费用保留功能并添加额外任务。所有计划都包括 Zap 历史数据的可用性以及在线客户服务和技术支持的访问。

免费计划永久免费，所有付费的 Zapier 计划均可选择按月或年付款。

Zapier 提供一个为期 14 天的试用计划，该计划让你在 Professional 计划中获得大部分功能和 1000 个任务的访问，但不包括 Autoreplay。

登录到 Zapier 账户后，你可以通过点击以下导航选项中的链接查看每个计划的功能和定价的详细列表，并根据需要更改你的计划：

• 账单和使用（设置）

• 钱包（展开式左侧边栏）

• 定价（信息页面上的顶部菜单）

• 定价（页脚菜单）

重要提示

你每月的任务分配不会延续到下个月。在每个计费周期结束时，如果你有未使用的任务，并且你使用的任务少于需要的数量，你可以降级到更低的订阅并保留你的定价计划功能。

接下来，让我们来看看适合你的企业的不同 Zapier 计划。

对于你的企业来说，应该选择哪个 Zapier 计划？

Zapier 适用于任何希望自动化流程的企业。独立创业者或小型、大型团队的公司都可以使用。自由职业者和顾问也可以使用它来管理客户的流程。

你的企业需求将决定最适合使用的价格计划。你想要自动化多少流程以及这些流程有多复杂，都会影响你的决策。

免费计划

对于只有一个用户且只需自动执行少量简单任务的企业来说，这个计划是最合适的。您将能够构建最多五个单步工作流程，使用 Zapier 集成的大多数应用程序（不包括高级应用程序）。Zapier 将每 15 分钟在您的触发应用程序中搜索新数据并运行您的 Zaps，每月可处理最多 100 个任务。在您初步了解 Zapier 的基本工作原理时，免费计划是开始的最佳计划。您还将获得标准功能的访问权限，例如在草稿中创建您的 Zaps、复制和粘贴步骤以及复制和重新排序步骤。您还可以将您的 Zaps 组织成文件夹和子文件夹。

起始计划

如果您仍然只有一个用户和相对较少的需要自动化的流程，但需要在一个或多个应用程序中自动执行多个活动（包括高达三个高级应用程序），请尝试起始计划。您可以利用其他功能，例如在过滤器中使用条件、格式化文本、数字和日期、访问版本历史记录，以及使用 Webhook 创建自定义集成。您可以构建多达 20 个 Zaps，并每月获得 750 个任务的访问权限（对于更高的订阅付款为 1,500）。更新时间保持在 15 分钟。

专业计划

专业计划适用于想要提升并充分利用 Zapier 的单个用户。如果您的业务中有大量复杂的多步骤流程，需要条件逻辑，并且使用了三个以上的高级应用程序，则此计划最适合您。所有起始计划功能都包括在内，以及创建、复制和重新排序路径的能力、使用 Autoreplay、创建自定义错误通知以及恢复到 Zaps 的先前版本。您可以利用无限数量的高级应用程序、无限数量的 Zaps、两分钟的更新时间以及每月 2,000 至 2,000,000 个任务的访问权限（取决于您的订阅付款）。

团队计划

负责自动化和管理流程的两个或更多团队成员的企业应该利用团队计划提供的功能。团队计划包含专业计划的所有元素，还增加了更新时间更快的优势，为一分钟，您将能够导出 Zaps 并访问审计日志。团队计划允许团队以安全、有组织的方式协作和自动化其流程。团队成员可以安全地访问多个应用程序，无需彼此共享密码和API 密钥，共享工作区，并选择谁可以访问特定的文件夹和应用程序。此计划的额外好处是获得高级支持团队，快速、优先响应。

公司计划

公司计划适用于需要企业级安全考虑并希望将用户分组的组织。你仍然可以访问团队计划的所有功能，此外还可以访问多个工作区、每个 Zap 的自动重播和调整错误比例设置的功能。安全功能包括用户管理、应用程序访问控制、安全的单点登录（SSO）和顶级帐户管理。

此计划的额外奖励是能够根据你公司的监管要求定制 Zap 历史数据保留时间，而不是其他计划上的标准 30 天，以及通过实时聊天提供实时支持。

现在你更好地了解了每个 Zapier 计划包含的功能和功能，并且知道哪个计划最适合你的业务。接下来，我们将介绍如何设置 Zapier 账户。

创建 Zapier 账户

要开始使用 Zapier，你需要做的第一件事就是创建一个 Zapier 账户。

重要提示

Zapier 团队非常积极地努力为用户创造最佳体验，并经常在用户群体上测试不同的用户界面（UI）更改。用户界面更新、新功能和导航更改会定期发布，所以当你阅读本书时，我们使用的截图与当前实际情况略有不同，不要感到意外。

按照以下步骤创建你的新 Zapier 账户：

1. 打开你的网络浏览器，导航到 Zapier 网站首页（zapier.com/），然后点击注册按钮。

2. 通过输入你的企业电子邮件地址、你的名字和姓氏来创建一个 Zapier 账户。然后，点击免费开始，如下面的截图所示。或者，你也可以使用你的 Google、Facebook 或 Microsoft 凭据进行注册：

图 1.2 – Zapier 主页注册区域

1. 添加密码并点击免费开始，如下面的截图所示：

图 1.3 – 在 Zapier 主页注册区域填写详细信息

1. 在注册过程的第一步中，通过确定你的角色、添加你公司的员工数量并点击继续来完成入职流程的第一步，如下面的截图所示：

图 1.4 – Zapier 注册入职流程的第一步

1. 在注册过程的第二步中，选择你在业务中使用的五个或更多应用程序，以便 Zapier 可以为你提供定制的建议。然后，点击完成设置，如下面的截图所示：

图 1.5- Zapier 注册引导过程的第二步

重要提示

通过准确地完成这个两步的引导过程，Zapier 将能够定制您的用户体验，并为您提供定制的工作流建议。这些建议将为您提供使用业务应用程序自动化何种类型任务的想法。您可以选择适当填写此信息，也可以跳过这些步骤。

现在你已经设置好了 Zapier 账户，距离构建你的第一个工作流自动化更近了一步。在下一部分，我们将介绍 Zapier 平台上的导航。

熟悉 Zapier 平台导航

Zapier 通过简单易用的界面帮助您在平台上轻松导航。当您登录 Zapier 时，您将看到主要的仪表板。中央仪表板区域提供有用的信息，帮助您开始使用教程，创建工作流，以及使用一些预先构建的工作流示例。

仪表板的布局如下所示：

图 1.6- Zapier 主仪表板布局概览

在平台的大多数页面上，您有多种导航选项：

• 左边栏中的图标

• 右上角的图标

• 页脚菜单

重要提示

这些导航选项在大多数 Zapier 页面上都可用，除了信息页面和设置区域和 Zap 编辑器模块。

左边栏中的图标

左边栏是 Zapier 中最常用的导航栏。它可以在平台的每个页面中找到（除了信息页面和设置区域和 Zap 编辑器模块中）。侧边栏可以使用汉堡菜单旁边的 Zapier 徽标展开和缩小。下面的截图显示了此栏中的导航选项：

图 1.7-左边栏中的导航选项

这些导航选项如下：

• + 创建 Zap：此按钮直接进入 Zap 编辑器，您可以开始构建 Zap。我们将在第三章，构建你的第一个自动化工作流（Zap）中详细介绍 Zap 编辑器。

• 仪表板：此图标链接将随时带您返回主仪表板。

• Zaps: 这个图标链接将带你进入你的 Zap 管理区域。这个区域给你列出了你的所有 Zap，你可以将它们整理到不同的文件夹中，更改团队共享偏好设置，并启用或禁用特定的 Zaps。我们将在第四章，管理你的 Zaps中详细介绍 Zap 管理区域。

• 转移：此图标链接将带您到转移区域，您可以在其中批量从一个应用程序发送数据到另一个应用程序。我们将在第十三章中更详细地介绍转移功能，新发布的应用程序 和功能。

• 表格（测试版）：此图标链接将带您到表格创建器。在测试阶段，此菜单选项可能不会在所有帐户中可见。我们将在第十三章中更详细地介绍表格功能，新发布的应用程序 和功能。

• 接口（测试版）：此图标链接将带您到接口创建器。在测试阶段，此菜单选项可能不会在所有帐户中可见。我们将在第十三章中更详细地介绍接口功能，新发布的应用程序 和功能。

• 我的应用程序：我的应用程序图标链接将带您到您连接的应用程序列表。从那里，您可以连接和验证所有相关的业务应用程序。我们将在第三章和第四章中更详细地介绍我的应用程序模块以及如何连接您的应用程序。

• Zap 历史：此图标链接将带您进入您的 Zap 历史记录，在那里您可以查看已在触发 Zaps 中运行的数据。我们将在第五章中更详细地介绍Zap 历史功能，故障排除和处理 Zap 错误。

• 探索：此图标链接将带您到探索区域，在那里您将找到有关使用 Zapier 自动化您的业务流程的不同方法的广泛信息。

• 获取帮助：获取帮助图标链接将带您到帮助中心，其中包含全面的操作手册、常见问题解答和支持选项。我们将在第五章中更详细地介绍此功能，故障排除和处理 Zap 错误。

• 钱包：这为您提供了当前计划、任务使用情况相对于您的月度限制以及与您的计划限制相关的 Zap 数量的便捷快照视图。您还可以使用提供的链接管理或升级您的计划。

右上角的图标

在右上角，您可以找到以下图标：

• 放大镜：此图标允许您搜索应用程序，以了解 Zapier 是否与它们集成。应用程序生态系统目录包含一份详尽的应用程序集成列表和有关它们的详细信息。

• 人物图标：此图标显示一个下拉菜单，其中包含您的帐户设置和注销 Zapier 的选项。此图标也可能显示为您的姓名首字母缩写。

页脚菜单

在页脚菜单中，您将找到所有页面均可访问的其他导航选项。其中最有用的两个选项如下：

• 定价：此链接将带您转到计划页面，其中将显示不同的 Zapier 计划、功能和相关价格。您可以在查看不同计划的功能和定价时选择试用、升级或降级您的计划。

• 帮助：此链接将带您转到我们先前描述的帮助区域。

您现在对 Zapier 平台的导航有了更好的理解和熟悉。接下来，我们将讨论如何更改我们的设置和偏好。

更改您的设置和偏好

确保您的设置正确，并了解特定设置如何影响您帐户的其他区域对于成功的帐户管理至关重要。

您可以通过点击仪表板右上角包含您姓名首字母的圆形图标并选择齿轮图标/设置选项来访问您的设置。设置菜单将显示在左侧边栏中，如下面的截图所示：

图 1.8 - 设置区域的左侧边栏菜单

重要提示

团队和公司计划具有额外的组织菜单项，并且公司计划具有高级安全性选项。我们将在第五章中讨论这些设置，故障排除和处理 Zap 错误。

我的资料

此区域包含有关您的基本数据，并允许您执行以下操作：

• 验证您的电子邮件地址

• 使用 Gravatar（将您的图片与您的电子邮件地址关联的在线服务）添加/更改个人资料图片

• 更改您的电子邮件地址、名字、姓氏、密码和公司

• 更改您的角色

• 调整您的时区

以下截图显示了我的资料区域的布局：

图 1.9 - 我的资料区域的布局

在我的资料中定制的重要设置

一旦您设置了 Zapier 帐户，您应该做一些事情：

• 验证您的电子邮件地址

• 添加您的角色

• 添加您的时区

让我们逐步了解如何在 Zapier 中执行这些操作。

验证您的电子邮件地址

通过以下步骤调整这些设置：

1. 点击高亮的文本（标记为重要）以确认您的电子邮件地址。

2. 按照您从 Zapier 收到的电子邮件中的说明操作。

这是保护您的帐户并确保 Zapier 有正确的电子邮件地址发送通知的第一步。

添加您的角色

如果在设置 Zapier 帐户时您没有在两步入门过程中添加您的角色，您可以在此处执行此操作。要执行此操作，请滚动到角色并从下拉列表中选择与您角色最接近的匹配项。完成此步骤将使 Zapier 根据其他具有相同角色的用户可能正在使用的内容进行工作流建议。

添加您的时区

要调整这些设置，请滚动到时区并从下拉列表中选择您的时区。

完成此步骤将使 Zapier 在显示和处理时间时使用您的时区。默认为协调世界时（UTC）。

例如，您的 Zap 历史记录中会显示时间。时间将以您的时区而不是 UTC 显示。如果在您的时区中进行错误调查，那么跟踪时间就容易得多。

重要提示

指定您的时区对于 Zapier 如何定义和使用您的 Zaps 中的日期至关重要。不应忽视将时区添加到您的帐户中的重要性。

电子邮件通知

此区域将使您能够更改您希望何时以及何种方式接收电子邮件通信的首选项。以下屏幕截图显示了电子邮件 通知区域的布局：

图 1.10 – 电子邮件通知区域的布局

您可以更改以下首选项：

• 活动摘要：Zapier 定期向您发送在一定时间内（在设置的频率内）执行的所有任务的摘要。您可以选择每天或每周接收活动摘要，或者如果您愿意，从不接收。

• 错误通知：在专业、团队和公司帐户中，您可以通过调整自定义错误通知来自定义 Zap 错误通知的频率。点击转到错误通知设置按钮。在默认通知规则部分，选择要应用于所有 Zap 的通知频率，包括立即、每小时摘要和从不。在自定义通知规则部分，您可以为选择的特定 Zaps 创建自定义通知规则。使用选择一个 Zap下拉列表选择 Zap，然后使用选择一个频率下拉列表选择立即、每小时摘要或从不。如下屏幕截图所示：

图 1.11 – 自定义错误通知概览

然后，点击保存通知规则按钮以保存规则。您可以从仪表板查看 Zap 的名称，使用下拉列表更改其频率，或从三个点的图标菜单中删除该 Zap。还可以从 Zap 历史记录区域访问错误通知设置，我们将在第五章中更详细地讨论故障排除和处理Zap 错误*。

• Zapier 管理器：在发送失败操作警报部分，您可以选择在您的任何操作出现问题时接收警报。拥有此信息非常有用，因此您可以在问题发生后尽快解决问题。您可以选择重复接收失败的操作警报，始终（这是推荐设置），或者如果您愿意，永远不接收。您还可以将此通知设置与 Zapier 管理器内置应用触发器配对，我们将在第五章中更详细地讨论故障排除和处理 Zap 错误。

• 电子邮件订阅：您可以选择希望 Zapier 向您发送的内容类型。您也可以取消订阅接收任何新闻通讯内容。

高级

在高级区域，您可以更改以下首选项：

• 双因素认证：双因素认证（2FA）通过要求您输入标准登录详细信息（电子邮件地址和密码），以及生成并发送到指定电子邮件地址或手机号码的身份验证代码，为您提供更多安全性。建议您在您的帐户上设置 2FA。

• 授权的应用程序：这显示了您已授予访问您的 Zapier 帐户的应用程序列表。您可以根据需要从此区域删除应用程序。此区域与我的应用程序中的连接应用程序不同。

• SSL 检查：SSL 证书允许在 Zapier 和其合作伙伴之间发送加密信息。这些设置默认情况下是“开启”的，只有在您有更改它们的经验并且知道后果，或者如果 Zapier 支持团队建议您这样做时，才应该更改。

• 使用以下登录：这允许您更改登录设置，以便您可以使用您的 Google 帐户而不是标准的电子邮件和密码。

• 删除我的帐户：如果您想关闭您的 Zapier 帐户并删除所有帐户数据，您可以使用此区域进行操作。如果您希望定期删除一些数据，您可以通过数据管理区域执行此操作。

数据管理

Zapier 为帐户所有者提供了控制其数据的能力。在这个区域，您可以定期导出和删除您的数据，并阅读更多关于数据监管和 GDPR 合规性的信息。

团队和企业计划还具有额外的数据管理设置，允许您批量导入和导出 Zaps（在JSON文件中），以便您可以备份或与其他人共享。

帐户

如果您可以访问您的帐户以及一个或多个团队或公司帐户，将显示一个下拉选项，允许您在不同帐户之间导航以查看每个帐户的设置。

计费和使用情况

这个区域对与账单、任务和 Zap 使用相关的任何事情都至关重要。您将可以访问比左侧可展开导航栏中的快照钱包中更详细的关于您的使用情况的信息。在这里，您可以看到有关您的限制的使用了多少任务和构建了多少个 Zap，以及您的使用情况何时重置的详细信息。您还将能够调整您的价格计划、支付方式和账单信息，并查看您的发票。

成员

除非您是团队或公司计划的成员，否则此区域将被锁定，并带有一个挂锁图标。

成员 区域为您提供了与由该成员构建和拥有的 Zaps 相关的任务的概览。您可以按照以下方式调整团队成员设置：

• 添加或移除成员

• 更改成员角色（管理员 或 成员）

现在，您更好地了解了如何更改您的设置和偏好。

总结

在本章中，我们首先概述了 BPA 的原理以及如何利用它提高生产力。我们讨论了应用程序如何使用 API 进行集成并在它们之间传输数据。然后，我们介绍了 Zapier，这是一个无代码工具，它与数千个商业应用程序集成，帮助您无需开发人员即可自动化任务。我们介绍了 Zapier 平台上使用的关键术语，并介绍了如何为您的业务需求选择正确的定价计划。然后，我们讨论了如何设置 Zapier 账户并熟悉平台导航。最后，我们介绍了如何自定义各种可用的设置。

您现在知道如何为您的企业选择正确的 Zapier 定价计划，设置您的 Zapier 账户，轻松浏览 Zapier 平台，并自定义您的设置。

在下一章中，我们将介绍如何利用 BPA 的原理来改进我们的流程，然后再进入自动化它们。然后，我们将讨论如何战略性地规划工作流程，为构建一个 Zap 做准备以及如何探索 Zapier 的应用集成生态系统并使用其功能。

问题

1. BPA 的两个好处是什么？

2. 两个或更多应用程序如何具有相互通信的能力？

3. 在免费计划中，你可以连接多少个高级应用到 Zapier？

4. 为什么在入职过程中添加五个或更多您使用的应用程序是重要的？

第二章：准备自动化您的流程

在本章中，我们将运用业务流程自动化的原理来帮助您准备自动化流程。正如我们在上一章中讨论的那样，在尝试自动化之前简化您的流程至关重要。因此，我们将从描述如何改进您的业务流程开始，然后确定可以自动化的内容。然后，我们将探讨如何查找有关您的业务应用及其与 Zapier 集成的信息。我们将在本章的 充分利用 Zapier 应用生态系统目录 部分展开讨论，其中我们将介绍如何在应用集成目录中导航以及如何查找新的应用程序以使用。

我们将在本章中涵盖以下关键主题：

• 简化您的流程并评估可以自动化的内容

• 确立你的业务应用与 Zapier 集成的方式

• 充分利用 Zapier 应用生态系统目录

一旦您完成了每个主题的学习，您将成功地改进和简化了您的流程，了解了您的业务应用程序是如何连接的，并学会了如何导航 Zapier 的应用集成目录。

技术要求

要在本章中学习内容和练习，您需要访问 Zapier 帐户。Zapier 免费计划足以完成本章的内容。您可以在 bit.ly/zapier-book 获取本章使用的系统和流程审计模板。

简化您的流程并评估可以自动化的内容

在寻求自动化流程的好处之前，重要的是要分析、了解和简化您现有的手动流程。遵循这种方法将确保您拥有更强大的流程，并帮助减少您的 Zaps 步骤数量。这将有助于降低当您的工作流运行时对您每月 Zapier 任务限制的贡献的任务数量。

当您听到 流程映射 这个术语时，您可能会立即认为您需要聘请具有分析能力的人来帮助您详细说明流程的流程图和文档。您可能还认为这与您或您的业务无关。事实是，您很可能已经以某种方式绘制了流程图，例如当您为新员工创建培训文档和检查表时。编制文件化的程序允许您、业务所有者、经理和使用该流程的团队成员清楚地了解特定任务应如何一致地完成。所有企业，无论大小，都可以从记录他们做事的方式中受益；我们将将这一点分解为一个易于遵循的练习，以帮助您完成此任务。

要确定业务流程自动化如何最适合您的业务，我们建议您全面审视所有流程和系统，评估业务目标，然后逐个审查每个流程。此练习涉及以下关键领域：

• 评估您的顶层管理目标

• 吸纳您的团队

• 对您的流程进行头脑风暴并对其进行优先排序

• 分析和简化您的流程

• 辨识可自动化的内容

• 记录新流程

在您通过每个阶段时，使用一个改编自著名问题解决技巧5W1H 方法，您应该牢记以下问题：

• 在哪里？：这个任务发生在哪里？流程中涉及哪些应用程序？如果没有应用程序，是否需要人为干预以确保准确执行？

• 如何？：任务如何完成？需要哪些步骤？

• 何时？：这个步骤在流程中何时发生？

• 什么？：你需要什么来完成任务？需要哪些数据？

• 谁？：谁参与了这个流程？这些可能是团队成员、你的领导或客户。

• 为什么？：为什么这个步骤重要，为什么它受益于自动化？

您可以在这里阅读更多关于 5W1H 方法的信息：en.wikipedia.org/wiki/Five_Ws.

让我们深入研究每个步骤的细节，以改进和简化您的业务流程。

评估您的顶层管理目标

首先，审查您的顶层业务目标将使总体意图更加明确，便于与您的团队沟通。记录以下问题的答案：

1. 接下来 6 到 12 个月内您的业务目标是什么？

2. 您希望解决的前五个最耗时的手动流程问题是什么？

3. 简化和自动化会为这些流程和参与其中的团队成员带来什么好处？

4. 这些好处如何与您的业务目标相一致？

5. 您愿意允许自己和团队花费多少时间来改进和自动化您的流程？

当您继续进行接下来的几个部分时，请记住这些问题的答案。

现在您对顶层目标有了更清晰的了解，我们将看一下将团队纳入练习的重要性。

吸纳您的团队

吸纳那些经常使用流程的人是至关重要的。如果你有一个跨越不同部门或角色的团队（无论规模大小），这尤其重要。包括所有相关团队成员将确保他们在变革过程中参与和授权，并允许团队持续协作地拥有和管理流程。解释练习的目的是至关重要的（记住你的顶层目标），并提醒你的团队自动化将帮助他们更好地和更高效地完成工作。鼓励你的团队学习如何在日常工作中使用 BPA 将提高生产率和工作满意度。

接下来，你需要列出所有的流程，并对它们进行优先排序，这样你就知道先从哪里开始工作。

对你的流程进行头脑风暴并对其进行优先排序

这个练习最好以视觉方式进行。你可以在白板或墙上添加便签，然后以电子表格格式形成正式记录各种数据集。拍摄你的头脑风暴练习的照片；这将帮助你可视化和结构化流程改进练习的其他部分。你还可以使用数字白板工具，如Miro (miro.com/) 或 Mural (www.mural.co/) 来与团队在线协作。

要开始这个练习，指定一个团队成员来推动和负责整个项目。然后，与你的核心团队成员一起完成以下步骤：

1. 对所有流程进行头脑风暴，并列出每个流程的目的。将这些流程分类为市场营销、销售、运营、财务或者你认为最合理的业务功能。你可能会发现一些流程跨越部门；因此，请做好记录。下面是使用 Miro 应用程序的示例：

图 2.1 – 使用 Miro 进行数字白板头脑风暴练习

1. 对你的业务中使用的所有应用程序和工具进行头脑风暴，记录它们的具体功能，并对你正在考虑用其他应用程序替换的任何其他应用程序进行同样的操作。同样，你可以使用白板或将它们添加到电子表格中。以下是使用电子表格的示例：

图 2.2 – 系统审计文件

如果你想要一份系统和流程审计模板的副本，你可以在这里获取：bit.ly/zapier-book。

1. 确定并列出所有流程使用者。

2. 指定一个流程使用者负责每个持续的流程。

3. 为每个流程在以下各项中打分，分数范围为 1 到 5（其中1为低，5为高）：

   • 当前执行它时耗费的时间有多久

   • 当前执行它时容易出错的程度

4. 将这些分数相加以计算总分，这将给出每个流程的整体痛点分数。

5. 对每个分数添加说明，详细说明痛点及为何需要解决这些问题。

以下图显示了步骤 3至7的示例：

图 2.3 – 一个具有更细节的业务流程头脑风暴练习

1. 按优先顺序对每个流程进行编号，首先处理最重要的工作。

2. 从优先列表中选择得分最高的前五个流程。审查你的顶层目标，并问自己这个列表是否与你所注意到的顶层管理目标相一致。

现在你有了一份要处理的优先流程列表，让我们看看如何最好地分析和简化每一个流程。

分析和简化你的流程

对你确定的前五个优先流程，逐个按照以下步骤进行工作。确保涉及到针对每个流程具体的用户团队。再次强调，最好使用传统白板或远程协作的数字白板进行视觉化。让我们来看看如何做到这一点：

1. 描述该流程的重要性以及它所实现的目标。

2. 将流程分解为可管理和系统化的步骤。

3. 如果该流程跨越业务职能，则将每个步骤分类为市场营销、销售、运营或财务职能，或使用适合你业务的其他类别。

4. 从你之前创建的应用程序列表中，确定你目前为每个步骤使用的业务工具。

5. 回顾、理解并描述每个步骤的重要性。

6. 确定可修改和改进的步骤，可能通过引入其他应用来实现。

7. 消除无关紧要、无效、不必要或浪费的步骤。

8. 回顾新流程的准确性并评估任何变更风险。

对剩余的前五个优先流程重复此方法。

为了帮助你可视化这个流程，让我们看一个例子。

一家小型整脊医疗实践的接待团队目前在Smartsheet中记录所有咨询。这些咨询来自多个来源，如他们网站上的网络表单和电子邮件。首次联系时未预约任何咨询的需要进行第二次通话跟进。这些任务在Trello中创建，一旦预约成功，就会在实践管理系统中创建患者记录和预约。所有后续跟进和预约记录都记录在表格中，以便追溯。这个流程非常手动化，容易出错，因为任务经常被遗忘。以下图显示了步骤 1至4：

图 2.4 – 分析现有流程

然后团队单独讨论和记录步骤 5的要素。

在这个例子中，实践工作人员已经确定他们的实践管理系统具有新的功能，可以允许他们提取报告和使用任务，因此他们不再需要使用 Smartsheet 进行报告或使用 Trello 进行任务管理。他们现在可以简化流程并消除不必要的步骤。步骤 6 和 7 如下图所示：

图 2.5 - 简化流程

团队认为使用这个新流程没有重大的风险，如步骤 8 所示。

现在我们已经优化了我们的重点流程并将它们拆分成可管理的步骤，我们可以确定每个步骤是否可以部分或完全自动化。接下来我们会详细看看这个。

确定可以自动化的内容

按照上一节的优先级列表和步骤，识别可以自动化的内容如下：

1. 提出以下问题：

   1. 它是否可重复？

   2. 它是否可以以最少的逻辑思考和人为干预来完成？

   3. 如果手动操作容易出错，该怎么办？

   4. 它是否在所有业务操作中保持一致？

如果每个问题的答案都是“是”，那么这个流程就是自动化的首选对象。如果你对其中任何一个问题的答案是“否”，讨论部分自动化流程的可行选项。如果该流程在所有业务操作中不一致，只要前三个问题的答案是“是”，就可能通过将工作流程复制到业务操作来包括各种细微差别。

1. 如果您的流程可以部分或完全自动化，记下两到三个快速解决方案和长期解决方案，并预计达成这些方案的时间表。

使用上一节的示例，实践团队讨论并记录各个问题的答案，如下图所示：

图 2.6 - 确定哪些步骤可以自动化

任务 1、2 和 3 可以分别按以下方式完全自动化：

• 任务 1，涉及将线索记录到实践管理系统中，可以自动化，因为实践管理系统与 Zapier 集成，现有的网络表单应用程序也是如此。电子邮件可以转发并解析以提取信息，然后通过 Zapier 添加。

• 创建跟进任务，任务 2，可以完全自动化，因为软件中提供了工作流自动化。

• 实践管理系统允许将线索转换为新患者并应用于任务 3 的自动化。

所有这些自动化任务都可以在决定更改流程后一周内实施。

现在您可以重复使用此方法来处理剩余的流程。您不需要一次性完成这些流程，但这将为您提供应用程序如何链接和协同工作的更好的图片。

接下来，让我们讨论如何充分记录您的新流程。

记录您的流程

到目前为止，我们一直在使用白板工具来说明我们的例子。这种方法可能不适合你；然而，无论你使用哪种方法来简化流程并确定哪些可以自动化，我们建议你在完成练习后正式记录它们。你可以在电子表格中记录你的新流程，使用数字白板工具，比如 Miro 或 Mural，或使用流程图工具，比如Microsoft Visio或Draw.io。你还可以使用检查列表式工作流管理工具，比如Process Street或Process Bliss，它们允许你创建数字标准操作规程（SOPs）。

重要说明

在记录新流程时，将关键信息保持最少。记录流程的一个简单而有效的方法是说明涉及的应用程序、任务中发生的情况以及是否需要手动干预或自动化。

另一个以视觉方式记录的过程示例如下图所示：

图 2.7 – 使用 Miro 进行数字化文档化的过程

提示

如果你使用的是白板工具或流程图，你可以垂直或水平表示你的流程图。

如果你想在流程图中添加更多细节，你可以在流程图中概括你在解决问题过程中整理的信息，使用 5W1H 方法。这种方法作为提醒，确保你应该在流程图中总结所有相关信息：

• 在哪里？：流程位于何处？也就是说，涉及到哪些应用程序？

• 如何？：确定此步骤是自动化的还是需要人工干预。

• 何时？：此步骤在流程中何时发生？

• 什么？：列出关键数据值，比如姓名或电子邮件地址。

• 谁？：列出任何参与流程的团队成员、你的领导或客户。

• 为什么？：记录一些关键痛点。

我们将在第三章中向您展示一个视觉示例，构建您的第一个自动化工作流程（Zap）。

现在，你已经简化了流程并评估了哪些部分可以自动化，让我们讨论一下最佳的方法来确定 Zapier 如何与你的应用集成，以便你可以开始自动化这些流程。

确定你的业务应用如何与 Zapier 集成

在你开始自动化任何任务之前，我们需要确定你的业务工具中哪些与 Zapier 集成，并且如果有集成的话，集成中已经开发了哪些触发器、动作和搜索功能。

在前一节的练习中，您列出了所有业务应用程序的列表。您还注意到了哪些应用程序与您映射的每个流程步骤相关联。从您的五个优先流程开始，现在我们可以逐个查看与这些流程相关的应用程序列表，以确定您的应用程序中有哪些与 Zapier 集成。

您应该采取的步骤来确定您的业务应用程序如何与 Zapier 集成如下：

1. 搜索有关您的应用程序的信息。

2. 审查 应用程序 概要 页面上的信息。

3. 评估如何使用您的应用程序与 Zapier。

让我们逐个审查这些。

搜索有关您的应用程序的信息

找出您的应用程序是否与 Zapier 集成的最简单方法是点击顶部菜单栏中的放大镜图标按应用程序搜索，如下图所示：

图 2.8 – 使用放大镜图标按应用程序搜索 Zapier

将出现一个搜索栏，您可以在其中输入您的应用程序的名称。当您输入时，任何匹配的名称建议都将在下拉列表中突出显示，如下图所示：

图 2.9 – 在 Zapier 中按应用程序搜索时的应用程序下拉列表

从那里，您可以选择您的应用程序，并将被带到应用程序概要页面。

重要提示

如果你使用的是较不流行的应用程序，可能会发现你的应用程序在搜索中没有显示出来。首先，请检查你使用的拼写是否与应用程序的官方命名规范匹配。如果仍然没有显示，这很可能意味着目前在 Zapier 中不存在与之集成，或者尚未在目录中发布。我们将在 充分利用 Zapier 应用生态系统 目录 部分讨论在这种情况下应该做什么。

接下来，让我们探讨如何审查有关应用程序的信息。

审查应用程序概要页面上的信息

应用程序概要页面显示了有关特定应用程序以及如何将该应用程序与 Zapier 结合使用的丰富信息。我们建议您彻底审查应用程序概要页面上的信息，因为这将帮助您了解使用 Zapier 的自动化功能与您的应用程序的能力。

每个页面都有导航选项卡，如下所示：

• 集成

• 帮助

我们将使用 Calendly 来说明这一点，如下图所示：

图 2.10 – Calendly 应用程序概要页面

在 集成 和 帮助 选项卡的页面底部，您将找到一些有关该应用程序的详细信息。这显示了应用程序的徽标图像、简短的描述性摘要和应用程序网站的链接。

提示

当你浏览应用程序概要页上可用的信息时，请记住所有涉及这个特定应用程序的流程。参考你头脑风暴练习的可视化内容，这样你就可以看到所有应用程序是如何结合在一起的。创建特定于应用程序的图表会有所帮助。记下任何能帮助你可视化和策划工作流的关键要点。

让我们来看一下每个不同标签中显示的信息。

集成

集成 选项卡向你展示了有关应用程序的详细信息，结构化在以下几个部分中：

• 与…集成更多：点击 连接到 6,000+ 应用 按钮时，这个部分将提供一个指向「Zap 编辑器」的链接，以及一个 搜索配对应用 的搜索栏，让你可以搜索要连接的其他应用。

• 选择配对应用：这一部分会展示几个 配对应用 的可视化表示。点击每个 logo 图标，都会带你到专为该应用配对设计的 集成 页面。在列表下方的箭头上滚动将显示更多应用。我们将使用 Calendly 和 Slack 集成来突出显示这一点，如下截图所示：

图 2.11 – Calendly 和 Slack 集成的应用配对页面

在该页面上，你可以使用 连接 … + … 按钮开始使用预构建的工作流程。

• 常见的使用方式…工作流程：这一部分列出了您应用程序的热门预构建工作流程。您可以在搜索栏中输入您的商业工具列表中的另一个应用程序的名称，并显示出要使用的引导工作流程列表。我们将使用 Twitter 来突出显示这一点：

图 2.12 – Twitter 集成 – 连接到超过 6,000 个应用

点击 加载更多 按钮将展开此列表。点击任何引导工作流程，然后选择 尝试 按钮来使用工作流程，或者从三个点的图标中选择 查看 Zap 详细信息 下拉选项。

• 支持的触发器和操作：这一部分提供了有关 Zapier 支持的可供选择的触发器、操作和搜索功能的信息，这些功能可以从下拉菜单中选择。每个功能都有一个简短的描述性标题和它的作用摘要。我们将使用 Intercom 来突出显示这一点：

图 2.13 – Intercom 触发器、操作和搜索显示在集成选项卡中

对于某些应用程序，每个支持的触发器、操作和搜索都有一个由向下指向的箭头图标表示的下拉菜单。单击此图标将展开框，显示在构建 Zap 时将显示的字段和变量。当您在构建 Zap 之前起草它们时，这非常有用，这样您就拥有了构建 Zap 所需的所有信息，节省了您在构建 Zap 期间的时间。下面的屏幕截图显示了这一点，其中使用了谷歌驱动器复制文件操作事件的示例：

图 2.14 – 展开以显示字段信息的谷歌驱动器复制文件操作事件

我们将在第三章、构建您的第一个自动化工作流程（Zap）和第六章、创建多步骤 Zap 并使用内置应用程序中更详细地讨论使用触发器、操作和搜索。

提示

使用支持的触发器和操作部分作为快速参考，了解您的应用程序如何与 Zapier 集成以及可用于使用的触发器、操作和搜索。这些支持的触发器、操作和搜索通常不包括应用程序 API 中可用的所有端点。通过使用 API 和内置 Zapier 功能（如 Zapier 的 Webhook、Zapier 的 Code 和 API 请求动作步骤），通常可以在标准 Zapier 集成之上执行更多操作。我们将在第十一章、Zapier 的高级内置应用程序中更详细地讨论这些功能。

接下来，让我们看一下帮助标签。

帮助

帮助标签结构如下：

• 帮助与支持：此部分向您呈现了有关如何入门以及如何使用 Zapier 与应用程序的提示，以及有关应用程序集成的常见错误和问题以及如何解决它们的有用文章。

• 教程：此部分显示了 Zapier 创建的内容，以帮助您开始使用所讨论的应用程序与 Zapier 一起使用。这包括如何解决常见问题，呈现使用您的应用程序的流行预构建 Zap 示例，并提供其他有用的内容。

让我们探讨如何使用您选择的应用程序与 Zapier 一起使用。

如何将您的应用程序与 Zapier 一起使用

现在，我们已经查看了应用程序在应用程序配置文件页面上的信息，我们应该特别关注支持的触发器和操作部分，该部分可以在集成标签中找到。

对于每个应用程序，请列出所有功能标题和类型。对于触发器，请记录它们是定时还是即时触发。例如，对于Google Sheets，一个可用的触发器是新电子表格行，这是即时的。还要注意您的应用是否标记为高级，因为您需要确保您订阅了支持高级应用程序的价格计划，如第一章中所讨论的，使用 Zapier 进行业务流程自动化。

以下图示是一个示例：

图 2.15 - 记录 Salesforce 触发器类型的 Zapier 集成选项

您现在可以将此方法应用于前五个优先流程中的每个关联业务应用程序。完成后，您可以处理其他业务应用程序。您不需要一次完成所有这些; 但是，全面审视您的应用程序和业务流程将在您使用 Zapier 创建工作流程时更好地确定您的想法。

重要提示

至少应该认真研究我们在你的首要流程中为应用程序描述的内容是至关重要的。这将让你更清楚地了解你的应用程序如何连接，以便你可以开始自动化你的流程。

现在您了解了如何评估 Zapier 与每个应用程序的集成方式，我们可以看一看使用应用程序生态系统目录的好处。

充分利用 Zapier 应用程序生态系统目录

在本章的前一部分中，我们讨论了如何使用顶部菜单栏中的放大镜图标搜索您的应用程序，还有一个地方可以做到这一点是应用程序生态系统目录中。应用程序生态系统目录不仅对于搜索您现有的应用程序非常有用，而且如果您的应用程序没有与 Zapier 集成，它还可以引导您。最重要的是，应用程序目录是一个全面的资源，可以帮助您找到您可能希望在您的业务中开始使用的应用程序。

您可以在信息页面的顶部菜单导航中找到应用程序目录，如第一章中所描述的，使用 Zapier 进行业务流程自动化。也可以在zapier.com/apps上找到它。

让我们开始熟悉应用程序目录。

浏览应用程序生态系统目录

应用程序目录由左侧导航侧栏和中央导航窗格组成，如下面的屏幕截图所示：

图 2.16 - Zapier 应用程序生态系统目录

现在我们将逐个查看这些导航选项。

应用程序生态系统目录中央导航窗格

中央导航区域显示了我们在本章前一部分讨论应用程序配置文件页面时熟悉的信息，并结构如下：

• 搜索应用程序：搜索栏允许您通过应用程序搜索目录。它类似于我们在本章前一部分讨论的放大镜图标搜索栏。

• 1-10 个 6,000+ 应用程序中最受欢迎的：本部分提供了目录中列出的所有应用程序中 10 个最受欢迎应用程序的列表，带有快照详细信息。

• 精选，新增操作，即将推出 和 最近添加：本部分显示四种不同的应用程序，这些应用程序可能由 Zapier 推荐；已添加新触发器、操作或搜索；即将与 Zapier 集成；或最近与 Zapier 集成。

• 6,000+ 应用程序中最受欢迎的：本部分提供了一个更广泛的最受欢迎的应用程序列表，不包含快照详细信息。如果您点击加载更多按钮滚动到列表底部，列表将展开。

左侧导航边栏

左侧导航边栏用于按组显示应用程序，并显示如下区块：

• 按应用程序排序：您可以按照应用程序的受欢迎程度、它们的高级或Beta（正在测试中尚未正式发布的集成）状态，或者最近是否已添加来对应用程序进行排序。单击每个链接将更改中央导航窗格中的应用程序列表。

• 应用程序类别：您可以按类别和子类别对应用程序进行排序 - 例如，商业类别和会计子类别。中央导航窗格视图稍有改变，以显示与类别/子类别相关的有用博客文章，并列出一些热门应用程序，如下面的屏幕截图所示：

图 2.17 - 应用程序目录的中央导航窗格显示会计应用程序

• 请求一个应用程序：如果您的应用程序在应用程序目录中不存在，这可能意味着尚未与 Zapier 进行集成，或者尚未在目录中列出。您可以联系应用程序提供者的客户服务团队，查询该应用程序是否与 Zapier 集成。或者，应用程序提供者可能会在其网站上列出有关 Zapier 集成的详细信息，您也可以通过谷歌搜索找到这些信息。从请求一个应用程序块中，您可以单击给我们发送今天想要添加的应用程序的电子邮件！链接，并提交一个请求，以便将该应用程序添加到 Zapier 中。

• 添加一个应用程序：如果您是软件提供商或开发人员，您可以通过单击访问开发者平台链接，进入开发者门户，以集成您的应用程序，并创建触发器、操作和搜索。

• 获取更新：单击转到更新博客链接将带您转到更新博客页面，在那里您可以注册获取有关新应用程序和功能发布的博客更新。

单击任何应用程序图标将弹出应用程序概要摘要弹出窗口，接下来我们将讨论。

应用程序概要摘要弹出窗口

当您单击应用程序目录中的任何应用程序徽标时，您将看到PandaDoc的弹出窗口，如以下截图所示：

图 2.18 - PandaDoc 应用程序概要摘要弹出窗口

这是应用程序概要页面的快速参考摘要，也采用了左侧边栏和中央导航窗格结构。

左侧边栏

左侧边栏包含以下内容：

• 应用程序徽标：显示应用程序的徽标

• 引导工作流程：显示为此应用程序创建的预构建工作流程的数量

• 配对应用程序：显示此应用程序通常与工作流程中的其他应用程序配对的数量

• 查看应用程序概要：单击此按钮将带您转到应用程序概要页面

• 开始使用：单击此按钮将直接进入 Zap 编辑器，以便您可以使用此应用程序作为触发器开始构建 Zap

中央导航窗格

中央导航窗格包含以下内容：

• 应用程序名称：应用程序的名称。

• 摘要：描述应用程序是什么以及它如何使用的几句话。

• 很好的配对应用程序：此选项卡显示与此应用程序配合良好的 10 个应用程序的徽标。单击查看更多应用程序将带您转到应用程序概要页面的集成选项卡。

• Zaps：此选项卡显示两个热门的预构建工作流程。单击查看更多 Zaps将带您转到应用程序概要页面的集成选项卡。

接下来，让我们讨论如何为您的企业选择新应用程序。

为您的企业选择新应用程序的简要指南

数字化转型的复杂考虑可能会是一本独立的书。然而，有几点是必要提及的，这将帮助您寻找可以添加到您的业务中或替代当前使用的应用程序的新应用程序。这些在此列出：

• 探索您的选择

• 列出您的主要功能和要求

• 定义您的核心应用程序

• 搜索应用程序生态系统

• 搜索 Zapier 应用程序生态系统目录

• 搜索应用程序比较目录

• 回顾反馈

• 安排产品演示和测试支持资源

• 试用您的应用程序简表

• 规划过渡到新应用程序

重要说明

如果您的任何流程相互关联，并且您将受益于将多个应用程序连接以自动化任务，请始终确定您当前的应用程序和您正在考虑的应用程序是否与 Zapier 集成，以及以何种方式进行集成。在创建您的简表时请记住这一点。

我们现在将依次查看每个要点。

探索您的选择

尽管选择一个知名应用程序似乎是合乎逻辑的，但探索您的选项总是明智的。随着软件即服务（SaaS）成为一个更受欢迎的行业，过去几年中市场上推出了成千上万的新应用程序已经变得司空见惯。有很多竞争对手，有许多不同的应用程序可适用于各种用例。因此，花更多的时间来调查您的选项。

列出您的关键功能和要求

如果您正在寻找替代当前正在使用的应用程序的应用程序，那么请列出您现有应用程序中对您业务方式至关重要的所有功能。此外，还要回顾本章前面定义的内容，即 简化您的流程并评估可自动化的内容 部分。这些信息将帮助您评估您将需要的其他功能。同样，如果您正在寻找一个新的应用程序来数字化您现有的流程，这些信息非常重要。记下哪些功能是关键的，哪些只是“好有的”功能。

定义您的核心应用程序

我们之前提到过，全面了解您的应用程序和流程非常重要，这样您就知道应用程序和流程之间的联系。同样重要的是要确定您业务中最关键的应用程序 - 您认为是真相之源的应用程序。例如，这可能是您的客户关系管理（CRM）工具或项目管理工具。如果这个应用程序对您的业务至关重要，了解它原生集成的应用程序以及集成方式将使您能够更好地决定要引入的新应用程序。正如我们在第一章中讨论的那样，使用 Zapier 进行业务流程自动化简介，您的基于云的应用程序很可能会有一个其他应用程序的列表，这些应用程序原生集成，并且可以在该应用程序的市场或生态系统中找到。

搜索应用程序生态系统

应用程序生态系统通常包含丰富的关于应用程序如何与您的核心应用程序集成的信息。您可能会找到用户反馈、详尽的帮助文档和视频，以及定价和功能信息。如果您正在寻找与您现有核心应用程序和附属应用程序一起使用的新应用程序，这些生态系统是一个很好的起点。

您现在可以开始创建一个简短的候选名单，进行功能比较、定价，并了解它们与您的核心应用程序的集成方式。

搜索 Zapier 应用程序生态系统目录

Zapier 应用程序生态系统目录是查找最接近您的功能的替代应用程序信息的良好起点。您还可以使用左侧边栏按类别和子类别对应用程序进行排序，以寻找要使用的新应用程序。

你现在可以根据潜在的应用程序与 Zapier（触发器、操作和搜索）的集成情况来补充你的候选名单。

搜索应用程序目录

免费目录（例如Get App(www.getapp.com/））允许您搜索特定类别、行业和用例的应用程序。 您将可以访问经过验证的用户评论、比较表和文章。 您还可以使用他们的应用查找工具根据您的公司规模，行业和您当前使用的应用程序来创建一份推荐应用程序的列表。

Product Hunt (www.producthunt.com/)是另一个显示产品和新功能的信息及好评/差评的目录。

您现在可以比较您的应用程序并向您的入围名单添加信息。

审查反馈

Get App 并不是唯一可以找到应用程序反馈的地方。 您可以在社交媒体、Reddit（www.reddit.com/）等论坛以及Trustpilot(www.trustpilot.com/）等信任网站上搜索用户反馈。 与发表评论的用户联系或在在线商业群组和社区（例如 Facebook 或 LinkedIn）上寻求反馈也可能是有益的。 仔细审查反馈并评估利弊。

安排产品演示和测试支持资源

产品演示（演示）提供了一种比免费试用更好的评估工具的方式。 您可能最初会认为只有较大的软件提供商才会提供其产品的演示。 正如前面提到过的，SaaS 行业变得愈发竞争激烈，即使较小的提供商也提供一对一的演示，从而使您作为潜在买家可以根据自己的用例提出问题。 如果软件提供商的网站上并没有明确提供产品演示，则只需向其客户服务团队咨询是否有可能提供产品演示。 在提供演示的同时灵活一些还可以让您初步了解一旦您购买了产品后，客户支持和服务水平可能是什么样子。

提示

客户服务的可用性和服务水平在您开始使用新应用程序时通常至关重要。 确定与您的时区相对应的客户服务可用性和查询响应时间将帮助您判断是否符合您的需求。

充分进行您的应用程序入围名单的试用

在您进行比较后，选择两个应用程序进行试用，与现有的应用程序一起进行比较。 使用现有应用程序或流程的代表性数据（如果您目前还没有应用程序），进行几周的试用，以充分评估功能的并行性。 免费试用期通常不足以充分评估应用程序的适用性，因此在开始试用之前，请查询是否可以延长试用期。

提示

选择超过两个应用进行试用可能会耗费团队的时间并使人不知所措。 投资较多时间进行比较准备工作，将您的名单缩减到两个应用程序上是值得的。

确保按照软件提供商提供的指导和最佳实践设置应用程序，并确保流程的关键用户参与测试。软件提供商通常提供全面的操作指南和培训视频，并且可能会随时提供帮助解决某些问题。您可能还会发现一些提供商提供免费的设置和入门服务。

迁移到新应用的计划

一旦您决定要永久实施的应用程序，确保已创建详细的项目计划来管理过渡到使用新应用程序并淘汰旧的应用程序和流程。该计划应包括系统设置审查和定制，数据备份，数据导入，流程文档和员工培训。

您现在更好地了解如何有效地使用 Zapier 的应用集成生态系统目录，可以找到关于 Zapier 如何与您的应用程序集成的信息，并且可以找到和评估可用于您的业务的新应用程序。

摘要

在本章中，我们首先讨论了如何改进您的业务流程，然后确定哪些内容可以自动化。我们探讨了如何找到关于您的业务应用程序以及它们如何与 Zapier 集成的信息。我们讨论了在应用程序生态系统目录中的导航以及如何有效地使用它来探索可用于您的业务的新应用程序。最后，我们简要描述了如何找到和评估可用于公司的应用程序。

您现在知道如何简化流程，确定哪些内容可以自动化，浏览应用程序目录，并找到可用于您的业务的应用程序。

在接下来的章节中，我们将讨论如何在自动化之前制定和规划个人工作流程的策略。我们将介绍连接您的应用程序到 Zapier 所需的步骤，讨论 Zap 编辑器中的导航，并通过一个示例来帮助您创建您的第一个 Zap。我们将向您展示如何查找并使用预构建的工作流程，解释字段类型和数据处理，最后介绍持续改进。

提问

1. “5W1H”代表什么？

2. 要确定是否可以考虑自动化某个流程，有哪三个关键问题需要问？

3. 您在哪里可以找到关于您的业务应用如何与 Zapier 集成的信息？

第三章：构建您的第一个自动化工作流程（Zap）

在本章中，我们将涵盖所有必须了解的信息，以帮助您开始自动化业务中的手动和重复性任务。我们将首先介绍如何制定和计划个别工作流程，然后深入研究逐步连接您的应用程序到 Zapier 的过程，介绍 Zap 编辑器的两个版本，并通过一个示例来帮助您从头开始创建您的第一个 Zap。然后，我们将向您展示如何编辑您的 Zap 并在不同版本之间切换，以及如何访问由 Zapier 创建的各种预构建或指导工作流程，以加快您的 Zap 构建过程。我们将解释您可能在操作步骤中看到的不同字段类型，以及如何使用正确的数据格式进行其字段。我们将通过深入探讨最佳实践来确保持续改进您的流程来结束本章。

在本章中，我们将涵盖以下关键主题：

• 制定您的第一个工作流程

• 将您的应用程序连接到 Zapier

• 在 Zap 编辑器中创建您的第一个 Zap

• 了解字段数据类型

• 确保您的流程和自动化保持最新

一旦您完成了每个主题，您将成功地使用 Zapier 构建您的第一个工作流程自动化。

技术要求

要完成本章的内容，您需要访问 Zapier 账户。Zapier 的免费计划足以完成本章的内容。要使用版本，您必须订阅付费的 Zapier 计划。您可以在此处获取本章中使用的Zap 模板：bit.ly/zapier-book。使用这些模板将帮助您可视化流程如何运作。

制定您的第一个工作流程

在本书中，我们已经讨论了如何简化您的流程，确定可以自动化的内容，并评估您的业务应用程序与 Zapier 集成的方式。现在您已经准备好开始计划您的第一个工作流程了。

制定工作流程的以下步骤是必需的：

1. 回顾您的流程和应用程序信息

2. 创建逐步工作流程计划

让我们来看看这些中的每一个。

回顾您的流程和应用程序信息

从您的流程列表中，选择满足以下条件的五个优先级流程之一：

• 流程可以部分或完全自动化

• 与流程相关联的一个或多个应用程序与 Zapier 集成

• 您已经为每个应用程序制定了触发器、操作和搜索列表

现在，让我们探讨如何创建工作流程计划。

创建逐步工作流程计划

从您选择的流程中，选择一个您之前确定可以自动化的最简单的快速解决方案。使用您流程的这一部分来完成以下步骤，以制定工作流程。然后我们将在本章的下一部分中创建这个工作流程自动化。

我们将使用销售流程的示例来说明我们需要采取的步骤来制定工作流。

您的公司没有复杂的销售流程。您有两名销售人员使用 ActiveCampaign 管理您的销售管道。当市场营销线索达到一定的线索分数时，自动营销活动的打开和链接点击会在管道中创建新的交易。您的管理团队中也有一些成员，他们不需要访问 ActiveCampaign，但需要知道与这些新交易相关的特定细节的摘要。销售团队在创建了 ActiveCampaign 中的交易后，将此信息手动添加到 Google Sheets 电子表格中。管理团队已经发现，偶尔会有交易未添加到电子表格中，并且数据中经常出现转录错误。销售团队提到该流程耗时且容易出错，随着数量的增加而增加。您已经在前面的章节中完成了所有步骤，以简化此流程，确定它是否可以自动化，并评估 ActiveCampaign 和 Google Sheets 是否与 Zapier 集成以及以何种方式集成。

以下图显示了前述示例作为一个利用了 5W1H 方法的映射流程，我们在第二章中介绍了 准备自动化您的流程：

图 3.1 – 用于可视化示例的流程图

让我们使用这个例子逐步进行策略性工作流程：

1. 确定您的触发应用程序：在我们的示例中，触发应用程序是 ActiveCampaign。

2. 确定您的触发步骤事件：在我们的示例中，Zapier 触发步骤是 新交易已添加或已更新。当在 ActiveCampaign 中创建新交易时，此事件将触发 Zapier 中的工作流的开始。以下是相关的截图：

图 3.2 – 展示了 ActiveCampaign 应用程序概要配置的新交易已添加或已更新触发事件。

1. 确定触发器是定时的还是即时的：在我们的示例中，此触发器是即时的，这意味着在 ActiveCampaign 中创建交易后，Zapier 中的工作流将被触发。

提示

了解您的工作流程将多频繁更新是很方便的。如果您已经注意到您的触发器是定时的而不是即时的，请查看您的 Zapier 定价计划，以确定您的工作流程可能何时启动。例如，如果您使用免费计划，则更新时间为每 15 分钟，这意味着 Zapier 将每 15 分钟查找该触发应用程序中的新数据，以便它可以启动您的工作流程。这在第一章中讨论过，使用 Zapier 进行业务流程自动化简介。

1. 确定你的操作应用程序：在我们的示例中，操作应用程序是Google Sheets。

2. 审查您需要用于操作步骤的数据：在我们的示例中，我们想要从 ActiveCampaign 的交易中捕获以下信息，并将其添加到我们的 Google Sheets 电子表格中：

   • 交易名称

   • 公司

   • 联系人

   • 联系人电子邮件

   • 交易价值（以美元计）

   • 预期关闭日期

   • 交易所有者

我们的 ActiveCampaign 交易如下屏幕截图所示：

图 3.3 – 作为工作示例使用的 ActiveCampaign 交易（由 ActiveCampaign 提供）

1. 确定您的操作步骤事件：在我们的示例中，Zapier 操作步骤是创建电子表格行。此操作将在您指定的电子表格中创建一行新记录。如下屏幕截图所示：

图 3.4 – Google Sheets 应用程序概要，显示创建电子表格行操作事件

接下来，我们需要了解我们需要在操作应用程序中捕获哪些数据。在这种情况下，它是一个 Google Sheets 电子表格。其结构如下屏幕截图所示：

图 3.5 – 用于我们示例的 Google Sheets 电子表格（由 Google 提供）

您的数据标题在各种应用程序中可能有稍微不同的措辞；因此，最好记录下您可能希望在两个应用程序之间进行映射的内容。当我们开始在 Zapier 中构建工作流程时，这个练习将使我们的数据映射步骤更容易遵循。我们的示例如下图所示：

图 3.6 – 触发器和操作步骤之间的数据映射

现在您已经制定了工作流程，您可以开始将您的应用程序连接到 Zapier，然后在 Zapier 平台上创建您的第一个工作流程自动化。

将您的应用程序连接到 Zapier

在我们开始构建自动化之前，我们需要连接我们的应用程序到 Zapier，以允许 Zapier 检索和发布其中的数据。

重要提示

了解 Zapier 如何处理您的数据和安全性是一个重要话题。允许 Zapier 使用认证协议访问您的应用程序对于 Zapier 能够代表您执行任务自动化是必不可少的。您用于对应用程序进行身份验证以便 Zapier 可以与其连接的凭据使用银行级加密存储。Zapier 创建了一份关于数据隐私和安全性的全面资源，您可以在这里阅读：zapier.com/help/account/data-management/security-at-zapier。

应用程序连接可以从两个地方执行：

• 左侧边栏中的我的应用程序链接。

• 我们在触发器、操作或搜索步骤中的 Zap 编辑器。我们将在 在 Zap 编辑器中创建您的第一个 Zap 部分和 设置触发器步骤 中详细介绍这一点。

让我们首先看看 我的应用程序 方法。

在“我的应用程序”中连接您的应用程序

跟随以下步骤连接您的每个应用程序：

1. 在搜索栏中开始键入应用程序名称以显示下拉列表。然后，选择您的应用程序并单击 连接 按钮。您也可以只需单击 添加连接 按钮以显示一个弹出窗口，您可以在其中使用搜索栏搜索应用程序。如下截图所示：

图 3.7 – 连接新帐户的概述在“我的应用程序”

1. 选择您的应用程序后，将打开一个新窗口，提供有关如何授权该应用程序的说明。您可能需要输入以下一些详细信息：

   • Google 帐户详细信息（用于使用 Google 登录）

   • 用户名和密码

   • 应用程序域或子域 URL

   • API 密钥或令牌

小贴士

Zapier 提供说明，以解释您需要填写的字段以及如果此信息不立即显而易见如何找到此信息。

以下截图显示了 Freshdesk 的子域和 API 密钥请求示例：

图 3.8 – 使用 Freshdesk 中的子域和 API 密钥授权您的应用程序

重要说明

如果您选择要连接的应用程序时没有出现新的浏览器选项卡或窗口，请尝试禁用浏览器的弹出窗口拦截器。

1. 然后，您将被带到一个批准页面，告知您 Zapier 希望访问您的帐户以及如果您批准访问将允许 Zapier 执行的操作。您可以阅读有关隐私和风险的更多信息，如果您愿意继续，请单击 允许。这段文字可能在应用程序之间有所不同。下图显示了使用 Google 帐户的示例：

图 3.9 – 确认允许 Zapier 访问应用程序的 Google 批准页面

重要说明

如果您已使用用户名和密码将应用程序连接到 Zapier，并且您已更改了应用程序中的密码，则可能需要重新连接应用程序。以下是有关应用程序身份验证和重新连接要求的更多详细信息：zapier.com/help/manage/app-connections/what-should-i-do-in-zapier-if-i-change-an-app-account-password。

对涉及触发器和操作步骤的所有应用程序执行 步骤 1 至 3。

现在您可以在您的工作流程中使用已连接的应用程序，这意味着您可以专注于创建您的第一个 Zap。接下来，我们将讨论如何从 Zap 编辑器内连接应用程序。

在 Zap 编辑器中创建您的第一个 Zap

您可以创建 Zap 的三种方法：

• 创建 Zap（测试版）功能：这是一项当前处于测试版的 AI Zap 构建器功能。它允许您使用一个提示，该提示将使用 AI 功能为您生成一个草稿 Zap。我们将在第十九章中更详细地讨论此功能，AI 和自动化。

• 建议的工作流模板：一旦您添加了您使用的应用程序，在您的仪表板中，您将看到一些可以使用的工作流模板建议，以便快速开始使用 Zapier。我们将在本章后面讨论这个问题。

• 从头开始构建：学习如何使用 Zapier 自动化您的流程的最佳方式是从头开始构建您的 Zaps。

所有工作流都是在 Zap 编辑器中创建、编辑和维护的。可以随时从可展开的左侧边栏菜单中，通过单击 + 创建 Zap 按钮来访问 Zap 编辑器。首先，让我们看看如何导航 Zap 编辑器。

导航 Zap 编辑器

Zap 编辑器由两个视图组成，您可以在其中构建您的 Zaps：

• 经典编辑器：这是多年来 Zap 编辑器的原始用户界面，显示以静态块垂直堆叠的步骤。以下截图显示了此内容：

图 3.10 – 经典编辑器视图的结构

• 可视化编辑器：这是一个新发布的功能，允许您完全可视化您的 Zap，将整个 Zap 移动和重新定位到屏幕上，放大和缩小以更改视图，并导出您的 Zap 的图像。大多数新用户帐户将默认为 可视化编辑器。以下截图显示了此内容：

图 3.11 – 可视化编辑器视图的结构

两个 Zap 编辑器都由顶部栏中的文本字段、图标和按钮组成，并且在 经典编辑器 的右侧可展开面板或 可视化编辑器 的左侧可展开面板中。让我们更详细地看看这个结构，以了解每个部分为我们提供了什么。

顶部栏

顶部栏从左到右包含以下文本字段、图标和按钮：

• 后退箭头：单击此图标将带您到 Zap 管理区域。我们将在第四章中更详细地讨论这个区域，管理 您的 Zaps。

• 无标题 Zap：这是一个可编辑的文本字段，允许您为您的 Zap 指定一个自定义名称。适当命名您的 Zap 是管理工作流的重要部分。我们将在第四章中更详细地讨论这个问题，管理 您的 Zaps。

• 经典编辑器/可视化编辑器下拉菜单：此下拉菜单允许您在 经典编辑器 和 可视化编辑器 之间导航。

• “开/关”按钮：此按钮在您创建了 Zap、测试了它并消除了任何错误后才可用。您必须将您的 Zap 打开以使用实时数据。

• 发布按钮修复：此按钮允许您在发布后编辑您的 Zap。仅在您的 Zap 第一次发布后才可见。

• 三个点菜单：单击此菜单项会显示分享此 Zap按钮，该按钮允许您与拥有 Zapier 账户的任何人分享您创建的 Zap。仅在您发布您的 Zap 后才可见。我们将在第四章中更详细地讨论 Zap 分享，管理您的 Zaps。

Visual Editor 中的左侧面板和Classic Editor 中的右侧面板包含几个图标，一旦您用光标突出显示，就会显示以下文本，从上到下：

• 状态：此部分在菜单中以感叹号图标表示。与您的 Zap 中特定步骤相关的任何错误都将在此处突出显示。您可以单击通知以获取有关错误特定内容的更多信息。在尝试打开您的 Zap 之前，解决任何已突出显示的错误非常重要。

• 大纲：此部分在菜单中以列表图标表示。仅在您发布您的 Zap 后才在Visual Editor中可见。它显示了 Visual Editor 中构建出的 Zap 的所有步骤的摘要。选择此部分中的任何步骤会突出显示编辑器中的步骤。一旦开始创建复杂的多步骤 Zap，使用此部分作为快速参考工具对于识别工作流程中特定步骤所在的位置以及管理 Zaps 中的步骤（重命名、删除、重新排序和复制）非常方便。搜索栏同样重要，用于根据标题搜索步骤。我们将在第四章中讨论如何最好地命名您的 Zaps，管理您的 Zaps。当您开始创建多步骤 Zaps 并且在第六章中覆盖如何重命名、删除、复制和重新排序步骤时，我们将应用这些命名原则到步骤中。

• 设置：此部分在菜单中以齿轮图标表示，并允许您从任一编辑器内管理您的 Zap。您可以编辑 Zap 的名称，更改其存储的文件夹，添加或更改其描述（这对于做笔记很有用），并更改 Zap 的时区设置。我们将在第四章中详细讨论此内容，管理您的 Zaps。

• 版本: 此部分由菜单中的框和两条线表示，只有在您发布了您的 Zap 后才可见。付费计划的用户将能够查看每个保存的草稿和已发布版本的 Zap。专业计划及以上用户还可以恢复以前的版本。我们将在编辑您的 Zaps - 草稿和 版本部分进行更详细的讨论。

• 历史: 此部分由菜单中的时钟图标表示，并链接到Zap 历史模块。只有在您的 Zap 第一次被发布后才会可见。我们将在第五章中详细介绍Zap 历史，故障排除和处理 Zap 错误。

• 详情: 该部分以页面和闪电图标表示，只有在您的 Zap 发布后才可见。点击该图标将带您到 Zap 的详情页面。我们将在第四章中详细讨论这一点，管理 您的 Zap。

• 帮助: 该部分由菜单中的问号图标表示。这是一个有用的内置帮助台，显示可以从 Zap 编辑器内查看的“如何”帮助文章和视频。如果您在使用 Zap 时遇到问题，在页面底部，您会找到一个获取帮助链接，它将带您到 Zapier 支持页面，您可以在那里提交支持请求。

• 注释: 该部分由一个评论框图标表示，可用于添加有关 Zap 中步骤的更多信息。以下 Zapier 帮助文章提供了如何使用此功能的更多背景信息：help.zapier.com/hc/en-us/articles/16791272000525。我们将在第十九章中探讨如何使用 AI 功能生成 Zap 注释，AI 和自动化。

• 显示: 底部的任一面板上显示一个箭头图标。在经典编辑器中，箭头图标是向左的，而在可视编辑器中，箭头图标是向右的。点击这个图标可以展开面板的视图，显示其他图标和它们的名称。

可视编辑器视图的左下部分

可视编辑器视图的左下部分显示了可以执行以下操作的控件：

• 放大: 您可以使用+图标来增加屏幕缩放百分比。缩放百分比显示在+和-图标之间。

• 缩小: 您可以使用-图标减少屏幕缩放百分比。

• 适合查看: 这个控件由一个指向盒子每个角的四个箭头图标表示。点击这个控件可以让您调整您的 Zap，以便全屏查看。

• 导出为图像: 这个控件由一个向下的箭头和一条线图标表示。它允许您将当前视图的图像下载到您的设备上。

如下截图所示：

图 3.12 – 底部左侧的可视化编辑器控件

编辑区域

编辑区域是 Zapier 真正发挥魔力的地方。这是你可以逐步创建工作流自动化的地方。编辑区域的结构如下：

• 创建一个 Zap AI 构建器功能（测试版）：新的 Zapier 账户用户可能看不到此功能显示，因为它目前仍处于测试版阶段。我们将在第十九章，AI 和自动化中更详细地讨论这个功能。

• 触发步骤框：这是你的触发步骤。你可以通过搜索或选择要添加到触发步骤的应用程序来开始构建你的 Zap。当你创建一个新的 Zap 时，触发步骤可能会显示为弹出窗口。

• 加号（+）图标：这些图标出现在所有步骤之间和最后一个步骤之后。点击这个图标可以在现有步骤之间添加操作、搜索、过滤、延迟和格式化步骤，以及在最后一个步骤之后添加路径。我们将从第六章更详细地讨论这个问题，创建多步骤 Zap 和使用内置应用程序。

• 操作步骤框：这是你的操作步骤。点击这个步骤来开始设置你的操作步骤。

在经典编辑器中，Zap 的定制是在主编辑区域进行的，而在可视化编辑器中，右侧面板会展开以允许你对步骤进行编辑。一旦你将一个应用程序添加到了触发或操作步骤中，步骤框的右上角会显示一个图标，即一个三点图标。点击这个图标将允许你重命名、重新排序、复制和粘贴、去重步骤。对于操作步骤，你还可以选择删除此步骤。你不能删除触发步骤，但你可以编辑它。我们将在本章稍后详细讨论这个问题。

现在我们对如何在两个编辑器中进行导航有了更好的理解，我们可以开始创建我们的 Zap 了。我们之前确定了我们的触发和操作应用程序，我们相关的步骤以及我们将在应用程序之间映射的数据。

重要提示

为了简化起见，本书其余章节中显示的所有截屏都是从经典编辑器视图中获取的。在相关情况下，我们将讨论经典编辑器和可视化编辑器视图之间的差异。

我们现在将使用本章前面的工作示例来说明如何创建一个 Zap。你可以按照你之前制定的工作流程来完成这些步骤。

设置你的触发步骤

首先，我们将从触发步骤开始。让我们逐步使用我们的示例来设置我们的触发步骤：

1. 开始编辑触发步骤：当你打开经典编辑器视图时，触发步骤将会自动打开。在可视化编辑器视图中，这将以弹出窗口的形式呈现。

2. 选择您的触发应用程序：从触发步骤中呈现的应用程序列表中选择一个作为触发应用程序连接。如果您在列表中没有看到它，请在上方的搜索栏中搜索它。搜索栏允许您在应用程序列表中未显示时搜索您选择的应用程序。选择任何应用程序都将允许您开始自定义您的触发和动作步骤。在我们的示例中，我们将选择ActiveCampaign。在经典编辑器视图中，更改将在主编辑区域内进行，而在可视化编辑器视图中，右侧面板会展开，以便您进行编辑。

3. 选择您的触发事件：现在，选择您的触发事件。在我们的示例中，我们将选择New Deal Added or Updated作为我们的触发事件，如下截图所示：

图 3.13 – 在 Zap 编辑器中使用 ActiveCampaign 应用程序的 New Deal Added or Updated 触发事件

点击继续按钮。

1. 选择你的触发器应用程序帐户：从下拉列表中选择你的应用程序帐户。列表只会显示与您在步骤 2中选择的应用程序相关的帐户，以及您之前连接到 Zapier 的帐户。您也可以点击更改按钮，然后点击连接新帐户按钮来连接和验证新的应用程序帐户。这将带您完成我们在本章将您的应用程序连接到 Zapier部分讨论的相同流程。另一个选择是点击在此处管理您所有已连接的帐户链接，这将使您能够在我的应用程序模块中编辑您的连接。如下截图所示：

图 3.14 – 在触发步骤中连接 ActiveCampaign 帐户到 Zapier

点击继续按钮。

1. 选择你的样本数据并测试你的触发器：接下来，我们需要从我们的应用程序（以我们的示例为例，是 ActiveCampaign）中找到样本数据来测试我们的触发器。这将确认我们正在使用正确的应用程序帐户，并且触发器步骤正常工作。点击测试按钮。Zapier 将在您的应用程序中搜索数据，几秒钟后，将这些数据拉入编辑器中，编辑器将显示记录被拉入的日期。

提示

我们建议您在测试 Zaps 时尽可能创建测试数据、样本数据集或虚拟数据。这可以帮助您避免在您的应用程序帐户中损坏实时数据。

1. 测试公司交易，与deal_title数据标签相关联。我们将使用此交易的名称作为唯一标识符来检查我们是否有正确的示例数据用于测试。您可以浏览数据或使用搜索栏查找您的数据。使用搜索栏将突出显示包含该文本的数据值的数量；您可以使用箭头键和滚动条轻松找到它们。如下截图所示：

图 3.15 – 使用唯一标识符在示例中搜索数据

1. 更改示例数据：您可以通过使用上下箭头选择示例标头（对于我们的示例，图 3**.15标示为交易 G）并选择其他选项（如果可用）来更改示例数据。要检索更多示例数据，请选择查找 新记录。

2. 完成触发器步骤：选择继续使用所选记录以继续进行操作步骤。如果您的触发器设置正确，则将在应用程序徽标旁边看到一个绿色的勾号，如下截图所示：

图 3.16 – 在 Zap 编辑器中完成的触发器步骤

重要提示

一些应用程序集成只允许通过有限数量的示例数据集。在某些情况下，只会传递最近创建的数据。在测试触发器时，您可能需要创建额外的示例集。此外，某些应用程序集成在应用程序中拉取任何现有示例数据时存在问题，并将为您提供虚拟示例数据供您使用。在这些情况下，使用虚拟示例数据来测试您的触发器步骤。当 Zap 打开时，您的 Zap 将正确地使用“实时”数据。如果这不起作用，请联系 Zapier 支持。

接下来，我们将设置我们的操作步骤。

设置您的操作步骤

在操作步骤中，您将找到两种主要的字段类型：

• 选择值…，您可以从中选择从我们的操作应用程序中带入的下拉列表中的设置值，或添加自定义值。当我们探讨多步 Zaps 时，我们将更详细地讨论使用自定义值。

• 在 Google Sheets 电子表格中的交易名称单元格，当创建新行时始终显示测试交易，我们将在该步骤的字段中输入测试交易。另一方面，使用动态数据意味着该值在运行 Zap 时将代表实时数据。此数据是从您的触发器应用程序检索的（或者如果您正在使用多步 Zaps，则是从先前的操作步骤检索的）。

提示

在表格中绘制数据有助于您识别不同应用程序中的动态数据名称。通常，数据的标题可能与您期望的不同。这些命名约定是基于 API 字段在应用程序中给出的标题。关于图 3**.6中的数据表和图 3**.15中的触发器数据，在我们的示例中，我们可能希望看到deal_title的值，而不是contact_orgname或deal_orgname。随着您对触发器和操作步骤中的字段数据命名和呈现方式越来越熟悉，您可以向数据映射表中添加一个额外的列，显示 API 字段的名称。

在以下截图中显示了一个示例，在其中在两个单独的动作步骤中的交易名称字段中使用了静态文本和动态文本：

图 3.17 – 使用动态数据（在方框内）和键入静态文本（由箭头指示）来映射 Google Sheets 动作步骤字段

现在，让我们逐步指南来设置我们的操作步骤，如下所示：

1. 开始新的步骤：单击标记为2. 操作的第二步，以显示应用程序列表。

2. 选择您的操作应用程序：从显示的应用程序列表中选择您的操作应用程序。如果在列表中找不到它，请在上方的搜索栏中搜索它。在我们的示例中，我们将选择Google Sheets。

3. 选择您的操作事件：现在，选择您的操作事件。在我们的示例中，我们将选择创建电子表格行作为我们的操作事件。点击继续按钮。

4. 选择您的操作应用程序帐户：从下拉列表中选择您的应用程序帐户。此步骤的功能与触发器应用程序帐户步骤相同。点击继续按钮。

5. 自定义您的操作步骤：接下来，我们需要自定义我们的操作步骤。在我们的示例中，我们需要做的第一件事是选择 Zapier 要将数据添加到的电子表格。使用选择值…字段，Zapier 将从我们的动作应用程序中带入一组固定值的列表。在我们的示例中，Zapier 将带入一组电子表格，并且一旦选择了电子表格，就会显示该表内的工作表列表。如下截图所示：

图 3.18 – 选择要在 Zapier 动作步骤中使用的 Google Sheets 电子表格和工作表

在我们的示例中，其余的字段类型都是输入文本或插入数据…；我们将使用此来描述如何映射您的字段。

一旦您选择了要映射的领域（在本例中使用输入文本或插入数据…字段），将显示动态数据的下拉列表。此动态数据将以以下格式呈现：

• 图标，代表起始应用程序（在我们的示例中为 ActiveCampaign）。它将类似于应用程序的标志。

• 1. 在多步 Zaps 中，此编号将帮助您确定要从哪个步骤映射数据。

• 加粗的文本带有冒号，代表应用程序中编码的字段名称 – 即，API 字段名称。

• 普通样式的文本，代表应用程序中的动态数据。

这在下面的屏幕截图中显示：

图 3.19 – 动态数据的结构

您可以选择显示所有选项以显示所有数据，您可以滚动浏览，或者使用搜索栏搜索特定文本。

现在我们可以利用图 3**.6中的信息来协助我们映射我们的字段数据。使用我们的示例，我们可以在搜索栏中输入 Test Company deal 标题，如下面的屏幕截图所示：

图 3.20 – 在操作步骤中搜索动态数据

确定要映射到该字段的正确数据集，并选择相关数据。对每个字段重复此操作。

重要提示

填写任何标记为必填的字段。如果没有这些字段，您将无法测试您的操作步骤。

一旦您映射了所有字段，生成的操作步骤表单将类似于下面的屏幕截图（使用我们的示例）：

图 3.21 – 带有映射字段的完成操作步骤表单

如您从图 3**.21中可以看到的，您可以将两个或更多值动态映射到字段中以形成新单词。例如，在 Deal Owner First Name 数据值和 Deal Owner Last Name 数据值中显示完整姓名。

1. 测试您的数据：一旦您满意您的字段映射是正确的，点击继续。接下来，我们需要通过将数据发送到我们的操作应用程序，Google Sheets，来测试我们的数据。您可以查看我们将发送的数据，并点击测试操作按钮。未填写的字段将在空字段部分中突出显示。这在下面的屏幕截图中显示：

图 3.22 – 操作步骤中测试操作块中的数据测试选项

如果您不想发送测试数据，您也可以选择跳过测试。

如果您的请求成功，您将看到一个突出显示的成功消息。您可以选择重新测试操作以保持在测试块中看到另一个结果，或者选择发布以发布您的草稿并打开您的 Zap。

会弹出一个提示框，显示准备发布您的 Zap？和一个发布按钮。点击发布按钮以发布并打开您的 Zap。

1. 检查您的操作应用中的数据：始终检查您的数据是否已正确发送到您的操作中。如下截图所示，包括填写的预期截止日期：

图 3.23 – 成功发送测试数据的操作步骤显示在 Google Sheets 中（由 Google 提供）

提示

Zapier 根据步骤的功能为触发器和操作步骤分配标准名称。养成更改这些标准名称并使用适用于您的工作流程的关键字重命名操作步骤的习惯。然后，您可以使用右侧菜单中的大纲图标搜索步骤。当您有复杂的多步 Zap 并且正在与团队合作时，这将非常方便。

您可以在此处获取此 Zap 的模板并将其添加到您的 Zapier 帐户：https://bit.ly/zapier-book。使用此 Zap 模板将帮助您可视化该过程的工作方式。

提示

对于我们的示例，您需要记住，触发器将在每次在 ActiveCampaign 中添加或更新新交易时运行。这意味着我们也将把更新后的交易添加到 Google Sheets 电子表格中作为新行。您可以使用搜索操作步骤来检查 Google Sheets 电子表格，以查看交易是否已存在于表中，然后立即使用 Filter by Zapier 步骤仅在交易不在表中时允许 Zap 继续。我们将在第六章中讨论使用搜索操作步骤，创建多步 Zap 和使用内置应用程序，以及在第七章中使用 Filter by Zapier，入门 内置应用程序。

理解步骤中的状态

在构建 Zap 时，请注意步骤中的状态。这将帮助您确定 Zap 中是否存在功能问题，并确保您的 Zap 可以无错误地发布。状态显示在两个地方：

• 在步骤块内：如果步骤的部分处于正常工作状态，则用绿色勾号图标表示，如果需要操作，则用黄色感叹号图标表示。如下截图所示：

图 3.24 – 步骤块内的状态

• 在右侧面板中的状态部分：此部分突出显示 Zap 中的问题，并指示哪个步骤存在问题，问题可能是什么以及如何解决。如下截图所示：

图 3.25 – 在经典编辑器视图中右侧面板中的状态

重要提示

在尝试发布您的 Zap 之前，请解决任何状态问题。

现在你已经创建了触发器和操作步骤，解决了任何状态问题，并测试了你的 Zap，你需要给它命名并打开它，以便它可以触发所选事件的触发器应用程序并在实时数据上运行。

给你的 Zap 起个名字和启动它

让我们给 Zap 命名，以便可以轻松识别它。我们可以在顶部面板的新的 ActiveCampaign 里添加新交易时创建新的 Google Sheets 行中进行这样的操作。我们将在第四章，管理你的 Zaps中详细讨论如何最好地命名 Zaps。

你需要做的最后一件事是启动你的 Zap。可以使用顶部菜单中的发布按钮或 Zap 编辑器底部的弹出窗口完成此操作。一旦发布，你的 Zap 将处于只读模式，不能进行调整。

干得好，你刚刚从头开始创建了你的第一个工作流自动化！

接下来，让我们了解如何编辑你的 Zap 并理解草稿和版本功能。

编辑你的 Zap - 草稿和版本

当您开始创建一个 Zap 时，Zapier 将自动将任何更改保存为草稿。一旦 Zap 首次发布，您可以在不关闭它的情况下对其进行编辑。这意味着在您对 Zap 进行更改时，Zap 将继续触发和运行。即使您退出特定 Zap 的 Zap 编辑器，对 Zap 的更改也将保存。

在编辑你的 Zap 时，上次保存的草稿的时间会显示在 Zap 标题下方的文字中，如下面的屏幕截图所示：

图 3.26-草稿保存时间戳

要对你的 Zap 进行编辑，点击 Zap 编辑器底部的编辑按钮或右上面板的编辑 Zap按钮。如下面的屏幕截图所示：

图 3.27-编辑 Zap

如果你之前编辑过你的 Zap 并保存了草稿，将会弹出一个弹窗，给你选择删除草稿的选项，点击放弃按钮即可。你也可以点击编辑草稿按钮来继续使用和编辑你之前创建的草稿：

图 3.28-编辑带有现有保存草稿的 Zap

你可以继续编辑之前保存的草稿。

提示

无法在已保存但未发布的草稿上保存有关整体更改的注释，如果你还没有发布更改，很容易忘记所做的更改。如果你计划在发布之前将来进一步处理草稿，请记下你的更改，并在右侧面板的设置下的描述框中进行。这将确保您有您未发布更改的记录。

发布新版本的 Zap

当您准备好发布更改时，请单击发布按钮。 您将收到一个弹出窗口，以便您可以通过输入版本名称来发布新版本。 在版本名称字段中填写尽可能多的描述性信息，以帮助您记住您所做的更改。 单击取消按钮取消发布操作或单击发布以继续发布 Zap 的新版本：

图 3.29 – 发布 Zap 的新版本

重要提示

版本功能在免费计划中不可用。 在入门版计划中，版本历史记录保存 1 周，在专业版计划中保存 1 个月，在团队版计划中保存 6 个月，在公司版计划中保存 1 年。 版本回滚仅适用于专业版计划及更高版本

现在，您已经发布了 Zap 的新版本，请让我们探索如何管理 Zap 的版本历史记录。

管理 Zap 的各个发布版本

您可以通过单击官方编辑器视图中右侧面板或可视编辑器视图中左侧面板中的版本按钮，来管理 Zap 的不同发布版本。 这将显示您 Zap 的先前发布版本的列表，最旧的版本在底部，最新版本通常标有正在使用标签。 还将显示发布该版本的用户以及发布时间。 然后可以执行以下操作：

• 重命名版本：单击任何版本旁边的三个点图标，显示一个下拉菜单，在其中单击重命名版本选项即可更改版本的名称

• 恢复到以前的版本：单击该版本以显示编辑器中的该版本，然后单击下拉菜单，并选择从该版本开始编辑选项，以将该版本带入编辑器进行更改或者发布不更改

如下截图所示：

图 3.30 – 管理 Zap 的各个发布版本

现在，让我们讨论使用预构建工作流的好处。

使用 Zapier 的引导式工作流（Zap 模板）

使用 Zap 编辑器开始构建您的 Zaps 是学习如何使用 Zapier 的最佳方式。 但是，您可以通过探索和使用预构建的模板或称为 Zap 模板的引导工作流来节省时间。 Zapier 已经使用常见的应用程序组合和相应的触发器或操作事件创建了数千个单步 Zap。 可以从本章节中提到的各个位置访问这些 Zap 模板；然而，使用引导式工作流的最实用位置是从主仪表板开始，并使用制作 Zap交互式工具。

您只需输入要连接的两个应用程序以及您的触发器和操作事件。然后，Zapier 将为您提供一个预构建的 Zap 供您使用。选择 尝试 继续，这将直接带您进入 Zap 编辑器，或者选择 取消 重新开始。以下截图显示了使用我们的示例工作流的情况：

图 3.31 - 使用“制作 Zap”预构建工作流工具

Zapier 提供了交互工具的变体，例如主仪表板上的 为您推荐的工作流 选项。这通过命名目标提供了一种更具体的方法。例如，您可以选择一个模板将新的 WordPress 帖子发布到您的 Facebook 页面，然后按照连接您的 WordPress 和 Facebook 页面帐户的步骤来自定义 Zap，测试它并发布它。

重要提示

一些帐户可能在仪表板中显示 创建 Zap (beta) AI 功能，从而取代 制作 Zap 交互式工具。我们将在第十九章中更详细地探讨此功能，AI 和自动化。

您现在应该对如何从头开始创建 Zap，以及如何使用 Zapier 创建的预构建工作流有了更好的了解。现在，让我们看看在操作步骤中可能显示的不同字段类型。

了解字段数据类型

现在我们已经创建了我们的第一个 Zap，我们必须详细说明您在 Zapier 操作步骤中可能看到的不同类型的字段。

在前一节中，我们介绍了两种常见的字段类型，选择值... 和 输入文本或插入数据...，以及如何使用它们来映射您的 Zaps 中的字段。除了这两种常见的字段类型之外，还有五种不同的字段数据类型，允许您以特定格式添加数据。每种字段数据类型都由一个图标表示，如下表所示：

图 3.32 - 操作步骤字段数据类型

这些字段数据类型由您的操作应用程序的数据发布格式要求所决定。例如，如果您的操作应用程序是 Xero（一个会计应用程序），并且您想要创建一个新的发票，那么您的发票日期字段将仅允许您添加日期/时间数据值以使请求成功。

我们将依次讨论这些字段数据类型。

日期/时间

日期/时间字段 类型由并排的日历和时钟图标表示。此字段需要以日期形式的数据，可以带有或不带有时间。

下面是来自会计应用程序操作步骤的日期/时间字段的示例截图：

图 3.33 - 会计应用程序操作步骤中的日期/时间字段

支持的格式

Zapier 识别并支持各种时间/日期格式，如下所示：

• 标准国际 (ISO) 格式 - 例如，2020-07-15T13:05

• Unix 时间戳（自 1970 年 1 月 1 日以来的秒数）– 例如，1591537509

• 今天中午

• 下周一下午 5 点

• 2020 年 5 月 15 日下午 9 点美东时间

时区设置

在第一章，通过 Zapier 进行业务流程自动化简介，以及本章早期，我们讨论了如何更改您的账户时区设置和 Zap 时区设置。如果您在时间/日期数据中未指定时区，例如今天中午，Zapier 将使用您的账户或 Zap 时区设置。

您应在字段中使用的格式是为操作应用程序所需的。每个应用程序都有不同的所需日期/时间格式和时区设置。每个应用程序都将识别某些时间格式/时区设置，而不是其他。如果您不确定您的操作应用程序所需的确切格式，或者如果数据未如预期般发布，您应联系 Zapier 支持。

我们将在第十四章中讨论如何格式化日期和时间值。

数字（整数）

数字（整数）字段类型由数字1 2 3表示。此字段需要以整数形式提供数据，这是一个正数或负数的整数（也可以是零）。此字段通常用于选择唯一标识符记录，例如用户、公司和项目的 ID 编号，以及在操作应用程序中的数字特定字段中发布数字字符串。

短信发送应用程序操作步骤中数字（整数）字段的示例显示在以下屏幕截图中：

图 3.34 – 来自 CRM 应用程序操作步骤的数字（整数）字段，指示 ID 值的输入

布尔（真/假）

true 或 false 值表示字段在操作应用程序中的表示方式。这些值可以转换如下：

• true、yes、t或1

• false、no、f或0

在下面的屏幕截图示例中，当在 Xero 会计软件中创建发票时，您可以选择将发票标记为发送给联系人。值为 True 表示是，而值为 False 表示否：

图 3.35 – 来自 Xero 会计应用程序操作步骤的布尔（真/假）字段

文件

文件字段类型由文档图标表示。这些字段需要以在线可访问文档文件的形式提供数据，而不是文档的名称。通常，这些文档文件由动态数据中的文本表示（标记为（存在但未显示）），并且可以是各种文件格式。

电子邮件应用程序操作步骤中两种不同格式的文件字段的示例显示在以下屏幕截图中：

图 3.36 - 来自电子邮件应用程序操作步骤的文件字段，映射了两种不同的格式

注意

只能向一个字段添加单个文件。

您可以在字段中键入文本，Zapier 将其转换为包含填充内容的.txt文件。然后将其上传到操作应用程序。您还可以添加一个 URL，Zapier 将检查内容，尝试相应命名，并将其上传到操作应用程序 - 例如，如果您添加了图像的 URL，而不是图像文件本身。

十进制

十进制字段类型由1.0表示。这些字段需要以小数形式的数字数据，并且可以是可变小数位数的。其理论与数字（整数）字段类似；但是，如果缺少小数部分，则 Zapier 将在将数据发布到操作应用程序之前添加它。

下图显示了会计应用程序操作步骤中的十进制字段示例：

图 3.37 - 来自会计应用程序操作步骤的十进制字段

您现在应该对操作步骤中使用的不同类型的字段数据有了更好的了解。现在，让我们探讨如何使您的工作流自动化保持最新状态。

确保您的流程和自动化保持最新状态

在第一章、通过 Zapier 实现业务流程自动化的介绍，以及第二章、准备自动化您的流程 中，我们介绍了使用业务流程自动化原则来改善您管理流程的方式，并通过自动化使其更加高效。现在，我们需要讨论以持续改进为目标构建您的工作流程的重要性。

由于经济影响、员工流动、优先级和目标以及增长，企业不断变化。因此，公司的工作方式以及任务的执行方式经常会发生变化。此外，应用程序集成经常会更新和改进。定期审查您的流程将确保您从这些升级中受益，并与您的业务当前功能的方式保持一致。业务流程自动化原则考虑到企业和技术不断发展，并促进制定持续改进计划。

实现有效的工作流自动化在您的业务中成功实施的五个关键步骤如下：

1. 发现：分析和简化您的流程，并逐步规划您的工作流程。

2. 创建：构建您的工作流程并进行测试。根据需要调整您的工作流程。

3. 实施：记录您的工作流程，培训所有用户，并让其他相关团队成员了解新流程。启动您的工作流程。

4. 复盘：不断监控工作流程性能。定期审查您的流程，评估是否可以改进。您可以通过重复第二章, 准备自动化您的流程中描述的练习，并检查它们是否仍然相关、有用，并且没有多余或浪费来做到这一点。

5. 改进：评估哪些步骤可以被改变和改进。

完成所有五个步骤后，定期计划地重复第 1 步。

通过定期重新评估您的 Zapier 工作流程，您将能够去除不必要的步骤，最终减少任务使用。遵循这些原则将确保您的流程和后续自动化与当前情况保持一致，并保持精简和无差错。

总结

在本章中，我们首先讨论了如何制定个人工作流程的战略，然后深入研究了将您的应用程序连接到 Zapier 并在 Zapier 中创建您的第一个工作流程自动化（Zap）的逐步过程。我们探讨了如何编辑您的 Zaps 并利用版本历史记录在不同版本之间切换的方式，以及如何访问并使用各种预构建的工作流程。我们还探讨了动作步骤中可以找到的不同类型的字段以及如何正确使用这些字段。最后，我们深入探讨了确保持续改进流程的最佳实践。

您现在知道如何计划您的工作流程并从头开始或使用 Zap 模板在 Zapier 中创建它们。您还知道如何使用不同类型的字段数据并通过不断改进您的流程。您还创建了您的第一个自动化工作流程。

下一章中，我们将介绍如何通过为 Zap 命名和使用文件夹的方式来组织您的 Zap 的最佳方法。我们将讨论如何管理单个 Zap，并帮助您了解 Zap 的状态。我们还将介绍如何管理连接到您的 Zapier 账号的应用程序，然后描述如何与其他 Zapier 用户共享单个 Zap 的副本以及如何与团队共享 Zaps 和文件夹。

问题

1. Zapier 可以要求您以三种方式连接和验证您的应用程序吗？

2. 添加数据到动作步骤的三种选项是什么？

3. 除了两种通用类型的数据字段外，还有哪五种特定的字段数据类型？

第四章：管理你的 Zaps

在本章中，我们将讨论管理和维护你的 Zapier 账户中数据的最佳方法。随着你构建更多的 Zaps，保持它们有序将变得更加重要以保持结构。因此，我们将从解释如何使用最佳命名约定和使用文件夹来保持你的工作流程在 Zap 管理区域中组织有序开始本章。接下来，我们将讨论如何管理单个 Zaps 并利用 Zap 设置 区域。然后，我们将帮助你理解 Zap 状态，然后讨论如何最好地管理你连接的应用程序。最后，我们将讨论如何与其他 Zapier 用户分享你的工作流程。

我们将在本章讨论以下关键话题：

• 保持你的 Zaps 有序

• 如何管理你的 Zaps

• 理解 Zap 状态

• 管理你连接的应用程序

• 分享你的 Zaps 和文件夹

一旦你完成了每个主题的学习，你就会知道如何保持你的工作流程组织有序，如何维护和分享它们，以及如何管理你连接的应用程序。

技术要求

要完成本章的内容和练习，你需要访问 Zapier 账户。Zapier 免费计划足以完成本章大部分内容。对于 分享你的 Zaps 和文件夹 部分的一些说明，你需要在团队或公司计划上拥有 Zapier 账户。

保持你的 Zaps 有序

在 第三章，构建你的第一个自动化工作流（Zap） 中，我们介绍了创建第一个工作流自动化所需的步骤。随着你重复这个过程，你将建立更多的 Zaps 来自动化你的其他业务流程。确保你已经创建了一个组织工作流的系统是更加重要的。因此，在你建立了一些工作流程之后，开始理解如何最好地保持你的 Zaps 有序并启动这个过程是一个很好的实践。

这是你可以采取的几个步骤来帮助你保持你的 Zaps 有序：

• 给你的 Zaps 添加适当的标签

• 在 Zap 管理区域使用文件夹和子文件夹

让我们讨论一下它们。

给你的 Zaps 添加适当的标签

从组织的角度来看，你应该用足够的信息来命名你的 Zaps，以确保标题足够描述该 Zap 的功能。适当地标记你的 Zaps 将使你能够将它们分组，搜索它们，并在 Zap 历史记录 中快速识别它们以及在排除错误时。

你可以用几种方式来命名你的 Zaps，你选择哪种方式取决于你的业务和个人偏好。以下是一些常用的 Zap 命名方法：

• 使用触发器和操作描述

• 使用唯一标识符

• 添加数字、字母或罗马数字

当我们审查每个内容时，想一想能帮助你识别你的 Zaps 的关键字。

使用触发器和操作描述

最明显的方法是在触发应用程序中的事件触发时，使用简短描述描述操作步骤中发生的情况。在第三章，创建您的第一个自动化工作流程（Zap） 中，我们使用一个实例来说明 Zap 构建过程。在我们的示例中，我们建立了一个工作流程，当在 ActiveCampaign 中创建新交易时触发，结果导致在 Google Sheets 电子表格中添加一行。我们选择将该 Zap 命名为 在 ActiveCampaign 中创建新交易时，创建新 Google Sheets 行。如果您的 Zap 触发器是新联系人添加至在 SendinBlue 中添加新联系人时，创建新项目。

这是您将在大多数 Zapier 预构建/引导式工作流程中看到的典型安排。

使用唯一标识符

如果突出显示这一点特别重要，您还可以选择指定一个唯一标识符，例如参与触发器或操作步骤的用户、文件或应用程序帐户。例如，如果您有多个 Zaps 完成类似结果但基于不同条件触发，比如特定于某用户的情况，您可以将用户的名字添加到标题中以帮助您区分这些工作流程之间的区别。在我们的示例中，我们可能选择突出使用的 Google Sheets 电子表格，并将 Zap 命名为 在 ActiveCampaign 中创建新交易时，创建新 Google Sheets（我们的交易）行。

提示

当您开始构建多步骤的 Zaps 时，使用这种方法命名您的 Zaps 可能会变得复杂。不要过度复杂化命名过程。尽可能缩写，使用关键词，并使您的 Zap 标题简短但描述性。

使用唯一标识符对基于关键字筛选和搜索 Zaps 尤为有用。

添加数字、字母或罗马数字

另一种经常使用的 Zap 命名方法是在短触发器/操作描述之前添加数字、字母、罗马数字或适当的组合。在我们的示例中，我们可能选择编号并命名 Zap 为 1a. 创建新 Google Sheets（我们的交易）行，当在 ActiveCampaign 中创建新交易时。如果您已经将工作流程拆分成镜像实际自动化流程步骤的工作流程，那么这种方法尤其有用。由于 Zaps 在 Zap 管理区域以字母数字顺序列出，因此以这种方式命名您的 Zaps 对于按特定顺序查看 Zaps 也很有帮助。对 Zaps 进行编号也有助于快速查阅 Zap 历史信息。

在开始使用 Zapier 自动化流程后不久，即可开始使用合适的命名系统，这将在日后组织您的 Zaps 时节省时间和精力。

提示

尽管 Zapier 显示 Zap 的变更日志和修订历史，但版本历史仅适用于付费计划。如果您使用的是免费计划或与团队合作，您可能会发现向 Zap 设置描述框中添加有关对 Zap 的更改很有用，我们将在本章后面的部分在 Zap 编辑器中使用 Zap 设置选项卡中进一步讨论此情况。

现在，让我们回顾如何使用文件夹为您的 Zapier 账户带来更多组织。

在 Zap 管理区使用文件夹和子文件夹

充分命名您的 Zaps 无疑是一个良好的做法。如果我们将其与将 Zaps 分类到文件夹和子文件夹（文件夹中的文件夹）相结合，那么您的 Zaps 将很容易找到和维护。文件夹可以在 Zap 管理区中创建和管理，可以通过单击左侧边栏中的Zaps图标或导航至zapier.com/app/zaps来找到。

Zap 管理区分为左侧面板和中央面板，如下面的截图所示：

图 4.1 – Zapier Zap 管理区概述

我们将在如何管理您的 Zaps部分讨论中央面板，因此让我们深入研究如何使用左侧面板来管理文件夹。

左侧面板用于管理文件夹，结构如下：

• 搜索栏：您可以使用搜索栏使用关键字过滤您的 Zaps。这些经过筛选的 Zaps 将在中央面板上显示，并显示具有该关键字搜索结果的标题。如下截图所示：

图 4.2 – 使用关键字搜索筛选您的 Zaps

• 私人文件夹：此部分显示您拥有的所有文件夹以及其中包含的 Zaps。如果您使用团队或公司计划，这些文件夹和其中的 Zaps 将仅对您可见。

• 共享文件夹：此部分仅在您订阅团队或公司计划时可用。在此创建的文件夹可以与个别用户共享，或者，如果您使用公司计划，可以与您在团队中设置的特定用户组共享。我们将在共享您的 Zaps 和文件夹部分更详细地讨论使用共享文件夹。

• 暂停：此文件夹包含已暂停的 Zaps。我们将在第五章，故障排除和处理 Zap 错误中更详细地讨论暂停Zap 运行。

• 回收站：此文件夹保存已删除的 Zaps。已删除的 Zaps 在永久删除之前将在此文件夹中保存 30 天。

提示

您可以将您的 Zaps 存档而不是永久删除它们。 创建一个名为Archived的文件夹来存储您将来可能需要参考的 Zaps，以便如果您将它们添加到回收站中，则不会永久删除它们。

从左侧面板，您可以执行以下操作：

• 创建和命名文件夹

• 选择文件夹以查看其内容

• 管理您的文件夹

让我们逐个来看看这些。

创建和命名文件夹

您可以通过单击私人文件夹和共享文件夹旁边的+图标来创建新文件夹（如果使用团队或公司帐户）。 将出现一个弹出窗口，您可以添加最多 255 个字符的标题，以帮助您识别文件夹。 然后，如果您希望取消，则单击取消按钮，如果您希望保存新标题，则单击完成按钮。

命名您的文件夹

正如我们在本章前面讨论过的那样，适当命名您的 Zaps 对于组织它们至关重要。 您选择将 Zaps 分组到文件夹中的方式同样重要。 再次强调，这将取决于个人偏好和符合您业务需求的内容。 但是，以下是一些对文件夹进行分类的方式的示例：

• 按焦点应用程序或应用程序类别：您可以根据触发器和动作步骤中使用的主要应用程序将 Zaps 分组，例如“Salesforce”。 或者，您可以按应用程序类别将它们分组，例如“调查”。

• 按部门或业务功能：您可以将 Zaps 分组，例如“市场营销”，“销售”和“运营”。

• 按客户：如果您是自由职业者或承包商，并且您在自己的帐户中管理了几个客户的工作流程，您可以相应地将您的 Zaps 分开。

与 Zaps 一样，文件夹按字母数字顺序列出。 每个文件夹显示为其中存储的 Zaps 的名称和数量。

选择文件夹以查看其内容

您可以选择一个文件夹来显示和管理文件夹中的 Zaps。

管理您的文件夹

单击三个点图标（不适用于主页文件夹）以显示下拉列表，允许您执行以下操作：

• 移动：选择此选项将允许您将文件夹移动到另一个文件夹中，从而创建一个子文件夹。

• 重命名：选择此选项将允许您编辑文件夹名称。

• 新文件夹：选择此选项将允许您在另一个文件夹中创建一个子文件夹。 使用子文件夹对于保持您的 Zapier 帐户组织良好非常有用。

• 分享：此选项适用于团队或公司帐户的用户。 您可以共享一个文件夹以及该文件夹中的所有 Zaps。 分享选项将在文件夹的所有者的私人文件夹中提供。 一旦共享，共享选项将显示在共享文件夹中，并且仅适用于管理员用户。 如果您正在使用团队或公司帐户，则将显示此选项。 我们将在分享您的 Zaps 和 文件夹部分中更详细地讨论这一点。

• 删除：选择此选项将允许您删除文件夹。存储在此文件夹中的所有 Zaps 将自动移回首页文件夹，并且不会被删除。此选项仅适用于团队和公司账户的文件夹所有者。

重要提示

首页文件夹是默认文件夹，无法重命名，删除或共享。但是 Zaps 可以添加到此文件夹，并从中移除。

现在我们已经探索了如何通过使用命名技巧和将其与文件夹进行排序来管理您的 Zaps 的方法，让我们深入了解如何管理您的个别 Zaps。

如何管理您的 Zaps

Zap 管理区的中心面板显示了您的 Zap 列表，这些 Zap 来自您选择的文件夹，或者是使用搜索栏的结果。当您首次进入 Zap 管理区时，默认视图为首页文件夹。您可以从中心面板管理您的 Zap，并且显示文件夹标题作为头部，顶部导航栏以及您的 Zap 列表。

每个 Zap 都以清晰定义的部分呈现，并且点击 Zap 名称中的链接将直接带您进入 Zap 编辑器，在那里您可以编辑特定的 Zap。在每个 Zap 框的左侧还会找到一个复选框。您可以使用复选框来选择一个或多个 Zaps，以便使用顶部导航栏中的选项来管理。可以通过以下方式管理单个 Zaps：

• 使用顶部导航栏

• 在特定 Zap 行内使用选项

• 从回收站文件夹中移除

• 从 Zap 编辑器中的 Zap 设置选项卡中利用

我们将依次审查每个。

使用顶部导航栏管理您的 Zap

顶部导航栏位于文件夹标题正下方，可用于使用以下选项管理您的 Zaps：

• 向下箭头图标：您可以使用向下箭头图标根据 Zaps 的暂停状态（关闭）选择多个 Zaps，或者选择所有 Zaps。一旦您选择了您的 Zaps，您还可以使用此下拉菜单进行移动到文件夹，导出，删除（将 Zap 移动到回收站文件夹），更改所有者，选择所有 Zaps，清除选择或选择已暂停操作。如果您是团队或公司账户的管理员用户，您可以将导出选项导出为 JSON 文件。如果您是 Zap 所有者或团队或公司账户的管理员用户，将会显示此选项。如下截图所示：

图 4.3 - Zap 管理区域中 Zap 多选下拉箭头的概览

• 创建 + 按钮: 尽管此按钮不会帮助您在 Zap 管理区域内管理 Zaps，但它是一个便捷的导航工具，允许您从此视图创建一个新的 Zap。通过点击此按钮，您将直接进入 Zap 编辑器以构建新的 Zap。

• 三个点的图标: 您可以使用此下拉菜单执行 移动文件夹、重命名文件夹、共享文件夹 或 删除文件夹 操作。这些选项在 主页 文件夹中不可用。

现在，让我们讨论如何通过其 Zap 行管理 Zap。

通过其特定的 Zap 行管理你的 Zap

每个 Zap 都显示在显示以下内容的行内：

• 应用程序图标: 单步 Zap 显示为触发器和动作应用程序图标并排。有两个动作步骤的 Zaps，显示为触发器和两个动作应用程序图标串联。具有多个动作步骤的 Zap 显示为触发器和动作应用程序图标，中间有一个带有 + 标志和动作步骤数的图标，例如 +2，如以下截图所示:

图 4.4 – 区分单步和多步 Zap 的概述

• 名称: 此列显示完整的 Zap 标题。

• 所有者: 如果使用团队或企业帐户，则此列显示创建 Zap 的用户的名称。

• 警告: 任何 Zap 的问题都会在此列显示。例如，如果一个应用程序已断开连接，则文本 1 个连接已过期 将显示并链接至 我的应用程序 区域，以允许您重新连接应用程序。如果没有任何问题，则默认文本为 无警告。

• 上次编辑: 显示对 Zap 进行的最后一次记录的编辑的时间戳。例如，如果过去两周进行了编辑，则会显示文本 2w 前。

• 运行 （打开/关闭切换按钮）: 此处显示 Zap 的状态。您可以使用此切换按钮将 Zap 打开或关闭。

• 三个点的图标: 点击此图标将显示一个下拉列表，给您提供多种管理 Zap 的选项。如以下截图所示:

图 4.5 – 使用 Zap 方框中的下拉选项管理你的 Zap

下拉菜单为您提供以下选项:

• 查看: 点击此选项可直接进入 Zap 编辑器，在其中查看或编辑您的 Zap。

• 详细信息: 点击此选项将带您进入 Zap 详细信息 区域。我们将在下一节中详细讨论这个。

• 历史记录: 点击此选项将直接带您进入此特定 Zap 的 Zap 历史记录。我们将在 第五章，《故障排除和处理 Zap 错误》中详细讨论 Zap 历史记录 模块。

• 运行：如果 Zap 触发器类型是定时的，您可以通过点击运行选项来强制 Zap 搜索触发器数据。这在测试 Zap 时很有用，因为它开启，这样您就不必等待更新时间过去。如果触发器是瞬时的，将不会提供此选项。

• 重命名：您可以直接从 Zap 管理区域方便地重新命名您的 Zap，而无需转到 Zap 编辑器。

• 分享一个模板：你可以通过链接分享你的 Zap 的副本。我们将在下一节详细讨论这个问题。

• 更改所有权：您可以将所有权更改为另一个用户，这将授予新用户访问所有相关的文件夹和连接的权限。这个选项只有在您使用团队或公司帐户时才会显示，并且只有 Zap 的所有者才能使用。

• 移动到文件夹：点击此选项将允许您将 Zap 移动到另一个文件夹中。

• 复制：您可以复制任何 Zap，然后将其用作创建另一个 Zap 的模板。

• 删除：您可以通过点击此选项将您的 Zap 发送到垃圾箱文件夹中。移动到垃圾箱文件夹中的 Zap 将在 30 天后永久删除。

提示

复制选项非常方便，如果您打算构建具有相似步骤但可能有些差异的多个工作流程。使用此选项允许您复制一个 Zap 并在本质上将其用作模板。如果您有复杂的多步骤工作流程，并希望将其用于不同的触发器和其他条件，这个功能尤其有用，可以节省时间。

接下来，让我们探索Zap 详情区域。

Zap 详情区域

Zap 详情区域是您个人 Zap 的一个方便的管理区域，允许您从一个位置执行特定功能，例如添加或更改 Zap 的标题、描述和时区，查看和测试已连接的应用程序的连接，并切换 Zap 的打开或关闭状态。在那里，您还可以使用在编辑器中查看，移动到文件夹，运行（如果触发器使用轮询方法），分享一个模板或删除（如果它已关闭或为草稿）按钮。如下截图所示：

图 4.6 – Zap 详情区域

如果使用团队或公司帐户，则将可用更改所有者和导出选项。

您还将能够在任务使用选项卡中看到任务使用的条形图表示，Zap 运行选项卡中的 Zap 运行信息，以及更改历史选项卡中的一些基本的 Zap 更改历史记录。所有这些对于了解您的 Zap 如何运行非常有用。以下是任务使用选项卡中数据的一个示例：

图 4.7 – Zap 任务使用信息

更改历史选项卡显示了与 Zap 相关的活动变更日志。您可以使用日期下拉菜单按日期范围进行筛选，并可以使用更改类型下拉菜单筛选 Zap 的更改方式。您可以从此菜单中选择的更改类型包括启用 Zap，禁用 Zap，创建 Zap，丢弃 Zap，Zap 所有者更改，恢复 Zap和发布 Zap 版本。显示的历史将包括更改类型和相关图标，更改的日期和时间戳以及进行更改的用户。如下截图所示：

图 4.8 – Zap 的更改历史信息概述

我们将在第五章中更详细地探讨Zap 运行选项卡，故障排除和处理 Zap 错误。

接下来，让我们来回顾一下如何恢复已移到垃圾箱中的 Zap。

从垃圾箱中恢复 Zap

已发送到垃圾箱中的 Zap 将在被永久删除之前暂时保存 30 天。一旦 Zap 在垃圾箱中，您将无法对其进行编辑，直到其被恢复；但是，在此时间段内可以恢复。

当 Zap 处于垃圾箱中时，单击三点图标将允许您通过单击详细信息选项查看 Zap 详细信息，通过单击历史记录选项查看 Zap 历史记录，或通过单击移动到文件夹选项将其移到另一个文件夹中，如下截图所示：

图 4.9 – 从垃圾箱恢复 Zap

选择移动到文件夹选项并选择一个指定的文件夹来恢复 Zap。

重要提示

Zapier 不会显示对 Zaps 进行的详细更改历史记录，因此将无法知道 Zap 已在垃圾箱中停留多长时间以及何时将被永久删除。请记住，您可以创建另一个文件夹来存档 Zaps，以便它们不会被永久删除。

现在，让我们来看看如何在 Zap 编辑器中最好地使用 Zap 设置选项卡来管理您的 Zaps。

在 Zap 编辑器中使用 Zap 设置选项卡

正如我们在第三章中讨论的那样，构建您的第一个自动化工作流（Zap），您可以使用 Zap 编辑器内的设置部分来管理 Zaps。当您在 Zap 编辑器中打开 Zap 时，可以通过单击右侧菜单中的设置图标找到设置部分。选项如下所示：

• 名称：显示您的 Zap 的名称。您可以快速更改它，而无需在 Zap 编辑器中更改它。

• 添加到文件夹…：使用此选项可以更改存储 Zap 的文件夹。

• 描述：您可以在这里添加新文本或修改任何现有说明。当名称太长时，这非常有用，例如，添加上次编辑的日期，如适用的用户缩写，以及有关 Zap 的额外详细信息和背后的逻辑，以帮助其他用户更好地理解它。

• 时区：如果你希望你的 Zap 在不同于帐户设置中指定的时区中运行，可以修改 Zap 的时区设置。时区设置只能在编辑处于草稿状态的 Zap 或尚未发布的 Zap 时进行修改。

这在以下截图中显示：

图 4.10 – Zap 编辑器中的 Zap 设置部分

提示

除了自定义步骤标题外，Zapier 不允许您在 Zap 的各个步骤中添加注释。此外，Zapier 也不显示 Zap 的详细更改日志或版本历史。因此，描述框对于添加详细步骤说明和指定 Zap 更改的日期非常有用。如果您在团队中工作，您可以记录进行修订的用户的缩写，以及为其他团队成员记录其他说明。

现在，您应该更好地了解如何管理您的 Zaps。现在让我们来看一看可能分配给您的 Zaps 的不同状态。这将帮助您更好地管理您的个人 Zaps。

理解 Zap 状态

理解不同状态及何时您可能会看到您的 Zaps 处于这些状态是管理您的 Zaps 的有用工具。当您在 Zap 管理区域查看您的 Zaps 时，它们将显示为以下状态之一：

• 开启：正如我们在第三章中讨论的建立您的第一个自动化工作流(Zap)，一旦您建立并测试了您的 Zap，您必须发布您的 Zap 并将其开启，才能处理来自触发应用程序的实时数据。一旦 Zap 被开启，Zapier 将在触发应用程序中寻找新数据，然后启动工作流并执行操作步骤。

• 关闭：如果您的 Zap 处于关闭状态，Zapier 将不会主动寻找触发应用程序中的新数据。Zapier 可能会出于以下原因自动将您的开启的 Zap 转为关闭状态：

  • 你的 Zapier 定价计划从付费计划降级为免费计划，因此你将失去付费计划功能的访问权限，如多步骤 Zaps 或高级应用程序。

  • 当您的 Zap 运行时遇到多个错误时，Zapier 将向账户所有者发送电子邮件，通知您 Zap 已被转为关闭状态。

• 不完整：不完整的 Zaps 通常没有足够的信息来发布。它们要么缺少触发器或操作步骤，或两者都缺失，或者步骤尚未完成和测试。不完整的 Zaps 显示为已关闭状态，并且无法更改为已启用，如下截图所示：

图 4.11 - Zap 管理区域概览，显示已启用、已关闭和不完整的 Zaps

在某些情况下，除了已启用或已关闭之外，您的 Zaps 还可能显示以下状态，这将显示在警告部分中：

• 已暂停：您可能会看到您的 Zaps 被高亮显示并带有Zap 运行已暂停标签。会显示一个链接，您可以在 Zap 历史记录区域运行您的暂停的 Zap。

这可能发生的一个原因是在较短的时间间隔内触发了太多次的 Zap。Zapier 将会通知您 Zap 运行被暂停。您可以选择重新启用您的 Zap 并忽略已暂停的 Zap 运行。我们将在第五章 故障排除和处理 Zap 错误中对此进行更详细的讨论。

• 过期连接：有时，您的连接应用可能会断开。如果发生这种情况，您的 Zap 将显示过期连接状态，表示您的 Zap 中的一个或多个应用已断开。您可以通过点击链接重新连接您的应用程序，这将导航您至我的应用程序模块。

现在您了解了 Zap 状态，让我们看看如何管理您的已连接应用程序。

管理您的已连接应用程序

一旦将您的应用程序连接到 Zapier，了解如何管理这些连接就变得非常有用了。这些都可以在应用程序模块中完成。您可以通过在左侧边栏点击我的应用程序图标链接或导航至zapier.com/app/connections来进入该模块。

在应用程序模块中，您可以在所有应用程序选项卡下看到已连接的应用程序列表、已添加的连接数量以及它们参与的 Zap 数量。您还会看到一个名为自定义集成的选项卡，其中会列出您帐户中涉及的任何自定义与非公共应用程序相关的集成。

如果您使用的是团队或公司计划，您的连接将被分为两个部分，如下所示：

• 我的应用程序：只有您可以使用这些账户。但是，您可以选择与您的团队共享您的应用程序连接。

• 与我共享：这是其他团队成员拥有的账户，但已由其他团队成员提供给您使用。

• 自定义集成：这些是专门连接到您的账户的私有应用程序连接。

• 所有应用程序：如果您是管理员用户，您将能够看到并管理连接到该账户的所有应用程序。

如下截图所示：

图 4.12 – Apps 模块中的连接应用

您可以通过点击箭头按钮然后选择三个点下拉菜单来管理您的连接应用，如下面的屏幕截图所示：

图 4.13 – 我的应用中的应用连接

您随后可以选择以下选项之一：

• 查看 Zaps：您可以通过点击三个点下拉菜单中的查看 Zaps选项来查看与连接关联的所有 Zaps。或者，点击Zaps选项卡显示所有使用此连接的 Zaps。

• 测试连接：测试您的应用是否存在连接问题非常有用。您可以通过点击下拉菜单中的测试连接选项来进行测试。成功连接将以绿色突出显示，并显示成功字样，因此无需进一步操作。

• 重新连接：当 Zapier 将一个应用标识为需要重新连接时，该应用将被警告标记。您可以通过点击箭头图标按钮并按照提示重新连接您的应用。如下面的屏幕截图所示：

图 4.14 – 需要重新连接的应用

• 编辑连接名称：您可以通过点击旁边的文本来编辑连接的名称。如果您要连接多个电子邮件帐户，您可以修改连接名称以区分不同的帐户，这非常方便。

• 更改所有权：在团队和公司帐户中，您将看到此选项，它允许您将连接转移给其他用户。如果您将不再访问 Zapier 账户，例如，如果您将不再与公司合作，并且需要将应用连接的所有权转移给管理员用户，则此选项尤其有用。

• 删除：您可能希望完全断开与 Zapier 账户的应用连接。您可以通过点击删除选项来实现这一点。系统将提示您确认。确认后，该应用连接将不再显示在您的我的应用列表中。

最后，点击Zaps选项卡可以查看您的应用关联的 Zaps 的详细信息，包括其状态、上次更改时间以及运行的任务数量。如下面的屏幕截图所示：

图 4.15 – 使用 Bonjoro 作为连接应用的 Zaps 列表

接下来我们讨论如何分享您的连接应用。

分享您的连接应用

当您与团队合作时，您可能希望团队的其他成员有权使用您拥有的特定应用连接。例如，如果您的团队都可以访问特定的应用程序，您可以将该应用程序连接到 Zapier，并通过与他们共享来允许他们使用该应用程序连接。

共享连接的应用账户

您可以按照以下方式与团队中的其他人分享您的应用连接。通过点击分享按钮，将会弹出一个窗口，如下屏幕截图所示：

图 4.16 – 私人应用连接的共享选项

添加特定成员或团队或勾选与所有人共享框，然后点击完成按钮进行确认。有些应用程序会要求您授权允许访问，并会弹出窗口询问您是否授权团队访问该应用连接。下面的屏幕截图显示了以 Cognito Forms 为例的情况：

图 4.17 – 授权连接的应用程序与团队共享

只需点击分享账户按钮继续。共享状态按钮将变为所有人。

重要提示

如果您使用的是企业计划，您将能够指定您想与哪个用户或团队共享连接的应用程序。您还可以与所有人共享应用连接。

一旦应用连接已与您的团队共享，所有用户都将能够执行以下操作：

• 在触发步骤中以共享应用连接的形式查看应用的示例数据

• 查看从此共享应用连接中的 Zap 历史信息

• 在触发器和操作中使用共享应用连接，在私人和共享 Zaps 中检索数据并更新应用程序

• 编辑使用此共享连接的 Zaps 步骤

重要提示

仅在确定想要其他团队成员访问该账户中的数据时，才分享对应应用的访问权限。例如，如果分享您的私人邮件应用连接，其他团队成员将能够访问所有收到的邮件，并能够从该账户发送邮件。您可以相反地为特定目的创建一个共享的电子邮件账户，比如用于发送发票和接收账单，例如，accounts@yourcompany.com。

停止共享连接的应用账户

您可以取消对共享连接的应用访问权限，步骤如下：

1. 点击所有人按钮。

2. 取消勾选与所有人共享框。请注意，如果连接的应用只与一名成员共享，则会显示1 个成员。

3. 点击完成继续。

重要提示

一旦你再次将共享的应用连接设为私有，任何使用该连接应用构建的 Zaps 将继续运行并使用该帐户数据。你的团队成员仍然可以看到使用该连接应用的任何步骤中的数据，尽管只有你可以编辑这些步骤。要阻止在这些步骤中访问数据，你需要从每个步骤中移除应用连接，并用另一个应用连接替换它。

你现在应该对如何在 Zapier 平台上管理和共享你的连接应用有了更好的理解。现在让我们讨论如何分享单个 Zaps 和文件夹。

分享你的 Zaps 和文件夹

通过你的流程并创建你的 Zaps 将需要一些初始时间投入。然而，一旦你掌握了使用 Zapier 等工作流自动化工具的能力，你将开始从自动化工作流中节省时间和提高生产率中受益。你可能希望其他人也能受益于你在构建工作流中投入的时间，因此 Zapier 为你提供了一些选项，以便与他人共享你的工作流。如果你与一个团队合作，共同构建和维护 Zaps 来自动化公司流程，则这尤其有用。

你可以通过两种方式分享你的 Zapier 工作流程：

• 将你的 Zaps 副本与公司外的其他 Zapier 用户分享。

• 如果你订阅了团队或公司计划，可以与其他团队成员分享你的 Zaps 和文件夹。

首先，我们将看看如何与其他 Zapier 用户分享你的 Zaps 的副本。

与你的帐户外的 Zapier 用户分享你的 Zap 的副本

如果你想分享你的 Zap 的副本，你可以在不共享连接的帐户、数据和 Zap 历史的风险下进行。通过生成一个可以在需要时禁用的链接来共享 Zap 的副本。你只能分享已完全设置并启用的 Zap 的副本。

重要提示

具有 Paths by Zapier 和 Looping by Zapier 步骤的 Zaps 无法与 Zapier 帐户外的其他用户共享。

允许分享你的 Zap 的副本

你可以从以下两个位置分享你的 Zap 的副本：

• Zap 管理区域：点击 三个点图标，然后选择 分享模板

• Zap 编辑器：点击顶部栏的 三个点图标（更多操作）下拉菜单，并选择 分享此 Zap 选项

一旦你选择了共享选项，你可以通过自定义 Zap 模板的标题（从 Zap 的名称中提取）和描述来自定义你的 Zap 模板共享页面，以帮助接收者识别 Zap 并了解其目的。如果你打算在社交媒体上分享链接，这也很有用。在Zap 描述字段中，你可以输入额外的信息，比如在相关的电子邮件操作中更改电子邮件签名或更改在帐户连接之间不同的字段数据映射。这对你与之分享 Zap 的人非常有用。如下截图所示：

图 4.18 – 分享 Zap 副本时添加名称和描述的概览

你可以单击预览链接来查看模板在其他人查看时的样子。或者，单击分享按钮以打开一个弹出窗口，如下截图所示：

图 4.19 – Zap 共享选项概览

然后，你可以按照以下选项操作：

• 更改：点击更改链接选择是否希望将 Zap 模板与互联网上的任何人共享（公开共享），或者你可以选择关闭选项来禁用链接的共享

• 复制或分享：通过单击复制图标按钮复制链接，或通过电子邮件、Slack、Facebook、Twitter 或 LinkedIn 使用相关图标或三个点图标分享链接

一旦你完成了选项，点击x图标。

重要提示

对 Zap 的更新不会反映在通过链接共享的副本中。要分享更新，你必须更新链接。你可以通过导航到 Zap 编辑器中的共享偏好设置选项并按照提示操作来实现这一点。

无论你订阅哪种定价计划，你都可以通过链接与团队共享 Zap 的副本。但是，如果你有团队或公司计划，你还可以在你的 Zapier 帐户中与团队成员共享 Zaps 和文件夹。

在你的团队或公司帐户中共享 Zaps 和文件夹

如果你有团队或公司计划的账户，你可以与团队成员分享你拥有的单个 Zap 和文件夹。你还可以将 Zap 的所有权转移给团队的另一成员。

与你的团队共享文件夹

正如我们在本章前面讨论的那样，文件夹是从左侧面板管理的。要共享一个私有文件夹，请将鼠标悬停在文件夹上以显示可点击的三个点图标。一旦点击了这个图标，选择分享。这将把文件夹移动到共享文件夹部分，并且默认情况下将与团队管理员和团队所有者用户共享。所有团队成员都将能够查看和编辑共享文件夹中的任何 Zap。

重要提示

您无法取消共享文件夹。一旦您分享了一个私人文件夹，如果您想删除共享访问权限，您需要将各个 Zap 移回私人文件夹中。

接下来，让我们来看一下如何管理共享文件夹。

管理共享文件夹

一旦您分享了一个文件夹，您可以在两个地方更改共享偏好设置，具体如下：

• 左侧面板：您可以通过单击任何文件夹的三个点图标并选择共享选项来完成此操作。

• 中央面板：从 三个点图标 下拉菜单（靠近 + 创建 按钮），选择共享 文件夹选项

如下屏幕截图所示：

图 4.20 - 中央面板中的共享文件夹选项概述

选择后，将弹出一个弹出窗口，在其中您可以选择通过选择 与所有用户共享 来与每个用户共享文件夹，或通过在搜索栏中输入其名称或电子邮件地址来选择用户。如果您有一家公司帐户，您还可以选择一组用户在团队中。

转让 Zap 的所有权

您可以通过显示在单个 Zap 方框中 On/Off 切换按钮左侧的缩写名称来识别 Zap 的所有者。如果您是 Zap 的所有者、团队管理员或团队所有者，您可以将 Zap 的所有权转让给另一个团队成员。您可以选择一个 Zap，单击三个点图标，然后从下拉菜单中选择更改所有权 选项来完成此操作。然后，您可以输入另一位帐户上的成员的姓名或电子邮件地址来转移 Zap 所有权。如下屏幕截图所示：

图 4.21 - 将所有权转移给另一个团队成员

现在，让我们来介绍如何在个人和团队帐户之间移动您的 Zaps。

在个人和团队帐户之间移动 Zaps

如果您有个人帐户且是团队帐户的成员，则可以在帐户之间移动各个 Zap 和文件夹。您可以通过导航到右上方菜单栏中的 Gravatar 或缩写，并从下拉菜单中选择 移动 Zaps 选项 或导航到zapier.com/app/move-zaps/ 来完成此操作。

然后，您可以选择要从哪个个人帐户转移 Zap，并选择要将其移动到的团队帐户，如下屏幕截图所示：

图 4.22 - 将您的 Zaps 从一个帐户移到另一个

您将会看到一个文件夹和 Zap 的列表。然后，您可以选择想要共享的各个 Zap 或整个文件夹，然后选择移动这些 Zap 选项。

重要提示

数据传输可能需要一些时间，具体取决于您要传输的 Zaps 的数量。在传输过程中，请确保不要离开页面。

您现在应该更好地了解如何共享 Zaps 的副本。此外，您应该知道如何与您的团队共享单个的 Zaps 和文件夹。

总结

在本章中，我们首先描述了如何通过适当命名和使用文件夹来组织您的工作流程，以使其保持有序。然后，我们讨论了如何管理单个的 Zaps 并介绍了不同的 Zap 状态。我们探讨了如何管理您连接的应用程序，最后，我们讨论了如何与团队和其他 Zapier 用户共享您的 Zaps。

您现在了解了如何在 Zapier 帐户中管理和维护您的 Zaps 和应用程序连接的最佳方法，以及如何保持工作流程的组织，以及如何与团队或其他公司之外的 Zapier 用户共享它们。

在下一章中，我们将讨论如何最佳使用 Zap 历史信息，并介绍典型的 Zap 行为以及处理和排除错误的最佳方法。我们将通过调整您的帐户设置和使用内置应用程序Zapier Manager来设置 Zap 警报。我们还将讨论可用于用户的各种支持渠道。

问题

1. 请说明两种在 Zapier 帐户中保持 Zaps 井井有条的方法。

2. 您可以在哪里添加有关 Zap 的更多详细信息或注释？

3. 哪些 Zaps 不能与外部帐户共享？

第五章：故障排除和处理 Zap 错误

当你对 Zapier 越来越熟悉并开始构建复杂的工作流时，偶尔可能会遇到问题。一般来说，当出现错误时，可能是由于 Zap 设置的方式，工作流中一个应用程序的问题，或者 Zapier 应用程序本身的一般性能问题造成。解决这些问题的最佳方法是在寻求额外帮助之前，自己做一些初始调查工作。

在本章中，我们将讨论在使用 Zapier 时，处理意外错误所需的关键信息。我们将首先讨论通过调整账户设置来管理 Zap 错误通知，并通过使用内置应用程序 Zapier Manager 设置一个 Zap。然后，我们将介绍如何通过监控 Zapier 状态 页面和通过内置应用程序 App Status by Zapier 设置一个 Zap，来管理应用程序状态警报。之后，我们将向你展示如何最好地使用 Zap 历史信息来评估你的 Zaps 运行情况，并收集信息以帮助解决问题。最后，我们将介绍在 Zapier 平台上寻求额外支持的渠道。

在本章中，我们将涵盖以下关键主题：

• 管理 Zap 错误警报

• 管理应用程序状态警报

• 利用 Zap 历史信息进行故障排除

• 寻求帮助—帮助中心，客户支持，社区，专家和研讨会

当你学习完这些主题后，你将了解 Zapier 如何处理数据，知道如何使用 Zap 历史进行故障排除，并能够调整你的警报通知偏好。

技术要求

要学习本章内容，你需要访问 Zapier 帐户。Zapier 的 免费 计划对于本章大部分内容是足够的。若要学习 管理 Zap 历史数据 部分，你需要访问 Starter 计划或更高版本，以获取部分内容，并且需要访问 Professional 计划或更高版本，以获取 自动重播 功能相关的内容。你可以在这里获取本章使用的 Zap 模板：bit.ly/zapier-book。

管理 Zap 错误警报

使用 Zapier 等工作流自动化工具的好处之一是，在你专注于其他事务的同时，你的流程可以自动运行。但是，你可能希望在你的工作流遇到错误时及时得知，以便及时解决任何问题，确保持续性。Zapier 在运行时监控所有 Zaps 的性能。每当检测到任何 Zaps 的运行方式出现故障时，Zapier 都会强调发生了问题。监视你的工作流中的任何问题并迅速解决它们的最佳方法是确保在出现任何问题时接收通知。

你可以通过以下方式管理接收警报的方式：

• 调整你的电子邮件通知设置

• 使用 Zapier 管理器内置应用程序设置错误警报工作流

随后，你将能够更及时地管理你的警报并采取行动。

提示

如果你是 Zapier 账户的系统管理员，并且需要接收警报，因为也许你无法访问 Zapier 账户所有者的电子邮件以接收电子邮件通知，则使用 Zapier 管理器内置应用程序的警报特别有用。对于团队或公司账户用户来说，由于同样的原因，这也很方便。

现在，让我们逐个查看管理警报的每种方法。

调整你的电子邮件通知设置

标准情况下，Zapier 会为触发器和动作错误警报发送电子邮件通知，以及 Zaps 中连接的应用程序的问题。如第一章所讨论的，使用 Zapier 进行业务流程自动化的介绍，你可以在账户设置的电子邮件通知区域调整这些警报的频率。对于专业、团队和公司账户，可以直接通过Zap 历史区域的自定义错误通知按钮访问自定义错误通知设置。

提示

尽管 Zapier 将包括与工作流程中连接的应用程序相关的警报在电子邮件通知中，但你可能希望设置特定于应用程序的状态警报。这将为你提供有关连接的应用程序发生的事件的及时信息。我们将在管理应用程序状态部分详细讨论这一点。

现在，让我们回顾一下如何使用 Zapier 管理器内置应用程序来触发警报工作流。

使用内置的 Zapier 管理器应用程序设置错误警报工作流

你可以通过设置使用 Zapier 管理器内置应用程序作为触发器的 Zap 来定制想要接收通知的警报。我现在将解释如何使用 Zapier 管理器设置 Zap 错误警报工作流，并给出一些你可以用于操作步骤的应用程序和事件的示例。你可以使用我们在第三章中描述的详细步骤有效地设置你的 Zap。

选择你的触发事件

导航到 Zap 编辑器后，选择要在触发步骤中使用的 Zapier 管理器内置应用程序。然后，选择你选择的触发事件。Zapier 管理器内置应用程序有多个触发事件可供选择；然而，有三个触发事件选项专门用于管理错误。它们列举如下：

• 新 Zap 错误：如果你希望在你的任何 Zap 遇到错误时触发此警报工作流，可以选择此触发事件。

• 新停止任务：如果你希望此 Zap 警报在你的工作流程中的任务之一具有已停止停止状态时触发，可以选择此触发事件。我们将在了解任务状态部分讨论任务状态。

• Zap 已关闭：如果您希望在 Zapier 关闭或暂停您的某个 Zap 时触发此警报工作流程，则可以选择此触发事件。这通常发生在 Zap 反复出现多个错误时。

这些选项显示在以下屏幕截图中：

图 5.1 – 设置 Zapier 管理器触发器概览

我们将在 第十二章 中介绍其他 Zapier 管理器触发事件，使用内置应用程序管理您的 Zapier 帐户。

自定义触发事件

接下来，自定义触发事件以指定以下内容：

• 账户：如果您是多个团队账户的成员，则可以指定要接收警报的账户。

• 文件夹：您可以指定要接收警报的特定文件夹。如果您指定了一个文件夹，那么该错误警报工作流将为该文件夹中的所有 Zaps 触发，除非您在下一个字段中指定了一个 Zap。

• Zap：您可以指定要接收警报的特定 Zap。

这些字段都不是触发器正常工作所必需的，因此如果您希望接收所有账户中所有 Zaps 的警报，则可以将它们留空。

一旦您自定义了触发事件，您就可以确认要使用的样本数据来测试触发器，测试它，然后继续设置您的操作步骤。

现在，让我们讨论一些您可以在操作步骤中使用的应用程序和事件示例。

设置您的错误警报操作步骤

设置了触发步骤后，您可以继续添加一个或多个操作步骤，并将样本数据映射到相关字段。要完成工作流程，我们需要添加一个操作步骤，允许 Zapier 向一个或多个人发送通知。以下是我们可以使用的一些通信应用程序和事件示例：

• 在 Slack 中向您的团队发送直接、私密或频道消息

• 使用 Gmail、Microsoft Outlook 或 Email by Zapier 向您和您的团队发送电子邮件

• 使用 SMS by Zapier 向自己发送短信

如果您使用的是起步计划或更高版本，则可以创建多步 Zaps 并向您的工作流程添加额外步骤。然后，您可以添加进一步的步骤，将所有 Zap 错误警报的日志添加到 Google Sheets 电子表格中，并创建一个任务以在任务管理应用程序（如 Trello）中审查警报。

我们创建了一个使用 Slack 作为通知应用程序、一个 Google Sheets 电子表格记录警报历史记录和一个 Trello 任务来检查警报的 Zap 错误警报模板。您可以在这里获得此 Zap 模板的副本：bit.ly/zapier-book。

提示

如果您只想要接收使用您构建的 Zapier 管理器工作流触发的错误警报的通知，请记得将您的电子邮件通知设置更改为 Only Zapier Manager Trigger。

现在您应该对如何调整通知设置以及使用 Zapier Manager 内置应用程序管理 Zap 错误警报有了更好的了解。

现在，让我们看看如何管理应用程序状态警报。

管理应用程序状态警报

在前一节中，我们描述了如何管理与您的 Zap 触发器、操作和连接的应用程序出现的问题有关的 Zap 状态警报。在进行故障排除时，了解如何查找 Zapier 应用程序本身的整体性能信息以及查看工作流程中连接的应用程序的任何已知问题的更新也将非常有用。这将帮助您在开始调查特定 Zap 的问题时排除这些外部问题。

您可以通过以下方式查找 Zapier 应用程序的性能信息并管理应用程序状态警报：

• 监控 Zapier 状态 页面

• 使用内置应用程序状态的应用程序状态设置警报工作流程

让我们看看每种方法。

监控 Zapier 状态页面

当尝试调查工作流程出现的意外问题时，检查与 Zapier 应用程序本身的功能或工作流程中其他连接的应用程序存在的任何已知问题相关的事件将是有用的。查找已知事件的最佳位置是 Zapier 状态 页面。您可以使用以下 URL 导航到此页面：status.zapier.com/。

Zapier 状态 页面分为两个部分，重点关注摘要信息，然后是更详细的指标和状态。

在 摘要 部分，Zapier 报告影响以下内容的已知事件：

• 网站：这涉及您管理 Zaps 和由运行工作流程产生的相关任务的 zapier.com 网站

• Zaps：这涉及 Zaps 的一般工作，包括 即时触发器（由 Webhook 或其他即时方法提供支持）、轮询触发器（由周期性轮询提供支持）和 搜索与写入（例如搜索、过滤和数据写入）的操作

• 应用程序：这涉及 Zapier 集成的所有应用程序，并提供关于重大问题的一般报告

• 开发者平台：这涉及 Zapier 的开发者平台

如果其中任何系统不可用，Zapier 将突出显示此问题并指明问题所在。

在接下来的部分中，Zapier 将在单独的选项卡中更详细地报告以下内容：

• 系统指标

• 应用程序状态

• 事件历史

此处显示如下屏幕截图：

图 5.2 – Zapier 状态页面概览

让我们分别看看这些。

系统指标选项卡

系统指标 选项卡显示轮询和即时触发器可靠性以及响应时间的详细信息，如下所示：

• 触发器可靠性：这表示显示为百分比的平均 Zap 成功率

• 轮询触发响应时间：这表示由轮询或即时触发器驱动的平均 Zap 的平均速度，并以毫秒显示

重要说明

显示的轮询触发响应时间值不包括基于您的价格计划（每 1、2 或 15 分钟）的轮询时间。它纯粹反映了 Zapier 发现新事件后的响应时间。

指标以图形方式显示，您可以选择按天、周或月显示它们。您还可以沿着图形移动光标，以显示具有指标的确切日期和时间，如下图所示：

图 5.3 – 轮询触发响应时间指标图表概览

当尝试了解 Zap 错误事件是否与 Zapier 的停机时间和性能相关联时，系统指标尤其有用，并且可以帮助排除特定应用程序的问题。这一点很重要，要与事件历史选项卡中的信息一起查看，因为这将更多地解释问题的背景。

应用程序状态选项卡

应用状态选项卡显示了以方框标记的应用程序列表，每个方框显示以下每个细节：

• 应用图标：显示表示应用程序的图像。

• 应用名称：显示应用程序的名称，显示为可点击的链接，点击将带您到应用程序配置文件页面。

• 响应时间：这显示了应用程序对 Zapier 查询的响应时间，以毫秒为单位。

• 过去一小时：这显示了上一小时的应用程序响应时间的图表。

• 更多选项菜单：用三个水平点的图标表示。如果您点击此图标，将出现使用 App Status by Zapier 内置应用程序创建警报的预建工作流程的选项。我们将在稍后的 使用 Zapier 内置的 App Status 设置应用程序状态警报工作流程 部分中更详细地讨论此问题。

您可以使用位于应用程序列表正上方的搜索栏搜索应用程序。

重要的是要在事件历史选项卡中的信息旁边查看应用状态数据，因为这将更多地解释问题的背景。

事件历史选项卡

事件历史选项卡显示了最近事件的日志，按天记，并注明了上次更新的时间。如果您尝试追溯问题的来源，或者在特定日期或时间段内遇到 Zap 的问题，则此日志特别有用。您可以单击页面底部的事件历史链接，或导航到status.zapier.com/history查看历史事件历史。您可以使用后退和前进箭头按月滚动。

提示

您还可以订阅更新，以便在 Zapier 创建新事件并更新或解决现有事件时收到通知。如果您可以访问多个 Zapier 帐户并需要监视问题，则这非常方便。您可以通过单击订阅更新按钮来实现此目的，该按钮位于Zapier 状态页面顶部。

现在，让我们回顾一下如何使用 Zapier 内置应用程序的应用程序状态来触发应用程序状态警报工作流程。

使用 Zapier 内置应用程序设置应用程序状态警报工作流程

您可以使用 Zapier 内置应用程序作为触发器设置自定义工作流程，以便通知您有关应用程序状态问题。您可以从 Zap 编辑器内从头开始构建一个 Zap，或者您可以直接从Zapier 状态页面上的应用程序框中选择三个预构建的工作流程。我们现在将解释如何使用来自预构建工作流程的 App Status by Zapier 设置应用程序状态警报工作流程。您可以使用我们在第三章中描述的详细步骤来有效地设置您的 Zap。

选择使用哪个预构建的工作流

从Zapier 状态页面，导航到应用状态选项卡，并使用搜索栏搜索要监视的应用程序。然后，使用更多选项图标显示以下预构建 Zaps 的下拉菜单：

• Slack 警报：选择此选项以使用将 Slack 消息发送为操作步骤的模板。您可以自定义此步骤，以便在 Slack 中向您的团队发送直接、私人或频道消息。

• 短信警报：选择此选项以使用将短信发送为操作步骤的模板。您可以自定义此步骤，以使用 Zapier 的短信将短信发送给自己。

• 电子邮件警报：选择此选项以使用将出站电子邮件发送为操作步骤的模板。您可以自定义此步骤，以使用 Zapier 内置的电子邮件应用向您和您的团队发送电子邮件。

这些选项显示在以下截图中：

图 5.4 - Salesforce 的应用状态显示了预构建 Zaps 的选项

选择一个选项，您将被带到 Zap 编辑器，您可以在其中自定义模板。

接下来，让我们回顾一下如何设置 Zapier 内置应用程序的应用程序状态以在您的触发步骤中使用。

自定义您的触发事件

Zapier 的应用状态仅具有一个触发事件选项，即新建或更新的应用程序事件。此事件将在新的、更新的和解决的应用程序状态事件上触发。因此，我们可以继续自定义您的触发事件以指定以下内容：

• 要监控的应用程序：如果您正在使用模板，并且从Zapier 状态页面跳转过来，您选择的应用程序将显示在此处。您可以通过在连续的字段中搜索来添加多个应用程序到列表中。您还可以通过选择、拖动和放置来重新排序应用程序。如果您想要接收所有应用程序的警报，可以将此部分留空。

• 状态：从下拉菜单中选择您想要接收警报的状态。您可以从已安排、正在调查 / 进行中、已识别 / 进行中、正在监控 / 验证和已解决 / 已完成中进行选择。您可以通过在连续的字段中搜索来添加多个状态到列表中。您还可以通过选择、拖动或放置来重新排序状态。如果您希望 Zap 对所有状态触发警报，可以将此部分留空。

如下截图所示：

图 5.5 – 自定义 App 状态的 Zapier 触发器概述

定制完触发事件后，您可以确认要用于测试触发器的示例数据，然后进行测试，并继续设置您的操作步骤。

设置您的错误警报操作步骤

设置完触发步骤后，您可以根据自己的需求自定义模板化的操作步骤。如果需要，您还可以添加额外的操作步骤。

我们将在第八章中更详细地讨论通过 Zapier 发送短信和电子邮件的使用情况，内置 通信应用程序。

您现在应该更好地了解了如何查看Zapier 状态页面上的信息以及如何使用 App Status by Zapier 内置应用程序管理您的应用程序状态警报。

现在，让我们讨论如何使用 Zap 历史信息来解决错误。

利用 Zap 历史信息进行故障排除

到目前为止，在本章中，我们帮助您了解了如何管理 Zap 错误和应用程序状态警报，以便您可以及时处理出现的任何问题。此外，我们还讨论了如何评估 Zapier 在Zapier 状态页面上提供的信息，因为当您调查单个 Zaps 的问题时，有这些信息在手将帮助您排除外部问题的影响。接下来，我们将讨论如何使用Zap 历史页面上可用的信息来排除单个 Zaps 的错误。

让我们开始了解什么是 Zap 历史记录，以及在解决工作流程问题时如何使用它。

了解 Zap 历史页面

Zap 历史页面为您提供了有关所有 Zap 活动的详细日志。此日志显示了已成功触发的所有 Zap，当触发应用程序中发现新数据时。它还显示了在 Zap 中已成功完成和未完成的操作步骤。当调试工作流出现意外事件时，能够查看此信息非常有用，以及评估每个 Zap 的任务使用情况。

重要提示

Zapier 仅保证保留 Zap 历史信息最长一个月。因此，及时审查问题或定期下载历史记录非常重要。我们将在管理 Zap 历史数据部分讨论下载 Zap 历史数据。

可以通过以下方式找到Zap 历史页面：

• 点击左侧导航边栏中的Zap 历史链接

• 在 Zap 管理区域中的各个 Zap 行的三点下拉菜单中点击历史链接

• 点击 Zap 编辑器右侧面板中的Zap 历史时钟图标链接

• 导航到zapier.com/app/history

从主面板导航或使用 URL 将带您转到Zap 历史日志页面，显示工作流事件的列表视图以及任务使用情况。从 Zap（从 Zap 管理区域中的 Zap 标题链接框或 Zap 编辑器内部）导航将带您转到默认的任务使用情况选项卡。单击Zap 运行选项卡将显示针对特定 Zap 的任务历史记录的过滤列表。

Zap 运行选项卡位于以列表视图显示的Zap 历史页面中，如下所示的屏幕截图：

图 5.6 - Zap 历史页面概览

现在让我们讨论Zap 历史页面上的导航选项。

导航到 Zap 历史页面

Zap 历史页面分为两个选项卡，如下所示：

• 任务使用情况

• Zap 运行

让我们来看看每一个。

任务使用情况选项卡

任务使用情况选项卡是导航到Zap 历史页面时的默认视图，并显示了关于每个 Zap 的任务信息，如下所示：

• 应用程序图标：显示了工作流每个连续步骤中涉及的应用程序的图标。最多显示三个应用程序图标，因此，如果 Zap 涉及的步骤多于三个，则将显示第一个和最后一个步骤中的应用程序以及表示中间附加应用程序步骤的数字。

• Zap 详情：显示了 Zap 的标题，Zap 是否为开启或关闭状态，以及上次运行的时间和日期。

• 使用的任务：显示了在过去 30 天内使用的任务数量。

提示

在对你的 Zaps 进行持续改进审查时，在任务使用选项卡中看到的信息对于了解哪些 Zap 具有高任务使用量非常有用。这些信息将帮助您优先考虑首先审查哪些 Zap，以评估是否可以删除步骤以减少任务使用量。通过从 Zap 块的三个点下拉菜单导航到查看 Zap 详情页面，您可以获得进一步了解。

• Gravatar 或缩写：这个标识着 Zap 的所有者。

• 三个点的图标：如果你点击这个图标，你将会获得三个选项。如果你点击编辑，你将被带到 Zap 编辑器，你可以在那里编辑该 Zap。如果你点击查看详情，你可以查看详细的 Zap 信息页面。如果你点击查看运行，你将被带到过滤特定 Zap 的 Zap 历史记录。

你可以通过点击各自标题中的箭头图标来对 Zap 的列表进行排序，其中Zap 详情按字母数字顺序排序，而已使用任务按数字顺序排序。

重要提示

任务使用选项卡应仅用作参考，可能无法准确代表实际使用情况。要获取准确的信息，您应该参考您的月度发票。

现在，让我们看一下Zap 运行选项卡。

Zap 运行选项卡

Zap 运行选项卡显示了已运行的单个 Zap 工作流事件的历史记录，最近的事件显示在顶部。在列表视图中，每个工作流事件都显示有以下信息：

• 复选框：这允许你选择特定的工作流事件并删除、下载或重新运行该事件。我们将在管理 Zap 历史数据部分讨论如何使用复选框。

• 任务状态图标：这显示了工作流事件运行状态的图标。我们将在了解任务状态部分详细讨论任务状态。

• 应用图标：这显示了每个工作流程连续步骤中涉及的应用图标。这类似于任务使用选项卡中显示的内容。

• Zap 详情：这显示了 Zap 的标题以及工作流事件运行的时间和日期。

• 已使用任务：这显示了工作流事件运行时使用了多少个任务。

• Gravatar 或缩写：这个标识着 Zap 的所有者。

• 向前箭头图标：如果你点击这个图标，你将会跳转到工作流事件的详细视图。我们将在查看详细的 Zap 运行信息部分讨论这个。

Zap 运行选项卡中的工作流事件示例如下所示：

图 5.7 – Zap 运行选项卡概览

每页显示 10 个工作流事件，你可以通过在Zap 运行选项卡底部使用箭头按钮来浏览页面。

在工作流事件列表上方，您还会发现以下选项：

• 复选框图标：您可以使用此下拉菜单批量选择或取消工作流事件。我们将在管理 Zap 历史数据部分讨论使用此复选框进行下载、删除和重播任务。

• 任务状态：您可以使用下拉列表函数按任务状态筛选您的 Zap 历史记录。我们将在了解任务状态部分更详细地查看任务状态。

• 自动重播开/关切换按钮：您可以使用此切换按钮将自动重播功能打开或关闭。我们将在管理 Zap 历史数据部分详细讨论使用自动重播功能。

现在，让我们讨论如何通过过滤和搜索查看工作流事件。

查看工作流事件列表、搜索和过滤

默认视图是显示所有工作流事件，最近的事件位于列表顶部。您可以使用搜索栏按关键字搜索工作流事件。例如，您可能想找到所有使用姓名为Joe Bloggs、电子邮件地址为joebloggs@abcompany.com或文件 ID 为12345的工作流事件。如果要清除搜索，请点击搜索栏中的X图标。

您还可以使用多个过滤选项来过滤工作流事件，如下所示：

• 日期范围：此过滤器允许您选择与工作流事件运行时间相关的日期范围。例如，您可以筛选显示上周的工作流事件。请注意，超过一个月的工作流事件将不会显示。

• Zaps：此过滤器允许您从下拉列表中选择一个或多个 Zaps，以仅显示来自该 Zap 的工作流事件。

• 应用程序：此过滤器允许您搜索一个或多个应用程序，并选择它们以筛选使用该应用程序的 Zap 的工作流事件。

• 文件夹：此过滤器允许您从下拉列表中选择一个或多个文件夹，以仅显示存储在该文件夹中的 Zap 的工作流事件。

• 所有者：此过滤器允许您在使用团队或公司帐户时选择一个或多个 Zap 所有者。

所有状态标签下的另一个过滤器可用于选择多个选项，以显示具有这些任务状态的工作流事件。例如，您可以仅筛选显示成功或被筛选并停止的工作流事件。我们将在下一部分了解任务状态中更详细地查看任务状态。

您可以使用刷新图标按钮刷新页面并获得新结果，或使用清除所有过滤器按钮清除过滤器并列出所有工作流事件。您还可以通过点击任何字段中的X图标清除单个过滤器字段。

提示

正如我们在第四章中讨论的管理您的 Zaps中所述，如果您有大量的 Zaps，确保充分标记它们可以帮助您快速在 Zap 历史记录中识别它们和相关工作流事件。 在 Zap 名称中使用数字，字母和罗马数字通常有助于打破单调的字词描述，这可以帮助您在Zap runs标签中以视觉方式轻松识别它们，并通过在Task usage标签中对它们进行排序。

现在，让我们讨论您在 Zap 历史记录中可能看到的不同任务状态。

理解任务状态

当您查看 Zap 历史记录时，您可能会看到列出了工作流事件的一个或多个以下任务状态：

• 成功：这表示 Zap 运行，并且该工作流事件中的所有任务都成功完成了。

• 已过滤：这表示 Zap 运行，但在工作流程中某个时间点有一个过滤器，阻止它继续处理该工作流程事件后续步骤。

• 停止：这表示 Zap 在运行工作流事件时遇到了错误。 工作流事件可能有一个已停止出错的任务状态，意味着 Zap 运行时发生了问题，或者已停止暂停，这意味着 Zapier 阻止了任务的执行。 连续出现出错状态将导致 Zapier 暂停或关闭 Zap，而暂停状态则不会导致这种情况发生。

• 等待中：这表示工作流事件正在等待完成，因为它具有延迟动作步骤或计划使用自动重播功能重新播放。 如果 Zap 具有延迟步骤，则状态将被标记为等待延迟。 如果工作流事件计划使用自动重播功能再次运行，则状态将被标记为等待计划。

• 正在运行：这表示工作流事件仍在进行中。

• 持有：这表示工作流事件因几个原因而被保留。

让我们回顾持有任务状态的原因。

暂停任务状态的原因

工作流事件可能因以下原因显示为持有状态：

• 高任务使用：多个（100 个或更多）工作流事件同时触发。 Zapier 使用此机制作为一项预防措施，以阻止高数量的任务运行，直到您确认要运行这些任务为止。 这可以防止高任务使用率。 它还可以防止您必须纠正大量潜在不正确的记录的可能性。

• 需要重新连接应用程序：已命名的应用程序已断开连接，在您重新播放任何已保留的任务之前必须重新连接。 您可以从我的应用程序页面重新连接该应用程序。

• 需要升级：您的帐户已超出了 Zap、任务或高级应用的限制。如果升级涉及任务，则您需要在重新执行任务之前升级您的计划。或者，您可以删除保留的任务或评估您的 Zaps 数量和高级应用，而不是升级。

• 支付问题：您的账单支付方式已过期。在重新执行任务之前，您需要更新您的支付方式。

我们将讨论如何删除或重新执行保存在管理 Zap 历史记录数据部分中的任务。

现在，让我们讨论如何查看与单个工作流事件相关的详细 Zap 运行信息。

查看详细的 Zap 运行信息

能够查看详细任务信息是Zap 历史记录的最大优势。访问此信息使您能够深入了解异常事件的具体原因。在本节中，我们将讨论以下关键点：

• 浏览详细的Zap 运行页面

• 评估步骤数据

• 理解数据输入和数据输出信息

让我们逐一审查。

浏览详细的 Zap 运行页面

您可以通过单击Zap 运行日志中的单个工作流事件来访问详细的任务信息。下面是详细任务信息页面的示例截图：

图 5.8 – 详细 Zap 信息页面概览

详细的Zap 运行页面显示以下信息：

• 状态图标：该工作流事件的整体任务状态。

• 运行 ID：此字符串表示工作流事件的 ID，并显示在 URL 中，以及右上角，如果您点击它，则可以复制到剪贴板。

重要说明

运行 ID 是一个重要标识符，允许您在与 Zapier 客户支持进行通信时引用特定的工作流事件。

• Zap 名称：Zap 的名称。

• 日期：工作流事件开始运行的日期。您可以通过单击标有为此 Zap 运行历史记录的链接来查看该 Zap 的筛选任务历史记录。

• America/Denver。您可以点击标有编辑 Zap 设置的链接来编辑 Zap 的时区。

• 使用的总任务数：Zap 运行中使用的任务数量。

• 步骤数据：Zap 中每个触发器和动作步骤的所有数据流动的历史记录显示在标签为数据输入和数据输出的单独选项卡中。

在停止任务内，您可以通过单击故障排除错误按钮访问有关错误的帮助文档。如下截图所示：

图 5.9 – 从停止任务中访问文档和帮助的概览

您还将看到一个获取帮助按钮，可用于提出客户支持查询，该查询填充了相关的 Zap 和特定任务 ID 信息。

您可以通过单击页面顶部的返回箭头图标，返回Zap 运行日志。

提示

您可以使用 AI 的神奇功能来排除在特定步骤中出现已停止或错误状态的 Zap 运行问题。我们将在第十九章中详细介绍 AI 强化的故障排除和自动化。

现在，让我们回顾如何评估步骤数据。

评估步骤数据

Zap 中的每个步骤将显示在详细的任务信息页上，并用一个框表示，其中包含以下信息：

• 应用程序图标：这显示了每个步骤连接的应用程序的图标。

• 任务状态：这显示了每个任务的状态图标。单独任务的状态图标可能与工作流事件中的其他任务不同。

• 1\. 在 Gmail 中找到了 1 封与搜索相匹配的新电子邮件。

• 日期和时间：这显示了工作流每个步骤开始的日期和时间。此信息对于确定事件发生的时间非常有用。

• 编辑此步骤链接：您可以单击此链接在 Zap 编辑器中编辑该步骤。

• Data in 选项卡：这显示了在任何给定步骤中发送到连接应用程序的所有数据。此选项卡不会显示在筛选器和路径步骤中。

• Data out 选项卡：这显示了在任何给定步骤中由连接应用程序接收的所有数据。此选项卡不会显示在筛选器和路径步骤中。

Data in和Data out选项卡中包含有关通过 Zapier 传递的数据的关键信息。接下来我们来看看这个。

理解 Data in 和 Data out 信息

在查看Data in和Data out信息时，您可能需要注意以下几点：

• 连接的应用程序一般提供有关添加到应用程序中以及被其接收的数据的信息，这些信息会发布在Data out选项卡中。但是，在某些情况下，连接的应用程序不会发布任何信息，因此在此选项卡中可能无法看到任何数据。

• 您可能会发现数据发布到您的行动应用程序中用花括号标注，例如 {{text}}。这通常表示您在 Zap 编辑器中映射的上一步骤的该字段的数据丢失。您可以在您的行动步骤的 Data in 选项卡找到此字符串。您可以通过在前一个步骤的Data out选项卡中找到正确的字段并使用来自触发器的新示例数据重新映射 Zap 编辑器中的该字段来解决此问题。

• 您可以在搜索栏中输入关键字以查找特定信息。当您想要查找可以识别 Zap 运行步骤中发生情况的特定数据时，这非常有用。

• 筛选器和路径步骤不会显示选项卡中的Data in或Data out信息。它们仅显示筛选器条件是否满足。

提示

正如我们在第一章中讨论的那样，使用 Zapier 进行业务流程自动化简介，请确保在您的帐户设置中指定了您的时区，以便日期和时间根据其显示。当您尝试在时间轴上准确定位错误时，这将非常有帮助。您还可以在 Zap 编辑器的设置中指定适用于该 Zap 的特定时区。

现在您能够评估 Zap 历史数据了，让我们看看如何最好地管理您的 Zap 历史。

管理 Zap 历史数据

Zapier 允许您单独或批量删除、下载、播放或重播 Zap 历史记录中的任务，如果您使用付费的 Zapier 定价计划。如果您想批量选择或取消选择工作流事件，则可以使用以下复选框图标选项：

• 选择显示的：这允许您仅选择该特定页面上显示的工作流事件（最多 10 个）。

• 全选（每次 5000 个）：这允许您选择显示的所有工作流事件。您可以使用过滤器显示您想要管理的事件。

• 取消所有选择：这允许您批量取消所有选中的复选框。

重要说明

在使用复选框图标选项之前，请使用过滤器显示您想要选择的工作流事件列表。如果未应用过滤器，则使用每次全选（5000 个）将选择整个历史记录是非常重要的。

所选工作流事件将显示为蓝色复选框，并且工作流事件框将突出显示。当选择了任何工作流事件时，将突出显示以下选项：

• 播放 x：只有当您管理具有等待状态的工作流事件时，播放按钮才会显示出来，因为这些工作流尚未运行。单击此按钮将允许您手动运行这些工作流。

• 重新播放 x：单击此按钮将允许您手动重放任何带有停止错误或停止暂停状态的任务。对于被暂停的任务，重新播放按钮将不会显示。使用重新播放功能将仅重播在 ZAP 中失败或未成功的任何步骤，而不是整个工作流事件。例如，您的 Zap 中可能有两个操作步骤——第一个是将新交易添加到您的客户关系管理（CRM）系统，第二个是发送电子邮件。如果第一步成功但第二步失败，则重新播放功能将仅尝试重播第二步，以发送电子邮件。

• 删除 x：单击此按钮将永久删除任何选定的工作流事件。从Zap 历史中成功播放的任务删除不会减少您在计费周期内的任务使用量。然而，此功能对于删除您不想播放的暂停任务非常有用。

• .csv 文件，该文件将通过电子邮件发送到与您的个人资料相关联的电子邮件地址，并通过在七天内到期的链接访问。您可以一次下载高达 5,000 个工作流事件；但是，如果您希望下载更多事件，您可以联系 Zapier 支持。建议您定期下载您的Zap 历史，因为 Zapier 仅保留 30 天的历史记录。

每个按钮将显示所选工作流事件的数量，而不是X图标。

现在，让我们看看如何使用自动重播功能自动重播失败的任务。

使用自动重播功能

我们已经讨论过如何手动重播任务。如果您使用专业计划或更高版本，您将可以使用自动重播功能，该功能允许您自动重播由于临时错误或停机导致失败的任务。您可以通过使用下面的截图中显示的自动重播开/关切换按钮来打开此功能：

图 5.10 – 定位“自动重播”开/关切换按钮的概览

让我们来探讨一下自动重播功能的工作原理。

自动重播功能的工作原理

一旦您打开了自动重播功能，如果工作流事件中的某个步骤失败，Zapier 将尝试根据以下时间表重试最多五次：5 分钟后，另外 30 分钟后，再过 1 小时，再过 3 小时，最后再过 6 小时。因此，在原始错误发生后的 10 小时 35 分钟后将是重播任务的最后尝试。直到安排的所有重播尝试完成，Zapier 才会发送错误电子邮件或触发 Zapier 管理器，仅当任务在最后一次尝试中未能重播时才会触发。在此期间，您将无法手动重播任务，所有正在重播或计划重播的任务都将显示为等待安排状态。自动重播功能只会在工作流事件遇到错误时才会启动；但是，任何状态为停止、错误和筛选的任务都将被重播。触发器永远不会显示为错误，并且不会因为查找新数据的机制而重播。

在重播计划运行时，您可以对您的 Zap 进行小的更改，以尝试解决任何错误，自动重播功能将在下次预定的重播中纳入这些更改。然而，如果在下次预定的重播时间正好关闭了 Zap，或者自动重播功能被关闭，所有后续的预定尝试都将被取消。

现在，让我们来看看如何解释为什么任务没有重播。

理解为什么任务没有重播

您可能会发现，在手动重播任务或使用自动重播功能时，仍然有一些任务尚未重播。 如果您的 Zap 已关闭或暂停，如果它已被删除，或者如果自错误发生以来已对其进行了重大更改（而不是小的调整），则可能会发生这种情况。 Zapier 会发送通知以提醒您在重播时间到期之前可以重播任务。 超过 30 天的 Zap 运行时间，已成功运行的 Zap 以及正在重播或计划重播的 Zap 不能重播。

在community.zapier.com/troubleshooting-99/troubleshooting-your-zaps-session-from-zapconnect-2021-18274中可以看到一个ZapConnect视频记录中如何排除错误的示例。

在本节中，我们回顾了在解决问题时如何使用Zap 历史页面。 我们讨论了任务状态，详细的 Zap 信息以及如何管理您的 Zap 历史数据。

现在，您应该更好地了解如何有效地使用 Zap 历史信息来解决工作流事件中的问题。 现在，让我们看看如何在 Zapier 平台上寻求帮助。

寻求帮助-帮助中心，客户支持，社区，专家和研讨会

一旦您进行了一些初步调查来排除 Zaps 和工作流事件中的错误，您会发现了解在 Zapier 平台上寻求额外帮助的地方非常有用。 Zapier 为您提供了几种获取帮助的方式，从自助信息查找到实际支持。 在 Zapier 平台上获取帮助的几种方式如下：

• 在应用程序概要中查找特定于应用程序的帮助

• 利用 Zapier 帮助中心

• 参与 Zapier 社区

• 联系 Zapier 客户支持

• 雇用 Zapier 认证专家

• 课程，研讨会和私人主办的社区

这些选项适用于 Zapier 的所有用户，无论您使用哪种定价计划订阅。

让我们探索其中的每一个。

在应用程序概要中查找特定于应用程序的帮助

正如我们在第二章中讨论的，准备自动化您的流程，每个与 Zapier 集成的应用程序都列在 Zapier 生态系统目录中，并且每个应用程序都有一个应用程序概要。 在应用程序概要的帮助选项卡下，您将找到与用户提出的常见支持问题相关的文章。 许多热门应用程序将在其应用程序概要中列出三篇热门文章，如下所示：

• 如何开始使用（应用程序名称）

• （应用程序名称）的常见问题

• （应用程序名称）的技巧与窍门

如果您想解决与特定应用程序相关的问题，这是一个很好的起点。当您首次在工作流程中使用应用程序时，事先了解您可能遇到的问题也很方便。

利用 Zapier 帮助中心

当您的工作流程出问题时，另一个可以查找相关解决方案的地方是在 Zapier帮助中心中搜索。帮助中心为您提供了所有故障排除方面的综合性文章。您可以使用主帮助页面上的搜索栏输入搜索关键字和术语。有些文章还提供视频和教程形式的信息。

帮助中心可通过以下方式访问：

• 一些页面中右下角的获取帮助按钮

• 左侧边栏中的获取帮助图标

• 页脚菜单中的帮助链接

• 在已停止步骤的Zap 历史记录区域或单个详细任务历史记录底部的获取帮助按钮

• Zap 编辑器右侧面板中的帮助链接

• 通过导航到help.zapier.com/

下图显示了其中一些：

图 5.11 - 导航至帮助中心

还有一个指向Zapier 客户支持页面的获取帮助链接。

如需特定的故障排除信息，您可以导航到help.zapier.com/hc/zh-cn/sections/360004541173-故障排除-Zaps。您将找到一些科目特别相关的文章，这些文章将帮助您解决特定的错误通知，例如涉及状态代码的错误。

与 Zapier 社区互动

Zapier 社区论坛是寻找特定和行业问题解决方案的绝佳途径。您还可以发布问题的详细信息，社区成员将以有用的建议和评论作出回应。它甚至是与其他 Zapier 用户、Zapier 客户支持人员、开发人员和专家互动的好地方。

在主帮助中心页面底部以及每个帮助文章中，都会有一个指向 Zapier 社区的链接。您还可以点击仪表板底部的问社区链接（如图 5.11所示），并使用community.zapier.com导航到社区。

联系 Zapier 客户支持

有时您可能需要一些额外的、更个性化的帮助来解决您在工作流中可能遇到的问题。Zapier 客户支持团队向所有 Zapier 用户提供免费的电子邮件支持服务，并通常在您提交查询后的几个小时内做出响应，无论您所在的时区如何，确保问题得到迅速解决。他们可以访问比您在Zap 状态页面更新和警报中能看到的更详细的后端信息。如果您使用团队和公司计划，您将享有首要支持，这意味着您的支持查询很可能会得到更快的响应和解决，而不是普通的支持。

提示

当联系 Zapier 客户支持时，请提供尽可能多的背景信息。如果可能，提供问题的截图或视频演示，以及来自Zap 历史的多个示例。详细说明您已经尝试的纠正问题的方法，并且表达清楚、具体。这将减少误解的机会。

在主要帮助中心页面的底部和每篇帮助文章中，您将找到指向 Zapier 支持页面的链接。您也可以使用 zapier.com/app/get-help 导航到那里。

公司账户的用户还可以使用其账户中的实时聊天选项联系 Zapier 客户支持。

聘请 Zapier 认证专家

当您需要帮助解决非常具体的问题，并已尝试所有其他支持途径时，可以聘请Zapier 认证专家。他们是经过 Zapier 认证计划的个人或机构，并得到了 Zapier 的认可，为 Zapier 用户提供收费支持。Zapier 认证专家被列在Zapier 专家目录中，并获得徽章，以展示在他们的网站和社交媒体渠道上。由于他们都是独立顾问，他们的背景、经验和服务可能有细微差别，但通常提供培训、技术支持和高级工作流构建服务。大多数 Zapier 认证专家很可能提供电话和视频会议支持等一对一的体验。

在主帮助中心页面的底部以及每篇帮助文章中，您会找到指向 Zapier 专家目录的链接。您也可以点击仪表板底部的雇佣专家链接，如图 5**.11所示，并通过 zapier.com/experts 导航到那里。列出的这些独立顾问已经被 Zapier 正式认可为认证专家。目前全球认证 Zapier 专家不到 100 位，专注于不同的业务领域和应用。例如，Solvaa 自动化学院与咨询位列认证专家前 15 名，您可以通过导航至 zapier.com/experts/solvaa-automation-academy-consulting 查看他们的列表。

课程、研讨会和私人托管社区

如果您需要在学习之旅中获得额外帮助，请考虑参加经过审查的课程或研讨会，或加入专门致力于使用 Zapier 进行无代码业务流程自动化的托管社区。

Zapier 大学和 YouTube 频道

Zapier 创建了许多学习选项，将帮助您实现自动化学习目标。具体列出如下：

• Zapier 大学：您可以在 Zapier 101 中访问两个学习流，其中解释了一些使用 Zapier 的基本原理，以及 Zapier 102，您可以在其中学习一些更高级的技能。您可以通过点击仪表板底部的学习中心链接，如图 5**.11所示，并通过 zapier.com/university 导航到 Zapier 大学课程。

• Zapier 的 YouTube 频道：您可以访问 Zapier 的主要 YouTube 频道上的各种视频，该频道位于 www.youtube.com/@Zapier，以及 Zapier 学院 YouTube 频道，该频道位于 www.youtube.com/@ZapierAcademy。

Solvaa 自动化学院

Solvaa 自动化学院提供了一系列课程和现场研讨会，帮助您掌握业务流程精简、改进和自动化。您还可以了解数字化转型的最佳实践，流程改进基础知识，流程映射，制定标准操作程序（SOP），以及为您的业务找到合适的应用程序。通过预录视频、私人学生专属播客中的音频内容、现场研讨会和问答环节进行学习。

您还可以从 Solvaa 自动化学院的教练和培训师以及托管社区中的其他自动化爱好者获得支持，帮助您在自动化掌握之旅中前进。通过导航至 academy.solvaa.com 进行导航。现在，作为 Zapier 用户，您应该对可用的不同支持选项有了更好的了解。

总结

在本章中，我们介绍了解决使用 Zapier 时出现错误所需的基本信息。我们首先介绍了如何使用电子邮件通知和 Zapier 管理器内置应用程序来管理错误警报。接下来，我们介绍了如何通过监控 Zapier 状态 页面和使用 App Status by Zapier 内置应用程序来管理应用状态警报。然后，我们详细讨论了如何使用 Zap 历史信息来帮助您解决与 Zaps、应用程序和个别数据问题相关的问题。最后，我们回顾了在 Zapier 平台上获取额外支持的渠道。

您现在知道如何通过更新电子邮件通知偏好设置来管理您的警报，以及如何理解 Zapier 状态 页面上的信息。您还知道如何使用 Zapier 管理器和 App Status by Zapier 内置应用程序创建警报工作流程，以及如何理解 Zap 历史信息以帮助解决错误。最后，您现在知道如何在 Zapier 平台上寻求帮助。

在下一章中，您将学习如何设置和自定义多步骤 Zaps，如何使用 Zapier 的非常重要的搜索功能，以及如何复制和重新排列您的步骤。您还将介绍最常用的内置 Zapier 应用程序，并通过构建您的第一个多步骤 Zap 来测试您的知识。

问题

1. 告诉我两个 Zapier 内置应用程序，可以帮助你管理 Zapier 账户中的错误和维护警报。

2. Zapier 的哪三个本地功能将帮助您解决错误？

3. 在解决问题时，您有哪六种方法可以找到额外的帮助？

第二部分：通过 Zapier 自定义您的 Zaps 使用内置应用 – 功能和实际用途

当本部分完成时，您将了解 Zapier 平台的功能，如何使用 Zapier 的内置应用自定义您的 Zaps，以及如何创建您的第一个多步齐点触。我们将讨论内置应用的功能，向您传授如何使用它们的实用技巧，并提供示例，您将能够通过几个练习来测试您的知识。

本部分包含以下章节：

• 第六章，创建多步齐点触和使用内置应用

• 第七章，开始使用内置应用

• 第八章，内置通信应用

• 第九章，探索用于提取和编译数据的内置应用

• 第十章，Zapier 的其他有用的内置应用

• 第十一章，Zapier 的高级内置应用

• 第十二章，使用内置应用管理您的 Zapier 账户

• 第十三章，新发布的应用和功能

第六章：创建多步骤 Zap 并使用内置应用程序

随着您对使用 Zapier 自动化业务工作流程的熟悉程度增加，您会发现在许多情况下，您可能需要比单步工作流提供的更灵活的操作。您将开始构建更复杂的工作流程，这将允许您自动化涉及各种应用程序任务的多个操作步骤。您可能会经常发现所需用于后续操作的数据在触发器和现有动作步骤中不可用。在这些情况下，您将需要知道如何使用搜索动作事件来检索数据。为了补充使用触发器和动作，您可能还想通过使用 Zapier 创建的各种内置工具来进一步定制您的 Zaps，以便您可以在 Zapier 平台内转换和操作数据。

在第三章，构建您的第一个自动化工作流程（Zap），我们介绍了如何创建单步 Zap 的基础知识。在本章中，我们将在您已获得的知识基础上继续讨论如何使用多个动作和搜索来开发多步骤 Zaps，并向您介绍 Zapier 创建的各种内置应用程序。我们将首先介绍如何通过回顾使用动作步骤并添加搜索步骤来创建多步骤 Zaps。然后，我们将探讨如何删除、复制、重新排序和重命名 Zaps。您还将通过参与一个多步骤 Zap 的练习来测试自己的知识。然后，我们将简要介绍所有由 Zapier 创建的内置应用程序的功能，这些功能将在后续章节中详细介绍。

本章将涵盖以下关键主题：

• 创建具有多个动作和搜索步骤的多步骤 Zaps

• 删除、复制、重新排序和重命名步骤

• 介绍 Zapier 的应用程序

一旦您学习完这些主题，您将了解如何创建多步骤 Zap 并在动作步骤中使用搜索功能。您还将更好地了解 Zapier 所有内置应用程序的基本功能。

技术要求

要学习本章内容，您需要访问 Zapier 账户。要构建多步骤 Zaps，您至少需要订阅 Zapier Starter 计划。您可以在此处获取本章中使用的 Zap 模板：bit.ly/zapier-book。使用这些模板将帮助您可视化该流程的工作方式。

创建具有多个动作和搜索步骤的 Zaps

在第三章，构建您的第一个自动化工作流（Zap），我们逐步介绍了创建我们第一个单步 Zap 的过程。在第五章，故障排除和处理 Zap 错误，我们使用这些知识使用 Zapier Manager 和 App Status by Zapier 创建了警报 Zaps。现在您已经第一手体验了 Zapier 在单步工作流中所能提供的内容，是时候探索多步工作流的无限自动化可能性，以提高您的生产力。

正如我们在第三章，构建您的第一个自动化工作流（Zap）中所讨论的，一旦您设置了触发步骤，您可以在触发器之后和任何操作步骤之间添加操作、搜索、筛选和延迟，并在最后添加路径，使用+图标。

重要说明

您可以向 Zap 添加最多 99 个操作步骤；然而，出于控制目的，最好将工作流程缩短，并在可能的情况下将您的流程分解为更易管理的 Zap。

我们将在第七章，使用内置应用程序入门后面讨论如何将筛选器、延迟和路径添加到您的工作流程中，届时我们将探索一些 Zapier 的内置应用程序。不过在此之前，我们需要了解如何在操作步骤中使用搜索功能。搜索功能允许您动态查找可能不在触发器和现有操作步骤中的数据。只要您打算使用的应用程序有通过集成可用的搜索动作事件，这就是可能的。

重要说明

很多应用程序都为您提供了搜索数据的选项。难以用言语来表达搜索操作功能的用处。它可以让用户提取您可能在触发步骤或之前的操作步骤中无法获得的信息。一个常见的例子是在Shopify中进行了销售，您会得到与销售关联的产品 ID。在这种情况下，您可能想要搜索与产品相关的其他信息，然后在其他步骤中使用。

有两种方法可以将搜索操作步骤添加到您的 Zap 中：

• 使用+图标

• 通过转到选择值...字段并使用自定义标题选项

让我们依次来看一下。在我们通过本节时，您会发现很多示例和截图都是关于Pipedrive CRM的。我们选择了这个例子，因为它很好地解释了搜索操作的功能。请记住，很多应用程序都有搜索操作功能，您可以根据需要利用它们。

使用+图标添加搜索步骤

如果您正在使用的应用程序通过集成有可用的搜索操作事件，则将用查找...加上项目来表示。例如，在 Pipedrive 中，以下搜索操作事件是可用的：

• 找到个人

• 查找潜在客户

• 查找用户

• 查找组织

• 查找交易

• 查找活动

• 查找产品

• 查找产品

搜索通常使用项目的唯一标识符进行，例如名称、电子邮件地址、主题、代码和记录 ID。具有搜索操作事件集成的大多数应用程序都将允许多种搜索项。

重要提示

许多用户经常犯的一个常见错误是通过与记录 ID 关联的“名称”进行搜索。在大多数情况下，记录 ID 是搜索项的最佳方式，因为记录 ID 在应用程序中的项目之间通常是唯一的。例如，在 CRM 中，可能存在联系人的重复，这些重复可能在数据上有所不同；然而，只有一个记录 ID 存在来区分这些重复项。

让我们用一个例子来说明实现搜索操作事件。我们将使用第三章中的一个修改过的示例，构建您的第一个自动化工作流程（Zap），我们将把触发应用程序更改为 Pipedrive，并且触发事件将是新交易。在这种情况下，我们可能希望在我们的 Google Sheets 电子表格中的列中添加联系人的全名以及他们的名字和姓氏。当我们尝试搜索该人的名字时，我们看到从触发步骤中提取的数据只显示了联系人的全名。如下截图所示：

图 6.1 – 通过名字搜索无结果概览

在这种情况下，由于 Pipedrive 集成具有查找人物搜索操作事件，我们可以在触发器和现有操作步骤之间添加一个搜索操作步骤来检索这些详细信息。我们可以通过点击+图标来执行此操作。

提示

另一个选择是使用 Zapier 内置的 Formatter by Zapier 应用程序添加一步。在这里，您可以添加一个Person Name数据，以便您提取名字和姓氏。我们将在第十七章中介绍 Formatter by Zapier 的文本拆分功能，Zapier 中的文本格式化函数 – 第二部分。

接下来，我们可以将 Pipedrive 添加为我们的应用程序，查找人物作为我们的操作事件，如下截图所示：

图 6.2 – 查找人物操作事件概览

将其添加到我们的 Pipedrive 帐户后，我们可以自定义我们的搜索 – 例如，通过添加以下内容：

• 要搜索的字段：在这种情况下，我们可以使用人的记录 ID 进行搜索，所以我们将从下拉列表中选择ID值。

• ID（术语）：在这种情况下，我们将从触发步骤映射Person ID动态数据值到这个字段。ID 字段是一个数字（整数）字段，我们输入的值（静态或动态）应该是这样的。

• 搜索精确匹配？：在这种情况下，我们将选择是选项，因为我们希望搜索精确匹配。

• 如果没有找到，此步骤是否应被视为“成功”：使用此布尔字段从下拉菜单中选择是（true）或否（false），输入文本，或从前面的步骤中插入数据，以便在搜索中如果没有找到东西则将此步骤视为“成功”。这个字段的默认值是否（false），如果您希望在没有找到东西时此步骤“停止”，那么您应该选择此选项，因为这是最常见的用例。这意味着 Zapier 将会产生一个您不会收到通知的软错误；Zap 将不会暂停。但是，所有依赖此步骤中数据的后续步骤都将被跳过。如果您希望允许 Zap 继续运行并运行后续步骤，则选择是（true）选项。如果选择此选项，则最佳做法是通过添加Filter by Zapier或Paths by Zapier条件逻辑来在工作流程中更多控制，并根据搜索是否返回结果来允许这些步骤通过或停止。我们将在第七章中学习如何使用此字段选项进行条件工作流程，使用内置应用 入门。

• 如果还不存在，则创建 Pipedrive 人员？：如果希望在搜索没有返回现有记录时创建新记录，请勾选此复选框。勾选后，该步骤将刷新并显示与创建人员操作事件相同的字段。您在指定应用程序中想要搜索的实体（例如，Pipedrive 人员）将在不同的应用程序之间有所不同，以及创建实体也会不同。

如下截图所示：

图 6.3 – 自定义 Pipedrive 搜索操作步骤中的查找人员事件概览

然而，我们也可以选择使用任何其他现有的静态或动态数据值进行搜索。例如，如果我们确信它们足够独特以能够找到特定记录，我们可以使用人的电子邮件地址或姓名作为搜索项。

重要提示

搜索操作事件变量在操作事件和应用程序之间会有所不同。因此，在操作部分看到的内容可能与我们的示例不同。Zap 编辑器会显示有关每个字段中可以包含的有用注释。

最后，如果我们已正确映射了字段，使用此测试将检索正确的联系人以及所有必要的详细信息。我们需要在在 Google Sheets 中创建电子表格行操作步骤中映射联系人的名字和姓氏。如下截图所示：

图 6.4 – 搜索姓氏以获取结果的概览

现在，我们可以继续使用重新测试操作按钮来重新测试我们的操作，以查看我们的数据如何推送到我们的 Google Sheets 电子表格中。或者，我们可以跳过测试。

作为对比，以下截图显示了使用Mailchimp作为应用程序的搜索操作步骤：

图 6.5 – 自定义“查找订阅者”搜索操作步骤的概览

以下截图显示了许多搜索操作步骤中可以提取的大量数据，这些数据可以用于您的其他操作步骤：

图 6.6 – 查找订阅者搜索结果概览

现在，让我们看看如何从选择值...字段内添加搜索操作步骤。

在选择值...字段中添加搜索步骤

在第三章，构建您的第一个自动化工作流程（Zap），我们介绍了您将在操作步骤中找到的两种主要字段类型：选择值...和输入文本或插入数据...。当使用选择值...字段类型时，您可以映射静态或动态数据。从触发器或前一个操作步骤检索到的动态数据可以使用自定义头选项进行映射。如果您要映射的动态数据在先前步骤中不存在，您可以根据集成是否允许此操作添加搜索操作。

让我们通过在工作示例中添加一个额外的要求来说明这一点。一些 CRM，如 Pipedrive，具有产品模块，允许您为您可能向客户收费的产品存储设置代码、描述和定价。在我们的工作流程中，一旦我们在 Google Sheets 电子表格中创建了一个新行，我们可能希望自动将产品添加到我们在 Pipedrive 中的交易中。对于我们的具体示例，当交易创建时，可以从 Pipedrive 的下拉菜单中选择“产品”。我们希望使用这个来从我们的 Pipedrive 产品模块中搜索实际产品，以便我们可以将其添加到交易中。这个例子在现实生活中可能并不那么相关，但它可以说明如何使用选择值...字段类型进行搜索。

首先，我们需要在在 Google Sheets 中创建电子表格行操作步骤之后使用+图标添加一个操作步骤。我们将使用Pipedrive作为我们的应用程序，将产品添加到交易作为我们的操作事件。在操作下，对于产品字段，单击字段旁边的添加搜索步骤按钮。如下截图所示：

图 6.7 – 在自定义选项卡中查找“添加搜索步骤”按钮的概览

这将产生一个带有说明的弹出窗口，如下截图所示：

图 6.8 – 添加搜索步骤弹出窗口概览

一旦我们点击了添加搜索步骤按钮，Pipedrive 的查找产品搜索动作步骤将自动添加到添加产品动作步骤之前。

一旦我们确认了要使用的 Pipedrive 帐户，我们需要在动作部分映射一个值进行搜索。在我们的示例中，我们将使用从触发器步骤中输入的值，来自我们的 Pipedrive 产品字段。如下截图所示：

图 6.9 – 自定义查找产品动作步骤概览

最后，执行测试将从 Pipedrive 的产品模块中检索产品信息；ID 将自动映射到我们的添加产品到交易动作步骤。如下截图所示：

图 6.10 – 搜索步骤结果概览自动映射到起始动作步骤

现在，我们可以通过添加静态数据或映射来自先前步骤的动态数据来填写其他字段，进行测试，并完成我们的工作流程。

您可以通过访问bit.ly/zapier-book 获取此 Zap 的模板，并将其添加到您的 Zapier 帐户中。使用此 Zap 模板将帮助您了解流程的工作原理。

现在，您可以尝试自己进行以下练习。

练习 – 创建一个具有搜索动作的多步 Zap。

使用您在第二章中定义的一个流程，准备自动化您的流程，来逐步完成本节内容，创建一个具有搜索动作的多步 Zap。尝试在您的工作流程中结合多个应用程序。

以下是您可以使用的示例：

1. 触发器：提交了一个网络表单。

2. 动作：将新订阅者添加到您的电子邮件营销应用程序中。

3. 动作：将新联系人添加到您的发票应用程序中。

4. 动作：在 Google Sheets 电子表格查找列表中搜索用户 ID。

5. 动作：将新的入职任务添加到您的任务管理应用程序中，并将其分配给第 4 步中的用户。

6. 动作：发送电子邮件或消息到您的团队，通知他们新的联系人和订阅者记录已被创建。

您可以针对您已记录并且可以从自动化中受益的任何流程重复此练习。

您现在应该更好地理解了如何创建和自定义具有自定义值和搜索功能的多步 Zap。现在，让我们讨论如何修改 Zap 中的步骤，以便删除、复制、重新排序或重命名它们。

在您的 Zap 中删除、复制、粘贴、重新排序和重命名步骤

随着您对构建多步骤 Zap 的熟悉程度越来越高，您可能会想要删除、复制、重新排序或重命名 Zap 中的步骤。要执行这些操作，请选择您想要对其执行相应操作的步骤，选择三个点图标以显示下拉菜单，然后选择选项。下面的截图展示了这个过程：

图 6.11 – 在经典编辑器中管理 Zap 的一步

重要提示

在可视化编辑器中，左侧面板中不存在概览部分，因此所有操作都将通过在步骤上点击三个点的下拉菜单来执行。您还会注意到，在下拉菜单中重新排序选项也不可用，因为您可以在主编辑器部分内拖放步骤。

您也可以通过选择步骤旁边的三个点图标来管理步骤，以显示下拉菜单，并通过在右侧面板的概览部分中的搜索栏中输入搜索变量来搜索它们。您还可以从下拉菜单中在步骤下方添加一个步骤。下面的截图展示了这个过程：

图 6.12 – 在 Zap 编辑器的概览部分管理步骤

让我们依次看一下重命名、复制、添加、复制、粘贴、删除和重新排序步骤。

重命名一步

在第四章，管理您的 Zaps，我们探讨了如何充分命名您的 Zaps。同样的逻辑也可以应用于您 Zap 中的步骤。由于 Zapier 将根据所涉及的应用程序和触发器或操作事件自动命名步骤，因此更改名称以使其更具描述性是很有用的。如果您正在与团队一起工作，这尤其重要，以给步骤的目的提供更多的上下文，并且如果您的 Zap 中有许多步骤，则能够使用关键字在概览部分中搜索步骤而不是滚动整个 Zap 将会很有用。

在步骤中点击重命名选项或者从概览部分中点击重命名选项将允许你更改步骤名称中的文本。编辑完文本后，只需点击文本框外的任意位置即可保存更改。

复制一步

当你构建具有重复步骤的多步骤 Zap 时，能够复制步骤是非常有用的。这些副本可能与原始版本完全相同，或者你可能只需要做一些小的调整。例如，你可能需要构建一个包含一系列步骤的 Zap，例如一个 7 天的销售节奏活动，这时复制步骤就非常有用。下面的截图展示了这个示例：

图 6.13 – 创建了一个 7 天销售节奏活动的 Zap

单击 复制： 后跟原始步骤的名称。你必须通过检查步骤并相应地重新映射字段来继续。

添加步骤

你可以通过在步骤之间单击 + 按钮将步骤添加为例行程序。你也可以通过在大纲部分中选择在下面添加步骤选项，在所选步骤下方添加步骤。

复制和粘贴步骤

复制 选项会直接在其下方创建步骤的副本。然而，你可以选择复制特定的步骤，轻松地将该副本粘贴到另一个步骤的上方或下方。你可以通过单击步骤中的 复制 选项或 大纲 部分中的 复制 选项来实现。步骤的副本将被添加到剪贴板上，在 Zap 编辑器顶部会显示通知，几秒钟后会消失，底部左侧将出现弹出窗口。你可以单击 X 按钮隐藏弹出窗口。如下截图所示：

图 6.14 – 复制和粘贴步骤

你不能使用剪贴板查看数据，它每次只包含一个 Zap 的副本，可以通过再次使用 复制 选项来覆盖。然后，在 大纲 部分的任何步骤（在 经典编辑器 中），你可以选择粘贴到下面选项将复制的步骤粘贴到所选步骤下面，或者选择 粘贴以替换 选项完全替换一个步骤。然后，你必须检查步骤并相应地重新映射字段。这是一个省时的功能，可以在过程中减少几次点击。

删除一个步骤

有时你可能不再需要工作流程中的一个步骤，需要将其删除。单击步骤中的 删除 选项或 大纲 部分中的 删除 选项将允许你完全删除你的 Zap 中的步骤。一个提示将出现说 确定要删除吗？，询问你确认是否要删除步骤，因为它将不可恢复。如下截图所示：

图 6.15 – 确认是否要删除步骤的提示

重新排序步骤

有时，你可能会意识到你的步骤在你的 Zap 中放错了位置，你想要移动它。在 经典编辑器 中，单击步骤中的 重新排序 选项将打开大纲部分，你可以在 Zap 中的其他位置拖放你的步骤。如下截图所示：

图 6.16 – 经典编辑器中大纲部分重新排序步骤的概述

如果步骤使用来自先前步骤的数据，并且您将步骤移动到数据来源步骤之前，则将无法再使用数据。您将收到弹出窗口形式的警告。您可以通过单击取消按钮来取消操作，或者通过单击移动步骤按钮来继续。然后，您必须继续检查步骤并相应地重新映射字段。如下截图所示：

图 6.17 – 重新排序步骤时出现警告的概览

当使用可视化编辑器时，只需在主编辑器部分简单地拖放步骤即可轻松重新排序步骤。

一旦您复制了一个步骤，重新排序步骤尤其有效，因为您可以将副本移动到 Zap 的另一部分。

提示

复制、粘贴、复制和重新排序步骤是 Zapier 最近发布的新功能，将在您调整工作流程时为您节省大量时间。在发布此功能之前，如果在定位步骤时出现错误，或者需要在 Zap 的后续位置创建该步骤的副本，则必须重新构建步骤。您可以使用此功能更快地构建多步骤 Zap。

现在，您应该更好地了解如何通过在 Zap 中重命名、删除、复制和重新排序步骤来管理步骤。现在，让我们进一步构建多步骤 Zap，并探索 Zapier 创建的所有内置应用程序，以使工作流自动化在 Zapier 平台上全面展开。

介绍 Zapier 的应用程序

创建多步骤 Zap 的基础在于知道如何充分利用触发器、操作和搜索功能。一旦您掌握了这一点，您可能希望利用 Zapier 创建的许多内置应用程序的功能，这样您就可以执行常见任务，而无需使用其他应用程序并支付额外的订阅费用。Zapier 已经创建了几个内置应用程序，帮助您加速工作流程。

我们将这些应用程序分类如下：

• 控制运行条件和逻辑的应用程序

• 通讯应用程序

• 用于提取和编译数据的应用程序

• 其他有用的应用程序

• 高级应用程序

• 管理 Zapier 帐户的应用程序

• 处于α和β测试阶段的新发布的应用程序

• Zapier 应用程序中强大的格式化器

• 带有 AI 功能的应用程序

重要提示

Zapier 定期发布新功能和内置应用程序。在本书中，我们将介绍已发布的内置应用程序及其触发器、操作和搜索操作。

您可以在此处获取到 Zapier 内置应用程序的方便快速参考备忘单：bit.ly/zapier-book。

现在，让我们简要地回顾一下每个类别中的应用程序。

通过 Zapier 应用程序设置运行条件并使用逻辑

你可能想要通过控制工作流何时继续运行来定制你的自动化。你可以通过添加逻辑来阻止一个 Zap 运行，除非数据满足某些条件，或者通过添加定时延迟和安排你的 Zaps 在特定间隔运行来实现这一点。Zapier 已经创建了以下内置应用程序，所有这些应用程序通常用于设置运行条件和使用逻辑：

• Filter by Zapier：Filter by Zapier 允许你向你的 Zaps 添加条件逻辑步骤，只有在满足了某些条件时才允许自动化继续。例如，你可能希望在你的 Google Sheets 电子表格中添加了新行时发送电子邮件，但只有在某列中的数据存在时才发送。

• Delay by Zapier：通过使用 Delay by Zapier，你可以向后续操作步骤添加时间延迟。你可以设置延迟，以便在一定时间后，例如 1 小时，某个特定时间，例如下午 2 点，或者在工作流程中有多个延迟的情况下等待延迟队列后，允许 Zap 的其余部分运行。例如，你可能希望在 Instagram 上添加图像或视频后的 1 周后在 Twitter 上发送一条推文。

• Schedule by Zapier：你可以使用 Schedule by Zapier 作为触发步骤，在设置的时间运行工作流，例如每小时、每天的某个特定时间、每周的某一天、每月的某一天。例如，你可能希望在每周开始时向任务管理应用程序（如 Asana）添加一组任务。

• Paths by Zapier：Paths by Zapier 允许你向你的 Zaps 添加分支逻辑。这意味着你可以根据设定的条件允许不同的路径以及不同的操作运行。例如，你可能希望根据客户在你的网站上填写的联系表单中提供的联系方式首选项，向客户发送电子邮件或短信。

我们将在第七章中涵盖 Zapier 的所有这些应用程序，开始使用 内置应用程序。

现在，让我们回顾一下 Zapier 创建的具有通信功能的应用程序。

使用 Zapier 的应用程序进行通信

Zapier 创建了几个特定于通信的内置应用程序，允许你触发工作流自动化并执行操作。这些如下：

• SMS by Zapier：使用 SMS by Zapier，你可以向你可以验证的号码发送有限数量的短信。换句话说，需要授予权限才能向号码发送消息。因此，这对于向自己或无法用于向客户发送消息的团队成员发送通知或提醒非常有用，例如。

• zapiermail.com 电子邮件地址用作触发器或操作步骤。然后，你可以发送出站邮件，如果你已经启用了阅读回执，你可以在某人打开你发送的邮件时触发工作流。你还可以在你的 zapiermail.com 地址收到转发的电子邮件时触发 Zaps 运行。

• Zapier 的 SMTP: 简单邮件传输协议 (SMTP) 允许电子邮件客户端应用程序发送电子邮件。如果您使用的是除 Gmail、Zoho Mail 或 Microsoft Office 365 之外的邮件服务器，则可以通过 Zapier 的 SMTP 发送电子邮件。

• Zapier 的 IMAP: 互联网消息访问协议 (IMAP) 允许电子邮件客户端应用程序从服务器检索电子邮件。如果您使用的是除 Gmail、Zoho Mail 或 Microsoft Office 365 之外的邮件服务器，则可以使用 Zapier 的 IMAP 从这些邮件服务器检索电子邮件。

我们将在第八章中涵盖由 Zapier 创建的所有这些应用程序，内置 通讯应用程序。

接下来，让我们探索一些 Zapier 创建的用于提取和编译数据的应用程序。

使用 Zapier 应用程序提取和编译数据

Zapier 创建了一些内置应用程序，允许您从电子邮件中提取数据，在自动化中使用 RSS feed，并创建信息摘要。这些应用程序如下：

• 您可以将电子邮件转发到@robot.zapier.com邮箱地址，并启用从电子邮件中提取数据。例如，如果您通过电子邮件收到网页表单提交通知，您可以使用 Zapier 的 Email Parser 提取数据以在后续操作步骤中使用。

• Zapier 的 RSS: 真正简单的订阅 (RSS) feeds 在网站发布新内容时更新。Zapier 的 RSS 应用程序允许您使用 RSS feed 更新作为触发器，然后通过添加通知操作步骤，如电子邮件、短信或 Slack 消息，可以让您了解新内容的更新。例如，您可能想要在您最喜欢的商业博客发布新文章时收到更新。您还可以使用该应用程序创建自己的 RSS feed。

• Zapier 的摘要: 此内置应用程序允许您从多个工作流触发事件中捕获数据，并将数据编译成可以在其他操作事件中使用的单个摘要。例如，将每周销售发票创建的摘要发送给您的销售团队。您还可以搜索现有的摘要数据。

我们将在第九章中更详细地涵盖由 Zapier 创建的这些应用程序，探索内置应用程序以 提取和编 译数据。

现在让我们快速浏览一下 Zapier 创建的其他一些有用应用程序及其相关功能。

Zapier 的其他有用应用程序

Zapier 还创建了几个其他内置应用程序，执行各种有用的功能。这些如下所述：

• Zapier Chrome 扩展: Zapier Chrome 扩展，以前称为 Push by Zapier，使用 Google Chrome 扩展从网页的任何位置手动触发一次性自动化。例如，您可能想要创建一个新的 Trello 卡片来查看您在浏览互联网时遇到的文章内容。

• Zapier 的 URL 缩短器：如果您想要将长的统一资源定位符（URL）字符串缩短并更容易识别，可以使用 Zapier 的 URL 缩短器。这在你有文本长度限制时特别有用，例如如果您想要发送短信或在 Twitter 上发布推文。这类似于 Bitly 等工具。

• Zapier 的翻译：Zapier 的翻译允许您将单词、短语和网页翻译成 100 多种语言，并且它可以用于检测文本中的语言。

• Zapier 的潜在客户得分：这个应用程序允许您使用他们的电子邮件地址从网络上收集有关联系人的信息，并且还可以用于为他们提供一个资格得分。例如，如果一个新的潜在客户提交了一个网络表单，您可能希望了解联系人的公司、公司规模和地点等更多详细信息。

• Zapier 的天气：Zapier 的天气让您了解您所在地区的天气条件。您可以用它来获取每日天气通知，并仅在当天将会下雨时触发（基于您的 Zapier 时区设置）。您还可以搜索指定地点的当前天气状况和明天的预报。

• Zapier 的逆行：您可以使用 Zapier 的逆行基于水星逆行的占星预测来触发您的工作流。您可以选择水星进入或离开逆行的触发事件，或者当水星处于逆行时每天触发事件一次。

我们将在更多细节中详细介绍 Zapier 的所有这些应用程序，第十章，Zapier 的其他有用内置应用程序。

现在，让我们看看 Zapier 创建的具有更高级功能的应用程序。

Zapier 的高级应用程序

随着您越来越熟悉 Zapier 应用程序的使用，您可能想要尝试一些稍微更高级功能的内置应用程序。这些应用程序如下：

• GET, POST, PUT或自定义的 HTTP 请求。

• Zapier 的代码：如果您熟悉JavaScript或Python，您可以在工作流自动化中使用 Zapier 的代码。您可以使用 JavaScript 或 Python 编写代码，以在触发器或操作中操作数据。

• Zapier 的存储：Zapier 的存储允许您保存和检索小的数据值。这允许您在每次 Zap 运行时存储参考数据，然后通过检索它与其他 Zaps 共享。例如，假设您想要持续记录有多少新订阅者已添加到您的电子邮件营销应用程序中，然后使用这个记录，使其显示在诸如Databox之类的仪表板报告工具中。

我们将在第十一章中详细介绍 Zapier 的所有这些应用程序，Zapier 的高级内置应用。我们还将探讨API 请求和应用扩展的功能。

现在，让我们看看您可以用来管理 Zapier 帐户的应用程序。

使用 Zapier 应用程序管理您的 Zapier 帐户

如果您负责系统管理，则需要了解如何使用这些应用程序。它们使您能够构建自动化流程，帮助您监视 Zapier 帐户的问题，例如错误和任务使用情况。它们如下所示：

• Zapier 管理器：我们在第五章中介绍了 Zapier 管理器应用程序，故障排除和处理 Zap 错误，我们讨论了如何使用它来管理错误警报，例如 Zaps 错误、Zaps 被关闭或任务被停止。您还可以使用 Zapier 管理器通知您有关将新的公共应用程序添加到 Zapier、您帐户的更改（例如新文件夹或创建的 Zaps、任务使用限制已达到或发布新的 Zapier 发票）。您可以搜索 Zap 或公共应用程序，以及打开或关闭 Zaps。如果您使用团队帐户，则可以使用 Zapier 管理器邀请新用户加入您的 Zapier 团队或通知您新的团队成员被添加。

• Zapier 的应用状态：我们在第五章中介绍了 Zapier 的应用状态应用程序，故障排除和处理 Zap 错误，我们讨论了如何使用它来获取关于公共应用程序的新、更新和已解决事件的通知。

我们将在第十二章中涵盖 Zapier 的所有这些应用程序，使用内置应用程序管理您的 Zapier 帐户。

接下来，让我们探索新的内置应用发布。

处于 alpha 和 beta 测试阶段的新发布的应用程序

Zapier 不断改进功能并发布新功能。自本书第一版出版以来，已发布以下应用程序：

• Zapier 中的循环：您可以通过循环多次执行 Zaps 中的操作，针对指定的值集合。当您有多个需要单独运行工作流的值时，这非常有用。

• Zapier 的子 Zap：您可以创建可重用的 Zap 组件和系统，通过构建和调用它们称为“子 Zaps”。当您想要在主要 Zap 之外运行工作流并连接多个 Zaps 时，这非常有用。

• 传输：您可以批量在两个应用程序之间传输数据，可以按需或按计划进行传输。

• 表格：您可以在 Zapier 平台上存储数据表，无需使用额外的电子表格或数据库应用程序。

• 接口：您可以创建可以连接到您的 Zaps 的页面，例如表单、文本页面、表格、看板、聊天机器人和链接卡，这些页面托管在 Zapier 平台上。

我们将在第十三章中涵盖 Zapier 的所有这些应用程序，新发布的应用程序和功能。

现在，让我们概述多功能 Formatter by Zapier 应用程序。

强大的 Formatter by Zapier 应用程序

Formatter by Zapier 应用程序到目前为止是 Zapier 最通用的内置应用程序。它的功能非常广泛，我们将在五个章节中涵盖此应用程序。使用 Formatter by Zapier 应用程序可以格式化以下内容：

• 日期和时间：您可以将日期/时间值转换为不同的格式（包括时区）并添加/减去时间。我们将在第十四章，即格式化日期和时间中介绍使用 Formatter by Zapier 应用程序进行日期和时间格式化。

• 数字：你可以操作数字、电话号码和货币，并使用电子表格类型的公式和数学运算。我们将在第十五章，即数字格式化中介绍使用 Formatter by Zapier 应用程序进行数字格式化。

• 文本：您可以使用此功能广泛格式化文本。您可以做很多事情，我们将在两章中介绍该功能。在第十六章中，即Zapier 中的文本格式化函数 - 第一部分，我们将探讨调整标题大小写、大写和小写、查找和替换文本、修剪空格、计算单词数和调整长度以及复数文本。在第十七章中，即Zapier 中的文本格式化函数 - 第二部分，我们将讨论文本分割、截断文本、提取模式、URL、电话号码、数字和电子邮件地址、删除 HTML 标记以及创建超级英雄名称（有趣的名称）。我们还将概述高级功能，例如如何将 Markdown 转换为 HTML 和 ASCII 并使用默认值和 URL 编码/解码。

• .csv文件。我们将在第十八章，即Zapier 的 工具函数中介绍 Formatter by Zapier 应用程序中的实用功能。

现在，让我们讨论具有人工智能（AI）功能的内置应用程序。

带有 AI 功能的应用程序。

将 AI 功能集成到其软件应用程序中已成为许多 SaaS 公司的重要任务。 Zapier 也不例外。随着 ChatGPT 面向更广泛的市场推出，并可能集成和整合 AI 功能，Zapier 正在发布许多 AI 集成特性。其中一些特性是AI 驱动的故障排除、AI 聊天机器人、创建 Zap，以及使用 Zapier Chrome 扩展和ChatGPT 插件运行AI 操作。我们将在第十九章中简要介绍所有这些功能以及更多内容，即AI 和自动化。目前，所有 AI 特性均处于测试版本。我们还将探讨一些与 Zapier 的 AI 应用程序集成，例如ChatGPT和OpenAI集成。

您现在应该更好地了解 Zapier 平台上可用的内置应用程序。

总结

在本章中，我们通过介绍构建多步 Zaps 的好处，提高了您使用 Zapier 的知识。我们介绍了如何在操作步骤中使用搜索功能，如何删除、复制、重排和重命名 Zaps 中的步骤，并鼓励您通过为流程中的一个创建多步工作流来测试您的知识。最后，我们介绍了 Zapier 创建的所有内置应用程序，这些应用程序可以让您在 Zapier 平台内部存储、显示和转换数据。

您现在知道如何创建具有多个操作和搜索步骤的工作流自动化。您现在也更好地了解了 Zapier 创建的所有内置应用程序。

在下一章中，我们将向您介绍一些 Zapier 的内置应用程序。我们将介绍如何使用 Filter by Zapier 中的条件逻辑来处理工作流，并了解使用 Paths by Zapier 添加路径的具体功能。我们还将介绍如何使用 Delay by Zapier 和 Schedule by Zapier 来应用时间延迟并安排 Zap 的运行时间。

问题

1. 您可以向 Zap 添加多少个操作步骤？

2. 能够重新排序 Zaps 中的步骤有什么用？

3. 当你想要在 Zaps 中添加条件逻辑时可以使用哪两个内置应用程序？

4. 哪个内置应用程序允许你格式化文本、日期/时间和数字？

第七章：使用内置应用程序入门

当你创建你的 Zaps 时，你将指定你希望你的工作流在什么事件上被触发，以及之后要采取的操作。你可能会发现，在某些情况下，除非满足某些条件，否则你希望创建条件来阻止你的工作流运行，或者根据特定要求运行不同的操作。你可能还希望在触发工作流后的一段时间后运行一些操作，或者在特定时间触发。使用 Zapier 的内置应用程序，我们可以应用条件逻辑并在我们的工作流中运行条件来实现这一点。

在本章中，我们将介绍四个内置的 Zapier 应用程序，它们允许你通过过滤、延迟、调度或选择路径来控制运行条件或在工作流中使用条件逻辑。我们将介绍它们的功能，并提供如何使用它们的实用提示。

在本章中，我们将涵盖以下关键主题：

• Filter by Zapier – 将条件逻辑应用于你的 Zaps

• Paths by Zapier – 向你的 Zaps 添加分支逻辑

• Delay by Zapier – 向你的 Zaps 添加延迟

• Schedule by Zapier – 定期运行你的 Zaps

• 练习 – 创建一个带有定期触发器、搜索操作、过滤器、路径和延迟的多步骤 Zap

一旦你完成了这些主题的学习，你将知道如何应用条件和分支逻辑，并向你的工作流添加延迟或调度。

技术要求

要完成本章内容的学习，你需要访问 Zapier 帐户。要构建多步骤 Zaps 并使用过滤器，你需要至少订阅 Zapier Starter 计划。要在你的 Zaps 中添加分支逻辑的“Paths by Zapier”部分，你需要访问 Professional 计划或更高版本以能够使用 Paths by Zapier 应用程序。

Filter by Zapier – 将条件逻辑应用于你的 Zaps

一旦你的工作流被触发，你可能希望控制它们是否继续运行并跟随后续操作步骤。这对于阻止你的 Zaps 运行除非你指定的触发器或先前操作步骤满足特定条件是很有用的。我们可以使用内置的 Filter by Zapier 应用程序中内置的“如果这样，那么”的条件逻辑来实现这一点。

下面是你可以在你的 Zaps 中使用条件逻辑的几个示例：

• 你可能会在一个 Smartsheet 电子表格上记录所有账单及其付款的详细信息。这些是通过信用卡自动支付和需要银行转账来结算的账单的组合。你用 Paid 标记一列，并相应地标记为 Yes 或 No。如果账单需要付款（如果 Paid 列中的数据是 No），你可能希望在你的 Smartsheet 电子表格中添加新行时向你的财务团队发送电子邮件通知。

• 您可能希望将一封电子邮件的副本添加到 My Favorite Blog 标签，并且只希望这些电子邮件被添加到 Evernote 中。

在这些场景中，您可以使用 Filter by Zapier 应用程序在您的 Zaps 中设置条件逻辑。

提示

若要获取更多灵感并访问预先构建的模板，您可以查看 zapier.com/apps/filter/integrations 上的 Filter by Zapier 内置应用程序配置文件页面。

在你的 Zaps 中使用过滤器是控制自动化的一种聪明方式。

重要说明

仅当数据成功传递时，过滤器才会计入您的月度任务使用量，从而使工作流能够继续执行下一个操作步骤。这非常重要，因为有了此功能，您可以更好地控制您的任务使用量，并更加有效地利用您分配的任务配额。

现在，让我们看看如何使用 Filter by Zapier。

设置 Filter by Zapier 应用程序

Filter by Zapier 只能作为一个操作事件使用，您可以通过设置规则来自定义它，以指定工作流何时应继续执行下一步。您可以在触发步骤之后的任何地方添加该应用程序，并在一个 Zap 中使用多个过滤器。

添加一个过滤器步骤并自定义您的规则

一旦您添加了一个操作步骤，无论是选择 Action 步骤还是点击 + 图标，并选择 Filter by Zapier 作为应用程序以及 Only continue if… 作为操作事件，您可以编辑 Filter Setup & Testing 部分中的字段，如下所示：

• 选择字段…：使用下拉菜单选择前几步骤中的字段以输入动态数据值。这是您希望过滤器检查的值。由于该值是动态的，因此每次运行 Zap 时都很可能会更改，并且将用于决定 Zap 是否应通过过滤器步骤。

• 选择条件…：使用下拉菜单选择一个条件（或逻辑），以将动态值与参考键进行交叉引用。我们将在下一节中详细讨论过滤器条件。

• 输入文本或插入数据…：此字段包含将用作参考值以检查动态数据值和条件的数据值。

例如，您可能只希望工作流在前一步骤的动态值为 10 时继续。这在下面的截图中显示：

图 7.1 – 使用 Filter by Zapier 应用程序设置过滤器的概览

接下来，您可以自定义您的过滤器，使其具有多个标准，使用 + And 和 + Or 按钮。如果您希望过滤器仅在满足两个或更多条件时通过，请使用 + And 逻辑。或者，如果您希望过滤器在满足任一要求时通过，请使用 + Or 逻辑。然后，单击 Continue。

测试您的过滤器

然后，Zapier 将根据工作流中的示例数据测试您的条件。如果条件通过，并且 Zap 将继续，将会指示如下，如下面的截图所示：

图 7.2 – Filter by Zapier 应用中已通过测试过滤器的概览

但是，如果过滤条件不通过，则会停止 Zap。这将会指示如下，如下面的截图所示：

图 7.3 – Filter by Zapier 应用中已停止测试过滤器的概览

您可以相应地更改条件，或单击关闭按钮继续，然后继续添加一个或多个操作步骤。无论哪种情况，如果您单击向下箭头图标，都会显示与箭头在图 7**.2 中指示的项目匹配或不匹配的内容。这将帮助您验证对过滤器的测试。

现在，让我们探讨不同类型的过滤条件和用例。

理解过滤条件

Zapier 已经将多个条件内置到应用中，以使您能够处理各种情况。当从Filter Setup & Testing部分的选择条件...下拉菜单中选择条件时，您将看到涉及五种类型的过滤器规则的逻辑选项：文本、数字、日期/时间、布尔值和通用。如下面的截图所示：

图 7.4 – Filter by Zapier 应用中逻辑选项选择概览

重要提示

每个条件只能与括号中指定的过滤器规则类型一起使用，除非它是通用的。

让我们依次查看每种过滤器类型。

文本过滤器

有一系列可供选择的文本过滤器，这取决于您使用的规则类型是否区分大小写。唯一区分大小写的规则是(文本) 完全匹配和(文本) 不 完全匹配。

以下是文本过滤器选项列表：

• (文本) 包含：此条件检查动态数据值是否包含参考值

• (文本) 不包含：此条件是(文本) 包含的相反，并检查动态数据值是否不包含参考值

• (文本) 完全匹配：此条件检查动态数据值是否与参考值完全匹配，逐字符匹配

• (文本) 不完全匹配：此条件检查动态数据值是否不与参考值完全匹配，逐字符匹配

• (文本) 在：此条件检查动态数据值是否在指定的参考值列表中

• (文本) 不在：此条件检查动态数据值是否不在指定的参考值列表中

• (Text) Starts with: 此条件检查动态数据值是否以参考值开头。

• (Text) Does not start with: 此条件检查动态数据值是否不以参考值开头。

• (Text) Ends with: 此条件检查动态数据值是否以参考值结尾。

• (Text) Does not end with: 此条件检查动态数据值是否不以参考值结尾。

接下来，让我们看一下数字过滤器。

数字过滤器

在第三章，构建您的第一个自动化工作流（Zap），我们讨论了使用数字（整数）字段类型。数字过滤器的工作方式相同，您只能使用数值，如9.5或334。

以下是数字过滤器选项列表：

• (Number) Greater than: 此条件检查动态数据值是否大于参考数字值。

• (Number) Less than: 此条件检查动态数据值是否小于参考数字值。

现在，让我们回顾日期/时间过滤器。

日期/时间过滤器

在第三章，构建您的第一个自动化工作流（Zap），我们讨论了使用日期/时间字段类型。日期/时间过滤器的工作方式相同，您可以使用各种日期/时间格式，但不能使用文本，如today或tomorrow at 9 a.m.。

以下是日期/时间过滤器选项列表：

• (Date/time) After: 此条件检查动态数据值是否在参考日期值之后。

• (Date/time) Before: 此条件检查动态数据值是否在参考日期值之前。

• (Date/time) Equals: 此条件检查动态数据值是否等于（相同）参考日期值。

接下来，让我们看一下布尔过滤器。

布尔过滤器

正如我们在第三章中讨论的那样，构建您的第一个自动化工作流（Zap），布尔值要么为真，要么为假。

以下是布尔过滤器选项列表：

• (Boolean) Is true: 此条件检查动态数据值是否为真。

• (Boolean) Is false: 此条件检查动态数据值是否为假。

最后，让我们回顾一下通用过滤器。

通用过滤器

通用过滤器可用于任何类型的字段。

以下是通用过滤器选项列表：

• Exists: 检查值是否存在（可用于任何类型的字段）。

• Does not exist: 检查值是否不存在（可用于任何类型的字段）。

您现在应该更好地了解如何何时使用 Zapier 应用程序进行条件逻辑应用于您的 Zaps。接下来，让我们深入了解如何在您的 Zaps 中使用 Zapier 内置应用程序的分支逻辑。

Zapier 路径 - 为您的 Zaps 添加分支逻辑

Paths by Zapier 允许你向你的 Zaps 添加分支逻辑。这意味着你可以根据设置的条件允许不同的路径执行不同的操作。这基于你学到的关于使用 Filter by Zapier 的内容，并进一步允许你创建多步工作流自动化路径，具体取决于你指定的内容。让我们看看如何使用 Paths by Zapier 的几个示例：

• 你可能是一家在线零售商，拥有一个电子商务商店，并且有各种需要以稍微不同方式处理的产品。产品 A 可能是一个需要发送到 Printful 进行打印、发货和履行的数字产品。产品 B 可能需要在发货前进行组装，并且你需要通过电子邮件通知仓库团队，向 Trello 添加卡片，并打印发货单。

• 你的网站上可能有一个 Gravity Forms 表单用于客户服务查询，并且你允许客户指定他们的问题是否与培训、技术问题或账单相关。业务中的每个支持查询都由不同的团队处理，因此你可能希望通过向部门频道发送 Slack 消息并在 Asana 中为该团队的所有成员分配任务，将每个查询路由到不同的部门。

在这两个示例中，你可以使用 Paths by Zapier 创建条件，只允许在满足这些条件时执行每个路径。为了帮助你想象这可能是什么样子，我创建了一个简单的工作流程图来代表之前提到的第二个示例：

图 7.5 – 使用 Paths by Zapier 可视化的工作流程

Paths by Zapier 允许你将 Zaps 中的条件逻辑应用提升到另一个层次。

小贴士

要获取更多灵感和访问预构建的模板，你可以查看 zapier.com/apps/paths/integrations 上的 Paths by Zapier 内置应用程序配置页面。

Paths by Zapier 最适合用于简单的逻辑；然而，一旦你更熟悉使用它，需要记住的两个主要事项是，你只能在工作流程的最后使用 Paths by Zapier，而且你一开始只能创建三个分支。要获得更多分支的访问权限，账户管理员用户将需要联系 Zapier 支持。话虽如此，你可以在每个路径中使用多个 Paths by Zapier 应用程序来扩展你的范围。

重要提示

Zapier 对每个路径有 10 个分支的严格限制，以确保在 Zap 编辑器中保持稳定性，并防止由于潜在超时而导致的长时间运行。此外，Zapier 建议每个分支仅使用三个分支，并在每个分支中嵌套三个额外的路径。Zap 越大，越复杂，验证问题的可能性越大，您可能无法启动您的 Zap。通常情况下，分支数量越少，Zap 的性能越好。总的来说，您的场景越复杂，出现错误和数据损坏的风险就越大。这是一个提醒，保持简单！

创建复杂的路径需要对每个条件进行逻辑评估，并建议您对其进行映射。在考虑使用分支逻辑时，请考虑以下几点：

• 以图形方式规划您的流程：参考第二章，准备自动化您的流程，并使用流程映射技术来可视化您的流程，并在创建路径之前制定条件逻辑策略

• 为未来做计划：问问自己是否有可能在以后出现其他条件，因为这可能需要您稍后添加额外的路径，但请记住您可以添加的分支数量限制

如果一开始就做对，这将节省您大量时间。

小贴士

如果您未订阅支持 Paths by Zapier 的 Zapier 计划，则可以使用 Filter by Zapier 步骤作为一种妥协。如果您的工作流程足够简单，您可以复制一个本来需要使用 Paths by Zapier 的过程。您可以通过创建多个基于相同触发器运行的 Zaps，并在触发器步骤之后直接放置一个筛选器来实现这一点。每个工作流中的筛选器将在每个 Zap 中具有不同的筛选条件，从而复制 Paths by Zapier 步骤中每个分支筛选器中指定的那些条件。如果您需要添加超过三条唯一路径，则使用此解决方法也是适当的。

现在，让我们来看一下如何设置 Paths by Zapier 内置应用程序。

设置 Paths by Zapier 应用程序

要开始使用 Paths by Zapier，请在工作流的末尾添加 Paths by Zapier 应用程序，方法是选择操作步骤或单击+图标。将呈现两个路径选项，命名为路径 A和路径 B。单击添加新路径按钮将允许您创建一个额外的路径分支。

您还将在每个路径块中看到以下选项：

• 三个点图标：单击此图标将在下拉菜单中显示七个选项：

  • 重命名：选择此选项将允许您重命名路径

  • 复制：选择此选项将允许您复制路径

  • 重新排序：选择此选项将允许您将路径移动到不同的位置

  • 复制：选择此选项将允许你复制该路径，并将其添加到剪贴板，然后使用粘贴下方或粘贴以 替换选项

  • 粘贴下方：与复制选项一起使用，以在所选路径下粘贴路径的副本

  • 粘贴以替换：与复制选项一起使用，以使用剪贴板中的复制品替换所选路径

  • 删除：选择此选项将允许你删除单个分支路径

如下截图所示：

图 7.6 - 使用 Zapier 应用程序设置分支概览

这些功能的工作方式与第六章中描述的删除、复制、粘贴、重新排序和重命名 Zaps 中的步骤部分中所述的方式相同，创建多步骤 Zaps 和使用 内置应用程序。

接下来，让我们回顾如何自定义路径。

自定义路径

首先选择要处理的路径之一，比如路径 A，然后单击该块来自定义该路径的筛选条件。你将看到一个弹出屏幕，如下截图所示：

图 7.7 - 自定义 Zapier 步骤路径概述

如果需要，可以通过单击名称部分来自定义路径的名称。

接下来，让我们看看路径内的导航选项。

在路径内导航

你将在顶部栏中看到以下导航选项：

• 主页图标：点击此图标将带你返回显示你的 Zap 步骤的 Zap 编辑器的主视图。

• 路径菜单：单击此菜单将呈现路径和相关嵌套步骤的下拉菜单。你可以使用此选项在你的路径之间轻松导航。

• X 图标：点击此图标将关闭弹出窗口，并带你返回 Zap 编辑器的主视图。

如下截图所示：

图 7.8 - 自定义 Zapier 步骤路径概述

现在，让我们回顾如何自定义一个路径。

自定义路径中的第一个步骤

路径的第一步现在代表了触发器和分支中后续操作步骤的组合。

按照以下步骤来自定义你的路径：

1. 在名称部分重命名你的路径。对于 Zap 的运行，此字段是必填的。不能留空。

正如我们在第三章中所讨论的，构建您的第一个自动化工作流（Zap），在 Zap 中命名步骤将帮助您跟踪工作流的每一步所做的工作，并且使其更容易找到该工作流程中进一步的步骤和数据结果。当您使用 Zapier 路径时，正确命名每个路径同样很重要，因为可以帮助您总结您的过滤条件。然后，点击继续按钮。

1. 使用我们在通过 Zapier 过滤–将条件逻辑应用于你的 Zaps部分涵盖的指示来定制您的路径过滤器，在规则设置和测试部分根据示例数据点击继续按钮来测试条件。

2. 根据您的条件进行调整，或点击继续按钮继续。

然后，你可以继续添加一个或多个动作步骤。

重要提示

条件逻辑应谨慎应用。仔细评估您的逻辑，以确保您不会因为您设置了过滤器的方式而意外地允许多个路径运行。当然，您也可以有意地应用此逻辑。例如，您可以将您的 A 路径过滤器设置为如果X小于 10 则继续，将您的 B 路径过滤器设置为如果X小于 20 则继续，将您的 C 路径过滤器设置为如果X大于 20 则继续。在这个例子中，如果X等于 5，那么 A 路径和 B 路径将运行，但 C 路径不会。

现在，您应该更好地了解何时以及如何使用 Zapier 路径中内建的应用程序。现在，让我们看看如何向 Zaps 添加时间延迟。

Zapier 中的延迟 – 为你的 Zaps 添加延迟

Zapier 中的延迟应用程序允许您向后续行动步骤添加时间延迟。这在简单和更复杂的工作流中非常有用，其中您可能希望在一段时间内或直到特定时间之前阻止进一步的行动步骤运行。

重要提示

延迟任务可以持续的最长时间是 1 个月 – 也就是 31 天。

该应用程序只能用作动作步骤，并在触发步骤之后或在动作步骤之间添加以延迟后续动作步骤的运行。下面的操作事件可以使用：

• 延迟 时间（动作）

• 延迟 直到（操作）

• 延迟后 排队（操作）

让我们逐个看看。

延迟时间操作事件

此操作事件在运行 Zaps 中的进一步操作前等待一段时间。以下是如何使用 Zapier 中的延迟时间操作事件的一些示例：

• 当一个Typeform网页表单被提交后，经过 10 分钟的延迟后使用 Gmail 发送电子邮件

• 当向Microsoft Excel电子表格添加新行时，在一小时延迟后将新任务添加到 Microsoft To Do

让我们探讨如何设置此操作事件。

设置延迟时间操作事件

一旦您添加了一个动作步骤，要么选择动作步骤，要么点击+图标，选择Delay by Zapier作为应用程序，Delay For作为动作事件后，您就可以在设置动作部分编辑字段，如下所示：

• 延迟时间（值）：输入一个需要的数字，可带有或不带有小数，由此十进制字段类型要求。您可以添加的最小延迟时间为一分钟。

• 延迟时间（单位）：从下拉菜单中选择分钟、小时、天或周的单位，或使用自定义选项卡添加前面步骤中的动态数据。

这两个都是必填字段，必须为 Zap 运行设定值。

下面是此示例的屏幕截图：

图 7.9 – 自定义延迟时间动作事件概述

点击继续按钮以进入测试部分。然后，您可以使用测试部分来测试此步骤，或者跳过测试。继续添加一个或多个延迟步骤后的动作步骤。

现在您应该可以使用延迟时间动作事件了。接下来，让我们看看延迟至动作事件。

延迟至动作事件

该动作事件等待直到您选择的时间或日期再运行任何进一步的操作。以下是如何使用 Zapier 的延迟至动作事件的几个示例：

• 当在Asana中完成了一个任务时，当天下午 2 点发送 Slack 消息

• 当向Instagram添加了图像或视频时，在第二天中午发送推文到 Twitter

让我们探讨如何设置该动作事件。

设置延迟至动作事件

一旦您添加了一个动作步骤，要么选择动作步骤，要么点击+图标，选择Delay by Zapier作为应用程序，Delay Until作为动作事件后，您就可以在动作部分编辑字段，如下所示：

• 延迟至日期/时间：使用我们在第三章中介绍的日期/时间字段类型格式示例，创建您的第一个自动化工作流（Zap），以输入相对静态的日期/时间值或前面步骤中的动态日期/时间值。例如，您可能希望延迟到触发应用程序中指定的时间，比如截止日期。这是一个必填字段，并且必须为 Zap 运行设置一个值。

• 我们应该如何处理过去的日期？：此字段控制延迟任务的运行方式，如果延迟至日期/时间字段值包含过去日期/时间，则可以从下拉菜单中选择一个选项来允许延迟任务继续运行，无论值是否为过去 15 分钟、1 小时或 1 天，或者始终继续运行。默认设置为如果是一天内（默认）则延迟继续。

设置此动作事件的示例如下图所示：

图 7.10 - 自定义延迟直至操作事件概述

单击继续按钮以转到测试部分。您随后可以使用测试部分测试此步骤或跳过测试。继续添加一个或多个延迟步骤之后的一个或多个操作步骤。

重要提示

当仅使用时间时，如果时间已过去，延迟任务将立即完成，并且随后的操作将运行。为了防止这种情况发生，您可以在安排 by Zapier 延迟直至操作步骤之后添加一个 Filter by Zapier 步骤，在那里您可以指定如果 Zap 触发的时间早于您在延迟直至步骤中指定的时间，则不希望 Zap 继续运行。

现在您应该能够使用延迟直至操作事件。接下来，让我们审查延迟排队操作事件。

延迟排队操作事件

此操作事件等待指定的时间量，以允许 Zap 运行依次进行，而不是一次性在运行任何进一步的动作之前运行。如果 Zap 在几秒钟内多次触发，或者多个 Zap 可能同时运行，并且您只希望它们按顺序运行，则这是有用的。此选项通常用于处理竞争条件（尝试同时执行两个或多个操作，这被认为是不可取的）或速率限制（您的 Zap 可能在短时间内多次触发）。您可以在此处阅读有关速率限制的更多信息：help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496181445261-Rate-limits-and-throttling-in-Zapier#webhook-throttling-0-3。

Zap 将在该步骤延迟一段时间，然后通过 Zap 释放下一部分触发器信息。例如，当 Salesforce 中的机会更改阶段时，您可能希望执行一系列任务；然而，如果进行批量编辑时多个机会同时更改阶段，您的 Zap 将触发。您可能希望您的 Zap 在任何新数据通过 Zap 运行之前完全运行。您可以使用延迟 by Zapier 延迟排队操作事件，在触发步骤之后的步骤中直接使用，以保留触发器数据一段时间，例如 5 分钟，以便允许 Zap 首先完全运行。

提示

估计您的 Zap 可能需要多长时间运行，并相应地添加您的排队时间。例如，如果您的 Zap 有 20 个步骤，每个步骤运行需要 5 秒，考虑指定您的排队时间为 5 分钟，以便完整运行整个 Zap。

让我们探讨如何设置此操作事件。

设置延迟排队操作事件

一旦您添加了一个操作步骤，无论是通过选择操作步骤还是单击+图标，并选择Zapier 延迟作为应用程序和延迟后队列作为操作事件，您都可以在操作部分完成字段，如下所示：

• 队列标题：使用静态或动态数据输入 32 个字符的标题。此字段是可选的。

• 延迟时间（数值）：输入一个带或不带小数点的数字，根据此十进制字段类型的要求。您可以添加的最小延迟时间为一分钟。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值。

• 延迟时间（单位）：从下拉菜单中选择分钟、小时、天或周的单位。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值。

下面是其中的一个示例截图：

图 7.11 - 自定义延迟后队列操作事件的概览

使用测试部分测试此步骤，并确保您的条件将得到满足。在延迟步骤之后添加一个或多个操作步骤。

您现在应该更好地了解何时以及如何使用延迟后队列操作事件，以及其他 Delay by Zapier 内置应用程序的操作事件。

重要说明

如果一个 Zap 包含延迟步骤，并且有尚未完成的现有 Zap 运行，因为任务由于延迟而被搁置，我们建议您慎重进行 Zap 的编辑。发布对具有数据在延迟中的活动 Zap 运行的更改可能会阻止这些运行继续进行。在进行已完成所有延迟运行之前，请等待您的 Zap 完成。

正如我们所描述的，Zapier 内置的 Delay 应用程序对于给您的 Zaps 添加时间延迟非常有用。

提示

要获得更多灵感并访问预先构建的模板，您可以查看 Delay by Zapier 内置应用程序的配置文件页面，网址为zapier.com/apps/delay/integrations。

现在，让我们深入了解如何使用 Schedule by Zapier 应用程序允许您的 Zaps 在预定间隔运行。

通过 Zapier 进行安排 - 定时运行您的 Zaps

Schedule by Zapier 应用程序允许您在设定的时间运行工作流程，例如每小时、每天的特定时间、每周的特定日期和时间，或每月的特定日期和时间。如果您希望自动化一系列重复任务，并且指定在指定时间进行而不是使用应用程序中的传统事件来触发工作流程，则这非常有用。这个 Zapier 内置应用程序只能作为工作流程的起始处的触发步骤来使用，取代传统的触发步骤。在 Schedule by Zapier 应用程序中指定时间时，您可以使用hh:mm aa、hh:mm或hhmm格式的自定义值 - 例如，1:30 pm、13:30或1330。

重要说明

当指定时间时，您的 Zaps 将根据您的账户或 Zap 时区设置触发。如果没有指定时区，则默认运行时区将为 UTC（GMT +00:00）。使用第一章中的说明，使用 Zapier 进行业务流程自动化，更改您的账户时区设置以及第四章，管理您的 Zaps，用于 Zap 设置。

您可以触发您的工作流程如下：

• 每小时（触发器）

• 每日（触发器）

• 每周（触发器）

• 每月（触发器）

让我们逐一查看。

每小时触发事件

如果选择，此触发事件可用于在工作日和周末每小时启动工作流程。此事件是四个调度触发事件中最基本的一个。

以下是如何使用 Schedule by Zapier 每小时触发事件的几个示例：

• 每小时向Basecamp 3添加新任务

• 当日历事件到期时，每小时发送一条 Slack 消息提醒

让我们探讨如何设置此触发事件。

设置每小时触发事件

一旦您通过选择1. 触发器并选择Schedule by Zapier作为应用程序以及Every Hour作为触发事件，已将触发步骤添加到您的工作流程的开头，您可以在触发器部分编辑是否在周末触发字段。此字段控制您是否希望您的 Zap 在周末触发。使用布尔字段下拉菜单选择是，如果您希望它在星期六和星期日触发，或选择否，如果您只想让它在周一至周五触发。

以下是屏幕截图：

图 7.12 – 自定义每小时触发事件概览

您随后可以使用测试部分测试触发器并检索一些数据以在您的操作步骤中使用。继续添加一个或多个操作步骤到您的 Zap，使用来自此触发步骤的数据。

提示

您可以使用 Filter by Zapier，如果只想让您计划的 Zaps 在工作时间内运行，则可以继续允许它们继续运行 – 例如，从上午 9 点到下午 5 点。

您现在应该能够在工作流程中使用每小时触发事件。接下来，让我们回顾一下每日触发事件。

每日触发事件

此触发事件可用于每天在特定时间启动工作流程。以下是如何使用 Schedule by Zapier 每天触发事件的几个示例：

• 每个工作日上午 9 点将每日笔记添加到Zoho Notebook

• 每天上午 11 点向Microsoft Teams频道发布来自 GIPHY 的随机 GIF

让我们探讨如何设置此触发事件。

设置每日触发事件

一旦您在工作流程开头添加了一个触发步骤，选择1. 触发器，并选择Zapier 计划作为应用程序，每天作为触发事件，您可以编辑触发器部分中的字段，如下所示：

• 周末触发？：与每小时触发事件一样，此字段控制您的 Zap 是否会在周末触发。使用布尔字段下拉菜单，在需要触发周六和周日时选择是，在仅需要触发周一至周五时选择否。

• hh:mm aa、hh:mm 或 hhmm 格式，比如 11:45。这是一个必填字段，必须设置一个值才能运行 Zap。

如下截图所示：

图 7.13 – 每天触发事件定制概览

然后，您可以使用测试部分测试触发器并检索一些数据，以在操作步骤中使用。继续添加一个或多个操作步骤到您的 Zap，使用来自此触发器步骤的数据。

现在你应该能够在工作流程中使用每天触发事件了。接下来，让我们来看看每周触发事件。

每周触发事件

此触发事件可用于在您选择的某天和时间每周启动工作流程。以下是如何使用 Zapier 的每周触发事件的几个示例：

• 每周一上午 8 点向MeisterTask添加新任务。

• 每周星期三下午 2 点给自己发送短信提醒。

让我们来探讨如何设置这个触发事件。

设置每周触发事件

一旦您在工作流程开头添加了一个触发步骤，选择1. 触发器，并选择Zapier 计划作为应用程序，每周作为触发事件，您可以编辑触发器部分中的字段，如下所示：

• 星期几：此字段控制您的 Zap 将在一周的哪一天触发。使用下拉菜单选择星期一至星期日的天数。

• hh:mm aa、hh:mm 或 hhmm 格式，比如 13:30。

这两个字段都是必需的，必须为 Zap 设置一个值才能运行。

如下截图所示：

图 7.14 – 每周触发事件定制概览

然后，您可以使用测试部分测试触发器并检索一些数据，以在操作步骤中使用。继续添加一个或多个操作步骤到您的 Zap，使用来自此触发器步骤的数据。

现在你应该能够在工作流程中使用每周触发事件了。接下来，让我们来看看每月触发事件。

每月触发事件

此触发事件可用于在您选择的日期和时间每月启动工作流程。以下是如何使用 Zapier 的每月触发事件的几个示例：

• 在每个月的第 15 天上午 9 点，向客户发送一个月度循环发票。

• 在每个月的第一天下午 2 点，向客户发送一封提醒邮件和一个Todoist中的跟进任务。

让我们来探讨如何设置这个触发事件。

设置每月触发事件

一旦您在您的工作流中添加了一个触发器步骤，选择1. 触发器，并选择Zapier 调度作为应用程序，每月作为触发事件，您可以编辑触发器部分中的字段，如下所示：

• 日期天: 该字段控制您的 Zap 会触发哪一天。使用下拉菜单选择1到31的日期。

• hh:mm aa, hh:mm, 或 hhmm 格式，例如9:15 p.m。

这两个字段都是必填的，并且必须有一个值才能运行 Zap。

如下截图所示：

图 7.15 – 自定义每月触发事件

您可以使用测试部分测试触发器，并检索一些数据用于您的操作步骤。继续使用来自此触发器步骤的数据添加一个或多个操作步骤到您的 Zap 中。

您现在应该更好地了解了何时以及如何使用每月触发事件，以及其他 Schedule by Zapier 内置应用触发事件。

提示

要获取更多灵感和访问预构建的模板，您可以查看zapier.com/apps/schedule/integrations上的 Schedule by Zapier 内置应用程序资料页面。

现在，让我们回顾一个示例，说明如何使用定时触发器、搜索操作、过滤器、路径和延迟创建一个多步骤的 Zap。

练习 – 创建一个具有定时触发器、搜索操作、过滤器、路径和延迟的多步骤 Zap

如果合适的话，您可以使用您在第二章中定义的流程之一来处理本节内容。尝试在工作流中整合多个应用程序。

您可以通过使用 Schedule by Zapier 作为触发器，在特定时间执行应用程序中的现有数据操作，添加搜索动作步骤以查找应用程序中的现有数据，在不满足某些条件的情况下停止 Zap 运行，延迟您的工作流一定的时间，然后根据运行的场景添加分支逻辑。例如，您可以使用 Airtable 基地与您的 社交媒体经理 (SMM) 协作进行社交媒体发布。当 SMM 向基地记录添加帖子时，您会批准或拒绝它。您可能希望在工作日每天上午 9 点在 Facebook 群组和 LinkedIn 公司页面上添加新帖子，但仅在帖子已获批准时。由于 Facebook 和 LinkedIn 需要稍微不同的格式，您可能还需要在工作流中使用不同的逻辑。您还希望在 LinkedIn 公司页面上分享您的个人页面帖子，但要在两小时后进行，因为您知道您的个人页面连接更有可能在那个时间与您的帖子互动。

这是一个您可以构建以自动化此流程的工作流示例：

1. 触发器：将由 Zapier 提供的 每天 事件触发器添加到工作日的 9 P.M. 运行。

2. 动作：添加一个 查找记录 搜索动作，以搜索 Airtable 基地记录的日期。只允许 Zap 继续，如果找到记录。

3. 动作：添加一个带有 Zapier 过滤器的过滤器，只允许 Zap 继续进行，如果 Approved 字段标记为 Yes。

4. 动作：在 Paths by Zapier 中添加两个分支，其中 路径 A 仅在 Platform 字段为 Facebook 时继续，而 路径 B 仅在 Platform 字段为 LinkedIn 时继续。

5. 动作 – 路径 A：向 Facebook 群组 添加一个 发布消息 动作。

6. 动作 – 路径 B：在 LinkedIn 上添加一个 创建公司更新 动作事件。

7. 动作 – 路径 B：添加一个由 Zapier 提供的 延迟 动作步骤，您可以在其中指定 2 小时的延迟。您也可以使用 延迟直到 动作事件来指定运行时间为上午 11 点。

8. 动作 – 路径 B：在 LinkedIn 上添加一个 创建共享更新 动作事件。

不幸的是，Zapier 不允许您与 Paths by Zapier 步骤共享 Zap 模板，因此我们无法与您分享 Zap 模板。尝试为您已记录并且可以从自动化中受益的任何适当流程重复此练习以构建类似的流程。

您现在应该更好地理解了如何以及何时在您的 Zaps 中使用过滤器、路径、计划和延迟。

总结

在本章中，我们介绍了四个常用的 Zapier 内置应用，帮助你为工作流添加条件逻辑并运行条件。首先，我们介绍了如何使用 Filter by Zapier 应用在工作流中使用条件逻辑。接下来，我们回顾了如何使用 Paths by Zapier 应用进行分支逻辑。然后，我们探讨了如何使用 Delay by Zapier 应用中的时间延迟，以及如何使用 Schedule by Zapier 应用安排我们的工作流在特定时间运行。最后，我们进行了一项练习，演示了如何使用定时触发器、搜索动作、过滤器、路径和延迟。

你现在对如何在工作流自动化中使用过滤器、路径、延迟和计划有了更好的理解。

在下一章中，你将学习关于四个专门用于通信的内置 Zapier 应用；我们将描述它们的功能并提供如何使用它们的实用提示。

问题

1. 过滤器和路径是否计入任务使用量？

2. Paths by Zapier 内置应用是否适用于 Starter 计划？

3. 延迟任务最长可以持续多久？

4. 你想每天早上 10 点收到天气预报，可以使用哪个内置应用作为你的 Zap 触发器？

第八章：内置通信应用程序

与团队和客户进行沟通是经营任何业务的重要组成部分。利用我们可用的数字通信技术只会帮助使操作更加顺畅和高效。今天存在的大多数公司都使用电子邮件与他们的团队、客户、供应商以及在个人层面上与朋友进行沟通。一些公司将进一步采取措施，使用手机短信进行营销或发送会议自动提醒等。市场上有许多电子邮件消息和短信应用程序，其中许多与 Zapier 集成，以便您可以自动化电子邮件和短信处理流程，一些需付费。但是，在不需要保留历史记录的情况下，您可能希望通过电子邮件或短信发送简单的消息，而不会产生额外费用。这就是 Zapier 的四个内置通信应用程序（SMS、Email、IMAP和SMTP）发挥作用的地方。

在本章中，我们将介绍四个与通信相关的内置 Zapier 应用程序，描述其功能，并提供如何使用它们的实用技巧。

在本章中，我们将介绍以下主要内容：

• Zapier 的 SMS - 发送短信

• Zapier 的电子邮件 - 发送和接收电子邮件

• Zapier 的 SMTP - 通过邮件服务器发送电子邮件

• Zapier 的 IMAP - 从邮件服务器检索电子邮件

提示

考虑使用 AI 的魔力来帮助您撰写用于通信 Zaps 的响应。我们将在第十九章中更详细地介绍如何使用 AI，AI 和自动化。

一旦您完成了这些主题的学习，您将知道如何发送文本消息和电子邮件，以及如何从邮件服务器发送和接收电子邮件。

技术要求

要学习本章内容，您需要访问 Zapier 帐户。要构建多步骤 Zaps，您至少需要订阅 Zapier 入门计划。

Zapier 的 SMS - 发送短信

使用 Zapier 内置的 SMS 应用程序，您可以通过移动电话蜂窝网络通过短消息服务（SMS）发送 153 个字符长度的文本消息。此应用程序允许您向您拥有或可以访问的指定英国或美国号码发送有限数量的短信消息。

重要说明

为防止滥用应用程序，Zapier 要求您确认您可以访问您指定的号码。因此，您不能将该应用程序用于大规模营销或向您未经验证的号码发送外部提醒。

Zapier 的 SMS 对于向您有权访问的号码发送内部团队通知或向自己发送提醒非常有用。以下是如何使用 Zapier 的 SMS 应用程序的一些示例：

• 在您的 Shopify 电子商务商店进行销售时收到短信提醒

• 在Google 日历会议事件之前收到短信提醒

• 使用 Weather by Zapier 每日获取当天的天气预报的短信

这只是使用 SMS by Zapier 的几种方式；不过，可能性是无限的。

你可以将 SMS by Zapier 应用与我们在第七章中介绍的其他 Zapier 内置应用结合使用，如下所示：

• 使用 Filter by Zapier 来指定必须满足什么条件才能发送消息，例如，如果你想要在WooCommerce电子商务商店中出售高价值物品时仅收到短信

• 使用 Schedule by Zapier 在特定时间发送短信消息

• 使用 Delay by Zapier 在一定时间后发送短信消息

SMS by Zapier 已包含在你的 Zapier 订阅中，无需额外费用。然而，如果你想向各种号码、国际号码或大量号码发送短信消息，你可能需要尝试与 Zapier 集成的其他应用，如Twilio、TextMagic或Voodoo SMS。

提示

更多灵感和预先构建的模板，你可以查看zapier.com/apps/sms/integrations上的 SMS by Zapier 内置应用配置页面。

让我们来探索如何设置这个内置应用，以便我们可以开始发送我们的短信通知。

设置 SMS by Zapier

一旦你添加了一个操作步骤，并选择了SMS by Zapier作为应用程序，第一次使用时将要求你登录 SMS by Zapier。点击登录到 SMS by Zapier按钮，一个弹出窗口将出现，要求你验证一个要发送消息的号码，如下所示：

• +44表示英国，+1表示美国，但不包括+符号）–例如，4407565901203。这是启用应用的必填字段。

• 通过短信或电话进行确认？：选择是通过短信还是语音电话接收 PIN 代码。这是可选字段，将默认通过短信发送 PIN 代码。

• 确认 PIN：使用发送 PIN按钮发送 PIN 码。一旦收到，输入到出现的字段中。这是启用应用的必填字段。

如下屏幕截图所示：

图 8.1 – 在 SMS by Zapier 应用中验证电话号码

一旦你验证了你的电话号码，Zapier 将通过短信向你发送确认消息。

提示

你可以向 SMS by Zapier 账户添加多个经过验证的手机号码，就像你可以为特定应用程序添加多个应用程序连接一样，例如 Gmail（允许你发送和接收任何你能够访问和认证的帐户的电子邮件）。这样可以让你向多个手机号发送定制消息。

接下来，我们可以继续编辑操作部分并填写以下字段：

• 发送号码：从固定号码的下拉列表中选择或选择随机。当选择固定号码时，Zapier 将尝试从该号码发送短信；然而，如果不可用，发送将默认为随机号码。不建议选择自定义值，因为这可能导致步骤出错。

• 消息：在此字段中添加静态文本、前面步骤的动态数据，或两者的组合。超过 153 个字符的消息将被截断。

使用我们在第六章的工作示例，创建多步骤 Zaps 和使用内置应用程序，我们可能想要发送短信通知我们，当新交易添加到 Pipedrive 时。我们在以下截图中说明了如何在消息字段中使用静态文本和动态数据：

图 8.2 – 自定义发送短信动作事件概述

您可以使用测试部分来测试这一步骤，或选择跳过测试。

继续添加一个或多个动作步骤到您的 Zap 中。

提示

对于静态消息，您可以在 Microsoft Excel 中使用 LEN 公式来检查您的短信包含多少个字符。当使用动态数据时，为了防止消息在超过 153 个字符时被截断，您可以使用 Formatter by Zapier 应用程序来转换文本、日期/时间和数字，以缩短您的数据或以不同的方式显示它。我们将在第十四章、格式化日期和时间，第十五章、格式化数字，第十六章、Zapier 中的文本格式函数 – 第一部分，第十七章、Zapier 中的文本格式函数 – 第二部分，以及第十八章、Zapier 的实用程序函数中涵盖使用 Formatter by Zapier 内置应用程序格式化数据。

现在，您应该更好地了解何时以及如何使用 SMS by Zapier 内置应用程序发送短信。

现在，让我们来看看如何使用 Email by Zapier 内置应用程序发送和接收电子邮件。

Zapier 的电子邮件 – 发送和接收电子邮件

Email by Zapier 允许您通过使用唯一的 zapiermail.com 电子邮件地址发送和接收电子邮件，以用作触发器或动作步骤。因此，您无需使用标准电子邮件地址来发送提醒或通知给自己或您的团队，或将信息转发给任何一个您的应用程序，只需使用一个通用的电子邮件地址。

您随后可以发送出站电子邮件，如果您启用了已读回执，当有人打开您发送的电子邮件时就可以触发一个工作流程。您还可以在收到转发到 zapiermail.com 地址的电子邮件时触发运行 Zaps。

可用于使用以下触发器和动作事件：

• 新的入站电子邮件（触发器）

• 发送出站电子邮件（动作）

• 新阅读 回执（触发器）

让我们来一起看看。

新的入站邮件触发事件

此触发事件可用于在收到新邮件时启动工作流程。这通过使用独特的zapiermail.com电子邮件地址实现，您可以将其用作电子邮件收件人。此触发事件特别适用于与允许您在收到新邮件时创建记录的应用程序一起使用，例如笔记、任务和保存附件。

以下是使用电子邮件 by Zapier 的新的入站邮件触发事件的几个示例：

• 将笔记通过电子邮件发送到 Slack 频道

• 通过电子邮件向 Evernote 添加新笔记

• 将新文件附件添加到Dropbox或Google Drive

让我们来探索如何设置此触发事件。

设置新的入站邮件触发事件

一旦将此触发步骤添加到您的工作流程的开始（到1. 触发）并选择电子邮件 by Zapier作为应用程序和新的入站邮件作为触发事件，您可以编辑触发器部分中的电子邮件地址字段。此字段允许您自定义与您的邮箱相关联的唯一电子邮件地址。您只能使用小写字母和数字。如果您想将笔记转发到 Evernote，您可以选择为其命名为 notes，例如。

如下截图所示：

图 8.3 – 设置新的入站邮件触发事件的概述

如图 8**.3所示，我们独特的邮箱地址将是notes.6fff9m@zapiermail.com

然后，您可以点击继续以进入测试部分，在那里您将被指示向您的唯一电子邮件邮箱发送一封电子邮件。完成后，使用测试触发器按钮并检索您的测试数据以在操作步骤中使用。

继续通过使用此触发步骤的数据向您的 Zap 添加一个或多个操作步骤。

现在，您应该可以收到电子邮件并使用新的入站邮件触发器事件触发工作流程了

接下来，让我们来看看发送外发邮件的操作事件。

发送外发邮件的操作事件

类似于 Zapier 内置应用程序中的 SMS by Zapier，使用电子邮件 by Zapier 的发送外发邮件操作事件对发送消息、提醒和通知非常有用。您每小时可以发送最多 10 封电子邮件。以下是使用此操作事件的几个示例：

• 接收 Facebook Lead Ad 的新提醒邮件

• 当您的 CRM 中的交易失败或成功时，接收电子邮件通知

• 当您的 Zapier 任务使用达到一定百分比时，接收电子邮件提醒

让我们来探索如何设置此操作步骤。

设置发送外发邮件的操作事件

一旦您添加了一个操作步骤，并将电子邮件 by Zapier作为应用程序，并将发送外发电子邮件作为动作事件，您就可以按照以下方式编辑操作部分中的字段：

• 收件人：输入最多五个用逗号分隔的电子邮件地址。使用静态文本或前一步骤中的动态值。这是一个必填字段，必须至少有一个值才能运行 Zap。

• 主题：使用静态文本或前一步骤中的动态值为电子邮件输入主题。这是一个必填字段，必须至少有一些文本才能运行 Zap。

• 正文（HTML 或纯文本）：使用可自定义的超文本标记语言（HTML）或纯文本输入电子邮件正文。您可以使用静态文本或前一步骤中的动态值。在使用纯文本时，Zapier 将尝试将其转换为基本 HTML，以使其看起来更加舒适；或者，您可以使用免费或付费的 Markdown 编辑工具，如 Haroopad (pad.haroopress.com/) 或 HackMD (hackmd.io/) 简单有效地将纯文本转换为 HTML 以进行更多定制。这是一个必填字段，必须至少有一个字符才能运行 Zap。

• .``txt 文件。

• 发件人姓名：输入在接收邮件时显示的姓名。您可以使用静态文本或前一步骤中的动态值。

• 回复地址：输入收件人可以回复的电子邮件地址。

• 抄送：输入最多五个电子邮件地址，用逗号分隔为辅助接收者。使用静态文本或前一步骤中的动态值。

• 密送：输入最多五个电子邮件地址，用逗号分隔为盲目次要收件人。使用静态文本或前一步骤中的动态值。

• 强制换行？：使用此下拉布尔字段，如果您希望您的邮件带有换行符或间距，则选择True值。强制邮件文本使用换行符和间距使邮件文本看起来更好。

• 启用已读回执？：使用此下拉布尔字段，如果您希望使用此操作事件发送的邮件被收件人阅读时收到通知，则选择True值。您必须将其与新读取回执触发事件（我们将在下一节中讨论）和通知操作事件结合使用，例如短信、电子邮件或 Slack 消息，在单独的 Zap 中启用通知发送。

下图显示了以下字段：

图 8.4 – 在 Zapier 应用中设置发送出站邮件操作事件的概述（1）

步骤定制的第二部分如下图所示：

图 8.5 – 在 Zapier 应用中设置发送出站邮件操作事件的概述（2）

然后，您可以使用测试部分测试此步骤，或选择跳过测试。

提示

如果您希望将电子邮件发送给超过五个收件人，并且希望发送大于 10 MB 的文件，则可以使用其他电子邮件发送应用程序，如 Gmail、Microsoft Outlook、Mandrill 或 SMTP by Zapier。如果使用前面步骤中的动态数据添加了多个收件人，请确保这些值用逗号分隔。您可以使用 Formatter by Zapier 更改此类电子邮件值，以确保它们与发送出站电子邮件操作事件一起正常工作。我们将在第十四章、日期和时间格式，第十五章、数字格式，第十六章、Zapier 中的文本格式化函数 – 第一部分，第十七章、Zapier 中的文本格式化函数 – 第二部分 和 第十八章、Zapier 的 实用程序函数 中详细介绍如何使用 Formatter by Zapier 内置应用程序格式化数据。

您现在应该能够使用发送出站电子邮件操作事件发送电子邮件消息。接下来，让我们审查新阅读收据触发器事件。

新收据已阅读触发器事件

此触发器事件可用于在使用发送出站电子邮件操作事件发送的电子邮件被打开时启动工作流程（如果启用已读回执布尔字段设置为True）。如果您希望在邮件被打开时保持警惕，此触发器事件非常有用。

以下是如何使用 Email by Zapier 的新收据已阅读触发器事件的几个示例：

• 当邮件已阅读时发送短信消息

• 当邮件已阅读时，更新 Salesforce 中的机会

让我们探索如何设置此触发器事件。

设置新阅读收据触发器事件

让我们按照以下步骤设置新阅读收据触发器事件：

1. 要使用此触发器事件，您必须设置相应的 Zap，该 Zap 使用发送出站电子邮件操作事件，并将启用已读回执布尔字段设置为True。您可以使用发送出站电子邮件操作事件部分中的说明来创建此 Zap。

2. 完成此操作后，请向您的电子邮件地址发送一封测试电子邮件并查看它。这将允许您在步骤 4中的相应新收据已阅读触发步骤中使用该测试数据。

3. 将此触发步骤添加到您的工作流程开头（到1. 触发器）并选择Email by Zapier作为应用程序，新收据已阅读作为触发器事件。

4. 接下来，您可以跳过触发器部分，因为没有字段可自定义，然后选择继续以使用测试部分。您可以使用测试触发器按钮，并在另一个 Zap 的发送出站电子邮件操作步骤中检索静态测试数据或测试数据，就像我们在步骤 2中所做的那样。

现在，您可以根据自己的要求添加一个或多个操作步骤到您的 Zap 中，使用此触发步骤的数据。

现在您应该更好地了解了何时以及如何使用New Read Receipt触发器事件，以及 Zapier 电子邮件应用程序的其他触发器和动作事件。

小贴士

要获取更多灵感并访问预构建的模板，您可以查看 zapier.com/apps/email/integrations 上的 Zapier 电子邮件内置应用程序配置文件页面。

接下来，让我们来看看如何使用 Zapier 的 SMTP 内置应用程序从邮件服务器发送电子邮件。

Zapier 的 SMTP – 通过邮��服务器发送电子邮件

维基百科 (en.wikipedia.org/wiki/Simple_Mail_Transfer_Protocol) 定义了Simple Mail Transfer Protocol（SMTP）为“一种用于电子邮件传输的通信协议”。简而言之，SMTP 允许电子邮件客户端应用程序发送电子邮件。Zapier 允许您连接到许多常用的邮件客户端应用程序，例如 Gmail 或 Zoho 邮件。然而，您可能可以访问自己的邮件服务器，并希望独立发送电子邮件。您可以使用 Zapier 的 SMTP 来实现这一目的。Zapier 的 SMTP 类似于 Zapier 的电子邮件；然而，您可以发送没有数量、接收者和文件大小限制的电子邮件。

首先，详细说明一下邮件客户端与邮件服务器之间的区别可能会有所帮助。邮件服务器是在计算机服务器上运行的处理电子邮件通信的软件，例如 Microsoft Server Exchange。您可以在这里阅读更多关于邮件服务器的信息：en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_mail_servers。

另一方面，邮件客户端是您用于查看、撰写和发送收发电子邮件的软件程序。您可以在这里查看邮件客户端的比较：en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_webmail_providers。

要发送和接收电子邮件，您需要同时拥有邮件客户端和邮件服务器。

以下图显示了在设置 Zapier 的 SMTP 应用程序时可能有用的一些常见 SMTP 设置列表：

图 8.6 – 常见的 SMTP 设置（由 Arclab 提供）

您可以从这个来源获取更多细节：www.arclab.com/en/kb/email/list-of-smtp-and-imap-servers-mailserver-list.html。

以下是如何使用 Zapier 的 SMTP 应用程序的一些示例：

• 在您的电子商务店铺中，当顾客购买产品时发送电子邮件

• 发送电子邮件警报以通知您的 Facebook 页面时间轴上的新帖子

与 Zapier 的短信和 Zapier 电子邮件的发送外发邮件动作事件一样，您可以将 Zapier 的 SMTP 与其他 Zapier 内置应用程序结合使用，例如 Zapier 的过滤器、Zapier 的计划和 Zapier 的延迟。

小贴士

欲获取更多灵感和访问预构建模板，您可以查看 SMTP by Zapier 内置应用程序的配置页面，网址为zapier.com/apps/smtp/integrations。

让我们探讨如何设置此内置应用程序，以便您可以开始发送邮件。

设置 SMTP by Zapier 应用程序

一旦添加了动作步骤并选择了Zapier 的 SMTP作为应用程序，您将在第一次使用时被要求登录 SMTP by Zapier。单击登录按钮后，将弹出一个弹出窗口，要求您提供详细信息，以便您可以允许访问您的 SMTP by Zapier 帐户，如下所示：

• 主机：输入 Zapier 应连接的主机服务器。这是一个必填字段，必须添加有效值才能使 Zap 运行。

• 电子邮件/用户名：输入您的 SMTP 登录电子邮件地址或用户名凭据。这是一个必填字段，必须添加有效值才能使 Zap 运行。

• 密码：输入您的 SMTP 密码凭据。这是一个必填字段，必须添加有效值才能使 Zap 运行。

• 使用 TLS？：使用此布尔字段下拉框选择是或否以指定是否使用传输层安全（TLS）发送加密电子邮件。如果不确定，请检查您的电子邮件客户端帐户上是否有此信息。

• 默认将使用25。许多 SMTP 服务器通过端口25发送邮件。

• 发件人邮件：输入要显示为发送方的电子邮件地址。有时，添加此电子邮件地址可能会失败，可能需要定义一个特定的发件人地址。

这些选项显示在以下截图中，适用于 Gmail 帐户：

图 8.7 - 设置 SMTP by Zapier 应用程序

一旦单击是，继续到 SMTP by Zapier按钮，我们就可以继续编辑操作部分并填写字段，如下所示：

• 发件人姓名：输入接收电子邮件时将显示的姓名。您可以使用静态文本或前面步骤中的动态值。

• 发件人邮件：输入 Zapier 应尝试发送邮件的电子邮件地址。理想情况下，此电子邮件地址应与您的 SMTP 设置中的电子邮件地址匹配。这是一个必填字段，必须至少有一个值才能使 Zap 运行。

• 回复至：输入一个特定的电子邮件地址，接收者可以回复邮件，而不是发件人的电子邮件。使用静态文本或前面步骤中的动态值。

• 收件人：输入一个或多个用逗号分隔的电子邮件地址。使用静态文本或前面步骤中的动态值。这是一个必填字段，必须至少有一个值才能使 Zap 运行。

• 主题：使用静态文本或前面步骤中的动态值输入电子邮件的主题。这是一个必填字段，必须至少有一些文本才能使 Zap 运行。

• Body：在纯文本中输入邮件正文。你可以使用静态文本或前面步骤中的动态值。这是一个必填字段，必须有一些字符才能让 Zap 运行。

• HTML Body：在Body字段中输入你在邮件正文中使用的 HTML 复制内容。你可以使用静态文本或前面步骤中的动态值。你可以使用免费或付费的 Markdown 编辑工具，比如 Haroopad 或 HackMD，将纯文本简单有效地转换成 HTML，以便进行更多自定义。

• .``txt文件。

选择继续后，你可以使用测试部分来测试这一步骤，或选择跳过测试。

提示

大多数邮件客户端都会有帮助文档，提供有关如何激活 IMAP/POP3/SMTP 设置的更多信息。

现在，你应该对何时何地使用 SMTP by Zapier 应用程序发送电子邮件有了更好的理解。现在，让我们回顾一下如何使用 IMAP by Zapier 内置应用程序从邮件服务器中检索电子邮件。

IMAP by Zapier – 从邮件服务器检索电子邮件

维基百科（en.wikipedia.org/wiki/Internet_Message_Access_Protocol）将Internet Message Access Protocol（IMAP）定义为“一种由电子邮件客户端使用的因特网标准协议，用于通过 TCP/IP 连接从邮件服务器检索电子邮件。” IMAP 允许电子邮件客户端应用程序从服务器检索电子邮件。如果你使用的是除 Gmail、Zoho Mail 或 Microsoft Office 365 之外的电子邮件服务器，你可以使用 IMAP by Zapier 从这些邮件服务器中检索电子邮件。例如，这些服务器可能包括 Rackspace、Zimbra 或 Microsoft Exchange Server。

下图显示了一些常见的 IMAP 设置列表，这些设置在设置 IMAP by Zapier 应用程序时会很有用：

图 8.8 – 常见 IMAP 服务器设置（由 Arclab 提供）

你可以从这个来源获取更多详细信息：www.arclab.com/en/kb/email/list-of-smtp-and-imap-servers-mailserver-list.html。

IMAP by Zapier 内置应用程序可用作触发器，以根据以下触发事件启动工作流程：

• 新邮件（触发器）：当收到新邮件时触发

• 新邮箱（触发器）：当创建新邮箱时触发

现在，让我们探讨如何开始使用 IMAP by Zapier 应用程序。

设置 IMAP by Zapier 应用程序

添加了一个动作步骤并选择了IMAP by Zapier作为应用程序后，第一次使用它时，你将被要求登录 IMAP by Zapier。点击登录按钮，一个弹出窗口将出现，要求你提供详细信息，以便允许访问你的 IMAP by Zapier 账户，如下所示：

• 主机：输入 Zapier 应连接到的主机服务器。这是一个必填字段，必须添加有效值以使 Zap 起作用。

• 用户名：输入您的 IMAP 登录用户名凭据。这是一个必填字段，必须添加有效值才能使 Zap 正常工作。

• 密码：输入您的 IMAP 密码凭据。这是一个必填字段，必须添加有效值才能使 Zap 正常工作。

• 143或993从数字（整数）字段下拉菜单中选择。端口号143将被用作默认值。

这些选项显示在 Gmail 帐户的下述截图中：

图 8.9- 设置 IMAP by Zapier 应用程序

然后，选择是，继续到 IMAP by Zapier按钮以验证连接。

提示

大多数邮件客户端都将有帮助文档，以提供有关如何激活 IMAP/POP3/SMTP 设置的更多信息。检查您的邮件帐户设置中是否允许 IMAP。

新邮件和新邮箱触发事件在配置上略有不同。接下来我们将介绍这一点，先从新邮件触发事件开始。

自定义并使用新邮件触发事件

一旦我们已经验证了我们的 IMAP 连接，我们就可以继续编辑触发部分并选择要使用的邮箱，如下：

• 邮箱名称：来自您的电子邮件帐户的邮箱文件夹或标签将被带入，并且您可以从下拉菜单中选择要使用的邮箱。如果您希望收到所有新邮件的通知，则选择收件箱，或者根据您如何归档它们的方式指定文件夹或标签。这是一个必填字段，必须至少有一个值才能使 Zap 运行。

选择继续后，您可以使用测试部分测试此步骤或跳过测试。

以下是您可以使用 IMAP by Zapier新邮件触发事件的一些示例：

• 为新的 IMAP 邮件创建新的 Trello 卡

• 发送 Slack 频道消息以获取新的 IMAP 邮件

现在，让我们来看一下新邮箱触发事件。

自定义新邮箱的触发事件

一旦我们已经验证了我们的 IMAP 连接，我们可以跳过触发部分，因为这将在该 IMAP 帐户中创建任何新邮箱时触发。选择继续后，您可以使用测试部分测试此步骤或选择跳过测试。

以下是您可以使用 IMAP by Zapier新邮箱触发事件的一些示例：

• 当新的 IMAP 邮箱被创建时，在 Google Sheets 电子表格中添加新行

• 创建当新的 IMAP 邮箱被创建时发送电子邮件

您可以在 Zap 中如何同时使用新邮件和新邮箱触发事件的许多可能性。

提示

有关更多灵感和访问预构建模板，请查看Zapier 内置应用程序简介页面的 IMAP by Zapier。

您现在应该更好地了解何时以及如何使用 IMAP by Zapier 应用程序了。

摘要

在本章中，我们帮助您掌握了使用四个与通信相关的 Zapier 内置应用程序的方法。我们介绍了如何使用 SMS by Zapier 发送文本消息作为通知和提醒。接下来，我们讨论了如何使用 Email by Zapier 在收到电子邮件时触发工作流程以及如何发送电子邮件。最后，我们回顾了如何使用 IMAP by Zapier 从邮件服务器检索电子邮件，并使用 SMTP by Zapier 从邮件服务器发送电子邮件。

您现在已经知道如何使用 Zapier 的内置通信应用程序发送短信和电子邮件，以及在收到电子邮件和阅读电子邮件时触发工作流程。

在下一章中，我们将向您介绍 Zapier 内置应用程序的另外一些功能。我们将涵盖特定功能，例如如何从电子邮件中提取数据（使用解析），如何在自动化中使用 RSS 订阅，以及如何将数据编译成摘要。

问题

1. SMS by Zapier 可以用来向多个号码发送短信吗？

2. 使用 SMS by Zapier 可以发送超过 153 个字符的文本消息吗？

3. 在 Email by Zapier 和 SMTP by Zapier 中，您可以使用粗体、嵌入式超链接和斜体格式化电子邮件中的文本吗？

第九章：探索内置应用程序来提取和编译数据

正如我们在第六章中讨论的，创建多步 Zaps 和使用内置应用程序，Zapier 的强大功能在于您可以利用 Zapier 的内置应用程序。在本章中，我们将向您介绍从电子邮件中提取数据、使用 RSS 订阅和创建数据摘要的内置应用程序。我们将描述它们的功能，并提供如何使用它们的实用技巧。

在第八章中，内置通信应用程序，我们介绍了内置通信应用程序。因此，在本章中，我们将以类似主题开始，讨论如何使用 Zapier 的 Email Parser 从电子邮件中提取数据。然后，我们将探讨如何使用 RSS by Zapier 在自动化中使用 RSS 订阅阅读器。之后，我们将深入探讨如何使用 Zapier 的 Digest 来编译数据摘要。最后，我们将通过一个练习来构建一个使用 Zapier 的 RSS 和 Digest 的 Zap。

本章中我们将涵盖以下关键主题：

• 通过 Zapier 的 Email Parser – 从邮件中提取数据

• 通过 Zapier 的 RSS – 使用 RSS 订阅阅读器

• 通过 Zapier 的摘要 – 编译数据摘要

• 练习 – 创建具有 RSS 订阅摘要的多步 Zap

一旦您完成了这些主题，您将知道如何从电子邮件消息中解析数据，使用 RSS 订阅阅读器，以及编译数据摘要。

技术要求

要充分利用本章的内容和练习，您将需要访问 Zapier 帐户。Zapier 入门套餐就足够了。您可以在此处获取本章中使用的 Zap 模板：bit.ly/zapier-book。使用这些模板将帮助您可视化该过程是如何运作的。

Zapier 的 Email Parser – 从邮件中提取数据

Zapier 的 Email Parser 内置应用程序允许您从转发到唯一的@robot.zapier.com电子邮件地址的电子邮件中提取数据。通过教授 Zapier 的 Email Parser 理解您发送给它的电子邮件中的模式，它可以始终地为您提取这些信息供您在工作流程的其他步骤中使用。

Zapier 的 Email Parser 仅能作为工作流程起始步骤中的触发器来使用，它可以用作以下触发事件：

• 新邮件

• 新邮箱

让我们分别看看。

新邮件的触发事件

当收到新邮件时，可以使用此触发器事件来开始工作流程。它通过使用唯一的@robot.zapier.com电子邮件地址来转发电子邮件来实现。最佳做法是设置多个邮箱来处理不同的工作流程。

以下是使用 Zapier 的 Email Parser 的几个示例新邮件触发事件的时候：

• 如果您在网页表单提交后通过电子邮件接收信息摘要，您可能想将这些详细信息添加到诸如Close.io或Airtable等 CRM 中

• 如果你在销售后通过电子邮件收到客户付款和结算信息，你可能希望将这些详情添加到你的会计应用中，比如QuickBooks Online或 Xero

• 如果你在特定邮箱收到电子邮件咨询，你可能希望为你的团队创建一个任务来处理任务管理应用中的咨询，比如 Trello 或 Asana

让我们来探索如何设置这个触发事件。

设置新邮件触发事件

我们来看看如何设置新邮件触发事件：

1. 一旦你已经添加了这个触发步骤到你的工作流程（到1. 触发），并选择了Zapier作为应用和新邮件作为触发事件，你可以选择继续。

2. 在选择账户部分，点击登录到 Email Parser by Zapier按钮以创建一个新的 Email Parser by Zapier 账户。

3. 一个新的弹出窗口将会显示。选择使用您的 Zapier 账户登录按钮以使用你的 Zapier 账户凭据登录。要使用备用用户名和密码，输入这些详情到提供的框中，然后选择登录按钮。如下截图所示：

图 9.1 – 登录到 Email Parser by Zapier

1. 点击授权按钮，允许 Zapier 连接到 Email Parser by Zapier。你还可以点击取消按钮来取消。

2. 在下一个屏幕上，需要进一步的验证，所以点击授权按钮。一旦授权，你将会被重定向回到触发步骤。

在我们定制触发步骤之前，我们需要在 Zapier 的 Email Parser 账户中创建一个新邮箱。我们接下来将看一下如何做到这一点。

在 Email Parser by Zapier 账户中设置邮箱和映射模板

我们现在需要创建一个邮箱，转发一个电子邮件模板，映射我们的数据，并修改解析映射设置。为了说明这一点，我们将使用网页表单提交的例子，我们想要提取姓名、电子邮件地址、服务和咨询详情。让我们通过以下每个步骤来开始吧：

1. 转到 parser.zapier.com 并登录到你的 Email Parser by Zapier 账户，可以通过使用你的 Zapier 账户登录或添加单独的登录详情。

2. 点击橘色的创建邮箱按钮以创建一个新邮箱。新的邮箱地址将会被提供，如下截图所示：

图 9.2 – Zapier 邮件解析器创建邮箱

1. 复制所提供的邮箱地址，并将你想要解析的电子邮件示例发送到邮箱。你可以通过点击刷新页面查找新邮件按钮来刷新页面查找新的电子邮件；也可以每隔 10 秒自动刷新。或者，点击跳过等待链接来跳过刷新。

2. 一旦收到新的电子邮件，请执行以下操作从电子邮件中正确解析信息：

   • abcompanywebform。您也可以保持邮箱名称不变。

   • 初始模板：该字段将显示您转发至邮箱的电子邮件中的数据。通过突出文本并命名它，标记您想要持续解析的电子邮件中的数据。如下屏幕截图所示：

图 9.3 - 通过 Zapier 的邮箱地址和初始模板字段格式化邮件解析器

• 源代码（Body Source）：使用下拉菜单选择您想要 Email Parser by Zapier 从哪种格式中提取信息，如纯文本（始终使用纯文本正文内容）、HTML（始终使用 HTML 正文内容）或最佳内容（使用最佳可用正文内容）。后者是默认值，并且建议使用。这对于一致地提取数据很重要。

• 解析引擎：使用下拉菜单选择要使用的解析器引擎。您可以在Classic (v1, legacy)、Experimental (v2)和Best Match (v1 + v2)之间选择。后者是默认值，并且建议使用。

1. 选择 保存地址和模板 按钮进行保存和继续，或选择 删除邮箱 来删除邮箱并重新开始。

现在，让我们来回顾一下如何帮助 Zapier 智能解析您的电子邮件中的数据。

调整电子邮件解析器邮箱模板以获得最佳结果。

Zapier 的电子邮件解析器与信息的一致格式最佳匹配，例如以相同行和行之间相同空格展示的数据。如果解析器引擎不正确地提取信息，您可以通过报告不准确之处和编辑其他模板来教它正确的格式。建议您将几个示例电子邮件发送到解析器邮箱中，检查提取信息的一致性，并编辑模板或报告不准确之处。您可以按照以下方式进行操作：

1. 从主邮箱仪表板上，点击适当邮箱的查看邮件链接。

已发送的电子邮件将按列表顺序显示，包括它们发送的电子邮件地址和发送时间。您可以勾选 删除 方框并点击 删除选定电子邮件 按钮来删除邮件，或使用适当的链接 显示 或 隐藏 正文。

1. 要查看任何电子邮件的数据准确度，请点击 显示 链接。

2. 选择以下四个数据视图选项之一：

   • 提取的：点击 提取的 链接展示从电子邮件中解析的数据。

   • 原始：点击 原始 链接展示转发至解析器的原始电子邮件数据。

   • 模板：点击 模板 链接展示原始模板中带有标签的数据。

   • 输出：点击 输出 链接展示带有数据标签和提取数据的解析数据输出。

下面是一个示例截图：

图 9.4 – 在 Email Parser by Zapier 中查看电子邮件历史

1. 点击不准确链接以通知解析引擎提取的文字不准确（如图 9.4所示），或者点击准确链接以通知解析引擎提取的文字正确。

2. 点击编辑额外模板链接，向邮箱解析器数据添加额外模板。

提示

除非你的电子邮件数据是简单和基本的，确保 Email Parser by Zapier 一致工作可能需要不断尝试和错误，涉及重新映射数据和更改设置以教导解析引擎正确提取数据。如果你要提取更复杂的数据，考虑使用专用的解析器应用，比如Docparser或Mailparser。

现在我们已经创建了邮箱并测试并调整了设置，让我们完成设置触发步骤吧。

完成触发步骤的设置

在 Zap 编辑器中导航回你的 Zap，并在那里，通过编辑触发部分的邮箱字段，完成触发步骤的设置。此字段允许你选择要使用的邮箱。请使用下拉选项从你创建的邮箱列表中选择。以下截图显示了设置此触发步骤的示例：

图 9.5 – 自定义新邮件触发事件概述

然后你可以选择继续并在测试部分，点击测试触发器按钮来检索你的测试数据，以便在你的行动步骤中使用。如果你还没有向解析引擎邮箱发送测试邮件，将会收到相关指示。

继续向你的 Zap 添加一个或多个行动步骤，使用这个触发步骤的数据。

提示

以下是一个有趣的例子，你可以使用 AI 通过 OpenAI 与 Zapier 解析电子邮件中的数据：community.zapier.com/featured-articles-65/use-openai-with-zapier-to-parse-an-email-or-other-data-22709。我们将在第十九章中更详细地探讨 OpenAI 集成，AI 与自动化。

现在你应该可以使用新邮件触发事件了。接下来，让我们来看看新邮箱触发事件。

新邮箱触发事件

此触发事件可用于当新邮箱添加到你的 Email Parser by Zapier 帐户时启动工作流程。此触发事件在你和你的团队协作使用 Zapier 时很有用，可以随时了解邮箱何时被创建。

以下是如何使用 Email Parser by Zapier 的新邮箱触发事件的一些例子：

• 当创建新邮箱时发送 Microsoft Teams 消息

• 当添加新邮箱时发送一封电子邮件

让我们探讨如何设置这个触发事件。

设置新邮箱触发事件

一旦将这个触发步骤添加到您的工作流程的开始（至1．触发），选择Zapier 的电子邮件解析器作为应用程序，新邮箱作为触发事件。然后，选择继续以使用测试部分。使用测试触发按钮来检索测试数据。

继续使用来自此触发器步骤的数据添加一个或多个操作步骤到您的 Zap 中。

您现在应该更好地了解何时以及如何使用新邮箱触发事件，以及 Zapier 内置应用程序的新邮件触发事件。

提示

欲获取更多灵感和预制模板，请查看Zapier 内置应用程序个人资料页。

该 Zapier 社区资源提供了一些额外的洞察，来使用 Zapier 的电子邮件解析器内置应用程序：community.zapier.com/featured-articles-65/email-parser-common-issues-workarounds-and-tips-17539。

提示

您也可以使用 Zapier 的 AI（测试版）内置应用智能解析电子邮件中的文本，并指定诸如基于主题路由电子邮件等条件。我们将在第十九章更详细地介绍 Zapier 的 AI 和自动化。

接下来，让我们了解如何使用 Zapier 的 RSS 内置应用程序，这样你就知道如何在自动化中使用 RSS 订阅数据。

Zapier 的 RSS - 使用 RSS 订阅阅读器

尝试跟上推送给我们的所有内容可能会让人不知所措，我们可能错过重要的新内容。site.com/feed或site.com/rss。通常，它们会显示在页脚栏的_Feeds链接中。私人订阅通常需要您使用登录凭据来访问它们。有关如何找到几乎任何网站的 RSS 订阅的更多信息，请查看这篇文章：zapier.com/blog/how-to-find-rss-feed-url/。

Zapier 的 RSS 内置应用程序允许您将 RSS 订阅更新用作触发器，然后通过添加通知动作步骤，如电子邮件、短信或 Slack 消息，来获取新内容的更新。您也可以使用该应用程序创建自己的自定义 RSS 订阅。

以下是您可以使用 Zapier 的 RSS 的一些示例：

• 在您的社交媒体渠道上分享来自您网站的新博客文章

• 将您最喜爱的网站的新文章添加到 Google 表格电子表格或Knack中

• 当竞争对手的网站上发表新的博客文章时收到一封电子邮件

Zapier 的 RSS 可以用作触发器和操作步骤，并有以下事件可用：

• Feed 中的新项目（触发器）

• 多个 Feeds 中的新项目（触发器）

• 在 Feed 中创建项目（操作）

让我们依次探索如何设置每个。

Feed 中的新项目触发事件

Feed 中的新项目 触发事件可用于在特定网站发布新内容时启动工作流程。

让我们探索如何设置这个触发事件。

设置Feed 中的新项目触发事件

一旦您将此触发步骤添加到您的工作流程的开头（到1. 触发器），并选择RSS by Zapier作为应用程序和Feed 中的新项目作为触发事件，您可以选择继续。然后您可以编辑触发器部分中的字段，如下所示：

• site.com/feed或site.com/rss。这是一个必填字段，必须有一个值才能运行 Zap。

• 用户名：如果 RSS 订阅是私有的，请输入用户名凭据以启用访问权限。您可以输入静态文本、从以前步骤中获取的动态数据，或者使用组合。

• 密码：如果 RSS 订阅是私有的，请输入密码凭据以启用访问权限。

• 触发新 Feed 项目的条件：这个下拉字段允许您选择触发事件的数据类型。默认选项是不同的 Guid/URL（推荐），推荐使用这个选项。如果您了解 RSS 订阅功能的各个方面，请选择不同的内容或任何不同的内容作为高级选项。

这些选项显示在以下截图中：

图 9.6 – 自定义 Feed 中的新项目触发事件概述

然后您可以选择继续，在测试部分中，使用测试触发器按钮检索您的测试数据以在操作步骤中使用。

继续添加一个或多个操作步骤到您的 Zap，使用这个触发步骤中的数据。

提示

如果您只想查看特定的新项目，如来自zoho.com 的帖子，那么您可以添加一个条件逻辑步骤，并使用 Zapier 的筛选器进行筛选。

您现在应该可以使用Feed 中的新项目触发事件。接下来，让我们看看多个 Feed 中的新项目触发事件。

多个 Feed 中的新项目触发事件

多个 Feed 中的新项目触发事件可用于在最多 10 个网站发布新内容时启动工作流程。这样您就不必为每个 RSS 订阅设置多个触发器了。

让我们探索如何设置这个触发事件。

设置多个 Feed 中的新项目触发事件

一旦您将此触发步骤添加到您的工作流程的开头（到1. 触发器），并选择RSS by Zapier作为应用程序和多个 Feed 中的新项目作为触发事件，您可以选择继续。然后您可以编辑触发器部分中的字段，如下所示：

• site.com/feed或site.com/rss。每个字段添加一个 URL；一旦您开始输入，其他字段将出现，以便您最多可以添加 10 个 URL。通过单击字段末尾的x按钮删除任何 URL。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值。

• 触发新 Feed 项目的条件：此下拉字段允许您选择触发事件的数据类型。默认选项是不同的指南/URL（推荐），建议您使用此选项。如果您了解 RSS Feed 功能的详情，请选择不同的内容或任何内容不同作为高级选项。

这些选项显示在以下截图中：

图 9.7 - 自定义多个 Feed 中的新项目触发事件的概览

您可以然后选择继续，在测试部分使用测试触发器按钮检索您的测试数据，以便您可以在操作步骤中使用它。

继续添加一个或多个操作步骤到您的 Zap 中，使用此触发步骤的数据。

您现在应该能够使用多个 Feed 中的新项目触发事件。接下来，让我们看一看在 Feed 中创建项目操作事件。

在 Feed 中创建项目操作事件

在 Feed 中创建项目操作事件允许您创建一个定制的 Feed，并在网站上托管它，提供一个可共享的链接。最好与Feed 中的新项目或多个 Feed 中的新项目触发事件结合使用。

让我们探讨如何设置此操作事件。

设置创建项目在 Feed 操作事件

一旦设置了触发步骤，您就可以使用在 Feed 中创建项目操作事件。

一旦您添加了一个操作步骤，要么选择操作步骤，要么单击+图标，并选择了RSS by Zapier作为应用程序和在 Feed 中创建项目作为操作事件，您可以编辑操作部分的字段，如下所示：

• Feed URL：此字段允许您创建和自定义您的独特和私密的 RSS Feed URL。Zapier 生成前缀，您可以通过添加字母、数字和连字符的组合来自定义后缀。请勿添加空格或符号。您还可以单击复制按钮复制 URL，以便您将其存储在某个地方以供快速参考，例如在您的 Evernote 笔记中。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值。

• Feed 标题：输入您新 Feed 的标题。您可以输入静态文本、从前面步骤映射的动态数据，或二者结合。如果留空，标题将默认为称为 X 的 Feed，其中X是您在Feed URL字段中输入的前缀。

• 最大记录数：输入您希望在 feed 中返回的最大记录数。最大值为 50，但在此字段中添加一个数字可以减少数量。您可以将静态文本、从之前步骤映射的动态数据，或二者的组合输入到此整数字段中。

• 项标题：为要发布的项输入标题。在这里，您可以键入静态内容、映射之前步骤中的动态内容，或二者的组合。这是一个必填字段，必须有值才能运行 Zap。

• 源 URL：提供 feed 项永久托管的源 URL 的详细信息。这是一个必填字段，必须有值才能运行 Zap。

• 内容：以纯文本或 HTML 格式提供 feed 项的内容详情。您可以键入静态内容、映射之前步骤中的动态内容，或二者的组合。这是一个必填字段，必须有值才能运行 Zap。

• 自动截断超过 10KB 的消息？：使用此布尔字段选择是否要求 Zapier 截断 内容 字段中超过 10KB 的数据。选择是以截断消息，或选择否以在数据过大时生成错误消息。

• 作者姓名：通过键入静态内容、映射之前步骤中的动态内容，或二者的组合，添加作者姓名。

• 作者电子邮件：通过键入静态内容、映射之前步骤中的动态内容，或二者的组合，添加作者的电子邮件地址。

• 作者链接：通过键入静态内容、映射之前步骤中的动态内容，或二者的组合，添加作者链接。例如，这可以是作者的简介或网站链接。

• 媒体 URL：添加原始媒体 URL，允许下载文件，例如播客文件、图像或视频。您可以键入静态内容、映射之前步骤中的动态内容，或二者的组合。

• audio/mpeg。有关 MIME 类型的更多详细信息可在维基百科上找到：en.wikipedia.org/wiki/Media_type。您可以键入静态内容、映射之前步骤中的动态内容，或二者的组合。

• 0。您可以键入静态内容、映射之前步骤中的动态内容，或二者的组合。

• 发布日期：提供 feed 项的发布日期详细信息。最常用的术语是 now，但您可以在此字段中使用任何兼容的日期/时间格式。Feed 项不是按照发布日期排序的，而是按照它们被插入的日期排序。

下面的两个屏幕截图展示了一个示例，其中使用了从Feed 中的新项触发器事件映射的数据：

图 9.8 - 自定义创建 feed 动作事件概览（1）

动作步骤的第二部分显示在以下屏幕截图中：

图 9.9 – 自定义创建 Feed 动作事件的概览（2）

单击继续按钮。完成后，您可以使用测试部分测试此步骤，或单击跳过测试。

以下屏幕截图显示了订阅内容的示例：

图 9.10 – 使用创建 Feed 动作事件的结果概览

继续添加一个或多个动作步骤或打开您的 Zap。

您现在应该更好地了解何时以及如何使用 Zapier 内置应用 RSS 及其各种触发器和动作。

提示

要获得更多灵感并访问预构建模板，您可以查看Zapier 内置应用的 RSS 配置文件页面。

现在，让我们来介绍如何使用 Zapier 内置应用 Digest 来编译摘要中的数据。

Zapier 的 Digest – 编译摘要中的数据

Zapier 内置应用 Digest 允许您从多个工作流触发事件中捕获数据，并将数据编译成单个摘要，可用于其他动作事件中。如果您希望在某一时刻而不是发生时收到若干通知的摘要，这将非常有用。如果您不希望在某些日期收到常规通知而受到干扰，请关闭它们，仅在您指定的时间收到摘要。相反，您的一些应用可能不会发送有关某些事件的通知，在这种情况下，您可能希望定期收到某些发生的报告。您还可以搜索现有的摘要数据以在工作流中使用。

以下是您可以使用此内置应用的一些示例：

• 每周向管理层发送一封电子邮件，摘要介绍该周创建的所有销售发票

• 每天上午 10 点和下午 3 点发送一封电子邮件，其中包含您当天收到的所有 Slack 通知的定期摘要。

• 在那周内您被分配的Teamwork Projects任务列表发送一条 Slack 消息

• 向微软团队发送一条每周社交媒体提及摘要的消息

还有许多您可以使用 Zapier 内置应用 Digest 的可能性。

提示

要获得更多灵感并访问预构建模板，您可以查看Zapier 内置应用的 Digest 配置文件页面。

该应用仅可用作动作或搜索动作步骤，并提供以下可用事件：

• 追加条目和计划摘要（动作）

• 发布现有摘要（动作）

• 查找摘要（搜索动作）

请记住，一旦使用任何操作步骤从摘要中释放数据，摘要将被清除，并在事件发生时汇总新的摘要数据。

让我们逐一查看。

附加记录和计划摘要动作事件

附加记录和计划摘要动作事件允许您从触发应用程序聚合数据，将其附加到来自触发应用程序的其他收集数据列表的末尾，然后安排在您指定的时间运行。

为了说明使用 Digest by Zapier，我们将使用在 Xero 中创建销售发票摘要的示例。

让我们探讨如何设置此动作事件。

设置附加记录和计划摘要动作事件

一旦设置了相关的触发器步骤，并且您想要推送到 Digest by Zapier 的相关触发器数据，您就可以使用附加记录和计划摘要动作事件。

一旦您添加了操作步骤，可以通过选择操作步骤或单击+图标，并选择Digest by Zapier作为应用程序，附加记录和计划摘要作为动作事件，您可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 新销售发票摘要。

• 条目：在此字段中，您可以输入静态文本，映射来自以前步骤的动态数据，或者使用二者的组合，这些内容将包括在摘要中。例如，我们可能希望在摘要中包含发票号码、日期、货币和金额。

• 频率：此字段控制 Zapier 传递摘要的频率。您可以选择每日、每周、每月、阈值（达到一定数量的条目时）以及手动（与单独的“发布摘要”Zap 配对）。频率的选择确定显示的附加字段。

所有三个字段都是必需的，并且必须具有值才能使 Zap 运行。

让我们看看不同的Frequency字段选项。

频率 - 每日

Frequency字段下拉菜单中的Daily选项是该字段的默认设置。一旦选择，以下字段将出现：

• hh:mm aa、hh:mm或hhmm格式，例如11:45，或者从以前的步骤映射动态值。这是一个必填字段，必须有值才能使 Zap 运行。

• 周末触发？：此字段控制您的摘要是否在周末发布。您可以使用布尔字段下拉菜单在是和否之间进行选择，如果您想要在星期六和星期日触发，请选择是，如果您只想在星期一到星期五触发，请选择否。

这些选项显示在以下截图中：

图 9.11 - 自定义“每日频率”字段选项的附加记录和计划摘要动作事件概览

点击继续按钮。现在，您可以使用测试部分测试此步骤，或者点击跳过测试。

继续添加一个或多个操作步骤，以便收到您的摘要，然后打开您的 Zap。

这是一个 Zapier 社区示例，演示了追加条目和安排摘要操作事件以及每日选项的使用：community.zapier.com/how-do-i-3/daily-digest-of-slack-to-stay-up-to-date-19008。

接下来，我们将审查每周选项。

频率 – 每周

当您在频率字段下拉菜单中选择每周选项时，将出现以下字段：

• 星期的日: 此字段控制您希望释放摘要数据的星期的哪一天。使用下拉菜单选择从星期一到星期日的日期。

• hh:mm aa、hh:mm 或 hhmm 格式，例如 11:45，或从上一步映射动态值。

这两个字段都是必填的，Zap 必须具有值才能运行。

这些选项显示在以下屏幕截图中：

图 9.12 – 自定义每周频率字段选项概述在追加条目和安排摘要操作事件中

点击继续按钮。然后，您可以使用测试部分测试此步骤或点击跳过测试。

继续添加一个或多个操作步骤，以便收到您的摘要，然后打开您的 Zap。

这是一个 Zapier 社区示例，演示了追加条目和安排摘要操作事件以及每周选项的使用：community.zapier.com/featured-articles-65/send-yourself-a-weekly-digest-of-newly-added-zapier-integrations-12489。

接下来，我们将探讨每月选项。

频率 – 每月

当您在频率字段下拉菜单中选择每月选项时，将出现以下字段：

• 月份的日: 此字段控制您希望释放摘要数据的月份的哪一天。使用下拉菜单选择从1到31的日期。

• hh:mm aa、hh:mm 或 hhmm 格式，例如 9:15 p.m。

这两个字段都是必填的，Zap 必须具有值才能运行。

这些选项显示在以下屏幕截图中：

图 9.13 – 自定义每月频率字段选项概述在追加条目和安排摘要操作事件中

点击继续按钮。然后，您可以使用测试部分测试此步骤或点击跳过测试。

继续添加一个或多个操作步骤，以便收到您的摘要，然后打开您的 Zap。

这是一个 Zapier 社区示例，说明了Append Entry and Schedule Digest动作事件和Monthly选项的使用：community.zapier.com/featured-articles-65/creating-a-monthly-updates-newsletter-using-digest-11917。

我们接下来将查看Threshold (when a certain number of entries is reached)选项。

频率 - 阈值（当达到一定数量的条目时）

当您选择Threshold (when a certain number of entries is reached)选项时，Number Of Entries字段将出现。该字段控制摘要在发布之前会汇总多少条目。持有摘要的最长周期是从第一条目开始的 1 个月，因此如果在此时间内未达到数量，则摘要将自动发布。此字段是必需的，必须为 Zap 设置一个值才能运行。

此选项显示在以下截图中：

图 9.14 - 自定义阈值（当达到一定数量的条目时）频率字段选项在追加条目和计划摘要动作事件中的概述

单击Continue按钮。然后，您可以使用Test部分测试此步骤，或单击Skip test。

继续添加一个或多个动作步骤，以便您收到摘要摘要，然后打开您的 Zap。

我们将接下来审查Manual (pair with separate “Release Digest” Zap)选项。

频率 - 手动（与单独的“Release Digest” Zap 配对）

当您在Frequency字段下拉菜单中选择Manual (pair with separate “Release Digest” Zap)选项时，不会出现更多字段。

此选项显示在以下截图中：

图 9.15 - 自定义手动（与单独的“Release Digest” Zap 配对）频率字段选项在追加条目和计划摘要动作事件中的概述

单击Continue按钮。完成后，您可以使用Test部分测试此步骤，或单击Skip test。

重要提示

此字段选项与Release Existing Digest动作事件一起使用，您必须将其设置为现有 Zap 中的一个后续步骤，或者将其设置为一个单独的 Zap，以便发布摘要。

继续添加Release Existing Digest动作步骤，或者打开您的 Zap。

现在，让我们讨论如何设置Release Existing Digest动作事件。

Release Existing Digest 动作事件

释放现有摘要操作事件与追加条目和安排摘要操作事件的频率字段下拉菜单中的手动（与独立的“释放摘要”Zap 匹配）选项配合使用。它允许手动设置的摘要在某个时间点释放。

这个操作事件可以在与追加条目和安排摘要操作事件相同的 Zap 中使用，也可以在一个独立的 Zap 中使用。以下是何时适合使用其中任何一种情况的一些示例：

• 在相同的 Zap 中：如果你希望延迟摘要的释放一段时间，比如 12 小时，你可以添加一个 Delay by Zapier 的延迟操作步骤，释放现有摘要操作步骤和一个通知操作步骤（比如通过 Email by Zapier 的发送邮件操作事件）

• 在另一个 Zap 中：如果你希望摘要在另一个无关的触发事件之后释放，比如 CRM 中的机会关闭，你可以使用释放现有摘要操作事件和通知操作步骤。

让我们来探索如何设置这个操作事件。

设置释放现有摘要操作事件

一旦你在这个 Zap 或另一个 Zap 中设置了一个操作步骤，涉及到追加条目和安排摘要操作事件，你就可以使用释放现有摘要操作事件。

一旦你添加了一个操作步骤，要么选择操作步骤，要么点击+图标，并选择Digest by Zapier作为应用程序，释放现有摘要作为操作事件，你就可以编辑动作部分的摘要字段。这个字段控制在这个步骤中使用哪个摘要。从下拉菜单中，你可以从一个已创建的摘要列表中进行选择。或者，你可以使用自定义选项，输入摘要的名称，或者从之前的步骤中映射出一个动态日期。

如下屏幕截图展示了如何设置这个操作事件的示例：

图 9.16 – 自定义现有摘要释放操作事件概述

点击继续按钮；然后，使用测试部分测试这一步骤，或者点击跳过测试。

下面的截图展示了一个包含两张发票的已释放摘要的示例：

图 9.17 – 现有摘要释放操作步骤结果概述

然后继续添加一个或多个操作步骤，这样你就能收到摘要总结，然后打开你的 Zap。

这是一个 Zapier 社区的示例，演示了如何使用附加条目和安排摘要操作事件以及手动（与单独的“发布摘要” Zap 配对）选项和发布现有摘要操作事件：community.zapier.com/featured-articles-65/using-paths-in-loops-to-save-data-in-a-digest-and-release-it-on-the-last-loop-13074。

接下来，让我们讨论如何设置查找摘要搜索操作事件。

查找摘要搜索操作事件

当您想要周期性地检索摘要中的所有现有数据时，可以使用查找摘要搜索操作事件。例如，您可能希望每天检查摘要的数据（使用 Schedule by Zapier 触发器），并发送带有结果的电子邮件通知。您还可以添加后续步骤，在满足某些条件的筛选器通过后，释放数据，例如，如果是每月的 15 号。

让我们一起探索如何设置这个操作事件。

设置查找摘要操作事件

设置触发步骤后，您可以使用查找摘要搜索操作事件。

添加操作步骤后，选择操作步骤或单击+标志，并选择Digest by Zapier作为应用程序，Find Digest作为操作事件，您可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 摘要：此字段用于控制在步骤中使用哪个摘要。从下拉菜单中选择一个创建的摘要列表。或者，您可以使用自定义选项通过输入摘要名称或映射以前步骤的动态数据来输入摘要的名称。

• 如果找不到任何内容，是否应该将此步骤视为“成功”？：您可以使用此布尔字段从下拉菜单中选择是（true）或否（false），输入文本，或者从先前的步骤中插入数据，以便在搜索中找不到任何内容时将此步骤视为“成功”。有关如何使用此功能的更多信息，请参阅第六章中的使用多个操作和搜索步骤创建 Zap部分。

这些选项显示在以下截图中：

图 9.18 - 自定义“查找摘要”搜索操作事件的概述

单击Continue按钮；然后，使用Test部分测试此步骤，或者单击跳过测试。

继续添加一个或多个操作步骤，然后启动您的 Zap。

现在，你应该更好地了解何时以及如何使用内置的 Digest by Zapier 应用程序了。

现在，让我们来看一个创建 RSS Feed 摘要的 Zap 的示例。

练习 - 使用 RSS Feed 摘要创建多步骤的 Zap

如果适用的话，你可以使用你在第二章中定义的流程之一，准备自动化你的流程，来处理本节内容。尝试在你的工作流程中整合多个应用程序。

你可能想要创建你最喜欢的三个博客的月度摘要。你希望在每月的第一天上午 9 点在 Slack 消息中接收摘要，并在 MeisterTask 中添加一个任务，以便你不会忘记阅读。如果你在 7 天后没有标记任务为已完成，你希望在 Slack 中收到另一个提醒。

这里是一个简单的工作流程示例，你可以构建来自动化该流程：

1. 触发器：添加 RSS by Zapier 多个订阅源中的新项目事件触发器，并指定你想接收订阅更新的博客。

2. 操作：添加一个 Digest by Zapier 追加条目并安排摘要操作事件，并指定频率为每月，日期为1 号，时间为上午 9 点。

3. 操作：向自己添加一个 Slack 发送直接消息操作事件。

4. 操作：添加一个 MeisterTask 创建任务操作事件。

5. 操作：添加一个 Delay by Zapier 延迟操作步骤，指定延迟为 7 天。

6. 操作：添加一个查找任务搜索动作来搜索 MeisterTask 中你在第 4 步创建的任务。

7. 操作：添加一个通过 Filter by Zapier 过滤器，只有当任务仍然处于打开状态时才允许 Zap 继续进行。

8. 操作：添加一个 Slack 添加提醒操作事件，提醒你还没有阅读你的摘要。

你可以在这里获取这个 Zap 模板的副本：bit.ly/zapier-book。

尝试通过重复这个练习为你记录的任何适当的流程构建类似的流程，从而受益于自动化。

现在你应该更好地了解何时以及如何在你的 Zaps 中使用电子邮件解析、RSS 订阅和摘要。

概要

在本章中，我们介绍了更多 Zapier 内置应用程序的范围。我们介绍了如何使用 Zapier 的 Email Parser 从电子邮件中提取数据，然后探讨了如何使用 Zapier 的 RSS 订阅阅读器在自动化中使用 RSS。接着，我们讨论了如何使用 Zapier 的 Digest 来编制数据摘要。最后，我们覆盖了创建一个 RSS 订阅摘要的练习。

现在你知道如何从电子邮件中提取或解析数据，在你的自动化中使用 RSS 订阅，并将数据整理成摘要。

在下一章中，你将了解到 Zapier 的其他各种内置应用程序。我们将讨论如何从互联网的任何页面启动一次性自动化，如何缩短 URL，以及如何翻译和检测不同语言的文本。我们还将讨论如何检索并评分潜在客户的公司信息，如何使用天气条件数据，以及如何在你的自动化中使用占星预测。

问题

1. 一旦你映射了你想让 Zapier 邮件解析器解析的变量，它会可靠地每次提取正确的数据吗？

2. 我可以用 RSS by Zapier 创建自己定制的 RSS 订阅吗？

3. 在 Digest by Zapier 中，手动（与单独的“发布摘要” Zap 配对）频率选项是如何工作的？

第十章：Zapier 的其他有用内置应用程序

在上一章中，我们回顾了三个 Zapier 内置应用程序，以提取和编制数据。在本章中，我们将继续探讨 Zapier 提供的更多内置功能，以及其各种内置应用程序的描述和如何使用它们的实用提示。

首先，我们将探讨如何使用 Zapier Chrome 浏览器扩展（以前称为 Push by Zapier）从互联网上的任何页面启动一次性自动化，以及如何使用 Zapier 的 URL 缩短器缩短 URL。然后，我们将讨论如何使用 Zapier 的 Translate 应用程序翻译不同语言的文本，以及如何使用 Zapier 的 Lead Score 应用程序对潜在客户信息进行评分。最后，我们将介绍如何使用 Zapier 的 Weather 应用程序使用天气情况的数据，以及如何使用 Zapier 的 Retrograde 应用程序使用占星预测。

在本章中，我们将涵盖以下关键内容：

• Zapier Chrome 浏览器扩展 – 从任何网页触发一次性自动化

• URL 缩短器 by Zapier – 在您的 Zaps 中缩短 URL

• 由 Zapier 翻译 – 翻译文本

• Lead Score by Zapier – 对潜在客户信息进行评分和检索

• Weather by Zapier – 在您的 Zaps 中使用天气情况

• Retrograde by Zapier – 在您的 Zaps 中使用占星预测

一旦您完成了每个主题的学习，您将知道如何从任何网页启动一次性工作流程，缩短 URL，翻译文本，评分和检索潜在客户信息，并在您的 Zaps 中使用天气情况和占星预测。

技术要求

要充分利用本章内容和练习，您需要访问 Zapier 账户。Zapier Starter 计划足以构建多步骤的 Zaps。

Zapier Chrome 浏览器扩展 – 从任何网页触发一次性自动化

Zapier Chrome 浏览器扩展内置应用程序，以前称为Push by Zapier，使用Google Chrome 扩展手动触发网页中的一次性自动化。您可以以数百甚至数千种方式使用此应用程序，为您增加生产力。Zapier Chrome 浏览器扩展内置应用程序可用作工作流程的触发步骤的起始部分，也可以用作操作步骤，如下所示：

• 新 推送（触发）

• 回复到 Chrome（操作）

在 Zaps 中使用 Zapier Chrome 浏览器扩展内置应用程序之前，您必须在浏览器中安装 Google Chrome 扩展。让我们来看看如何将 Google Chrome 扩展添加到浏览器中。

在浏览器上设置 Google Chrome 扩展程序

为了使用 Zapier Chrome 浏览器扩展内置应用程序，我们需要在浏览器中安装 Google Chrome 扩展。按照以下步骤安装扩展程序：

1. 从 Google Chrome 浏览器窗口导航到 chrome.google.com/webstore/detail/zapier/ngghlnfmdgnpegcmbpgehkbhkhkbkjpj，或在 Google 中搜索 Zapier Chrome 扩展。

2. 点击添加到 Chrome按钮。

3. 在弹出窗口中，点击添加扩展程序来验证安装。

4. 点击拼图图标，然后在下拉菜单中的 Zapier Chrome 扩展旁边的图钉图标，即可将 Zapier Chrome 扩展固定到您的浏览器视图中，这将确保您可以随时触发工作流。

下一件需要做的事是设置您的工作流程。在您的浏览器中，点击Zapier Chrome 扩展图标，以显示一个下拉窗口，其中包含以下选项：

• Zaps：此选项卡显示了一些关于如何使用扩展程序的说明，并链接到一些预构建的 Zap 模板以帮助你开始。点击任何一个将带你进入 Zap 编辑器，以使用该模板。或者，你可以点击创建 Zap按钮，在 Zap 编辑器中从头开始创建 Zap。您还将看到与您的 Zapier 帐户关联的电子邮件地址。一旦您构建了一些已启用的 Zapier Chrome 扩展 Zap，它们将显示在列表中，允许您选择其中一个来使用。

• 操作（测试版）：此选项卡链接到 Zapier 的自然语言操作（NLA）AI 功能。您可以点击登录 NLA按钮来启用您对 Zapier Chrome 扩展的 NLA 访问权限。我们将在 第十九章, AI 和自动化 中更详细地介绍此功能。

现在，让我们探索如何设置触发事件。

新的 Push 触发事件。

新 Push 触发事件允许你在点击 Zapier Chrome 扩展的按钮时检索活动浏览器标签的标题和 URL 的详细信息，并在指定的自定义字段中添加静态数据，然后你可以在你的操作步骤中使用这些字段。同时，也将检索事件发生的时间。

以下是一些您可以使用从 Google Chrome 浏览器中提取的内容使用 Zapier Chrome 扩展的新 Push触发事件的示例：

• 在 Teamwork Projects 中创建新任务，以查看您在浏览互联网时遇到的文章内容。

• 当你收到新邮件时，在 Slack 中发送消息。

• 当你看到可能想与你的听众分享的内容时，将数据添加到 Smartsheet 中的新行中。

让我们使用一个例子来演示如何设置新 Push触发事件，例如您可能想要为自己创建一个 Trello 任务来查看收到的邮件，该邮件包含发送者的姓名、电子邮件地址和简短的消息。

设置新的 Push 触发事件。

一旦您通过选择 1. Trigger 并将 Zapier Chrome 扩展 作为应用程序和 New Push 作为触发事件添加了一个触发步骤到您的工作流程的开头，点击 Continue 按钮。然后，在 Trigger 部分编辑 Input Fields 表单，如下所示：

1. 在每个字段中输入一个描述性字段名称。

2. 通过将鼠标悬停在左侧的六点图标上并拖放来重新排列字段顺序。

3. 使用右侧的 X 图标删除不必要的字段。

重要提示

Input Fields 部分是可选的，您可以在没有手动输入字段的情况下触发您的 Zap。

使用前面描述的示例，如下截图所示：

图 10.1 – 自定义 New Push 触发事件概览

1. 单击 Continue 按钮继续。

2. 在 Trigger 部分，使用 Test trigger 按钮获取一些示例数据以使用并从 Zapier Chrome 扩展触发您的 Zap。然后，您可以向您的 Zap 添加操作步骤，并在完成后打开您的 Zap。

3. 转到 Untitled Zap。单击 Zap 的名称以显示字段标签并输入相关详细信息。单击 Send 按钮以激活推送。一旦成功，文本将以绿色突出显示，并带有一个绿色的勾号图标。

详细信息屏幕如下截图所示：

图 10.2 – 在浏览器中使用 Zapier Chrome 扩展概述，并使用 New Push 触发事件

您可以通过单击铅笔图标调整您的 Zap。

小贴士

您可以使用您检索到的时间戳数据为您的任务操作步骤添加截止日期。我们将在 第十四章 和 第二十四章 中更详细地讨论使用和格式化日期和时间，日期和时间格式化 和 增强您的生产力的提示、技巧和最佳实践。

现在，让我们讨论如何设置操作事件。

回复 Chrome 操作事件

Reply to Chrome 操作事件允许您从由 New Push 触发步骤触发的 Zap 中发送步骤结果回 Chrome 扩展。以下是您可以如何使用 Zapier Chrome 扩展的 Reply to Chrome 操作事件将数据从您的 Zap 发送回 Chrome 扩展的几个示例：

• 通过从 Zapier Chrome 扩展触发一个 Zap 来获取明天的天气

• 通过从 Zapier Chrome 扩展触发一个 Zap 来搜索潜在客户的领先分数

• 通过从 Zapier Chrome 扩展触发一个 Zap 来缩短您浏览器中的 URL

让我们使用获取明天天气的示例来演示如何使用 Reply to Chrome 操作事件。

设置回复 Chrome 操作事件

让我们一起走过如何使用回复到 Chrome操作事件的步骤：

1. 从设置一个 Zap 开始，使用Zapier Chrome 扩展内置应用的新推送触发事件。如果您不需要从浏览器收集任何额外数据，则无需使用输入字段部分。

2. 通过选择操作步骤或单击+图标，添加一个操作步骤。在我们的示例中，操作步骤将包含获取明天的天气预报操作事件，位于Weather by Zapier内置应用中。您可以阅读有关如何使用 Weather by Zapier 内置应用的更多信息，详情请见Weather by Zapier – 使用您的 Zap 中的天气条件部分。

3. 通过选择操作步骤或单击+图标，添加另一个操作步骤。通过选择应用程序为Zapier Chrome 扩展，操作事件为回复到 Chrome，然后您可以编辑操作部分中的以下字段：

   • 消息标题：使用此字段输入静态 URL 值、来自先前步骤的动态值或两者的组合。这是一个必填字段，必须为 Zap 提供一个值才能运行。

   • 消息详情：使用此字段输入静态 URL 值、来自先前步骤的动态值或两者的组合。这是一个必填字段，必须为 Zap 提供一个值才能运行。

下面的屏幕截图显示了一个示例：

图 10.3 – 设置 Zapier Chrome 扩展回复到 Chrome 操作事件的概述

1. 单击继续按钮。然后，您可以使用测试操作按钮测试此步骤，或者单击跳过测试以跳过。

2. 单击发布按钮以发布和启用您的 Zap，然后转到 Chrome 浏览器，通过单击发送按钮触发 Zap。

您的 Zap 和映射步骤的结果将显示在您的 Zapier Chrome 扩展中，如下面的屏幕截图所示：

图 10.4 – 使用 Zapier Chrome 扩展在浏览器中的概述，带有回复到 Chrome 操作事件

接下来，如果需要，您可以继续添加更多操作步骤。

提示

如需更多灵感和访问预构建的模板，您可以查看 Zapier Chrome 扩展内置应用的个人资料页面，网址为zapier.com/apps/zapier-chrome-extension/integrations。

这是一个 Zapier 社区示例，说明了 Zapier Chrome 扩展的使用：community.zapier.com/featured-articles-65/the-zapier-google-chrome-extension-trigger-zaps-without-leaving-your-browser-10796。

现在，您应该更好地了解何时以及如何使用 Zapier Chrome 扩展内置应用程序了。

提示

您可以利用 AI 的魔力在您的 Zaps 中运行 AI 动作

使用简单提示的 Zapier Chrome 扩展。我们将在第十九章中更详细地介绍 Zapier Chrome 扩展 NLA 和 AI 操作，AI 和自动化。

现在，让我们回顾如何使用 Zapier 的 URL 缩短器内置应用程序来缩短 URL。

Zapier 的 URL 缩短器 – 在您的 Zaps 中缩短 URL

如果你想要生成长而凌乱的 zpr.io/ 前缀和唯一的字母数字后缀。这类似于使用Bitly生成的缩短网址。

以下是您可以使用 Zapier 的 URL 缩短器应用程序的一些示例：

• 在短信中发送缩短的 URL 或在发布推文到 Twitter 时发送。它们都有文本限制限制。

• 向客户发送一封电子邮件，其中包含指向长 URL 的网页链接。

• 将新博客文章的缩短网址添加到 Airtable 中。

Zapier 的 URL 缩短器只能作为缩短 URL操作事件的操作步骤使用。

以下是 Zapier 博客中使用 URL 缩短器的一些示例：zapier.com/blog/automate-url-shorteners/。

提示

欲获取更多灵感和访问预构建模板，您可以查看 Zapier 的 URL 缩短器内置应用程序配置页面：zapier.com/apps/url-shortener/integrations。

让我们探索如何设置和使用此操作事件。

设置缩短 URL 操作事件

一旦设置了触发步骤，您就可以使用缩短 URL操作事件。

一旦您添加了一个操作步骤，可以通过选择操作步骤或点击+图标，并选择Zapier 的 URL 缩短器作为应用程序和缩短 URL作为操作事件，您可以编辑操作部分的URL字段。使用此字段输入静态 URL 值、前一步骤的动态值或两者的组合。这是一个必填字段，必须为 Zap 运行提供值。

以下是屏幕截图示例：

图 10.5 – 自定义缩短 URL 操作事件概述

点击继续按钮。然后您可以使用操作部分测试此步骤以生成缩短的 URL。如下屏幕截图所示：

图 10.6 – 使用 Zapier 的 URL 缩短器概述的缩短 URL 结果

在您的缩短 URL步骤之后，继续添加一个或多个操作步骤，然后发布您的 Zap。

您现在应该更好地了解何时以及如何使用 URL 缩短器内置应用程序了。

现在，让我们讨论如何使用 Translate by Zapier 内置应用将文本翻译成不同的语言并检测文本中的语言。

Translate by Zapier – 翻译文本

Translate by Zapier 内置应用允许您将文本翻译成超过 100 种不同的语言。它还可用于检测一组文本中的语言。

以下是您可以使用此应用的几个示例：

• 将从德语翻译成英语的接收到的电子邮件翻译并添加到您的 客户关系管理（CRM）工具中

• 检测网页上的语言并为您的多语言团队的特定成员提出 Zendesk 票务申请

Translate by Zapier 内置应用非常方便，如果您经常使用多种语言工作的话。

这是 Zapier 社区的一个示例，演示了您如何使用 Translate by Zapier：community.zapier.com/show-tell-5/small-business-series-translate-by-zapier-22197。

提示

要获取更多灵感并访问预先构建的模板，您可以查看 Translate by Zapier 内置应用的配置文件页面，网址为zapier.com/apps/translate/integrations。

此应用只能用作操作步骤。以下操作事件可供使用：

• 翻译文本（操作）

• 检测语言（操作）

让我们一起来看看每个。

翻译文本操作事件

Translate Text 操作事件允许您将长达 1000 个字符的单词、短语和网页翻译成超过 100 种语言。

让我们探讨如何设置此操作事件。

设置翻译文本操作事件

一旦您设置好触发步骤，就可以使用 Translate Text 操作事件。

一旦您添加了一个操作步骤，无论是选择 操作 步骤还是单击 + 图标，并选择 Translate by Zapier 作为应用和 Translate Text 作为操作事件，您就可以编辑 操作 部分中的字段，如下所示：

• 源语言：如果您知道您正在使用的源文本的语言，请从下拉列表中选择一种语言。您还可以将之前步骤中的动态字段映射进来。如果您之前的步骤中已经指定了语言，这很有用——例如，如果您在 Google Sheets 电子表格中或 CRM 中拥有这些数据。您也可以将字段留空，Zapier 将会检测源语言。

• 文本：在此字段中，输入您希望翻译的静态文本、映射之前步骤中的动态数据，或者两者的组合。结果中将会对超过 1000 个字符的文本进行修剪。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值才能运行。

• 目标语言：此字段控制您希望文本翻译成的语言。从下拉列表中选择一种语言或将之前步骤中的动态字段映射进来。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值才能运行。

例如，我们可能想将 Zapier 博客文章描述从拉丁文翻译成斯瓦希里文。如下截图所示：

图 10.7 – 自定义翻译文本操作事件概览

点击继续按钮。一旦完成此操作，您可以使用操作按钮测试此步骤或跳过测试。

继续添加一个或多个操作步骤或发布您的 Zap。

现在，让我们讨论如何使用检测语言操作事件在文本中检测语言。

检测语言操作事件

检测语言操作事件允许您在一组文本中检测多达 100 种语言中的一种。

让我们探讨如何设置此操作事件。

设置检测语言操作事件

一旦设置了触发步骤，您就可以使用检测语言操作事件。

一旦添加了一个操作步骤，无论是选择操作步骤还是点击+图标，并选择Translate by Zapier作为应用程序和检测语言作为操作事件，您都可以编辑操作部分中的以下字段：

• 文本：在此字段中，输入您要翻译的静态文本、映射来自先前步骤的动态数据或二者的组合。这是一个必填字段，必须为 Zap 提供值才能运行。

使用斯瓦希里文的同一文本示例，如下截图所示：

图 10.8 – 自定义检测语言操作事件概览

点击继续按钮。一旦完成此操作，您可以使用测试操作按钮测试此步骤或跳过测试。

结果将显示 Zapier 所假定的语言，并生成一个置信度评分。继续添加一个或多个操作步骤或发布您的 Zap。

现在，您应该更好地理解何时以及如何使用 Zapier 内置的 Translate 应用程序。

接下来，让我们来看看如何使用 Zapier 内置的 Lead Score 应用程序对线索进行评分和检索信息。

通过 Zapier 进行线索评分和检索 – 使用邮箱地址收集信息

Zapier 的Lead Score内置应用程序允许您使用其电子邮件地址从网络收集关于联系人及其关联公司的信息。搜索还根据各种数据点产生客户适配资格评分。该应用程序使用来自 MadKudu.com 的数据丰富服务的数据，作为独立服务，对于小型企业和初创企业来说可能相当昂贵。使用 Lead Score by Zapier 应用程序，您可以每月免费执行多达 500 次此服务的搜索。但是，如果您可能需要更多的搜索次数，您可以注册付费计划，而不是使用 Lead Score by Zapier，而是使用 MadKudu.com 和 Zapier-MadKudu集成。

您希望使用 Lead Score by Zapier 的最常见原因是丰富联系人数据，线索优先级和资格评估，因此使您能够更好地决定首先跟进哪些线索并更好地了解您的联系人。 这将使您能够创建更适用的沟通和更好的体验，适用于您的线索和客户。 Lead Score by Zapier 可以节省您手动搜索此数据的麻烦，并且可以让您访问可能不会显示在您的 CRM 的本机联系人和关联公司搜索数据中的其他数据，例如 Salesforce 或HubSpot中显示的数据。

以下是您可以使用 Lead Score by Zapier 内置应用程序的一些示例：

• 如果新线索提交了网络表单，您可能想了解联系人公司的更多细节，例如公司规模和位置

• 当新联系人添加到您的 CRM 时，丰富联系人数据并获得客户资格评分

• 当新订阅者添加到您的电子邮件营销工具Klaviyo时，获取联系人的更多个人信息

在您的 Zaps 中使用 Lead Score by Zapier 还有许多其他方法。

提示

若要获取更多灵感并访问预构建的模板，请查看 zapier.com/apps/lead-information/integrations 上的 Lead Score by Zapier 内置应用程序配置文件页面。

Lead Score by Zapier 可以使用查找人员和公司信息搜索操作事件作为搜索操作步骤。 让我们看看如何使用此搜索操作事件。

查找人员和公司信息搜索操作事件

查找人员和公司信息搜索操作事件允许您使用电子邮件地址在 MadKudu.com 上搜索联系人和关联公司的数据。

让我们探索如何设置此搜索操作事件。

设置查找人员和公司信息搜索操作事件

一旦设置了触发步骤，您就可以使用查找人员和公司信息搜索操作事件。

一旦添加了操作步骤，无论是选择操作步骤还是单击+图标，并选择Lead Score by Zapier作为应用程序以及查找人员和公司信息作为操作事件，您都可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• joe@company.com。 这是一个必填字段，必须有值才能运行 Zap。

• Should this step be considered a “success” when nothing is found?：使用此布尔字段从下拉菜单中选择 True 或 False，输入文本，或从前面的步骤插入数据，以便在搜索中未找到任何内容时将此步骤视为“成功”。此字段的默认值为 False，如果您希望在此处未找到任何内容时停止 Zap 运行，则应选择此项；这是最常见的用例。这意味着所有后续步骤都将被跳过。如果您希望允许 Zap 继续运行并运行后续步骤，则使用 True 选项。然后，通过添加 Filter by Zapier 或 Paths by Zapier 条件逻辑来为您的工作流程添加更多控制，根据搜索是否返回结果来允许这些步骤通过或停止。

例如，我们可能希望检索与 joebloggs@zapier.com 电子邮件地址相关的信息。如下截图所示：

图 10.9 – 定制查找个人和公司信息搜索操作事件的概述

单击 Continue 按钮。完成后，您可以使用 Test 部分来测试此步骤或 Skip Test。

以下屏幕截图显示了针对 joebloggs@zapier.com 返回的数据示例：

图 10.10 – Lead Score by Zapier 搜索操作检索的数据概述

您可以继续添加一个或多个操作步骤或发布您的 Zap。

搜索结果会生成一系列属性，如下所示：

• first_name, last_name, domain, is_student, is_personal_email, is_spam, customer_fit, segment, score, top_signals 和 grade_emoji

• name, domain, location, state, state_code, country, country_code, employees, 和 industry

提示

当您的软件对 API 调用有限制时，比如您只能在一定周期内创建或更改固定数量的属性，将 Should this step be considered a “success” when nothing is found? 的 True 选项打开将会很有用，以停止您的 Zap 运行。然后，您可以在下一步中添加筛选条件。

您现在应该更好地了解了何时以及如何使用 Lead Score by Zapier 内置应用。

现在，让我们来了解如何使用 Weather by Zapier 内置应用在您的工作流程中使用天气条件。

使用天气条件在您的 Zaps 中的 Weather by Zapier - Zapier 天气

内置应用程式 Weather by Zapier 可以让您根据纬度和经度坐标来获取指定地区的天气状况。您可以使用它来获取每日天气通知，并且仅在当天有雨的情况下触发操作（基于 Zapier 时区设置的本地区域）。您还可以搜索指定位置的实时天气状况和明天的天气预报。该应用程序非常适合个人使用，或者如果您和您的团队在户外工作，例如建筑、景观或遛狗行业。Weather by Zapier 与后续步骤中的通知操作（例如发送电子邮件或短信）最搭配使用。

重要提示

Weather by Zapier 应用程式使用您帐户中指定的时区设置执行准确的触发器和搜索操作，请确保已适当调整时区设置。

Weather by Zapier 可以用作触发器和操作步骤，并提供以下事件：

• 今天会下雨吗（触发器）

• 今天的 预报（触发器）

• 获取当前天气（搜索动作）

• 获取明天的预报（搜索动作）

让我们逐一探索如何设置这些内容。

降雨判断（Will It Rain Today?）触发事件

当天气预报显示当天将下雨时，Will It Rain Today?触发事件可用于启动工作流。该应用程序会在早上大约 7 点（根据您的时区设置）检查当天的天气预报，只有在有雨的预报情况下触发。

以下是您可以使用今天会下雨吗触发事件的几个示例：

• 如果今天会下雨，向自己发送短信

• 如果你的团队在户外工作，如果今天会下雨，请给他们发一封电子邮件。

让我们逐一探索如何设置此触发事件。

设置降雨判断（Will It Rain Today?）触发事件

在将此触发步骤添加到您的工作流（作为1. 触发程序）并选择 Weather by Zapier 作为应用程序，将 Will It Rain Today?作为触发事件后，您可以选择继续。然后，您可以编辑触发程序部分中的字段，如下所示：

• 纬度：输入要检查的位置的纬度的十进制值。如果不知道纬度，可以使用www.latlong.net/来找到纬度。这是一个必填字段，Zap 需要填写值才能运行。

• 经度：输入要检查的位置的经度的十进制值。如果不知道经度，可以使用www.latlong.net/来找到经度。这是一个必填字段，Zap 需要填写值才能运行。

• 单位：此下拉字段允许您选择在摄氏度或华氏度中显示预报结果。默认为华氏度。

以法国巴黎为例，如下截图所示：

图 10.11 - 自定义“今天会下雨吗？”触发事件的概述

然后选择继续，在测试部分使用测试触发器按钮来检索你的测试数据，这样你就可以在操作步骤中使用它。

你可以使用从触发步骤检索到的各种数据，如降水强度和概率、最高和最低温度、风速和紫外线指数。

使用此触发步骤的数据，添加一个或多个操作步骤到你的 Zap。

现在你应该能够使用今天会下雨吗？触发事件了。接下来，让我们来看一下今日天气预报触发事件。

今日天气预报触发事件

今日天气预报触发事件可用于启动显示当天天气预报的工作流程。该应用在当地时间约早上 7 点（基于你的时区设置）检查当天的天气预报，并且只有在预报有雨的情况下触发。

这里有一些使用今日天气预报触发事件的例子：

• 发送 Slack 频道消息，包含当天的天气预报

• 当天气预报显示将会是晴天时，在 Twitter 上发送一条带有太阳表情的推文（使用 Zapier 进行条件过滤）。

让我们来探讨如何设置这个触发事件。

设置今日天气预报触发事件

一旦你将这个触发步骤添加到你的工作流（作为第 1 步触发器）的开始处，并选择Zapier 天气作为应用程序，今日天气预报作为触发事件，你就可以选择继续。然后，你可以编辑触发器部分的字段，如下所示：

• 纬度：输入你想要检查的地点的纬度的十进制值。如果你不知道它，你可以使用www.latlong.net/来找到纬度。这是一个必填字段，Zap 才能运行。

• 经度：输入你想要检查的地点的经度的十进制值。如果你不知道它，你可以使用www.latlong.net/来找到经度。这是一个必填字段，Zap 才能运行。

• 单位：这个下拉菜单字段允许你选择以摄氏度或华氏度来显示预报结果。默认是华氏度。

然后选择继续，在测试部分使用测试触发器按钮来检索你的测试数据，这样你就可以在操作步骤中使用它。

你可以使用从触发步骤检索到的各种数据，如预报摘要、湿度、降水强度和概率、最高和最低温度、风速和紫外线指数。

使用此触发步骤的数据，添加一个或多个操作步骤到你的 Zap。

现在你应该能够使用今日天气预报触发事件了。接下来，让我们来看一下获取当前天气搜索动作事件。

获取当前天气搜索动作事件

当您需要立即知道天气或某个特定时间的天气时，Get Current Weather搜索操作事件是理想的选择。

以下是如何使用Get Current Weather搜索操作事件的几个示例：

• 当您要开会时，发送带有天气预报的通知。

• 当您想要在某个时间点检查天气时，而不是使用谷歌搜索时，请使用 Zapier Chrome 扩展程序触发工作流来检查天气并向您发送短信

让我们来探讨如何设置此搜索操作事件。

设置 Get Current Weather 搜索操作事件

在设置了触发步骤后，就可以使用Get Current Weather搜索操作事件。

一旦您添加了一个动作步骤，通过选择Action步骤或点击+图标，并选择Weather by Zapier作为应用程序和Get Current Weather作为操作事件，您可以按照以下步骤编辑设置动作部分的字段：

• 纬度：输入您要检查的位置的纬度的十进制值。如果不知道，可以使用www.latlong.net/找到纬度。这是一个必填字段，必须为 Zap 提供一个值才能运行。

• 经度：输入您要检查的位置的经度的十进制值。如果不知道，可以使用www.latlong.net/找到经度。这是一个必填字段，必须为 Zap 提供一个值才能运行。

• 单位：此下拉字段允许您选择以摄氏度或华氏度显示天气预报结果。默认为华氏度。

• 当未找到任何内容时，此步骤是否应被视为“成功”？：使用此布尔字段从下拉菜单中选择True或False，输入文本，或在此步骤被视为“成功”时在此步骤中插入来自先前步骤的数据。此字段的默认值为False，如果您希望 Zap 在此处找不到任何内容时停止运行，则应选择此选项；这是最常见的用例。这意味着所有后续步骤将被跳过。当您希望允许 Zap 继续运行并运行后续步骤时，请使用True选项。然后，通过添加 Filter by Zapier 或 Paths by Zapier 条件逻辑来为您的工作流程添加更多控制，并允许这些步骤根据搜索是否返回结果来通过或停止。

使用伦敦，英国的示例，如下屏幕截图所示：

图 10.12 – 定制 Get Current Weather 搜索操作事件的概述

点击Continue按钮。完成此操作后，您可以使用Test部分来测试此步骤或跳过测试。

以下屏幕截图显示了一些示例数据的结果：

图 10.13 - 来自“获取当前天气”搜索操作事件检索数据的概述

你可以继续添加一个或多个操作步骤，或者发布你的 Zap。

你现在应该能够使用获取当前天气搜索操作事件。接下来，我们将看一下明天的天气预报搜索操作事件。

明天的天气预报搜索操作事件

明天的天气预报搜索操作事件非常适合在你需要知道下一天天气预报时使用。

以下是你可以使用明天的天气预报搜索操作事件的一些示例：

• 发送一封带有明天工作列表的邮件给你的团队，以及天气预报

• 使用 Schedule by Zapier 触发自动化，每天下午 5 点检查明天的天气并发送短信给你

让我们来探讨如何设置这个搜索操作事件。

设置明天的天气预报搜索操作事件

一旦你设置了触发步骤，你就可以使用明天的天气预报搜索操作事件。

一旦你添加了一个操作步骤，要么选择操作步骤，要么点击+图标，然后选择应用程序为Weather by Zapier，操作事件为明天的天气预报，你可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 纬度：输入你想要检查的位置的纬度的十进制值。如果不知道，可以使用www.latlong.net/找到纬度。这是一个必填字段，Zap 运行时必须有值。

• 经度：输入所要检查的位置的经度的十进制值。如果不知道，可以使用www.latlong.net/找到经度。这是一个必填字段，Zap 运行时必须有值。

• 单位：这个下拉框可以让你选择以摄氏度或华氏度显示天气预报结果。默认情况下是华氏度。

• 当没有找到任何内容时，这一步应被视为“成功”吗？：使用这个布尔字段从下拉菜单中选择True或False，输入文本，或者从以前的步骤中插入数据，以便如果在搜索中没有找到任何内容，这一步被视为“成功”。这个字段的默认值是False，如果希望 Zap 在这一点停止运行，如果没有找到任何内容，则选择这个选项；这是最常见的用法。这意味着所有的后续步骤都将被跳过。如果希望允许 Zap 继续运行并运行后续步骤，则选择True选项。然后，通过添加 Filter by Zapier 或 Paths by Zapier 的条件逻辑来为你的工作流程添加更多控制，让那些步骤根据搜索是否返回结果来决定是否通过或停止。

点击继续按钮。一旦你这样做了，你可以使用测试操作按钮测试这一步，或者选择跳过测试。

您可以继续添加一个或多个动作步骤，或者发布您的 Zap。

您现在应该更好地了解何时以及如何使用 Weather by Zapier 应用程序。

小贴士

欲获得更多灵感和访问预先构建的模板，您可以查看Weather by Zapier内置应用程序页。接下来，让我们讨论如何使用逆行应用程序来在您的自动化中使用占星预测。

逆行应用程序 - 在您的 Zaps 中使用占星预测

您可以使用Zapier 内置应用程序的逆行来根据水星逆行的占星预测来触发您的工作流程。您可以选择在水星进入或离开逆行时触发工作流程，或者在水星逆行时每天触发一次工作流程。

小贴士

欲获得更多灵感和访问预先构建的模板，您可以查看Zapier 内置应用程序页上的逆行应用程序概要页面。

以下是逆行应用程序提供的触发事件选项列表：

• 水星进入逆行（触发）：此事件在水星进入逆行时触发一次

• 水星逆行（触发）：此事件在水星逆行时每天触发一次

• 水星离开逆行（触发）：此事件在水星离开逆行时触发一次

每个触发器的设置方式都相似；然而它们返回的数据略有不同。让我们来探索如何设置和使用这些触发事件。

设置逆行应用程序的触发事件

一旦您在工作流程的开始处添加了一个触发步骤（点击1. 触发），并选择了Retrograde by Zapier作为应用程序，并选择了水星进入逆行、水星在逆行或水星离开逆行作为触发事件，您可以选择继续。因为没有需要编辑的字段，在测试部分，使用测试触发按钮来检索您的测试数据，以便您可以在动作步骤中使用它。

继续添加一个或多个动作步骤，以使用此触发步骤中的数据来构建您的 Zap。

现在，让我们来查看每个触发事件返回的数据类型。

检索水星进入逆行触发事件的数据

以下截图显示了水星进入逆行触发事件返回的数据示例：

图 10.14 - 水星进入逆行触发事件返回示例数据的概述

接下来，让我们讨论水星在逆行触发事件返回的数据类型。

水星逆行触发事件返回的数据

以下截图显示了水星在逆行触发事件返回的数据示例：

图 10.15 – 水星逆行触发事件返回示例数据概览

接下来，让我们讨论 水星离开逆行 触发事件返回的数据类型。

水星离开逆行触发事件返回的数据

以下截图显示了 水星离开逆行 触发事件返回的数据示例：

图 10.16 – 水星离开逆行触发事件返回示例数据概览

有了这些，您现在应该对何时以及如何使用 Zapier 的逆行应用程序有了更好的了解。

概要

在本章中，我们学习了一些 Zapier 的更多内置应用程序。我们涵盖了特定功能，例如如何使用 Zapier Chrome 扩展程序从互联网上的任何页面启动一次性自动化，如何使用 Zapier 的 URL 缩短器缩短 URL，以及如何使用 Zapier 的翻译器翻译和检测来自不同语言的文本。我们还讨论了如何使用 Zapier 的线索评分器检索和评分线索信息，如何使用 Zapier 的天气应用程序使用天气条件数据，以及如何在自动化中使用 Zapier 的逆行应用程序进行占星预测。

在下一章中，您将学习更高级的内置应用程序。我们将回顾如何使用 webhooks 和轮询触发器，进行 API 调用，并在我们的 Zaps 中使用 JavaScript 和 Python 代码，以及如何存储数据。

问题

1. Zapier 内置应用程序中，哪个应用程序允许您从互联网上的任何页面手动触发自动化？

2. 如何使用 Zapier 自动化创建缩短的 URL 链接？

3. 如果您每个月需要执行超过 500 个线索评分搜索，您可以使用什么付费替代品来代替 Zapier 的线索评分器？

第十一章：Zapier 的高级内置应用

Zapier 的强大之处在于利用内置应用提供的广泛功能，而无需编码。使用这些应用程序，您可以完成各种各样的自动化。然而，您会发现，在使用标准的无代码内置应用功能或使用 Zapier 中的现有集成时，可能会遇到想要使用 Zap 实现的某些功能是不可能的。当发生这种情况时，就是使用 webhooks、代码和 API 请求的时候了，从而为您提供更多的可能性来自动化您的手动和重复性任务。您可以分别使用 Webhooks by Zapier、Code by Zapier 和API 请求操作步骤来实现这一点。

还有一个有用的内置应用可用于存储和检索小型数据集时。您可以使用 Storage by Zapier 在每次运行 Zap 时存储参考数据，然后通过检索它与其他 Zap 共享。

在本章中，我们将为您提供有关 Zapier 中更高级的内置应用的概述。这些应用允许您使用 webhooks 和轮询触发器，使用 Webhooks by Zapier 发出 HTTP 请求，在操作步骤中使用经过身份验证的连接进行 API 调用，使用多个 Zap 中的App 扩展，在您的 Zap 中使用 JavaScript 或 Python 代码（Code by Zapier），以及存储和检索数据（Storage by Zapier）。我们还将简要介绍如何使用 ChatGPT 为您的 Code by Zapier 步骤生成代码。这些应用和内置功能被 Zapier 归类为开发者工具，由于这些是高级主题，我们只会对它们的功能提供一个简要的概述，而不会过多地详细讨论。但是，我们会为您提供一些用例和进一步的参考资料。

对于具有较高技术技能的 Zapier 用户，本章将非常有用。了解 API 使用相关概念，包括阅读 API 文档和使用 Python 和 JavaScript 等编程语言，将会对你有益。然而，我们将涵盖的内容将为非技术用户提供这些内置应用的功能介绍。

我们在本章中将涵盖以下主要内容：

• 了解 API 文档的资源

• Webhooks by Zapier - 在您的 Zap 中使用 webhooks 和 HTTP 请求

• 使用 API 请求操作步骤（测试功能）

• 在多个 Zap 中使用 App 扩展（测试功能）

• Code by Zapier - 在您的 Zap 中使用 JavaScript 或 Python 代码

• Storage by Zapier - 保存和存储数据

在您查看了这些主题之后，您将了解如何在您的 Zap 中使用 webhooks、代码和 API 请求，以及如何保存和存储数据。

技术要求

为了充分利用本章内容，你将需要访问 Zapier 账户。Zapier 免费计划将足够使用。你将需要 Zapier 启动计划来创建多步工作流程，并使用 Zapier 内置应用程序中的 Webhooks。

理解 API 文档的资源

在第一章，使用 Zapier 进行业务流程自动化的介绍中，我们介绍了集成是如何从一个应用程序请求数据，在另一个应用程序中产生响应的。信息请求通常以创建新资源、检索现有资源、编辑/更新现有资源或删除现有资源的形式进行。在超文本传输协议（HTTP - 互联网数据传输的基础）术语中，这些请求被表示为以下方法：

• POST：用于创建新资源

• GET：用于检索现有资源

• PUT：用于编辑或更新现有资源

• DELETE：用于删除现有资源

正如你所知，已经在 Zapier 和其他应用程序之间创建的 API 集成具有特定的触发器、操作和搜索事件，你可以在你的 Zaps 中使用。

尽管在大多数情况下，使用 Zapier 构建的集成覆盖了用户可能需要的最常见请求事件，但通常，应用程序的 API 允许进行更多事件，因此增加了灵活性。如果一个应用程序拥有开放的 API，在大多数情况下将会在 SaaS 提供商的网站上提供有关如何使用 API 的API 文档的信息。了解如何阅读和理解 API 文档是了解如何在 Zapier 与每个应用的标准集成之外使用 API 创建自定义触发器和操作的重要先决条件。这是一个庞大的主题，超出了本书的范围。但是，以下是一些有用的资源，将帮助你掌握阅读 API 文档的方法：

• *理解 API 和 RESTful API 入门课程 [视频] (www.packtpub.com/product/understanding-apis-and-restful-apis-crash-course-video/9781800564121)

• API 文档是什么？(blog.hubspot.com/website/api-documentation)

如果你想更深入地了解如何全面理解 API，这个 Zapier 资源将有所帮助：zapier.com/resources/guides/apis。

一旦你查阅了应用的 API 文档，评估了可能的其他事件，那么你就可以使用 webhooks（如果可用）来触发你的 Zaps，使用内置应用程序 Webhooks by Zapier，进行动作步骤和轮询触发的 HTTP 请求，再次使用 Webhooks by Zapier，利用 Zapier 中某些应用程序集成的 API 请求动作步骤（这仍然是测试版功能），并使用 Code by Zapier 来利用这些选项。应用的 API 文档通常也会清楚地说明如何进行身份验证或授权请求以及如何配置它们。

重要提示

如果你在你的 Zaps 中创建了自定义的 HTTP 请求，请记住，如果应用程序更改其 API，这可能会导致你的 Zaps 发生中断或错误，导致它们无法正常工作。你需要相应地调整你的自定义步骤。

接下来，我们将概述如何使用 Webhooks by Zapier 内置应用程序。

Zapier 的 Webhooks - 在你的 Zaps 中使用 webhooks 和 HTTP 请求

首先，重要的是要提到，或许这个内置应用的名字的选择并不正确地描述了它的功能，并且可能会暗示它只与 webhooks 一起使用。Webhooks by Zapier 内置应用允许你使用 webhooks 作为即时触发器，创建轮询触发器，并向 API 发送 HTTP 请求。因此，最好根据事件类型将这些用途进行分开。让我们来看看每一个。

Webhooks by Zapier 触发事件

正如我们在第一章中所讨论的那样，使用 Zapier 进行业务流程自动化的简介，应用程序中的事件变化可以通过轮询方法或使用 webhooks 来识别，然后导致你的 Zaps 中的触发步骤运行。轮询方法涉及定期检查计划间隔内的新信息。然而，使用 webhooks，则是提供一个 URL，你的起始应用程序会不断监视以获取新事件，因此可以实时接收信息。Webhooks 是一种即时、因此更高效的通信事件信息的方式。这意味着使用 webhooks 触发的 Zaps 比触发步骤使用轮询方法的其他 Zaps 要快得多。

Webhooks by Zapier 内置应用可以用于以下 webhook 和轮询触发事件：

• 检索轮询（触发器）：此触发事件会轮询一个 URL 并搜索新条目。此轮询触发器将根据你的 Zapier 订阅计划指定的更新时间周期性地搜索新条目。

• POST、GET 或 PUT 通知到由 Zapier 提供的 URL。

• POST、GET 或 PUT 通知到由 Zapier 提供的 URL。这是捕获钩子触发事件的更详细版本，并以未解析的数据形式提供请求体。它还包括标题。

Catch Hook 和 Catch Raw Hook 触发事件都需要您在希望接收事件通知的应用程序中设置 webhook。这些 webhook 将需要指向 Zapier 为这些触发事件提供的 URL。应用程序的 API 文档通常会清楚地说明如何配置、验证或授权新的 webhook 连接。例如，Trello 的 API 文档，包括 webhooks，可以在developer.atlassian.com/cloud/trello/guides/rest-api/webhooks/找到。

如果您使用的应用程序在 API 中没有可用的 webhook，那么您需要使用Retrieve Poll触发事件，使用应用程序 API 文档中指定的端点。

Zapier 的 Webhooks 动作事件

现在，让我们看看如何使用 Zapier 的 Webhooks 来发出 HTTP 请求。

Zapier 内置应用程序可与以下 HTTP 请求动作事件一起使用：

• Custom Request（操作）：此动作事件通过提供原始数据发送自定义请求

• POST（操作）：此动作事件发送单个请求以创建新资源

• GET（动作）：此动作事件发送单个请求以检索现有资源

• PUT（操作）：此操作事件发送单个请求以更新现有资源

如果您的应用程序或业务工具不支持 Zapier 集成，使用 Zapier 的 Webhooks 特别有用。Zapier 的 Webhooks 允许熟悉您工具的开发人员在不需要理解新 API 文档的情况下在不同工具之间创建请求。例如，当新用户注册以创建免费试用帐户时，您可以创建一个POST请求在 CRM 和会计系统中创建新联系人。如果与 Zapier 集成不支持您需要的特定触发器、动作或搜索事件，通过使用 Zapier 内置应用程序进行评估 API 文档是否可能实现总是值得的。

提示

您可以使用 Zapier 内置应用程序中的 Webhooks 来合并一个或多个 Zaps。例如，Zapier 内置应用程序的 Looping 的一个限制是在 Zap 中只能有一个循环。如果在 Zap 中有几条路径，每条路径都需要一个循环，您可以在每条路径的末尾使用 Zapier 的 Webhooks 中的POST动作事件将数据推送到不同的循环 Zaps。这将为每个POST动作事件指定一个Catch Hook触发事件与自定义 URL。

Zapier 已经创建了一些非常有用的帮助文档，以帮助您开始使用 webhooks。您可以在zapier.com/help/doc/how-get-started-webhooks-zapier了解有关 webhooks 的更多信息，以及如何在 Zapier 中使用 webhooks 在zapier.com/blog/what-are-webhooks/

重要说明

Webhooks by Zapier 是一款高级应用程序，只能与 Zapier Starter 计划或更高版本一起使用。

让我们再具体探讨一些使用 Webhooks by Zapier 实现自动化的例子，不受现有的 Zapier 触发器和操作的限制。

使用 Webhooks by Zapier 的 Catch Hook 触发器事件的示例

当 ActiveCampaign 记录中联系人的名字仅更改时，你可能希望在 Zapier 中启动一个工作流程。尽管 ActiveCampaign 与 Zapier 集成中存在一个 更新联系人 触发器事件，但很难确定名字改变了什么来过滤仅更改了名字的情况。这是一个很好的解决方法：在 ActiveCampaign 中创建一个包含正确条件的触发器的自动化，然后在 Zapier 中的 webhook URL 中发送信息。通过使用 Zapier 中的 Catch Hook 触发器事件，你可以生成一个唯一的 webhook URL，然后将其复制并粘贴到 ActiveCampaign 中相应的自动化步骤中。

以下截图显示了在 Webhooks by Zapier 的 Catch Hook 触发器事件中会出现什么样的示例：

图 11.1 – Webhooks by Zapier 中使用 Catch Hook 触发器事件的概述

图 11.1 – Webhooks by Zapier 中使用 Catch Hook 触发器事件的概述

以下截图显示了带有 Zapier webhook URL 的 ActiveCampaign 自动化：

图 11.2 – 在 ActiveCampaign 中使用 webhook 步骤指定 webhook URL

图 11.2 – 在 ActiveCampaign 中使用 webhook 步骤指定 webhook URL

让我们看一个涉及操作事件的示例。

使用 Webhooks by Zapier 中的 PUT 操作事件的示例

你可能希望在 PUT 请求中创建一个新公司以更新公司（developers.freshdesk.com/api/#update_company），这意味着你可以使用 Webhooks by Zapier 通过 PUT 操作事件来完成此操作。

以下截图显示了如何设置 Webhooks by Zapier 的 PUT 操作事件示例：

图 11.3 – Webhooks by Zapier 中使用 PUT 操作事件的概述

图 11.3 – Webhooks by Zapier 中使用 PUT 操作事件的概述

Header 下的 Authorization 字段将包含 API 密钥，如 API 文档中所示。

提示

要获取更多启发和访问预构建模板，请查看 Webhooks by Zapier 内置应用程序简介页面：zapier.com/apps/webhook/integrations。

现在，你应该更好地了解了何时以及如何使用 Webhooks by Zapier 内置应用程序。

接下来，让我们看一下如何使用 API 请求 (测试版) 操作事件。

使用 API 请求操作事件（测试版功能）

使用 Zapier 的 Webhooks 可能会看起来相当复杂，特别是如果你不得不解读 API 文档。一个更简单的方法是在整个平台上使用当前处于 Beta 阶段的新功能。Zapier 已经开始升级某些集成，使用PUT，GET和POST HTTP 请求。在许多应用集成中引入这种新的操作事件允许以更简单、无需编码的方式进行 API 请求。与使用 Zapier 的 Webhooks 不同，你已经将应用程序连接到了你的 Zapier 帐户，并且不需要提供任何进一步的身份验证细节，比如 API 密钥。在许多情况下，你可以进行简单的 HTTP 请求，而无需理解复杂的 API 文档术语。你只需要知道如何找到所需的终点 URL 以及哪些请求参数是必不可少的。

在讨论如何使用 Zapier 的 Webhooks 时，我们看了触发器和操作示例。现在，让我们探索如何使用API 请求（Beta）操作事件来执行 Zapier 集成中无法进行的搜索操作。

如果你是一个https://api.clickup.com/api/v2/folder/{folder_id}/list)，那么你需要实现这个操作。你可以在 URL 中指定folder_id，通过使用 API 进行GET请求。folder_id是请求成功所必要的参数。

以下屏幕截图显示了 ClickUp 集成配置页面上API 请求（Beta）操作事件（zapier.com/apps/clickup/integrations）：

图 11.4 – 在 ClickUp 集成配置页面上 API 请求操作事件的概述

以下截图显示了 ClickUp API 文档，其中显示了获取列表终点的必需参数和 URL：

图 11.5 – 显示了 ClickUp API 文档中的获取列表终点

以下截图显示了如何使用API 请求（Beta）操作事件来检索 ClickUp 文件夹中所有列表的详细信息：

图 11.6 – 用于在 ClickUp 文件夹中检索所有列表的API 请求（Beta）操作事件的概述

你可以在 Zapier 资源中找到关于如何设置 API 请求操作步骤的更详细说明：help.zapier.com/hc/en-us/articles/12899607716493-Set-up-an-API-request-action-Beta。

现在你应该更好地了解了何时以及如何使用API 请求（Beta）操作步骤。接下来，让我们回顾一下如何创建和使用App Extensions。

在多个 Zaps 中使用 App 扩展（Beta 功能）

如果您在几个不同的 Zaps 中使用了相同的API 请求（测试版）操作步骤，则通常需要将一个 Zap 中的信息复制到另一个 Zap 中。但是，应用扩展操作事件将API 请求（测试版）操作事件功能的功能向前推进几步，并允许您在应用扩展构建器中创建应用扩展，从而允许您设置可以在多个 Zaps 中使用的 API 调用设置。与API 请求（测试版）操作事件一样，应用扩展（测试版）操作事件允许您使用已通过认证的应用连接信息，因此您只需创建一个可用于多个 Zaps 的应用扩展模板，并在团队中共享，如果您使用的是团队或公司帐户。与API 请求（测试版）操作事件一样，应用扩展（测试版）操作事件目前仅可用于有限数量的应用。您可以在此处找到支持的应用程序列表：help.zapier.com/hc/en-us/articles/16276574838925。您还需要基本了解如何阅读 API 文档、发送 HTTP 请求以及选择在应用扩展中使用哪个 API 端点。

我们将使用在“使用 API 请求操作事件（测试版功能）”部分讨论的示例来说明使用 API 请求时 GET 请求的差异，通过在 URL 中指定folder_id。 folder_id是成功请求的必需参数。以下截图显示了在 ClickUp 文件夹中获取列表应用扩展来检索 ClickUp 文件夹中所有列表的详细信息：

图 11.7 – 使用应用扩展操作事件概述，检索 ClickUp 文件夹中的所有列表

您可以在 Zapier 资源中找到有关如何设置、编辑和使用应用扩展的更详细说明：

• help.zapier.com/hc/en-us/articles/16277139110157

• help.zapier.com/hc/en-us/articles/16277147937805

• help.zapier.com/hc/en-us/articles/16277375114637

温馨提示

您可以使用 AI 的魔力为您起草应用扩展。我们将在第十九章中更详细地介绍由 AI 驱动的应用扩展，AI 和自动化。

现在，您应该更好地了解如何何时使用应用扩展了。接下来，让我们回顾如何使用内置的 Code by Zapier 应用。

Code by Zapier – 在您的 Zaps 中使用 JavaScript 或 Python 代码

在您的 Zap 中使用 Webhooks 和 API 请求的下一个步骤是在您无法通过无代码内置应用程序、Webhooks by Zapier 或 API 请求动作步骤实现所需操作时使用代码。您可以使用 JavaScript 或 Python 编程语言编写自定义代码，并在 Code by Zapier 中使用它们以触发工作流程或执行各种任务以转换和定制您的数据。

Code by Zapier 内置应用程序可通过以下触发器和动作事件使用：

• 运行 JavaScript（触发器）：此触发器事件允许您使用 JavaScript 启动工作流程

• 运行 Python（触发器）：此触发器事件允许您使用 Python 启动工作流程

• 运行 JavaScript（动作）：此动作事件允许您在 Zap 中作为动作步骤运行 JavaScript

• 运行 Python（动作）：此动作事件允许您在 Zap 中作为动作步骤运行 Python

让我们探讨一个示例，说明何时可以使用 Code by Zapier 在您的自动化中实现更多，并且不受现有 Zapier 触发器、动作和搜索事件的限制。

使用 Code by Zapier 的运行 JavaScript 动作事件的示例

一旦触发了您的工作流程，您可能希望检索与 Pipedrive 联系人相关的详细信息，例如联系人关联的所有电话号码。然后，您可能希望操作这些电话号码以提取区号。Pipedrive 与 Zapier 的集成具有一个 查找联系人 搜索动作事件，仅允许检索一个电话号码。Pipedrive API 允许请求有关联系人的信息（developers.pipedrive.com/docs/api/v1/#!/Persons/getPerson），因此您可以使用 Code by Zapier 使用 运行 JavaScript 或 运行 Python 动作事件来执行此操作。

让我们将其分解为两个步骤。以下截图显示了向 Pipedrive 发送 HTTP 请求以检索人员详情的第一步：

图 11.8 – 在 Code by Zapier 中使用运行 JavaScript 动作事件概述，以检索 Pipedrive 联系人的电话号码

根据 API 文档，在您的 Pipedrive 帐户中的 API 令牌将显示在 api_token 字段中，并且您的 Pipedrive 帐户的 URL 将添加到代码中。

接下来的步骤将涉及仅从电话号码中提取区号。如下截图所示：

图 11.9 – 在 Code by Zapier 中使用运行 JavaScript 动作事件概述，以提取电话号码的区号

提示

你可以使用 Code by Zapier 步骤来合并多个操作，这通常需要几个步骤。这可以减少任务使用量。需要注意的是，Zapier 不支持 Code by Zapier 步骤中使用的代码，用户有责任维护代码。例如，如果对 API 或从 API 接收到的数据进行了更改，则可能会“打破”代码步骤。

让我们简要地介绍一下如何使用人工智能来生成用于 Code by Zapier 的代码步骤。

使用 ChatGPT 生成 JavaScript 或 Python 代码

随着 OpenAI 的 ChatGPT 的发布，现在您可以要求 AI chatbot 为您生成代码，以在您的 Code by Zapier 步骤中使用。如果您不是程序员，不知道如何编写代码，那么这非常有用。使用我们之前讨论的示例，我们给 ChatGPT 提供了以下提示：

“我想使用 Code by Zapier 检索有关 Pipedrive 联系人的详细信息，例如与联系人相关的所有电话号码。我还想操纵这些电话号码，从电话号码中提取区号并将这些结果显示为两个单独的值。Pipedrive API 允许请求有关人员的信息， https://developers.pipedrive.com/docs/api/v1/#!/persons/getperson。请为我编写一些 Python 代码以执行此操作，好吗？”

结果如下截图所示：

图 11.10-使用 ChatGPT 生成 Python 代码用于 Code by Zapier 步骤的概述

下面的屏幕截图显示了 ChatGPT 生成的附加说明：

图 11.11-ChatGPT 提供的有关如何修改 Code by Zapier 中代码的说明

提示

您可以使用人工智能的魔力，从您的 Code by Zapier 步骤中编写代码。我们将在第十九章更详细地介绍由人工智能驱动的 Code by Zapier 步骤。

Zapier 创建了一些非常有用的帮助文档，以帮助您开始使用 Code by Zapier：

• zapier.com/blog/code-by-zapier-guide/https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496326417549

• help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496197098253-JavaScript-code-examples-in-Zaps

• help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496197130893-Python-code-examples-in-Zaps

提示

要获取更多灵感并访问预构建的模板，您可以查看 zapier.com/apps/code/integrations 上的 Code by Zapier 内置应用程序配置页面。

现在，您应该更好地了解何时以及如何使用内置的 Code by Zapier 应用程序。

接下来，让我们回顾一下如何使用内置的 Storage by Zapier 应用程序。

Storage by Zapier – 保存和存储数据

可能有许多场景需要您能够存储小数据集以供工作流使用。内置的 Storage by Zapier 应用程序允许您保存和检索小数据值。使用它，您可以在每次运行 Zap 时存储参考数据，然后通过检索它与其他 Zaps 共享。

Storage by Zapier 不与用户帐户一起使用。相反，您必须指定以 UUID4 格式的 通用唯一标识符（UUID4），它类似于密码，用于识别和分组存储数据的 秘密存储密钥。然后，您将使用此秘密存储密钥来标识要从何处添加数据以及从何处检索数据。通过这样做，您可以有多个标识您存储位置的存储密钥。

您可以存储单个值或值列表。如果您想要存储和检索与唯一标识符相关的多个值，您还可以使用 子值（数据的嵌套值）–例如，特定联系人的姓名和电子邮件地址。

内置的 Storage by Zapier 应用程序可通过以下操作和搜索操作事件使用：

• 设置子值（操作）：此操作事件允许您设置存储在指定键上的一个或多个子值。

• 设置值（操作）：此操作事件允许您设置存储在指定键上的值。

• 增量值（操作）：此操作事件允许您逐渐在指定键上添加值。

• 从列表中弹出值（操作）：此操作事件允许您从值列表中删除一个值。但是，如果列表为空，它将返回您定义的默认值。

• 将值推送到列表中（操作）：此操作事件允许您将一个值推送到现有值列表中。

• 删除所有值（操作）：此操作事件允许您从连接到 Storage by Zapier 的帐户中删除所有值。

• 删除子值（操作）：此操作事件允许您删除存储在指定键上的一个或多个子值。

• 删除值（操作）：此操作事件允许您删除存储在指定键上的值或值列表。

• 设置多个值（操作）：此操作事件允许您设置存储在指定键上的多个值。

• 如果设置值（操作）：此操作事件允许您在存储的值匹配先前定义的值的情况下有条件地设置存储在指定键上的值。

• 获取子值（搜索操作）：此搜索操作事件允许您检索存储在指定键上的子值。如果尚未存储任何子值，您还可以创建新的子值。

• 获取值（搜索操作）：这个搜索操作事件允许你检索存储在指定键中的值。如果尚未存储任何值，你也可以创建一个新值。

• 获取所有值（搜索操作）：这个搜索操作事件允许你检索所有存储的值。

• 获取列表值（搜索操作）：这个搜索操作事件允许你检索列表中的所有值，并将输出格式化为一个值。

• 获取多个值（搜索操作）：这个搜索操作事件允许你检索存储在指定键中的多个值。

• 获取秘密（搜索操作）：这个搜索操作事件允许你将你的秘密存储键检索为一个值，以便在 Code by Zapier 步骤中使用。

重要提示

使用获取秘密搜索操作时，请注意这将暴露你的秘钥，应谨慎使用。

以下是如何使用 Storage by Zapier 的几个示例：

• 你可能想要对各种关键绩效指标和分析进行持续汇总，比如一天内有多少个新潜在客户添加到你的 CRM 中，或者你一周内的销售量。你可以使用增加值操作事件来将值累积添加到不同的键中，然后在一个单独的 Zap 中使用删除值操作事件和 Schedule by Zapier 触发事件来定期清除值（例如，每天或每月）。然后，你可以在诸如 Databox 或 Geckoboard 这样的仪表板报告工具中显示这些值。

• 你可能想要存储每个订阅你的电子邮件列表的新用户的姓名和电子邮件地址。你可以使用设置子值操作事件，并将用户 ID 指定为秘密存储键，将姓名和电子邮件地址作为子值。然后，你可以在一个单独的 Zap 中使用获取子值搜索操作事件来检索这些值。

以下截图展示了automation_survey_list作为列表的键值的示例：

图 11.12 – 使用 Storage by Zapier 向列表添加值的概述

然后，你可以使用获取值、获取所有值或获取列表值搜索操作事件来检索数据，具体取决于你希望如何呈现它。

Zapier 创建了有用的帮助文档，帮助你开始使用 Storage by Zapier，你可以在这里找到：help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496293271053。

你也可以通过在工作流程中使用 Code by Zapier 步骤来访问你的存储数据，如在 Zapier 帮助文档中描述的那样：help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496062115597。

提示

获取更多灵感和访问预构建模板，你可以查看 Code by Zapier 内置应用程序配置页面：zapier.com/apps/storage/integrations。

你现在应该更好地了解如何和何时使用 Zapier 内置应用中的 Storage by Zapier。

总结

在本章中，我们讨论了三个由 Zapier 开发的高级内置应用和一个新的测试功能。我们首先回顾了使用 Webhooks by Zapier 和进行 HTTP 请求的方法。然后，我们探讨了如何使用API 请求动作事件功能（测试版）。接下来，我们介绍了如何使用 JavaScript 或 Python 代码与 Code by Zapier 一起使用，并使用 ChatGPT 生成代码。最后，我们探讨了如何使用 Storage by Zapier 来存储和检索数据。

你现在了解了 Webhooks by Zapier、Code by Zapier 和 Storage by Zapier 内置应用，以及API 请求动作事件的用途。

在下一章中，你将学习如何使用两个 Zapier 内置应用来管理你的 Zapier 帐户：App Status by Zapier 和 Zapier Manager。我们将介绍如何使用 App Status by Zapier 来获取集成问题的通知，并回顾 Zapier Manager 的各种触发器、动作和搜索动作事件，以便管理你的 Zapier 帐户中的错误和变更。

问题

1. 哪三个内置应用或功能可以用于进行 HTTP 请求？

2. 如果你想要秘密且安全地存储小的数值，你可以使用哪个 Zapier 内置应用？

第十二章：使用内置应用程序管理您的 Zapier 帐户

一旦您了解了 Zapier 的内部工作原理并创建了几个 Zaps，您将希望知道您的自动化是否在您日常业务中顺利运行。当出现问题时，例如您的连接应用程序经历停机，您的 Zaps 存在错误或您的 Zapier 帐户发生更改时，您也会希望立即得知。幸运的是，Zapier 创建了两个内置应用程序，将帮助您掌握这些情况。通常情况下，当使用这些内置应用程序的触发事件时，您可以使用各种操作步骤作为警报，例如发送电子邮件、短信或 Slack 消息，或将任务或活动添加到您的任务管理应用程序或 CRM 中。

在本章中，我们将讨论两个用于管理您的 Zapier 帐户的内置应用程序。我们将首先介绍 App Status by Zapier，以获取集成问题的通知。然后，我们将介绍 Zapier Manager 用于管理 Zapier 帐户中的问题和更改。最后，我们将涵盖一些使用案例。

本章对于负责管理企业内系统并且需要密切关注系统维护的用户最有用。当团队中的多个用户创建自动化并且专门使用团队和公司计划帐户时，尤其重要，并且通过自动化监控 Zapier 帐户的管理方面是有益的。然而，值得一提的是，即使是单用户帐户所有者也会受益于创建一些警报通知 Zaps，例如与错误和任务使用相关的警报。

在本章中，我们将涵盖以下关键主题：

• 通过 Zapier 的 App Status 获取集成事件通知

• Zapier 管理员 - 管理错误和帐户更改

• 使用案例

一旦您熟悉了这些主题中的每一个，您将知道如何设置工作流程来管理应用程序集成事故的通知，以及如何管理您的 Zapier 帐户中的错误和更改。

技术要求

要充分利用本章内容和练习，您需要访问 Zapier 帐户。 Zapier 的免费计划就足够了。本章中的一些示例涉及多步骤工作流程，因此您将需要 Starter 计划或更高级别的计划。对于 团队和公司帐户用户管理事件 部分，您需要使用团队或公司帐户。

通过 Zapier 的 App Status 获取集成事件通知

在 第五章，故障排除和处理 Zap 错误 中，我们讨论了如何通过监视 Zapier Status 页面和创建警报工作流程来管理连接应用程序的状态警报。这是我们介绍了由 Zapier 创建的 App Status 内置应用程序的地方。

Zapier 内置应用程序 App Status 只能用作触发步骤，并且可用作新建或更新的应用事件触发事件。

这个事件将会从您指定的应用中触发新的、更新的、和解决的应用状态事件。

以下是您可以使用此应用程序的一些示例：

• 当 Mailchimp 有新的、更新的、或解决的事件时发送电子邮件

• 当 Zoho Campaigns 和 Zoho CRM 有新的事件时，在 Wrike 中添加新任务

请参考第五章的使用 App Status by Zapier 内置应用设置应用状态警报工作流部分，故障排除和处理 Zap 错误，以获取如何使用此内置应用程序创建公共应用的新、更新和解决事件的警报通知的详细说明。我们还在该章节讨论了如何在该章节从 Zapier 状态 页面直接创建预建 Zaps 模板来创建警报 Zaps。

提示

欲获取更多灵感和预建模板，请查看zapier.com/apps/app-status/integrations上的 App Status by Zapier 内置应用程序的配置页面。

现在，您应该对何时以及如何使用内置应用程序 App Status by Zapier 有了更好的理解。

接下来，让我们学习如何使用内置应用程序 Zapier 管理器来管理 Zapier 账户中的错误和账户更改。

Zapier 管理器 – 管理错误和账户更改

我们在第五章介绍了 Zapier 管理器内置应用程序，故障排除和处理 Zap 错误，在那里我们讨论了如何使用它来管理错误警报，例如 Zaps 的错误，Zaps 被关闭，或者任务被暂停。

您还可以使用 Zapier Manager 来通知您和您的团队有新的公共应用添加到 Zapier, 您账户的更改，例如新文件夹或 Zaps 被创建，任务使用限制被达到，或者新的 Zapier 发票发布。您可以搜索 Zap 或公共应用，以及开启或关闭 Zaps。如果您使用的是团队账户，您可以使用 Zapier Manager 邀请新用户加入您的 Zapier 团队，或者通知有新成员加入您的团队。

提示

欲获取更多灵感和预建模板，请查看zapier.com/apps/zapier-manager/integrations上的 Zapier Manager by Zapier 内置应用程序的配置页面。

以下是一个探讨如何使用 Zapier Manager 进行错误警报系统的 Zapier 社区文章: community.zapier.com/featured-articles-65/alert-notification-system-for-business-critical-zaps-10800。

Zapier Manager 内置应用程序可用于多个触发、操作和搜索事件，我们已将其分类如下：

1. 管理 Zap 错误和警报：

   • 新的 Zap 错误（触发）

   • Zap 已关闭（触发器）

   • 新任务已暂停（触发器）

2. 管理应用程序、Zaps 和文件夹：

   • 新公共应用（触发器）

   • 查找应用（搜索操作）

   • 新建文件夹（触发器）

   • 新建 Zap（触发器）

   • 打开/关闭 Zap（操作）

   • 查找 Zap（搜索操作）

   • 创建 Zap 报告（Beta 版）（操作）

3. Zapier 账户管理：

   • 任务使用限制已达到（触发器）

   • 新建发票（触发器）

4. 团队和公司账户用户管理：

   • 新团队成员（触发器）

   • 创建团队邀请（操作）

让我们依次看看每一个。

管理 Zap 错误和警报的事件

在第五章，故障排除和处理 Zap 错误中，我们讨论了如何使用 Zapier Manager 内置应用程序使用三个触发事件管理错误警报，如下所示：

• 新的 Zap 错误（触发器）

• Zap 已关闭（触发器）

• 新任务已暂停（触发器）

以下是何时使用这些触发事件的几个示例：

• 新的 Zap 错误：当 Zap 中发生错误时，在Twist中发布消息

• Zap 已关闭：当 Zap 被关闭时，将任务添加到Podio

• 新任务已暂停：当任务暂停时，发送短信

在第五章，故障排除和处理 Zap 错误中，请参阅使用 Zapier Manager 内置应用程序设置错误警报工作流程部分，详细说明了如何使用此内置应用程序为 Zap 错误、已关闭的 Zap 或已暂停的任务创建警报。

现在，让我们回顾如何使用各种触发器、操作和搜索操作事件来管理您的 Zapier 账户中的应用程序、Zaps 和文件夹。

用于管理应用程序、Zaps 和文件夹的事件

在第四章，管理您的 Zaps中，我们讨论了如何管理您连接的应用程序，以及充分命名您的 Zaps 并将其分类到文件夹中以保持整洁和有组织的 Zapier 账户的重要性。考虑到这一点，如果您的团队共享 Zapier 账户，您可能想知道何时连接了新的公共应用程序，以及何时创建了新的文件夹和 Zaps。您还可能希望搜索有关应用程序或 Zap 的信息，并在某些场景中打开或关闭 Zap。

用于这些目的的六个 Zapier Manager 内置应用程序触发器、操作和搜索操作事件如下：

• 新公共应用（触发器）

• 查找应用（搜索操作）

• 新建文件夹（触发器）

• 新建 Zap（触发器）

• 打开/关闭 Zap（操作）

• 查找 Zap（搜索操作）

• 创建 Zap 报告（Beta 版）（操作）

让我们逐个看一下。

新公共应用触发事件

新公共应用触发事件可用于在 Zapier 宣布与平台集成新的公共应用时启动工作流程。如果您的业务中使用某些尚未与 Zapier 集成的应用程序，则及时了解这些警报非常有用。

以下是您可以使用此触发事件的几个示例：

• 在公布新公共应用程序时发送电子邮件

• 在 Zapier 平台上发布新公共应用程序时发送 Twitter 消息

让我们来探讨如何设置此触发事件。

设置新公共应用程序触发事件

一旦您在工作流程的开始部分添加了此触发步骤（到1. 触发），并选择了Zapier 管理器作为应用程序，选择新公共应用程序作为触发事件，您可以选择继续。然后，您可以编辑触发器部分中的分类字段。从字母下拉列表中选择您希望触发器触发的应用程序类别。如果您希望收到所有应用程序的通知或指定类别，可以选择全部。类别基于您在应用程序生态系统目录中找到的信息：zapier.com/apps。每个字段中添加一个类别；一旦在每个字段中确认了类别，附加字段将出现。通过单击字段末尾的X按钮删除任何字段行。您还可以在每个字段中输入静态值。

如下截图所示：

图 12.1 – 自定义新公共应用程序触发事件概述

然后，您可以选择继续，在触发器部分中使用测试触发器按钮检索您的测试数据，以便在您的操作步骤中使用。

触发器提取以下数据，所有这些数据都可以在您的操作步骤中使用：

• 应用程序 ID

• 应用程序标题

• 应用程序描述

• 应用程序站点 URL

• Zapier 上的应用程序页面 URL

• 列出的类别

继续使用来自此触发步骤的数据添加一个或多个操作步骤到您的 Zap 中。

这是一个 Zapier 社区示例，展示了如何使用新公共应用程序操作事件：community.zapier.com/featured-articles-65/send-yourself-a-weekly-digest-of-newly-added-zapier-integrations-12489。

您现在应该可以使用新公共应用程序触发事件。接下来，让我们来看看查找应用程序搜索操作事件。

查找应用程序搜索操作事件

当您想要检索关于公共应用程序的信息时，查找应用程序搜索操作事件非常有用。例如，假设您想要监视应用程序（如Cascade）在其所列的类别发生的更改。在这种情况下，您可以设置按时间表执行作为每 4 周触发一次的触发器，然后使用查找应用程序搜索操作来查找 Cascade 应用程序的相关信息，然后将数据添加到 Google Sheets 电子表格中。

让我们来探讨如何设置此操作事件。

设置查找应用程序搜索操作事件

一旦设置了触发步骤，您可以使用查找应用程序搜索操作事件。

一旦添加了操作步骤（通过选择操作步骤或单击+图标），并且已将Zapier 管理器作为应用程序，并将查找应用程序作为操作事件，您可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 名称：输入应用程序的名称，可以通过键入静态数据、使用自定义选项卡从以前的步骤映射动态数据，或两者组合来完成。

• 当未找到任何内容时，此步骤是否应视为“成功”？：使用此布尔字段从下拉菜单中选择是或否，输入文本，或在此步骤中插入来自前面步骤的数据，以便在搜索中未找到内容时将此步骤视为“成功”。此字段的默认值为否，如果您希望在没有找到任何内容时停止运行 Zap，则应选择此项；这是最常见的用例。这意味着所有后续步骤将被跳过。如果要允许 Zap 继续运行并运行后续步骤，则使用是选项。然后，您可以通过添加 Filter by Zapier 或 Paths by Zapier 条件逻辑来为工作流程添加更多控制，并根据搜索是否返回结果来允许这些步骤通过或停止。

这些显示在以下屏幕截图中：

图 12.2 – 自定义查找应用程序搜索动作事件概览

单击继续按钮，然后在测试部分，使用测试按钮测试此步骤，或者单击跳过测试。

继续添加一个或多个操作步骤，然后打开您的 Zap。

您现在应该能够使用查找应用程序搜索动作事件。接下来，让我们看看新文件夹触发事件。

新文件夹触发事件

新文件夹触发事件可用于在向您的 Zapier 账户或您有权限访问的其他帐户添加新文件夹时启动工作流程。如果您的团队中有几个人使用同一个账户，并且您想知道何时创建了新文件夹以及它们包含什么 Zaps，或者如果您想要在某个地方记录此信息，则此功能尤其有用。

以下是您可以使用此触发事件的几个示例：

• 创建新文件夹时在 Chatwork 中发送群聊消息

• 当创建新文件夹时，向 Google Sheets 电子表格添加新行

让我们探讨如何设置此触发事件。

设置新文件夹触发事件

一旦将此触发器步骤添加到工作流程的开头（对于Joe Bloggs' Team。如果您只能访问一个帐户，请选择相关帐户（如果不是团队或公司帐户，则通常由个人帐户表示）。您还可以使用自定义选项卡然后键入静态值。如果此字段留空，触发器将会为您有权限访问的所有 Zapier 帐户中创建的新文件夹触发。

这在以下屏幕截图中显示：

图 12.3 – 自定义新文件夹触发事件概览

然后你可以选择 继续，在 测试 部分使用 测试触发器 按钮来检索你的测试数据，以便你可以在你的操作步骤中使用它。

触发器提取以下数据，所有这些数据都可以用在你的操作步骤中：

• 文件夹 ID

• 文件夹标题

• 文件夹是否已共享

• 创建文件夹的用户的电子邮件地址

继续添加一个或多个操作步骤到你的 Zap 中，使用这个触发步骤的数据。

现在你应该能够使用 新文件夹 触发事件了。接下来，让我们看一下 新的 Zap 触发事件。

新的 Zap 触发事件

新的 Zap 触发事件可用于在将新 Zap 添加到你的 Zapier 帐户或你可以访问的帐户时启动工作流程。与 新文件夹 触发事件一样，如果你的团队中有几个人使用同一个帐户，并且你想知道何时创建了新的 Zaps，或者如果你想要在某处记录这些信息，那么这将特别有用。

以下是一些你可以使用此触发事件的示例：

• 在新建 Zap 时发送电子邮件

• 当创建新的 Zap 时，在 Airtable 中添加一条新记录

让我们探讨如何设置此触发事件。

设置新的 Zap 触发事件

一旦你在工作流程的开始添加了这个触发步骤（到 1. 触发器）并选择了 Zapier 管理器 作为应用程序和 新的 Zap 作为触发事件，你就可以选择 继续。然后你可以编辑 触发器 部分的字段，如下所示：

• Joe Bloggs' 团队。如果你只能访问一个帐户，请选择相关帐户（通常用 个人帐户 表示，如果不是团队或公司帐户）。你还可以使用 自定义 选项卡来输入一个静态值。如果此字段留空，触发器将会触发你可以访问的所有 Zapier 帐户中创建的新的 Zap。

• 文件夹：从下拉列表中选择一个你想要触发器触发的文件夹。你也可以使用 自定义 选项卡来输入一个静态值。由于这是一个数字（整数）字段，所以在映射到 自定义 选项卡时，你应该使用文件夹 ID 而不是文件夹名称。如果此字段留空，触发器将在创建的所有新 Zap 上触发。

如下截图所示：

图 12.4 – 自定义新 Zap 触发事件概览

然后你可以选择 继续，在 测试 部分使用 测试触发器 按钮来检索你的测试数据，以便你可以在你的操作步骤中使用它。

触发器提取以下数据，所有这些数据都可以用在你的操作步骤中：

• 文件夹根 ID

• Zap 标题

• Zap URL

• Zap 任务历史记录 URL

• Zap 是否已暂停

• Zap 是否已打开或关闭（状态）

• 最后编辑 Zap 的用户的电子邮件地址

• Zap 上次运行的日期和时间

• Zap 上次暂停的日期和时间

继续使用此触发步骤中的数据添加一个或多个动作步骤到您的 Zap 中。

现在应该能够使用新建 Zap触发事件。接下来，让我们来看看启用/停用 Zap动作事件。

启用/停用 Zap 动作事件

当您想要在特定的触发事件发生时启用或停用 Zap 时，启用/停用 Zap动作事件就很有用。例如，关闭一个 Zap 可能会与错误触发事件之一结合使用，例如新建 Zap 错误。您可能想要关闭 Zap，然后在您的项目管理工具中创建一个任务，告诉您的团队对问题进行评估。一旦完成了此任务，您可以再次启用 Zap。

以下是一些如何使用此触发事件的示例：

• 当出现 Zap 错误时，关闭 Zap 并在MeisterTask中添加一个任务

• 当在 MeisterTask 中完成一个任务时，开启 Zap

让我们来探讨如何设置此动作事件。

设置启用/停用 Zap 动作事件

一旦设置了触发步骤，就可以使用启用/停用 Zap动作事件。

一旦添加了一个动作步骤，通过选择操作步骤或单击+图标，并选择Zapier 管理器作为应用程序和启用/停用 Zap作为动作事件，您可以编辑操作部分中的字段，如下：

• 所需的 Zap 状态：从下拉列表中选择要转换 Zap 的状态。选项包括关闭 Zap，开启 Zap和切换 Zap 状态。如果选择切换 Zap 状态，则 Zap 的状态会根据其当前状态而改变。例如，如果它是打开的，这个动作事件会把它关闭，反之亦然。您还可以使用自定义选项卡输入静态值，使用前面步骤中的动态值，或者使用两者的组合。请注意，如果您使用的是静态或动态值而不是下拉列表，那么该字段的识别值为关闭 Zap = 0，开启 Zap = 1，切换 Zap 状态 = 2。这是一个必填字段，并且必须为该步骤赋值才能成功运行。

• Joe Bloggs' 团队。如果您只能访问一个帐户，请选择相关的帐户（通常由个人帐户表示，如果不是团队或公司帐户）。您还可以使用自定义选项卡输入静态值，使用前面步骤中的动态值，或者使用两者的组合。

• 文件夹：从下拉列表中选择一个文件夹。您还可以使用自定义选项卡输入静态值，使用前面步骤中的动态值，或者两者的组合。由于这是一个数字（整数）字段，因此在映射到自定义选项卡时，应使用文件夹 ID 而不是文件夹名称。

• Zap：从下拉列表中指定一个 Zap。您还可以使用自定义选项卡输入静态值，使用前几个步骤中的动态值，或两者结合使用。由于这是一个数字（整数）字段，在映射到自定义选项卡时，应使用 Zap ID 而不是 Zap 的名称。这是一个必填字段，步骤才能成功运行。

这些字段显示在以下截图中：

图 12.5 – 自定义打开/关闭操作事件的概览

单击继续按钮，然后在测试部分中，使用测试按钮测试此步骤，或单击跳过测试。

继续添加一个或多个操作步骤并启用 Zap。

这里是一个 Zapier 社区的示例，演示了如何使用打开/关闭 Zap操作事件：community.zapier.com/featured-articles-65/how-to-turn-a-zap-off-and-on-with-a-schedule-11673。

您现在应该能够使用打开/关闭 Zap操作事件。接下来，让我们看看查找 Zap搜索操作事件。

查找 Zap 搜索操作事件

查找 Zap搜索操作事件在您想要检索有关特定 Zap 的信息时非常方便。例如，您可能希望使用此操作事件来监视 Zap 的更改，例如如果 Zap 被移到另一个文件夹中。

以下是您可以使用此搜索操作事件的几个示例：

• 使用 Schedule by Zapier 在特定 Zap 上每周安排一次维护检查，搜索以检索 Zap 上的数据，并将其添加到 Airtable 中的新记录中。

• 当任务中止时，在 Zap 上搜索更多信息并向您的团队发送 Slack 消息

让我们来看看如何设置这个操作事件。

设置查找 Zap 搜索操作事件

一旦设置了触发步骤，您就可以使用查找 Zap搜索操作事件。

一旦添加了一个操作步骤（通过选择操作步骤或单击+图标），并将Zapier Manager作为应用程序和查找 Zap作为操作事件，您就可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• Joe Bloggs' Team。如果您只能访问一个帐户，请选择相关帐户（如果不是团队或公司帐户，则通常表示为个人帐户）。您还可以使用自定义选项卡输入静态值，使用前几个步骤中的动态值，或两者结合使用。

• 名称：通过输入静态数据、使用自定义选项卡从前几个步骤中映射动态数据，或两者结合使用来输入 Zap 的名称。这是一个必填字段，步骤才能成功运行。

• 当没有找到内容时，此步骤是否应被视为“成功”？：使用此布尔字段从下拉菜单中选择是或否，输入文本，或从先前步骤中插入数据，如果在搜索中没有找到东西，则此步骤应被视为“成功”。此字段的默认值为假，如果您希望在此处找不到东西时停止 Zap 的运行，则选择此值；这是最常见的用例。这意味着所有后续步骤将被跳过。选择真选项时，您希望允许 Zap 继续运行，并允许后续步骤运行。然后，通过添加 Filter by Zapier 或 Paths by Zapier 条件逻辑来控制工作流程，并允许这些步骤基于搜索是否返回结果而通过或停止。

这些字段显示在以下截图中：

图 12.6 - 自定义查找 Zap 搜索动作事件的概述

点击Continue按钮，在测试部分，使用测试按钮测试这一步骤，或点击跳过测试。

搜索产生以下数据，所有这些数据都可以在进一步的动作步骤中使用：

• Zap ID

• Zap 标题

• Zap URL

• Zap 历史 URL

• Zap 是否暂停、打开或关闭，并且配置正确

• 最后编辑 Zap 的用户的电子邮件地址

• Zap 最后一次活跃和最后一次暂停的时间戳

如果搜索产生了 true 或 false 结果，请继续添加一个或多个动作步骤，然后启动您的 Zap。

现在，您应该能够使用查找 Zap搜索动作事件了。接下来，让我们看看创建 Zap 报告（Beta）动作事件。

创建 Zap 报告（Beta）动作事件

创建 Zap 报告动作事件，目前仍处于测试阶段，在您希望检索通过 Zap 运行的数据的信息时非常有用。

以下是一些使用此触发事件的示例：

• 当出现 Zap 错误时，运行一个 Zap 报告，并发送一封带有.csv文件附件的邮件给自己。

• 每个月运行一个 Zap 报告，提取通过具有高任务量的特定 Zap 传递的所有数据。使用 Schedule by Zapier 触发器事件触发此 Zap，然后为团队成员在 Asana 中创建并分配一个任务来分析数据。

让我们探索如何设置此动作事件。

设置创建 Zap 报告动作事件

一旦设置了触发步骤，您可以使用创建 Zap 报告动作事件。

一旦您添加了一个动作步骤，要么选择动作步骤，要么点击+图标，选择Zapier 管理器作为应用程序，创建 Zap 报告作为动作事件，您可以编辑动作部分中的字段，如下所示：

• 乔·布洛格斯的团队。如果只能访问一个帐户，请选择相关帐户（如果不是团队或公司帐户，则通常表示为个人帐户）。您还可以使用自定义选项卡输入静态值，使用先前步骤的动态值，或者使用组合。

• Zap：从下拉列表中指定一个 Zap。您还可以使用自定义选项卡输入静态值，使用先前步骤的动态值或组合。由于这是一个数字（整数）字段，因此在映射到自定义选项卡时，您应该使用 Zap ID 而不是 Zap 的名称。这是一个必填字段，必须为步骤成功运行。

这些显示在以下截图中：

图 12.7–自定义创建 Zap 报告（Beta）动作事件的概述

点击继续按钮，在测试部分，使用测试按钮测试此步骤，或点击跳过测试。

然后添加一个或多个操作步骤，然后打开您的 Zap。

现在，让我们回顾一下可以用于 Zapier 帐户管理的各种触发事件的使用方法。

Zapier 帐户管理事件

从管理的角度来看，监视您的帐户以识别何时发生变化或需要紧急关注是很方便的。您可能想知道您目前的计划的任务限制何时将会达到，以便您知道何时升级您的定价计划。这确保了在您意外达到帐户任务限制时，您的自动化服务的连续性可能会受到影响。同样，如果您的团队成员已将您的帐户升级到更高的定价计划，您可能希望在生成新的发票时收到提醒。

可用于此目的的两个内置应用触发事件为 Zapier 管理员如下：

• 任务使用限制已达（触发器）

• 新 发票（触发器）

让我们逐个看看。

任务使用限制已达触发事件

任务使用限制已达触发事件可用于在您的 Zapier 帐户任务使用量达到指定阈值时启动工作流，该阈值可以是百分比或您的 Zapier 定价计划所指定的分配任务数量的任务数。

以下是您可以使用此触发事件的一些示例：

• 如果您的任务使用量已达到限制的 70%，请向自己发送短信

• 如果您的任务使用量达到了 1,000 个任务中的 950 个，请向您的团队发送电子邮件

让我们探讨如何设置这个触发事件。

设置任务使用限制已达触发事件

一旦您在工作流程的开始位置添加了此触发步骤（到1. 触发）并选择了 Zapier 管理员作为应用程序，任务使用限制已达作为触发事件，您可以选择继续。然后，您可以编辑触发器部分中的字段，如下所示：

• Joe Bloggs' 团队。如果您只能访问一个帐户，选择相关帐户（如果不是团队或公司帐户，则通常以个人帐户表示）。您还可以使用自定义选项卡输入静态值。如果此字段留空，则触发器将针对您可以访问的所有 Zapier 帐户中已达到的任务使用限制触发。

• 使用阈值（百分比）：使用此下拉菜单选择范围为 10 到 90 之间的百分比，以 10 的增量指定。您还可以输入静态文本，映射前述步骤中的动态数据（使用自定义选项卡），或者两者结合使用。当您的任务使用量达到定价计划中包含的任务的百分比时，触发器将触发。如果您没有指定值，则默认值为 80%。

• 使用阈值（任务）：使用此数字字段键入小于您的定价计划中包含的总任务数的数值。当您的任务使用量达到此金额时，触发器将触发。如果您还在使用阈值（百分比）字段中指定了百分比，则触发器将在两者中先达到的金额上触发。

这些信息显示在以下截图中：

图 12.8 – 自定义任务使用限制已达到触发事件概览

然后，您可以点击 继续 并在 测试 部分中使用 测试触发器 按钮来检索您的测试数据，以供在操作步骤中使用。

触发器提取以下数据，所有这些数据都可以用在操作步骤中：

• ID

• 任务计数

• 任务限额

• 百分比

• 到达计费日期之前剩余的时间（和任务数量更新）

进行以下操作，通过使用此触发步骤的数据，为您的 Zap 添加一个或多个操作步骤。

您现在应该能够使用 任务使用限制已达到 触发事件。接下来，让我们看看 新发票 触发事件。

新发票触发事件

新发票 触发事件可用于在您的 Zapier 帐户中生成新发票时启动工作流程，或者在您在团队或公司帐户上有访问权限的帐户上生成。如果您希望收到有关任何新的 Zapier 定价计划升级的通知，或者您希望提醒会计团队已生成新发票，则此功能非常有用。

这里有几个示例，您可以使用此触发事件：

• 当生成新发票时发送 Microsoft Teams 消息，从而提醒您有一个定价计划更改

• 当生成新发票时，向您的会计团队发送电子邮件

让我们看看如何设置此触发事件。

设置新发票触发事件

一旦您将此触发步骤添加到您的工作流程的开始（到Joe Bloggs' Team），如果您只能访问一个帐户，请选择相关帐户（通常由个人帐户表示，如果不是团队或公司帐户）。您也可以使用自定义选项卡来输入静态值。如果此字段留空，触发器将对您访问的所有 Zapier 帐户中生成的新发票触发。

这在以下屏幕截图中显示：

图 12.9 – 定制新发票触发器事件概述

然后您可以选择继续，在测试部分，使用测试触发器按钮来检索您的测试数据，以便您可以在您的操作步骤中使用它。

触发器提取以下数据，所有这些数据都可以在您的操作步骤中使用：

• 发票 ID

• 发票创建日期

• 发票金额

• 应付金额

• 发票 URL

继续为您的 Zap 添加一个或多个操作步骤，并使用此触发步骤的数据。

现在，您应该能够使用新发票触发事件了。现在，让我们回顾如何使用触发和操作事件来管理团队和公司帐户用户。

用于团队和公司帐户用户管理的事件

如果您拥有团队或公司 Zapier 帐户，您肯定希望更容易地监控新用户的添加，并自动创建新用户帐户邀请。可用于此目的的两个内置应用触发事件是：

• 新团队成员（触发器）

• 创建团队 邀请（操作）

让我们逐个查看。

新团队成员触发事件

当新用户被添加到您的 Zapier 团队帐户时，可以使用新团队成员触发器事件来启动工作流程。特别是当您或您的团队成员希望在新团队成员被添加为用户时收到提醒时，这将非常有用。

以下是您可以使用此触发事件的几个示例：

• 当新团队成员被添加时向自己发送短信

• 当新团队成员被添加时向您的团队发送电子邮件

让我们探索如何设置此触发事件。

设置新团队成员触发事件

一旦您将此触发步骤添加到工作流程的开始（到1. 触发），并选择Zap 管理器作为应用程序，并选择新团队成员作为触发事件，您可以选择继续。然后，您可以编辑触发部分的帐户字段。

如果您是多个团队或公司帐户的成员，请使用下拉菜单指定您要接收警报的帐户。这些帐户将以帐户名称表示 - 例如，Joe Bloggs' Team。如果您只有一个帐户的访问权限，请选择相关的帐户（如果不是团队或公司帐户，则通常以 个人帐户 表示）。您还可以使用 自定义 选项卡输入静态值。如果此字段为空，则触发器将对已添加到您可以访问的所有 Zapier 帐户的新用户触发。

下图显示如下：

图 12.10 – 自定义新团队成员触发事件概览

然后，您可以选择 继续，在 测试 部分使用 测试触发器 按钮检索您的测试数据，以便您可以在您的操作步骤中使用它。

触发器提取以下数据，所有这些数据都可以在您的操作步骤中使用：

• 用户 ID

• 用户电子邮件地址

• 用户名

• 团队名称

继续通过使用此触发器步骤中的数据来添加一个或多个操作步骤到您的 Zap。

您现在应该能够使用 新团队成员 触发事件了。接下来，让我们来看看 创建团队邀请 动作事件。

创建团队邀请动作事件

创建团队邀请动作事件允许您将一个新用户添加到您的团队或公司 Zapier 帐户中。Zapier 将向用户发送电子邮件邀请，要求他们在 30 天内接受邀请并访问帐户。

使用此动作事件的一个示例是当 ClickUp 中完成新员工入职任务时；您可以向 Zapier 添加一个新用户并向您的团队发送电子邮件。

让我们来探索如何设置此动作事件。

设置创建团队邀请动作事件

当您设置了触发器步骤，并且有要推送到 Zapier 管理器的相关触发器数据后，您可以使用 创建团队邀请 动作事件。

一旦您添加了一个操作步骤，无论是选择 操作 步骤还是单击 + 图标，并且选择了 Zapier 管理器 作为应用程序，创建团队邀请 作为操作事件，您都可以编辑 操作 部分中的字段，如下所示：

• 受邀邮箱：通过键入的静态值、来自先前步骤的动态数据（使用 自定义 选项卡）或二者的组合来输入电子邮件地址。这是一个必填字段，必须为 Zap 继续提供值。

• 团队：如果您是多个团队或公司帐户的成员，请使用下拉菜单指定您要接收警报的帐户。如果您只有一个帐户的访问权限，请选择相关的帐户。您还可以使用 自定义 选项卡选择先前步骤中的动态值。

这些在下图中显示：

图 12.11 – 自定义创建团队邀请动作事件的概述

点击继续按钮，并在测试部分，使用测试动作按钮来测试此步骤，或者点击跳过测试。

如有需要，继续向您的 Zaps 添加一个或多个操作步骤，然后打开您的 Zap。

您现在应该更好地理解何时以及如何使用创建团队邀请动作事件，以及 Zapier Manager 内置应用程序的所有其他触发器、动作和搜索动作事件。

接下来，让我们看看有几种情况可以使用 App Status by Zapier 和 Zapier Manager 来管理您的 Zapier 账户。

用例

正如本章前面提到的，设置自动化来管理 Zapier 账户的各个方面最适合的情况是在多个用户访问团队和企业账户的 Zapier，并且许多流程被自动化时。系统管理员会希望掌握账户中发生的情况，监视任务使用情况和错误，并根据特定标准自动采取行动。

最常见的情况涉及使用您喜爱的通知工具，例如电子邮件或 Slack，创建警报以触发 App Status by Zapier 或 Zapier Manager 中的任何触发器事件。对于维护目的，Zap 错误、暂停的任务以及关闭的 Zaps 和应用程序状态警报将是最常见的。但是，如果您在一个团队中，了解另一位团队成员何时创建新文件夹，或者更具体地说，创建新的 Zap，会很有用。然后，您可以执行其他步骤，例如向 Google Sheets 电子表格添加信息。

例如，当达到任务限制的 90%时，将高任务使用 Zaps 关闭将非常方便，此时可使用启用/禁用 Zap动作。您可以使用任务使用量达到限制触发器启动工作流，并选择要关闭的特定高使用 Zap。然后，在下个月任务使用量刷新时，可以使用新发票触发器重新启动工作流。

您可以在zapier.com/blog/updates/1594/new-zapier-manager-automate-your-automations和community.zapier.com/featured-articles-65/the-zapier-manager-app-what-the-heck-is-it-and-what-can-it-be-used-for-6994获取更多灵感。

您现在应该更好地理解何时以及如何使用 App Status by Zapier 和 Zapier Manager 来管理您的 Zapier 账户。

总结

在本章中，我们讨论了两个内置应用程序，可用于管理您的 Zapier 账户，这两个应用程序我们都在 第五章 中介绍过，故障排除和处理 Zap 错误。我们首先回顾了 App Status by Zapier，以获取集成问题的通知；然后，我们介绍了 Zapier Manager 具有用于管理 Zapier 账户中错误和更改的各种触发、操作和搜索操作事件。

现在，您知道如何使用 App Status by Zapier 和 Zapier Manager 来获取有关应用程序集成问题的警报，并管理 Zapier 账户中的问题和更改。

在下一章中，您将学习如何使用 Zapier 内置应用程序和模块的最新版本。我们将介绍如何获取早期发布功能的访问权限，并深入了解 Looping by Zapier、Sub-Zap by Zapier、Web Parser by Zapier、Transfer、Interfaces 和 Tables。

问题

1. 如果您想要在 Zap 被关闭后自动重新启动它，哪个 Zapier Manager 内置应用程序的触发和操作事件最适合使用？

2. 哪两个 Zapier 管理器触发事件可用于 Zapier 账户管理工作流自动化？

第十三章：最新发布的应用程序和功能

在前几章中，我们探索了 Zapier 内置应用程序的广泛范围以及它们用于自动化任务的能力。在本章中，我们将更深入地了解自上一版本（2021 年出版）以来发布的内置 Zapier 应用程序，这些应用程序提供的功能可以进一步增强您的自动化工作流程。在出版时，其中一些仍处于测试版用户测试阶段。我们将提供这些功能的描述，并提供有关如何充分利用它们的实用技巧。

首先，我们将介绍如何提前访问新的 Zapier 功能。然后，我们将深入了解 Zapier 的 Looping，这是一个内置应用程序，旨在帮助您处理具有多个值的数据集。接下来，我们将探讨 Zapier 的 Sub-Zap，这是一个模块化自动化的改变者，允许您将复杂的 Zaps 拆分为多个链接组件。然后，我们将深入了解 Zapier 的 Web 解析器，它允许您从网页上抓取数据。接下来，我们将转移到 Zapier 的转移功能，这是 Zapier 用于应用程序之间无缝批量数据传输的功能。然后，我们将探索 Zapier 接口，这是一个动态模块，可以帮助您创建自定义表单、聊天机器人和可视化界面，接着是 Zapier 表格功能，这是 Zapier 用于管理和存储数据的强大解决方案。

Zapier 中的 Looping 和 Sub-Zaps 被归类为开发者工具，由于这些是高级话题，我们将只对它们的功能进行简要概述，而不会过多展开。同样，由于 Zapier 接口和 Zapier 表格仍处于测试阶段，其功能可能会发生变化，我们将只对其功能进行简要概述，而不会过多展开。不过，我们将为您提供一些使用案例和进一步的参考资料。

我们将在本章中涵盖以下关键内容：

• 新功能的提前访问

• Zapier 的 Looping - 使用循环处理数据集

• Zapier 的 Sub-Zap（测试版功能）- 构建模块化流程

• Zapier 的 Web 解析器 - 从网页上抓取数据

• Zapier 的转移功能 - 在应用程序之间移动批量数据

• Zapier 接口（测试版功能）- 构建自定义表单、聊天机器人和可视化界面

• Zapier 表格（测试版功能）- 在表格中存储和结构化数据

在本章结束时，您将对自第一版本出版以来发布的内置 Zapier 应用程序和功能有深入的了解。从循环遍历数据集到模块化您的 Zaps，从网页上抓取数据到创建交互式界面，以及在表格中管理数据，您将具备将自动化能力提升到新水平的能力。

技术要求

要充分利用本章内容，您将需要访问 Zapier 帐户。Zapier 入门计划将为您提供必要的功能，以有效地构建和实施多步骤 Zaps，并使用本章讨论的功能。

新功能的早期访问

Zapier 团队努力开发将使用户受益的新功能。这些功能首先在 alpha 阶段发布给一部分测试用户，然后在足够的测试完成后以分阶段发布给用户群体的 beta 阶段。换句话说，即使某个功能可能已经在 beta 版中发布，您可能也无法访问该功能。不过，您可以注册 Zapier 的 早期访问计划，以包含在早期用户测试组中。您可以在 zapier.com/early-access 进行注册。您还可以注册获取有关新 AI 功能发布的通知，网址是 zapier.com/ai。

接下来，让我们深入了解 Zapier 循环 内置应用程序的概述。

Zapier 循环 – 使用循环处理数据集

当您有多个数据集中的项目并且需要针对每个单独项目执行一个或多个操作而不是作为一个整体集合时，Zapier 循环 内置应用程序将成为您 Zap 构建工具包中的一个方便工具。此内置应用程序使您能够利用循环功能来遍历数据集，从而可以自动执行批量操作，高效处理大型数据集，并轻松处理复杂的工作流程。下图说明了 Zapier 循环的工作原理：

图 13.1 – Zapier 循环工作原理

以下是几个使用 Zapier 循环会有用的示例：

• 对于您在日历中设置的会议，您将希望在会议开始时间的 1 小时前向每个被邀请者发送个性化的电子邮件，其中包含 Zoom 链接。您可以使用 Zapier 循环遍历列表并向每个参与者发送电子邮件，而不是为每个地址设置单独的电子邮件操作。

• 您收到了一个大量的支持票据信息数据集，并且您需要将其分配给不同的团队成员进行解决。您可以使用 Zapier 循环遍历列表并在 Trello 中创建卡片，其中包含指定的成员和通过 Slack 发送的通知。

使用内置的 Zapier 循环应用程序可以创建包含行项目、数字和文本的数据循环，并具有以下操作事件：

• 从行项目创建循环

• 从数字创建循环

• 从文本创建循环

了解如何在您的 Zaps 中使用行项目将帮助您利用 Zapier 循环内置应用程序的功能。我们将在第十八章，Zapier 实用函数 的 操作行项目 部分介绍行项目。

让我们看看使用 Looping by Zapier 的 Zap 会是什么样子。

使用 Looping by Zapier 的从行项目创建循环动作事件的一个例子

我们将使用前文提到的示例，在您的 Google 日历中安排的特定会议中，您希望在会议开始前 1 小时向每位受邀者发送个性化的带有 Zoom 链接的电子邮件。在 Zap 中，将有一个筛选步骤来指定我们希望 Zap 继续运行的会议类型，格式化步骤来从会议描述中提取 Zoom URL，包含进一步筛选以指定哪些受邀者应该收到电子邮件的循环，然后最后是发送电子邮件的步骤。以下屏幕截图显示了这将是什么样子的一个例子：

图 13.2 – 一个包含了 Looping by Zapier 的 Zap 示例

在 Looping by Zapier 行动步骤中，您需要在Attendees email地址和Attendee response确认下添加一个或多个字段，以便在发送电子邮件和筛选步骤中使用。如下图所示：

图 13.3 – 如何设置 Looping by Zapier 行动步骤的概览

您可以在help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496106701453中详细了解如何设置 Looping by Zapier 以及此内置应用的限制。您可以从以下文章中获取有关使用 Looping by Zapier 的详细信息，该文章提供了全面的例子：community.zapier.com/featured-articles-65/by-zapier-learn-about-looping-11670。

提示

欲获取更多灵感并访问预构建模板，您可以查看 Looping by Zapier 内置应用的详细资料页面：zapier.com/apps/looping/integrations。

您现在对何时如何使用 Looping by Zapier 内置应用应该有了更好的理解。

现在，让我们来看看如何使用Sub-Zap by Zapier功能将您的 Zap 拆分成可重复使用的组件。

Sub-Zap by Zapier（测试版功能）–构建模块化流程

使用Sub-Zap by Zapier内置应用，您现在可以将您的 Zap 拆分成称为Sub-Zaps的可重复使用的组件。这意味着您可以将您的 Zap 连接到 Sub-Zaps 以在您的起始或父 Zap 之外运行任务。

由于 Sub-Zap by Zapier 目前处于测试阶段并被视为开发者工具，我们将仅提供内置应用的简要概述，然后提供更多详细信息的进一步有用资源。

以下是使用 Sub-Zap by Zapier 有用的一些示例：

• 当您想要使用 Formatter by Zapier 步骤创建可在具有不同触发事件的多个 Zaps 中重复使用的公式时。您可以使用 Sub-Zap by Zapier 调用执行所需步骤并将结果传递给父 Zap 的子 Zap，而不是拥有具有相同步骤的多个 Zaps。您可以在 community.zapier.com/featured-articles-65/using-sub-zaps-to-create-reusable-formulas-10326 上阅读更多关于此示例的信息。

• 当您想要使用 Webhooks by Zapier 或 API 请求动作事件在主 Zap 之外检索 API 访问令牌时。您可以使用 Sub-Zap by Zapier 来完成此操作。您可以在 community.zapier.com/featured-articles-65/an-example-of-using-sub-zaps-by-zapier-to-retrieve-an-access-token-11001 上阅读更多关于此示例的信息。

Sub-Zap by Zapier 内置应用可与以下触发器和动作事件一起使用：

• 启动子 Zap（触发器）

• 从子 Zap 返回（动作）

• 调用 子 Zap（动作）

这些动作和触发事件必须一起使用才能使您的子 Zap 成功运行。发起的 Zap 必须具有 调用子 Zap 动作事件，而您的子 Zap 必须具有 启动子 Zap 触发事件以及最终步骤，其中包含 从子 Zap 返回 动作事件。父 Zap 的示例如下图所示：

图 13.4 – 包含调用子 Zap 动作步骤的父 Zap 示例

相关的子 Zap 如下截图所示：

图 13.5 – 显示启动子 Zap 触发器和返回子 Zap 动作步骤的子 Zap 示例

您可以在 help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496308527629-Build-reusable-Sub-Zaps 上查看如何创建子 Zap 的简短概述以及 Sub-Zap by Zapier 的限制的进一步详细信息。您可以通过阅读以下文章获得有关使用 Sub-Zaps 的详细示例：community.zapier.com/featured-articles-65/by-zapier-sub-zaps-and-how-to-use-them-11497。

提示

欲获取更多灵感并访问预先构建的模板，您可以查看 zapier.com/apps/sub-zap-by-zapier/integrations 上的 Sub-Zap by Zapier 内置应用概要页面。

您现在应该更好地了解何时以及如何使用 Sub-Zaps by Zapier 内置应用。

现在，让我们来了解如何使用Web Parser by Zapier功能从网页中提取数据。

Web Parser by Zapier – 从网页中提取数据

Web 解析器应用程序可以灵活地从网站中提取和解析相关数据，并可成为自动化数据收集、研究和监控任务的有价值工具。通过使用内置应用的Web Parser by Zapier，您可以自动化工作流程，从多个网站中收集和提取产品详情、定价信息、职位列表、新闻文章等各种信息。这可实现高效的数据比较、汇总和分析，节省时间和精力。它有助于将基于网络的信息无缝集成到更广泛的工作流程中，使组织和个人能够充分利用网络数据的力量，提高效率、决策能力和生产力。

以下是使用 Web Parser by Zapier 会有用的几个示例：

• 在进行竞争对手研究时，您可以使用 Web Parser by Zapier 从不同的电子商务网站中提取产品信息和价格。这使您可以在不需要手动访问每个网站的情况下比较不同网站的价格。

• 如果您正在搜索工作机会，Web Parser by Zapier 可以从职位列表网站中提取职位标题、描述、地点和申请链接。这使您能够自动收集和组织多个来源的工作职位，特别是在工作网站没有警报功能时非常有用。

• Web Parser by Zapier 可以从网站中提取特定信息，如产品评论、用户评级或客户反馈。这些数据随后可以用于市场调研、情绪分析或其他基于数据的决策过程。

还有许多使用 Web Parser by Zapier 在您的 Zaps 中的方式。

提示

要获取更多灵感并访问预先构建的模板，您可以查看Zapier 内置应用配置页面上的 Web Parser 应用配置页面。

Web Parser by Zapier 内置应用只能用于解析网页操作事件。接下来，让我们探索如何使用这个内置应用和操作事件。

设置解析网页操作事件

一旦设置了触发器步骤，您可以使用解析网页操作事件。

一旦添加了一个操作步骤，无论是选择操作步骤还是点击+图标，并选择Web Parser by Zapier作为应用和解析网页作为操作事件，您可以编辑设置操作部分中的字段如下所示：

• 要解析的 URL：通过添加静态文本或映射以前步骤中的动态值，或两者结合使用，添加您要从中解析数据的 URL。这是一个必填字段，必须为 Zap 添加一个值来运行。

• 内容输出格式：从下拉列表中选择HTML、Markdown或Plaintext。您还可以使用自定义选项添加静态文本或从先前步骤中映射动态字段值。

• 继续失败：使用此布尔字段从下拉菜单中选择True或False，输入文本，或者在搜索中找不到任何内容或操作失败时将此步骤视为“成功”。此字段的默认值为False，如果希望在找不到任何内容时停止运行 Zap，则应选择此值；这是最常见的用例。这意味着所有依赖步骤将被跳过。如果要允许 Zap 继续运行并运行后续步骤，则选择True选项。然后，通过添加 Filter by Zapier 或 Paths by Zapier 条件逻辑，可以为工作流程添加更多控制，并根据搜索是否返回结果来允许这些步骤通过或停止。Filter by Zapier 和 Paths by Zapier 在第七章中已涵盖，入门内置应用。

让我们以搜索工作网站 Reed 上的客户服务工作机会为例。您可能希望每天上午 9 点使用 Schedule by Zapier 作为触发应用程序，使用 Web Parser by Zapier 解析网站数据，然后更新 Google 表格。您可以开始设置筛选器并复制 URL，例如 www.reed.co.uk/jobs/customer-service-jobs?keywords=customer-service&parentsector=customer-service。如下屏幕截图所示：

图 13.6 - 自定义 Parse Webpage 操作事件

单击继续按钮。现在，您可以使用测试操作部分测试此步骤，或单击跳过测试。

此解析的结果显示在以下屏幕截图中：

图 13.7 - 来自 Parse Webpage 操作步骤的结果

然后，您可以继续添加一个或多个操作步骤，然后发布您的 Zap。

现在，您应该更好地了解何时以及如何使用 Web Parser by Zapier 内置应用程序了。

现在，让我们来看一下如何使用转移功能来在应用程序之间批量移动数据。

通过 Zapier 进行转移 - 在应用程序之间移动大量数据

有时，批量在您的应用程序之间移动数据很有用。使用转移功能，您可以在某些应用程序中执行此操作。转移功能是独立的，允许您在应用程序之间批量、按需或定期频率移动数据。换句话说，此功能与您的 Zaps 没有关联。

当您想要执行以下操作时，使用此功能可能会很有用：

• 移动您现有 Zaps 的历史数据

• 创建一次性按需数据转移

• 在开始使用一个或多个新应用程序时移动数据

• 定期安排批量转移

在使用转移功能之前，您需要了解以下内容：

• 频率：这指定您希望转移运行多少次。这可以设置为运行一次或根据计划定期运行。

• 源应用程序：你想要从中发送数据的应用程序 - 例如，EventBrite。只支持某些应用程序。

• 源数据：你想要从源应用程序中提取数据的记录类型。例如，在 EventBrite 中，这可以是参与者或事件。

• 目标应用程序：您想要发送数据的应用程序 - 例如，Google Drive。

• 目标操作：您希望执行的操作事件，将数据推送到目标应用程序，基于该应用程序的现有操作事件。例如，在 Google Drive 中，这可以是复制文件或创建文件夹。某些应用程序，例如 Shopify，QuickBooks 和 Zendesk，除了该应用程序的标准操作事件外，还支持创建或更新操作事件。

您还需要知道您想要从源应用程序映射到目标应用程序的数据。

提示

所有与 Zapier 集成的应用程序都可以用作目标应用程序。但是，有限的源应用程序和目标应用程序支持转移功能中的更新或创建操作事件。您可以在help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496260754957-Which-apps-does-Transfer-support中找到当前列表。如果您想要请求将应用程序添加到支持应用程序列表中，可以填写此表单：zapier.typeform.com/to/t9z7NNlx。如果您的应用程序不存在作为源应用程序，那么一个解决方法是将数据添加到 Google 表格中，并将其用作您的源。查看此处的文章以了解更多详细信息：community.zapier.com/show-tell-5/use-google-sheets-to-import-existing-data-from-your-apps-12143。

接下来，让我们深入了解如何使用此功能。

在应用程序之间设置转移

一旦您决定了转移的频率、应用程序、记录和操作事件，就按照以下步骤设置您的转移：

1. 通过单击左侧导航菜单中的转移链接导航到转移仪表板。

2. 在下一个屏幕上，点击新 转移按钮。

3. 在下一个屏幕上，选择一次性转移的运行一次按钮，或者定期安排转移的计划按钮。

4. 在下一个屏幕上，点击创建新 转移按钮。

5. 在下一个屏幕上，选择您的源应用程序，源数据，目标应用程序和目标操作值，然后点击下一步按钮。以下是一个示例截图：

图 13.8 - 设置转账功能示例

1. 在下一个屏幕上，选择您想要使用的源应用程序帐户，然后点击下一步按钮。

2. 对于一些具有分层结构的应用程序，例如数据库，您可能需要指定数据的位置。例如，在 Airtable 中，这可以是Base和Table，以及限制视图。点击下一步按钮后，Zapier 将从您选择的应用程序中检索数据。

3. 在下一个屏幕上，选择您想要使用的目标应用程序帐户，然后点击下一步按钮。

4. 在下一个屏幕上，根据需要映射您目标应用程序帐户中的相关字段。

5. 在下一个屏幕上，检查预览以确保所有数据已正确映射。点击编辑字段按钮进行更改，或点击看起来不错按钮继续。

6. 在下一个屏幕上，如果您选择了预定转账，选择您希望转账运行的频率。您可以选择每小时，每天，每周或每月，然后点击下一步按钮以选择相应的小时和周或月的日期。

7. 在下一个屏幕上，添加任何过滤器以阻止您的转账运行，除非数据满足某些条件，然后点击确认计划，如果是预定转账，或点击发送数据，如果是一次性转账。

8. 一旦确认了您的转账，点击转到我的转账返回转账仪表板，在那里您将看到您的转账列表。

在设置您的转账时，您随时可以点击重新开始或返回按钮，分别从头开始或返回上一步。

现在，让我们来探讨如何管理转账。

管理您的转账

从转账仪表板，您将看到每笔转账的情况，所有者是谁，它们何时创建，涉及的应用程序以及它们是预定还是一次性转账。您可以点击标题编辑转账设置，或点击三个点图标以访问包含以下选项的下拉菜单：

• 编辑转账设置：使用此菜单选项编辑您转账的任何部分

• 详情：使用此菜单选项查看详情屏幕，类似于 Zap 编辑器中的Zap 详情菜单项

• 历史记录：使用此菜单选项查看转账历史记录，类似于 Zap 编辑器中的Zap 历史记录菜单项

• 重命名：使用此菜单选项重命名您的转账

• 删除：使用此菜单选项删除您的转账

以下是一个示例截图：

图 13.9-从 Transfers 仪表板管理您的 transfers

提示

有关可能的问题和注意事项的更多详细信息，请查看此有用的 Zapier 文章，该文章介绍了有关 Transfers 功能的内容。链接为：help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496274335885-Bulk-import-data-into-apps-with-Transfer。

接下来，让我们看一下如何从 Zap 中转移现有数据。

从您的 Zap 中转移现有数据

如果已存在 Zap 具有 Transfers 功能支持的触发器，您将能够将现有数据从该 Zap 中转移。您将在 Zap 管理区域中的三个点标志中看到 转移现有数据 选项。以下是这个选项的示例截图：

图 13.10-如何从您的 Zap 中转移现有数据

选中此选项后，您将进入 Transfers 模块，提示筛选数据，并要求您选择要转移的记录。单击下一步，然后单击发送数据。

现在，您应该更好地了解何时何地使用 Zapier 的 Transfers 功能了。

现在，让我们回顾如何使用 Interfaces 功能构建视觉界面，如表格和聊天机器人。

Zapier 接口（测试版功能）- 构建自定义表单、聊天机器人和视觉界面

新的 Zapier Interfaces 功能使您能够设计用户友好的界面来收集数据并轻松触发 Zaps。您可以利用用户交互的潜力通过构建表单和聊天机器人来加速自动化工作流，全部在您的 Zapier 帐户中完成。

在 Zapier Interfaces 中，您可以创建页面，然后向这些页面添加 组件。组件可以是 表单、文本、表格（使用 Zapier 表格）、看板、链接卡、AI 提示、聊天机器人、分隔线 和 媒体。您可以在 help.zapier.com/hc/en-us/articles/15930394291341-Types-of-components-in-Zapier-Interfaces 中了解更多有关不同类型的组件的信息。

Zapier 接口在所有 Zapier 计划中都可免费使用，但存在一些限制。您可以通过升级到 接口高级版 来获取几种高级功能，比如跟踪访问者、自定义品牌、去除 Zapier 标志、限制用户访问以及将 OpenAI 连接以使用聊天机器人组件中的其他 AI 模型，这需要额外的月费。不同的定价计划如下图所示：

图 13.11 - Zapier 接口功能的定价选项概述

您可以在 interfaces.zapier.com/pricing 找到有关 Zapier 接口定价以及不同价格的比较的更多详细信息。

让我们看看如何开始使用 Zapier 接口。

开始使用 Zapier 接口

要了解有关 接口 功能的一些见解，您可以通过在左侧导航菜单中单击 接口（beta） 链接或导航到 interfaces.zapier.com/ 来找到 接口 仪表板。您的仪表板将类似于以下屏幕截图所示：

图 13.12 – Zapier 接口仪表板

如果您单击 + 创建 按钮，您可以开始创建您的接口。要做到这一点，首先，您必须选择通过单击 从头开始 按钮来从头构建，选择来自表单或聊天机器人的众多模板之一，或选择从现有表中创建您的接口。以下是示例屏幕截图：

图 13.13 – 使用 Zapier 接口模板

由于此功能仍处于测试阶段并可能发生更改，我们将不涵盖创建和管理接口的所有详细信息。相反，您可以通过阅读这些有用的文章了解最佳实践，这些文章将帮助您了解如何使用 Zapier 接口：

• 如何创建页面和 应用程序：[help.zapier.com/hc/en-us/articles/14490267815949-使用-Zapier-接口-Beta-创建交互式页面和应用程序-](https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/14490267815949-使用-Zapier-接口-Beta-

)

• 如何自定义您的 Zapier 接口 项目：[help.zapier.com/hc/en-us/articles/15932034572685-自定义您的-Zapier-接口项目](https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/15932034572685-自定义您的-Zapier-接口项目

)

• 如何在 Zapier 的接口中使用表单 功能：[help.zapier.com/hc/en-us/articles/15927500577037-在-Zapier-接口中使用表单](https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/15927500577037-在-Zapier-接口中使用表单

)

• 如何使用 Zapier 创建聊天机器人 接口：[help.zapier.com/hc/en-us/articles/15931071482509-在-Zapier-接口中创建聊天机器人](https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/15931071482509-在-Zapier-接口中创建聊天机器人

)

• 如何在使用 Zapier 构建的聊天机器人中修复错误的 接口：[help.zapier.com/hc/en-us/articles/16451058327693-修复-Zapier-接口聊天机器人中的错误](https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/16451058327693-修复-Zapier-接口聊天机器人中的错误

)

您现在应该更好地了解了何时以及如何使用 Zapier 接口功能。

现在，让我们回顾一下如何使用 Zapier Tables 功能来存储表格记录。

Zapier Tables（beta 版功能）– 在表格中存储和结构化数据

新的 Zapier Tables 功能允许您创建、编辑、访问和共享表格记录，所有这些都存储在 Zapier 中，而不是使用诸如 Google Sheets 或 Airtable 等电子表格或数据库存储简单数据。不需要使用额外的工具意味着您可以总体减少任务历史，并且有一个存储特定数据的地方。

重要提示

此功能正在进行 beta 用户测试，仍在积极开发中。您应该注意到功能可能会更改，可能明智地在另一个应用程序中备份您的数据。

Zapier Tables 是 Zapier 接口的完美补充，您可以在其中收集表单提交数据并将其制表在 Zapier 中，从而实现数据存储和传输的一个简单集合点到您的其他应用程序。

您将能够将您的 Tables 链接到 Zaps 并从接口中提供数据，创建过滤器以指定要在您的 Tables 中显示的记录，选择您要隐藏或显示的字段，并与团队中的个人及公共链接共享 Tables。

您的 Zapier 价格计划确定您可以创建多少 Tables、Fields、Records 和 Views（即将发布的功能），以及您将获得的功能，例如公共共享、在表格中使用按钮的能力以及您将获得的座位数。这在以下截图中显示：

图 13.14 – Zapier Tables 功能定价

让我们看看如何开始使用 Zapier Tables。

使用 Zapier Tables 入门

为了让您更好地了解 Zapier Tables 功能，您可以通过单击左侧导航菜单中的 Tables（beta） 链接或导航至 tables.zapier.com/ 找到 Tables 仪表板。您的仪表板将类似于以下截图所示：

图 13.15 – Zapier Tables 仪表板

如果您单击 + 创建 按钮，您可以开始创建您的表格。以下是一个示例截图：

图 13.16 – 使用 Zapier Tables 创建表格

由于此功能仍处于 beta 版且可能会更改，我们不会涵盖如何创建和管理您的 Tables 的所有细节。相反，您可以通过阅读 Zapier 的这些有用文章了解最佳实践，以帮助您了解如何使用 Zapier Tables：

• 如何创建新表格和编辑表格设置：[help.zapier.com/hc/en-us/articles/9804340895245-Store-data-with-Zapier-Tables](https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/9804340895245-Store-data-with-Zapier-Tables

)

• 在表格中使用不同的字段类型：[help.zapier.com/hc/en-us/articles/9775472454157-Different-field-types-in-Zapier-Tables](https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/9775472454157-Different-field-types-in-Zapier-Tables

)

• 从表格记录创建 Zaps，并从记录手动或自动触发 Zap，包括特定字段：[help.zapier.com/hc/en-us/articles/9881673906701-Trigger-and-continue-Zaps-from-records](https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/9881673906701-Trigger-and-continue-Zaps-from-records

)

• 通过在您的表格中使用按钮字段触发 Zaps 运行或运行诸如批准步骤之类的操作：[help.zapier.com/hc/en-us/articles/15720961080717-Use-button-fields-in-Zapier-Tables](https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/15720961080717-Use-button-fields-in-Zapier-Tables

)

• 共享您的表格并管理用户权限：[help.zapier.com/hc/en-us/articles/16021760381453-Manage-permissions-in-Zapier-Tables](https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/16021760381453-Manage-permissions-in-Zapier-Tables

)

• 了解与字段、计划和计划限制有关的限制：[help.zapier.com/hc/en-us/articles/15721386410765-Zapier-Tables-usage-limits](https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/15721386410765-Zapier-Tables-usage-limits

)

现在你应该更好地了解何时可以使用 Zapier Tables 功能。

总结

在本章中，首先，我们介绍了如何提前访问新的 Zapier 功能，并在我们的 Zaps 中使用 Looping by Zapier、Sub-Zap by Zapier 和 Web Parser by Zapier 内置应用程序。然后，我们探讨了如何使用 Transfer by Zapier 在应用程序之间传输数据。接着，我们介绍了如何使用可定制的界面模块创建表单、聊天机器人和可视界面。最后，我们看了一下如何使用表格模块来管理和存储数据。

现在你应该知道如何通过 Zapier 的循环功能处理数据集，在 Zaps 中使用 Sub-Zap by Zapier 打破复杂性，使用 Web Parser by Zapier 从网页中提取数据，使用 Transfers by Zapier 模块无缝移动应用程序，创建界面，并用表格有效地管理数据。

在下一章节中，你将学习如何使用多功能的 Formatter by Zapier 内置应用程序处理日期和时间。我们将介绍如何将日期和时间值转换和调整为不同的格式，以及如何加减时间。

问题

1. 如果你想从一个应用批量传输数据到另一个应用，你应该使用什么 Zapier 功能？

2. 目前有哪两个 Zapier beta 功能可以很好地合作，在表格中捕获数据并将其存储在其中？

第三部分：使用 Zapier 内置应用程序的格式化器功能

在本部分，您将了解到 Zapier 应用程序格式化器的广泛功能和实际用途。您将学习如何格式化日期、时间、文本、数字和其他操作。

本部分包括以下章节：

• 第十四章，格式化日期和时间

• 第十五章，格式化数字

• 第十六章，Zapier 中的文本格式化功能 – 第一部分

• 第十七章，Zapier 中的文本格式化功能 – 第二部分

• 第十八章，Zapier 的实用功能

第十四章：日期和时间格式

出现在 Zaps 中的数据可能并非总是以您需要的格式呈现。您可能经常发现需要更改数据的格式，以便以特定方式查看它，或者使其与其他应用程序所需的数据格式兼容。例如，假设有新订阅者加入了您的通讯，但他们已经以小写形式输入了他们的名字；也许您希望将第一个字母大写。另外，一个日期可能以美国格式显示，但您可能希望将其更改为国际公认的格式。您还可能希望去除以 HTML 格式呈现的文本，或使用类似电子表格的公式计算某些内容。使用 Zapier 极其多功能的 Formatter by Zapier 内置应用程序，可以在不使用代码的情况下实现所有这些功能，将各种各样的值转换为您希望的格式，以满足特定目的的需求。

在本章中，我们将首先介绍 Zapier 内置应用程序 Formatter by Zapier，以及它用于处理日期和时间、数字、文本和各种其他数值的功能。我们将重点讨论如何格式化日期和时间，并了解如何调整 Zaps 中的日期和时间值的基础知识。然后，我们将讨论如何在 Zap 的其他操作步骤中使用 Zap 运行的日期和时间。之后，我们将探讨如何使用 Formatter by Zapier 内置应用程序添加和减去时间，并比较日期，然后深入探讨如何使用这个内置应用程序格式化日期和时间数值。

本章将涵盖以下关键主题：

• 介绍了 Zapier 内置应用程序 Formatter by Zapier

• 使用 Zapier 调整日期和时间数值的基础知识

• 使用 Zapier 的 Formatter 在处理日期和时间

处理完每个主题后，您将更好地了解可与 Formatter by Zapier 内置应用程序一起使用的不同动作事件。您还将了解如何在 Zaps 中调整日期和时间数值，使用 Zap 运行的日期和时间，以及如何使用 Formatter by Zapier 内置应用程序添加或减去时间并操作日期和时间数据。

技术要求

要充分利用本章节的内容和练习，您需要访问 Zapier 帐户。您将需要 Zapier Starter 计划才能使用 Formatter by Zapier 内置应用程序创建多步骤工作流程。

介绍了 Zapier 内置应用程序 Formatter by Zapier

在创建工作流自动化时，您可能会发现从一个应用程序中检索到的数据在另一个应用程序中无法识别，或者您可能希望以某种其他方式更改这些数据以呈现不同的样式。在不使用代码的情况下能够以这种方式操作数据值是一个巨大的好处。Zapier 允许您使用名为 Formatter by Zapier 的内置应用程序来实现这一点。

Zapier 的 Formatter 应用绝对是 Zapier 内置应用中最多功能、最有用的应用。它的功能是如此广泛，以至于我们将在五个单独的章节中介绍这个应用及其每个动作事件。

Formatter by Zapier 内置应用只能作为一个动作步骤，具有以下动作事件：

• 日期/时间：这个动作事件允许您将日期和时间值转换为不同格式（包括时区）并添加或减去时间。我们将在本章中介绍使用 Formatter by Zapier 内置应用进行日期和时间格式化。

• 数字：这个动作事件允许您操纵数字、电话号码和货币，并使用类似于电子表格的公式和数学运算。我们将在第十五章，格式化数字中介绍使用 Formatter by Zapier 内置应用进行数字格式化。

• 文本：你可以使用这个动作事件广泛地格式化文本。你可以调整标题大小写、大小写、查找和替换文本、修剪空白、计算单词并调整它们的长度，以及使文本复数化。我们将在第十六章，Zapier 中的文本格式化函数-第一部分中介绍这些功能。你还可以创建超级英雄名称；分割和截断文本；提取模式、URL、电话号码、数字和电子邮件地址；将 Markdown 转换为 HTML；将文本转换为 ASCII；使用默认值和URL 编码/解码；以及删除 HTML 标签。我们将在第十七章，Zapier 中的文本格式化函数-第二部分中讨论这些功能。

• .csv文件。我们将在第十八章，Zapier 的 Utilities Functions中介绍 Formatter by Zapier 内置应用中的实用功能动作事件。

现在你应该更好地了解了 Formatter by Zapier 内置应用的不同动作事件和功能。

提示

你可以使用魔法 AI 要求 Zapier 在你的 Zap 步骤中格式化数据，然后创建具有相关转换选项的 Formatter by Zapier 步骤。我们将在第十九章，AI 和自动化中讨论这一点。

接下来，我们将回顾一下如何在你的 Zaps 中调整时间和日期值的基础知识。

使用 Zapier 调整日期和时间值的基础知识

在我们深入使用 Formatter by Zapier 内置应用来操纵日期和时间值之前，了解如何在基本水平上调整 Zaps 中的日期和时间值将是有益的。

在第三章，构建你的第一个自动化工作流（Zap）中，我们向你介绍了日期/时间字段类型。当你在操作步骤中遇到这种类型的字段时，你可以使用字段修饰符，可以是独立的，也可以跟在静态或动态的日期或时间值后面，来调整日期/时间。

字段修饰符必须包括以下三个变量：

• 加号（+）或减号（-），表示增加或减少时间。

• 一个数字。

• 时间单位，可以是秒（second、seconds或s）、分钟（minute、minutes或m）、小时（hour、hours或h）、天（day、days或d）、月（month或months）、或年（year、years或y）。您可以使用缩写或全拼形式的单数或复数形式。

例如，如果您需要在您的会计应用中创建发票，并希望日期和到期日期字段填入从 Zap 运行的当天开始的 1 天的值和从您的 CRM 中某个交易到期关闭的日期起始的 1 个月的值，您可以使用修改器，如下面的截图所示：

图 14.1 – 在您的 Zaps 中使用日期/时间字段修改器的概述

以下是您可以使用的一些修改器示例：

• +1h：Zap 运行后或字段中的日期/时间值后的 1 小时

• -2days：Zap 运行前或字段中的日期/时间值前的 2 天

• +5y：Zap 运行后或字段中的日期/时间值后的 5 年

• +30s：Zap 运行后或字段中的日期/时间值后的 30 秒

• -10minutes：Zap 运行前或字段中的日期/时间值前的 10 分钟

在静态或动态值之后使用修改器时，例如在图 14**.1中显示的到期日期字段中，您必须确保日期/时间值和修改器之间有一个空格。

您还可以添加多个修改器，可以独立使用或在日期/时间值之后使用。在这些情况下，您必须在它们之间留下一个空格 – 例如，+``1month –5days。

现在，您应该更好地了解如何使用 Zapier 调整日期和时间值。

现在，让我们探索如何将 Zap 运行的日期和时间插入到您的操作步骤中的字段中。

在字段中使用 Zap 运行的日期和时间

有时您可能希望将 Zap 触发的日期和时间插入到操作步骤中的一个或多个字段中。例如，您可能希望记录当新的数据行添加到 Google Sheets 电子表格时的日期和时间。这可以通过在字段中输入{{zap_meta_human_now}}来轻松实现。当 Zap 运行时，此命令将以MM/DD/YY hh:mm AM/PM的格式输出人类可读的字符串；例如，11/01/23 07:40 PM。

这个命令可以用在日期/时间字段类型和文本字段中，在文本字段中您可以键入静态值。该命令使用您在 Zapier 帐户或 Zap 设置中指定的时区设置。如果未指定时区，则时间戳将默认为协调世界时（UTC）。在第一章，介绍 Zapier 的业务流程自动化中，我们讨论了如何调整帐户时区设置，以及在第四章，管理您的 Zaps中讨论了单个 Zap 时区设置。

在将命令输入到字段中后，当您创建或编辑 Zap 时，该字符串不会显示时间戳数据。它只会在触发并运行 Zap 后才会在指定的操作应用程序中显示。以下截图显示了这一点：

图 14.2 – 使用您的 Zap 运行的日期和时间的概述

您也可以按照以下时间戳使用：

• {{zap_meta_utc_iso}}: 如果您需要一个可以被其他应用程序和 API 读取的字符串 - 即机器可读字符串而不是标准的、可读字符串 - 建议使用此命令。此命令忽略您的时区设置，将产生一个 UTC 时区下的 ISO 8601 时间戳，例如 2023-11-01T08:19:12+00:00。ISO 8601 是国际公认的时间标准，您可以在这里了解更多：en.wikipedia.org/wiki/ISO_8601。

• {{zap_meta_timestamp}}: 当应用程序或 API 需要 Unix 时间戳格式时，应使用此命令。Unix 时间戳广泛用于计算机硬件和软件操作系统，以及数字文件格式，并由自 1970 年 1 月 1 日以来的秒数表示，例如 1591537509。您可以在这里了解更多关于 Unix 时间的内容：en.wikipedia.org/wiki/Unix_time。

• {{zap_meta_[timezone]_iso}}: 将 [timezone] 替换为三到五个字母的时区缩写格式。例如，{{zap_meta_est_iso}} 用于 {{zap_meta_gmt_iso}} 用于 格林威治标准时间（GMT）。您可以在这里了解更多关于时区缩写：en.wikipedia.org/wiki/List_of_time_zone_abbreviations。

在您的 Zaps 中处理时区数据可能会很棘手，因为它常常需要试错来确保您的数据正确，并被各种应用程序所接受。您可以在 Zapier 网站上了解更多处理时区数据的提示：zapier.com/blog/format-datetimes/。

重要提示

并非所有时区缩写都兼容{{zap_meta_[timezone]_iso}}命令。通常情况下，美国最常见的时区以及一些欧洲和亚太地区的时区是兼容的。建议您提前使用该命令进行一些测试。您可以在以下文章中了解更多信息：[help.zapier.com/hc/zh-cn/articles/8496275717261-%E5%9C%A8%E6%95%B0%E6%8D%AE%E5%BA%93%E5%AD%98%E5%85%A5 Zap-%E8%BF%90%E8%A1%8C%E6%97%B6%E9%97%B4%E9%A1%B9%E7%9B%AE%E7%9A%84%E6%97%B6%E9%97%B4](https://help.zapier.com/hc/zh-cn/articles/8496275717261-在数据库存入 Zap-%E8%BF%90%E8%A1%8C%E6%97%B6%E9%97%B4%E9%A1%B9%E7%9B%AE%E7%9A%84%E6%97%B6%E9%97%B4)。

现在您应该更好地理解了如何在操作步骤中使用您的 Zap 运行的日期和时间。

接下来，我们来看看如何使用 Zapier 内置的 Formatter 应用程序来操作日期和时间。

使用 Formatter by Zapier 操作日期和时间

现在您已经学会了如何调整日期和时间，以及如何在操作步骤中插入 Zap 运行的日期和时间，我们将进一步探讨如何通过 Zapier 内置的 Formatter 应用程序更广泛地操作日期和时间。

在许多情况下，您需要从触发器或操作步骤中转换日期和时间值，通过添加或减去时间、以特定格式显示日期或时间，或比较两个日期。您可以使用 Formatter by Zapier 来实现这一点。

要操作日期和时间，Formatter by Zapier 只能用作操作步骤，并作为日期/时间操作事件可用。

使用此操作事件时，您可以使用以下日期/时间转换选项，在设置 操作部分中可以找到：

• 添加/减去时间

• 比较日期

• 格式

在我们依次探索如何设置每个转换选项之前，让我们先了解如何使用自定义日期格式。

使用自定义的日期格式

当您希望使用 Formatter by Zapier 日期/时间转换选项来转换日期或时间时，您可以从下拉列表中选择要使用的格式或样式，也可以指定一个未列出的自定义格式。由于 Zapier 可能无法始终识别您要转换的格式，您还可以使用自定义格式来指定要转换的格式。

以下表格显示了 Zapier 可识别的日期和时间令牌格式列表。这些令牌可以以任意组合使用，以产生您想要的格式：

图 14.3 – 一个显示 Zapier 接受的日期和时间自定义格式的表格

图 14.3的数据来自Zapier 帮助文章。请查阅此文章获取最新信息。

使用图 14**.3中的数据，我们可能希望将2023-11-01T09:15:30时间戳转换为09:15 11 月 1 23。为此，我们可以使用HH:mm MMMM D YY标记格式。

接下来，我们将深入了解如何使用 Formatter by Zapier 来添加和减去时间。

添加或减去时间

当您希望在后续操作步骤中以不同方式显示时间时，向时间戳值添加或减去时间是非常有用的。

以下是您可以使用 Formatter by Zapier 的日期/时间操作事件与添加/减去时间转换选项的几个示例：

• 当在 Salesforce CRM 中标记一个机会为赢得时，在QuickBooks Online中创建一个到期日期为关闭日期后 1 个月的发票

• 当接收到Facebook Messenger消息时，创建一个到期时间比消息接收时间晚 1 小时的 Trello 卡片

让我们探讨如何设置添加/减去时间转换选项。

设置带有添加/减去时间转换选项的日期/时间操作事件

一旦设置了您的触发步骤，您可以使用日期/时间操作事件。

一旦您通过选择操作步骤或单击+图标来添加操作步骤，并选择Formatter by Zapier作为应用程序，日期/时间作为操作事件，您可以编辑操作部分的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择添加/减去时间选项。这是一个必填字段，对于步骤成功运行需要有一个值。

• 输入：使用这个字段输入您想要操作的日期值。这可以是静态 URL 值，先前步骤的动态值，或两者的组合，以指定输入值。为了准确，输入值必须在接受的日期/时间格式中。虽然这不是一个必填字段，但如果没有值，格式化函数将不返回结果。

• +1h，-3 天，或+2 个月。输入静态值、来自先前步骤的动态值，或两者的组合。为了准确，输入必须是接受的日期/时间格式，正如我们在使用 Zapier 调整日期和时间值的基础知识部分讨论的那样。这是一个必填字段，必须有一个值供 Zap 运行。

• 输出格式：指定您希望日期/时间输出显示的格式。从下拉菜单中选择日期/时间格式，或在自定义选项卡下添加自定义格式。您可以使用我们在使用自定义日期 格式部分讨论过的自定义日期格式。

• 起始格式：Zapier 将尝试读取输入值的格式。如果 Zapier 读错了，您可以用这个字段指定确切的格式。选择下拉菜单中的日期/时间格式，或在自定义选项卡下添加自定义格式。您可以使用我们在使用自定义日期 格式部分讨论过的自定义日期格式。

这些选项显示在以下截图中：

图 14.4 - 使用 Formatter by Zapier 的 "日期/时间" 操作事件来添加时间并将其转换为自定义日期格式的概述。

点击 继续 按钮。然后，您可以使用 测试 部分来测试此步骤以生成修改后的日期/时间格式。以下屏幕截图显示了图 14.4 中的场景的结果：

图 14.5 - 使用日期/时间操作事件添加或减去时间时修改后的时间格式的概述

在您的 日期/时间 操作步骤之后添加一个或多个操作步骤，或发布您的 Zap。

现在，您应该对如何使用内置的 Formatter by Zapier 应用程序来添加或减去日期和时间值有了更好的理解。

现在，让我们介绍一下如何使用内置的 Formatter by Zapier 应用程序比较两个日期。

比较两个日期

在许多场景中，比较两个日期或时间以获取它们之间的持续时间（以秒、分钟、小时或天为单位）或检查它们是否相同都很方便。

这里有几个使用 Formatter by Zapier 的 日期/时间 操作事件与 比较日期 变换选项的示例：

• 当您想要评估客户服务团队的响应时间，并确保他们在同一天内解答客户查询时。例如，您可以使用 比较日期 变换选项来比较 ClickUp 任务的创建时间与其关闭时间，并将两个值添加到 Google 表中。在这种情况下，触发器将是任务关闭时间列的变化。

• 当您在特定日期举办比赛并且仅想在当天收集参赛作品时。因此，当提交一个 Typeform 时，您可以使用 比较日期 变换选项将提交日期与今天的日期进行比较，并使用 Zapier 的路径功能指定工作流应该遵循的路径。如果日期匹配，则将条目添加到 Airtable 数据库并使用 Gmail 发送后续电子邮件；否则，使用 Gmail 发送电子邮件表示比赛已关闭。

现在，让我们来探讨如何设置 比较日期 变换选项。

使用 Compare Dates 变换选项设置 "日期/时间" 操作事件。

一旦您设置了触发器步骤，就可以使用 日期/时间 操作事件。

一旦您通过选择 操作 步骤或点击 + 图标，并选择将 app 设置为 Formatter by Zapier，将操作事件设置为 日期/时间，您可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 变换：从下拉菜单中选择 比较日期 选项。这是一个必填字段，步骤需要一个值才能成功运行。

• 开始日期：指定要与另一个日期进行比较的第一个日期。这可以是静态 URL 值，也可以是来自先前步骤的动态值，或两者的组合。为了准确性，输入必须采用可接受的日期/时间格式。如果此日期在结束日期字段中指定的值之后，两个日期将在输出中交换位置。这是一个必填字段，步骤成功运行需要提供一个值。

• 结束日期值：指定要与开始日期字段中指定的第一个值进行比较的第二个日期。这可以是静态 URL 值，也可以是来自先前步骤的动态值，或两者的组合。为了准确性，输入必须采用可接受的日期/时间格式。这是一个必填字段，步骤成功运行需要提供一个值。

• 日期格式-开始日期：Zapier 将尝试读取开始日期的格式。Zapier 可能会弄错，因此，您可以使用此字段来指定确切的格式。如果开始日期和结束日期字段中指定的两个日期值具有不同的格式，也可以使用此字段。您可以从下拉菜单中选择日期/时间格式，或在自定义选项卡下添加自定义格式。您可以使用我们在使用自定义日期格式部分中讨论过的自定义日期格式。

• 日期格式-结束日期：Zapier 将尝试读取结束日期的格式。Zapier 可能会弄错，因此，您可以使用此字段来指定确切的格式。如果开始日期和结束日期字段中指定的两个日期值具有不同的格式，也可以使用此字段。您可以从下拉菜单中选择日期/时间格式，或在自定义选项卡下添加自定义格式。您可以使用我们在使用自定义日期格式部分中讨论过的自定义日期格式。

示例如下屏幕截图所示：

图 14.6-使用 Zapier 内置应用程序格式化日期/时间动作事件来比较两个日期/时间的概述

单击继续按钮。您可以使用测试部分来测试此步骤，以显示日期/时间比较的输出。在图 14**.6中的方案的结果显示在以下屏幕截图中：

图 14.7-比较两个日期/时间值的概述

输出显示日期是否在输出中被交换，日期是否相同（都用true或false表示），以及天数、小时、分钟和秒数的差异。

在日期/时间操作步骤之后添加一个或多个操作步骤，或发布您的 Zap。

现在，让我们来讨论如何使用 Zapier 内置应用程序 Formatter 来格式化日期和时间值。

格式化日期和时间

当您在 Zaps 中使用的应用程序之间的时间格式不同时，通常需要从触发或操作步骤格式化日期和时间。您可能还希望以更易读的方式显示时间格式，例如日期不包括小时、分钟和秒。

这里有几个您可以使用 Formatter by Zapier 日期/时间动作事件与格式转换选项的示例：

• 当Asana中的任务标记为已完成时，转换完成日期和时间的格式，并在 Google 日历中创建一个新的会议

• 当收到 Microsoft Outlook 电子邮件时，将接收到的日期显示更易读的格式 - 例如，2023 年 1 月 29 日。

让我们来探索如何设置格式转换选项。

设置带有格式转换选项的日期/时间动作事件

一旦设置了触发步骤，您就可以使用日期/时间动作事件。

一旦选择了动作步骤或单击+图标添加了动作步骤，并且选择了Formatter by Zapier作为应用程序，选择了日期/时间作为动作事件，您可以编辑动作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择格式选项。这是一个必填字段，步骤成功运行需要提供一个值。

• 输入：使用此字段输入您想要操作的日期值。这可以是静态 URL 值，前面步骤的动态值，或两者的组合，以指定输入值。为了准确，输入必须是被接受的日期/时间格式。虽然这不是一个必填字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

• 格式设置：指定要显示日期/时间输出的格式。可以从下拉菜单中选择日期/时间格式，或在自定义选项卡下添加自定义格式。您可以使用我们在使用自定义日期格式部分讨论过的自定义日期格式。这是一个必填字段，步骤成功运行需要提供一个值。

• 时区设置：从下拉列表中选择要显示的日期/时间输出所关联的时区。您还可以从上一步中映射自定义值。该字段的默认值为UTC。

• 输入格式：Zapier 将尝试读取输入值的格式。如果 Zapier 读取错误，您可以使用此字段指定确切的格式。可以从下拉菜单中选择日期/时间格式，或在自定义选项卡下添加自定义格式。您可以使用我们在使用自定义日期格式部分讨论过的自定义日期格式。

• 输入时区：从下拉列表中指定与您的输入值相关的时区。您还可以从上一步中映射自定义值。该字段的默认值为UTC。

下面的屏幕截图中显示了一个示例：

图 14.8 – 使用 Formatter by Zapier 日期/时间操作事件概述来更改 GMT 日期/时间的格式和时区

单击继续按钮。然后，您可以使用测试部分来测试此步骤，生成更改后的日期/时间格式。 图 14**.8的情景结果显示在以下屏幕截图中：

图 14.9 – 在使用日期/时间操作事件格式化日期和时间时更改时间格式的概述

在您的日期/时间操作步骤之后继续添加一个或多个操作步骤，或发布您的 Zap。

这是一个 Zapier 社区文章，进一步介绍了您如何使用 Formatter by Zapier 来操作日期和时间：community.zapier.com/featured-articles-65/working-with-date-time-fields-10439。

现在，您应该对如何使用 Zapier 内置应用程序格式化日期和时间有了更好的理解。

总结

在本章中，我们介绍了 Formatter by Zapier 应用程序的功能，以便您可以操作日期和时间、数字、文本和其他类型的数据。此后，本章内容的主要焦点是操作日期和时间。我们介绍了如何在 Zaps 中调整日期和时间值的基础知识。之后，我们讨论了如何在操作步骤中使用 Zap 运行的日期和时间。然后，我们探讨了如何使用 Zapier 内置应用程序添加和减去时间以及比较两个日期。最后，我们讨论了如何使用 Zapier 内置应用程序格式化日期和时间值。

您现在了解了 Formatter by Zapier 提供的操作事件。您现在也知道了如何在 Zaps 中调整日期和时间，并使用 Zap 运行的日期和时间。最后，您现在知道如何使用 Zapier 内置应用程序添加或减去时间，并将日期和时间值转换为不同的格式。

在下一章中，您将学习如何使用 Zapier 内置应用程序来操作数字、电话号码和货币，以及如何使用类似电子表格的公式和数学运算。

问题

1. 您如何在您的 Zap 中使用 Zap 运行的日期和时间？

2. 你能否在不使用 Zapier 内置应用的格式化程序的情况下调整日期/时间值？

3. 如何使用 Zapier 内置应用程序操作日期和时间？

第十五章：格式化数字

通常情况下，您可能会发现数字数据值通常不会以您希望的方式在视觉上显示，或者您的其他应用程序不会接受它们的方式。可能有几种情况会出现这种情况。例如，一个潜在客户可能在提交查询表单时输入联系电话号码，但该格式可能不被您的短信应用程序识别。或者，如果您的团队提交时间表，您可能需要在通过电子邮件发送摘要之前计算他们的加班费。您可能还想要在数字中添加空格、句号或逗号，或将数字转换为特定的货币格式。正如您可以想象的那样，当您需要调整数字时，可能会出现许多可能的情况，这就是 Formatter by Zapier Numbers 动作事件发挥作用的地方。

在本章中，我们将深入使用 Formatter by Zapier 内置应用程序来操作各种数字格式。我们将首先介绍使用 Zapier 来转换数值。接下来，我们将探讨如何格式化数字、货币和电话号码。然后，我们将介绍如何使用 Formatter by Zapier 内置应用程序执行基本数学运算并生成随机数。最后，我们将讨论如何使用类似电子表格的公式进行计算。

本章中将涵盖以下关键内容：

• 使用 Zapier 转换数值

• 使用 Formatter by Zapier 格式化数字

• 使用 Formatter by Zapier 格式化货币

• 使用 Formatter by Zapier 格式化电话号码

• 使用 Formatter by Zapier 执行数学运算

• 使用 Formatter by Zapier 生成随机数

• 使用 Formatter by Zapier 使用类似电子表格的公式

提示

您可以使用魔法 AI 请求 Zapier 在您的 Zap 步骤中格式化数据，然后会创建具有相关转换选项的 Formatter by Zapier 步骤。我们将在 第十九章 中讨论这一点，AI 和自动化。

一旦您完成了每个主题的学习，您将更好地理解 Formatter by Zapier 内置应用程序可用于转换数字的不同事件。您将了解如何调整数字、货币和电话号码，以及如何执行数学运算和在 Zaps 中使用类似电子表格的公式。

技术要求

要充分利用本章内容，您将需要访问 Zapier 帐户。您将需要 Zapier 入门套餐才能使用 Formatter by Zapier 内置应用程序创建多步工作流程。

使用 Zapier 转换数值

Formatter by Zapier 可轻松用于将数值从一种格式转换为另一种格式。在某些情况下，您可能需要转换数据，例如当某个值在您的某些应用程序中不被接受时，当您希望以不同的格式显示数据时，或者当您需要进行计算时。

对于数字操作，Formatter by Zapier 只能用作动作步骤，并且可用作数字操作事件。使用此操作事件时，您可以使用以下数字转换选项，在操作步骤的操作部分中找到：

• 数字格式

• 格式货币

• 格式 电话号码

• 执行 数学运算

• 随机数

• 电子表格样式公式

让我们从探索如何转换一般数字格式开始。

使用 Formatter by Zapier 格式化数字

当您希望调整小数点、千位分隔符和空格的显示方式时，更改数字的格式可以非常有用。一般来说，在数据从一个应用程序以一种格式呈现的情况下，您希望将其更改为以另一种方式显示的情况下，这些情况可能会出现。 Zapier 有解决此问题的方案。您可以使用 Formatter by Zapier 数字操作事件和数字格式转换选项来调整数字的格式。

以下是使用此转换选项的几个示例：

• 当您希望使用句点作为小数标记来更改数字的格式，例如1000.00，以便它使用逗号作为小数标记，例如1000,00

• 当您希望使用逗号进行分组来更改数字的格式，例如1,000,000，以便它使用空格，例如1 000 000

• 当您希望更改数字的格式而没有千分位分隔符，例如1000000，以便它具有带逗号的分隔符，例如1,000,000

本质上，此转换选项可用于将数字更改为新样式。但是，它不允许您舍入或填充数字。

探索如何设置数字格式转换选项。

使用数字格式转换选项设置数字操作事件

一旦设置了触发器步骤，就可以使用数字操作事件。

一旦您选择了操作步骤或单击+图标并选择Formatter by Zapier作为应用程序，数字作为操作事件后，您可以按以下方法编辑操作部分中的字段：

• 转换：从下拉菜单中选择数字格式选项。这是必填字段，必须有值才能运行 Zap。

• 输入：使用此字段输入要操作的数字格式。您可以输入静态值、来自之前步骤（使用定制选项卡）的动态值或两者的组合，以指定输入值。虽然这不是必填字段，但如果没有值，格式化程序函数将无法返回结果。

• ,或.字符，分别。这是必填字段，必须有值才能运行 Zap。

• 0、1、2或3。这是必填字段，必须有值才能运行 Zap。

在下面的截图中显示了一个示例，我们想要将包含点作为小数点的输入值转换为具有千位分隔符的空格，以及逗号作为小数点的输出：

图 15.1 – 使用 Formatter by Zapier Numbers 动作事件格式化数字的概述

点击继续按钮。然后，您可以使用测试部分测试此步骤以生成修改后的数字格式。来自图 15**.1中情景的结果如下截图所示：

图 15.2 – 使用 Numbers 动作事件格式化数字时修改后的数字值概述

在您的Numbers动作步骤之后添加一个或多个操作步骤或发布您的 Zap。

您现在应该更好地了解如何使用 Formatter by Zapier 内置应用程序格式化数字了。

接下来，让我们深入了解格式化货币值。

使用 Formatter by Zapier 格式化货币

无论您是在业务中使用单一货币还是多种货币，很可能在某个时候需要将数值转换为适合您（或其他人）的区域设置的货币格式，或以某种方式显示。您可以使用 Formatter by Zapier 的Numbers动作事件和格式化货币转换选项轻松完成此操作。

以下是您可以使用此转换选项的一些示例：

• 当您想要将数字格式更改为德文（德国）区域设置格式，小数点作为小数点，以欧元显示，并在开头显示货币符号以及在末尾显示货币缩写时，比如€``1.000,23 EUR

• 当您想要将数字格式更改为英文（美国）区域设置格式，小数点作为小数点，以美元显示，并在开头显示货币符号，没有千位分隔符时，比如$1000.23

在我们深入介绍带有格式化货币转换选项的操作步骤之前，让我们先了解一些有关国家区域设置和货币格式的有用信息。

了解国家区域设置和货币格式

在处理货币时，了解到大多数国家都有特定的货币显示格式是很有用的。例如，许多欧洲国家使用逗号作为小数点，而美国使用句点。

货币可以使用 Zapier 根据Unicode字符指南进行格式化以显示数字模式。根据维基百科的定义，Unicode 被定义为“用于一致地编码、表示和处理世界上大部分 书写系统 的文本的信息技术（IT）标准”。

用于货币模式格式化的最常见的 Unicode 字符如下所示：

• 模式中的.指定了小数点的放置位置。

• 模式中的,指定了千位分隔符应放置的位置。

• 模式中的0指定了“零填充”。因此，如果输入的数字太短，将在那里放置一个零。

• 模式中的#指定了“无填充”。因此，如果输入的数字太短，将不会在那里放置任何值。

• 模式中的¤指定了货币符号或代码应该放置的位置。如果连续使用多个符号，货币将显示得略有不同。例如，对于英镑在英语（英国）区域设置中，¤等于£，¤¤等于GBP，¤¤¤等于英镑。

因此，您可以组合一串 Unicode 字符，将货币转换为您希望显示的格式。

有关 Unicode 数字模式的更多信息，包括一些示例模式格式，可以在www.unicode.org/reports/tr35/tr35-numbers.html#Number_Format_Patterns找到。

接下来，让我们探讨如何设置格式货币转换选项。

使用“格式货币”转换选项设置 Numbers 操作事件

设置了触发步骤后，您可以使用Numbers操作事件。

一旦您通过选择操作步骤或单击+图标添加了一个操作步骤，并将Formatter by Zapier作为应用程序选择，以及Numbers作为操作事件选择，您可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择格式货币选项。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值才能运行。

• 输入：使用此字段输入要转换为货币格式的数字。您可以输入静态值，来自以前步骤的动态值（使用自定义选项卡）或二者的组合，以指定输入值。虽然这不是一个必填字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

• 货币：在这里，您可以指定要将数字输出显示为的货币。在下拉菜单中选择一个格式，或在自定义选项卡下添加ISO（国际标准）4217 三字符货币代码。货币代码的详细信息可以在en.wikipedia.org/wiki/ISO_4217找到。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值才能运行。

• en_US 格式适用于英语（美国）。语言代码的详细信息可以在 en.wikipedia.org/wiki/ISO_639 找到。国家代码的详细信息可以在 en.wikipedia.org/wiki/ISO_3166 找到。这是一个必填字段，必须有值才能运行 Zap。

• 货币格式：在这里，您可以通过从下拉菜单中选择 Unicode 模式格式来指定货币输出的显示格式。或者，您可以在自定义选项卡下通过输入 Unicode 模式格式中的静态值、来自之前步骤的动态值或两者的组合来添加自定义格式。请参考 了解国家区域设置和货币格式化 部分中的 Unicode 字符作为指导。这是一个必填字段，必须有值才能运行 Zap。

以下截图显示了一个示例：

图 15.3 – 使用 Formatter by Zapier Numbers 动作事件格式化货币的概览

单击继续按钮。您然后可以使用测试部分测试此步骤，以生成修改后的货币格式。 图 15**.3 中的场景结果如下截屏所示：

图 15.4 – 在使用 Numbers 动作事件格式化货币时，修改值的概览

在您的Numbers动作步骤之后再添加一个或多个操作步骤，或者发布您的 Zap。

您现在应该更好地了解如何使用 Formatter by Zapier 内置应用程序格式化货币了。

接下来，让我们回顾一下如何转化电话号码的基础知识。

使用 Formatter by Zapier 格式化电话号码

电话沟通并没有消亡！在电子邮件之后，通过电话与潜在客户、客户和供应商交流是任何业务的重要部分。能够自动化您的电话沟通是一个优势。当潜在客户首次与您联系时，您可能希望自动发送短信或语音信箱。然而，有时我们的联系人提供给我们的电话号码格式并不总是适用于其他应用程序。因此，在使用多个应用程序进行电话通讯时，自动调整和操作电话号码的能力至关重要。这就是 Formatter by Zapier 的Numbers动作事件和Format Phone Number转换选项发挥作用的地方。

以下是几个您可以使用此选项的示例：

• 当您收到一个带有移动电话号码的潜在客户，并且您希望将其更改为国际认可的格式，以便您可以使用 Twilio 发送自动短信

• 当新客户注册您的服务并提供电话号码时，您希望将其更改为被语音信箱发送应用程序（例如 Slybroadcast）识别的格式时，

• 当 CRM 中添加新联系人并希望更改他们提供的电话号码格式，以便 CRM 能够识别呼叫模块时，

接下来，让我们看一下如何设置 Format Phone Number 转换选项。

使用格式电话号码选项设置 Numbers 操作事件

一旦设置了触发步骤，您就可以使用 Numbers 操作事件了。

一旦您添加了一个操作步骤（通过选择Action步骤或单击+图标），并选择 Formatter by Zapier 作为应用程序和 Numbers 作为操作事件，您可以编辑 Actions 部分中的字段，如下所示：

• Transform：从下拉菜单中选择 Format Phone Number 选项。这是必填字段，必须为 Zap 提供一个值才能运行。

• Input：您可以使用此字段输入要转换为其他电话号码格式的号码。要指定 Input 值，可以输入静态值、来自之前步骤的动态值（使用 Custom 标签）或两者的组合。虽然这不是必填字段，但如果没有值，格式化函数将无法返回结果。

• 0、1、2 到 8。这是必填字段，必须为 Zap 提供一个值才能运行。

• US 国家代码）将产生一个电话号码，其中前两个字符为 +1。如果留空，则输出中不显示国家代码。

• true 或 false 格式。仅当测试或仅需要格式化时设置为 No。如果号码无效，则将在未格式化的状态下输出 Input 字段中指定的号码。该字段的默认值为 Yes。

下图是一个示例：

图 15.5 - 使用 Formatter by Zapier Numbers 操作事件概述格式化电话号码

点击 Continue 按钮。然后可以使用 Test 部分测试此步骤以生成更改后的电话号码格式。图 15.5 中的示例结果如下所示：

图 15.6 - 使用 Numbers 操作事件格式化电话号码时的输出值概述

在您的 Numbers 操作步骤之后添加一个或多个操作步骤，或者发布您的 Zap。

现在您应该更好地了解如何使用内置的 Formatter by Zapier 应用程序格式化电话号码了。

接下来，让我们看一下如何执行基本的数学运算。

使用 Formatter 
by Zapier 进行数学运算

有时您可能会经常手动执行基本的数学运算。您可能希望将两个或三个值相加，或将数字转换为百分比。幸运的是，Zapier 的格式化工具允许您使用多个值进行标准数学运算。

使用 数字 操作事件和 执行数学运算 转换选项，Zapier 的格式化工具允许您进行以下基本的数学运算：

• 加法

• 减法

• 乘法

• 除法

• 变为负数

以下是您可以使用此转换选项的几个示例：

• 当您的客户在 Google 表单 上填写了一个订单表单，包括红球的订单量和黄球的订单量，并且您想要计算总订单金额

• 当您的团队成员使用 FastField 移动表单填写差旅费和生活补贴报销表单时，您想要从他们的月度津贴中扣除该值

• 当潜在客户通过电子邮件与您互动，您想要向潜在客户评分添加预定义的互动点值

接下来，让我们看看如何设置 执行数学运算 转换选项。

通过设置执行数学运算转换选项的数字操作事件

设置完触发器步骤后，您可以使用 数字 操作事件。

一旦您已经添加了一个操作步骤，无论是通过选择 操作 步骤还是点击 + 图标，并选择了 Formatter by Zapier 作为应用程序以及 Numbers 作为操作事件，您可以编辑 操作 部分的字段如下：

• 转换：从下拉菜单中选择 执行数学运算 选项。这是一个必填字段，Zap 运行时必须有数值。

• add、sub、mul、div 或 neg 分别为其值。这是一个必填字段，Zap 运行时必须有数值。

• 输入：您可以使用此字段以多行输入您想要在计算中使用的数值。您可以输入静态值、前面步骤的动态值，或两者的组合。虽然这不是必填字段，但如果没有数值，格式化函数将不返回结果。

在下面的屏幕截图中显示了一个示例，我们想要将值 9 和 10 相乘：

图 15.7 - 使用 Zapier Formatter 数字操作事件执行数学运算的概述

点击 继续 按钮。您可以使用 测试 部分测试此步骤，生成数学运算的输出。在 图 15.7 场景中的结果如下图所示：

图 15.8 - 使用数字操作事件执行数学运算时的输出值概述

在您的数字操作步骤之后添加一个或多个动作步骤，或者发布您的 Zap。

现在您应该更好地理解了如何使用 Formatter by Zapier 内置应用程序执行基本数学运算。

接下来，让我们探讨如何在您的 Zaps 中创建随机数。

使用 Formatter by Zapier 生成随机数

Formatter by Zapier 的另一个功能是能够在较低值和较高值范围内生成随机数。它还允许您指定您希望输出显示的小数点数。如果您需要执行的操作不仅限于我们刚讨论的五种基本数学运算，您可以在您的 Zaps 中使用复杂的电子表格样式公式。您可以使用 Formatter by Zapier 的数字操作事件的随机数公式转换选项来实现这一点。

以下是您可以使用此转换选项的几个示例：

• 当您想要为团队成员随机分配 ID 号以供人力资源记录使用时

• 当您想要为新用户随机生成一个访问受保护数据的密码时

接下来，让我们回顾一下如何设置随机数转换选项。

设置具有随机数转换选项的数字操作事件

一旦您设置了触发步骤，就可以使用数字操作事件。

一旦您添加了一个动作步骤，要么选择动作步骤，要么点击+图标，并选择了Formatter by Zapier作为应用程序，数字作为动作事件，您可以编辑动作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择随机数选项。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值才能运行。

• 0。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值才能运行。

• 100。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值才能运行。

• 0 和 15，默认值为 0。此字段是可选的。

下面的截图显示了一个示例，我们希望生成一个介于 0 和 100 之间的随机数，不带小数点：

图 15.9 – 使用 Formatter by Zapier 的数字操作事件生成随机数的概览

单击继续按钮。然后，您可以使用测试部分来测试此步骤以生成输出。来自图 15**.9情景的结果如下截图所示：

图 15.10 – 使用数字操作事件生成随机数时的输出值概览

在您的数字操作步骤之后添加一个或多个动作步骤，或者发布您的 Zap。

接下来，让我们探讨如何在您的 Zaps 中使用类似电子表格的公式。

使用 Formatter 
by Zapier 的电子表格式公式

如果您需要执行的操作超出了我们刚刚讨论的五个基本数学运算，您可以在 Zaps 中使用复杂的电子表格式公式。您可以通过 Formatter by Zapier Numbers动作事件的电子表格式公式转换选项来实现这一点。

该转换选项允许您使用电子表格常用的公式进行复杂的数字计算，以及使用文本字符串进行文本操纵，而不是使用代码。

重要说明

当您在此转换选项中使用文本字符串时，您必须在字符串周围使用引号-例如，=IF("string1"="string2", "``same", "different")。

下面是您可以使用此转换选项的几个示例：

• 当您想要计算多个数字的平均值，例如8、12和13，以获得11，您可以使用AVERAGE(number, [number, …])公式。

• 当您想要输出一组值中的最大数，例如1、9和53，以获得53，您可以使用MAX(number, [number, …])公式。

• 当您想要生成介于 0 和 1 之间的随机数，例如0.512453，您可以使用RAND()公式。

• 当您想要执行一个if-then语句的替代。例如，如果您的第一个值是car，第二个值是bicycle，则返回orange；否则，返回not relevant。为此，您可以使用=IF(AND("string1"="red", "string2"="yellow"), "orange", "not relevant")公式。

这里有几篇 Zapier 社区文章，为您使用电子表格式公式转换选项提供了很好的背景信息：

• 格式化功能：电子表格式公式中的 IF、AND 和 OR：community.zapier.com/featured-articles-65/formatter-features-using-if-and-or-in-spreadsheet-style-formulas-10367

)

• 格式化功能：电子表格式公式中的中位数/平均数和向上取整/向下取整：community.zapier.com/featured-articles-65/formatter-features-median-average-and-roundup-rounddown-in-spreadsheet-style-formulas-10621

)

• 格式化功能：电子表格式公式中的 RAND/RANDBETWEEN 和 MIN/MAX：community.zapier.com/featured-articles-65/formatter-features-rand-randbetween-and-min-max-in-spreadsheet-style-formulas-10599

)

接下来，让我们来看一下如何设置电子表格式公式的转换选项。

使用电子表格式公式的 Numbers 动作事件设置

一旦您设置了触发步骤，您可以使用Numbers动作事件。

一旦你添加了一个动作步骤，要么通过选择Action步骤，要么点击+图标，并选择Formatter by Zapier作为应用程序，Numbers作为动作事件，你可以编辑Action部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择电子表格式公式选项。这是一个必需字段，必须为 Zap 提供一个值才能运行。

• 公式：你可以使用此字段指定带有要计算的值的公式。为公式和数值数值添加静态值，或在Custom选项卡下映射自前几步骤的动态值。这是一个必需字段，必须为 Zap 提供一个值才能运行。

Zapier 创建了一份方便的参考文档，其中包含了可与 Formatter by Zapier 结合使用的各种公式，你可以在help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496181204877中查阅。

以下截图中显示了一个示例，其中我们想要将2和4的和除以3：

图 15.11 – 使用 Formatter by Zapier Numbers 动作事件进行电子表格样式操作的概述

点击Continue按钮。然后你可以使用Test部分测试这一步骤以生成输出。图 15**.11中的场景结果如下截图所示：

图 15.12 – 使用 Numbers 动作事件执行电子表格式操作时的输出值概述

在你的Numbers动作步骤之后添加一个或多个动作步骤，或者发布你的 Zap。

这是一个方便的 Zapier 社区文章，其中包含了如何使用 Formatter by Zapier 格式化数字的示例：community.zapier.com/featured-articles-65/formatter-features-currency-number-formatting-11091。

你现在应该更好地理解如何使用 Formatter by Zapier 内置应用程序的Numbers转换选项。

总结

在本章中，我们介绍了如何使用 Formatter by Zapier 内置应用程序来操纵各种数字格式。我们首先介绍了如何使用 Zapier 对数字进行一般格式化。然后，我们详细介绍了如何格式化数字、货币和电话号码。接下来，我们探讨了如何使用 Formatter by Zapier 内置应用程序执行基本数学运算并生成随机数字。最后，我们研究了如何使用电子表格式公式进行计算。

你现在已经知道如何使用 Zapier 内置的 Formatter 应用程序来转换数字值，例如数字，货币和电话号码，以及如何执行基本的数学运算并使用电子表格式的公式执行计算。

在下一章中，您将学习如何使用 Zapier 内置的 Formatter 应用程序的一些功能来格式化文本。我们将探讨调整标题大小写，大写和小写字母，查找和替换文本，修剪空白，计算字数，调整文本字符串的长度以及复数化文本。

问题

1. 你能使用 Formatter 应用程序来格式化英国电话号码，使其符合国际认可的格式吗？

2. Formatter 应用程序能执行哪些数学运算？

第十六章：Zapier 中的文本格式化函数 – 第一部分

到目前为止，在本书中，我们已经介绍了多功能的 Formatter by Zapier 内置应用的两个重要功能。在 第十四章，日期和时间格式化 中，我们讨论了如何使用 Formatter by Zapier 来操作日期和时间。在 第十五章，数字格式化 中，我们介绍了如何使用它来转换数字。正如在这两个章节中所涵盖的，能够将文本转换为各种不同格式是非常有用的。例如，联系人的姓名可能以全名（名和姓）的形式显示，您可能想要分开名字，以便您可以个性化邮件而不是使用联系人的全名。或者您可能想从一段文本中提取电子邮件地址，以便将其添加到您的营销自动化软件中。当在 Twitter 上分享内容摘要时，您可能还想将文本截断为指定的字符长度。在您可能需要调整文本时，有许多可能性，而这正是 Formatter by Zapier 的 Text 动作事件发挥作用的地方。熟悉 Microsoft Excel 的用户将会注意到这种 Zapier 功能与 Microsoft Excel 电子表格中文本转换公式使用之间的相似之处。

在本章中，我们将继续关注多功能的 Formatter by Zapier 内置应用，并学习如何使用其中丰富的功能来格式化文本。首先，我们将讨论如何使用 Zapier 来进行文本值的转换。接下来，我们将探讨文本的大写、标题大小写、大写和小写以及词语的复数形式。然后，我们将涵盖查找和替换文本的位置、计算字符和单词的数量以及移除空白字符。

在本章中，我们将涵盖以下关键主题：

• 使用 Zapier 转换文本值

• 将每个单词的首字母大写

• 对一串单词应用标题大小写

• 将文本字符串中的所有字符转换为大写

• 将文本字符串中的所有字符转换为小写

• 使单词成为复数

• 查找指定文本的第一个位置

• 替换字符、单词或短语

• 计算文本字符串中的字符数

• 计算文本字符串中的单词数

• 移除空白字符

一旦你完成了这些主题的学习，你将更好地了解 Formatter by Zapier 内置应用中可用于文本转换的一些不同函数。你将知道如何使用 Zapier 调整文本到各种格式。

技术要求

要充分利用本章内容，您需要访问 Zapier 帐户。您将需要使用 Zapier Starter 计划才能创建使用 Formatter by Zapier 内置应用的多步骤工作流。

使用 Zapier 转换文本值

Zapier Formatter 可以轻松地将文本值从一种格式转换为另一种。可能有多种情况需要转换数据，例如当您希望以不同的格式显示格式或从一段文本中提取特定类型的数据时。

用于操作文本的 Zapier Formatter 只能作为动作步骤使用，并且可以作为文本动作事件使用。

在使用此动作事件时，您可以使用以下文本转换选项。这些选项可以在动作步骤的设置动作部分中找到，在转换下拉菜单中列出：

• 大写

• 将 HTML 转换为 Markdown

• 将 Markdown 转换为 HTML

• 转换为 ASCII

• 默认值

• 提取电子邮件地址

• 提取数字

• 提取模式

• 提取电话号码

• 提取 URL

• 查找

• 长度

• 小写

• 复数形式

• 删除 HTML 标签

• 替换

• 拆分文本

• 将文本拆分为 AI 提示的块（beta）

• 电子表格样式公式

• 超级英雄名称

• 大写

• 修剪空白

• 截断

• 大写

• URL 解码

• URL 编码

• 字数统计

我们将在第十七章中介绍将 HTML 转换为 Markdown，将 Markdown 转换为 HTML，转换为 ASCII，默认值，提取电子邮件地址，提取数字，提取模式，提取电话号码，提取 URL，拆分文本，电子表格样式公式，超级英雄名称，截断，URL 解码和URL 编码文本转换选项。我们将在第十九章中介绍将文本拆分为 AI 提示的块（beta），AI和自动化。

提示

您可以使用魔术 AI 要求 Zapier 在您的 Zap 步骤中格式化数据，然后使用相关的转换选项创建 Zapier Formatter 步骤。我们将在第十九章中讨论这个问题，AI和自动化。

让我们开始探讨如何使每个单词的首字母大写。

每个单词的首字母大写

如果您严格要求正确格式化文本，您很可能会希望确保在适当的情况下，一段文本中的单词的首字母显示为大写。在称呼人名或在发票上显示商务名称和地址时，这一点尤为重要。您可以使用 Zapier Formatter 将一段文本中每个单词的首字母大写，例如将this is a test转换后的文本会变成This Is A Test。Microsoft Excel 用户会发现这个 Zapier 功能与 Microsoft Excel 电子表格中PROPER公式相似，用于将文本大写。

以下是一些可以使用此转换选项的示例：

• 当新联系人注册您的通讯时，他们可能会将自己的姓名全小写添加，例如kelly而不是Kelly。您可能希望在电子邮件中称呼他们时，使他们的姓名看起来应有的样子。因此，例如，当新订阅者被添加到 Mailchimp 时，您可以将他们的姓名转换为正式设置。

• 您可能通过要求客户填写网络表单来收集客户账单地址。他们可能会将地址全部小写添加，例如99 hollow avenue, washington。在将数据添加到您的会计系统之前，您可能希望将地址中每个单词的第一个字母大写，以便读取为99 Hollow Avenue, Washington。

接下来，让我们来看看如何设置带有大写转换选项的动作步骤。

使用大写转换选项设置 Text 动作事件

设置触发步骤后，您可以一次使用Text动作事件。

一旦您添加了一个动作步骤，无论是选择动作步骤还是单击+图标，并选择了Formatter by Zapier作为应用程序，Text作为动作事件，您可以编辑动作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择大写选项。这是一个必填字段，Zap 运行时必须有一个值。

• 输入：使用此字段输入要转换每个单词的第一个字符的文本。您可以输入静态值，先前步骤中的动态值，或两者的组合来指定输入值。虽然这不是必需的字段，但如果没有值，格式化程序函数将不会返回结果。

下面的截图显示了一个示例：

图 16.1 – 使用 Formatter by Zapier Text 动作事件将文本转换为大写

单击继续按钮。然后，您可以使用测试部分测试此步骤以生成修改后的大写文本。来自图 16**.1场景的结果如下截图所示：

图 16.2 – 使用 Text 动作事件将文本转换为大写时修改值的示例

在您的Text动作步骤之后添加一个或多个动作步骤。

您现在应该更好地了解如何使用大写转换函数了。接下来，让我们看看如何使用Titlecase转换函数将一串单词应用为标题大小写。

对一串单词应用标题大小写

继续从这是使用的最佳测试的示例，转换后的文本将是This Is an Example of the Best Test to Use。

以下是您可以使用此转换选项的几个示例：

• 当您的博客作者向您的WordPress网站添加新的草稿博客文章，并且您希望确保文章标题的格式始终保持在首字母大写的状态时。您可以使用首字母大写转换选项来更改标题的格式，然后使用 WordPress 操作事件相应地更新博客文章。

• 您可能会在 Google Sheets 电子表格或 ClickUp 等项目管理工具中管理YouTube视频发布计划。该计划可能包括 YouTube 视频的标题，您可能希望该标题始终以首字母大写的方式发布。您可以使用首字母大写转换选项来更改标题的格式，然后在将新视频发布到 YouTube 时添加已更正的标题。

接下来，让我们回顾如何设置带有首字母大写转换选项的操作步骤。

设置带有首字母大写转换选项的文本操作事件

一旦设置了触发步骤，您就可以使用文本操作事件。

一旦添加了一个操作步骤，通过选择操作步骤或单击+图标，并选择Formatter by Zapier作为应用程序，选择文本作为操作事件，您可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择首字母大写选项。这是一个必填字段，必须为 ZAP 指定一个值才能运行。

• 输入：使用此字段输入要转换为首字母大写的文本。您可以输入静态值、来自前面步骤的动态值或两者的组合以指定输入值。虽然这不是必填字段，但如果没有值，格式化器函数将不会返回结果。

以下是一个示例截图：

图 16.3 – 使用 Formatter by Zapier 文本操作事件将文本更改为首字母大写

单击继续按钮。然后，您可以使用测试部分测试此步骤以生成更改后的文本。来自图 16的结果显示在以下截图中：

图 16.4 – 使用文本操作事件更改为首字母大写时的变更值示例

在文本操作步骤之后添加一个或多个操作步骤。

现在，您应该更好地理解如何使用首字母大写转换功能了。接下来，让我们探讨如何使用大写转换功能将文本字符串中的所有字符转换为大写。

将文本字符串中的所有字符转换为大写

我们大多数人都知道，将文本消息或电子邮件以大写字母输入可能会被解释为提高您的虚拟“声音”或强调一个观点。最好节制使用这种方式。然而，也许还有其他时候需要以大写字母显示文本。原始文本可能全小写，或者大小写混合。为了将一串文本改为仅显示大写字母，您可以使用 Zapier 的格式化程序wunderlust factory，转换后的文本将是WUNDERLUST FACTORY。Microsoft Excel 用户将会注意到这种 Zapier 功能与 Microsoft Excel 电子表格中的UPPER公式的相似性，后者可将文本转换为大写字母。

以下是您可以使用此转换选项的几个示例：

• 当线索在您的网站上填写表单时，您可能希望将线索的公司名称完全显示为大写字母在您的客户关系管理（CRM）中。您可以使用大写转换选项来更改公司名称的格式为大写字母，然后使用新的公司名称格式将线索的详细信息添加到 CRM 中。

• 当您通过电子邮件收到附件时，您可能希望将文档的副本上传到Google Drive。您可能还更喜欢所有文件名都采用一致的大写格式。您可以使用大写转换选项来更改文件标题的格式为大写字母，然后再将其上传到 Google Drive。

接下来，让我们看看如何使用大写转换选项设置操作步骤。

设置带有大写转换选项的文本操作事件

一旦设置了触发步骤，您就可以使用文本操作事件。

一旦添加了操作步骤，无论是选择了操作步骤还是点击了+图标，并选择了Zapier 的格式化程序作为应用程序，以及文本作为操作事件，您都可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择大写选项。这是一个必填字段，必须为 Zap 运行提供一个值。

• 输入：使用此字段输入要转换为大写字母的文本。您可以输入静态值、先前步骤的动态值或两者的组合以指定输入值。虽然这不是必填字段，但如果没有值，格式化程序功能将不会返回结果。

下图显示了一个示例：

图 16.5 – 使用 Zapier 文本操作事件来将文本大写化

点击继续按钮。然后，您可以使用测试部分来测试此步骤，以生成大写字母中的更改文本。来自图 16的方案结果显示在下图中：

图 16.6 – 使用文本动作事件将所有文本更改为大写时的示例

在文本动作步骤之后添加一个或多个操作步骤。

现在你应该更好地理解如何使用大写转换函数了。接下来，让我们讨论如何使用小写转换函数将文本字符串中的所有字符转换为小写。

将文本字符串中的所有字符转换为小写

与The Ice-cream Parlor相比，转换后的文本将是the ice-cream parlor。Microsoft Excel 用户将注意到这个 Zapier 功能与 Microsoft Excel 电子表格中的LOWER公式将文本转换为小写的相似性。

以下是使用此转换选项的几个示例：

• 当你的联系人通过 Calendly 预订咨询电话时，你可能正在使用 Google Docs 为他们创建模板合同。你可能希望根据客户名称和文档创建日期，将所有 Google Docs 文件名以一致的小写格式进行格式化。

• 当你的联系人通过你的 Shopify 网站购买时，你可能想为他们生成唯一的用户别名，以便在其他应用程序中使用。如果在别名中使用他们的姓名，你可能希望将其转换为小写以保持一致性。

接下来，让我们回顾一下如何使用小写转换选项设置操作步骤。

使用小写转换选项设置文本动作事件

一旦设置了触发步骤，你就可以使用文本动作事件。

一旦添加了一个操作步骤，通过选择操作步骤或点击+图标，并选择Formatter by Zapier作为应用程序，选择文本作为动作事件，你可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择小写选项。这是一个必填字段，Zap 运行时必须有一个值。

• 输入：使用此字段输入要转换为小写字母的文本。你可以输入静态值、来自之前步骤的动态值，或二者的组合以指定输入值。虽然这不是必填字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

以下是一个示例截图：

图 16.7 – 使用 Formatter by Zapier 文本动作事件将文本转换为小写字母

点击继续按钮。然后可以使用测试部分来测试此步骤，生成转换后的小写文本。图 16**.7中的场景的结果如下截图所示：

图 16.8 – 使用 Text 操作事件使所有文本变为小写时修改后值的示例

在设置了文本操作步骤后，继续添加一个或多个操作步骤。

您现在应该更好地理解如何使用小写转换函数了。接下来，让我们学习如何使用复数化转换函数将单词变为复数形式。

复数化词语

有时将一个单词从单数格式转换为复数格式会很方便。您可以使用 Zapier Formatter 的文本操作事件与复数化转换函数一起更改任何英语单词，使其成为复数形式。

下面是一个可以使用此转换选项的示例。您可能有一个使用 WooCommerce 平台的电子商务商店。当客户购买商品时，您可能希望以更个性化的方式跟进购买情况，使用格式化的文本来阅读更好。假设您的客户购买了六件红色 T 恤，但您的 WooCommerce 站点将产品列为red t-shirt；您可以根据客户订购的数量使用red t-shirts。这样，您的电子邮件将更好地呈现，显示6 red t-shirts。

接下来，让我们回顾一下如何使用复数化转换选项设置操作步骤。

设置带有复数化转换选项的文本操作事件

一旦设置了触发步骤，您就可以使用文本操作事件。

一旦添加了操作步骤，无论是选择了操作步骤还是点击了+图标，并选择了Zapier Formatter作为应用程序，文本作为操作事件，您都可以编辑操作部分的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择复数化选项。这是一个必填字段，Zap 执行时必须有一个值。

• 输入：使用此字段输入您想要复数化的文本。您可以输入静态值、来自前几步的动态值或两者的组合来指定输入值。虽然这不是一个必填字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

以下是示例截图：

图 16.9 – 使用 Zapier Formatter 文本操作事件将文本转为复数形式

单击继续按钮。然后，您可以使用测试部分来测试此步骤，以生成修改后的复数形式文本。图 16**.9 中的情景结果如下图所示：

图 16.10 – 使用 Text 操作事件将文本转为复数形式时修改后值的示例

在设置了文本操作步骤后，继续添加一个或多个操作步骤。

注意

Pluralize转换功能通常适用于单个词。如果出现多个词，一般情况下，字符串中的最后一个词会被复数形式表示。

现在，你应该更好地了解如何使用Pluralize转换功能了。接下来，让我们来看一下如何使用Find转换功能找到指定文本值的第一个位置。

查找指定文本的第一个位置

有时，你可能希望知道一个词在一段文本中首次出现的数字位置。你可以使用 Zapier 中的 Formatter green在文本字符串green is a wonderful color中，返回的值将是0。如果文本字符串是isn't green a wonderful color?，返回值将是6。如果搜索词在文本字符串中不存在，则返回的值将是-1。你还可以跳过一些你不想包括在搜索中的字符。例如，如果文本字符串是plum and apple and pear and plum，我们可以通过在搜索期间跳过字符串中的前四个或更多字符，来忽略单词plum的第一个位置。这将返回单词plum在字符串中的第二次出现的位置为28。

使用该转换选项的情况示例是，如果你有一个博客团队，他们根据一个主题和搜索引擎优化（SEO）信息撰写博客文章，并将其加入到 Microsoft Excel 电子表格中。当你的博客作者将新文章上传到 WordPress 时，你可能希望使用Find转换功能来查找你的 SEO 关键词短语的第一个位置，然后通过电子邮件通知你那个位置。

接下来，让我们来看一下如何使用Find转换选项设置操作步骤。

使用 Find 转换选项设置文本操作事件

一旦设置了触发步骤，你可以使用Text操作事件。

一旦你添加了一个操作步骤，通过选择动作步骤或点击+图标，并选择Formatter by Zapier作为应用程序，选择Text作为操作事件，你可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择Find选项。这是一个必填字段，Zap 才能运行。

• 输入：使用这个字段输入你想搜索的文本值，这个文本值是你在Find字段中所输入值的数字位置。你可以输入一个静态值，一个来自先前步骤的动态值，或者它们的组合来指定输入值。尽管这不是一个必填字段，但如果没有值，格式化功能将不返回结果。

• 查找：使用此字段输入要在输入字段中的文本中搜索的单词或短语。您可以输入静态值、前一步骤中的动态值，或两者的组合来指定此值。虽然这不是一个必填字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

• 跳过字符：在查找查找字段中输入值时，使用此字段跳过多少个字符可能是有用的。您可以输入静态值、前一步骤中的动态值，或两者的组合来指定此值。此字段可以留空。当您不想找到第一个单词的位置，而只想找到后续单词时，请使用此字段。

下面的截图显示了一个示例：

图 16.11 – 使用 Formatter by Zapier 文本操作事件查找单词的数字位置

点击继续按钮。然后，您可以使用测试部分来测试此步骤，以生成单词的数字位置。在图 16**.11的情景中的结果如下截图所示：

图 16.12 – 使用文本操作事件的更改值示例，以复数形式显示文本

继续在文本操作步骤之后添加一个或多个动作步骤。

您现在应该更好地理解如何使用查找转换功能。接下来，让我们探讨如何使用替换转换功能替换字符、单词或短语。

替换字符、单词或短语

在编辑 Microsoft Word 或 Google Docs 中的文档、Microsoft Excel 或 Google Sheets 中的电子表格，或像 Smartsheet 或 Airtable 这样的数据库时，您可能已经多次使用过查找和替换功能。它做的就是它的名字所示的 – 找到某物，然后用其他东西替换它。Zapier 使用类似的功能，允许您在文本字符串中查找和替换单词和短语。您可以在 Microsoft Excel 电子表格中使用 Formatter by Zapier REPLACE 或 SUBSTITUTE 公式来查找和替换文本。

替换转换功能还允许您使用特殊字符语法查找特殊字符，如下所示：

• [:space:]语法用于匹配空格（\``s）字符

• [:tab:]语法用于匹配制表符（\``t）字符

• [:newline:]语法用于匹配换行符（\n），这些符号用于标识文本行的结束或新行的开始。

• [:return:]语法用于匹配回车符（\r），即表示当前行开始的字符（在左边距）。

让我们看一个可以使用此转换选项的示例。

您可以要求客户通过Typeform网页表单提交评论。提交表单后，您可能希望在将其上传到您的 WordPress 网站作为新帖子之前，搜索评论的正文以查找某个词或短语并将其替换为另一个。

接下来，让我们回顾一下如何设置一个具有Replace转换选项的操作步骤。

设置具有 Replace 转换选项的 Text 操作事件

设置触发步骤后，可以使用Text操作事件。

一旦您添加了一个操作步骤，可以通过选择操作步骤或点击+图标，并选择Formatter by Zapier作为应用程序和Text作为操作事件，您可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择Replace选项。这是一个必需的字段，必须为 Zap 设置一个值才能运行。

• 输入：使用此字段输入您想要搜索一个词或短语并用另一个替换它的文本。您可以输入静态值、来自先前步骤的动态值或二者的组合以指定输入值。虽然这不是一个必需的字段，但如果没有值，格式化程序函数将不会返回结果。

• [:``space:] 语法。

• 替换：使用此字段输入您想要用来替换来自查找字段的值的单词或短语。您可以输入静态值、来自先前步骤的动态值或二者的组合以指定此值。虽然这不是一个必需的字段，但如果没有值，格式化程序函数将不会返回结果。

以下屏幕截图显示了一个示例：

图 16.13 – 使用 Formatter by Zapier Text 操作事件查找和替换文本

点击继续按钮。您可以使用测试部分测试此步骤以查找和替换任何文本。 图 16**.13 中的场景结果如下所示：

图 16.14 – 使用 Text 操作事件查找和替换文本时更改值的示例

在您的Text操作步骤之后添加一个或多个操作步骤。

您现在应该更好地了解如何使用Replace转换函数了。接下来，让我们讨论如何使用Length转换函数计算文本字符串中的字符数。

计算文本字符串中的字符数

在文本字符串中自动计算字符数的能力在多种情况下都非常有用。如果涉及到操作步骤的应用程序具有字符限制，这一点尤其重要。其中一个示例是 Twitter 上推文的字符限制。您可以在 Microsoft Excel 电子表格中使用 Formatter by Zapier LEN 公式来计算文本字符串中的字符数。

以下是可以使用此转换选项的几个示例：

• 您可能会在各种社交媒体渠道上转发内容；但是，某个内容可能太长而无法在 Twitter 等平台上分享。您可以使用长度（Length）转换函数计算字符长度，然后使用 Filter by Zapier 在字符长度超过 280 时停止工作流程。

• 在将数值添加到 Airtable 之前，您可能希望检查新 WordPress 博客文章正文中的字符数。

• 对于一些不使用社交媒体的客户，您可能希望通过短信转发社交媒体帖子，例如使用 Twilio 或 Voodoo SMS。大多数短信平台都有字符长度限制，因此您可以使用长度（Length）转换函数来计算字符长度，然后使用 Filter by Zapier 在工作流程超过字符长度限制时停止工作流程。

接下来，让我们回顾一下如何使用长度（Length）转换选项设置操作步骤。

使用长度（Length）转换选项设置文本操作事件

设置了触发（Trigger）步骤后，您可以使用文本（Text）操作事件。

一旦添加了操作步骤，无论是选择操作（Action）步骤还是单击+图标，然后选择了Formatter by Zapier作为应用程序和Text作为操作事件，都可以编辑操作（Action）部分中的字段，如下所示：

• 转换（Transform）：从下拉菜单中选择长度（Length）选项。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值才能运行。

• 输入（Input）：使用此字段输入要对其进行字符长度计数的文本。您可以输入静态值、来自先前步骤的动态值或两者的组合以指定输入（Input）值。虽然这不是一个必填字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

• 忽略空格字符：使用此布尔字段选择是否要忽略所有空格字符，包括空格、制表符和换行符。选择True以忽略空格字符，选择False以包括空格字符。虽然这不是一个必填字段，但如果未选择任何选项，则默认情况下是包括空格字符。

下图显示了一个示例：

图 16.15 - 使用 Formatter by Zapier 文本操作事件计算字符数

点击继续按钮。然后您可以使用操作部分来测试此步骤以计算字符的数量。图 16**.15中的情景结果如下截图所示：

图 16.16 - 使用 Text 动作事件计算字符数量时返回值的示例

继续在文本动作步骤之后添加一个或多个操作步骤。

提示

如果字符串长度超过一定的字符长度（例如推文），则可以将长度变换函数与截断变换函数一起在同一工作流程中使用来减少文本字符串的长度。

您现在应该更好地了解如何使用长度变换函数。接下来，让我们讨论如何使用单词计数变换函数计算文本字符串中的单词数量。

计算文本字符串中的单词数量

与计算文本字符串中的字符数一样，能够计算单词数量通常很方便。在处理文档和文案编写情景时，这尤其有用。您可以使用 Formatter by Zapier 文本动作事件与单词计数变换函数来实现这一点。

以下是可以使用此变换选项的几个示例情况：

• 在将数值添加到 Knack 之前，您可能想要检查新 WordPress 博客文章正文中的单词数量。

• 您可能在 Freshdesk 处理客户服务台查询，并希望将每张票更新的单词数量与更新时间进行比较，并将数字添加到 Google Sheets 电子表格中。

接下来，让我们回顾如何设置具有单词计数变换选项的操作步骤。

使用 Word Count 变换选项设置文本动作事件

一旦设置了触发器步骤，就可以使用文本动作事件。

一旦添加了一个操作步骤，无论是选择操作步骤还是点击+图标，并选择了 Formatter by Zapier 作为应用和文本作为动作事件，您都可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 变换：从下拉菜单中选择单词计数选项。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值。

• 输入：使用此字段输入您要计算包含的单词数量的文本。您可以输入静态值、来自先前步骤的动态值，或二者的组合来指定输入值。虽然这不是必填字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

下面是一个示例截图：

图 16.17 - 使用 Formatter by Zapier 文本动作事件计算文本字符串中的单词数量

点击继续按钮。然后，您可以使用测试部分测试此步骤，以返回定义文本字符串中单词数的值。图 16.17的场景结果显示在下图中：

图 16.18 – 使用文本操作事件计算单词数时返回的值的示例

在文本操作步骤之后，继续添加一个或多个操作步骤。

您现在应该更好地了解如何使用单词计数转换函数了。接下来，让我们探讨如何使用修剪空格转换函数去除空格。

去除空格

有时，文本字符串可能没有按照我们需要的方式进行编辑，以便在工作流程的其他步骤中使用。当某些应用以某种方式以空白字符间隔出现文本时，这种情况经常发生，这种情况经常发生，这种情况经常发生，这种情况经常需要在文本的开头或结尾没有空格时更改文本的格式。在这种情况下，如果您想要改变文本格式，使文本的开头或结尾没有空格，可以在 Microsoft Excel 电子表格中使用 Zapier TRIM 公式来删除文本中的空格。

可以使用此转换选项的一个示例是当您要求求职者通过填写网页表单发送申请时。网页表单可能存在格式问题，说明表单提交数据的部分主体前后存在大量空格块。您可以使用修剪空格转换函数在将申请添加到诸如 ClickUp 之类的任务管理应用程序之前删除空格。

接下来，让我们看一下如何使用修剪空格转换选项设置操作步骤。

使用修剪空格转换选项设置文本操作事件

在设置触发步骤之后，您可以使用文本操作事件。

添加完操作步骤后，无论是选择操作步骤还是点击+图标，并将Zapier 格式化程序设定为应用程序，文本设定为操作事件，您可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择修剪空格选项。这是一个必填字段，必须为 Zap 设定一个值。

• 输入：使用此字段输入要去除空格的文本。您可以输入静态值、来自先前步骤的动态值，或两者的组合来指定输入值。尽管这不是必填字段，但如果没有值，格式化函数将不返回结果。

下图显示了单词pear前的空格的示例

图 16.19 - 使用 Formatter by Zapier Text 操作事件修剪空格

点击继续按钮。然后，您可以使用测试部分测试此步骤以返回一个没有前导和尾随空白的值。 图 16**.19 中的情景结果如下截图所示：

图 16.20 - 使用文本操作事件修剪空格时返回的值示例

在Text操作步骤之后，继续添加一个或多个动作步骤。

您现在应该更好地了解如何使用修剪空白字符转换函数。

摘要

在本章中，我们继续关注多功能的 Formatter by Zapier 内置应用程序以及可用于格式化文本的广泛功能。首先，我们介绍了如何使用 Zapier 来通用转换文本值。接下来，我们探讨了大写文本、应用标题格式、大写、小写和使单词复数形式。最后，我们探讨了查找文本位置并替换文本、计算字符和单词数、截断文本以及移除空白字符。

你现在知道如何使用 Formatter by Zapier 内置应用程序对文本值进行多种不同方式的转换，包括大写、应用标题格式、大写、小写、使单词复数形式、查找文本位置并替换文本、计算字符和单词数、以及移除空白字符。

在下一章中，您将继续学习如何使用 Formatter by Zapier 内置应用程序的更多功能来格式化文本。我们将探讨如何创建超级英雄名称、将文本拆分成段落、截断文本、使用类似电子表格的公式转换文本，以及提取模式、URL、电话号码、数字和电子邮件地址。我们还将简要讨论更高级的功能，如将 HTML 转换为 Markdown，反之亦然，将文本转换为 ASCII，编码和解码 URL，使用默认值以及删除 HTML 标记。

问题

1. Formatter by Zapier 内置应用程序中Text操作事件的大写转换选项执行什么操作？

2. 当您需要检查文本字符串中字符数时，Formatter by Zapier 内置应用程序的Text操作事件的哪个转换选项最适合使用？

第十七章：Zapier 中的文本格式化函数 – 第二部分

在第十六章，Zapier 中的文本格式化函数 – 第一部分 中，我们介绍了几种 Formatter by Zapier 内置应用程序文本转换选项。在本章中，我们将继续讨论 Zapier 提供的格式化文本的功能。

首先，我们将探讨如何创建超级英雄名称，将文本分割成段落，以及截断文本的方法。然后，我们将介绍如何移除 HTML 以保留纯文本，如何分配默认值，以及如何使用类似电子表格的公式转换文本。之后，我们将讨论如何从文本块中提取电子邮件地址、数字、URL 和电话号码的可能性。最后，我们将简要讨论如何提取模式、将 HTML 转换为 Markdown 反之亦然，将文本转换为 ASCII，最后，对 URL 进行编码和解码的更高级功能。

我们将在本章中涵盖以下关键主题：

• 将名称转换为超级英雄的名称

• 将字符或单词分割成段落

• 将文本截断为指定的字符长度

• 移除 HTML 标签以保留纯文本

• 分配默认值

• 使用类似电子表格的公式转换文本

• 从文本块中提取数据

• 高级文本格式化功能

提示

您可以使用魔术 AI 请求 Zapier 在您的 Zap 步骤中格式化数据，然后创建带有相关转换选项的 Formatter by Zapier 步骤。我们将在第十九章，AI 和自动化 中讨论这一点。

一旦您完成了每个主题，您就会更好地了解 Formatter by Zapier 内置应用程序可用于调整文本的不同文本转换功能。您将知道如何使用 Zapier 调整文本，使其处于各种格式中。

技术要求

要充分利用本章内容，您需要访问一个 Zapier 帐户。您将需要 Zapier Starter 计划才能使用 Formatter by Zapier 内置应用程序创建多步骤工作流程。

将名称转换为超级英雄的名称

到目前为止，在这本书中，我们已经介绍了很多有用的，尽管相当正式的格式化函数，这些函数可以用于各种业务情况。Zapier 并不完全只是关于正式的事情。有时候，您可能希望在文本格式化中稍微有些趣味和玩味。Zapier 可以通过使用 Formatter by Zapier 将任何名称或短文本字符串转换为随机选择的超级英雄名称，例如Kelly Goss，转换后的文本可能是Space Fury。当您希望在数据处理中做一些有趣和超出常规的事情时，这个文本转换函数非常好用。

下面是您可以使用此转换选项的一些示例：

• 你可能希望新的订阅者被随机分配超级英雄的名字，你将在电子邮件中用这些名字称呼他们。因此，当John Smith在Scarlet Flame订阅了你的电子邮件时。

• 当你把新员工添加为 Asana 的用户时，你可能想要跟他们开个玩笑，决定给他们分配超级英雄的名字。然后你可以给他们发送一封电子邮件，欢迎他们加入 Asana 团队，并告诉他们他们的新超级英雄名字。

接下来，让我们来看看如何设置带有超级英雄名字转换选项的动作步骤。

设置带有超级英雄名字转换选项的文本动作事件

一旦设置了触发步骤，就使用文本动作事件。

一旦你选中了动作步骤或点击+图标并选择Formatter by Zapier作为应用程序和文本作为动作事件，你就可以编辑动作部分中的字段，如下：

• 转换：从下拉菜单中选择超级英雄名字选项。这是一个必填字段，必须有值才能运行 Zap。

• 输入：使用此字段输入你想要转换为超级英雄名字的名称或单词字符串的文本。你可以输入静态值、前几个步骤的动态值，或二者的组合来指定输入值。虽然这不是一个必填字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

以下截图中显示了一个例子：

图 17.1 – 使用 Formatter by Zapier 文本动作事件将单词转换为超级英雄名字

点击继续按钮。然后你可以使用测试部分来测试这一步生成超级英雄的名字。图 17.1的情景结果如下截图所示：

图 17.2 – 使用文本动作事件将单词转换为超级英雄名字时修改值的示例

在你的文本动作步骤之后，继续添加一个或多个动作步骤。

现在你应该更了解如何使用超级英雄名字转换函数了。接下来，让我们来看看如何使用分割文本转换函数将字符或单词分割成片段。

将字符或单词分割成片段

能够使用分割函数操纵文本可能是所有 Zapier 文本转换选项中最多才多艺的功能之一。会有许多场合，数据以一段文本的形式呈现，你会想要从该字符串中提取一个或多个单词，然后在你的工作流的其他部分中使用。这种情况的典型例子是只有全名时需要使用名字或姓氏中的一个。你可以使用 Formatter by Zapier 的文本动作事件和分割文本转换函数来分割单词字符串以返回这两个值。

你可以使用单词或字符来分割文本，Split Text转换函数允许你使用特殊字符语法来分割由特殊字符分隔的单词或字符串，如下所示：

• 用[:space:]语法匹配空格（\s）字符

• 用[:tab:]语法匹配制表符（\t）字符

• 用[:newline:]语法匹配换行符（\n）字符，它们用于标识文本行的结尾或新行的开始

• 用[:return:]语法匹配回车（\r）字符，它们表示当前行的起始位置（在左边缘）

这里是几个可以使用这个转换选项的例子：

• 当一个新的潜在客户填写网络表单时，你可能有一个字段让他们输入他们的全名，而不是分开的名字和姓氏字段。如果你想在电子邮件中仅使用他们的名字，或者将他们的名字和姓氏作为个别字段添加到你的 CRM 中，你可以相应地使用Split Text转换函数。

• 你可能会使用一个未与 Zapier 集成的电子签名应用程序，但一旦文档被签名并以文档的标题作为主题收到确认邮件，你可能会想要使用签署人公司名称在 Google 表格电子表格的一行中搜索数据，你已经将其作为文档名称的第一个单词放置。你可以使用Split Text转换函数来分割电子邮件主题字符串中的第一个单词。

让我们回顾一下如何使用Split Text转换选项设置操作步骤。

使用Split Text转换选项设置文本操作事件

一旦设置了触发器步骤，就可以使用Text操作事件。

一旦你通过选择Action步骤或点击+图标并选择Formatter by Zapier作为应用程序和Text作为操作事件添加了一个操作步骤，你可以编辑Action部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择Split Text选项。这是一个必填字段，必须有一个值才能运行 Zap。

• 输入：在这个字段中输入你想要分割的文本字符串。你可以输入一个静态值，一个来自之前步骤的动态值，或者两者的组合来指定输入值。虽然这不是必填字段，但如果没有值，格式化函数将不返回结果。

• 用[:space:]语法。虽然这不是必填字段，但如果留空，缺省值是[:space:]语法。

• 段落索引：使用此下拉字段选择要返回的分割文本段。选项包括第一个、第二个、最后一个、倒数第二个、全部（作为行项）和全部（作为单独字段）。在使用全部（作为行项）时返回的值可以用在支持行项的步骤中——例如，在开票应用程序中。您可以输入静态值、先前步骤中的动态值，或两者的组合来指定此值。虽然这不是必需的字段，如果留空，将返回第一个索引。

下面的截图显示了一个例子，我们希望将由空格分隔的所有值提取为单独的项：

图 17.3 – 使用 Zapier 文本动作来分割由空格分隔的文本

点击继续按钮。然后，您可以使用测试部分测试此步骤，将文本拆分为单词字符串。来自图 17**.3的情景结果显示在以下截图中：

图 17.4 – 使用文本动作事件分割由空格分隔的文本时所更改值的示例

在您的文本操作步骤之后，继续添加一个或多个操作步骤。

现在，你应该更好地了解如何使用分割文本转换功能。

还有另一个类似的转换功能，称为拆分文本为 AI 提示的片段（测试版），它允许您将更大量的数据修改为片段，以便在 AI 应用程序中使用。我们将在第十九章 AI 和自动化中讨论这个转换选项。

接下来，我们将讨论如何使用截断转换功能将文本截断至指定字符长度。

将文本截断至指定字符长度

有时，您可能希望将文本块的字符长度减少，以便用作摘要，或者可能对字符数有限制。这种情况的典型例子是在社交媒体上发布内容时，您需要固定的字符长度，比如将一个 Facebook 帖子（可能超过 60,000 个字符）转发到最大字符长度为 280 的 Twitter 上。您可以使用 Zapier 进行文本格式化…。

以下是一些您可以使用该转换选项的例子：

• 当您在 WordPress 上发布新博客帖子时，您可以将博客帖子的内容截断，制作适合在社交媒体上使用的摘要

• 当您发布新的 Facebook 帖子时，您可以将其截断为较短的字符长度，并将其转发到 Twitter 和 LinkedIn

让我们来看看如何设置一个带截断转换选项的操作步骤。

使用截断转换选项设置文本动作事件

一旦设置了触发步骤，就可以使用文本动作事件。

一旦您添加了一个动作步骤，可以通过选择动作步骤或单击+图标并选择Formatter by Zapier作为应用程序，选择文本作为动作事件，您可以编辑动作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择截断选项。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值才能运行。

• 输入：使用此字段输入您要截断的文本。您可以输入静态值、先前步骤中的动态值或两者的组合来指定输入值。虽然这不是一个必填字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

• 最大长度：使用此数字字段输入您希望单词字符串截断到的最大字符数值。您可以输入静态值、先前步骤中的动态值或两者的组合来指定此值。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值才能运行。

• 这是一个示例：今天的天气炎热而阳光明媚。如果您想要截断这是一个示例：，您将输入19以跳过这些字符。您可以输入静态值、先前步骤中的动态值或两者的组合来指定此值。

• …。您可以使用下拉菜单或输入静态值、先前步骤中的动态值或两者的组合来指定此值。

在下面的截图中显示了一个示例，我们要将一个长的 Facebook 帖子截断为 250 个字符并附加省略号：

图 17.5 – 使用 Formatter by Zapier Text 动作事件截断文本

单击继续按钮。然后，您可以使用测试部分来测试此步骤以截断单词字符串中的字符。图 17**.5中的情景结果如下截图所示：

图 17.6 – 使用文本动作事件截断和附加省略号到文本字符串时值被改变的示例

在您的文本动作步骤之后添加一个或多个动作步骤。

您现在应该更好地了解如何使用截断转换函数了。接下来，让我们学习如何使用删除 HTML 标签转换函数来从文本块中删除 HTML。

删除 HTML 标签以留下纯文本

由于超文本标记语言（HTML）用于自定义数据在网页上的显示方式，例如网站、数字文档和电子邮件，有时你会想要仅查看纯文本，而不带任何编码。你可以使用 Zapier 的 Formatter 文本操作事件，并使用删除 HTML 标记转换功能来实现这一目的，即摒弃所有 HTML 编码，只留下纯文本。

以下是一些可以使用此转换选项的示例：

• 当你想要提取电子邮件的正文，但数据只以 HTML 形式呈现时

• 当你在 WordPress 上发布新的博客文章，并希望在社交媒体上发布摘要前删除任何 HTML 时

让我们回顾如何设置一个带有删除 HTML 标记转换选项的操作步骤。

使用删除 HTML 标记转换选项设置文本操作事件

一旦设置了触发步骤，你可以使用文本操作事件。

一旦添加了一个操作步骤，不管是通过选择操作步骤或点击+图标，并选择 Zapier 作为应用程序，选择文本作为操作事件，你都可以编辑操作部分的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择删除 HTML 标记选项。这是一个必需字段，Zap 才能运行。

• 输入：在此字段中输入想要从中删除 HTML 标签的文本字符串。你可以输入静态值、前面步骤中的动态值，或两者的组合来指定输入值。尽管这不是一个必填字段，如果没有值，格式化函数将不返回结果。

以下是一个示例：

图 17.7 – 使用 Zapier 文本操作事件的 Formatter 来从一段文本中删除 HTML

点击继续按钮。然后，你可以使用测试部分来测试这一步骤，以从一段文本中删除 HTML。图 17.7中的情景结果显示在以下截屏中：

图 17.8 – 使用文本操作事件删除 HTML 后值修改的示例

在文本操作步骤之后添加一个或多个操作步骤。

你现在应该更好地理解如何使用删除 HTML 标记转换函数。接下来，让我们来学习如何分配默认值。

分配默认值

您可能会遇到某些情况，因某种原因未输入数据，因此留下了一个字段空白。在某些情况下，这种缺乏数据可能会在工作流程的后续步骤中造成问题。为了防止这种问题，您可能希望有条件地分配一个值，该值在特定字段中可能缺少数据时充当默认值。您可以使用 Formatter by Zapier 文本操作事件与 默认值转换函数来实现此目的，当一个字段不包含数据时分配一个默认值。

以下是您可以使用此转换选项的几个示例情况：

• 当在 Zoho CRM 中创建新交易，但尚未分配所有者时，您可能希望自动将这些交易分配给特定用户，然后该用户可以将交易重新分配给团队成员

• 当在 Trello 中创建新卡片但尚未分配成员时，您可能希望自动将这些卡片分配给一个经理，然后由该经理将卡片分配给团队中的某人。

让我们回顾一下如何设置具有默认值转换选项的动作步骤。

使用默认值转换选项设置文本操作事件

设置触发步骤后，请使用文本操作事件。

一旦您通过选择操作步骤或单击+图标并选择 Formatter by Zapier 作为应用程序并选择文本作为操作事件添加了一个动作步骤，您可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择默认值选项。这是一个必填字段，必须为 Zap 提供一个值才能运行。

• 输入：使用此字段输入要截断的文本。您可以输入静态值、来自先前步骤的动态值或两者的组合来指定输入值。如果输入了一个行项值，则会返回一个行项字段。虽然这不是一个必填字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

• [:空格:]、[:制表符:]、[:换行符:]和[:回车:]特殊字符语法。这是一个必填字段，必须为 Zap 提供一个值才能运行。

下面的截图显示了一个示例，在该示例中，如果新的 Trello 卡片没有分配成员，那么在后续步骤中将会分配给高级员工，通过在默认值字段中使用他们的用户 ID：

图 17.9 – 使用 Formatter by Zapier 文本操作事件来分配默认值

点击继续按钮。然后，您可以使用测试部分来测试此步骤，以便在文本字段为空时分配默认值。在图 17.9中的情景结果如下截图所示：

图 17.10 – 在文本操作事件中使用默认值时修改值的示例

在文本操作步骤之后添加一个或多个操作步骤。

你现在对如何使用默认值转换函数有了更好的理解。接下来，让我们介绍如何使用电子表格样式公式与电子表格样式公式转换函数转换文本。

使用电子表格样式公式转换文本

在第十五章，格式化数字中，我们探讨了如何使用 Zapier 的 Formatter 数字操作事件和电子表格样式公式转换选项进行数字的复杂计算。您可以使用 Zapier 的 Formatter 文本操作事件和电子表格样式公式转换选项来进行文本的相同处理。

一个例子是当你想要使用复杂的IF，AND或OR条件时，例如，如果两个文本值匹配，则输出一个结果，否则输出另一个。在这种情况下，你可以使用IF("value1"="value2", "same", "different")。

重要提示

使用此转换选项处理文本字符串时，必须在字符串周围使用引号，如前面的示例所示。

让我们回顾如何设置电子表格样式公式转换选项。

设置文本操作事件与电子表格样式公式转换选项

一旦设置了触发步骤，就可以使用文本操作事件。

添加了一个操作步骤后，通过选择操作步骤或单击+图标，并选择Formatter by Zapier作为应用程序和文本作为操作事件后，可以编辑操作部分的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择电子表格样式公式选项。这是一个必填字段，必须为 Zap 指定一个值才能运行。

• 公式：使用此字段指定要使用的文本值的公式。在自定义选项卡下添加公式和文本值的静态值，或者前面步骤映射的动态值。这是一个必填字段，必须为 Zap 指定一个值才能运行。

Zapier 已经创建了一个方便的参考文档，其中包含可以与 Zapier 的 Formatter 一起使用的各种公式，你可以在zapier.com/help/create/format/understand-spreadsheet-style-formula-functions上参考。

下面是一个示例屏幕截图：

图 17.11 – 使用 Zapier Formatter 文本操作事件执行类似电子表格操作

点击继续按钮。然后可以使用测试部分测试此步骤以生成输出。图 17**.11中的情景结果显示在以下屏幕截图中：

图 17.12 – 使用文本操作事件执行类似电子表格操作时的输出值示例

在您的文本操作步骤之后添加一个或多个操作步骤。

现在，您应该对如何使用电子表格样式公式转换函数有了更好的理解。接下来，让我们讨论如何使用提取转换函数从文本块中提取电子邮件地址、数字、URL 和电话号码。

从文本块中提取数据

Formatter by Zapier 的文本操作的另一个出色功能是其从文本块中提取数据的能力。如果您有大量文本字符串并且希望返回电子邮件地址、数字、电话号码或 URL 的第一个表达值，则此功能特别有用。

例如，您的网络表单可能无法与 Zapier 集成，但您会收到一封带有提交详情的确认电子邮件。该表单要求提交人添加三个电子邮件地址，而您只想提取输入的第一个电子邮件地址。或者，您可能想要从此网络表单提交中检索电话号码、URL 或数字。您可以使用以下转换函数使用 Formatter by Zapier 文本操作事件来实现此目的：

• 提取电子邮件地址

• 提取数字

• 提取 URL

• 提取电话号码

为了说明如何使用每个这些转换函数，我们将使用以下屏幕截图中突出显示的触发数据：

图 17.13 – 将用于说明从文本块中提取数据的触发数据

现在，让我们依次深入了解每个这些转换函数。

从文本块中提取电子邮件地址

当使用@符号和站点域名时，例如solvaa.co.uk – 例如，joe-bloggs1@abccompany.com。它不会识别具有空格的不连贯电子邮件地址字符串，例如Joe Bloggs at abccompany dot com。

让我们回顾一下如何设置带有提取电子邮件地址转换选项的操作步骤。

使用提取电子邮件地址转换选项设置文本操作事件

一旦设置了触发步骤，您就可以使用文本操作事件。

一旦您通过选择操作步骤或点击+图标并将Formatter by Zapier作为应用程序，文本作为操作事件添加了一个操作步骤，您可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择提取电子邮件地址选项。这是一个必填字段，Zap 必须运行。

• 输入：您可以使用此字段输入一些文本，以从文本块中提取第一个电子邮件地址。您可以输入静态值、先前步骤中的动态值或两者的组合来指定输入值。虽然这不是一个必需的字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

示例如下截图所示：

图 17.14 – 使用 Zapier 文本动作事件从文本块中提取电子邮件地址

单击继续按钮。您可以使用测试部分测试此步骤以从文本块中提取电子邮件地址。图 17**.14的情景结果如下截图所示：

图 17.15 – 使用文本动作事件从文本块中提取电子邮件地址时返回值的示例

在文本动作步骤之后添加一个或多个动作步骤。

接下来，让我们讨论如何使用提取数字转换函数从文本块中提取数字。

从文本块中提取数字

当使用1,758,000.82时，而1-758-000-82只会提取第一个破折号前的数字。换句话说，只会提取1。让我们回顾一下如何设置带有提取数字转换选项的动作步骤。

使用提取数字转换选项设置文本动作事件

一旦设置了触发步骤，您就可以使用文本动作事件。

添加一个动作步骤后，选择动作步骤或单击+图标，并将Formatter by Zapier作为应用程序，将Text作为动作事件，您可以编辑动作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择提取数字选项。这是一个必填字段，Zap 必须有一个值才能运行。

• 输入：使用此字段输入包含要提取的数字的文本块。您可以输入静态值、先前步骤中的动态值或两者的组合来指定输入值。虽然这不是一个必需的字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

示例如下截图所示：

图 17.16 – 使用 Zapier 文本动作事件中的格式化器来从文本块中提取数字

点击Continue按钮。然后，你可以使用Test部分来测试从文本块中提取数字的步骤。图 17**.16中的场景结果如下截图所示：

图 17.17 – 使用 Text 操作事件从文本块中提取数字时返回值的示例

在你的Text操作步骤之后继续添加一个或多个动作步骤。

重要提示

从图 17**.13中显示的触发器数据中，如果电话号码首先显示，则电话号码返回的值将为1。

接下来，让我们探讨如何使用Extract URL转换功能从文本块中提取 URL。

从文本块中提取 URL

当使用.com、.org、.co.uk或.com.au时，你可以在此找到更多关于 TLD 的信息：en.wikipedia.org/wiki/Top-level_domain。该格式化程序还识别https://和http://前缀，以及子域、文件夹和查询参数。因此，接受的字符串示例可能是 solvaa.co.uk/?s=zapier。它不会识别具有空格的不连续 URL 字符串，例如solvaa dot com。

现在，让我们回顾一下如何设置一个带有Extract URL转换选项的动作步骤。

设置 Text 操作事件并选择 Extract URL 转换选项

一旦设置了触发步骤，你可以使用Text操作事件。

一旦你选择了Action步骤或点击了+图标并选择了Formatter by Zapier作为应用程序，并选择了Text作为操作事件，你可以编辑Action部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择Extract URL选项。这是一个必填字段，Zap 必须有值才能运行。

• 输入：使用此字段输入包含要提取的 URL 的文本块。你可以输入静态值、来自之前步骤的动态值或二者的组合以指定输入值。尽管这不是必填字段，但如果没有值，格式化程序函数将不会返回结果。

下面截图中显示了一个示例：

图 17.18 – 使用 Formatter by Zapier Text 操作事件从文本块中提取 URL 的示例

点击Continue按钮。然后，你可以使用Action部分来测试从文本块中提取 URL 的步骤。图 17**.18中的场景结果如下截图所示：

图 17.19 – 使用 Text 动作事件从文本块中提取 URL 时返回值的示例

在Text动作步骤之后，继续添加一个或多个动作步骤。

接下来，让我们看看如何使用提取电话号码转换功能从文本块中提取电话号码。

从文本块中提取电话号码

当使用x、ext或extension时。例如，一个可接受的电话号码字符串会是+44 (``758) 592-0332。

现在，让我们回顾如何使用提取电话号码转换选项设置动作步骤。

使用 Extract Phone Number 转换选项设置 Text 动作事件

一旦设置了触发步骤，就可以使用Text动作事件。

一旦您通过选择动作步骤或单击+图标并将Formatter by Zapier作为应用程序，Text作为动作事件添加了一个操作步骤，您可以编辑动作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择提取电话号码选项。这是一个必填字段，必须为 Zap 提供一个值。

• 输入：使用此字段输入包含要提取的电话号码的文本块。您可以输入一个静态值，一个来自以前步骤的动态值，或两者的组合来指定输入值。虽然这不是一个必填字段，但如果没有值，格式化功能将不返回结果。

• 电话号码格式：使用此下拉字段选择要用于搜索的电话号码格式。选项包括北美号码计划 (NANP) 例如 (123) 456-7890，国际 例如 (12) 34-56-78-90，通用 1 (包括 NANP 和一些国际) 和 通用 2 (包括 NANP 和一些国际)。在搜索中使用的默认设置是通用 1 (包括 NANP 和一些国际)，它将识别大多数 NANP 和国际号码。如果这被证明是不可靠的，请选择其他选项进行更具体的搜索。

下面的截图显示了一个示例：

图 17.20 – 使用 Formatter by Zapier 的 Text 动作事件从文本块中提取数字

单击继续按钮。然后可以使用测试部分来测试从文本块中提取通用 1 格式的电话号码的步骤。在图 17**.20的方案结果显示在以下截图中：

图 17.21 – 使用 Text 动作事件从文本块中提取数字时返回值的示例

在Text动作步骤之后，继续添加一个或多个动作步骤。

现在，您应该更好地了解了如何使用 提取电子邮件地址、提取数字、提取 URL 和 提取电话号码 转换函数从文本块中提取数据。接下来，让我们来看一下 Zapier 提供的高级文本格式化功能。

高级文本格式化功能

正如您迄今为止所学到的，Zapier 内置应用程序的格式化器允许您以许多多样化的方式操作文本，而无需任何编码知识或任何技术背景。然而，有一些转换函数允许您使用编程语言来操作文本。由于这些是高级主题，我们将只对其功能进行简要概述，而不会过多详细说明。

以下转换选项可用于使用编程语言操作文本：

• 提取模式：当您需要从具有更高特异性的字段中提取部分数据时，您可以使用此转换选项。这使您可以使用 Python 正则表达式 (regexes)。您可以在这里了解更多关于 Python 正则表达式的信息：developers.google.com/edu/python/regular-expressions。

• 将 HTML 转换为 Markdown：当您想要将 HTML 转换为 Markdown，一种用于向纯文本添加格式化元素的标记语言时，您可以使用此转换选项。您可以在这里了解更多关于 Markdown 的信息：en.wikipedia.org/wiki/Markdown。

• 将 Markdown 转换为 HTML：您可以使用此转换选项来执行前述操作的反向操作，将 Markdown 转换为 HTML。

• 转换为 ASCII：当您想要将纯文本转换为 美国信息交换标准代码 (ASCII) 时，您可以使用此转换选项。您可以在这里了解更多关于 ASCII 的信息：en.wikipedia.org/wiki/ASCII。

• URL 编码：当您想要对非批准字符（如空格）进行编码以获得 统一资源标识符 (URI) 批准字符时，您可以使用此转换选项。您可以在这里了解更多关于 URL 编码 的信息：en.wikipedia.org/wiki/URL_encoding。

• URL 解码：您可以使用此转换选项来执行前述操作的反向操作，并将 URI 批准的字符解码为非批准字符。

现在，您应该更好地了解了如何使用 Zapier 内置应用程序的各种高级文本格式化功能。

摘要

在本章中，我们继续关注多功能的 Formatter by Zapier 内置应用和可用于格式化文本的广泛功能。首先，我们探讨了如何创建超级英雄名字，将文本分割成段落，截断文本，移除 HTML，并使用默认值。然后，我们介绍了如何从文本中提取数据 - 具体来说，如何提取 URL、电话号码、数字和电子邮件地址。最后，我们简要讨论了更高级的功能，包括提取模式、将 Markdown 转换为 HTML 及其反向操作、将文本转换为 ASCII，以及编码或解码 URL。

在下一章中，您将学习如何在 Formatter 内置应用中使用 Utilities 函数。我们将介绍条目的创建和定制，将文本转换为条目及其反向操作，使用查找表和选项列表，并导入 CSV 文件。

问题

1. 如果你想将一个人的全名分成名和姓两个值，你可以使用 Formatter by Zapier 内置应用的哪个转换选项？

2. 你何时会想要使用 Formatter by Zapier 的 Text 操作事件的 Truncate 转换选项？

第十八章：Zapier 的实用程序函数

到目前为止，我们已经讨论如何使用内置应用程序 Formatter by Zapier 执行各种操作，以转换日期、时间、数字和文本。还有一些有用的转换函数我们还没有探索过，这些函数以 Utilities（实用程序） 为分类。本章将通过介绍 Utilities 事件的功能来结束我们对内置应用程序 Formatter by Zapier 功能的探索。

首先，我们将概述 Formatter by Zapier Utilities 事件和可用的转换函数。然后，我们将探讨如何从 CSV 文件中导入数据并在我们的 Zaps 中使用它们，如何使用查找表存储并帮助我们找到相关数据，以及如何根据其在列表中的位置选择值列表中的数据。最后，我们将介绍行项目并探索与在自动化中使用行项目相关的各种转换函数。这包括将文本转换为行项目以及反之亦然，以及行项目的创建和定制。

本章我们将涵盖以下关键主题：

• 简介内置应用程序 Formatter by Zapier 的 Utilities 事件

• 从 CSV 文件导入数据

• 使用查找表查找相关数据

• 从列表中选择数据

• 操作行项目

当您完成了每个主题的学习后，您将更好地理解可以与内置应用程序 Formatter by Zapier 一起使用的各种 Utilities 转换函数。您将知道如何使用 Zapier 从 CSV 文件导入数据，使用查找表，从列表中选择数据以及处理行项目。

技术要求

要充分利用本章内容，您需要使用 Zapier 帐户。您需要 Zapier Starter 计划来使用内置应用程序 Formatter by Zapier 创建多步骤工作流程。

简介内置应用程序 Formatter by Zapier 的 Utilities 事件

我们已经发现，Formatter by Zapier 可以轻松地用于将各种值从一种格式转换为另一种格式。我们已经探讨了如何将日期、时间、数字和文本转换为不同的格式。您可能希望上传 CSV 文件中的数据以在您的自动化中使用，查找相关数据（例如用户 ID 与用户的电子邮件地址关联），在列表中选择特定位置（例如第一或最后一个）的值，或者您可能需要处理行项目数据，这在发票和电子商务应用程序中经常使用。为考虑到这些要求，Zapier 在内置应用程序 Formatter by Zapier 中创建了这些函数的一个分组，并通过使用 Utilities 事件提供。

在使用此事件时，您可以使用以下 Utilities 转换选项。这些选项可以在您的操作步骤的 操作 部分中找到，在 Transform 下拉菜单中列出：

• 导入 CSV 文件

• 行项目化程序（创建/附加/前置）

• 行项目 到文本

• 查找表

• 从列表中选择

• 文本 到行项目

我们将逐个审查这些功能。

提示

您可以使用魔术 AI 要求 Zapier 在 Zap 步骤中格式化数据，然后创建具有相关转换选项的 Formatter by Zapier 步骤。我们将在第十九章，AI and Automation中讨论这一点。

让我们从探讨如何使用Import CSV File 转换选项导入 CSV 文件开始。

从 CSV 文件中导入数据

能够自动从电子表格文件中提取数据以便在 Zap 中使用会很方便，对吧？嗯，Zapier 允许您这样做。例如，您可能会通过电子邮件收到一份 CSV 文件，其中包含当天交易的摘要，您希望将这些数据直接提取到您的会计软件中。Zapier 可通过使用具有Import CSV File 转换功能的 Formatter by Zapier Utilities 操作事件来帮助您从 CSV 文件中提取数据，并将其以文本字符串和行项目的形式呈现。

以下是您可以使用此转换选项的一些示例：

• 您可能使用 Excel 电子表格记录销售的详细信息和相关的引导至销售转化时间。每天下午 5 点，CRM 会通过电子邮件将此的 CSV 副本转发给您；通常情况下，您需要提取所需的数据并手动与您的团队分享。您可以使用Import CSV File 转换功能从 CSV 文件中提取数据，并将当天数据的最重要部分转发到您的 Slack 频道，供销售团队查看。

• 您可能可以访问报告文件（通过公开访问的 URL），该文件允许您以 CSV 形式下载数据。该报告文件提供有关您从收银系统中的每日销售交易的信息。该文件在午夜时分清除所有数据并刷新。使用Import CSV File 转换功能，您可以提取 CSV 中的数据，并在您的会计系统中每天自动生成发票（使用 Schedule by Zapier 触发器）。

在第三章中，Building Your First Automated Workflow (Zap)，我们介绍并讨论了文件字段类型。这些字段类型所对应的原则和其所接受的内容同样适用于.``txt文件。

接下来，让我们讨论如何设置具有Import CSV File 转换选项的操作步骤。

设置使用 Import CSV File 转换选项的实用程序操作事件

为了说明如何使用每个Import CSV File 转换函数，我们将以收到一份包含当天销售额的 CSV 文件的电子邮件为例。以下屏幕截图显示了一个包含数据的 CSV 文件的示例：

图 18.1 – 将用于说明使用 Import CSV File 转换函数的 CSV 文件中的数据

一旦设置了触发步骤，您就可以使用实用工具操作事件。

添加了操作步骤后，无论是选择操作步骤还是单击+图标，并选择了Formatter by Zapier作为应用程序和实用工具作为操作事件，您都可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择导入 CSV 文件选项。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值才能运行。

• CSV 文件：您可以使用此字段将要从中提取数据的 CSV 文件进行映射。这是一个文件字段类型，将需要从先前步骤中映射到此字段的 URL 或实际文件对象。您可以输入来自先前步骤的动态值以指定要使用的文件。在我们的示例中，我们将使用电子邮件触发步骤的附件值。这是一个必填字段，必须为 Zap 设置一个值才能运行。

• 强制首行作为标题行：您可以使用此下拉布尔字段来选择是或否，以确定是否要强制格式化程序将第一行识别为标题行。默认情况下，它将尝试确定是否存在标题行。在测试时，如果未检测到标题行，您可以通过选择是选项来强制执行。

• CSV 文件类型：您可以使用此下拉字段选择 CSV 文件的类型。选项包括自动检测、逗号分隔、分号分隔、Excel 逗号分隔、Excel 制表符分隔、单列和文本文件（不解析 csv）。默认情况下，Formatter 将尝试检测文件类型。在测试时，如果未检测到文件类型，您可以通过选择相应的文件选项来强制执行。您还可以将此字段与先前步骤中的已知文件类型的动态数据进行映射。

• CSV 文件编码：您可以使用此下拉字段选择编码类型。选项包括UTF-8、Latin-1和UTF-16。默认情况下，Formatter 将假定文件为 UTF-8 编码。如果在测试操作步骤时出现错误，您可以通过选择相关选项来指定编码类型。您可以使用自定义选项添加其他编码选项。支持的选项可以在此引用中找到：docs.python.org/3/library/codecs.html#standard-encodings。

数据导入限制为约 150 KB，相当于大约 1,000 行，这可能会对某些用户造成一些限制。

以下是示例屏幕截图：

图 18.2 - 使用 Formatter by Zapier 实用工具操作事件从 CSV 文件导入数据的概述

点击 继续 按钮。然后，你可以使用 测试 部分测试这一步骤，以从 CSV 文件中提取数据。图 18**.2 中的情景结果显示在以下截图中：

图 18.3 - 使用 Utilities 操作事件导入 CSV 文件时提取数据的概览

继续在你的 csv_text 输出或 line_items 输出（专门用于支持行项目的应用程序）或两者之间添加一个或多个操作步骤。我们将在 操纵行项目 部分 中更详细地讨论行项目。

重要提示

当测试你的操作步骤时，请记住你只会看到 CSV 文件的有限行数（通常为 50 行）。但是，当你的 Zap 实时运行时，文件中的所有数据都将被处理。

你现在应该更好地了解如何使用导入 CSV 文件转换功能导入 CSV 文件了。

接下来，让我们探讨如何使用查找表存储和帮助我们使用查找表转换功能查找相关数据。

使用查找表查找相关数据

你与 Zapier 一起工作，连接你的应用程序并自动化你的流程，你会发现你各种应用程序中常用的关键值以不同的方式表示。例如，如果你销售在线课程，通过你的购物车传递数据，VLOOKUP 函数。请记住要考虑的主要区别是，在 Microsoft Excel 中，此函数不区分大小写，而在 Zapier 中，它是区分大小写的。

这里有几个可以使用此转换选项的示例：

• 假设当你的 CRM 中的交易或机会达到管道中的某个特定阶段时，你希望在你的任务管理应用中为交易所有者分配一张卡片。在这种情况下，你的用户在 CRM 中的标识符与你的任务管理应用中的标识符不同。例如，你的销售经理 John，在 Pipedrive 中可能被识别为 John Smith，而在 Trello 中可能被识别为 J A Smith。大多数系统中用户也通过唯一 ID 进行标识，所以在这种情况下，John 在 Pipedrive 中有一个用户 ID 是 125869，在 Trello 中有一个用户 ID 是 51f8a8cd179ff019a67e95312。我们可以使用 Formatter by Zapier 中的 Utilities 操作事件中的查找表列出所有我们可能需要此数据的 Pipedrive 用户名和用户的 Trello 用户 ID。然后，我们将使用 Pipedrive 中的用户名作为搜索键来返回 Trello 用户的用户 ID。

• 您可能会使用诸如Acuity Scheduling之类的预约和预约应用，并且需要将销售数据传递给您的会计应用程序 QuickBooks Online。由于两个系统中产品的名称和 ID 不同，您可以使用 Formatter by Zapier Utilities 操作事件中的查找表记录您需要的搜索数据。您可以将 Acuity Scheduling 产品名称记录为搜索键，并将 QuickBooks Online 产品 ID 记录为要返回的值。

接下来，让我们回顾一下如何设置一个具有查找表转换选项的操作步骤。

使用查找表转换选项设置实用程序操作事件

一旦设置了触发步骤，您就可以使用Utilities操作事件。

一旦您添加了一个操作步骤，通过选择操作步骤或单击+图标，并选择了Formatter by Zapier作为应用程序，并将Utilities作为操作事件，您可以编辑操作部分中的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择查找表选项。这是一个必填字段，必须为 Zap 提供一个值才能运行。

• 查找键：您可以使用此字段将要在查找表中搜索的数据的搜索键值映射到。您可以输入静态值、前一步骤的动态值或两者的组合来指定此值。此字段支持行项目，这意味着如果将前一步骤的动态数据映射到此字段，并且数据以行项目数组的形式存在，则查找的结果将产生多个值，每个行项目数组键对应一个值。虽然这不是一个必填字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

• 查找表：此表由两列组成。在左列中，您可以输入要用作搜索参考的数据。这是 Zapier 将用来与查找键中的搜索值匹配的数据，例如用户名。此列仅接受输入静态文本。它也区分大小写，并且只会与查找键值进行完全匹配。在右列中，您可以输入要从搜索中返回的数据，例如对应的用户 ID。您可以输入静态值、前一步骤的动态值或两者的组合来指定此列中的值。

• 回退值：在这里，如果查找键值与左列中的任何搜索参考数据都不匹配，您可以输入要使用的默认值。如果查找键值为空，则这尤其有用。

下面的截图显示了一个示例：

图 18.4 – 使用 Formatter by Zapier Utilities 操作事件在查找表中查找相关数据的概览

点击 Continue 按钮。然后你可以使用 Test 部分在查找表中找到参考数据。图 18**.4 中的场景结果如下截图所示：

图 18.5 - 使用 Utilities 操作事件时从查找表检索匹配数据的概述

在 Utilities 操作步骤之后添加一个或多个操作步骤。

提示

虽然Lookup Key只有一个字段，但如果你的搜索键是按行项目格式排列的，你可以从Lookup Table检索和查找多个值。你也可以在一个 Zap 中使用这个函数进行多个步骤。如果你需要使用各种搜索条件来查找相关数据，这是理想的。

现在你应该更好地理解了何时以及如何使用 Lookup Table 转换函数来使用查找表。

接下来，让我们讨论如何使用Pick from List转换函数从值列表中选择数据。

从列表中选择数据

你是否曾想过要运行一次测验或为参与者分配一个随机结果？或者你可能需要根据优先级给团队成员分配支持查询。你可以很容易地通过使用 Formatter by Zapier Utilities 操作事件与 Pick from List 转换函数来根据位置从列表中选择一个值来实现这一点。

这里有几个例子可以使用这个转换选项：

• 你可以创建一个单一问题的有趣问答，通过社交媒体推送给你的观众，并将流量引导到你的网站。你可以要求他们在 Google Forms 中完成一个问题，比如“你的出生月份是什么？”然后根据他们的答案随机分配给他们一个“内在神秘生物”。你可以从“内在神秘生物”值列表中随机选择一个结果，比如独角兽，龙，凤凰，海妖和飞马，然后在你的网站页面上显示结果。

• 你可能有一个团队成员列表，你要分配帮助台请求给他们。你可以通过从列表中随机选择他们的名字来分配团队的请求。或者，你可能想根据优先级将请求分配给特定的用户。例如，吉姆（客户服务助理）被分配了级别0的请求，珍妮（主管）被分配了级别1的请求，琼（经理）被分配了所有级别2的评分。你可以创建一个按顺序排列的列表，包括吉姆、珍妮和琼，以选择将请求路由到哪个人。

让我们回顾一下如何使用 Pick from List 转换选项设置操作步骤。

使用 Pick from List 转换选项设置 Utilities 操作事件

一旦设置了触发步骤，你就可以使用 Utilities 操作事件。

一旦您添加了一个操作步骤，通过选择操作步骤或点击+图标，并选择Formatter by Zapier作为应用程序和Utilities作为操作事件，您可以编辑操作部分的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择从列表中选择选项。这是一个必填字段，Zap 运行时必须有一个值。

• 0，第二个将是1，第三个将是2，依此类推。您还可以使用负数来从列表末尾进行选择，比如 -1 表示最后一个，-2 表示倒数第二个，以此类推。这是一个必填字段，Zap 运行时必须有一个值。

• 输入：您可以使用此字段映射您想要返回的数据的值。当您在一个字段行中输入一个值时，另一个值会出现在其下方。按您想要设置的顺序添加这些值。您可以通过单击行末的X按钮来移除行。您可以输入静态值、来自前面步骤的动态值或两者组合以指定此值。尽管这不是一个必填字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

• 默认：在这里，您可以输入一个默认值，以在操作值不匹配输入部分的任何位置时使用。

以下截图显示了一个示例：

图 18.6 – 使用 Formatter by Zapier Utilities 动作事件概述从列表中选择值

单击继续按钮。然后，您可以使用测试部分从列表中选择一个值。图 18中的情景结果显示在以下截图中：

图 18.7 – 从列表中选择时返回的数据概述

在您的Utilities动作步骤之后继续添加一个或多个操作步骤。

现在你应该更好地理解何时以及如何使用从列表中选择转换函数了。

接下来，让我们来介绍如何在或转换数据为行项目格式中操作数据。

操纵行项目

线项目是具有多个项目关联并在 Zapier 中的一个特殊字段中使用的数据块。它们本质上是包含常被称为对象数组的对象。线项目数据的使用在电子商务、支付处理和会计应用程序中非常常见，例如 Shopify、PayPal 和 Xero，其中常常在订单或发票中有多行数据，比如纸质收据上的逐项列出的行。例如，在一个订单中，客户可能购买了一个初始产品，比如两件定价为 $9.99 的中号 T 恤，以及第二个产品，比如一个定价为 $10.99 的大号 T 恤。他们还可能支付了 $7.50 的运费，并且应用了 $5.00 的整个订单折扣券。每个个性化项目的详细信息包括产品名称、描述、数量和价格，这些详细信息通常显示为发票上的一行。你还可以将每一行视为电子表格中的一行，其中详细信息显示在列中。因此，一个发票可以由具有与该行相关的特定详细信息的多个行组成。

本节内容对于处理财务交易的会计或会计角色以及涉及运输和物流的运营角色的用户可能最有用。

理解线项目

当你在你的 Zaps 的动作步骤中将数据映射到你的字段时，通常会有一个文本数据，可以单独表示，也可以表示为一串文本。线项目在某种意义上是复杂的，因为它们通常包含多个数据位聚合在一起，而且有多个线项目会进一步复杂化事情。可以想象，当数据聚集成线项目或多个线项目存在于一个你想要转移到另一个应用程序的应用程序中时，能够使用线项目自动化将节省大量时间，这样你就不需要手动输入所有这些详细信息了。

你可以快速识别被呈现为行项目的数据，如下面的屏幕截图所示：

图 18.8 – 线项目数据如何以行显示的概述

数据还标记有线项目，如下面的屏幕截图所示：

图 18.9 – 线项目数据标签概述

有一些与 Zapier 集成的应用程序提供线项目支持。以下是一些示例：

• 会计应用程序：QuickBooks Online、Xero

• CRM 应用程序：Keap

• 电子商务应用程序：ShipStation、Shopify、WooCommerce

• 发票应用程序：Harvest、Wave、Zoho Invoice

• 支付处理应用程序：Chargify、PayPal

• 其他应用程序：Google Sheets

• Zapier 内置应用程序：Formatter by Zapier

Zapier 的许多 Formatter 动作事件和转换函数支持使用行项目，以便您可以在一个操作中使用行项目数据操作多行文本、数字、日期和时间。

当然，如果你在传输数据时的应用程序都支持行项目，那么它就会更简单，但是因为只有少数应用程序支持行项目，因此通常需要操纵数据以创建行项目或将行项目转换回文本字段数据。因此，为了使用行项目，您的触发应用程序和动作应用程序都必须支持其使用。如果其中一个应用程序不支持，则可以使用 Formatter by Zapier 和 实用工具（Utilities) 动作事件将行项目数据转换为兼容格式，以便与需要行项目数据或支持行项目的应用程序一起使用。我们可以使用以下转换函数：

• 文本到行项目

• 行项目到文本

• 行项目转换器（创建/追加/前置）

让我们回顾一下如何使用 文本到行项目 转换函数将文本转换为行项目。

将文本转换为行项目

使用内置的 Formatter by Zapier 应用程序和 苹果，梨，奇异果 或 苹果， 梨，奇异果。

当你拥有文本格式的数据并希望在其他支持行项目使用的应用中创建行项目时，你可能想执行此操作。在前面的示例中，文本将被转换为["苹果"，"梨"，"奇异果"]。

这里有一些可以使用此转换选项的示例：

• 你的 CRM 可能具有与你的交易关联的多个产品列表、数量和价格，当交易达到管道中的某个阶段时，你可能需要在你的会计系统中创建一个发票。你的 CRM 不支持行项目，因此交易中的产品信息以文本形式呈现。您可以使用 文本到行项目 转换函数将文本更改为行项目，以便您可以在您的会计系统 QuickBooks Online 中生成发票。

• 您可能会使用嵌入在网站中的网络表单接受特殊产品订单。一旦接到订单，你想将订单的每一部分转换为行项目，以便你可以在谷歌电子表格中创建单独的行。您可以使用文本到行项目转换函数来完成此操作。

让我们讨论如何使用 文本到行项目 转换选项设置一个动作步骤。

配置好 文本到行项目 转换选项的实用工具动作事件

设置好触发步骤后，你可以使用实用工具 动作事件。

一旦你添加了一个动作步骤，无论是选择 动作 步骤还是点击 + 图标，将 Formatter by Zapier 作为应用程序并选择 实用工具 (Utilities) 作为动作事件后，你可以按以下方式编辑动作部分的字段：

• 转换：从下拉菜单中选择 文本到行项目 选项。这是一个必选字段，必须为 Zap 执行添加一个值。

• 输入：您可以使用此字段将要转换为行项目的逗号分隔文本值映射进来。您可以输入静态值，之前步骤中的动态值，或两者的组合，来指定此值。虽然这不是必需字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

截图中显示了一个示例：

图 18.10 – 使用 Zapier Formatter 工具操作事件将文本更改为行项目的概述

点击继续按钮。然后您可以使用测试部分将逗号分隔文本转换为行项目数组。图 18**.10中的情形结果如下截图所示：

图 18.11 – 转换文本为行项目时返回的数据概述

图 18**.11中显示的输出显示为一个行项目，带有三行数据。

在您的实用程序操作事件步骤之后继续添加一个或多个操作步骤。

您现在应该更好地了解何时以及如何使用文本到行项目转换函数。

接下来，让我们讨论如何通过行项目转为文本转换函数来撤销此操作并将行项目转换为文本。

将行项目转换为文本

我们刚刚讨论了如何将逗号分隔文本转换为行项目。在某些情况下，您希望做相反的操作，也就是将行项目数据转换为逗号分隔文本。我们可以使用 Zapier 内置应用的实用程序操作事件和行项目转为文本转换选项来实现这一点。

在相同的操作步骤中，我们还可以像分割文本转换函数一样拆分所得文本为单独的字段，如在第十七章中讨论的，Zapier 中的文本格式化函数– 第二部分。

例如，您可能在您的会计应用 Xero 中提高发票，用于销售的产品。您还在发票中单独包括交付费用作为一项单独的发票行项目。创建了发票后，您希望向团队在 Slack 发送消息，内容是已经销售的产品的详细信息，而不是交付费用。

让我们使用这个示例来说明如何使用并设置具有行项目转为文本转换选项的操作步骤。

设置具有行项目转为文本转换选项的实用程序操作事件

一旦您设置了触发步骤，就可以使用实用程序操作事件。

一旦添加了一个操作步骤，要么通过选择操作步骤，要么点击+图标，并选择了Zapier Formatter作为应用和实用程序作为操作事件，就可以编辑操作部分的字段，如下所示：

• 转换：从下拉菜单中选择行项目转为文本选项。这是一个必填字段，必须为 Zap 提供一个值才能运行。

• 输入：您可以使用此字段映射您想要转换为行项目的数据的值。您可以输入静态值、前一步的动态值或两者的组合来指定此值。虽然这不是一个必填字段，但如果没有值，格式化函数将不会返回结果。

• [:空格:] 语法。虽然这不是一个必填字段，但如果留空，则默认值将为,字符。

下面的屏幕截图显示了一个示例：

图 18.12 - 使用 Formatter by Zapier 实用程序操作事件将行项目更改为文本并将其拆分为单独字段的概述

单击继续按钮。然后，您可以使用测试部分将行项目转换为逗号分隔的文本并拆分为单独的字段。来自图 18**.12场景的结果显示在下面的屏幕截图中：

图 18.13 - 将行项目转换为拆分为字段的文本时返回的数据概述

图 18**.13中显示的输出是单独的字段项（item_1、item_2和item_last），以及完全转换为逗号分隔的文本。

在您的实用程序操作步骤之后继续添加一个或多个操作步骤。

您现在应该更好地了解何时以及如何使用行项目转为文本转换函数。

接下来，让我们探索使用行项目化器（创建/追加/前置）转换函数创建、追加和前置行项目。

使用行项目化器创建、追加或前置行项目

能够创建行项目，附加额外项目到行项目分组的末尾，或在行项目分组的开头插入额外项目 - 并且都在一个操作步骤中完成 - 是非常有用的。如果您的数据中有来自触发器应用的变量需要推送到另一个应用程序以确保一致性，那么这将是最常见的需求。或者，您可能需要从几个不同的操作步骤中汇总数据并组合数据以形成行项目。例如，您可能通过 ThriveCart 等购物车应用程序销售产品，并需要将交易信息添加到 QuickBooks Online。您可能会发现，您需要使用产品搜索来检索产品 ID，并从附加销售中组合订单信息。您可能还需要为优惠券和运费添加数量1，这些信息在购物车的数据中可能没有表示。您可以使用 Formatter by Zapier 内置应用程序与价格和数量完成所有这些操作。

让我们以此示例说明如何使用并设置带有 行项转换器 (创建/追加/前置) 选项的操作步骤。

使用行项转换器 (创建/追加/前置) 选项设置实用工具操作事件

一旦设置了触发步骤，您就可以使用 实用工具 操作事件。

一旦添加了操作步骤，无论是选择 操作 步骤还是单击 + 图标，并选择 Formatter by Zapier 作为应用程序，Utilities 作为操作事件，您都可以编辑 操作 部分中的字段，如下所示：

• 转换器：从下拉菜单中选择 行项转换器 (创建/追加/前置) 选项。这是一个必需的字段，必须为 Zap 提供一个值才能运行。

• 发票、订单 或 发票的行项。您可以输入静态值、来自先前步骤的动态值或二者的组合，以指定此值。默认为 行项(s)。

• 产品代码、描述、价格、数量 等等。左列仅接受静态文本。在右列中，当创建行项时，输入逗号分隔的文本或单个值。在追加或前置时，您可以将行项与逗号分隔的文本或单个值组合。您可以输入静态值、来自先前步骤的动态值或二者的组合，以指定右列中的值。通过单击 + 按钮添加额外的行，并通过单击行末的 X 按钮删除行。虽然这不是一个必需的字段，但如果没有值，格式化器函数将不会返回结果。

• 价格 或 数量 (Qty)，这些值可以相乘以创建 小计 属性。如果您发送数据的应用程序需要 总计 值，这将使您无需添加另一个格式化器操作步骤来创建这些值。您可以输入静态值、来自先前步骤的动态值或二者的组合来指定此值。默认为 否。

• 小计值的小数位数：如果您为 创建小计属性？ 字段选择了 是，则可以输入要显示小计的小数位数。您可以输入静态值、来自先前步骤的动态值或二者的组合，以指定此值。

下图显示了一个示例，在该示例中，例如将标准交付费用添加到一组行项中：

图 18.14 – 使用 Formatter by Zapier 实用工具操作事件创建、追加或前置行项数据的概览

点击继续按钮。然后，您可以使用测试部分创建、附加和添加行项目。图 18**.14中的场景结果如下所示：

图 18.15 – 创建、附加和添加行项目数据时返回数据的概述

在图 18**.15中显示的输出为描述、价格、产品代码、数量和小计的单独行项目。

在工具操作步骤之后，继续添加一个或多个动作步骤。

以下是一些由 Zapier 创建的有用资源，当您在 Formatter by Zapier 中使用行项目时，这些资源将进一步帮助您：

• zapier.com/blog/formatter-line-item-automation/

• help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496277737997-Use-line-items-in-Zaps#1-identify-your-trigger-s-line-item-fields-0-0

• community.zapier.com/featured-articles-65/formatter-features-line-itemizer-overview-11844

• community.zapier.com/featured-articles-65/an-example-of-how-to-use-the-line-itemizer-feature-of-our-formatter-app-7272

现在，您应该更好地理解何时以及如何使用文本转行项目、行项目转文本和行项目化器（创建/附加/添加）转换功能来操作行项目了。

总结

在本章中，我们通过介绍了 Formatter by Zapier 内置应用程序的工具操作事件来完成了对该应用程序功能的探索。首先，我们介绍了 Formatter by Zapier 工具操作事件。然后，我们讨论了如何导入 CSV 文件，如何使用查找表来存储和帮助您查找相关数据，以及如何从值列表中选择数据。最后，我们介绍了与在自动化中使用行项目相关的各种转换功能。

您现在知道如何使用 Formatter by Zapier 内置应用程序来转换多种不同的功能，包括导入 CSV 文件、使用查找表、从列表中选择数据、将文本转换为行项目及其反向操作，以及行项目的创建和自定义。

在下一章中，您将学习如何通过结合人工智能（AI）和自动化来提高工作效率。我们将探讨一些 Zapier 内置的 AI 功能，例如 ChatGPT 插件和 Build A Zap AI 功能，以及 OpenAI 和 ChatGPT 与 Zapier 的集成。

问题

1. 如果你运营一个客户支持服务台，并且想要将工单随机分配给支持代理人，你可以使用哪个 Formatter by Zapier Utilities的转换选项？

2. 哪种类型的应用通常将数据表示为行项目？

第四部分：充分利用 Zapier

在本部分中，您将更多了解如何将生成式 AI 与 Zapier 结合使用来进一步提高您的生产力。您还将了解到可以使用 Zapier 自动化的不同类型的业务流程，并且我们将探讨如何使用与 Zapier 集成的常用数字工具来自动化营销、销售、运营、财务和报告流程的实际示例。您还将学习使用 Zapier 增强您的生产力的最佳实践，并且能够通过计划的练习来测试您的知识。

这部分包括以下章节：

• 第十九章，AI 和自动化

• 第二十章，自动化您的营销流程

• 第二十一章，自动化您的销售流程

• 第二十二章，自动化您的运营流程

• 第二十三章，自动化您的财务和报告流程

• 第二十四章，增强您的生产力的技巧、窍门和最佳实践

• 第二十五章，挑战您的问题解决和 Zap 构建技能

第十九章：人工智能与自动化

由于许多软件用户正在采用更好的方式使他们的日常工作更加高效，通过使用 生成式人工智能 (AI)，将 AI 功能集成到他们的软件应用程序中已成为许多 SaaS 公司的首要任务。 Zapier 也不例外。随着 ChatGPT 向更广泛的市场发布，并且可以集成和整合 AI 功能，Zapier 也在释放许多已整合 AI 功能的功能，并已将其确定为近期的主要业务目标。一些 AI SaaS 公司也正在利用这个机会将他们的应用程序与 Zapier 集成，使 AI 和自动化的结合成为提高生产力的助推器。

在本章中，我们将探讨如何通过融合人工智能和自动化来提高效率。我们将探索一些 Zapier 内置的人工智能功能以及与 Zapier 的人工智能应用集成。首先，我们将介绍如何提前获取已整合人工智能功能的新 Zapier 功能的访问权限，然后我们将深入了解仪表板和 ZAP 编辑器中使用的 创建 ZAP 功能的概述。然后，我们将探索 Zapier Chrome 扩展 和 ChatGPT 插件 中的 NLA 和人工智能操作功能。之后，我们将介绍如何使用 Zapier 接口 创建 人工智能聊天机器人。接着，我们将介绍一些新的内置应用和功能，例如 由 Zapier 提供支持的人工智能 Formatter 步骤、由 Zapier 提供支持的人工智能代码步骤、由 Zapier 提供支持的故障排除、Zapier 内置应用的人工智能 等等。最后，我们将探索 Zapier 与 ChatGPT 和 OpenAI 的集成，以及 GPT 人工智能提示的基础知识。

注意

由于所有这些功能仍在进行 beta 测试，并且它们的功能可能会发生变化，因此我们只会简要概述它们的功能，而不会过多详细介绍。但是，我们将为您提供一些用例和进一步的参考资料。

我们将在本章中涵盖以下关键主题：

• 获取新 AI 功能的早期访问权限

• 创建 ZAP (beta) - 使用人工智能起草您的 ZAP

• 使用 Zapier Chrome 扩展和 ChatGPT 插件 (beta) 运行 ZAP AI 操作 (beta)

• 使用 Zapier 接口 (beta) 构建 AI 聊天机器人 (beta)

• 在 beta 版中的其他 AI 功能内置应用和功能

• Zapier 与 OpenAI 和 ChatGPT 的集成

• GPT 人工智能提示指南

在本章结束时，您将了解到自第一版本书出版以来，Zapier 发布的 AI 功能知识。

技术要求

要充分利用本章内容，你需要有一个 Zapier 账户。Zapier 的入门版计划将为你提供必要的功能，以有效地构建和实施多步骤的 Zaps，并使用本章讨论的功能。你必须加入 Zapier 的早期访问计划才能获得 beta 版功能。要使用 Zapier ChatGPT 插件，你必须订阅 ChatGPT Plus 账户，要使用 Zapier 的 OpenAI 集成，你必须订阅付费账户。

新人工智能功能的早期访问

Zapier 团队正在努力开发新的人工智能功能，这将使用户受益。这些功能在alpha阶段发布给一些特定的测试用户，然后在进行足够的测试后进入beta阶段，以分阶段的方式发布给更大范围的用户群体。换句话说，即使某个功能可能在 beta 版中发布，你也可能无法使用该功能。但是你可以加入 Zapier 的早期访问计划，以便被纳入早期阶段的用户测试组。你可以在zapier.com/early-access完成注册。你也可以注册通知，特别是有关即将发布的新人工智能功能的通知，网址是zapier.com/ai。

你可以阅读 Zapier 首席执行官 Wade Foster 在这篇文章中关于正在开发的一些人工智能功能的说明：zapier.com/blog/ai-open-letter/，其中一些我们将在本章中介绍。

重要提示

要使用许多（但不是全部）Zapier 内置的人工智能功能，你必须同意 Zapier 的 AI 补充条款。你可以在这里找到这些条款：zapier.com/legal/ai-supplementary-terms。

你可以在这篇 McKinsey 文章中阅读有关生成式人工智能的概述：www.mckinsey.com/featured-insights/mckinsey-explainers/what-is-generative-ai。

想要获取关于如何使用自动化和人工智能的一些灵感，可以观看 Zapier 的网络研讨会Zapathon: How to put AI to work：zapier.com/resources/webinar/zapathon-put-ai-to-work。

接下来，让我们简要介绍一下创建 Zap（****beta)功能的概况。

创建 Zap（beta）– 使用人工智能起草你的 Zaps

我们简要介绍了当我在电子邮件中收到邮件时，在 ClickUp 中为我创建一个任务，使用 ChatGPT 起草一个响应，并在回复中发送此响应。响应如下截图所示：

图 19.1 – 创建 Zap（beta）提示和响应的示例

您可以点击显示更多示例以展开示例部分，使用分享按钮分享 Zap，使用试用按钮在 Zap 编辑器中开始自定义它，或者通过点击是或否按钮指定是否有帮助。提供反馈对于训练 AI 以更好地为您工作至关重要。

下面的 Zapier 资源提供了关于如何最佳使用此功能的一些附加上下文和提示示例：help.zapier.com/hc/en-us/articles/15703650952077/.

现在，您应该更好地了解了何时以及如何使用“创建一个 Zap（测试版）”功能。

现在，让我们探讨如何使用人工智能运行 Zap 操作。

使用 Zapier Chrome 扩展和 ChatGPT 插件（测试版）运行 Zap AI 操作（测试版）

Zapier 已经将基于 AI 或与 AI 相关的功能集成到了一些 Zapier 内置应用程序中，更多的开发正在进行中。例如，Zapier Chrome 扩展内置应用程序现在具有自然语言操作（NLA）和AI 操作（测试版）功能，Formatter by Zapier 内置应用程序现在具有一个名为将文本拆分为 AI 提示块的转换函数。这些功能中的许多功能目前处于测试版阶段，可能会发生变化。在我们探索这些功能之前，让我们更详细地介绍一下 NLA 和 AI 操作。

NLA 和 AI 操作

通过 Zapier 的NLA API，您可以使用 Zapier 平台来为自己的产品提供动力，它针对使用自然语言的产品进行了优化，例如聊天机器人等。您可以在文章 zapier.com/l/natural-language-actions 中了解有关 NLA API 和用例的更多信息。NLA API 允许您创建AI 操作，并与 Zapier 的 6,000+ 应用集成和 30,000+ 操作事件一起使用。您可以在文章 help.zapier.com/hc/en-us/articles/17013994198925-Zapier-AI-actions-in-other-apps 中了解有关 AI 操作的更多信息。

Zapier Chrome 扩展和 Zapier ChatGPT 插件（测试版）是两个引入了 NLA 功能和 AI 操作的示例。我们将在接下来的两节中介绍这些功能。

下面的 Zapier 帮助文章提供了有关创建、使用和管理 AI 操作的更多详细信息：

• 在 AI 应用程序中创建 AI 操作：[help.zapier.com/hc/en-us/articles/17014153949709](https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/17014153949709

)

• 在 AI 应用程序中使用 AI 操作：[help.zapier.com/hc/en-us/articles/17014427470477](https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/17014427470477

)

• 管理您的 AI 操作：[help.zapier.com/hc/en-us/articles/17014677921037](https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/17014677921037

)

• 决定 AI 是否应该猜测 AI 动作中特定字段的值：help.zapier.com/hc/en-us/articles/17014876778381

)

让我们从 Zapier Chrome 扩展 NLA 动作（测试版）开始。

Zapier Chrome 扩展 NLA 动作（测试版）

NLA API 和 AI 动作的使用是 Zapier Chrome 扩展中新功能的基础，因此您可以通过简单的提示在 Zapier Chrome 扩展中直接运行由 AI 提供动力的动作。例如，您可以使用此功能起草回复电子邮件。

使用 Zapier Chrome 扩展进行 AI 动作

要开始，请按照第十章，Zapier 内置其他有用应用程序，中的说明来设置 Zapier Chrome 扩展内置应用程序，以便在使用 NLA 功能之前进行。一旦设置好了这一步，让我们来探索下一步：

1. 在您的浏览器中选择Zapier Chrome 扩展图标，然后点击动作（测试版）选项卡，然后点击设置动作按钮。

2. 在弹出窗口中，点击允许按钮以授予 Zapier 对您账户中 AI 动作的访问权限。

3. 在新打开的浏览器窗口中，点击添加新动作。您也可以通过点击管理 访问权限链接来管理您 Zapier 应用程序的 NLA 访问权限。

4. 通过映射字段设置你的 Zapier Chrome 扩展动作。例如，我们可能想在 Slack 中给自己发送一条随机的励志引语的直接消息。该示例的操作设置如下截图所示：

图 19.2 – 设置 Zapier Chrome 扩展 NLA 动作（测试版）

1. 通过点击启用动作按钮来启用您的动作。

2. 导航到您的浏览器窗口，点击Zapier Chrome 扩展图标，从下拉菜单中选择您的动作，在说明字段中添加您的说明，然后选择预览按钮以显示预览或运行以运行该动作。如下截图所示：

图 19.3 – 创建一个 Zapier Chrome 扩展 NLA 运行

您还可以通过选择使用字段提示（****高级）复选框来激活字段提示。

Slack 中的结果如下所示：

图 19.4 – 使用 Zapier Chrome 扩展运行动作的 NLA 提示的结果

现在，让我们回顾一下如何使用 ChatGPT 插件（测试版）功能直接从 ChatGPT 聊天机器人界面连接并运行 Zapier 动作。

Zapier ChatGPT 插件（测试版）– 从 ChatGPT 运行 Zap 动作

OpenAI ChatGPT 聊天机器人的开发和发布鼓励用户利用 AI 来执行多种通常需要数小时甚至需要特定技能（如文案撰写）的任务。ChatGPT 正在帮助用户执行如下任务的一些示例：

• 撰写冷启动邮件

• 起草电子邮件回复

• 撰写博客文章和时事通讯

• 研究主题并创建演示文稿

您现在可以通过将 Zapier 与 ChatGPT 连接，并使用 Zapier ChatGPT 插件（测试版）来运行 AI 动作来提高您新发现的 AI 增强型生产力，从而执行各种任务，无需从 ChatGPT 聊天机器人界面复制和粘贴文本。例如，您可以要求 ChatGPT 执行以下任务，然后执行相关的 Zapier AI 动作：

• 给特定人发送电子邮件的回复，并在 Gmail 中创建一封草稿电子邮件回复

• 撰写博客文章，并在 WordPress 中创建新帖子

• 起草演示文稿，并从模板中创建谷歌幻灯片演示文稿

该文章 zapier.com/blog/announcing-zapier-chatgpt-plugin/ 展示了 Zapier ChatGPT 插件（测试版）的其他几个用例。

重要提示

您必须订阅 ChatGPT Plus 帐户才能使用插件。

使用 Zapier ChatGPT 插件（测试版）

在您使用 Zapier ChatGPT 插件（测试版）之前，您必须通过在 ChatGPT 中安装 Zapier 插件将您的 ChatGPT 帐户连接到 Zapier 帐户，然后设置您的 ChatGPT AI 动作。您可以在 zapier.com/blog/use-the-zapier-chatgpt-plugin/ 和 help.zapier.com/hc/en-us/articles/14058263394573 找到详细的说明。

为了说明 Zapier ChatGPT 插件（测试版）的工作原理，我们将以提示 ChatGPT 给特定人发送电子邮件的回复为例，然后演示相关的 Zapier ChatGPT 插件（测试版）AI 动作在 Gmail 中创建一封草稿电子邮件回复。

您可以通过转到 nla.zapier.com/openai/actions/ 来设置您的 ChatGPT 插件 AI 动作，与Zapier Chrome 扩展 NLA 动作（测试版）部分描述的类似。以下截图展示了如何设置 ChatGPT 动作：

图 19.5 – 设置 ChatGPT 动作（测试版）

以下截图展示了 ChatGPT 中的请为 Joe Bloggs（joe@sabcompany.com）起草一封电子邮件，并让他们知道，周五到期的报告今天已经准备好审核。提示和结果：

图 19.6 – 使用 Zapier ChatGPT 插件（测试版）

点击审核和确认草稿链接会打开另一个浏览器窗口，您可以选择通过点击编辑按钮更改 AI 操作，或者通过点击运行按钮处理运行请求。如下截图所示：

图 19.7 – 查看 ChatGPT 插件（beta 版）操作结果

运行该操作的结果如下截图所示：

图 19.8 – ChatGPT 插件（beta 版）在 Gmail 中运行的结果

现在，您应该对何时以及如何使用 Zapier ChatGPT 插件（beta 版）有了更好的理解。

现在，让我们来回顾如何使用 Zapier 接口构建 AI 聊天机器人。

使用 Zapier 接口（beta 版）构建 AI 聊天机器人（beta 版）

在第十三章中的 新发布的应用程序和功能 中，我们探讨了 Zapier 接口工具的激动人心的功能，使您能够构建具有表单和看板等可视界面的自定义页面，然后还可以将其链接到带有 Zapier 表的数据收集表。现在，借助 AI 的魔力，您可以使用 Zapier 接口创建AI 动力聊天机器人。您还可以创建显示多个聊天机器人的着陆页，甚至在您使用付费接口计划时将您的聊天机器人嵌入到您的网站上。您可以在zapier.com/ai/chatbot了解更多关于 Zapier 的 AI 聊天机器人（beta 版）功能的信息。

以下是您可以创建的一些聊天机器人示例：

• 公关：您可以创建一个聊天机器人，帮助您生成新闻稿。在external-communications.zapier.app/press-release查看一个由 Zapier 构建的示例。

• 营销：您可以创建一个聊天机器人，帮助用户将企业行话翻译成通俗易懂的英语。

• 反馈：您可以创建一个聊天机器人，帮助您制定可以用于评估的积极反馈。

让我们探索如何开始构建 AI 聊天机器人。

创建一个 AI 聊天机器人（beta 版）

要开始使用，您只需创建一个带有聊天机器人组件的 Zapier 接口网页，该组件使用 OpenAI 的 GPT。请参阅第十三章中的 新发布的应用程序和功能 部分，了解如何启动您的 Zapier 接口之旅。有关如何创建您的 AI 动力聊天机器人的详细说明，请参阅此 Zapier 文章：zapier.com/blog/create-custom-ai-chatbots-with-interfaces/。

让我们看一个示例，您创建了一个评估品牌风险的聊天机器人，例如 Zapier 在 external-communications.zapier.app/brand-risk-assessment 上创建的示例。使用提示诸如一名员工公开发表了对客户的损害性言论会产生如下屏幕截图中显示的响应：

图 19.9 – 一个品牌风险评估 AI 辅助聊天机器人的示例

您甚至可以询问聊天机器人您可以做些什么来纠正情况，响应将显示在屏幕截图中：

图 19.10 – 品牌风险评估 AI 辅助聊天机器人的一个跟进回复示例

请记住，您如何训练聊天机器人对其产生的响应至关重要。您可以阅读有关如何自定义用户交互体验的更多信息，请访问help.zapier.com/hc/en-us/articles/15931071482509-Create-chatbots-in-Zapier-Interfaces，以及如何训练您的聊天机器人，请访问help.zapier.com/hc/en-us/articles/17211863510541-Use-a-data-source-with-your-Interfaces-AI-Chatbot。

重要提示

Zapier Interfaces 的聊天机器人组件默认使用 GPT-3.5-turbo。您可以通过添加来自您的 OpenAI 帐户的自己的 API 密钥来使用 GPT-4 和其他模型。使用默认设置是免费的；然而，请注意，要使用 OpenAI API，您将需要订阅付费服务，并根据使用情况对聊天机器人的使用进行收费。

现在，您应该更好地了解了何时以及如何使用 Zapier Interfaces 构建 AI 聊天机器人。

现在，让我们探索一些内置了 AI 功能的其他 Zapier 内置应用和功能。

其他 AI 动力的 Zapier 内置应用和功能

到目前为止，在本章中，我们已经介绍了 Zapier 中的几个 AI 动力功能，但还有许多功能已经发布为测试版，并有几个正在开发中。这些功能中的许多已经被整合到现有的 Zapier 内置应用和模块中。

在本节中，我们将探讨一些这些功能，并在适当的情况下提供用例和进一步的参考资料。我们将涵盖以下功能：

• Zapier 的 Formatter – 将文本分割为 AI 提示

• AI 动力的 Formatter by Zapier 步骤

• AI 动力的 Code by Zapier 步骤

• AI 动力的笔记

• AI 动力的故障排除

• AI 动力的应用扩展

• Zapier 的 AI

首先，让我们来看看 Formatter by Zapier 内置应用将文本分割为 AI 提示的块（测试版）转换选项，这不是一个 AI 动力功能，而是一个 AI 助手。

Formatter by Zapier – Split Text into Chunks for AI Prompt (beta) 转换选项

当使用 Zapier 的 AI 应用时，一个常见的问题是因为字符数量过高而达到 token 限制。这在使用 Large Language Models（LLMs）时很常见，例如，从您想在 AI 相关的 Zaps 中使用的网页中抓取数据。例如，使用 OpenAI，一个 token 可能是一个英文单词的四个字符。有关 OpenAI 如何计算 token 的更多细节，请参阅 help.openai.com/en/articles/4936856-what-are-tokens-and-how-to-count-them。通过 Formatter by Zapier Split Text into Chunks for AI Prompt (beta) 转换选项，您可以将大量文本数据进行修改，以生成较小的片段用于您的 AI 提示，从而降低遇到 token 限制错误的可能性。

重要说明

Formatter by Zapier Split Text into Chunks for AI Prompt 转换选项仅支持英文文本。

您可以在第十七章中了解如何设置 Formatter by Zapier Text 动作事件，Zapier 中的文本格式化功能–第二部分。一个好的开始是审查 Split 转换选项。

在设置动作步骤时，将您的大型数据集映射到 Input 字段，并在 Prompt 字段中添加您预期的提示文本，以帮助 Zapier 计算 chunk 大小。您还应指定在 Output Style 字段中是否应将结果生成为行项目或单独字段，与 Split 转换选项一样。

请记住，如果使用 GPT-3.5/ChatGPT 模型，建议将 chunk 大小指定为256，而 chunk 大小为4096 tokens，这两个值分别是这些字段的默认值。以下是一个示例屏幕截图：

图 19.11 – 设置 Split Text into Chunks for AI Prompt 转换选项

有一篇有用的帮助文章详细解释了如何使用此转换选项，并提供了一个带有 Zap 模板的示例来说明，您可以在这里找到：help.zapier.com/hc/en-us/articles/15406374106765-Modify-large-data-for-your-AI-prompts。建议您结合使用 Looping by Zapier 动作事件和 Formatter by Zapier Split Text into Chunks for AI Prompt 转换选项来对您的 chunk 进行多次迭代。您可以在第十三章中阅读有关 Looping by Zapier 的更多信息，新发布的应用和功能。

接下来，让我们介绍一下基于 AI 的 Formatter by Zapier 步骤。

基于 AI 的 Formatter by Zapier 步骤（测试版功能）

我们在 第 14 至 18 章广泛讨论了 Formatter by Zapier 内置应用程序的功能。现在，AI 功能的魔力允许您使用简单的语言提示要求 Zapier 在您的 Zap 步骤中格式化数据，然后将创建相应的 Formatter by Zapier 步骤以获取相关的转换选项。由于您不必手动创建步骤，这在构建 Zap 过程中节省了时间。

要从操作步骤中使用 AI 动力的 Formatter 功能，只需将光标悬停在字段的右侧即可显示 格式化数据 按钮。如下截图所示：

图 19.12 – 在操作步骤中显示的格式化数据按钮

点击 格式化数据 按钮后，在弹出的 格式化数据（Beta 版） 对话框中，使用 描述如何编辑此数据的格式 字段添加一个描述性提示，指定您希望执行的格式化操作，然后点击 创建步骤 按钮。如下截图所示：

图 19.13 – 使用格式化数据（beta 版）和提示的概览

在原始操作步骤之前将创建一个定制的 Formatter by Zapier 步骤，并将 输出 值映射到原始操作步骤中的字段。结果如下截图所示：

图 19.14 – 使用格式化数据（beta 版）和提示的结果

提示

在 Zapier 术语中，提示的准确度越高，结果的 Formatter by Zapier 步骤就越相关。例如，使用提示 将此文本缩短为 200 个字符，并加上省略号 可能会产生一个 Formatter by Zapier 步骤，它不会填充 将文本截断为最大长度为 200 个字符，并附加省略号。

以下 Zapier 帮助文章提供了关于如何使用此功能的进一步说明：

• [help.zapier.com/hc/zh-cn/articles/16727828367885-使用 AI Beta 快速格式化您的数据](https://help.zapier.com/hc/zh-cn/articles/16727828367885-使用 AI Beta 快速格式化您的数据)

• [help.zapier.com/hc/zh-cn/articles/16720031282189-使用带 AI 的 Formatter 自动格式化数据](https://help.zapier.com/hc/zh-cn/articles/16720031282189-使用带 AI 的 Formatter 自动格式化数据)

接下来，让我们来探索由 Zapier 驱动的 AI 代码步骤。

由 Zapier 驱动的 AI 代码步骤（beta 功能）

在 Code by Zapier – 使用 JavaScript 或 Python 代码在您的 Zaps 中 部分中的 第十一章，Zapier 的高级内置应用程序，我们探讨了如何使用 Code by Zapier。由于不是每个人都懂得如何使用 JavaScript 或 Python 编写代码，所以在 使用 ChatGPT 生成 JavaScript 或 Python 代码 部分中，我们介绍了如何使用 ChatGPT 生成代码以在 Code by Zapier 步骤中使用。现在，借助 AI 动力功能，您可以在 Code by Zapier 步骤中使用纯语言提示编写代码。再次强调，这是一个节省时间的工具，可帮助您在构建 Zap 过程中使用。

要在 Code by Zapier 动作步骤中使用AI 动力生成的代码功能，只需单击生成代码按钮。如下截图所示：

图 19.15 – Code by Zapier 步骤中的使用 AI 按钮的概述

在 我想要检索有关 Pipedrive 中联系人的详细信息，例如与联系人关联的所有电话号码。我还想要操纵这些电话号码，从中提取区号，并将这些结果显示为两个单独的值。Pipedrive API 允许请求关于人员信息的信息 developers.pipedrive.com/docs/api/v1/#!/Persons/getPerson 。请生成 JavaScript 代码执行此操作。 如下截图所示：

图 19.16 – 使用 AI 生成代码（AI Beta）的弹出窗口，带有提示

代码将在弹出窗口中生成，您可以查看后单击添加代码按钮将代码添加到动作步骤中的代码字段中。代码将被添加，并且如果您在提示中指定了足够的信息，则输入数据字段将被起草和映射。如下截图所示：

图 19.17 – 使用 AI 功能生成代码的结果概述，带有提示

您可以在 Zapier 帮助文章中了解有关使用此功能的更多信息 help.zapier.com/hc/en-us/articles/15666688064013-Generate-a-Code-step-using-AI-Beta-。

接下来，让我们探索 AI 动力笔记。

AI 动力笔记（Beta 功能）

在第三章的在 Zap 编辑器中创建你的第一个 Zap部分中，我们简要介绍了使用 Notes 功能为 Zap 步骤添加注释以及创建整体 Zap 描述的方法。现在，你可以利用 AI 功能在创建 Zap 注释时节省时间，根据 Zap 中的步骤生成你的 Zap 注释。

要使用AI 动力注释功能，只需在任何步骤内部单击评论框图标以添加注释。您还可以单击经典编辑器中右侧面板菜单或视觉编辑器中左侧面板上的注释菜单选项。这将展开以显示Zap 注释 (Beta)部分。单击使用 AI 生成按钮将为您的 Zap 创建一个草稿描述，您可以手动编辑，或者单击重新生成 AI按钮尝试另一个版本。以下是一个示例截图：

图 19.18 – 使用 AI 功能生成 Zap 注释

重要提示

AI 动力注释功能目前仅适用于整体 Zap 描述，而不适用于步骤注释。这些需要手动添加。

下面的 Zapier 帮助文章提供了如何使用此功能的更多上下文信息：help.zapier.com/hc/en-us/articles/16791272000525。

接下来，让我们探索 AI 动力的故障排除。

AI 动力故障排除（测试版功能）

在第五章中，我们探讨了Zap 历史记录模块以及在 Zap 运行中发生错误时如何解决问题。当你的 Zap 步骤中的一个出现停止错误状态时，新的 AI 动力故障排除 (beta)功能使用 AI 建议错误的可能原因，并描述解决方案。该功能使用 Zapier 帮助中心搜索可能与错误相关的信息。当你开始熟悉 Zapier 的工作方式，并学习如何解决 Zapier 故障时，这是非常有用的；然而，请注意该功能仍处于测试阶段，可能不准确。

要在 Zap 运行中发生停止错误状态时使用该功能，请在 Zap 历史记录中找到具有相关状态的步骤，然后单击故障排除 (beta)选项卡。将生成建议的结果。以下是一个示例截图：

图 19.19 – 使用故障排除 (beta) AI 功能的示例结果

更多关于此功能的详细信息可在此 Zapier 帮助文章中找到：help.zapier.com/hc/en-us/articles/16977917727757。

接下来，让我们来探索 AI 动力的 App 扩展。

AI 动力的 App 扩展（测试中的功能）

在 第十一章中的在多个 Zaps 中使用 App 扩展（测试中的功能）部分，Zapier 的高级内置应用中，我们简要介绍了如何使用 App 扩展（测试中的功能）功能，该功能允许您设置可以在多个 Zaps 中使用的 API 调用设置。使用此功能需要更高级的有关使用 API 的技术知识；然而，AI 动力的 App 扩展功能可以节省您的时间，如果您在多个 Zaps 中使用相同的 API 调用设置，则无需在每个 Zap 中重新构建步骤。

要在创建 App 扩展时使用此功能，请添加一个描述性提示到在 ClickUp 中检索指定文件夹中的所有列表，其中指定了文件夹 id。AI 将生成可能的选项供您使用，您可以通过单击预览按钮预览它们，或者单击使用按钮使用它们来创建 App 扩展。如下截图所示：

图 19.20 – 使用 AI 功能驱动的 App 扩展功能与提示

在我们的示例中，我们将点击使用按钮选择获取文件夹中的列表选项，这将预填 App 扩展所需的所有相关信息。API 请求选项卡中的预填细节如下截图所示：

图 19.21 – 使用 AI 功能预填的 App 扩展 API 请求选项卡示例

输入字段选项卡中的预填细节如下截图所示：

图 19.22 – 使用 AI 功能预填的 App 扩展输入字段选项卡概览

有关使用 App 扩展 AI 功能的更多信息，请参阅此 Zapier 帮助文章：help.zapier.com/hc/en-us/articles/17569084310925/。

接下来，让我们来探索 AI by Zapier 内置应用。

Zapier 的 AI 功能（测试中的功能）

Zapier 的 AI 功能内置应用可以帮助您执行多种不同的操作，例如根据文本输入（如电子邮件或 Google 文档）回答问题，或者根据网页数据（如博客和知识库）回答问题。该内置应用还可以帮助您分析和解析文本 – 例如，将电子邮件路由到正确的团队并识别垃圾内容。

Zapier 的 AI 功能有五个操作事件，如下截图所示：

图 19.23 – AI by Zapier 内置应用操作事件概览

这篇 Zapier 帮助文章提供了更多关于用例和如何设置应用程序的信息：community.zapier.com/product-updates/announcing-ai-by-zapier-beta-launch-7354。

让我们以这篇博客文章为例：zapier.com/blog/how-employers-support-parents-working-remotely/。以下截图说明了如何使用此内置应用程序了解文章中涵盖了多少主题以及它们是什么：

图 19.24 – 带有问题提示的 Web 页面问题与答案动作事件概览

AI 提示的结果如下所示：

图 19.25 – 在 AI by Zapier 中测试 AI 问题提示的结果

以下 Zapier 帮助文章提供了更多用例信息：

• 从文本文档中回答问题：help.zapier.com/hc/en-us/articles/16287563950349-Answer-questions-from-text-documents-using-AI-by-Zapier

)

• 从网页文档中回答问题：help.zapier.com/hc/en-us/articles/16287096270221-Answer-questions-from-web-pages-using-AI-by-Zapier

)

• 分析和解析数据：help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496342944013-Use-AI-in-Zaps-to-analyze-and-parse-your-text

您现在应该更好地理解了何时以及如何使用集成到 Zapier 内置应用程序和功能中的一些 AI 功能。

接下来，让我们深入了解如何在您的 Zaps 中使用 AI，特别是与 OpenAI 和 ChatGPT 集成的应用。

Zapier 中的 OpenAI 和 ChatGPT 集成

Zapier 目前与 60 多个 AI 应用集成，让您可以更多地利用 AI 和自动化。例如，Synthesia 应用可以让您使用 AI 头像将文本转换为视频。通过 Zapier-Synthesia 集成，您可以在新视频准备就绪时触发 Zaps 并创建新视频，例如，当您收到潜在客户的服务信息请求时。更多信息请访问 www.synthesia.io/ 和 zapier.com/apps/synthesia/integrations。

您可以在 zapier.com/apps/categories/artificial-intelligence 探索所有的集成。

最流行的两个集成是OpenAI和ChatGPT集成。让我们依次看看这两个。

Zapier-OpenAI 集成

OpenAI 是GPT、DALL-E和Whisper模型的制造商，大多数用户知道 OpenAI 是因其 ChatGPT 聊天机器人。通过 GPT 模型，OpenAI 使用自然语言提示来解决问题。通过 DALL-E 2 模型，OpenAI 使用自然语言描述来创建逼真的艺术和图像。通过 Whisper 模型，OpenAI 可以转录、识别和翻译文本和语言。您可以在openai.com/product了解更多关于 OpenAI 产品的信息。

通过 OpenAI 集成，您可以检查文本的适度，发送提示，并使用 GPT 和查询字符串搜索文本，使用 Whisper 创建转录和翻译，使用 DALL-E 生成图像。您还可以使用 OpenAI API 的应用扩展（beta）和API 请求（beta）动作事件：platform.openai.com/docs/api-reference。

以下截图显示了 OpenAI 集成的支持触发器和动作：

图 19.26 – 支持的 Zapier-OpenAI 集成触发器和动作概述

您可以在zapier.com/apps/openai/integrations找到有关 Zapier-OpenAI 集成的更多详细信息。

重要说明

要使用 OpenAI 集成和 API，您必须订阅 OpenAI 付费账户。

以下是一些演示 OpenAI 与 Zapier 使用案例的有用文章：

• 如何使用 OpenAI 的 GPT 和 Zapier 分析和评分潜在客户: [zapier.com/blog/analyze-leads-with-gpt-3/](https://zapier.com/blog/analyze-leads-with-gpt-3/

)

• 如何通过销售表单丰富潜在客户信息: [zapier.com/blog/enrich-leads-with-openai](https://zapier.com/blog/enrich-leads-with-openai

)

• 如何使用 OpenAI 和 Zapier 编写销售邮件: [zapier.com/blog/write-sales-emails-with-openai](https://zapier.com/blog/write-sales-emails-with-openai

)

使用 OpenAI 集成与 Zapier

我们将使用生成图像动作事件演示如何使用 DALL-E 的 OpenAI 集成生成图像，如下所示：

1. 在A 水彩画上的一只带翅膀的斗牛犬坐在篱笆上中添加详细的提示描述。

2. 在n字段中添加 1 到 10 之间的图像变体数量。

3. 使用大小下拉菜单选择图像的大小。

见下图所示：

图 19.27 – 自定义使用 DALL-E 模型在 OpenAI 集成中生成图像动作事件的概述

测试产生了一个带有 URL 的结果，如下截图所示：

图 19.28 – 使用生成图像操作事件的结果示例

实际图像结果如下截图所示：

图 19.29 – 使用 OpenAI 集成中的生成图像操作事件时生成的图像示例

接下来，让我们来介绍一下 Zapier 中的 ChatGPT 集成。

Zapier-ChatGPT 集成

GPT 聊天机器人 ChatGPT 席卷了世界，利用 AI 实现了显著的生产力提升，如“Zapier ChatGPT 插件（beta 版）- 从 ChatGPT 运行 Zap 操作”部分所述。您可以在 openai.com/chatgpt 找到更多关于 ChatGPT 的信息。通过 ChatGPT 集成，您可以发送提示并保存对话，以便以后在其他步骤或 Zaps 中进行调用，并使用 OpenAI 的 Function Calling 功能。有关 Function Calling 的更多详细信息，请参阅 openai.com/blog/function-calling-and-other-api-updates。最重要的是，Zapier 与 ChatGPT 的集成允许一些 ChatGPT Plus 账户用户在 Zaps 中使用 OpenAI 的最先进模型 GPT-4，这是目前使用 OpenAI 集成无法实现的。

以下截图显示了 ChatGPT 集成的支持触发器和操作：

图 19.30 – Zapier – ChatGPT 集成支持的触发器和操作概述

您可以在 zapier.com/apps/chatgpt/integrations 找到 Zapier-ChatGPT 集成的更多详细信息。

使用 Zapier 中的 ChatGPT 集成

为了演示如何使用 ChatGPT 集成，我们将以每月使用 ChatGPT 创建社交媒体想法和引用列表为例，并将每个想法和引用作为 ClickUp 中的单独任务添加。步骤如下：

1. 触发器：在 Zapier 的 Schedule by Zapier 中使用 每月一次 触发器，在每个月的第一天触发 Zap

2. 操作：在 ChatGPT 中使用 对话 操作来提示 ChatGPT 进行响应

3. 操作：在 Zapier 的 Formatter 中使用 文本 操作事件和 拆分 转换选项，将文本拆分为单独的行条目

4. 操作：在 Zapier 的 Looping by Zapier 中使用 从行条目创建循环 操作来循环行条目

5. 循环操作：在 ClickUp 中创建任务，将每一行条目都创建为 ClickUp 中的一个任务

这在以下截图中显示：

图 19.31 – 使用 ChatGPT 集成的 Zap 示例

在 ChatGPT 对话 步骤中，在 用户消息 字段输入描述性提示，在 用户名 字段中输入一个名称，在 助手名称 字段中输入一个助手名称，并在 助手说明 字段中输入使用说明。然后从 模型 下拉列表中选择模型，在 最大标记数 字段中输入可用于其他步骤或 Zaps 查找对话记录的唯一 内存键，以及 最大标记数 字段中的最大标记数。GPT 模型在文档 platform.openai.com/docs/guides/gpt/chat-completions-api 中有详细说明。有关标记的更多信息，请参阅本章前面的 Formatter by Zapier – Split Text into Chunks for AI Prompt (beta) 部分。

温度 和 Top P 字段的默认值都设置为 1.0。两者都可以调整以产生更准确或更随机的输出；但是，建议只调整一个而不是两个。如何调整字段值和相关性的说明在操作步骤中说明。

我们的示例显示在以下截图中：

图 19.32 – 自定义 ChatGPT 对话操作事件概览

结果显示在以下截图中：

图 19.33 – ChatGPT 对话操作事件测试结果

现在你应该对集成了 AI 的应用程序有了更好的理解。

接下来，让我们简要地了解一些关于 GPT AI 提示 的指南。

GPT AI 提示指南

从你所使用的 AI 工具中得到高质量响应的写作提示可能需要一些尝试和错误，并且可能需要一些练习。学会写作提示以获得最佳结果可能需要整整一章的篇幅，最终，你必须训练 AI 给你更好的结果。以下是一些关于写作提示的建议：

• 使用描述性输入来构建场景，并解释提示的目的以及你想要实现的目标

• 确定明确、具体的期望和指南

• 指定 AI 应该模仿的角色或职业、要使用的语调以及观众是谁

• 给出你自己的例子，展示结果可能是什么样的

• 提供来源于互联网的 URL 引用，以获取更多示例

我们整理了一些有用的 Zapier 资源，这些资源将帮助你成为 AI 提示专家：

• zapier.com/blog/gpt-prompt/

• community.zapier.com/featured-articles-65/prompting-basics-get-quality-responses-when-interacting-with-ai-24314

• community.zapier.com/how-do-i-3/ai-voice-tone-when-creating-content-23182

OpenAI API 文档还提供了关于最佳实践的非常有用的信息：platform.openai.com/docs/guides/gpt-best-practices。

现在，您应该对 GPT AI 提示的最佳实践有了更好的理解。

摘要

在本章中，我们介绍了如何通过结合 AI 和自动化来提高您的生产力。我们探讨了一些 Zapier 内置的 AI 功能，以及 Zapier 与 AI 应用的集成。

首先，我们探讨了如何获取已整合 AI 功能的新 Zapier 功能的早期访问权限，然后我们介绍了“创建 Zap”功能的概述。接下来，我们看了 Zapier Chrome 扩展和 ChatGPT 插件中的 NLA 和 AI Actions 功能。然后，我们探讨了如何使用 Zapier 界面创建 AI 聊天机器人。接着，我们介绍了一些新的内置应用程序和功能，例如由 Zapier 步骤驱动的 AI 格式化器、由 Zapier 步骤驱动的 AI 代码、AI 驱动的故障排除以及 AI by Zapier 内置应用程序。最后，我们探讨了 ChatGPT 和 OpenAI 与 Zapier 的集成以及 GPT AI 提示的基础知识。

在下一章中，您将学习如何自动化您的营销工作流程。我们将讨论不同类型的营销流程，并提供这些流程如何使用 Zapier 自动化的工作示例。我们还将提供有关如何解决与营销工作流程相关的问题的实用提示。

问题

1. 说出三个由 AI 驱动的内置 Zapier 应用程序和功能的名称。

2. OpenAI 创建了哪些模型和功能？

3. Zapier 目前与多少个 AI 应用集成？

答案

1. Zapier 内置了多个由 AI 驱动的应用程序和功能。一些示例是 Zapier 步骤的 AI 驱动的格式化器，Zapier 步骤的 AI 驱动的代码，以及 AI 驱动的故障排除。

2. OpenAI 是 GPT、DALL-E 和 Whisper 模型的制造商，并且大多数用户都知道它的 ChatGPT 聊天机器人。

3. Zapier 目前与超过 60 个基于 AI 的应用集成，包括 ChatGPT 和 OpenAI。

第二十章：自动化您的营销流程

到目前为止，我们已经回顾了如何使用 Zapier 构建工作流自动化以及如何使用各种内置应用，包括 Formatter by Zapier，来增强你的自动化。现在，我们已经覆盖了这些主题，接下来更详细地介绍使用 Zapier 作为连接器工具自动化数千个业务应用程序之间的不同类型业务流程将非常有用。在接下来的几章中，我们将介绍如何自动化五个核心业务功能，即市场营销、销售、运营、财务和分析，并探讨与 Zapier 集成的一些常用数字工具的示例。我们还将更详细地介绍如何使用每个功能相关的特定集成。

首先，营销通常是业务周期的第一部分，也是非常重要的一部分。所有企业都需要不同程度的营销流程，以确保他们有吸引潜在客户的方式。在本章中，我们将讨论可以使用 Zapier 自动化的不同类型营销流程，并提供一些常见营销应用程序使用的工作流程示例。首先，我们将概述可以使用 Zapier 自动化的营销流程类型。接下来，我们将探讨使用 Zapier 自动化营销流程的起点在哪里。最后，我们将深入了解如何使用 Facebook 页面集成自动化社交媒体营销。

我们将在本章中涵盖以下关键主题：

• 介绍使用 Zapier 自动化您的营销流程

• 使用 Zapier 自动化您的营销流程从哪里开始

• 自动化社交媒体营销流程，并演示 Facebook 页面集成

一旦您研究了每个主题，您将更好地了解可以使用 Zapier 自动化的不同营销流程。您将知道如何使用 Zapier 自动化一些常见营销应用程序中的营销流程。

技术要求

要充分利用本章内容，您需要拥有 Zapier 帐户。您需要 Zapier 免费计划才能创建单步工作流程并使用 Zapier 的预构建模板。您需要 Zapier Starter 计划才能使用高级应用程序并创建多步骤工作流程。

您可以在bit.ly/zapier-book获取本章中使用的 Zap 模板。使用模板将帮助您可视化流程是如何工作的。

介绍使用 Zapier 自动化您的营销流程

每个企业都需要某种形式的市场营销，以确保他们的客户可以亲自光顾他们的门店或在线购买他们的产品和服务。每个企业都希望通过口碑或推荐的方式进行潜在客户生成; 换句话说，让您珍视和开心的客户为您做市场营销工作。然而，当您刚开始时，有义务让商业名称在某种方式中知名起来。在过去，最受欢迎的营销形式包括报纸和杂志广告、传单派发、广播广告，对于那些买得起的人来说，还有电视广告，这些广告通常局限于特定地理区域。在这个数字化时代，我们有互联网来吸引每个人，企业可以使用更多具有成本效益的营销工具和服务。然而，随之而来的选择更多，我们需要做的事情也更多，以保持竞争力。

首先，大多数企业都需要某种形式的数字化存在，以便潜在买家能够找到它们，这可能是一个网站或一个Google 我的企业页面。您的网站可能会有一个博客，以便您可以提高在 Google 等搜索引擎上的搜素度。您可能需要在各种社交媒体渠道上分享博客文章，同时通过有用的内容、梗图和激励帖子或战略性社交媒体活动与粉丝们互动，以吸引流量回您的网站。您可能会在网站中嵌入表单，以允许人们订阅您的新闻通讯。您可能会有着陆页面，以帮助您收集电子邮件地址或添加到您的营销活动的潜在客户。您可能还使用数字广告来增加这些专门的着陆页面的流量。所有这些努力，以及使用的所有这些工具，都是为了将观众引入您的销售周期并购买您的产品或服务。

理解可以使用 Zapier 自动化的市场营销过程

Zapier 与多种市场营销工具有多个集成，涵盖多种功能，使您能够自动化市场营销过程。您可以将这些应用与成千上万的其他应用程序连接起来，例如 Slack、Google Drive、Airtable 和 Zapier 短信，以自动化您的社交媒体营销过程。

以下是几个可以使用 Zapier 自动化的市场营销流程的示例：

• 在线存在流程

• 社交媒体营销流程

• 社交媒体排期流程

• 广告流程

• 电子邮件营销和市场自动化流程

让我们探讨每一个流程，并提供一些可以与 Zapier 一起使用的市场应用的示例，以自动化涉及它们的流程。

自动化涉及在线存在的应用程序的过程

如今，大多数企业都拥有某种形式的数字化存在，而在大多数情况下，这始于一个网站。为了帮助提高搜索引擎优化，通常建议您拥有一个博客，在其中定期发布新的相关内容。您可以使用Tumblr、WordPress、Drupal或Webflow来管理您的网站和博客内容。

管理博客可能是一项耗时的活动，因此您可能会发现自动化一些相关流程非常有用。一个与 Zapier 集成的流行网站构建器和博客是 WordPress。您可以使用 Zapier 自动化 WordPress 博客的流程，例如创建、更新和共享新内容，以及管理评论和用户。您可以在收到新评论时、添加新用户时、添加或更新帖子时以及添加新媒体时触发工作流程。将这些触发事件与通知应用程序中的操作事件相结合，例如使用 Zapier 的 Email 来获取电子邮件，使用 Twitter 或 Medium 等社交媒体应用程序分享新帖子，或者将新用户添加到列表中的 Google Sheets 电子表格。您还可以在例如向 Google Drive 添加新图像或向您的 CRM、Dubsado或任务管理应用程序 Asana 添加新用户时创建新帖子、更新现有帖子、上传媒体、创建新用户和搜索帖子。

许多具有实体、实体位置的企业，如零售店、牙医诊所或法律公司，可能会在 Google My Business 等服务上进行业务广告。通过这种类型的服务，您可以宣传您的营业时间和联系方式，并收集客户评价。使用 Google My Business 还会增加您在 Google 上的可搜索性。由于 Google My Business 与 Zapier 集成，您可以使用 Zapier 连接到其他应用程序并自动化您的在线存在。例如，您可以在收到新评论时触发工作流程，并获得 Slack 消息或短信等通知。您可以在收到新评论时回复特定评论，或者在 Airtable 的视图中出现记录时更新回复。

有许多与 Zapier 集成的网站构建应用程序，您可以在zapier.com/apps/categories/website-app-building上查看。

接下来，让我们讨论如何使用 Zapier 自动化社交媒体营销流程。

自动化社交媒体营销流程

大多数企业都使用某种形式的社交媒体来吸引他们的潜在客户和现有客户。您可能只使用一个或几个社交媒体平台，具体取决于您业务的需求。举几个例子，这些可能是 Facebook 群组、Twitter、Instagram for Business，或者Pinterest。无论您的社交媒体营销流程是什么，都有方法连接您的工具，并使用 Zapier 自动化这些流程。

通过 Instagram for Business 整合，可以在您的帐户上发布新的视频或照片或在照片或视频中标记您的帐户时触发工作流程。您可以将这些触发器与动作事件结合使用，将其分享到您的 Facebook 页面或 LinkedIn 上，或将文件保存在 Google Drive 中。例如，当您发布新的 Shopify 或 WooCommerce 产品时，您也可以在您的动态中发布新的照片。

通过 Pinterest 整合，您可以在添加新的 pin 时触发工作流程，创建新板或获得新的关注者。结合动作事件将其发布到 Facebook 页面或在 Slack 中通知团队。例如，您发布新的 WordPress 文章时，您还可以创建新的 pin。

有许多社交媒体营销应用程序与 Zapier 集成，您可以在此处查看：zapier.com/apps/categories/social。

接下来，让我们探讨如何使用 Zapier 自动化社交媒体排程流程。

自动化社交媒体排程流程

在社交媒体上发布内容是另一项耗时的营销活动。编写内容，设计图形，计划何时发布，以及实际发布可能需要一些时间，并且可能是一个非常手动的过程。使用社交媒体排程工具，如 Buffer、Meet Edgar 和 Hootsuite 可以轻松地在您选择的日期和时间将内容发布到多个社交媒体平台上。能够自动化这些排程应用程序涉及的流程使事情变得更加容易。因此，您可以使用 Zapier 自动化许多社交媒体排程工作流程。

通过 Meet Edgar 整合，当 Pinterest 上添加新的 pin 或发布新的 YouTube 视频时，您可以向库中添加新的内容。

通过 Buffer 整合，您可以在添加新项时触发工作流程，然后将新项作为新文章在 WordPress 上分享，创建 Trello 卡片或创建 Google 日历事件。添加新个人资料时，您也可以添加新行到 Google Sheets 电子表格中。您还可以在以后的某个日期安排发布或在例如发布新的 Instagram 照片或创建新的 Evernote 笔记时立即发送更新。

有许多社交媒体排程应用程序与 Zapier 集成，您可以在此处查看：zapier.com/apps/categories/social-marketing。

接下来，让我们介绍如何使用 Zapier 自动化在线广告流程。

自动化广告流程

在线付费广告是推动流量到您的网站或特定着陆页以促销产品和服务的流行方式。Facebook Lead Ads、Google Ads 和 Instagram Lead Ads 是用于在线付费广告的流行应用程序，您可以使用 Zapier 自动化与这三个应用程序相关的广告工作流程。

例如，使用 Facebook Lead Ads 集成，您可以在创建新的潜在客户时触发工作流程，将新行添加到 Google Sheets 电子表格，或将潜在客户添加到您的 CRM。

使用Google Ads集成，当创建新的广告系列或创建潜在客户表单时，您可以触发工作流程，并在 LinkedIn 上添加新帖子或在 Google 日历中创建事件。您还可以创建客户列表，向列表中添加或删除联系人，或设置状态并从其他应用程序发送脱机转化信息。您可以搜索客户列表和广告系列，并在不存在时创建客户列表。

有几款在线广告应用与 Zapier 集成，您可以在zapier.com/apps/categories/ads-conversion上查看。

接下来，让我们探讨如何使用 Zapier 自动化电子邮件营销和营销自动化流程。

自动化电子邮件营销和营销自动化

另一种培养您的潜在客户并使客户更多地从您购买的流行方式是使用电子邮件营销或营销自动化。为了使用这些方法，一旦您通过社交媒体或广告将新的潜在客户推送到您的网站或特定的登陆页面，您首先需要收集联系人的电子邮件地址，以便您可以向他们发送新的免费但有价值的内容，让他们了解特别优惠，或向他们介绍您的团队和服务。您可以通过将表单嵌入您的网站以允许人们订阅您的新闻简报，或设置带有免费下载内容的登陆页面，例如速查表、电子书或有趣的测验来帮助您收集电子邮件地址，以便将其添加到您的营销活动中。

电子邮件营销流程

诸如Constant Contact、Mailchimp 和Campaign Monitor之类的电子邮件营销应用通常允许您发送一次性的类似新闻简报的电子邮件，并带有一些简单的自动化功能。

使用 Constant Contact 集成，当新联系人或列表被添加以及邮件被打开时，您可以触发工作流程。您可以将这些触发器与动作事件结合起来，例如将新联系人添加到 Salesforce CRM 并在他们打开邮件时对其进行标记。您还可以在您的帐户中创建或更新联系人，在新的 Gravity Forms 或 Typeform 表单提交时查找联系人或创建联系人，或者当您收到新的 Facebook Lead Ad 潜在客户时进行操作。

有几款电子邮件营销应用与 Zapier 集成，您可以在zapier.com/apps/categories/email-newsletters上查看。

营销自动化流程

营销自动化应用程序如 ActiveCampaign、 ClickFunnels和 Keap 允许您设置带有条件逻辑的自动化序列，您可以根据其活动和行为从不同的列表、段和自动化中删除和添加联系人。它们通常也具有作为 CRM 工作的额外功能。

ActiveCampaign 集成具有长达 15 个触发事件、12 个操作事件和 4 个搜索操作事件的列表。由于 ActiveCampaign 还具有联系人管理、交易、任务和备注等 CRM 功能，因此您可以使用几个特定于 CRM 的事件，这里不进行讨论。然而，对于营销功能，您可以在以下情况下触发工作流：当一个活动开始发送电子邮件、一个活动反弹、一个活动中的链接被点击、一个联系人取消订阅活动或活动电子邮件被打开时。您可以将这些触发器与其他操作事件结合使用，例如使用 Slack 或通过 Zapier 的电子邮件告知通知，或将新活动发布到 Facebook 页面。您还可以查找联系人、创建联系人、将其添加到自动化、创建和发送新活动，或在出现新的 Thinkific 订单、从 Google 表格或** JotForm**获取新的表单条目、关闭 ManyChat 聊天或接收 PayPal 销售时添加跟踪事件。

有几个营销自动化应用程序与 Zapier 集成，您可以在zapier.com/apps/categories/marketing-automation（英文）中进行查看。

提示

如果您为 B2B 市场提供服务，则可以利用内置的 Lead Score by Zapier 应用程序提取的数据，这些数据可以用于潜在客户的资格和评分。这对于没有大量潜在客户且可能无法支付数据洞察平台费用的小公司和初创公司特别有用。您可以检索有关您的潜在客户的其他数据，因为它们进入您的系统是无价的，而对于低容量来说是不需要额外费用的。您可以在第十章中更详细地了解 Lead Score by Zapier 应用程序，其他有用的内置应用程序 by Zapier。

现在您了解可使用 Zapier 自动化的营销流程类型。

现在让我们来看看开始自动化营销流程的基本第一步。

从哪里开始使用 Zapier 自动化营销流程

在开始自动化流程之前，始终进行一些预先工作是很好的。在第二章和第三章中，我们涵盖了一些重要的要点，这些要点在您制定营销工作流时会对您有所帮助，它们如下：

• 绘制您的营销流程图：您可能已经制定了营销策略，并清楚地了解您的营销流程如何与所有工具配合工作。但是，如果没有，请按照第二章中简化您的流程并评估可以自动化的内容一节中的步骤，以可视化方式绘制您的流程，以便您可以高层次地了解您的任务如何与现有软件配合工作。

• 列出您的营销工具：列出您在业务中使用的所有营销工具和服务，以实现您的目标。然后，评估这些工具如何符合您制定的流程。您随后将能够简化这些流程并决定哪些可以自动化。一旦您了解了您的流程和工具的概述，您将更好地了解哪些地方存在问题，以及 Zapier 如何帮助您填补这些空白并自动化您的流程。

• 审查您的应用程序配置文件页面：在第二章中，准备自动化您的流程，我们还讨论了审查您的各个应用程序配置文件页面作为了解您的业务应用程序如何与 Zapier 集成的最佳方法。这将为您提供有关在您的工作流中可用的触发器、操作和搜索的见解。制作这些的列表以便快速参考。

• 使用 Zapier 的预先构建的指导性工作流模板：这是开始自动化您的营销流程的最简单方法。这些模板是从其他用户常用的工作流构建的。它们非常适合用作灵感，设置速度快，并且会立即为您节省时间。

• 定制您的营销工作流：发挥创造力，开始构建多步骤工作流以在自动化中取得更多成就。使用 Zapier 的内置应用程序来帮助您做更多事情，并将您的营销工作流连接到您业务流程的其他部分，例如您的销售流程。

• 结合人工智能和自动化：利用 AI 动力的 Zapier 功能和集成的 AI 应用程序的魔力来增强您的营销工作流。在第十九章中了解更多信息，AI 和自动化。

有了所有这些，您将顺利为您的业务创建营销自动化。

提示

如果您正在寻找在您的业务中使用的其他营销应用程序的想法，您可以查看应用生态系统目录中的营销类别，以获取与 Zapier 集成的公共应用程序列表，网址为 zapier.com/apps/categories/marketing。请参阅第二章中选择新应用程序的简要指南一节，获取有关选择新应用程序的指导。

您现在知道如何开始使用 Zapier 自动化您的社交媒体流程了。

让我们更具体地讨论如何使用 Zapier 的 Facebook 页面集成来自动化社交媒体营销流程。

自动化社交媒体营销流程，以 Facebook 页面集成为例

Facebook 是最常用的社交媒体平台之一，它有两个与 Zapier 集成的热门社交媒体应用，即 Facebook 页面和 Facebook 群组。为了让您了解如何自动化社交媒体营销流程，我们将重点放在 Facebook 页面与 Zapier 的集成上。

大多数企业不会使用个人 Facebook 帐户进行社交媒体营销，但会创建 Facebook 页面。Facebook 页面非常适合提升企业的在线可见性，展示其产品和服务、营业时间和客户推荐，以及分享内容、特别优惠和新闻以吸引潜在客户和顾客。

如果您在业务中使用 Facebook 页面，则可以使用 Zapier 自动化您的营销流程，并且 Facebook 页面集成支持多个触发和动作事件。完整列表可以在 Facebook 页面应用程序配置文件页面上找到，网址为zapier.com/apps/facebook-pages/integrations。

Facebook 页面触发事件和使用案例

以下是一些支持的触发事件列表，您可以使用这些事件与 Facebook 页面一起使用，并附有示例：

• 您的时间轴上的新帖子：当您或其他人向您的 Facebook 页面帐户的时间轴添加新帖子时触发此事件。除其他外，在您希望收到关于您的时间轴上新帖子的通知时，可以在自动化中使用此触发事件。例如，将此触发事件与 发送短信 等通知动作事件结合使用，通过 Zapier 的短信发送给您，或者使用 发送频道消息 动作事件与 Slack 在指定频道向您的团队发送消息。

• 新推荐：当您的 Facebook 页面收到新的推荐时触发此事件。除其他外，在您希望将任务分配给团队审查推荐时，可以在自动化中使用此触发事件。例如，将此触发事件与 Trello 的 创建卡片 动作事件结合使用，以在 Trello 中添加新卡片并将成员分配给它，或者使用 创建任务 动作事件将任务添加到 Clickup。您还可以在希望在其他社交媒体平台上分享推荐时使用它。

• 您的新帖子: 当您在您的 Facebook 页面时间轴上发布更新时，此事件将被触发。除其他事项外，您可以在自动化中使用此触发事件，当您希望在其他社交媒体平台上重新分享您的帖子时。例如，将此触发事件与创建推文等操作事件结合使用，以在 Twitter 上发布推文。如果您需要确保您的消息不超过推文的最大字符长度 280，在执行步骤之前，添加Formatter by Zapier 的文本操作事件并选择截取转换选项以截断字符长度。

接下来，让我们看一些 Facebook 页面的动作事件和用例。

Facebook 页面的动作事件和用例

以下是您可以与 Facebook 页面一起使用的一些支持的操作事件列表及其使用示例：

• 从您的触发器中的文件字段映射到文件对象中。照片应小于 4 MB，保存为.jpg、.png、.gif、.tiff、HEIF 或 WebP 文件。

• 创建页面发布: 您可以使用此操作事件在您的 Facebook 页面上创建并发布新的动态内容。您可以将此操作事件与触发事件（如Feed 中的新项目在 RSS by Zapier 中）结合使用，以发布您最喜欢博客的新 feed 项目并与您的 Facebook 受众分享，或者与 WordPress 中的新帖子结合使用，以分享您博客中的新帖子。

• 从您的触发器中的play_url字段映射到公开可访问的 YouTube URL 中。

• 从您的触发器中的文件字段映射到文件对象中。

接下来，让我们探讨如何设置一个使用 Facebook 页面集成的多步 Zap 的示例。

使用 Facebook 页面集成设置多步 Zap

为了说明这一点，我们将使用在我们最喜欢的博客之一zapier.com/blog/feeds/latest/添加 RSS feed 项目时，在 Facebook 页面上创建新帖子的示例。我们将截断博客描述，以使我们的消息更易阅读。

Zap 将涉及以下三个步骤：

1. 触发器：RSS by Zapier 应用程序与Feed 中的新项目触发事件。

2. 操作: 使用Formatter by Zapier 应用程序的文本操作事件和截断转换选项。

3. 操作: 使用Facebook 页面 应用程序的新页面发布操作事件。

以下截图展示了构建后的 Zap 应该是什么样子，带有一些自定义标签：

图 20.1 – 使用 Facebook 页面作为动作步骤的多步 Zap

让我们一步一步地走过这个过程，从触发步骤开始。

设置触发步骤

我们将使用内置的 RSS by Zapier 应用程序，以feed中的新项目触发事件作为触发步骤。请按照第九章中的 使用 RSS feed 阅读器 部分的说明，在 Feed URL 字段中添加 zapier.com/blog/feeds/latest/。

以下截图显示了此步骤的外观：

图 20.2 – 使用 RSS by Zapier 在 feed 中触发工作流程的概述

接下来，让我们设置 ZAP 中的第二步 – 第一个操作步骤。

设置 ZAP 中的第二步

我们将使用 Zapier 的 Formatter 应用，并将触发步骤中的Description数据映射到100个字符，不跳过字符，并选择真以在附加省略号？字段中添加…到末尾。

以下截图显示了此步骤的外观：

图 20.3 – 使用 Formatter by Zapier 文本操作事件截断描述数据的概述

单击继续按钮。您随后可以使用测试部分截断文本。

接下来，让我们设置 ZAP 中的最后一个操作步骤。

设置 ZAP 中的第三步

我们将使用 Facebook 页面应用程序与新页面帖子操作事件，并通过按照以下方式完成字段来自定义此操作步骤：

• 页面：我们将使用此下拉字段选择我们有管理员访问权限的 Facebook 页面帐户。在这种情况下，我们选择了Solvaa – Zapier 专家选项。

• 这是 Zapier 博客的最新内容：，来自步骤 2的动态博客Description输出。

• 链接网址：我们将从步骤 1触发中映射动态链接数据，以便读者可以单击链接转到实际博客文章。

以下截图显示了此步骤的外观：

图 20.4 – 使用 Facebook 页面集成概述创建新页面帖子

单击继续按钮。您随后可以使用测试部分在 Facebook 页面上创建帖子。我们方案的结果显示在以下截图中：

图 20.5 – Zapier 在 Facebook 页面中创建的新页面帖子的概述

您可以在此处获取此 ZAP 模板的副本：bit.ly/zapier-book。

现在，你应该对如何使用 Facebook 页面集成自动化社交媒体营销流程有了更好的理解。

总结

在本章中，我们讨论了可以使用 Zapier 自动化的不同类型营销流程，并且探讨了一些常见营销应用程序中使用的工作流程示例。首先，我们概述了可以使用 Zapier 自动化的营销流程类型。然后，我们介绍了如何开始使用 Zapier 自动化营销流程。最后，我们讨论了如何通过 Facebook 页面集成自动化社交媒体营销。

你现在知道如何使用 Zapier 以及具体使用 Facebook 页面集成来自动化营销流程了。

在下一章中，你将学习如何自动化你的销售工作流程。我们将讨论不同类型的销售流程，并且给出使用 Zapier 如何自动化这些流程的实际示例。我们还将提供一些解决与销售工作流程相关问题的实用建议。

问题

1. 什么类型的营销流程可以使用 Zapier 自动化？

2. 新的 Facebook 页面照片可以上传哪些文件类型？

第二十一章：自动化您的销售流程

现在我们已经讨论了如何使用 Zapier 自动化营销流程，下一个需要探讨的重要业务功能是销售周期及其自动化流程。销售当然是最重要的业务功能之一。一旦您的营销流程自动运行以推动新的潜在客户，您将需要一种有效的方式将其转化为销售。没有销售意味着没有收入，没有收入的企业将无法长久生存。因此，拥有简化和自动化的销售流程肯定会有助于确保业务成功。

在本章中，我们将讨论可以使用 Zapier 自动化的不同类型的销售流程，并提供与一些常见销售应用程序一起使用的工作流示例。首先，我们将概述可以使用 Zapier 自动化的销售流程类型，例如数据收集、预约安排、潜在客户捕获和管理、获取数字签名以及处理在线销售交易。然后，我们将探讨如何开始使用 Zapier 自动化销售流程。最后，有几种不同的销售工具与 Zapier 集成，允许您自动化销售流程。为了说明这一点，我们将深入探讨如何使用 Pipedrive CRM 集成自动化潜在客户管理流程。

本章将涵盖以下关键内容：

• 介绍使用 Zapier 自动化您的销售流程

• 如何开始使用 Zapier 自动化您的销售流程

• 使用 CRM 集成自动化潜在客户管理流程，以 Pipedrive 集成为例

一旦您完成了每个主题的工作，您将更好地了解可以使用 Zapier 自动化的不同销售流程。您将知道如何使用 Zapier 来自动化一些最常见的销售应用程序的销售流程。

技术要求

要充分利用本章的内容，您将需要访问 Zapier 帐户。您将需要 Zapier 免费计划来创建单步工作流程并使用 Zapier 的预构建模板。您将需要 Zapier 入门计划来使用高级应用程序并创建多步工作流程。

您可以在 bit.ly/zapier-book 获取本章中使用的 Zap 模板。使用模板将帮助您可视化流程如何工作。

介绍使用 Zapier 自动化您的销售流程

过去，许多企业拥有的收银机每次收到销售款项时都会发出“咣当”声。如今，许多企业不太可能拥有这些古董收银机，但许多企业所有者可能会在完成销售时想象“咣当”声，然后偷偷欢呼。销售是保持业务运转并支付员工、供应商和企业所有者的动力。

在互联网出现之前，公司通常需要有营业场所，并在顾客走进门时销售他们的产品或服务。有些顾客知道自己想要什么，而其他人需要更多信息或一些劝说。销售人员在房间里工作并接待潜在买家，同时必须接听电话、解决询问问题并预约。客户详细信息可能已记录在纸质登记表、书籍或电子表格中，也可能没有记录。合同是手写或打印出来的，需要亲自签名。

随着数字时代的到来，公司现在拥有许多可用工具，能够更有效地运营他们的销售周期。销售人员现在手边有更好的流程可以建立与潜在客户更强的关系，以便他们购买并不失个性化的接触。

使用连接器工具（例如 Zapier）自动化各种任务可以显著改善销售流程的示例，请参见 solvaa.co.uk/automate-dental-practice/。

了解使用 Zapier 能够自动化的销售流程。

Zapier 与许多涵盖众多功能的销售工具集成，使您能够自动化您的销售流程。您可以将这些应用程序与数千个其他应用程序（如 Microsoft Outlook、Asana、Dropbox 和 Xero）连接起来，自动化您的销售流程。

以下是可以使用 Zapier 自动化的几个销售流程示例：

• 通过表单进行数据收集的流程。

• 预约预定流程。

• 潜在客户管理流程。

• 合同、提案和数字签名收集流程。

• 电子商务流程。

让我们探索每一个流程，并给出一些可以与 Zapier 一起使用的销售应用程序的示例，以自动化涉及它们的流程。

自动化涉及数据收集的流程。

许多企业使用表单构建器从潜在客户那里收集信息。您可以使用 Gravity Forms、Google Forms、JotForm、Typeform 或其他表单构建器。这些表单可能是为了在嵌入到公司网站时发送有关公司服务和产品的查询，或者为了营销目的，以便人们可以注册公司的通讯或填写调查问卷。

常见的情况是，当表单条目被创建时，您可能会收到电子邮件通知，但处理该数据并将其添加到其他系统可能是耗时且重复的。通过自动化流程，您可以将该表单数据添加到您应用程序堆栈中的多个工具中，并相应地启动工作流程。例如，当新表单条目被创建时，您可以通过 Slack 消息通知团队，给自己发送短信，将条目添加到 Google Drive 或 Dropbox 中作为文本文件，创建一个新的问题在 Jira 中，在 Close.io 中创建新的联系人和机会等等。

Gravity Forms 是一个流行的 WordPress 插件，允许您创建一个自定义表单，您可以将其嵌入到网页中，以便收集数据。通过 Gravity Forms 集成，您可以在表单提交时触发工作流程。您可以将此触发器与动作事件相结合，将表单数据添加到您的 CRM 中，将新任务添加到您的项目管理应用程序中，或使用 Gmail 发送自动化电子邮件，等等。您还可以创建一个表单条目，并额外触发与表单提交相关的规则，例如通知和 feed 插件。

使用 Google Forms 时，您可以创建表单，然后将其用作独立的 URL 或将其嵌入到网页中。表单条目还记录在 Google Sheets 电子表格上。通过 Google Forms 集成，您可以在将新表单响应添加到关联的 Google Sheets 底部时触发工作流程，并且还可以在修改表单响应时触发。您可以将这些触发器与动作事件结合使用，以添加或更新数据到您的电子邮件营销工具，例如 ConvertKit，将事件添加到 Google 日历中，或者使用 Slybroadcast 发送自动语音邮件，等等。您还可以创建新的表单响应和行条目，查找并创建新的响应，并按列和值查找响应行，返回该行的数据。

有许多与 Zapier 集成的表单和调查应用程序，您可以在 zapier.com/apps/categories/forms 上查看。

接下来，让我们讨论如何使用 Zapier 自动化预约预订和安排流程。

自动化预约预订和安排流程

如果你是一个服务型企业，预约约见是一个确保收入持续增长的方法。这些约见可能是免费的发现性或信息性电话，收费咨询课程，或者其他需要亲自提供的服务，比如按摩或治疗。改进你的约见预定和安排流程的第一步是使用现有应用程序中的内置预订功能，比如一些 CRM 应用程序（例如 Pipedrive，Dubsado 或 HubSpot），或者使用专门的预定应用程序，比如 Acuity Scheduling 或 Calendly。这些应用程序允许你创建自定义时间段，可以在你的网站上显示或使用 URL 共享。它们与你的日历集成，所以你的可用性会显示出来，并且一旦预约成功，日历中就会自动创建事件。有些应用程序还允许你提前收款。一旦你使用了这些功能，你就可以根据需要创建包含这些应用程序的工作流程来自动化流程。

通过 Acuity Scheduling 集成，你可以在安排新约见、取消或重新安排约见时触发工作流程，当约见开始时，或者当新产品订单完成时。你可以将这些触发器与行动事件结合起来，在 ActiveCampaign 中创建新的订阅者和交易，创建新的 Asana 任务，并在 Google Sheet 中添加或更新行，等等。你还可以添加优惠券和套餐代码，在 Acuity 日程表中设置时间段，并通过客户信息或 ID 查找现有约见。

通过 Calendly 集成，你可以在受邀者安排活动或取消已安排的活动时触发工作流程。将这些触发器与行动事件结合起来，在Zoom中创建会议，发送 Slack 消息，创建或更新 CRM 中的联系人等等。

有许多与 Zapier 集成的预定应用程序，你可以在zapier.com/apps/categories/scheduling上查看。

接下来，让我们看看如何通过 Zapier 自动化潜在客户管理流程。

自动化潜在客户管理流程

许多企业使用联系数据库或 CRM 应用程序来集中数据，以便他们可以管理潜在客户和客户。这些工具往往是联系人的唯一真实来源，因此，它们保存了有关联系人以及与该联系人的通信的所有信息。大多数 CRM 应用程序允许您根据联系人在购买过程中所处的阶段（如潜在客户、机会或客户）以及基于其活动的潜在客户的热度来对联系人进行分类。您可以创建交易或机会来跟踪潜在客户在销售周期中的进展，并创建活动或任务来帮助管理与潜在客户的接触点。在某些情况下，您可以连接您的电子邮件帐户，然后发送和记录电子邮件通信，连接您的日历，并直接从 CRM 安排约会。一些 CRM 具有产品模块，使您可以向您的交易添加产品和定价，有些允许您管理支持票证并执行电子邮件营销功能。

市场上有数百种 CRM，包括流行的应用程序，如 HubSpot、Salesforce、Zoho CRM、Microsoft Dynamics 365 CRM、Capsule CRM、Dubsado、ActiveCampaign 和 Pipedrive。其中许多与 Zapier 集成，允许您通过自动化将潜在客户和联系人管理流程提升到更高水平。大多数集成都有许多触发器、动作和可用于使用的搜索，使您可以强化您的潜在客户管理流程。

使用 Salesforce 集成，您可以在新记录，如email address或status被更新时，或者收到新的出站消息时触发工作流程。将这些触发器与动作事件相结合，例如在机会达到特定阶段时在 QuickBooks Online 中创建新联系人和发票，将潜在客户添加到 Mailchimp 或 MailerLite，或将新卡片添加到 Trello。您还可以创建新记录并更新现有记录，将联系人或潜在客户添加到活动中，创建新附件，查找一个或多个记录，以及在不存在记录时查找或创建记录（例如当您收到新的 Typeform 条目、新的 Facebook Lead Ads 潜在客户或新的Unbounce潜在客户时）。

您可以使用可定制的数据表，如 Airtable，来管理销售流程，以及业务的其他部分，例如社交媒体规划、库存管理、员工休假计划等，而不是使用 CRM。Airtable 的工作方式类似于电子表格；但是，您还可以利用表单和特定视图显示数据，例如看板视图等其他优势。通过 Airtable 集成，您可以在新记录可用时触发工作流程，在视图中可用新记录时触发工作流程以及在创建或更新记录时触发工作流程。

将这些触发器与操作事件相结合，例如使用 Gmail 或 Microsoft Outlook 发送电子邮件，创建 Google 日历事件或 ClickUp 任务。您还可以在出现新的 Google Forms 提交或新的联系人已添加到 Google Contacts 时创建或更新记录，并查找记录或创建记录。

有几个客户关系管理应用程序与 Zapier 集成，您可以在 zapier.com/apps/categories/crm 查看。

接下来，让我们探讨如何使用 Zapier 自动化合同、提案和数字签名收集流程。

自动化合同、提案和数字签名收集流程

一些企业需要发送面向客户的文件，例如提案、报价或合同。在某些情况下，这些文件可能需要经过客户的数字签名。许多企业使用一系列工具来完成这项工作，通常涉及将信息复制并粘贴到 Microsoft Word 或 PowerPoint 文档中，或者可能是 Google Docs 或 Google Slides 文档。文件会通过电子邮件手动发送，然后，需要签名时，客户通常需要打印、签名并扫描签署文件，或下载软件。通过使用数字提案、报价和电子签名工具，例如 PandaDoc、Proposify、HelloSign、DocuSign 和 ZohoSign，流程可以更加轻松快捷。用户可以创建漂亮的品牌模板，并且由于这些工具经常与众多 CRM 系统集成，它们允许用户创建邮件合并字段，从而将所需信息添加到新文档中，例如姓名、电子邮件地址、地址和产品。有些应用程序还可以让您进行付款。使用这些工具后，您可以使用 Zapier 自动化其他流程。

使用 PandaDoc 集成，您可以在文档发送、完成、付款时或状态更改为 草稿、已发送、已查看、已完成 或 已付款 等情况下触发工作流程。您可以将这些触发器与操作事件结合起来，例如将已完成的 PDF 文档上传到 Google Drive 或 Dropbox，创建 Xero 或 FreshBooks 中的联系人和发票，更新 ActiveCampaign 或 HubSpot 中的交易阶段，或通过电子邮件、短信或 Slack 消息发送通知。您还可以在出现新的表单提交、销售机会进入 Salesforce 的某个阶段或在 Google 任务中标记完成任务时，从模板中创建新联系人和文档。

通过 DocuSign 集成，当创建新文件夹和发送或完成信封时，你可以触发工作流程。你可以将这些触发器与行为事件结合起来，比如将完成的信封上传到 Dropbox，创建 Todoist 中的任务，以及将新订阅者添加到 Autopilot。例如，当 Smartsheet 行被更新或 Google Sheet 添加了新行时，你也可以创建一个签名请求。

有几款与 Zapier 集成的合同、提案和数字签名收集应用，你可以在zapier.com/apps/categories/signatures查看。

接下来，让我们来探讨如何通过 Zapier 实现电子商务流程自动化。

自动化电子商务流程

到目前为止，我们主要专注于在销售之前涉及人为交互和各种接触点的销售流程。然而，许多企业已经通过在 Internet 上使用购物车（如 ThriveCart 或 SamCart）、电子商务商店（如 Shopify 或 WooCommerce）、销售目录（如 eBay 或 Gumroad）、以及在线课程平台（如 Kajabi 或 Thinkific）上列出他们的实体或数字产品，包括在线课程和订阅，来自动运行他们的销售流程。许多这些平台与 Zapier 集成，因此可以进一步自动化你的流程。

通过 eBay 集成，你可以在新订单生成时触发工作流程，并结合行为事件来创建新的 Google Sheets 行，创建 Xero 的新销售发票，创建新的 Airtable 记录，或者创建新的 Printful 订单，等等。你还可以在收到新的 Shopify 订单或新的 ShipStation 订单时创建一项创作发货，并搜索订单。

通过 SamCart 集成，你可以在新订单生成时，新的潜在客户信息被创建时，定期订阅被扣费时，新的退款生成时，和新的订阅取消时触发工作流程。你可以将这些触发器与行为事件结合起来，比如授予或取消对 Kajabi 产品的访问权限，给 Intercom 的用户打标签，添加新订单到 ShipStation，或者当支付被退款时取消 Thinkific 用户的课程。

有许多与 Zapier 集成的电子商务应用，你可以在zapier.com/apps/categories/ecommerce查看。

你现在了解哪些销售流程可以用 Zapier 进行自动化。

现在让我们看一下开始自动化销售流程的基本第一步。

如何开始使用 Zapier 自动化你的销售流程

在开始自动化流程之前进行一些预备工作总是不错的。在第二章，准备自动化您的流程，和第三章，构建您的第一个自动化工作流程（Zap）中，我们涵盖了一些重要的要点，这些要点在您策划销售工作流程时将会帮助您，如下所述：

• 规划您的销售流程：如果您不清楚您的销售流程如何与所有工具配合工作，请按照第二章，准备自动化您的流程中的 简化您的流程并评估可以自动化的内容 部分的步骤来可视化地规划您的流程，以便您对您的任务如何与您现有的软件配合工作有一个高层次的概述。

• 列出您的销售工具：列出您在业务中使用的所有销售工具和服务，以实现您的目标。然后，评估这些工具如何与您规划的流程相适应。然后，您将能够简化这些流程并决定哪些可以自动化。一旦您了解了流程和工具的概况，您将更好地了解存在哪些漏洞以及 Zapier 如何帮助您关闭这些漏洞并自动化您的流程。

• 审查您的应用配置文件页面：在第二章，准备自动化您的流程中，我们还讨论了审查您的单个应用配置文件页面作为确定您的业务应用如何与 Zapier 集成的最佳方法。这将为您提供有关可用于您的工作流中的触发器、操作和搜索的洞察。制作一个这样的列表以供快速参考。

• 使用 Zapier 的预建引导工作流模板：这是开始自动化您的销售流程的最简单方式。这些模板是从其他用户常用的工作流中构建的。它们非常适合用作灵感，设置快捷，并且能够立即节省您的时间。

• 定制您的销售工作流程：发挥创造力，开始构建多步骤工作流程，以从自动化中获得更多收益。使用 Zapier 的内置应用程序帮助您做更多事情，并将您的销售工作流程连接到业务流程的其他部分，例如您的运营流程。

• 结合 AI 和自动化：利用 AI 驱动的 Zapier 功能和集成的 AI 应用程序的魔力，使您的销售工作流程更加强大。在第十九章，AI 和自动化 中了解更多信息。

您将为您的业务创建销售自动化而努力。

提示

如果你正在寻找其他销售应用的使用想法，你可以在应用生态系统目录中查看销售与 CRM类别，以获取一个公共应用的列表，这些应用与 Zapier 集成在一起，网址为 zapier.com/apps/categories/sales-crm。请参阅第二章中的 为你的业务选择新应用的简要指南 部分，了解如何选择新应用。

现在你知道如何开始使用 Zapier 自动化你的销售流程了。

让我们更具体地讨论如何使用 Zapier 与 CRM 集成自动化领导管理流程，以 Pipedrive 为例进行说明。

使用 CRM 集成自动化领导管理流程，以 Pipedrive 集成为例进行说明。

正如我们在本章中迄今所见，有很多不同的销售工具可以与 Zapier 连接，让你自动化你的销售流程。我们特别讨论了自动化领导管理流程，并指出有一系列与 Zapier 集成的 CRM。为了进一步说明可能性，我们现在将重点放在 Zapier 最受欢迎的销售应用集成之一，即 Pipedrive 上。

本节将主要帮助正在考虑使用 Zapier 自动化其流程的 Pipedrive 用户了解他们可用的选项。但是，如果你不是 Pipedrive 用户，这一节对你仍然很有帮助，因为 Zapier 与其他知名 CRM 工具（如 Salesforce 和 HubSpot）的集成具有许多相似之处，这些集成同样全面，并且在某些情况下更加广泛。对于那些试图评估 CRM 是否适合其业务以及如何将其与销售流程自动化相结合的用户来说，这一节也可能有所帮助。

Pipedrive 是一款广受欢迎的 CRM 工具，被企业用于简化和高效地管理从潜在客户捕获到销售周期各个阶段的销售流程，并与其他工具集成以连接其他业务功能，如呼叫和发票。Pipedrive 主要用于 B2B 互动，但也可以适应 B2C 过程。Pipedrive 允许您创建表单，可以单独使用或嵌入到您的网站中，以便您可以自动将新线索添加到 CRM。您可以以人和相关组织的形式创建和管理联系人，并可以创建线索，然后将合格的线索转换为交易，以在一个或多个管道中推动其通过销售周期。您可以创建活动或任务，并设置特定的日期和时间，以确保您和销售团队记得通过各种接触点与潜在客户互动。您可以连接您的电子邮件帐户，以便您可以直接从平台内部发送和接收电子邮件，并将电子邮件记录在联系人和相关交易中。您还可以连接您的日历并安排会议。Pipedrive 还具有产品模块，允许您创建和管理具有数量和定价的行项目，可添加到交易中。

出于报告目的，Pipedrive 提供了仪表板报告，并且您可以为活动、联系人、组织、线索和交易创建自定义筛选器，这些筛选器可以在 Zapier 自动化中使用。Pipedrive 允许您在应用程序内创建自动化规则，并且与其他应用程序具有几个强大的原生集成，如呼叫应用程序、提案和电子签名工具、营销应用程序和发票应用程序。但您可以通过将 Pipedrive 连接到数千个其他应用程序来利用 Zapier 集成，从而为您的流程增添力量，以便自动化销售流程的许多部分。Pipedrive 的集成非常全面，目前支持多个触发、操作和搜索事件。完整列表可在 Pipedrive 应用程序配置页面的zapier.com/apps/pipedrive/integrations找到。

让我们来看一下 Pipedrive 的触发事件和一些可能的使用案例。

Pipedrive 的触发事件和使用案例

以下是可以与 Pipedrive 一起使用的一些受支持的触发事件的列表，并提供了何时使用它们的示例：

• 新联系人：当向 Pipedrive 新增联系人时，会触发此事件。除其他外，您可以在自动化中使用此触发事件，例如在联系人被添加到 Pipedrive 后立即将新联系人添加到其他应用程序，如您的电子邮件营销应用或发票平台。例如，将此触发事件与诸如 Constant Contact 的创建联系人或 FreshBooks Classic 的创建客户之类的操作事件结合使用。

• 更新的联系人：当在 Pipedrive 中更新现有联系人时，将触发此事件。您可以在自动化中使用此触发器事件，当您希望在将联系人添加到 Pipedrive 后立即更新其他应用中的现有联系人时。例如，将此触发器事件与动作事件结合使用，以更新 Google Sheets 中的一行，例如首先使用 查找电子表格行 查找要使用唯一标识符（例如电子邮件地址）更新的行的 ID，然后使用 更新电子表格行 更新行。

• 应用了温暖标签。设置此触发器事件时，请从筛选器下拉菜单中选择您的筛选器。除其他外，您可以在自动化中使用此触发器事件，当您只想在某人符合特定条件时触发工作流程时，而不使用 Filter by Zapier 时，然后在营销自动化应用中创建联系人并将其添加到自动化中。例如，将此触发器事件与动作事件结合使用，例如在 ActiveCampaign 中的 将联系人添加到自动化，以将联系人添加到培育序列中。

• 新组织：当向 Pipedrive 添加新组织时，将触发此事件。您可以在自动化中使用此触发器事件，当您希望将新公司详细信息添加到其他记录（如电子表格或数据库）时。例如，将此触发器事件与动作事件结合使用，例如使用 Smartsheet 的 添加行到表格 或 Airtable 的 创建记录。

• 更新的组织：当在 Pipedrive 中更新现有组织时，将触发此事件。与 更新的联系人 触发器类似，您可以在自动化中使用此触发器事件。

• 应用了客户标签。设置此触发器事件时，请从筛选器下拉菜单中选择您的筛选器。您可以在自动化中使用此触发器事件，当组织符合特定条件时触发工作流程，而不使用 Filter by Zapier 时，然后将这些详细信息添加到其他应用程序中。例如，将此触发器事件与动作事件结合使用，例如在 Google Tasks 中的 创建任务列表，以执行客户入职任务。

• 新潜在客户：当向 Pipedrive 添加新潜在客户时，将触发此事件。除其他外，您可以在自动化中使用此触发器事件，当添加新潜在客户时在 Pipedrive 中创建新交易。例如，将此触发器事件与动作事件结合使用，例如使用 Pipedrive 的 创建交易。

• 新交易：这是一个即时触发事件，当向 Pipedrive 添加新交易时触发。您可以在自动化中使用此触发器事件，当您想要向团队发送通知或向潜在客户发送电子邮件或短信时。例如，将此触发器事件与动作事件结合使用，例如使用 Gmail 的 发送电子邮件 或 Twilio 的 发送短信。

• 更新的成交: 当 Pipedrive 中的成交组件（如字段、跟随者和备注）被更新时，这是一个即时触发事件。由于您无法指定此事件何时触发，最好立即在其后使用 Filter by Zapier 操作步骤。例如，当您希望在其他应用程序中更新现有元素时，例如在您的任务管理应用程序中更新任务时，您可以将此触发事件与 Trello 中的向卡片添加标签或 monday.com 的创建更新等操作事件结合使用。

• 更新的成交阶段: 当成交移动到管道中的特定阶段时触发的即时触发事件。在其他方式之外，您可以在自动化中使用此触发事件，例如创建 Pipedrive 或其他应用程序中特定于成交阶段的活动。例如，当成交达到“筛选”阶段时，将此触发事件与 Process Street 中的创建清单结合使用，以创建详细的筛选清单，或者当成交达到“提议”阶段时，在 Proposify 中使用创建提案创建提议。

• 成交匹配过滤器: 当一个成交符合条件时，此事件就会触发。要使此触发器起作用，您必须在 Pipedrive 中创建一个适当的过滤器。例如，您可以创建一个包含成交在特定阶段（比如“需要定义”）以及电子邮件计数超过 10 时的过滤器。在设置此触发事件时，从过滤器下拉菜单中选择您的过滤器。当您希望仅在成交符合某些条件时触发工作流程，并且不使用 Filter by Zapier 时，您可以在自动化中使用此触发事件，然后在其他应用程序中添加这些细节。例如，将此触发事件与 Lead Score by Zapier 中的查找个人和公司信息等操作事件结合使用，以获取有关个人和组织的潜在客户评分信息。

• 新活动: 当在 Pipedrive 中向个人、组织或成交记录添加新活动时，此事件将触发。当您希望为新活动发送通知给您的团队，或者为您的团队分配任务以匹配活动（如果您的团队并非全部使用 Pipedrive）时，您可以在自动化中使用此触发事件。例如，将此触发事件与 Slack 中的发送通道消息或 Teamwork 项目的创建任务等操作事件结合使用。

• 活动匹配过滤器：当活动与过滤器匹配时，此事件将触发。为使此触发器正常工作，您必须在 Pipedrive 中创建一个合适的过滤器。例如，您可以创建一个包含下一天到期、分配给特定用户和“面对面”会议类型的活动的过滤器。在设置此触发器事件时，请从 过滤器 下拉菜单中选择您的过滤器。当您希望仅当活动符合某个条件时触发工作流程，而无需使用 Filter by Zapier 并将这些详细信息添加到其他应用时，您可以使用此触发器事件。例如，将此触发器事件与 Weather by Zapier 的 获取明天的天气预报 操作事件结合使用，以获取明天的天气预报，然后使用 Email by Zapier 的 发送出站电子邮件 向活动所有者发送电子邮件。

• 映射了Content字段，条件是文本（包含），值是您指定的单词或短语，然后是另一个操作事件，例如 Pipedrive 的 添加关注者。

相比之下，HubSpot 集成具有类似的触发器结构，包括联系人、公司任务和交易创建和更新；然而，它具有更全面的触发事件范围，涵盖了其他模块组件，例如表单提交、产品、工单、行项目和电子邮件交互等。相反，Salesforce 集成可能具有较少的触发器，但这些触发器通常基于将记录分组在一起以允许从下拉菜单中选择记录类型，例如 新记录、已更新的记录 和 记录上的已更新字段，从而提供了涵盖大多数 Salesforce 模块属性的重要灵活性。

接下来，让我们看一些 Pipedrive 操作事件和用例。

Pipedrive 操作事件和用例

以下是您可以与 Pipedrive 一起使用的一些支持的操作事件的列表，以及何时使用它们的示例：

• 创建联系人：当您想要在 Pipedrive 中创建新的联系人记录时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与 AWeber 的 新订阅者 触发事件结合使用，以将新的电子邮件通讯订阅者添加到 Pipedrive 并相应地加标签。

• 更新联系人：当您想要更新 Pipedrive 中现有的联系人记录时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与搜索操作事件结合使用，例如与 Acuity Scheduling 的 开始约会 触发事件一起使用，以在客户参加约会时更新联系人记录中的自定义字段。

• 创建组织：当您想要在 Pipedrive 中创建新的组织记录时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与 Typeform 的 新条目 触发事件结合使用，以将新表单条目中的公司详情添加到 Pipedrive 中作为组织。

• 更新组织：当您想要更新 Pipedrive 中的现有组织记录时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与 Google Sheets 的新或更新的电子表格行等触发事件以及搜索操作事件结合使用，以在电子表格行中添加新的公司详细信息时更新组织记录中的自定义字段。

• 创建潜在客户：当您想要在 Pipedrive 中创建新的潜在客户记录时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与 LinkedIn Lead Gen Forms 的新表单响应等触发事件结合使用，以将新的表单提交联系方式添加为潜在客户。在此步骤之前，您可以使用新人员或新组织操作事件之一来创建相关人员或组织的记录，然后相应地将相关 ID 值映射到创建潜在客户操作事件中。

• 创建交易：当您想要在 Pipedrive 中创建新的交易记录时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与 Email Parser by Zapier 的新电子邮件等触发事件结合使用，以将新解析的电子邮件详细信息添加到 Pipedrive 中作为新的交易。

• 赢得：当销售发票收到新的付款时。

• 创建笔记：当您想要在 Pipedrive 中的个人、组织或交易记录中创建新笔记时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与 ThriveCart 的订阅暂停或订阅恢复等触发事件结合使用，以在客户订阅发生更改时添加备注。

• 创建产品：当您想要在 Pipedrive 中创建新的产品记录时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与 Shopify 的新产品等触发事件结合使用，以在您的 Shopify 电子商务商店中添加新产品时将其添加到 Pipedrive 中。

• 添加产品至交易：当您想要将产品添加到 Pipedrive 中的现有交易记录时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与 JotForm 的新提交等触发事件以及搜索操作事件结合使用，以在潜在客户填写调查表格并选择产品时，将新产品添加到交易中。

• 创建活动：当您想要在 Pipedrive 中的个人、组织或交易记录中创建新活动时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与 Pipedrive 的更新交易阶段等触发事件结合使用，以在交易转至特定阶段时向交易添加活动。在这种情况下，无需使用搜索操作来查找记录 ID；它们可以从触发步骤映射。

• 完成：当 Asana 任务完成时。

• 附加文件：您可以在 Pipedrive 中使用此动作事件，当您想要上传文件并将其附加到个人、组织、交易、活动、产品或备注记录时。您可以将此动作事件与 PandaDoc 的触发事件（如文档完成）结合使用，将已完成的 PDF 文件添加到 Pipedrive 交易中。

• 添加关注者：您可以在 Pipedrive 中使用此动作事件，当您想要添加一个关注者文件并将其附加到个人、组织、交易或产品记录时。您可以将此动作事件与 Pipedrive 的触发事件（如交易匹配过滤器）结合使用，当交易符合某些条件时，将自己添加为关注者。

再次比较，与 HubSpot 集成相比，Pipedrive 的结构具有相似的动作事件，包括联系人、公司、任务和交易的创建和更新；然而，它具有更全面的动作事件范围，涵盖了其他模块组件，使您的自动化功能更加灵活。Salesforce 集成可能具有较少的动作事件；然而，这些动作事件通常基于将记录分组以允许从下拉菜单中选择记录类型，从而在覆盖大多数 Salesforce 模块属性时具有重大的灵活性。

接下来，让我们来看一下 Pipedrive 的搜索动作事件。

Pipedrive 的搜索动作事件

请参考Pipedrive 动作事件和用例部分，了解如何使用各种搜索动作事件和 Pipedrive 动作步骤的示例。

与触发事件和动作事件一样，在与搜索动作事件相关的方面，与 HubSpot 集成具有更全面的动作事件范围，涵盖了其他模块组件。Salesforce 集成可能具有较少的可用搜索动作，但它们基于将记录分组以允许从下拉菜单中选择记录类型。

提示

在搜索中使用的最有用的值之一是记录 ID，特别是在 CRM 集成中。例如，当搜索联系人时，电子邮件地址可能是唯一的值；但是，在系统中可能会有重复联系人的可能性。检索记录最可靠的值是与该记录相关联的唯一 ID。在评估哪种 CRM 适合您的业务时，需要考虑的一点是 API 的健壮性。一个很好的参考点是集成是否允许您根据记录 ID 检索信息以及您可以检索到的信息范围。

接下来，让我们回顾一些最佳使用 Pipedrive 集成的技巧。

使用 Pipedrive 集成的技巧

以下是成功使用 Pipedrive 集成的一些建议：

• 始终检查您正在输入或映射数据的字段类型，并确保您的数据格式正确。这将确保数据准确性。您可以在第三章的了解字段数据类型部分中查看更多有关字段类型的信息，该章节名为构建您的第一个自动化工作流程（Zap）。

• 当使用名称时，字段标签为0。以下是示例截图：

图 21.1 – 在使用自定义标签页时映射字段标签

• 如果您在工作流程中使用 Pipedrive 触发器和操作事件的组合，请记住，如果您正在映射 ID 值，那么名称可能会在步骤之间有所不同。例如，在触发步骤中，id 是注释 ID，deal_id 是关联交易的 ID，org_id 是关联组织的 ID。然后，如果您使用创建交易等操作步骤，则生成的 ID 将是交易 ID。

• 与 Salesforce 记录上更新的字段 触发器不同，Pipedrive 集成没有特定的触发事件，可以在字段更新时触发工作流程。解决此问题的方法涉及在 Pipedrive 中使用工作流自动化，这仅适用于高级计划和更高级别，并且使用筛选列表。您可以在 Pipedrive 中创建一个工作流自动化，触发正在更新的交易，并对一个或多个字段进行更改，以及创建一个标记为已完成的活动的操作，该操作将用于筛选列表。在筛选列表中，特定活动已经完成但是到期了。然后，您可以将其与 Zapier-Pipedrive 活动匹配过滤器 触发事件结合使用，以在适当时触发工作流。

• 避免使用搜索操作步骤，在您连接的其他应用程序中显示 Pipedrive 记录的 ID 值，并反之亦然。例如，如果您的 Zap 包括 Pipedrive 和 Google Sheets，将 Pipedrive 记录 ID 添加到 Google 表格中的列中，将 Google 表格行 ID 添加到 Pipedrive 中的自定义字段中。这比使用搜索操作更可靠。

• 在 developers.pipedrive.com/docs/api/v1/#/ 上查看 Pipedrive API，以获取有关使用 Webhooks by Zapier 和 Code by Zapier 进行的其他触发器和操作的信息。您可以在 experts.zapier.com/ 聘请 Zapier 专家来帮助您进行定制集成工作。

您可以通过转到应用程序配置文件的帮助选项卡或访问以下链接查看与 Pipedrive 集成相关的常见问题：help.zapier.com/hc/en-us/articles/8495937445773。

接下来，让我们探讨如何使用 Pipedrive 集成设置多步骤 Zap 的示例。

使用 Pipedrive 集成设置多步骤 Zap

为了说明这一点，我们将使用明天的天气预报、向成交业务所有者发送提醒电子邮件，并在预约次日面谈的活动时向 Pipedrive 添加注释。

Zap 将包括以下五个步骤：

1. 触发器：Pipedrive 应用程序中的 Activity Matching Filter 触发器事件。

2. 动作：使用 Weather by Zapier 中的 Get Tomorrow’s Forecast 操作事件。

3. 搜索操作：Pipedrive 应用程序中的 查找用户 搜索操作事件。

4. 动作：使用 Email by Zapier 应用程序的 发送出站电子邮件 动作事件。

5. 动作：使用 Pipedrive 应用程序中的 创建注释 动作事件。

一旦构建完成，以下截图显示了您的 Zap 应该看起来的样子：

图 21.2 – 使用 Pipedrive 触发器和操作事件的多步 Zap

该场景下的 Pipedrive 筛选器设置如下截图所示：

图 21.3 – 由 Pipedrive 提供的预约次日面谈的筛选器

让我们一步一步地设置 Zap，从触发步骤开始。

设置 Zap 中的触发步骤

我们将使用 Pipedrive 应用程序中的 Activity Matching Filter 触发事件作为触发步骤。从筛选器 ID下拉菜单中选择相关的筛选器。

以下截图显示了此步骤的外观：

图 21.4 – 在 Pipedrive 中使用 Activity Matching Filter 触发工作流程

点击继续按钮，然后点击测试触发器按钮获取一些样本数据。

接下来，让我们设置 Zap 的第二步 – 第一个动作步骤。

设置 Zap 中的第二步

我们将使用 Weather by Zapier 应用程序中的 Get Tomorrow’s Forecast 操作事件。按照第十章 中的 Weather by Zapier – 在您的 Zap 中使用天气条件 部分的说明，定制此操作步骤，以添加纽约的 纬度 和 经度 详情，将 单位 设置为 华氏度，并将 当没有找到内容时，此步骤是否被视为“成功” 设置为 否。

以下截图显示了此步骤的外观：

图 21.5 – 使用 Weather by Zapier 中的 Get Tomorrow’s Forecast 操作事件概览，以获取明天的天气预报

点击继续按钮。然后您可以使用测试部分来获取天气预报。

接下来，让我们设置下一个操作步骤。

设置 Zap 中的第三步

将触发步骤的Owner Name映射到Term（或Name）字段。将此步骤在未找到内容时是否被视为“成功”？设置为False。

这在以下截图中显示：

图 21.6 – 使用 Pipedrive 搜索操作查找用户的概述

单击继续按钮。然后您可以使用测试部分检索用户数据。场景的结果显示在以下截图中：

图 21.7 – 使用 Pipedrive 搜索操作查找用户时找到的用户的详细信息

接下来，让我们设置下一个操作步骤。

设置 Zap 中的第四步

我们将使用 Email by Zapier 应用程序，该应用程序使用第二步中搜索操作中的Email地址，并使用前面步骤中的相关文本和映射的动态数据自定义主题和正文（HTML 或纯文本）字段，如以下截图所示：

图 21.8 – 使用 Email by Zapier 集成发送提醒邮件的概述

单击继续按钮。然后您可以使用测试部分发送电子邮件。

接下来，让我们设置最后的操作步骤。

设置 Zap 中的第五步

最后，我们将向与活动相关联的交易、人员和组织中的 Pipedrive 添加一条备注。我们将使用 Pipedrive 应用程序与{{zap_meta_human_now}}产生 Zap 运行的时间，并将其添加到备注中。将Deal ID映射到Person ID到Organization ID到步骤 1中的组织字段。这在以下截图中显示：

图 21.9 – 使用 Pipedrive 创建笔记的概述

我们将在第十四章中更详细地介绍如何使用Zap Meta Human Now和其他时间戳变体，格式化日期和时间。

单击继续按钮。然后您可以使用测试部分创建笔记。场景的结果显示在以下截图中：

图 21.10 – 在 Pipedrive 中创建的新笔记（由 Pipedrive 提供）

您可以在bit.ly/zapier-book获取此 Zap 模板的副本。

您现在应该更好地了解如何使用 Pipedrive 集成自动化领先管理流程。

摘要

在本章中，我们讨论了可以使用 Zapier 自动化的不同类型的销售流程，并探讨了一些在一些常见销售应用程序中使用的工作流程示例。首先，我们概述了可以使用 Zapier 自动化的销售流程类型。然后，我们介绍了如何开始使用 Zapier 自动化销售流程。最后，我们讨论了如何通过 Pipedrive CRM 集成自动化联系管理。

你现在知道如何通过 Zapier 自动化你的销售流程，特别是与 Pipedrive CRM 集成一起使用。

在接下来的一章中，您将学习如何自动化您的运营工作流程。我们将讨论一些不同类型的运营流程，并给出这些流程如何使用 Zapier 进行自动化的实际示例。我们还将提供关于如何解决与运营工作流程相关问题的实用技巧。

问题

1. 可以使用 Zapier 自动化哪些类型的销售流程？

2. 您在哪里可以找到有关与 Zapier 集成的调度应用程序类型的信息？

第二十二章：自动化您的业务流程

一旦您通过高效的营销和销售流程使资金滚滚而来，下一个重要主题是探索如何自动化各种业务运营流程。拥有高效的运营流程肯定会帮助您和您的团队在背景中自动运行事物，让您有更多时间专注于通过更好的客户服务和针对性的留存活动使您的客户满意。

在本章中，我们将讨论可以使用 Zapier 自动化的不同类型的操作流程，并提供与一些常见以操作为重点的应用程序一起使用的工作流程示例。首先，我们将概述可以使用 Zapier 自动化的操作流程类型，例如任务和项目管理、存储和组织、通信，以及使用电子表格和数据库处理数据等。然后，我们将探讨从何处开始使用 Zapier 自动化操作流程。最后，我们将深入探讨如何使用 Google Docs 集成自动化在线 Word 文档流程，以说明操作流程可以如何自动化。

我们将在本章中涵盖以下关键主题：

• 使用 Zapier 自动化您的业务流程介绍

• 从何处开始使用 Zapier 自动化您的业务流程

• 使用 Google Docs 集成自动化在线 Word 文档处理流程

一旦您研究了每个主题，您就会更好地理解可以使用 Zapier 自动化的不同操作流程。您将知道如何使用 Zapier 来自动化一些最常见的以操作为重点的应用程序的操作流程。

技术要求

要充分利用本章内容，您将需要访问 Zapier 帐户。您需要 Zapier 免费计划才能创建单步工作流程并使用 Zapier 的预建模板。您需要 Zapier 入门计划才能使用高级应用程序并创建多步工作流程。

您可以在 bit.ly/zapier-book 获取本章中使用的 Zap 模板的访问权限。使用模板将帮助您可视化流程的工作方式。

使用 Zapier 自动化您的业务流程介绍

一旦您完成了那些非常重要的销售，您需要为您的客户提供他们辛勤赚来的钱所支付的产品或服务。当然，为了使您的业务成功并具有竞争力，您的产品或服务需要满足一种需求或解决一个问题，并且应该具有卓越的质量，以确保您的客户会再次购买。虽然您可以建立最佳的流程来推广和销售您的产品和服务，并提供具有物有所值的出色产品，但如果生产和交付背后的流程极为手动化、重复性高且容易出错，交付质量将会很差，您努力寻找的客户会逃之夭夭。低效的操作流程可能会导致您在回复客户服务查询时遇到重大延迟，或者您可能会完全忘记回复。这也可能意味着您在诸如制造或发货等阶段会经历订单处理延迟，因为有人忘记了订购关键部件。低效和组织不良的操作流程通常会给团队带来压力，并最终导致花费更多的时间和费用来招聘新员工，因为员工离职时工作太困难。

一旦您安排好了正确的基于云的应用程序来帮助您保持组织有序并更好地经营您的业务，能够自动化任何乏味和重复的事情将提高团队成员的生产力。您将能够使用 Zapier 自动化任务创建、项目更新、文档创建、通信（内部和与客户或供应商之间）、文档存储等等。

使用连接器工具（例如 Zapier）自动化各种任务可以显著改善操作流程的例子可以在solvaa.co.uk/how-iq-glass-saves-45-hours-per-week-with-zapier/找到。

了解可以使用 Zapier 自动化的操作流程

Zapier 与多种不同的以操作为重点的工具集成，涵盖了众多功能，使您能够自动化业务操作流程。您可以将这些应用与成千上万的其他应用程序连接，例如 Google Drive、Microsoft 365、Asana 和 Wrike，以自动化您的操作流程。

操作可以涵盖业务的许多方面，包括人力资源功能，如招聘和入职，以及客户支持。虽然 Zapier 允许您自动化许多操作流程，并且我们可以进一步扩展此主题，但我们将只简单介绍一些可以使用 Zapier 自动化的示例：

• 任务和项目管理流程

• 文档存储流程

• 通信流程

• 单词文档和电子表格处理

让我们逐个探讨并给出一些重点操作应用的示例，这些应用可以与 Zapier 一起使用来自动化涉及它们的流程。

自动化任务和项目管理流程。

无论你是一家服务业务还是销售实物或数字产品的企业，某个时候，企业中的某个人都会做一些待办事项列表。大多数人会列出需要完成的任务清单，无论是为个人使用还是工作使用。你可能仍然喜欢在纸上或智能手机的 Notes 应用程序上记录这些项目，或使用专门的任务管理应用程序。你可能会使用 Google 任务、Todoist 或 Microsoft To Do 来记录和管理任务。其中许多应用程序可以通过允许你创建子任务、设置截止日期和时间、与你的日历集成以及发送提醒来帮助你提高生产力。一旦设置好这些应用程序，你可以使用 Zapier 根据触发器和操作自动化各种其他任务。

使用 Microsoft To Do 集成，你可以在创建新任务或列表、更新任务或完成任务时触发工作流程。你可以结合这些触发器和动作事件，通过 Microsoft Outlook 发送自动化电子邮件、通过 ClickSend SMS 发送短信，或在 Teamwork.com 项目中创建任务，等等。你还可以创建任务或列表，标记任务为完成状态，找到任务，如果找不到，可以选择创建任务。将这些操作与触发器结合使用，可将新的 Facebook lead 广告添加为任务，将新消息保存在 Slack 中的任务添加为任务，或将新的 OneNote 笔记添加为任务。

任务管理应用程序有助于你维护个人生产力。然而，当你需要管理具有多个任务和类别的简单或更复杂的项目，并且如果你需要将任务分配给团队的不同成员、客户或承包商，最好使用专门的项目管理应用程序。虽然许多企业在电子表格上处理其项目管理过程，但使用专门的项目管理应用程序在许多情况下可以让您在列表或看板视图以及甘特图中可视化您的任务和项目。这些应用程序还可以帮助你显示团队的时间表和可用性、管理时间线，并允许通知、评论和交流。例如，Trello、Asana、monday.com、Teamwork.com 项目、Zoho 项目、Wrike 和 ClickUp 是一些与 Zapier 集成的项目管理应用程序的示例。

使用 ClickUp 集成，你可以在创建新任务、文件夹或列表或任务更改时触发工作流程。你可以结合这些触发器和动作事件，在 Xero 中创建并发送发票，或在 ClickUp 本身中创建和分配新任务。你还可以创建任务、子任务、文件夹或列表；向任务添加新检查清单；将评论或附件发布到任务，并将时间跟踪添加到任务。将这些操作与触发器，如新的已加星标的 Gmail 电子邮件、新的 Google Form 响应或新的 GitHub 问题结合使用。

有几个任务和项目管理应用程序与 Zapier 集成，您可以在 zapier.com/apps/categories/todo-lists 和 zapier.com/apps/categories/project-management 上查看。

接下来，让我们讨论如何使用 Zapier 自动化文档存储流程。

自动化文档存储流程

每个企业都会处理来自客户或供应商以及潜在地来自员工的纸质或在线文档。将文档组织在专用存储位置中意味着一旦存储了文档，您就可以轻松定位文档。在过去的日子里，许多企业使用文件夹和文件柜系统来存储纸质文件，一些企业可能仍在使用此方法。如今，在数字时代，通常会将这些纸质文件的扫描版本或数字文件存储在桌面计算机上，更好的做法是在云中的文档存储应用程序中，这些文档可以从任何位置访问。诸如 Google Drive、Dropbox、OneDrive 和 Box 等应用程序是流行的在线存储解决方案，一旦实施，就可以与 Zapier 集成，以便您可以自动化文档存储。例如，您可能会通过电子邮件收到需要在在线文档存储应用程序中归档的文档，签署合同后可能需要将 PDF 副本存储在特定位置，或者希望在发布到 Facebook 页面后保存图像。

配置 OneDrive 集成后，您可以在文件夹中添加新文件或添加文件夹时触发工作流程。您可以将这些触发器与操作事件结合使用，例如将新文件复制到另一个存储应用程序，例如 Google Drive 或 Dropbox，或者添加带附件的新笔记到 Evernote。您还可以上传文件、创建文件夹或新文本文件，并搜索文件或文件夹，如果找不到，则可以选择创建文件或文件夹。将这些操作与触发器结合使用，以上传新的 Google 文档文件、Gmail 附件或 YouTube 视频。

配置 Google Drive 集成后，您可以在任何文件夹中添加新文件、在特定文件夹中添加新文件、添加文件夹或更新文件时触发工作流程。您可以将此触发器与操作事件结合使用，例如使用 Slack 发送团队通知或创建新的 Asana 任务。您还可以上传文件；创建文件夹；从文本创建文件；复制、移动或替换文件；或添加文件共享偏好设置。您还可以搜索文件或文件夹，如果未找到，可以选择创建文件或文件夹。将这些操作与触发器结合使用，以添加新的 Instagram 图像，在您的 CRM 中将交易标记为赢得时创建文件夹，或在新的 Google 日历事件创建以备份它们时触发。

有几款与 Zapier 集成的文档存储应用，你可以在zapier.com/apps/categories/files上查看。

接下来，让我们讨论如何使用 Zapier 自动化通讯流程。

自动化通讯流程

通讯是任何业务的重要组成部分。我们需要能够在内部彼此沟通，与潜在和现有客户以及供应商沟通。多年来，企业的通讯方式发生了重大变化，也许以前唯一的方法是面对面的口头交流，或者通过电报、电话或传真。现在，许多公司依赖于其他形式的通讯，如电子邮件、短信、电话和语音邮件、视频会议和在线消息工具。你可能正在使用 Gmail 或 Microsoft Outlook 发送电子邮件；Slack、Google Hangouts Chat 或 Microsoft Teams 进行团队协作；Zoom 或 GoToMeeting 进行视频会议；RingCentral 进行语音通话、发送传真和短信；VoodooSMS 发送短信；以及 Slybroadcast 进行语音邮件发送。有很多与 Zapier 集成的通讯应用，使你能够自动化你的许多，甚至所有的通讯流程。

Zoom 是一款视频会议工具，随着企业和团队 embracing 远程工作和协作，它变得非常流行。该平台支持视频和语音会议，以及网络研讨会。通过 Zoom 集成，你可以在创建新会议或网络研讨会、添加新注册人员到网络研讨会或完成新会议或网络研讨会的录音时触发工作流。你可以将这些触发器与动作事件结合起来，将新注册人员添加到 ClickFunnels、创建新的 Google Calendar 事件或在 Slack 中发送通知。你还可以创建新的会议或网络研讨会注册人员。你可以将这些动作事件与触发器结合起来，例如当新的 Eventbrite 订单创建时、成功的 PayPal 销售完成时或创建新的 Calendly 事件时。

Slybroadcast 允许你直接将语音消息发送到语音邮箱。这非常适合向潜在客户发送约会提醒或公司介绍。通过 Slybroadcast 集成，你可以使用上传到你的 Slybroadcast 帐户的音频文件或使用音频文件 URL 向个人或一组人发送语音邮件。你可以将这些动作事件与触发器结合起来，例如当新联系人被添加到 Agile CRM、在 WooCommerce 中下订单时，或者在 Teachable 课程中注册新用户时。

有几款与 Zapier 集成的通讯应用，你可以在zapier.com/apps/categories/communication上查看。

接下来，让我们讨论如何使用 Zapier 自动化 Word 文档和电子表格流程。

自动化 Word 文档和电子表格流程

对于大多数企业来说，手写信件、使用打字机或手动文字处理器创建需要传真或邮寄的文档的时代已经一去不复返了。如今，公司通常使用桌面文字处理和演示软件包，例如 Microsoft Word 和 Microsoft PowerPoint。与此相比，使用云端替代品（例如 Google Docs 或 Zoho Writer）以及 Google Slides，能够实现更多功能。Zapier 与这些云端应用以及许多其他应用集成，让您能够自动化文本和演示文档流程。

通过 Google Slides 集成，您可以在创建新演示文稿时触发工作流程。您可以将此触发器与动作事件结合，例如将演示文稿发布到 Slack 频道或在 Twitter 上发布演示文稿。您还可以搜索现有的演示文稿，使用邮件合并占位变量，从模板创建演示文稿，或刷新链接到 Google Sheets 电子表格的演示文稿中所有图表的数据。您可以将这些动作事件与触发器结合，例如从 Docparser 解析 PDF 时、在 Zoho CRM 中的交易达到一定阶段时，或在 Gravity Forms 中提交表单时。

与文档一样，许多企业已摆脱了桌面版本的电子表格和数据库，让他们能够在任何地方访问数据，只要他们使用 Google Sheets、Smartsheet、Airtable、Knack 或 Microsoft Excel 等云端应用。使用 Zapier 与这些应用结合，可以自动化涉及记录、修改、分享和报告这些在线工具中的数据的流程。

通过 Microsoft Excel 集成，当在电子表格的工作表或表中添加新行时，您可以触发工作流程，当添加或更新行时，或当向电子表格中添加新工作表时。您可以将这些触发器与动作事件结合，例如在您的 CRM 中创建新交易、向 Google 电子表格中添加新行，或向 ConvertKit 添加新订户。您还可以向特定工作表或表的末尾添加新行，更新特定工作表中的行，创建新电子表格，按列或值搜索现有行，或者，如果未找到行，则创建新行。您可以将这些动作事件与触发器结合，例如当创建新的 SurveyMonkey 响应时、有新的 Formstack 提交时，或 Toggl 记录时间条目时。

重要提示

使用 Microsoft Excel 集成时需要牢记一点：Zapier 只与云端的 Microsoft Excel Online 商业版版配。你可以在 zapier.com/help/doc/how-get-started-microsoft-excel 获取更多信息。

有许多不同的文档和电子表格应用程序与 Zapier 集成，您可以在以下网址查看：zapier.com/apps/categories/documents 和 zapier.com/apps/categories/spreadsheets。

您现在了解了哪些运营流程可以使用 Zapier 自动化。

现在让我们看看开始自动化您的运营流程的基本第一步。

如何开始使用 Zapier 自动化您的运营流程

在开始自动化您的流程之前，进行一些准备工作总是很有益的。在第二章，准备自动化您的流程 和第三章，构建您的第一个自动化工作流程（Zap） 中，我们涵盖了一些重要的要点，这些将在您策划您的运营工作流程时帮助您，它们如下：

1. 规划您的运营工作流程：如果您对如何使用所有工具执行您的运营流程没有明确的想法，请按照简化您的流程并评估可自动化部分 中的步骤，将您的流程视觉化，以便您对您的任务如何与现有软件配合具有高层概览。

2. 列出您的运营工具：列出您在业务中使用的所有运营工具和服务，以实现您的目标。然后，评估这些工具在您规划的流程中的适用性。然后，您将能够简化这些流程，并决定哪些可以自动化。一旦您了解了您的流程和工具的概况，您就能更好地理解其中存在的问题，并了解 Zapier 如何帮助您弥补这些漏洞并自动化您的流程。

3. 查看您的应用程序配置文件页面：在第二章，准备自动化您的流程 中，我们还讨论了查看个人应用程序配置文件页面以了解您的业务应用程序如何与 Zapier 集成的最佳方法。这将为您提供关于可用于工作流程中的触发器、操作和搜索的见解。列出这些以便快速参考。

4. 使用 Zapier 的预构建指导工作流模板：这是开始自动化您的运营流程的最简单方法。这些模板是基于其他用户常用的工作流构建的。它们非常适合作为灵感的来源，设置快速，立即节省您的时间。

5. 自定义您的运营工作流程：发挥创造力，开始构建多步骤的工作流程，以在自动化中取得更多成就。使用 Zapier 的内置应用程序来帮助您做更多事情，并将您的运营工作流程连接到业务流程的其他部分，例如您的发票流程。

6. 结合 AI 和自动化：使用 AI 功能强大的 Zapier 功能和集成的 AI 应用程序，来加速您的操作工作流程。在第十九章中了解更多 AI 和自动化。

您将很快就能为您的业务创建操作自动化。

小贴士

如果您正在寻找其他与业务相关的操作性应用程序的想法，您可以查看应用程序生态系统库中的各种类别，以获取与 Zapier 集成的公共应用程序列表，网址为zapier.com/apps/。在第二章中的 为您的业务选择新应用程序的简要指南 部分，为您提供了选择新应用程序的指导。

您现在知道如何开始使用 Zapier 自动化操作流程了。

让我们更加具体地讨论如何使用 Zapier 的 Google Docs 集成来自动化在线 Word 文档的处理过程。

使用 Google Docs 集成自动化在线 Word 文档处理过程

Zapier 目前与 Google 套件中的 20 个应用集成，包括 Google Sheets、Gmail、Google Drive、Google Docs、Google Analytics 和 Google Ads。Google Docs 是一款流行的在线文字处理应用程序，可以创建和编辑文本文档，并邀请其他人进行协作。协作者可以实时进行更改和添加评论。您还可以上传 Word 文档，并将其转换为 Google Docs 格式，查看文档的修订历史，并将文档翻译成不同的语言。您可以以其他文件格式下载文档，例如 Word、RTF、PDF、HTML、OpenOffice，或者作为.zip文件发送电子邮件。如果您是 Microsoft Word 的铁杆粉丝，但想要一个具有类似功能和功能的基于云的文字处理器，并带有实时协作和集成 Zapier 等连接器工具的 Google Docs，那么您一定不会错。

您可以使用 Zapier 的 Google Docs 集成连接 Google Docs 到成千上万的其他应用程序，以便您可以自动化业务流程的许多部分。Google Docs 集成支持许多触发事件、动作事件和搜索动作事件。完整的列表可以在 Google Docs 应用程序概要页面上找到zapier.com/apps/google-docs/integrations。

让我们来看看 Google Docs 触发事件以及一些可能的用例。

Google Docs 触发事件和用例

以下是您可以与 Google Docs 一起使用的一些触发事件的列表，以及如何使用它们的示例：

• 新建文档：当新文档添加到任何文件夹时触发此事件。当你想要转发文档的副本或提取文档内容并将其添加到另一个应用程序时，你可以在你的自动化中使用此触发事件。例如，将此触发事件与诸如发送电子邮件与 Gmail 之类的操作事件结合使用，以发送附有文档 PDF 的电子邮件，或者与 Salesforce 中的更新记录事件结合使用，以在机会中更新文档的直接 URL 的字段。

• 开支文件夹。

接下来，让我们看一些谷歌文档的操作事件和用例。

谷歌文档操作事件和用例

以下是一些您可以与谷歌文档一起使用的操作事件的列表，以及何时使用它们的示例：

• 从文本创建文档：您可以使用此操作事件从文本或有限 HTML 创建新文档。当您想要通过创建谷歌文档文件备份您的电子邮件时，您可以将此操作事件与诸如新电子邮件与 Microsoft Outlook 之类的触发事件结合使用，或者与Solid的会议结束结合使用，以将会议记录添加到新的谷歌文档文档中。

• 上传文档：当您想要将现有文件从另一个应用程序复制并添加为谷歌文档文件时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与诸如Dropbox的文件夹中的新文件之类的触发事件结合使用，以将新文档复制到谷歌文档中，或者与Evernote的新笔记结合使用，以将新笔记文件复制到谷歌文档中。

• 追加文档文本：当您想要将文本追加到现有的谷歌文档文档末尾时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与诸如新评论与 WordPress 之类的触发事件结合使用，以将新评论添加到指定的谷歌文档文档末尾，或者与Cognito Forms的新条目结合使用，以将表单条目备份到指定的谷歌文档文档。

• 从模板创建文档：当您想要使用包含可以填充字母数字值的自定义变量的现有模板文档创建新文档时，您可以使用此操作事件。当交易达到某个阶段时，您可以将此操作事件与诸如更新交易阶段与 Pipedrive 之类的触发事件结合使用，以从模板创建提案、报价或发票，或者与 Smartsheet 的新行结合使用，以从模板添加细节到新文档。

接下来，让我们看一下谷歌文档搜索操作事件和用例。

谷歌文档搜索操作事件

谷歌文档仅支持一种支持的搜索操作事件，即查找文档。当您想要查找谷歌文档文档以在其他步骤中使用时，您可以使用此搜索操作事件。

它可以与谷歌文档操作结合使用，以使文档规范更加准确，因为您可以检索文档 ID。

提示

在 Google Docs 操作步骤中，始终使用文件或文件夹的 ID，而不是名称，将来自上一步的动态数据映射或文本输入到文档名称或文件夹字段中。

您可以通过导航到应用程序配置文件的帮助选项卡或访问help.zapier.com/hc/en-us/articles/8495982583053查看 Google Docs 集成的常见问题。

接下来，让我们探讨如何设置一个使用 Google Docs 集成的多步 Zap 的示例。

使用 Google Docs 集成设置多步 Zap

为了说明这一点，我们将使用一个示例：当 Google 电子表格中包含联系人详细信息的行更新为联系人成为客户的日期时，在 Google Docs 中从模板创建新的入职文档。一旦模板创建完成，将向联系人发送带有文档链接和 PDF 复件的电子邮件。

Zap 将涉及五个步骤，如下所示：

1. 触发器：使用新建或更新电子表格行筛选器触发事件的 Google Sheets 应用程序。

2. 操作：使用 Formatter by Zapier 应用程序的 Text 动作事件和 Split Text 转换选项。

3. 操作：使用从模板创建文档动作事件的 Google Docs 应用程序。

4. 搜索操作：使用 URL Shortener by Zapier 应用程序的 Shorten URL 动作事件。

5. 操作：使用发送电子邮件动作事件的 Gmail 应用程序。

以下屏幕截图显示了构建后的 Zap 的外观以及一些步骤标题编辑：

图 22.1 - 使用 Google Docs 操作事件的多步 Zap

让我们逐步设置 Zap，从触发步骤开始。

设置触发步骤

我们在触发步骤中使用的 Google Sheet 电子表格如下所示：

图 22.2 - 使用 Google 电子表格触发字段更新

一旦Date signed列更新了日期，Zap 就会触发。我们将使用 Google Sheets 应用程序，并选择工作表中更新了Date signed列的列，因此我们将从触发器 列字段的下拉菜单中选择该列。

以下屏幕截图显示了此步骤的外观：

图 22.3 - Google Sheets 中使用新建或更新电子表格触发事件的概述

单击继续按钮，然后单击测试触发器按钮以提取一些测试数据。

接下来，让我们设置 Zap 的第二步 - 第一个操作步骤。

设置 Zap 的第二步

我们想要从全名中提取联系人的名字，以便我们可以个性化文档和电子邮件并使用更少正式的称谓。因此，我们将使用 Formatter by Zapier 应用程序，将来自触发步骤的 Name 动态数据输入到 输入 字段，并选择 First 作为 Segment Index。

下面的屏幕截图展示了此步骤应该看起来的样子：

图 22.4 – 使用 Formatter by Zapier 的 Split 转换选项的 Text 动作事件概述以拆分掉名字的第一部分

点击 继续 按钮。然后，您可以使用 测试 部分来分割出名字的第一部分。

接下来，让我们设置下一个动作步骤。

设置 Zap 的第三步。

首先，我们需要创建并命名 Google Docs 模板，并将其存储在特定文件夹位置，例如，我们将其命名为 模板。接下来，根据您想要添加到模板的字段，创建自定义邮件合并字段。在本例中，我们将使用 {{name}}、{{company}}、{{date}} 和 {{products}}；但您也可以按照自己的需求命名它们。我们的 Google Docs 模板设置如以下屏幕截图所示：

图 22.5 – 使用邮件合并字段创建的 Google Docs 模板

接下来，按照以下步骤自定义动作步骤：

1. 在 新文档的文件夹 字段的下拉菜单中选择 模板 文件夹，以便我们可以找到要使用的模板。一旦检索到模板文档，如果您想要将新文档存储在另一个文件夹中，可以更改此位置。

2. 在 我的 入职模板 中。

3. 然后从触发步骤中映射 Company Name 数据，并将文本 入职计划 输入到 新文档的名称 字段中。

4. 从 共享偏好 字段的下拉菜单中选择 任何人均可通过链接查看 选项，以便联系人可以查看文档。

5. 在 未使用字段偏好 字段中选择 保留 选项，因为数据始终可用。

6. 根据以下两个屏幕截图所示，通过将来自触发步骤的动态数据和来自 Zap 的第二步的格式化文本输出映射到自定义邮件合并字段，完成自定义邮件合并字段：

图 22.6 – 使用 Google Docs 集成中的创建模板文档动作事件的概述（1）

动作步骤的第二部分如下图所示：

图 22.7 – 使用 Google Docs 集成中的从模板创建文档的动作事件（2）

1. 点击继续按钮。然后您可以使用测试部分来创建文档。该场景的结果如下截图所示：

图 22.8 – 从模板创建的 Google 文档

接下来，让我们设置第三个动作步骤。

设置 Zap 中的第四步

我们希望能够与客户分享文档链接；但是我们希望使其更短更美观。因此，我们将使用Zapier 的 URL 缩短器应用程序，使用 Zap 的第三步动作中的Alternate Link数据，这是一个可共享的链接。

以下截图显示了此步骤应该是如何的：

图 22.9 – 通过 Zapier 集成使用 URL 缩短器概述来缩短 URL

点击继续按钮。然后您可以使用测试部分来创建缩短的 URL。

接下来，让我们设置最终的动作步骤。

设置 Zap 中的第五步

最后，我们想要向联系人发送一封带有文档链接和 PDF 附件的电子邮件。我们将使用 Gmail 应用程序的发送电子邮件动作事件，并按照以下方式自定义此动作步骤：

1. 完成来自 Zap 触发步骤的Email地址动态数据。

2. 使用发件人和签名下拉字段从您的 Gmail 帐户中选择要使用的电子邮件地址和签名。

3. 为主题和正文（HTML 或纯文本）字段定制相关文本，并从 Zap 的第二步中为第一个名字和第四步中的缩短 URL 映射动态数据。

4. 将来自 Zap 的第三步的Export Links Application/pdf动态数据映射到附件字段。

这显示在以下三个截图中：

图 22.10 – 使用 Gmail 集成发送带有链接和附件的电子邮件的概述（1）

动作步骤的第二部分如下截图所示：

图 22.11 – 使用 Gmail 集成发送带有链接和附件的电子邮件（2）

动作步骤的第三部分如下截图所示：

图 22.12 – 使用 Gmail 集成发送带有链接和附件的电子邮件（3）

1. 点击继续按钮。然后您可以使用测试部分来发送电子邮件。

以下是生成的电子邮件的两个截图：

图 22.13 – 发送给联系人的显示链接的电子邮件（1）

附件的电子邮件的第二部分如下屏幕截图所示：

图 22.14 – 发送给联系人的显示附件的电子邮件概览（2）

如果您无法将文件视为 PDF，请检查并调整您的 Google Drive 共享首选项。您可以在 bit.ly/zapier-book 获取此 Zap 模板的副本。

现在，您应该更好地了解如何使用 Google Docs 集成自动化在线 Word 文档流程。

摘要

在本章中，我们讨论了可以使用 Zapier 自动化的不同类型的操作流程，并介绍了与一些常见的面向操作的应用程序一起使用的一些工作流程示例。首先，我们概述了一些可以使用 Zapier 自动化的操作流程类型。然后，我们探讨了如何开始使用 Zapier 自动化操作流程。最后，我们讨论了如何使用 Google Docs 集成自动化在线 Word 文档流程。

现在您知道如何使用 Zapier – 具体来说是与 Google Docs 集成 – 自动化您的操作流程了。

在下一章中，您将学习如何自动化您的财务和报告工作流程。我们将讨论一些不同类型的财务和报告流程，并提供这些流程如何使用 Zapier 进行自动化的实际示例。我们还将提供有关如何解决与财务和报告工作流相关的问题的实用技巧。

问题

1. 使用 Zapier 可以自动化哪些类型的操作流程？

2. 使用 Google Docs 集成时，您应该使用文件的名称还是 ID 来映射您的操作步骤？

第二十三章：自动化您的财务和报告流程

到目前为止，我们已经介绍了如何自动化三个关键的业务功能，即营销、销售和运营。这三个领域的高效流程直接影响您的财务流程，因为更多的潜在客户转化为销售，然后顺利地提供服务，这意味着有更多的会计交易需要处理。因此，自动化您的财务流程意味着随着业务规模的扩大，您可以更快、更准确地处理更大量的交易，从而让您能够获得实时的财务绩效数据。

一旦您更好地掌握了您的会计流程，您可以集中精力获取来自业务各方面的高质量数据，通过自动化报告流程来获得更好的可见性。拥有这些即时和准确的数据让您能够主动地获得关于业务绩效的见解，而无需太多的手动干预。您可以轻松地为关键利益相关者制作管理报告，并分析业务的弱点和改进的机会。

在这一章中，我们将讨论可以利用 Zapier 自动化的不同类型的财务和报告流程，并且我们将提供一些常见应用程序使用的工作流示例。首先，我们将概述可以利用 Zapier 自动化的财务流程的类型，比如处理销售和采购发票以及管理在线付款交易等。接下来，我们将概述可以利用 Zapier 自动化的报告流程的类型，比如创建用于报告和可视化业务绩效数据的数据集。之后，我们将看看如何使用 Zapier 自动化财务和报告流程的起点。最后，我们将深入了解如何利用 Xero 集成来自动化会计流程。

我们将在本章中涵盖以下关键主题：

• 利用 Zapier 自动化您的财务流程的介绍

• 利用 Zapier 自动化报告流程的介绍

• 从哪里开始利用 Zapier 自动化您的财务和报告流程

• 利用 Xero 集成自动化会计流程

一旦您完成了这些主题中的每一个，您将更好地理解可以利用 Zapier 自动化的不同财务和报告流程。您将了解如何使用 Zapier 自动化一些最常见应用程序的财务和报告流程。

技术要求

要充分利用本章内容，您将需要一个 Zapier 账户。您需要 Zapier 的免费计划来创建单步工作流，并使用 Zapier 的预建模板。您需要 Zapier 的入门级计划来使用高级应用程序并创建多步工作流。

您可以在bit.ly/zapier-book获得本章中使用的 Zap 模板。使用模板将帮助您了解流程的运作方式。

使用 Zapier 自动化财务流程简介

许多企业都在努力保持其财务记录的最新状态。事实上，如果他们没有专门的记账员或会计团队，许多企业所有者会将记账作为最后一刻要做的任务之一。我们希望大多数企业现在在处理财务方面完全不使用纸张；然而，有时候，你无法避免需要购买和费用的纸质副本。即使企业可以通过电子邮件从供应商那里收到所有购买发票，使用允许你拍摄费用和购买的费用管理工具，并创建数字销售发票并通过电子邮件发送给客户的费用管理工具，实现完全数字化的会计管理系统，但将所有这些数据记录在一个地方的过程仍然可能是手动、重复、耗时且极易出错的过程。

随着应用程序之间本地集成和使用连接器工具（如 Zapier）将您业务流程的其他部分连接到特定于财务的工具的进步，企业现在能够快速准确地创建购买发票和收据，创建和发送销售发票，并将付款分配给现有发票——如果需要，还可以附上原始交易的副本。改进这些流程最终会增加实时财务报告的效率和准确性。

使用本地集成和连接器工具（如 Zapier）可以显著改善财务流程的一个例子可以在solvaa.co.uk/optimising-xero-to-deliver-cost-and-time-savings/找到。

了解可以使用 Zapier 自动化的财务流程

Zapier 与各种财务工具有许多集成，可以轻松准确地自动化您的财务流程。您可以将这些财务应用程序连接到其他成千上万个应用程序，例如 Salesforce、Shopify、Google Drive 和 Microsoft Excel，以自动化业务流程的所有部分，包括您的财务流程。

以下是可以使用 Zapier 自动化的一些财务流程的示例：

• 发票管理和会计工作流程

• 付款处理工作流程

让我们逐个探讨并举例说明可以与 Zapier 一起使用的财务应用程序，以自动执行涉及的流程。

自动化发票管理和会计流程

作为一个典型的企业，您很可能需要处理来自供应商的账单和费用交易，例如当您为客户在餐厅购买午餐，或者您的销售团队出差产生酒店和生活补贴费用并收集收据时。您可以通过自动将带有附件的电子邮件转发到 光学字符识别（OCR）应用程序（如 Dext（之前称为 ReceiptBank）和 Hubdoc）来自动在您的会计应用程序中创建这些采购发票和费用。这些 OCR 应用程序会将发票上的详细信息转录下来，并将数据直接推送到 Xero 和 QuickBooks Online 等会计应用程序中。

Dext 与 Zapier 集成，可以在处理完票据数据后触发工作流程，票据数据可用于导出，以及处理完票据通知时触发。您可以将这些触发器与操作事件结合使用，以在您的会计软件中创建新的发票或账单，或将信息添加到 Google Sheets 电子表格中。您还可以提交收据或销售发票，检查处理收据的数量，并在使用合作伙伴账户时创建新的客户账户。您可以将这些操作与触发器结合使用，例如将新文件添加到 Google Drive 或 Box 中，或者收到带附件的新电子邮件。或者，如果您使用的是 Hubdoc 等没有 Zapier 集成的 OCR 应用程序，则可以使用 Gmail 或 Microsoft Outlook Zapier 集成，分别使用 New Labeled Email 或 New Email 触发事件，将带附件的电子邮件转发到与 OCR 应用程序链接的电子邮件地址。

如果您使用费用管理应用程序，例如 Expensify，您可以通过 Zapier 自动化费用处理流程，通过整理收据、创建报告以及将数据导出到您的会计应用程序来实现。通过 Expensify 集成，您可以在创建新报告时触发工作流程。您可以将此触发器与操作事件结合使用，以在 Xero 或 Quickbooks Online 中为承包商添加或创建采购发票，或向经理发送费用报告副本的电子邮件。您还可以创建单个费用项目，创建费用报告，将报告导出为 PDF，并查找报告。将这些操作与触发器结合使用，以从新的 Dropbox 文件或 Google Sheets 电子表格行创建费用项目。

专用的发票应用程序，例如 Zoho Invoice、Invoice Ninja 和 InvoiceBerry，允许您即时创建发票并将其发送给客户。它们还允许您通过有用的仪表板和分析跟踪应收账款流程，通常用于收付款和发送提醒。这些应用程序与 Zapier 集成，因此允许您自动化发票创建和许多其他功能。

通过 Zoho Invoice 集成，当创建新的联系人、联系对象、估价、货物、发票或项目时，你可以触发自动化工作流程。你可以将这些触发与动作事件结合起来，将发票或估价详细信息添加到 Smartsheet 或通过 Email by Zapier 发送发票给联系人。你还可以创建新的联系人、联系对象、估价、货物或发票，以及搜索发票。将这些与触发事件相结合，当在 ActiveCampaign 中赢得一笔交易时创建联系人，或在 Acuity Scheduling 或 Calendly 中预订新约会时添加发票。

如果，另一方面，你正在使用像 Xero、Quickbooks Online、Freshbooks Classic 或 Zoho Books 这样的专用会计应用程序来集中管理你所有的应付款和应收款流程，你可以使用 Zapier 来自动化大量的财务流程，然后简化其他涉及它们的业务流程。这些应用程序都集成了 Zapier，并提供了许多触发、动作和搜索操作事件。与会计应用程序的 Zapier 集成通常具有行项支持，允许你在销售发票、账单和费用中创建多行数据。

使用 Quickbooks Online 集成，你可以使用多个触发、动作和搜索操作事件。这里有很多功能，我们只给出了一些使用该集成可以完成的例子。当添加新的账户、客户、估价、发票、销售收据、付款、供应商、账单或采购订单时，接收新的付款，或更新客户记录时，你可以触发工作流程。你可以将这些触发与动作事件结合起来，在 Microsoft Excel 表中添加新行，为 ShipStation 创建新订单，或在你的 CRM 中更新交易或机会。你还可以创建新的客户、估价、发票、销售收据、退款收据、信用备忘单、产品或服务、付款、供应商、账单、时间活动或采购订单，发送发票或销售收据，并更新客户或发票。将这些操作与触发结合起来，当在 Stripe 或 Paypal 中确认新付款时创建发票和付款，或者当在 Gravity Forms 或 Wufoo 提交表单时创建新客户。你还可以搜索或创建客户或供应商，以及查找账户、发票、产品或产品组。

在财务流程中使用自动化的威力真的是显而易见的，特别是如果你的业务有大量的销售交易 - 例如，如果企业通过 Shopify、Woocommerce、Kajabi 或 Thinkific 等电子商务平台出售热门的数字产品和服务，如课程和会员资格。能够自动化在会计 app 中创建销售发票对许多企业来说都是一个改变游戏规则的举措，大大减少了记账时间。你可以在第二十一章的自动化电子商务流程部分，自动化你的销售流程中了解更多信息。

有一些与 Zapier 集成的会计和发票 app，你可以在zapier.com/apps/categories/accounting和zapier.com/apps/categories/invoices上查看。

接下来，让我们讨论如何使用 Zapier 自动化支付处理流程。

自动化支付处理流程

我们刚刚谈到了如何使用 Zapier 来自动化在你的发票或会计 app 中创建销售发票。对于任何企业来说，准确记录你的销售非常重要，但可能更重要的是确保你尽快收到销售款项。使用在线支付解决方案自动收取发票款项，或者允许客户支付这些发票而无需进行银行转账，可以提高发票支付时间和业务资金流。Stripe 和 Paypal 是两个与许多发票和电子商务 app 集成的最受欢迎的在线支付解决方案。

通过 Paypal 集成，你可以在成功销售时触发工作流程，退款销售，或任何商家交易发生时。你可以将这些触发器与操作事件结合起来，将新联系人添加到 ActiveCampaign 并将其添加到自动化流程中，使用 Gmail 发送售后或退款邮件，将新发票或贷项通知添加到 Xero，或将销售记录添加到 Google Sheets 电子表格中。

许多企业已经抓住了提供会员资格、俱乐部和产品订阅的重复收入机会。这可能涉及到为你最喜欢的巧克力棒或健康食品产品支付月度订阅，或者与在线课程支持社区相关的年度订阅。有几种订阅管理工具，如Chargebee、Recurly和Chargify，它们帮助你管理重复支付。

使用 Chargify 集成，您可以在新订阅或发票创建时触发工作流程，添加新客户时触发，以及在订阅状态更改或更新时触发。将这些触发器与动作事件相结合，以在 Slack 或 Microsoft Outlook 中收到通知，在 Mailchimp 中更新联系人，或在 Asana 中添加任务。您还可以创建客户、优惠券和产品价格点，并创建或更新订阅。您可以将这些操作与触发器相结合，以便在 Smartsheet 中更新行或将新联系人添加到 Salesforce 时创建新订阅。您可以添加搜索操作以查找产品、产品系列或组件，并在需要时创建订阅或客户。

使用 Revolut Business 等数字银行解决方案也可以通过允许您自动化许多与财务相关的流程来提高效率。通过 Revolut Business 集成，您可以在兑换、发送或接收资金时触发工作流程。将此触发器与操作步骤结合使用，例如在收到资金时使用 Zapier 发送邮件通知。您还可以搜索帐户，以便在 Revolut Business 中发送资金后检索信息，然后将详细信息添加到 Google Sheets 电子表格中。

再次强调，在您的会计应用程序中自动化付款通知，尤其是在涉及大量交易时，将显着提高簿记流程的生产力。

有许多与 Zapier 集成的支付处理应用程序，您可以在zapier.com/apps/categories/payment-processing查看。

您现在了解了使用 Zapier 可以自动化哪些财务流程。现在让我们来看看如何使用 Zapier 自动化报告流程的介绍。

使用 Zapier 自动化您的报告流程介绍

现在，您已经花时间简化和自动化了营销、销售、运营和财务流程，了解这些关键领域如何根据关键绩效指标（KPI）和指标执行至关重要。企业只有在手头拥有最新和准确的报告信息时才能做出正确的决策。如果此信息可以即时获得，您就不必花费数小时下载和处理数据以呈现给关键决策者；他们将随时掌握顶级关键数据。

随着技术的进步，企业不再必须依靠手工制作的条形图和图表来可视化业务绩效数据。电子表格工具本身已成为先进的报告工具，允许进行复杂的计算和数据操作。我们用于各种业务功能的许多应用程序都有自己的报告模块，这使得企业能够提取有用的报告并在内部可视化报告数据。然后，企业面临的问题是，他们的报告存在于多个系统和工具中，仍然需要整合和汇总，以便您只需登录到更少的位置并查看重要的报告数据。使用 Zapier 等工具进行自动化可以帮助您将关键数据放入正确的位置，以增强您的报告和指标可视化流程。

理解可以使用 Zapier 自动化的报告流程

Zapier 与一些报告工具集成，使您能够自动化您的报告流程。您可以将这些应用连接到成千上万的其他应用程序，例如 Paypal、AgileCRM、Quaderno和 Google 表格，以自动化其他业务功能的报告。

以下是可以使用 Zapier 自动化的一些报告流程的示例：

• 电子表格报告工作流程

• 网站分析工作流程

• 业务智能和仪表板工作流程

让我们逐个探讨并举一些例子，说明可以与 Zapier 一起使用的报告应用程序，以自动化涉及它们的流程。

自动化电子表格报告流程

在第二十二章的“理解可以使用 Zapier 自动化的运营流程”部分，自动化您的运营流程，我们介绍了在各种运营流程中使用诸如 Microsoft Excel、Google Sheets 和 Smartsheet 等电子表格工具。这些工具被广泛用于记录和处理带有简单或复杂公式的数字数据，然后可以用于以图表和表格形式可视化报告。您还可以使用 Google Sheets 的附加组件从其他来源（如 Google Analytics）提取数据，或将 Google Sheets 与 Infogram 等仪表板工具集成，以在一个地方显示自定义数据。通过使用 Zapier，您可以将关键报告数据推送到您的电子表格中，然后可以对其进行显著的操作和转换，以自动显示您的数据可视化。

接下来，让我们讨论如何使用 Zapier 自动化网站分析流程。

自动化网站分析流程

许多企业在在线存在方面投入了大量时间和金钱，通过从各种来源吸引流量到他们的网站来创建网站并推广他们的产品、服务和声誉。正如我们在第二十章中讨论的自动化营销流程中所述，企业可以使用多种方法将流量推向他们的网站，这可能包括付费广告、客座博客发布和社交媒体营销。他们还尝试通过搜索引擎优化（SEO）来提高他们在搜索中的在线可见性。在所有这些情况下，企业需要一种方式来一目了然地看到其营销工作的结果，而 Google Analytics 和 Hotjar 都是分析和可视化网站流量的行业标准工具的例子，它们都能让您做到这一点。通过使用诸如此类的工具，您将更好地了解您的网站访问者，例如他们的来源和地理位置，并了解他们的行为，例如他们在您的网站上花了多长时间以及在哪些页面上。然后，通过使用 Zapier 等自动化工具，您可以通过自动化报告流程来提高您的生产力，例如安排报告每周在特定时间运行，并通过电子邮件交付报告，并跟踪来自您的呼叫应用程序 Twilio 的已完成呼叫的离线转换。

当使用 Google Analytics 时，您可以创建目标和针对这些目标的测量，以跟踪来自各种来源的数据。通过 Google Analytics 集成，您可以在添加新目标时触发工作流，并结合动作通过短信发送通知。您还可以创建测量、更新目标、运行报告，以及搜索目标。您可以将这些操作与触发器结合使用，从 Typeform 响应或 Calendly 预订中创建新的测量，或者安排报告在每周五的早上 9 点使用 Zapier 的计划运行。

有几个与 Zapier 集成的分析应用程序，您可以在zapier.com/apps/categories/analytics上查看。

接下来，让我们讨论如何使用 Zapier 自动化商业智能和仪表板流程。

自动化商业智能和仪表板流程

除了网站分析以外，你的技术堆栈中的大多数工具可能都有某种类型的报告功能。然而，当你有多个工具时，你需要从许多地方提取报告数据。如果我们可以将来自各种应用程序的所有关键报告统计在一个或几个关键仪表板上，在数据自动刷新的同时放在一个地方，那不是很棒吗？这就是商业智能和仪表板工具的作用所在。这些应用程序允许您在一个地方汇总所有重要的报告数据，创建衡量收集到的数据的关键绩效指标，并以适合您需求的图形形式呈现这些数据。许多这些工具与流行的应用程序（如 Facebook 和 Salesforce）进行集成，但通常并没有这些集成。像 Zapier 这样的自动化工具通过提取关键数据段并将您想要更改指标的确切数据推送到这些仪表板工具中来提高您的报告流程的效率。如果您的应用程序和选择的仪表板工具之间并没有集成，这将非常方便。 Databox，Geckoboard，Klipfolio，Dasheroo 和 Zoho Analytics 是一些商业智能和仪表板报告工具的例子，它们与 Zapier 集成。

例如，通过 Klipfolio 集成，您可以将数据添加到源中，更新数据源中的数据并刷新数据源。您可以将这些操作事件与涉及其他应用程序的触发器相结合，以允许您在不必手动导入数据的情况下更新见解。您可以跟踪 Klaviyo 或 Autopilot 中订阅者列表的特定部分的增长，或跟踪 ActiveCampaign 中的退订和广告系列单击次数。您还可以监视 Twitter 的关注者数量，SurveyMonkey 的反应，Toky 的通话或关闭的 Asana 任务。

有几种商业智能和仪表板应用程序与 Zapier 集成，您可以在zapier.com/apps/categories/dashboards上查看。

提示

您可以使用商业智能和仪表板流程与其他关键领域（例如来自 Google Analytics 和 YouTube 的营销分析）链接，以更好地了解您的业务在所有业务功能中的表现。

您现在已经了解了可以使用 Zapier 自动化哪些类型的报告流程。让我们来看看开始自动化您的财务和报告流程的基本步骤。

从何处开始使用 Zapier 自动化您的财务和报告流程

在开始自动化你的流程之前，做一些准备工作总是很重要的。在第二章“准备自动化你的流程”和第三章“构建你的第一个自动化工作流（Zap）”中，我们讨论了一些重要的要点。当你在制定你的财务和报告工作流程时，它们很有帮助；具体如下：

1. 绘制你的财务和报告流程：如果你对你的财务和报告流程在所有工具中的运作方式没有明确的想法，可以按照第二章“简化流程和评估可自动化内容”部分的步骤，通过可视化绘制你的流程，这样你就可以对你的任务是如何与现有软件配合工作有一个总体的概览。

2. 列出你的财务和报告工具：列出你在业务中使用的所有财务和报告工具和服务，以实现你的目标。然后，评估这些工具在你绘制的流程中的适应性。这样，你就能简化这些流程，并决定哪些可以自动化。一旦你对你的流程和工具有了这个概览，你就能更好地了解其中的问题所在，以及 Zapier 如何帮助你填补这些空缺并自动化你的流程。

3. 列出你的财务和报告工具：按照第二章“准备自动化你的流程”的步骤，简化你的流程并列出你在业务中使用的所有工具，以评估哪些可以自动化。

4. 查看你的应用程序配置文件页面：在第二章“准备自动化你的流程”中，我们还讨论了查看你各个应用程序配置文件页面的重要性，这是确定你的业务应用程序如何与 Zapier 集成的最佳方式。这将让你了解可在你的工作流程中使用的触发器、操作和搜索功能。制作一个清单以供快速参考。

5. 使用 Zapier 的预构建指导工作流模板：这是开始自动化你的财务和报告流程的最简单方法。这些模板是根据其他用户常用的工作流程构建的。它们很适合用作灵感，可以快速设置，并立即节省你的时间。

6. 自定义你的财务和报告工作流程：创新点，开始构建多步骤的工作流程，以在自动化中实现更多功能。使用 Zapier 的内置应用程序来帮助你实现更多功能，并将你的财务和报告工作流程与业务流程的其他部分（比如操作流程）连接起来。

7. 结合 AI 和自动化：利用 AI 动力的 Zapier 功能和集成 AI 应用程序，提升你的财务和报告工作流程的效率。在第十九章“AI 和自动化”中获取更多信息。

您将为您的业务创建财务和报告自动化而努力。

提示

如果您正在寻找其他用于您业务的财务和报告应用程序的想法，您可以在应用生态系统目录中查看商务和商业智能类别，以提供一个与 Zapier 集成的公共应用程序列表：zapier.com/apps/categories/commerce 和 zapier.com/apps/categories/business-intelligence。在第二章，准备自动化您的流程，中查看选择新应用程序的简要指南部分，以了解如何选择新应用程序。

您现在知道如何使用 Zapier 自动化您的财务和报告流程了。让我们更具体地讨论如何使用 Zapier 的 Xero 集成自动化会计流程。

使用 Xero 集成自动化会计流程

Xero 是一款广受小型和中型企业欢迎的基于云的会计软件包。使用 Xero，您可以管理应付账款和应收账款流程，以及管理费用报销和工资单，并跟踪库存项目。您可以创建并发送报价、销售发票和采购订单，并且可以全面报告您的财务情况。您还可以连接支付处理解决方案，如 PayPal、GoCardless 和 Stripe，以帮助您更快地收到客户的付款。连接银行到 Xero 的能力自动化了部分交易对账过程，省去了手动导入银行对账单和交易行条目的需要。根据您的位置，您可以直接从 Xero 提交税务申报并支付账单。Xero 还允许您处理多种货币。

Xero 本地集成了数百个其他应用程序，以允许您将您业务的其他部分连接到您的财务系统。但是，您可以使用 Zapier 集成来增强您的流程，通过将 Xero 连接到成千上万的其他应用程序，使您能够自动化会计流程的许多部分。Xero 集成非常全面，目前支持几个触发、操作和搜索事件。完整列表可以在 Xero 应用程序配置文件页面上找到：zapier.com/apps/xero/integrations。

让我们来看看一些 Xero 触发事件和一些可能的使用案例。

Xero 触发事件和使用案例

以下是您可以与 Xero 一起使用的受支持的触发事件列表，以及何时使用它们的示例：

• 新联系人: 当在 Xero 中添加新联系人时触发此事件。除其他外，您可以在自动化中使用此触发器事件，当新联系人被添加到 Xero 后立即将其添加到其他应用程序（例如您的电子邮件营销应用程序或库存管理应用程序）中。例如，将此触发器事件与使用 Klaviyo 创建订阅者或与 Dear Inventory 合并创建客户等操作事件结合使用。

• 新报价: 当在 Xero 中创建新报价时触发此事件。除其他外，您可以在自动化中使用此触发器事件，当发送报价后希望在您的 CRM 中设置提醒以跟进接收方，或者如果要发送通知给您的团队以接受报价，则使用此触发器事件。例如，将此触发器事件与使用 AgileCRM 创建任务或与 Ryver 合并创建帖子等操作事件结合使用。

• 新销售发票: 当在 Xero 中创建新的销售发票（应收账款）时触发此事件。您可以在自动化中使用此触发器事件，当您希望将新提交的销售发票的详细信息添加到电子表格中或者为所有经授权的销售发票向客户发送传真时。例如，将此触发器事件与与 Microsoft Excel 合并添加行或与 ClickSend SMS 合并发送传真等操作事件结合使用。

• 新采购订单: 当在 Xero 中添加新采购订单时触发此事件。除其他外，您可以在自动化中使用此触发器事件，当您希望将新采购订单的详细信息添加到数据库中或根据采购订单的状态通知您的团队时。例如，将此触发器事件与与 Knack 合并创建记录或与 Microsoft Teams 合并发送通道消息等操作事件结合使用。

• 新账单: 当在 Xero 中创建新的账单（应付账款）时触发此事件。您可以在自动化中使用此触发器事件，当您希望在账单到期日添加新的日历事件或将任务添加到您的任务管理应用程序以在到期日支付账单时。例如，将此触发器事件与与 Microsoft Outlook 合并创建事件或与 Any.Do 合并创建任务等操作事件结合使用。

• 新费用报销单: 当在 Xero 中创建新的草稿费用报销单时触发此事件。除其他外，您可以在自动化中使用此触发器事件，当您希望通知审批人新的费用报销已准备好审核或将任务添加到您的待办事项列表时。例如，将此触发器事件与通过 Zapier 发送出站邮件或与团队工作项目合并创建任务等操作事件结合使用。

• 新银行交易：当在 Xero 中进行新银行交易时，此事件将触发。除其他方式外，当您想要跟踪正在处理的交易并将其添加到电子表格中时，您可以在自动化中使用此触发事件。例如，将此触发事件与使用 Google Sheets 创建电子表格行等动作事件结合使用。

• 新支付：当在 Xero 中进行新支付时，此事件将触发。当您想要在自动化中发送感谢邮件给客户以支付您的发票，或者当天发送所有已支付发票的摘要给团队时，您可以使用此触发事件。例如，将此触发事件与使用 Gmail 发送电子邮件或使用 Digest by Zapier 追加条目和安排摘要以及使用 Slack 发送通道消息等动作事件结合使用。您可以从bit.ly/zapier-book下载 Zap 模板。

接下来，让我们看一些 Xero 操作事件和用例。

Xero 操作事件和用例

以下是一些与 Xero 配合使用的支持的操作事件列表，以及何时使用它们的示例：

• 创建/更新联系人：当您想要在 Xero 中创建新联系人或更新现有联系人时，可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与使用 Pipedrive 更新交易阶段等触发事件结合使用，以在 CRM 中的交易达到某个阶段时将联系人添加到 Xero 中，或者将在 Mailchimp 中点击链接与 Xero 结合使用，以在电子邮件活动中点击链接时更新 Xero 中的联系人。

• 创建新报价草稿：当您想要在 Xero 中创建新的报价草稿时，可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与使用 HubSpot 新的表单提交等触发事件结合使用，以便在联系人通过 HubSpot 表单请求报价时创建新的报价草稿，或者将新联系人与 Xero 结合使用，以在将新联系人添加到 Xero 时创建报价草稿。

• 创建销售发票：当您想要在 Xero 中创建新的销售发票（应收账款）时，可以使用此操作事件。例如，当交易移动到 CRM 中的开票阶段时，您只想在 Xero 中添加详细联系人（如果该联系人不存在），然后在 Xero 中创建与该联系人关联的销售发票时，可以使用此操作事件。您可以将 HubSpot 中的阶段中的新交易触发事件与 Xero 中的查找联系人搜索动作和 Xero 中的创建销售发票动作事件结合使用。您可以观看有关使用 Pipedrive CRM 触发事件的实际示例的视频，并从bit.ly/zapier-book下载 Zap 模板。

• 向现有销售发票添加项目：当您想使用新项目更新 Xero 中的现有销售发票时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与 Shopify 的更新订单触发事件结合使用，以向 Xero 中的现有发票添加额外项目，并且您可以使用 Xero 的查找发票搜索操作来查找发票，当发票编号或参考已填写了来自 Shopify 的适当参考时。

• 通过电子邮件发送销售发票：当您想发送 Xero 中的现有销售发票时，您可以使用此操作事件。当您想创建新发票并将其发送给 Xero 联系人时，您可以将此操作事件与 Xero 的创建发票操作事件结合使用。

• 创建采购订单：当您想在 Xero 中创建新的采购订单时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与 Airtable 中的新或更新记录触发事件结合使用，以在 Airtable 中填写字段时创建采购订单。

• 创建账单：当您想在 Xero 中创建新的账单（应付款）时，您可以使用此操作事件。当您想使用 Docparser 解析账单详情，然后在 Xero 中创建相应的账单时，您可以将此操作事件与 Docparser 的可用解析文档数据触发事件结合使用。

• 创建信用票据：当您想创建与 Xero 中联系人相关联的新应付款或应收款信用票据时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与 Magento 的新销售订单信贷备忘录触发事件和 Xero 的查找发票触发事件结合使用，以在 Magento 中提出信贷备忘录时，在 Xero 中针对相关发票创建信用票据。

• 创建银行交易：当您想在 Xero 中创建新的付款或收款交易时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与 Stripe 中的新收费或新退款触发事件结合使用，以在 Stripe 进行新付款或退款时创建、接收或发送资金直接支付。

• 创建银行转账：当您想在指定的 Xero 组织中在您的不同银行账户之间转账时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与 PayPal 中的成功销售触发事件结合使用，以在 PayPal 中定期将资金从您的 PayPal 银行账户转移到 Xero 的当前银行账户，每次完成销售时。

• 创建支付：当您想针对 Xero 中的发票、信用票据、预付款或过付款创建新的支付时，您可以使用此操作事件。您可以将此操作事件与 Square 的新交易触发事件和 Xero 的查找发票触发事件结合使用，以在 Square 中完成交易时针对 Xero 发票创建支付。

接下来，让我们看一些 Xero 搜索操作事件和使用案例。

Xero 搜索操作事件和使用案例

现在让我们来看看你可以与 Xero 一起使用的两个支持的搜索操作事件：

• 查找联系人：当你想在 Xero 中找到联系人时，你可以使用此搜索操作事件。你可以将此搜索操作与其他 Xero 触发器或操作事件结合使用在你的自动化中。请参阅Xero 操作事件和使用案例部分，了解如何在使用此搜索操作事件后跟 Xero 创建销售发票 操作步骤的示例。

• 查找发票：当你想在 Xero 中找到发票时，你可以使用此搜索操作事件。你可以将此搜索操作与其他 Xero 触发器或操作事件结合使用在你的自动化中。例如，当你想要为付款发票的客户发送感谢邮件，并且想要附上发票的 PDF 复件时，你可以使用 New Payment 触发事件与 Find Invoice 搜索操作以及 Send Email 与 Gmail 操作事件。你可以在 bit.ly/zapier-book 下载 Zap 模板。

接下来，让我们回顾一些最佳使用 Xero 集成的提示。

使用 Xero 集成的提示

以下是成功使用 Xero 集成的一些提示：

• 只读、仅发票 和 现金账簿客户 用户将无法使用集成。你必须拥有标准或顾问权限，并且你将能够使用的触发器和操作将取决于你对某些模块的访问权限。

• 只连接你的 Xero 帐户到一个 Zapier 帐户。这将防止断开连接的问题。

• 总是检查你输入或映射数据到的字段类型，并确保你的数据格式正确。这将确保数据的准确性。你可以查看第三章，构建你的第一个自动化工作流（Zap），了解有关字段类型的更多信息。

• 在使用已授权时。

• Xero 集成支持使用行项目。为了优化在你的工作流中使用此集成，你可以查看第十八章，Zapier 的实用功能，了解有关转换行项目数据的更多信息。如果你的触发器和操作步骤都支持行项目，你将不需要转换数据。

• 您可以通过使用 Xero 记录 ID 加上查看 URL 来创建您不同应用程序之间的连接。例如，当您在 Xero 中创建销售发票时，请使用发票 URL 更新 CRM 中交易或机会记录中的自定义字段，以便组织中的其他 Xero 用户可以查看发票。在本例中，URL 加上 ID 的组合将是 go.xero.com/AccountsReceivable/View.aspx?InvoiceID=b2f9e6df-73ab-4ccd-9978-258f22ef4665，其中 b2f9e6df-73ab-4ccd-9978-258f22ef4665 是销售发票 ID。

• 查看 developer.xero.com/documentation 上的 Xero API，了解您可以使用 Webhooks by Zapier 和 Code by Zapier 执行的其他触发器和操作的信息。您可以从 experts.zapier.com/ 聘请 Zapier 专家来帮助您进行自定义集成工作。

• 您可以通过导航到应用程序配置文件的 帮助 选项卡或点击此链接查看 Xero 集成的常见问题：help.zapier.com/hc/en-us/articles/8495985208589。

接下来，让我们探讨如何使用 Xero 集成设置多步 ZAP 的示例。

设置使用 Xero 集成的多步 ZAP

为了说明这一点，我们将使用在 Stripe 中创建新收费时在 Xero 中创建销售发票和账单的示例。我们还希望根据买方所在国家的位置正确分配 Xero 税码。

ZAP 将包括四个步骤，如下所示：

1. 触发器：Stripe 应用程序与 New Charge 触发事件。

2. 操作：Formatter by Zapier 应用程序与 Utilities 动作事件和 Lookup Table 转换函数。

3. 操作：Xero 应用程序与 创建销售发票 动作事件。

4. 操作：Xero 应用程序与 创建账单 动作事件。

以下屏幕截图显示了构建后的 ZAP 在进行了一些步骤名称自定义后的外观：

图 23.1 – 使用 Xero 动作事件的多步 ZAP

让我们逐步设置 ZAP，从触发步骤开始。

设置触发步骤

我们将使用 Stripe 应用程序的 New Charge 触发事件作为触发步骤。在 Include Failed Charges? 字段中，选择 False，因为我们不希望 ZAP 在失败的收费上触发。

下面的屏幕截图显示了此步骤的外观：

图 23.2 – 概述自定义 Stripe 触发事件中的新收费以触发工作流

单击继续按钮，然后使用测试触发器按钮拉取一些测试数据。

接下来，让我们设置 Zap 的第二个步骤 - 第一个动作步骤。

设置 Zap 的第二步

我们希望将销售发票税收定制为与客户的卡片链接的国家相匹配。在这种情况下，我们希望所有欧洲客户地点都有OUTPUT2，而所有其他国家都具有NONE。您的税务设置根据您的 Xero 地区而有所不同。我们将使用 Zapier 应用程序的格式化器与Payment Method Details Card Country和右侧的OUTPUT2。对于所有其他国家，我们将设置NONE。

以下屏幕截图显示此步骤应该是什么样子：

图 23.3 - 在 Formatter by Zapier 操作事件中使用 Utilities 操作事件并选中查找表转换选项来查找税码

单击OUTPUT2以获取CZ国家代码的税率。

接下来，让我们设置下一个动作步骤。

设置 Zap 的第三步

我们将使用 Xero 应用程序和创建销售发票动作事件，并通过使用下拉菜单选项或映射来自之前步骤的动态数据来自定义此操作步骤的组织，联系人姓名，电子邮件地址，状态，日期，到期日期，货币，品牌主题，参考，说明，数量，单价，帐户和税率字段。重要的是，我们可以输入联系人的姓名和电子邮件地址，并直接从此步骤创建新联系人，然后将税率字段与 Zap 中第二步的输出映射。使用下面的三个屏幕截图完成此步骤。这是第一部分:

图 23.4 - 使用 Xero 应用程序集成创建销售发票的概述（1）

操作步骤的第二部分如下截图所示：

图 23.5 - 使用 Xero 应用程序集成创建销售发票（2）

操作步骤的第三部分如下截图所示：

图 23.6 - 使用 Xero 应用程序集成创建销售发票的概述（3）

单击继续按钮。然后，您可以使用测试部分发送电子邮件。

接下来，让我们设置最终操作步骤。

设置 Zap 的最后一步

我们将使用 Xero 应用程序的创建账单操作事件，并通过使用下拉菜单选项、输入文本或映射来自先前步骤的动态数据来定制此操作步骤的组织、联系人姓名、状态、日期、到期日期、参考、行项目类型、描述、数量、单价、帐户和税率字段。请使用以下两个屏幕截图来完成此步骤：

图 23.7 – 使用 Xero 应用程序集成创建销售发票的概述（1）

此操作步骤的第二部分如下所示：

图 23.8 – 使用 Xero 应用程序集成创建销售发票的概述（2）

点击继续按钮。然后，您可以使用测试部分来创建笔记。

您可以在bit.ly/zapier-book上获得此 Zap 模板的副本。

现在您应该更好地了解如何使用 Xero 集成自动化财务流程。

摘要

在本章中，我们讨论了可以使用 Zapier 自动化的不同类型的财务和报告流程，并探讨了一些使用一些常见应用程序的工作流程示例。首先，我们概述了可以使用 Zapier 自动化的财务流程类型。接着，我们介绍了可以使用 Zapier 自动化的报告流程类型。之后，我们探讨了如何开始使用 Zapier 自动化财务和报告流程。最后，我们讨论了如何使用 Xero 集成来自动化会计流程。

现在您知道如何使用 Zapier 自动化您的财务和报告流程，特别是涉及 Xero 集成的财务流程。

在下一章中，您将学习一些增强使用 Zapier 在您的业务中取得成功的实用技巧、诀窍和最佳实践。

问题

1. 可以使用 Zapier 自动化哪些类型的财务流程？

2. 可以使用 Zapier 自动化哪些类型的报告流程？

第二十四章：提升你的生产力的技巧、窍门和最佳实践

我们很快就要结束我们的 Zapier 指导之旅了。我们涵盖了许多主题，将帮助你在你的业务或为你的客户使用 Zapier 创建有效的工作流自动化。在这一章中，我们将讨论有效利用 Zapier 的最佳实践，并在每一章中学到的技巧和窍门的基础上建立。首先，我们将重述本书中涵盖的步骤，以帮助你构建你的 Zap。我们还将探讨一系列你可以使用的技巧和窍门，有效地在 Zapier 中创建工作流，以获得最佳性能。

在本章中，我们将涵盖以下关键主题：

• 有效使用 Zapier 的最佳实践

• 提升你对 Zapier 的使用的技巧和窍门

一旦你学习了每个主题，你就会更好地理解在 Zapier 构建工作流自动化时使用的最佳实践。

技术要求

要充分利用本章内容，你将需要访问 Zapier 账户。Zapier 免费计划足以让你创建单步工作流，并使用 Zapier 的预构建模板。Zapier 入门计划将需要你使用高级应用程序并创建多步骤工作流。

有效使用 Zapier 的最佳实践

了解如何优化在你的业务中使用 Zapier 的最佳方式是回顾我们在这本书的每一章中探讨的内容，这样你就有一个快速参考点。让我们简要探讨一下本书中涵盖的内容，作为在 Zapier 中构建工作流的最佳实践的概述。

从基础开始

在开始时做好基础工作将为你的成功做好准备。一旦你选择了最适合你的 Zapier 计划并创建了 Zapier 账户，下一步就是熟悉 Zapier 平台的导航，然后编辑你的设置和偏好以适应。确保你也掌握了 Zapier 平台使用的术语，这将在故障排除时帮助你。我们在第一章，使用 Zapier 进行业务流程自动化中涵盖了这些主题。

在自动化之前的准备

准备是成功的关键，也将从一开始为你节省大量时间。实施有效的自动化的一个重要部分是确保你已经确定了你的手工和重复的流程，对其进行记录并首先简化它们。一旦你做到这一点，你应该确定你的业务应用程序如何适应这些流程，以及这些应用程序如何与 Zapier 集成。利用 Zapier 应用程序生态系统目录提供的信息来帮助你做到这一点。我们在第二章，准备自动化你的流程中涵盖了这些主题。

当你准备好开始构建你的 Zaps 时，首先制定最佳的流程结构策略。由于你无法在 Zap 编辑器中拖放你的步骤，所以在构建你的 Zaps 之前先规划好步骤将节省你的时间。我们在第三章，构建您的第一个自动化工作流（Zap） 中涵盖了这个主题。

熟悉步骤、字段和数据映射

在构建你的 Zap 的关键第一步是理解触发器、操作和搜索操作步骤如何一起工作。了解如何通过下拉菜单、从你的 Zap 的先前步骤映射数据以及输入文本来输入数据到你的操作步骤中的字段也很重要。你还需要了解操作步骤中使用的不同字段类型以及这些字段中接受的数据类型。我们在第三章，构建您的第一个自动化工作流（Zap） 中涵盖了这些主题。

有效管理你的 Zaps

拥有一个组织良好的 Zapier 账户将帮助你在你构建的 Zaps 越多、在你的业务中自动化越多的情况下保持结构化。通过适当命名和存储在特定文件夹中来保持你的 Zaps 有条理，有助于保持整洁的账户。了解如何单独管理你的 Zaps 和连接的应用程序，以及了解状态，可以节省你在故障排除时的时间。你可能还想与其他 Zapier 用户分享 Zaps，以及与团队成员分享 Zaps、应用程序连接和文件夹。我们在第四章，管理您的 Zaps 中涵盖了这些主题。

了解任务使用情况的关键

当你开始熟悉 Zapier 时，你会想要关注你的任务使用情况。从一开始可能并不明显；然而，在你的 Zaps 中犯错是很容易的，这可能导致你的 Zaps 过度触发，导致任务使用量过高。当你使用任务分配较少的低价套餐时，这一点更为重要。解决方案通常是在触发步骤之后很快添加一个 Filter by Zapier 步骤，以允许你的 Zap 仅在触发数据满足某些条件时运行。现在，为了确保你能够监控你的任务使用情况，你可以使用内置应用程序 Zapier Manager 设置一个 Zap，并在需要时关闭特定的 Zap。我们在第十二章，使用内置应用程序管理您的 Zapier 账户 中涵盖了这个主题。

设置警报并了解如何解决问题

在某个时候，你会遇到 Zaps 的错误和问题。成功的关键提示是拥有一个良好监控的 Zapier 账户，这样你就可以迅速解决这些问题。确保你已经相应调整了你的账户设置，并创建了 Zap 错误和应用程序状态警报，以便通知你 Zaps 和 Zapier 账户的问题。一旦你做到了这一点，当你遇到错误或工作流程不按计划进行时，知道如何进行故障排除对于成功使用 Zapier 至关重要。当你无法自行解决问题时，你还需要知道去哪里寻求帮助。我们在 第五章 中涵盖了这些主题，故障排除和处理 Zap 错误，以及 第十二章，使用内置应用程序管理您的 Zapier 账户。

了解不同的内置 Zapier 应用程序和功能

你不需要一次性了解如何使用所有 Zapier 的内置应用程序，但了解它们的作用以及在构建 Zaps 时如何帮助你是非常有用的。

我们从 第六章 开始，提供了所有批准的内置应用程序的方便概述（不处于测试阶段的应用程序），创建多步 Zaps 和使用内置应用程序，然后从 第七章 开始，逐一详细讨论了每一个。

开始使用的最有用的内置应用程序是 Filter by Zapier，我们在 第七章 中进行了介绍，开始使用内置应用程序，以及多功能的 Formatter by Zapier 内置应用程序，我们从 第十四章 开始介绍，格式化日期和时间，到 第十八章，Zapier 的实用功能。

您还可以探索如何通过 AI 加速您的自动化。我们在 第十九章 中讨论了在 Zapier 中使用 AI，AI 和自动化。

您可以访问 bit.ly/zapier-book 获取所有 Zapier 内置应用程序的综合备忘单。

获得灵感

对于您的业务中可以自动化的内容有一个良好的了解是您构建 Zap 的重要起点。如果您需要一些灵感和示例，了解如何使用 Zapier 自动化不同的业务功能流程，您可以查看从 第二十章 到 第二十三章，自动化您的营销流程，自动化您的财务和报告流程 的内容。

定期审查您的流程和自动化

持续改进是保持成功自动化流程的另一个关键因素。一旦你构建了你的前几个 Zaps，请确保定期审查它们，并根据错误和流程的变化进行调整。定期审查你的 Zaps，并确保它们具有所需步骤的最少数量，也将有助于减少任务使用，并防止你多付费用。我们在第三章中已经涵盖了这个主题，构建你的第一个自动化工作流程（Zap）。

你现在应该对有效使用 Zapier 的最佳实践有了更好的了解。接下来，让我们回顾一些能进一步优化你的 Zapier 使用的技巧和诀窍。

提升你对 Zapier 的使用的技巧和诀窍

现在你已经学会了如何构建你的前几个 Zaps，你正在朝着为你的业务实现超级充电并让其自动运行的目标迈进，可能会遇到一些痛点，如果你知道下一步该怎么做，这些问题可能相对容易地得到解决。让我们来看看一些能帮助你的小贴士和技巧。

触发器数据未传输

有些应用集成可能会出现无法获取真实触发器数据的问题，当你尝试测试你的触发器时。在许多情况下，如果找不到触发器数据，Zapier 将传输虚拟数据，你可以在操作步骤映射中使用。有时，Zapier 不会生成任何虚拟数据，如果你点击跳过测试按钮，你应该可以在你的操作步骤中使用占位符，一旦 Zap 被打开并运行，这些占位符将填充数据。请放心，一旦你开始运行 Zap，你的 Zap 将以正确的映射方式运行。

你还可以使用节点 ID 的代码手动映射数据，该数据包含了数据的步骤和字段名称，例如看起来可能像这样：{{122484559__First Name}}。你可以在Zapier 社区文章中了解更多关于如何处理这个问题的信息。

时区设置

确保你已经在账户设置中指定了你的时区设置，并在必要时在具体的 Zaps 中也进行了设置。尽管许多应用程序使用你的计算机或位置设置来设置时区，但你的应用程序处理该信息的方式可能会有所不同。这可能会在你的 Zap 运行结果中引起时间或日期的差异，从而造成 Zaps 中的问题。时区可能很难处理，所以如果你需要一些额外的帮助来评估时区的问题，你应该联系 Zapier 支持。你可以在第十四章中阅读更多关于处理时间和日期的信息，日期和时间格式化。

额外字段提醒

您可能会发现，一旦您构建了步骤，当您更改动作步骤中的应用程序或文件夹时，您将收到额外字段警告。这意味着您之前填写的字段已不再存在。如下截图所示：

图 24.1 - 附加字段警告消息概览

最好确保您始终清除未使用的字段数据，否则在 Zaps 运行时可能会出现错误。只需点击删除这些额外字段按钮即可。

调整应用程序时刷新字段

当您在应用程序中添加新的自定义字段时，请确保在涉及此更改的任何步骤中刷新字段。这一点非常重要，因为通常旧字段中的数据可能会重新映射到较新的字段，导致当您的 Zap 打开时出现不准确性。如下截图所示：

图 24.2 - 使用刷新字段按钮获取新字段信息的概览

这是相当常见的，例如，如果您在 Google Sheets 电子表格中添加额外的列，尤其是在现有列之间，或者在 Google Docs 模板中添加新的合并字段。点击刷新字段按钮以获取新的字段信息。

超越 Zapier 与应用程序允许的范围

您可能会发现 Zapier 与您在业务中使用的一个或多个应用程序的集成是针对常见用例进行定制的。然而，您可能希望通过集成实现更多功能，例如不同的触发器、操作或搜索，或者您可能希望添加某些字段并以更可用的方式重组数据。通常情况下，您可以通过熟悉 API 文档并使用 Webhooks by Zapier 内置应用程序进行 HTTP 请求，或者通过一些应用程序中的API 请求动作（此功能还在测试中），或者使用内置应用程序中的代码来实现更多功能。您还可以联系 Zapier 支持团队，了解集成是由谁构建的，是 SaaS 应用程序供应商还是 Zapier，并讨论是否可以改进集成。当应用程序集成处于测试阶段时，通常都是提供反馈并建议改进的好机会。

跳出思维定式

在创建工作流程时，要有创造力。如果你无法通过 Zapier 集成与你的应用程序实现某些功能，并且你已经探索了所有途径，考虑使用一个免费工具作为一个跳板。你不必局限于应用程序的传统用途。例如，你可以使用 Formatter by Zapier Utilities动作事件与Lookup Table转换功能来查找与一个键匹配的一个值。然而，如果你想搜索与一个键相关的多个值，你可以使用 Google Sheets 电子表格作为查找表。

将 Zapier 社区作为资源使用

如果你遇到问题，很可能其他 Zapier 用户也会遇到。Zapier 社区论坛可以在community.zapier.com/找到，记录了其他用户遇到的可搜索问题和解答。论坛也经常由 Zapier 支持团队、几名 Zapier 专家和其他高级用户访问，如果你发现之前没有解决过你的问题，他们会乐意帮助你。

现在你应该对增强 Zapier 使用的技巧和窍门有了更好的理解。

总结

在本章中，我们讨论了采用的最佳实践，以增强你在业务中使用 Zapier 的成功。首先，我们回顾了本书涵盖的主题，这将帮助你有效地使用 Zapier。然后，我们探讨了一些实用的 Zap 构建的技巧和窍门。

你现在已经知道了在实施和使用 Zapier 时要遵循的最佳实践，以增强成功。

在接下来的章节中，我们将探讨各种情景，这将帮助你评估解决问题和构建 Zapier 工作流的能力。我们将探讨一个可以使用 Zapier 解决的具体问题，并在实际操作中解决每个例子，并提供一些提示。这些情景根据技能水平进行分类，你将有机会测试你的知识，并调整你的问题解决和 Zap 构建技能。

问题

1. 要确保成功自动化流程，前两个最佳实践是什么？

2. 在 Zapier 集成中，是否可能做的比触发器、动作和搜索所呈现给你的更多？

第二十五章：挑战你的问题解决和 Zap 构建技能

在本章中，我们将介绍三种情境，这将帮助你评估你的问题解决和 Zapier 工作流构建技能。首先，我们将描述一个特定的问题，该问题可以通过 Zapier 解决，并通过建议的解决方案和提示一起进行每个示例的讨论。这些情境按照技能水平进行分类，你将有机会测试你的知识，并调整你的问题解决和 Zap 构建技能。

在本章中，我们将涵盖以下关键内容：

• 介绍与指导

• 三种情境（新手、中级和高级）

• 每种情境的建议解决方案指导

当你完成了这些话题的学习后，你将能够从零开始构建复杂的 Zap。

技术要求

要充分利用本章，你需要使用 Zapier 账户。Zapier 入门计划将需要你使用高级应用程序和创建多步骤工作流。专业计划将需要你创建具有 Zapier 路径的 Zap。

介绍与指导

我们提供了三种不同难度的情境来测试你的问题解决和工作流构建技能。在制定解决方案时，尽量使用 Zapier 内置应用程序来解决问题。这样可以在不使用其他应用程序的情况下优化 Zap 构建。同时，尽量使用尽可能少的步骤来减少你的任务使用。

记住，你可以以多种方式创建工作流。就像你在业务中使用的应用程序可能与他人不同一样，你用于 Zap 的逻辑也可能与他人不同。目标是为重复的流程创建 Zapier 工作流，尽可能少的步骤和没有错误。如果 Zap 达到了目的，那就没有错的答案。你可以通过设计一个最大程度利用所使用应用的功能和集成的过程，然后平衡 Zapier 工作流以实现最终自动化目标来实现这一点。

记住，要有创造力，打破常规思维。

当你阅读完情境后，继续尝试构建 Zap。如果你需要一些灵感，你可以在为每个情境提供的指导建议解决方案部分中查看建议的解决方案。

现在，你对如何处理这三种情境并从这些挑战中获得最佳结果有了更好的理解，让我们来深入了解这些情境。

三种情境（新手、中级和高级）

在这部分，你有机会通过三种逐渐增加难度的情境来进行学习。当你阅读完情境后，继续尝试构建你的 Zap 以解决所提出的问题。

让我们来探索第一个。

情境 1 – 新手

戴夫经营一个在线业务，销售课程和会员计划。他使用流行的课程平台 Kajabi 托管多个课程和会员计划。但是，他想实现一个高度转换的独立销售页面应用程序，带有一种支付解决方案，可以为他提供更多的优惠、折扣和上销售。由于 Kajabi 不能与许多第三方应用程序集成，所以戴夫选择的任何解决方案可能无法与课程平台集成。戴夫想要简化和自动化他的流程，以减少他手动授权相关课程或会员计划所需要的时间，一旦通过销售页面应用程序购买产品的人已经购买了该产品。当戴夫创建他的工作流时，他可能会遇到的问题是两个应用程序中的产品 ID 可能不匹配。由于 Kajabi 与 Zapier 的集成没有任何搜索操作，因此他无法使用产品名称找到课程产品。戴夫还想将上销和下销纳入考虑，以及在退款处理后考虑取消访问。

你能否向戴夫推荐一种更好的流程，通过向他的业务引入一个销售页面应用程序，并使用 Zapier 将其连接到 Kajabi？

现在，你应该能够解决需要初级 Zap 构建技能的问题。接下来，让我们看一下更复杂的情况。

情景 2 - 中级

温妮经营着一家小型的园艺和景观设计服务公司，与团队成员尤金合作。温妮通过网站上的联系表格收到报价咨询。这些咨询包括潜在客户的姓名、电子邮件地址、联系电话、工作地点地址、预算、首选项目日期和咨询注释。她通过电子邮件创建报价；一旦客户对回应的工作报价表示接受，温妮将新客户的详细信息添加到她的名片盒中，并在日记中写下约定的项目日期。然后，她通过电子邮件向她的同事尤金发送日期、开始时间、小时数和项目位置的信息。她不会在同一天预订多个项目，以便留出旅行时间；所有项目都从上午 9 点开始，他们在 7 点前不会离开家赶去工作。在项目开始的当天，她和尤金分别检查天气，决定是否需要带上防水衣物以防下雨。他们两个还必须在日记或温妮发送的电子邮件中双重核对开始时间和位置。工作完成后，温妮根据她和尤金在该工作中工作的小时数填写发票，并通过客户的信箱寄送，附上付款说明。

使用目前的流程，温妮花费大量时间手动在她的转盘卡片资料、日记和发票簿中写出报价细节，并为尤金发送电子邮件并检查天气。这个流程是不可扩展的，温妮希望发展业务，她希望通过使用合适的应用程序和自动化来实现数字化流程，使她的工作效率更高。温妮和尤金都使用 Gmail 发送邮件，他们所有的工作都限定在圣地亚哥，客户的发票地址总是与项目地点相同。

你能否向温妮提出更好的流程，介绍其他更适合她业务的应用程序，并将她的流程与 Zapier 连接起来？在这个挑战中，你必须坚持每月 50 美元的应用程序订阅预算，并限制你介绍的额外应用程序数为三个新的付费应用程序（包括 Zapier）。对于 Zapier 内置的应用程序的使用没有限制。

现在，你应该能够解决需要中级 Zap 构建技能的问题。接下来，我们将看一下最后一种情景，它将测试你的高级问题解决技能。

场景 3 - 高级

利夫是一位职业教练，与其他两名团队成员共同经营一家小公司。该公司提供三种不同价格的教练服务，每个团队成员负责其中一种。她目前通过网站上的联系表单收到询问。联系表单收集潜在客户的姓名、电子邮件地址、手机号码、所请求的服务和附加的询问说明。她通过从一个文档中粘贴响应模板到电子邮件中，然后根据询问进行定制的方式来回应询问，并询问联系人最适合他们进行 Zoom 通话的时间。回应后，她会手动将潜在客户添加到一张电子表格中，以跟踪他们通过销售周期的进展。该表格的每个接触点都有一个列，利夫在完成后填写每列。

如果潜在客户没有回应电子邮件，利夫将在 3 天内通过手机手动发送另外两封电子邮件和一条短信进行跟进。如果潜在客户在 5 天后仍未回应，则她会更新电子表格将潜在客户标记为Dead。

如果潜在客户回应了电子邮件或短信，在来回沟通安排会议时间后，利夫会在 Zoom 通话上与潜在客户会面讨论询问。一旦她与潜在客户会面，并且如果项目不合适，利夫会更新电子表格将潜在客户标记为Lost。

如果项目合适，根据潜在客户所请求的服务，Liv 从基于所选服务的三个模板中选择一个，然后手动在文档中创建提案，并通过电子邮件向潜在客户发送提案的 PDF。然后，如果潜在客户没有通过电子邮件回复接受提案，她会在 4 天内通过两封电子邮件手动跟进提案。如果她无法联系到潜在客户或者潜在客户没有回应，她会更新电子表格，将潜在客户标记为Dead。如果潜在客户接受了她提案中的条款和条件并回复了电子邮件，她会将项目分配给团队中的相关服务所有者，让他们开始使用另一个电子表格进行入职流程。流程的第一步是团队成员与客户发送电子邮件预订与他们的辅导会话。

使用当前的流程，Liv 花费大量时间手动将模板粘贴到电子邮件中，跟进电子邮件回复，并更新电子表格。有时，她会忘记执行流程的一部分，不回复潜在客户，并忘记在电子表格上记录进展，导致她宝贵的潜在客户流失。她使用 Microsoft Outlook 发送电子邮件，WordPress 构建网站，Microsoft Excel 电子表格记录她的潜在客户，以及 Microsoft Word 文档记录她的电子邮件和提案模板。

您能为 Liv 提出一个更好的流程吗？介绍其他更适合她业务的应用，并将她的流程与 Zapier 连接起来？对于这个挑战，您必须遵守每月 $150 的额外应用订阅预算，并限制您引入的新应用数量为五个（包括 Zapier）。您在工作流程中使用的 Zapier 内置应用数量没有限制。

现在，您应该能够解决需要高级问题解决和 Zap 构建技能的问题。现在，让我们探讨一些针对我们刚刚提出的三种情况的建议解决方案。

每个情景的建议解决方案指导

现在，您已经尝试过构建您的 Zaps 来解决每个场景中的问题了，让我们来看看一些建议的解决方案，以解决每个问题。请记住，解决这些问题有许多方法，而建议的解决方案可能会让您拓宽您的思路。

情景 1

有几种解决 Dave 面临问题的方法。为了给你一个提示，说明你可能如何解决这个问题，我们建议 Dave 使用 ThriveCart 作为销售页面。你可以建议 Dave 改用另一个具有更多本地集成的课程平台，但在这种情况下，更实际的做法是使用 Zapier 来连接各个点。为了解决产品 ID 不匹配的问题，最重要的是包括一个查找表，使用 ThriveCart 产品 ID 作为键，将 Kajabi 优惠 ID 作为查找值。

如果你还没有这样做，请尝试构建这个 Zap。

然后，您可以继续创建其他 Zaps，执行类似的升级和降级操作，以及考虑在退款后删除访问权限。

提示

如果你有多个需要添加为动作步骤的应用程序，并且你一直需要找到数据 ID 来在其他应用程序中执行操作，最好使用可以返回一个查找键的多个字段值的电子表格或数据库，而不是添加多个 Formatter by Zapier 实用程序查找表步骤。

接下来，我们将看一下第二个场景的可能解决方案。

场景 2

有许多方法可以使 Winnie 的流程更加高效。为了给你一个提示，说明你可能如何解决这个问题，我建议首先 Winnie 实施一个报价和发票工具，可以保存她的客户详细信息。如果这是一个会计应用程序，比如 Xero，让她也可以追踪她的付款和支出，那可能会很有用。

当 Winnie 收到联系表单提交时，她将使用 Zapier 的 Email Parser 来提取询问信息。这将触发 Zapier 中的工作流程，以在 Xero 中创建一个新的联系人，包括他们的姓名、电子邮件地址、电话号码和地址，并创建一个带有园艺服务标准描述的报价，注明预算。在报价中，Winnie 可以在参考字段中指定首选的项目日期；如果她没有其他地方可以添加，那么她可以将其放在报价行项目文本字符串的最后一个变量中。她还将使用数量字段来表示他们将在项目上工作的小时数。

当报价被数字化接受时，将触发 Zapier 中的工作流程，以从报价行项目中拆分项目日期（如果她没有使用参考字段）使用 Formatter by Zapier 并在她和 Eugene 的 Google 日历中创建一个新事件。新事件将在上午 9 点创建；报价中的小时数将用于持续时间，客户地址将用于位置。由于 Winnie 和 Eugene 还将他们的日历用于其他事件，所以新事件将被创建，并将描述设置为工作以标识它。

在 Google 日历事件开始前的下午 5 点（提前 16 小时），Zapier 会触发一个工作流程，该工作流程将使用 Zapier 进行筛选以仅在事件描述为工作时继续。此时，Zapier 将检查下一天圣地亚哥的天气预报，并使用 Zapier 发送一封电子邮件给 Winnie 和 Eugene，其中包含天气预报和工作地点。由于 Winnie 经常忘记查看邮件，她还需要使用 Zapier 发送短信。

当任务完成时，Winnie 将报价转换为发票并从 Xero 发送电子邮件给客户，并给他们使用 Stripe 在线支付的选项。

Winnie 额外的应用费用为 Xero Starter Plan 每月$20 和 Zapier Starter Plan 每月$29.99。Google 日历包含在 Winnie 和 Eugene 的 Google Workspace 订阅中。总共是每月$49.99 的两个新应用。

如果你还没有这样做，请尝试构建与这些改进相关的 Zaps。

接下来，让我们看看最终情景的一个可能解决方案。

情景 3

有许多方法可以使 Liv 的流程更加高效。为了给你一些解决这个问题的提示，我建议首先，Liv 通过引入诸如 CRM 等应用来整合她的潜在客户管理流程。像 HubSpot 这样的 CRM 将帮助 Liv 在管道中可视化她的销售周期，这个管道的各个阶段将镜像她的触点。它还将允许她使用电子邮件模板、使用可嵌入的表单，并直接从 CRM 发送电子邮件等功能。

在 HubSpot 中，Liv 可以设置她的销售渠道，包括新线索、已预订电话、已发送提案、关闭丢单和关闭赢单等五个阶段。她还可以创建一个联系表单，可以嵌入到她的 WordPress 网站中。现在，Liv 不再需要电子表格。

我们还建议 Liv 设置一个 Calendly 账户，配备三个用户，以便客户可以通过 Stripe 预订并支付他们的辅导课程，并将其与 Outlook 日历集成。对于每个团队成员，Liv 可以为每项服务创建辅导会话事件。

当联系表单被提交时，Zapier 将触发工作流程以使用 Formatter by Zapier，该工具将从联系表单提交时创建的联系关联的“新线索”阶段查找服务的项目价格；项目价格将作为成交价，而请求的服务和咨询备注将在成交的自定义字段中。我们将使用 Zapier 的 Delay 功能等待 10 分钟，然后使用 Microsoft Outlook 发送电子邮件。电子邮件将根据包含 Liv 的 Calendly 会议预订链接的模板进行定制，并用联系人的名字和咨询备注进行个性化。Zap 的下一步将涉及一个包括延迟、检查点以确定成交处于哪个阶段、过滤器以及后续电子邮件或短信的序列。例如，一旦电子邮件发送完毕，我们将使用 Zapier 的 Delay 功能将工作流程延迟 1 天，然后在延迟之后在 HubSpot 中搜索成交详情。使用 Zapier 的 Filter 功能，如果成交仍处于“新线索”阶段，则 Zapier 将使用 Microsoft Outlook 发送第一封后续电子邮件。可以为下一封后续电子邮件和后续短信消息重复此过程，后续短信消息可以由 Voodoo SMS 等服务发送。在短信发送后，我们可以将工作流程延迟另外 2 天，搜索成交，如果成交仍处于“新线索”阶段，则将成交更新为“已关闭丢失”。

如果在此期间，潜在客户通过 Calendly 预订了 Zoom 会议，则这将触发 Zapier 中的工作流程，将成交更新为“已预约电话”阶段。Liv 的日历与 Calendly 和 Zoom 的集成将创建相关事件。

一旦 Liv 进行了电话沟通，如果项目不合适，Liv 可以将成交更新为“已关闭丢失”。如果合适，Liv 可以将成交更新为“已发送提案”。我们可以建议 Liv 使用提案或电子签名工具，但由于 Liv 不需要签名即可接受其服务，为了降低额外应用程序的成本，我们建议 Liv 创建一个免费的 Google 帐户，并使用 Google 幻灯片创建可定制的品牌模板。她将为每项服务创建一个模板，其中包含{{提案日期}}、{{姓名}}和{{价格}}占位符变量，以填充潜在客户的咨询详情。

将交易移至提议已发送会触发一个新的 Zapier 工作流程，其中包括通过 Zapier 流程器步骤的步骤来设置创建提案的日期（当 Zap 运行时）从{{zap_meta_human_now}}或today到更漂亮的格式。我们将使用 Zapier 路径创建每个服务的路径，其中过滤器仅允许路径继续如果从 HubSpot 自定义字段的服务与相关服务名称的文本匹配。然后，我们将根据模板创建 Google 幻灯片文档，并使用 Microsoft Outlook 发送 PDF 作为个性化的电子邮件附件。此外，Liv 还将向每个提案添加相关团队成员的 Calendly 链接，以表明如果他们预订辅导电话，他们同意他们的条款和条件并接受提案。Zap 的下一步将涉及一系列的步骤，包括延迟、检查点以确定交易处于哪个阶段、过滤器和在 4 天内的跟进电子邮件。

要管理其余的入职流程，我们建议 Liv 创建一个免费的 Trello 账户，并邀请她的团队成员加入“Coaching Onboarding”面板。一旦潜在客户通过 Calendly 预订并支付了电话，Zapier 中的工作流将被触发，以搜索与联系人相关联的交易，将交易更新为已关闭，并在 Trello 中创建一个新卡。然后可以按照其余的入职流程进行。

Liv 的额外应用成本为免费的 HubSpot CRM 每月$0，Google 幻灯片为$0，Calendly Pro 计划每月 15 美元，每个额外用户每月 8 美元，Trello 免费计划每月$0，Zapier 专业计划每月 73.50 美元。总共是 5 个新应用，每月 104.50 美元。

如果你还没有这样做，那就尝试建立这些改进中涉及的 Zaps。

现在你应该能够解决各种需要不同水平问题解决和 Zap 构建技能的问题。

总结

在这一章中，你通过从新手到中级再到高级技能水平的三个场景中学习了知识，让你能够将你的知识运用到实践中，并调整你的问题解决和 Zap 构建技能。我们描述了可以使用 Zapier 解决的特定技能级别分类的特定问题，并介绍了如何将新应用程序引入业务以使流程更加高效。我们还通过每个示例来演示如何解决它。

你现在知道如何使用 Zapier 来构建复杂的工作流自动化，从而帮助你使你的业务，或你客户的业务更加高效。

恭喜！你已经完成了本书，现在你已经在成为 Zapier 专家的道路上取得了长足的进步。你可以在bit.ly/zapier-book获取本书中使用的所有资源。

第二十六章：评估

第一章 – 使用 Zapier 自动化业务流程介绍

1. 降低运营成本并为增长销售提供更多时间。

2. 通过 API 集成。

3. 没有。您必须订阅付费计划才能连接高级应用程序。

4. Zapier 将能够定制您的用户推荐并为您提供定制的工作流推荐。

第二章 – 准备自动化您的流程

1. 在哪里、何时、什么、谁、为什么以及如何。

2. 以下是三个问题：

   • 它是否可重复？

   • 它是否可以用最少的逻辑思维和人类干预来完成？

   • 在手动操作时是否容易出错？

3. 在 Zapier 应用程序生态系统目录中每个应用程序的集成页面上。

第三章 – 构建您的第一个自动化工作流（Zap）

1. 通过使用您的 Google 凭据、用户名和密码进行身份验证，或通过添加带有 API 密钥和令牌的应用程序域或子域 URL。

2. 从下拉列表中选择一组值、添加静态文本或插入来自前面步骤的动态数据值。

3. 日期/时间、数字（整数）、布尔值（true/false）、文件和小数。

第四章 – 管理您的 Zaps

1. 这里提供了两种可以帮助您组织 Zapier 帐户的方法：

   • 适当地使用触发器和动作描述、唯一标识符并以数字、字母和罗马数字开头为您的 Zaps 标注标签

   • 将您的 Zaps 组织成文件夹和子文件夹

2. 您可以在 Zap 设置 区域的 描述 部分中添加有关 Zaps 或任何重要说明的更多详细信息。

3. 包含 Paths by Zapier 或 Looping by Zapier 内置应用程序的 Zaps 无法与外部帐户共享。

第五章 – 故障排除和处理 Zap 错误

1. Zapier 管理器和 Zapier 内置应用程序状态是两个 Zapier 内置应用程序，可以帮助您管理 Zapier 帐户中的错误和维护警报。

2. 电子邮件通知警报、Zap 历史记录模块以及 Zapier 状态 页面是三个原生功能，将帮助您排除错误。

3. 在故障排除时，您可以通过检查应用程序配置文件中的应用程序特定帮助，利用 Zapier 帮助中心，在 Zapier 社区寻求帮助，联系 Zapier 客户支持，雇佣 Zapier 认证专家以及通过 Solvaa Automation Academy 提供的研讨会和私人主办社区寻求帮助。

第六章 – 创建多步齿轮和使用内置应用程序

1. 您可以向 Zaps 添加多达 99 个操作步骤。

2. 当您在 Zaps 中犯错并且想要将其移动到其他位置时，能够重新排序步骤是很有用的。

3. Filter by Zapier 和 Paths by Zapier 允许您在 Zaps 中使用条件逻辑。如果您想要为您的 Zaps 使用条件分支逻辑，请使用 Paths by Zapier。

4. Formatter by Zapier 内置应用程序允许您操作文本、日期/时间和数字，以及自定义行项目、使用查找表和选项列表，并导入 .``csv 文件。

第七章 – 开始使用内置应用程序

1. 仅当数据成功传递时，过滤器和路径才会计入您的月度任务使用情况，从而允许工作流程继续执行 Zap 中的下一个操作步骤。

2. 您必须订阅专业计划或更高版本才能使用 Paths by Zapier。

3. 延迟任务最长可以保留 31 天。

4. 您可以使用 Schedule by Zapier 的 每天 操作事件来安排 Zap 每天在上午 10 点运行。

第八章 – 内置通讯应用程序

1. 你可以设置多个 SMS by Zapier 账户，以便向每个单独的号码发送文本消息。您必须能够访问此号码以验证其可用性。您将无法向无法验证的一组号码发送文本消息。

2. 是的，您可以使用 SMS by Zapier 发送超过 153 个字符的文本消息。但是，它们将被截断。

3. 是的，两个电子邮件内置应用程序都可以识别 HTML，这使您可以自定义电子邮件正文中的文本。

第九章 – 探索用于提取和编译数据的内置应用程序

1. Email Parser by Zapier 需要一定程度的教导来帮助其理解您需要提取的数据。如果数据的格式不总是相同，这尤其重要。建议您指示提取的数据是否正确或不正确，并相应地重新映射。

2. 是的，您可以使用在 Feed 中创建项操作事件创建自己的 RSS 订阅源。

3. 您必须创建一个具有 手动（与单独的“Release Digest” Zap 配对）频率选项的 Digest by Zapier Release Digest 操作事件的 Zap，才能使其正常工作。

第十章 – Zapier 的其他有用的内置应用程序

1. Zapier Chrome 扩展内置应用程序允许您启动 Zaps，使其在使用 Google Chrome 浏览器和 Zapier Google Chrome 扩展的任何网页上触发。

2. 您可以使用 URL Shortener by Zapier 创建缩短的 URL 链接，以便在您的自动化工作流中使用。

3. 您可以注册 MadKudu.com 并使用 MadKudu-Zapier 集成来执行比免费的 Lead Score by Zapier 内置应用程序提供的搜索量更多的搜索。

第十一章 – Zapier 的高级内置应用程序

1. 可以使用 Webhooks by Zapier 和 Code by Zapier 内置应用程序，以及 API 请求操作事件来进行 HTTP 请求。

2. 您可以使用 Storage by Zapier 存储小值和数据列表。

第十二章 – 使用内置应用程序管理您的 Zapier 帐户

1. Zapier 管理器内置应用程序的 Zap 关闭 触发器事件和 打开/关闭 Zap 操作事件将是在这种情况下最佳的选择。您还可以添加一个额外的步骤，以便通过 Slack 直接消息、短信或电子邮件接收警报。

2. 如果您想要监控您的 Zapier 账户，您可以使用两个 Zapier 管理器触发器事件来启动您的 Zaps – 任务使用限制已达到 和 新增发票。

第十三章 – 最新发布的应用程序和功能

1. 您可以使用 Zapier 的转移功能来在应用程序之间进行大规模数据转移，只要这些应用程序受到此功能的支持即可。

2. Zapier 接口和 Zapier 表是一种强大的组合，可以帮助您从表单和聊天机器人中收集数据，并在表中存储和管理这些数据。

第十四章 – 格式化日期和时间

1. 您可以在您的 Zap 的字段中使用 {{zap_meta_human_now}} 脚本，以便根据您的 Zap 触发的日期和时间创建时间戳。

2. 是的，在日期/时间字段中，您可以使用字段修饰符来调整您的 Zaps 中的日期和时间。例如，您可以使用 +1d 来添加 1 天。

3. 你可以使用 Formatter by Zapier 内置应用程序的 Formatter 添加或减去时间，比较两个日期/时间值，并更改日期/时间值的格式。

第十五章 – 格式化数字

1. 是的，Formatter by Zapier 内置应用程序允许您使用国家 ISO 代码将电话号码从多个国家转换为多种不同的格式。

2. 使用 Formatter by Zapier 内置应用程序、数字 操作事件和 执行数学运算 转换选项，您可以添加、减去、乘以和除以多个数字，或者使一个数字变为负数。

第十六章 – Zapier 中的文本格式化函数 – 第一部分

1. Formatter by Zapier 内置应用程序的 文本 操作事件的 大写字母 转换选项允许您自动将文本字符串中每个单词的第一个字母更改为大写字母。

2. Formatter by Zapier 的 Text 操作事件的 长度 转换选项将是用于计算字符串中字符数的最佳功能。

第十七章 – Zapier 中的文本格式化函数 – 第二部分

1. 您可以使用 Formatter by Zapier 的 文本 操作事件中的 拆分 转换选项将文本字符串分隔开，使每个单词都被呈现为单独的值。

2. 截断 转换选项可用于减少文本块的字符长度。如果您希望以附加省略号的摘要形式使用它，或者如果您希望缩短长度，因为您对字符数有限制，这可能会很有用。

第十八章 – Zapier 的实用功能

1. 您可以使用 Formatter by Zapier 内置应用程序中工具操作事件的从列表中选择转换选项，将票据随机分配给支持代理。

2. 会计和支付处理应用程序通常将数据表示为行项目。

第十九章 – AI 和自动化

1. 有多个由 AI 驱动的 Zapier 内置应用程序和功能。一些示例是 AI 驱动的 Formatter by Zapier 步骤，AI 驱动的 Code by Zapier 步骤和 AI 驱动的故障排除。

2. OpenAI 是 GPT、DALL-E 和 Whisper 模型的制造商，大多数用户都知道 ChatGPT 聊天机器人。

3. Zapier 目前与 60 多个基于 AI 的应用程序集成，包括 ChatGPT 和 OpenAI。

第二十章 – 自动化您的营销流程

1. 有许多不同的营销流程可以使用 Zapier 自动化。如果您使用一个或多个与 Zapier 集成的基于云的营销应用程序，您将能够自动化涉及这些应用程序的流程。一些示例如下：

   • 在线存在流程

   • 社交媒体营销流程

   • 社交媒体排程流程

   • 广告流程

   • 电子邮件营销和营销自动化流程

2. 新的 Facebook 页面照片上传应小于 4 MB，并保存为.jpg、.png、.gif、.tiff、HEIF 或 WebP 文件。

第二十一章 – 自动化您的销售流程

1. 有许多不同的销售流程可以使用 Zapier 自动化。如果您使用一个或多个与 Zapier 集成的基于云的销售应用程序，您将能够自动化涉及这些应用程序的流程。一些示例如下：

   • 使用表单进行数据收集流程

   • 预约预订和排程流程

   • 线索管理流程

   • 合同、提案和数字签名收集流程

   • 电子商务流程

2. 有许多与 Zapier 集成的调度应用程序，您可以在zapier.com/apps/categories/scheduling找到详细信息。使用与 Zapier 集成的调度应用程序将允许您自动化销售流程的这一部分。

第二十二章 – 自动化您的操作流程

1. 有许多不同的操作流程可以使用 Zapier 自动化。如果您使用一个或多个与 Zapier 集成的基于云的销售应用程序，您将能够自动化涉及这些应用程序的流程。一些示例如下：

   • 任务和项目管理流程

   • 文档存储流程

   • 通信流程

   • Word 文档和电子表格流程

2. 在 Google Docs 的操作步骤中，始终使用文件或文件夹的 ID 将动态数据从前面的步骤映射或输入文本到文档名称或文件夹字段，而不是名称。

第二十三章 – 自动化您的财务和报告流程

1. 有许多不同的财务流程可以通过 Zapier 自动化。如果您使用一个或多个与 Zapier 集成的基于云的销售应用程序，则可以自动化涉及这些应用程序的流程。以下是两个示例：

   • 发票管理和会计工作流程

   • 支付处理工作流程

2. 有许多不同的报告流程可以通过 Zapier 自动化。如果您使用一个或多个与 Zapier 集成的基于云的销售应用程序，则可以自动化涉及这些应用程序的流程。以下是一些示例：

   • 电子表格报告工作流程

   • 网站分析工作流程

   • 商业智能和仪表板工作流程

第二十四章 – 提高您的生产力的技巧、窍门和最佳实践

1. 从学习 Zapier 的基础知识开始，然后记录和简化流程，并确定您是否正在为您的业务使用正确的应用程序。从这两个最佳实践开始将为您成功打下基础。

2. 如果您觉得标准 Zapier 与您正在使用的应用程序的集成提供的触发器、操作和搜索有限，您可以查看 API 文档并使用 Webhooks，以及尽可能使用 Webhooks by Zapier 或 Code by Zapier 进行 HTTP 请求。您还可以向 Zapier 支持或 SaaS 提供商咨询，以进一步开发 Zapier 集成。