《卓有成效的管理者》第二章 掌握自己的时间

第二章 掌握自己的时间

管理者有效性的基础：

• 记录时间
• 管理时间
• 统一安排时间

有效的管理者知道，时间是一项限制因素，时间的供给丝毫没有弹性，时间也完全没有替代品，任何生产程序的产出量，都会受到最稀有资源的限制，而我们称之为工作成就的生产程序里，最稀缺的资源，就是时间。

有效的管理者与其他人最大的区别，就是他们非常珍惜自己的时间。

有效的管理者知道，如果要管理好自己的时间，首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的。

 

时间对管理者的压力

管理者在组织中的地位越高，组织对他的时间要求往往越大。

每一位知识工作者，尤其是每一位管理者，要想有效就必须能将时间做整块的运用。

知识工作者要想取得成果和绩效，就必须着眼于整个组织的成果和绩效，换句话说，他还得匀出时间来，将目光由自己的工作转到成果上，由他的专业转到外部世界，因为只有外部世界才有绩效可言。

高级主管与资历较浅的知识工作者交流：“你认为我们组织的领导，对你的工作应该了解什么？你对我们这个组织有什么看法？你觉得我们还有哪些尚未开拓的机会？你觉得我们有哪些尚未察觉的危机？还有，你希望从我这里知道些什么？”

我认识的许多卓有成效的管理者中，有人做决策很快，也有人比较慢，但是，不管他们决策速度的快慢，只要遇到人事问题，他们总是决定得很慢，而且常常需要经过多次考虑，最后才能定案。

人事决策都是费时的决策。

组织本身的需要，处理人事问题的需要，以及创新和变革的需求，都使得管理者不能不讲求时间的管理，但是管理者如果不了解自己是如何使用时间的，就别想管理好时间。
所以，要提高管理者的有效性，

第一步就是记录其时间消耗的实际情形。

第二步就是要做系统的时间管理，我们需要将非生产性的和浪费时间的活动找出来，尽可能将这类活动从时间表上排除出去，要做到这一步，可以问下面几个问题：

1. 首先要找出什么事根本不必做，这些事做了也是浪费时间，于最终结果无助，如果不会有任何影响，那么这件事就可以立即取消。
2. 时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而不影响效果？
3. 还有一项浪费时间的因素，就是管理者自己可以控制并且可以消除的，这项因素是，管理者在浪费别人的时间。有关于会议的小例子，可以让必须参加的人参加，有意愿参加的自己选择是否参加，如哪位需了解这个问题或者愿意参与讨论，就届时参加，如果无法出席，我们将于会后发送会议纪要，恭请各位参考并希望提供宝贵意见。

消除浪费时间的活动

1. 首先要做的是，找出由于缺乏制度或者远见而产生时间浪费的因素，比如一而再再而三出现的问题或者危机，如果出现了2次，就绝不可以出现第三次。
2. 人员过多，也常造成时间的浪费。
3. 组织不健全导致的浪费时间，其表现就是会议太多。
4. 信息功能不健全，我理解是信息不透明或者说是信息传递不及时，无法让所有人清楚的知道某个确定的信息。

统一安排可以自由支配的时间

管理者在做过了自己的时间记录和分析之后，我们就可以知道有多少时间可以自由支配，有多少时间可以用在确有贡献的大事上。

时间管理的最后一步，应该是将自由管理者自行支配的零碎时间集中起来。比如将会议、审核、问题分析等例行工作，规定排在某一个星期、某2天集中办理，等等。

有效的管理者，第一步应先估计究竟有多少自由时间，真正是他自己的时间，然后保留出相当分量的一段连续性的整块时间来。一旦发现有其他事务蚕食他保留的时间，便立刻再仔细分析它的时间记录，再将其中比较次要的工作重新过滤一次。一切卓有成效的管理者都懂得，对时间的控制与管理不能一劳永逸。要持续不断的记录分析并改进。

认识你的时间，是任何人只要肯做就能做到的，这是通向贡献和有效性之路。