PMP项目管理，4天提升课程--Day4：学习项目管理之沟通技巧

4-1 什么是“有效沟通”？

• 什么是有效的沟通？

以正确的形式、在正确的时间把信息提供给正确的受众，并且使信息产生正确的影响。

PS：项目经理投入75~90%精力，付出最多，往往问题最多。如马冬梅所答非所问，修铁路完美错开无法对接。

• 项目沟通管理过程：规划沟通管理、管理沟通、监督沟通。

1. 规划沟通管理：根据相关方的信息需要和需求，制定合适的沟通方式和计划；
2. 管理沟通：根据沟通管理计划发布、收集、存储及最终处置项目信息；
3. 监督沟通：确保在正确的时间将正确的信息传递给正确的人。

• 沟通（Communication）管理定义：

为确保项目信息及时且恰当的规划、收集、生成、发布、存储、检索、管理、控制、监督和最终处置所需的各个过程。

• 沟通的方式：内部/外部、正式/非正式、垂直/水平、官方/非官方、书面/口头、言语/体语。
• 如何改善沟通：乔哈里窗（自我意识的发现--反馈模型），通过分享小秘密，扩大开放区，缩小未知区，促进沟通。

1. 开放区：你知道，我知道，共识；
2. 盲目区：你知道，我不知道，如相亲，自我感觉良好；
3. 隐秘区：我知道，你不知道，每个人都有自己的小秘密；
4. 未知区：你不知道，我也不知道，大家都不知道。

   

4-2 书面沟通的5C原则

• 清楚的目的和表述（Clear Purpose & Expression）：

 信息中包含能满足受众需求与激发其兴趣的内容，关注对方的感受，懂的用户体验的思维，围绕表述的目的和读者的需求去展开。

• 正确的语法和拼写（Correct Grammar & Spelling）：

语法不当或拼写错误会分散读者注意力，还有可能扭曲信息的含义，降低可信度。

 举例：不管对方写的怎么样，都认真彻底的改一遍（这个标准才OK），而且强调没有下一次。

• 简洁的表述且无多余文字（Concise Expression & Elimination of Excess Words）：

言简意赅，重点把复杂的点用简洁易懂的语言表述出来。简洁、通俗、直观有利于准确表达，降低误解信息意图的可能性。

举例：PPT能用图表就少用文字，优先级：图片》表格》文字（30个字）。

• 逻辑思维连贯（Coherent Logical Flow of Ideas）：

举例：写作思路连贯，有助于读者理解。如在整个书面文件中使用诸如“引言”和“小结”的标题。

• 思路掌控（Controlling Flow of Words & Ideas）：

段落之间前后呼应，有助于读者理解。如使用图表或小结来控制语句和想法的承接。

4-3 规划沟通管理需要考虑的要素及沟通模型

•  规划沟通管理需要考虑的要素：

1. 谁需要什么信息和谁有权解除这些信息（涉密允许）
2. 他们什么时候需要信息
3. 信息应该存储在什么地方
4. 信息应该以什么形式存储
5. 如何检索这些信息
6. 是否需要考虑时差、语言障碍和跨文化因素等

• 沟通基本模型：

• 沟通漏斗：

 

• 要反馈信息，才能做成一个闭环，可以大幅降低沟通漏斗带来的损失。

举例：说完之后，加一句”我不知道刚才说明了没有？”。跟电影里面“重复一遍我的命令”是一个效果，起到反馈的作用。

4-4 如何选择正确的沟通路径？

•  沟通路径：

•  信息过滤：

指大量信息在自上而下或者自下而上的沟通过程中损失掉的现象。如公司层级过多产生的信息过滤现象，扁平化是一个企业变革之路。

4-5 影响沟通的9大障碍及原因

•  影响沟通的9大障碍：

1. 信息过载：单位时间内沟通的信息量不能过于密集。
2. 缺少知识：沟通双方对于沟通内容有足够的知识背景。
3. 文化差异：彼此理解，尊重对方。
4. 分散注意力的环境因素：环境太吵干扰沟通。
5. 有害的态度：带有成见很影响沟通的效果。
6. 情绪：作为项目管理者，要首选学会控制自己的情绪，管理自己的情绪。要自己排解掉，负面的情绪会快速的传播。
7. 不懂专业或者技术术语：老师拿了“懂王”的图片，你懂得。
8. 沟通的渠道过多：团队越大，沟通渠道越多，沟通越复杂、效率越低。
9. 选择性认知：人人爱听表扬，不爱听批评。团队中多鼓励，少批评。

• 产生沟通障碍的原因：

1. 不同的相关方对于项目目标的理解不同；
2. 人力、设备、材料等资源的竞争；
3. 人员之间的个人冲突；
4. 对于变化的抵制（如新技术、新流程）。

4-6 沟通技巧及3种沟通方式

• 沟通技巧：不断的学习，不断地练习，内化为自己的能力。

1. 简化运用语言：不说车轱辘话，用简洁的语言准确表达你的思想。
2. 视觉辅助手段：简化文字，一图胜千言。图片》图表》文字
3. 积极倾听：不要打断，认真听人把话说完。不能断章取义。
4. 有效的反馈：因为沟通漏斗的客观存在，双向沟通：确认。
5. 情绪控制：情绪很容易传染，控制情绪是职业化的表现

• 沟通方式：3种。

1. 交互式沟通：双向沟通，效率最高；
2. 推式沟通： 单向：群发邮件、群发短信、发布公告；
3. 拉式沟通：单向：下载、订阅、关注。

4-7 如何召开一场成功的会议？

开会的成本很高，很多人召集起来，应该以创造的价值来计算。

• 准备并发布会议议程
• 确保会议在规定的时间开始和结束
• 确保适当的参与者受邀并出席
• 切题
• 处理会议中的期望、问题和冲突
• 记录所有行动及所分配的行动责任人。