个人管理 - 认识无压工作GTD

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  每个人每天的时间都一样,都是24个小时,不会因为你管理的好就变成48小时了,所以时间并不能管理,而我们更多的是通过管理自己来掌控时间。在《个人管理 - 时间管理GTD流程图》中介绍了GTD的总体流程图,组内有人也希望我给大家讲一下,本篇将基于我个人对GTD的理解和网上的一些搜集,给大家更为具体的介绍一下什么是GTD,以便大家能够更好的应用GTD。

适合人群

  GTD(Getting Things Done)来自于David Allen的一本畅销书《Getting ThingsDone》,国内的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》,这本书我也只是简单看过两遍,现在也只能算入门吧,感兴趣可以去亲身读读看。我觉得GTD方法适合的人群是那些喜欢想事情,做的事情多的人,对于那么工作轻松、不愿意思考问题的人来说,了解GTD可能没有多大用处。

  如果同时具有下面几种情形,GTD或许适合你:

  1. 做事条理至上,重流程大于重结果
  2. 即便算不上理想主义,但终还是有些想法(目标)
  3. 有,或是想要有自己的原则
  4. 追求的目标:高效无压工作,充分享受生活

 理念

   GTD认为人生最大的不安的来源不是事情太多,而是有很多事情你该做却没有做,你跟人说了你要做却没有做。GTD就是要确保你所有该做的事情都做到。DavidAllen认为,压力不是来自任务本身,而是任务在大脑里的混沌塞积,造成心理的焦虑和抵触。我们要做的,就是逐一清点大脑里的这些事务,将所有未尽事宜通通捕获并收集在大脑之外的文件系统中,比如实实在在的工具篮、纸质记事簿、电子记事簿和邮箱等。
  GTD的理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好目前的工作,提高效率。GTD 其实就是两点:

  1. 清空你大脑的内存:
    通常一件事情在你脑袋里所占的空间大小和你现实中已经完成多少成反比。把所有要做的事情分门别类,另外存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去。大脑是用来思考的,不是用来记事的。我们的大脑每天耗费太多时间提醒我们该做又没做的事情,应该把大脑从这种思维中解放出来。      
  2. 把任何任务和项目具体成行动:
    不管是什么任务项目,我们要问的问题是下一个动作是什么?只有这样才能把计划具体化,才能让我们随时把握该做什么。这样一来,在一个给定时间具体采取一个给定行动(action)的时候,我们才能做出最好的选择,而且对自己的行动选择有信心。   

流程图

  GTD 不只是类似“要珍惜时间”之类的格言或感悟,而是一套特别具体的方法,具体流程如下图所示:

 

核心步骤

上面流程图表明了主要原则,以下链上wiki的文字描述以下:

 搜集

把任何你需要跟踪或者记住或者做的事情记在Allen称之为‘水桶’的地方:一个收件箱,电子邮箱,磁带,笔记本,PDA,或者它们的组合。把你脑子里的任何东西都拿出来放到你的搜集设备里,准备好做下一步的处理。每星期所有的水桶都应该被至少清空一次。

 处理

处理你的收件箱要遵循一个严格的工作流程:

  • 从最上面开始。
  • 一次处理一项。
  • 不把任何东西放回收件箱。
  • 如果任何一项需要做:
  • 做(两分钟原则:任何事情如果花的时间少于两分钟,那么马上就去做。两分钟是一个分水岭,这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。)
  • 委托别人完成,或者
  • 把它延期。
  • 否则
  • 把它存档以便查询,
  • 把它扔掉,或者
  • 使它成熟以便下一步的处理

 组织

Allen描述了一个建议的列表集合,你可以用来跟踪需要关注的项目:

  • 待办事项(Next actions) -对于每个需要你关注的事项,定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如,如果事项为“写项目报告”,下一步行动可能会是“给Fred发邮件开个简短会议”,或者“给Jim打电话问报告的要求”,或者类似的事情。虽然要完成这个事项,可能会有很多的步骤和行动,但是其中一定会有你需要首先去做的事情,这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“环境”整理分类,例如“在办公室”,“用电话”,“在商场”.
  • 方案(Projects) - 每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”就是一个“项目”.使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。
  • 等待(Waiting for) - 当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件,就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。
  • 日程表(Someday/Maybe) - 这些事情你需要在某个点去做,但是不是马上。例如:“学习中文”,或者“进行一个潜水假期”.

对于跟踪你的预约和委托,一个日历也是重要的;另外,Allen特别推荐日历应该被用在他所谓的“硬工程”上:必须在某个特定的期限之前完成的事情,或者在约定的时间和地点完成的会议和约会.“待办”事项应该用在下一步行动列表当中。

GTD的最后一个关键组织模块是归档系统.“Getting ThingsDone”书里说如果要用一个归档系统,那它必须得是简单易用和有趣。即使是一张纸,如果你需要用来记录参考信息,如果不属于你已经有的一个目录,也要有自己的文件组织方式。Allen的建议是你可以维护一个按照字母顺序组织的归档系统,这样可以比较容易快速的存储和提取你所想要的信息。

Google的Gmail的用户可以用创建标签的方式来创建“待办事项”和“项目”,这种方式在Bryan Murdaugh的 “Getting Things Done with Gmail” [1]白皮书中有清楚的描述。它保留了很多GTD的相同概念,但是是在在线的电子邮件系统中实施。

回顾 

如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查,那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。以你当时拥有的精力,资源和时间,决定什么是对你来说最重要的事情,然后做。如果你倾向于拖延,你可能会老是做最容易的事情,避免那些难的。为了解决这个问题,你可以一个接一个地做列表上的事情,按照它们的顺序,就象你处理你的收件箱一样。

至少以星期为周期,GTD要求你回顾所有你比较主要的“行动”,“项目”和“等待”的事项,确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统,而且所有的事情都更新到符合最新的情况。Allen建议制作一个难题档案来帮助你更新你关于主要行动的记忆。

行动

如果你把你的时间都花在组织工作、而不是做它们,那么这样的系统是不好的!David Allen的观点是,如果你可以把必须做的事情,让它变得简单、容易、有趣的话,那你就比较不会拖延、或者被太多的“开放性回路”所压倒。

GTD与Scrum

  当我学习Scrum时,发现它其实和GTD有很多类似地方。

收集

  Scrum 之 product Backlog

处理

  不可以:直接从backlog中删除

  延迟:设置优先级,处理后续处理先后顺序

组织

  Scrum之 Sprint计划会议

回顾

  Scrum之 回顾会议

行动


  

工具

  纸+笔、Excel、网络软件、单机软件 (ThinkingRock

  其中:ThinkingRock是一款跨平台的免费的GTD软件(需要JAVA)。它可以帮助收集和转换你的想法(thoughts),使之成为可完成的行动(action)、任务(Project)或者存储为信息(information)、将来可能做的事情(futurepossibilities)。它的收集和转换方法完全按照Getting Things Done设计的,简单易用,且非常强大。
  因为我们的想法没有被收集整理,所以我们总是在不断地思考自己需要什么或者现在要做什么。若总让大脑停留在思考要什么,完成什么,和使用大脑记忆这些事件的层次,那么大脑就会没有多余地时间去考虑一件事情该怎么完成了。只有考虑如何完成一件事情才最重要,否者你的想法都是没意义的。这就是为什么弥缝推荐ThinkingRock。ThinkingRock的收集非常简单,只要把现在所有的存在于脑海中的想法全部都存到系统中。接着把所有的想法一个一个地过滤一遍,计划每个想法需要做什么,要怎么做,要取得什么样的结果。

 

个人学习GTD实践

收集

  在收集阶段要注意尽可能地控制收集工具的数量,够用即可。我跟踪技术动态、技术资源和系统知识学习主要来自于网页、技术blog和书籍。我使用firefox的Read it later插件来管理待看网页、使用Google阅读器来管理,用豆瓣管理我的读书资源,如下图所示:

 

处理

  对于blog阅读:从上往下逐条查看、一次一项、永不放回、每日处理

  1. 不可以
    1. 不看不感兴趣或没有多大价值的文章()
  2. 可以
    1. 对于比较短并当时就能看完的我会立即看完(执行)
    2. 对于准备留着晚上看,或者周末看的,我会给这篇文档加星标来标记等待阅读(延迟)
    3. 对于有时需要别人知道的,有时我会推荐(指派)

组织

  通过阅读后,对于知识的学习和实践的思考,我会把写blog列为待办事项

回顾

  这段时间完成了什么?下个月我会做什么?离我的理想还有多远?

行动

  根据近期需要、时间和精力来安排读书内容

 

还有其他方法吗?

  除了GTD之外,还有番茄钟时间管理方法,但是一般人使用这两种方法时会比较容易放弃,那就是因为它们使用起来有点难度。这个难度不是说方法本身复杂,其实方法本身都很简单,但是背后需要你做的事情会让你望而止步。

  GTD方法比较重,番茄钟比较紧张,那有没有一种轻型的,适合大家逐步渐进提高时间管理的方法呢?陀螺时间管理方法就是这样一种方法,它来自于敏捷个人框架中的时间部分,适用于希望提高自身时间管理能力的你。具体内容以后再做详细介绍,或者你们可以去关注敏捷个人的具体内容。

 

现在敏捷社区有一个新的“番茄”技术,也是用来管理时间的,参考 《“番茄”让时间变成我们的朋友

推荐:你可能需要的在线电子书 

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posted on 2009-12-08 23:13 周 金根 阅读(...) 评论(...) 编辑 收藏

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