在项目管理中创建问题管理系统

在项目管理中创建问题管理系统对于确保在整个项目生命周期中系统地识别、跟踪、处理和解决问题、障碍和风险至关重要。有效的问题管理是项目成功的基石。每个错误或问题，无论大小，都需要及时跟踪和解决，以保持项目发展势头。Zoho Projects 中有多个功能，如问题布局、SLA、标签、业务规则、问题跟踪器通知、链接问题、自定义功能、清单扩展和电子邮件模板，可帮助您及时跟踪、管理和解决问题。在本文中，我们将探讨如何在我们自己的产品管理流程中使用 Zoho Projects 中的问题管理系统来管理问题。

以下详细说明了建立此类系统的重要性：

1. 结构化问题解决
   问题管理系统提供了一个清晰、循序渐进的问题处理框架，确保问题不会被忽视或处理不当。这可以减少混乱，并实现有序的解决问题。

2. 提高项目成功率
   未解决的问题可能会导致项目脱轨。强大的系统可以确保问题得到及时有效的处理，确保项目在时间、成本和范围方面保持正轨。

3. 加快解决速度
   通过明确的流程和责任归属，可以更快地解决问题，防止问题升级，并最大限度地减少对项目进度的干扰。

实时示例：
在软件测试过程中，当测试人员发现影响“全局 Web 选项卡”功能任务的问题（即某些浏览器中的对齐中断）时，会遵循预定义的流程进行解决。以下是问题管理系统端到端处理此问题的方式。
使用自定义字段提交问题
自定义字段在问题布局中创建，允许测试人员提交包含关键详细信息（例如严重性、模块、浏览器类型和字体系列）的问题。对于“全局 Web 选项卡”对齐问题，浏览器类型字段有助于确定受影响的环境。

其他行业如何在此流程中使用问题布局：
建筑行业：使用自定义字段（例如位置、材料类型、等级等）跟踪材料缺陷或设计缺陷等问题。
制造业：使用自定义字段（例如产品阶段、机器类型、位置等）跟踪生产线故障或机器故障问题。

基于问题类型的 SLA
SLA 根据问题类型（例如支持、安全、隐私或性能）配置，以设定解决期限。如果问题属于上述类型之一，SLA 会在 24 小时内触发解决方案。如果问题仍未解决，则会升级至 1-4 级。

其他行业如何在此过程中使用 SLA：
建筑行业：设置 SLA，以便快速解决安全违规或结构故障等关键问题。
制造业：针对生产线停机等问题设置 SLA，以最大限度地减少停机时间。

自动分配问题
使用功能名称创建标签，并在问题提交时将其与问题关联。业务规则以标签为标准创建，自动将问题分配给相关的开发人员、设计师、经理和项目经理 (PM)。

其他行业如何在此流程中使用标签：
建筑行业：使用问题类型（例如管道或电气）作为标签，自动将问题分配给相应的承包商或分包商。
制造业：使用机械或生产等标签，自动将问题分配给维护团队或轮班经理。

批量更新问题
创建自定义视图，以标签为条件跟踪和批量更新与该功能相关的所有问题。

其他行业如何在此过程中使用自定义视图：
建筑：创建自定义视图以跟踪和更新与电气工程相关的问题。
制造业：创建自定义视图以跟踪和更新与生产相关的问题。

管理重复问题
如果提交了重复问题，开发人员可以使用“重复”链接类型将其链接到原始问题，以便识别。我们创建了一个自定义函数，以确保仅在原始问题关闭后才会关闭重复问题，从而确保问题跟踪流程中不会出现重复。

其他行业如何在此流程中使用链接问题：
建筑行业：链接重复问题，例如同一电气故障的多份报告。
制造业：将重复的维护问题链接到原始问题，以确保单一解决方案。

将任务与问题关联
全局 Web 选项卡任务与问题关联，使开发和 QA 团队能够从一处监控工作项的进度。测试人员打开任务时，可以查看所有关联问题；打开问题时，可以轻松跟踪关联任务。

其他行业如何在此过程中使用任务关联：

建筑：将“地基”等任务与“地基破裂”等问题关联，以便于跟踪。
制造：将维护任务与机械问题关联，以便跟踪进度。

自动更新状态
我们创建了一个自定义函数来自动更新问题状态。当测试人员将任务状态更新为“已开始测试”时，关联问题的状态将自动更新为“QA 过程中”。同样，当开发人员解决问题并将任务状态更新为“重新提交进行 QA”时，关联问题的状态将更新为“待测试”。问题跟踪器通知用于向所有团队成员发送通知，让每个人都了解此类状态更新。

其他行业如何在此流程中使用自定义功能：
建筑行业：当电气安全检查问题状态更新为“已通过”时，相关任务（例如“线路安装”）将自动将其状态更新为“检查完成”。
制造业：当材料短缺问题更新为“已解决”时，“电气安装”的任务状态将自动更新为“工作已完成”。

自动添加关注者
有时，问题需要进一步验证才能解决。开发人员可以更新问题状态，例如“有意完成”或“与项目经理讨论”。我们创建了业务规则，以自动将相关产品经理 (PM) 和其他团队成员添加为关注者，并以这些状态作为标准。这确保了决策得到验证，并在继续推进之前通过评论添加了任何必要的输入。

其他行业如何在此流程中使用业务规则：
建筑行业：自动添加关注者，以便在继续推进之前验证电气安全检查或结构问题。
制造业：自动添加关注者，以便在完成维护任务之前验证机器维修状态。

测试人员核对清单
功能审核和测试完成后，核对清单扩展程序将用于相关任务。测试人员需要完成任务中预先定义的核对清单，以验证所有相关测试场景均已涵盖。此核对清单可确保不会遗漏任何关键测试环节。

其他行业如何在此流程中使用核对清单扩展程序：
建筑行业：使用核对清单创建缺陷清单，确保在任务问题标记为完成之前完成所有检查、测试和最终验证。
制造业：创建合规性核对清单，确保在任务问题标记为完成之前完成产品装配和质量控制步骤。

解决问题
问题解决后，开发人员可以在问题详情页面结合上下文解决问题。

自定义通知
问题跟踪器通知中的自定义电子邮件模板用于自动化沟通。开发人员和相关团队成员会自动收到有关重新开放问题的通知。这有助于避免项目延误。

其他行业如何在此过程中使用电子邮件模板：
建筑行业：创建自定义电子邮件模板，并在问题跟踪器通知中使用它来处理重新开放时出现的安全违规等关键问题。
制造业：创建自定义电子邮件模板，并在问题跟踪器通知中使用它来处理重新开放时出现的维护问题。