工作中邮件书写小技巧

众所周知，日常工作中邮件承担着至关重要的作用，下面我们就从收件人、标题、正文、落款及签名四个方面来进行简单的阐述：

1、收件人

发送给（TO）需要知悉且需要回复的人，抄送给（CC）需要知悉但不需要回复的人，通常不使用密送（BCC）；注意控制收件人范围，尽量不要打扰到无关的人。这里有个小技巧，收件人可以到最后填写，避免出现邮件写到一半误发出去的尴尬。

2、标题

标题要简单，直击主题。如果是特别重要或者紧急的事，可以加上「【重要】」、「【紧急】」这样的标签；需要老板批示的，可以在标题后面接上「请批示」；对于谈论过很多轮的邮件，不要「re:re:re:xxx」这样一直 re 下去，可以保留最后一个 re 然后加上一个主标题，比如「线上问题已修复；re:关于线上出现大面积崩溃的情况通知」等等。对于报告等邮件，可以再最后添加上日期，如：xxx测试报告_20191009

3、 正文

语言要有温度
文字是冰冷的，职场是严肃的，但人是有温度的，我们的语言表达也应该是温情的。邮件的开头除了前面所说的要开宗明义，表明主题，还可以有一些暖场。这一点是从戴愫老师的职场写作课上学到的， 这里我就借用一下其中的一些范例。比如：

嘿，刚刚的发言很精彩！（这句话用在某次的电话会议之后的邮件开头）欢迎收获可爱宝宝的人回归团队。（这句话用在对方刚修完产假回来）

有温度的语言能快速拉任何人之间的距离，职场中关系近了，很多事情就简单了，这一点大家在日常的工作中一定也深有感触。

立场要清晰，语气要尊重。在表达观点是立场是一定要明确清晰的，但是语气得让人感受到尊重，你不是在下命令，也没有夹杂个人情绪。理由和前面一样。

能分段就分，能加小标题就加分段和加标题是为了梳理逻辑，降低读者的阅读难度。

文不如表，表不如图对于复杂事物的描述，表格远比文字更生动，更让人记忆深刻，图形相较于表格则又更胜一筹。因此能用图表示的复杂信息就不要用表格，能用表格表示的就不要用文字。

少说废话职场写作要遵循 KISS 原则：Keep it short and sample，能不说的就不说，该精简的就精简。把那些「我以为」、「我觉得」、「大概可能」从你的文字里剔除掉，意思重复的内容删掉，压缩 20~30% 的内容是很容易的。说白了就是，大家都很忙，没事别逼逼。

合理利用冗余信息信息的传递是很容易产生歧义的，特别是一些复杂信息。因此我们可以适当的利用冗余信息从不同的角度来论证观点，方便读者做交叉验证。有人可能会说，这不就和前面的「少说废话」矛盾了吗？其实不然，文字要精简，内容要详实。

4、落款及签名

很多问题不是单纯的邮件沟通就可以解决的，落款和签名是让大家了解你，方便线下联系。因此你的邮件签名里需要注明你的部门、职位和联系方式。

凡事过犹不及，以上种种，只是一个职场邮件写作的大方向，切忌生搬硬套。

 

写在最后 

职场中的每一个人都有一张看不见的个人名片，每个人都在或有意或无意的经营着自己的个人品牌。你的老板、同事、下属是否认可你，你是否有足够的话语权和领导力，很大程度上取决于你的个人品牌经营的是否成功，而个人品牌正是从一件又一件小事建立起来的。