为什么你的Excel很丑?

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老白是个较劲的人,也是个完美主义者,最近看到自己的小朋友在做数据分析的时候,Excel表格实在是离专业玩家有些距离,恰好老白最近在看一些关于表格制作的书籍,今天就和大家分享一下,制作一个一目了然,大气明亮的Excel表格。在这本书中,对于制作一个良好的表格,一共提到了9大原则。
过去我们的表格一般都是这个样子的:
但我们希望未来的表格是如下这个样子的:
如果要达到上图的效果,我们需要按照以下九大原则来进行,才能做出来相对符合标准的图表。
原则一,行高设定为“18”
Excel预设的行高一般是“13.5”,如果这个行高来做表格,我们经常会发现行与行之间没有空隙,很拥挤。因此我们需要调整行高为“18”,这样阅读体验会好很多,当然在新版的Excel中,实际上默认的行高已经变成了“18”。
原则二,英文字体为Arial,中文字体为MS YAHEI LIGHT
对于数字和字母来说,尽管我们很喜欢用户Times New Roman,但是字体比较圆润,看起来会拥挤一些,但是Arial比较细长,看起来比较清爽一点点,粗细一致。
对于中文字体而言,这里建议使用MS YAHEI LIGHT,但也不是绝对,总的原则就是粗细要一致,看起来比较舒服才可以。此外,还有一点就是,字号也要一致,不要出现一会字大,一会字小的情况。在新版的Excel中,我们可以维持默认的12号字。
原则三,数字用千分撇区隔
数字要用千分撇标出位数,这是为了方便阅读和理解。
除了千分撇之外,对于像货币单位,当金额较大时,我们一般会以“千元”为单位,省略百位数以下的的3个0,否则以元为单位,则是位数太多,无法快速阅读和理解。
原则四,项目下的细项要缩排
如果让对方一眼就看懂数据含义或者计算,则是要把项目中的细项向右缩排。如下图,则都是所有项目靠左对齐,这样造成了无法知道销货收入或费用是怎么计算出来的。如果进行一定的缩进,则会发现销货收入是由“销货数量*单价”计算出来的。
原则五,单位要自成一栏
我们需要把“元”,“个”,“%”等单位放在项目名称后面,各单位的位置前后不一,我们很难一眼就找到单位在哪里。因此我们需要当单位位置明确,增加一栏,统一输入单位。如下图
原则六,设定栏宽的原则
设定栏宽的基本原则是让项目中的文字,数字能完完整整呈现在表格中,接下来,我们从最左边开始,逐一说明何谓正确的栏宽格式。见下图
B列和C列的栏宽为1,D栏配合文字调整栏宽。在第1年到第3年的栏宽会不一致,则需要根据三栏中,位数最多的数字,设定统一栏宽。还有一个小技巧,就是在表格最右侧,增加一栏空白栏,会让整个表格看起来美观,可设定栏宽为3。
原则七,表格框线的原则:上下粗,其余细
虽然说表格不能没有框线,但也不是全部画上外框线就可以。想要做出一目了然的表格,得有明确的框线原则。
如上的表格阅读体验很差,我们需要进行一定的调整,只用粗线和细虚线,画出必要的框线即可。
原则八,文字靠左对齐,数字靠右对齐
项目名称的文字,也要配合数字,向右对齐
原则九,表格不要从A1单元格开始
正确报个从B2开始
从A1开始,一来页面上看不见上方的框线,二来表格的左侧也没有空间,从B2开始,则是空出来一些区域。
 
posted @ 2017-12-28 14:04  data->intelligence  阅读(2670)  评论(0编辑  收藏  举报