心智｜任务太多怎么减

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心智｜任务太多怎么减

来源于 《财新周刊》 2022年第6期 出版日期 2022年02月14日听报道

　　文｜倪考梦

　　安人心智特约作者

　　任务管理对于能力的提升至关重要。手头积攒许多任务后，要对它们进行评估，进而分类和分级。艾森豪威尔矩阵最有效，我将任务分为必做的和可选的，高价值和低价值的，由此形成四种组合。

　　从安全（need）角度，任务可以分为主线任务和支线任务：主线任务是必要任务，必须完成；若不完成，会有安全风险。支线任务是可选任务，可做可不做；若不完成，也不会有安全风险。

　　从自由（want）角度，任务可以分为高价任务和低价任务。高价任务就是做了以后回报高的任务，物质回报较高，或者有意思（愉悦）、有意义，且有心流体验等。低价任务就是做了以后回报低的任务，就是物质回报较低，或者没意思（愉悦）、没意义，且没心流体验等。

　　1.PP任务，有必要且值得做的任务。这是高价值的主线任务，应该构成我们人生的主体部分。个人健康、家庭生活、工作创业等重点任务属于这个范畴。

　　2.XP任务，不必要但值得做的任务。这是高价值的支线任务，可做可不做，做了可以赚经验值。理论上说，你可以做的XP任务近乎无限，几乎所有的学习和社交任务都属于XP任务。

　　3.PX任务，有必要但没价值的任务。这些任务往往是重复性的，或者相对难度不大，当然偶尔也有那种被甩锅的很难的工作。

　　4.XX任务，不必要且没价值的任务。它们不是你的主线更不是你的支线，完全就是来干扰和分散你注意力的。

　　任务评估之后，还可加以优化：

　　1.前置。迟早要做的任务，不如早做。PP任务是我们的主线任务和重点任务，要优先执行。只要条件允许，就要提前执行，在开始之前开始。如果遇到多个PP任务，要择优择难，挑那些高回报和高难度的来做。

　　2.删除。PP任务和PX任务是必要的，不可删除。XX任务是不必要且没价值的，可以直接删除。XP任务作为不必要但有价值的任务，删减时会稍微复杂一点。有不少工具可供参考：

　　奥卡姆剃刀原则：能简必简、能减必减。

　　麦吉沃恩的德雷克法则：任何事情，只要不是那么确信，就断然拒绝。

　　山下英子的“断舍离”：一个任务如果当前做用处不大，就先舍弃。

　　塔勒布的黑天鹅法则：一切可能导致负面黑天鹅事件，或者诱发爆仓点的行为，都要避免。

　　3.延后。生活中还有许多任务根本看不清楚属于哪类，需要时间的沉淀来看清楚、分清楚。因此，延后的基本方法是慢决策，让时间做出筛选。

　　4.外包。PX任务有毒，但不得不做。应对PX任务，若无法拖延，就只能外包。为了有效外包，就要培养团队。必须说明，PX任务是相对的，一个任务的价值因人因时而异。

　　5.整合。有部分PX任务不能删除，不能延后，也不能外包，它们是最难啃的硬骨头，当你不得不做的时候，可以试着将这些任务和其他任务组合起来，降低成本或者提升价值。

　　并联：两个相关任务同步进行。

　　并联要求我们一心多用，同步处理多个不冲突的任务。研究发现，人脑的默认状态都是多任务处理，即便是在有意识状态下，也有能力同步处理两个任务，但是，单一神经通路无法处理多任务，而且频繁切换任务会降低工作效率。因此，建议把一些感觉通道不同、难度不同的任务并联，大小组合、难易组合都是常见的方式。切勿把相同通道的任务组合在一起。

　　串联：把两个相关任务连接起来。

　　比如先阅读后写作。串联要求我们一心一用，按照特定顺序连续处理多个任务。实践证明，若想通过串联任务来提高执行效率，收获较好的迁移效应，必须考虑三个原则。

　　首先是“最大启动原则”，即前面任务应当最大程度地助推后面任务的实现；其次是“最小切换原则”，即后面任务应当最大程度地延续前面任务的状态；最后是“先易后难原则”，即前面的任务难度要略低于后面的任务。一方面，轻松任务的启动成本更低；另一方面，困难任务的收益通常更高。

　　经过上述的几轮操作，我们手头的任务被初步分类并优化，这时候我会使用日程管理软件来记录和保存任务，管理不同时间、项目的任务清单。这里的主要经验包括：

　　1.任务分类。所有任务必须被归类，归到特定的项目。为了降低给任务分级的工作量，我们可以直接对项目进行分级，PP、XP、PX等，纳入的任务就自动视作相应类型的任务。

　　2.时间设置。新添加的任务，被归好类后，一般软件都是默认为无时间标签的，等于是处在延后处理的状态。设置时间有两种做法：重复提醒和定时提醒。

　　3.每日计划。每天都提前查看明天的任务，对任务清单进行改造。包括三步：

　　精简任务。删除已经过期不再可行的任务，延后暂时不打算执行的任务，整合部分相关任务，外包可以外包的任务。

　　细化任务。对剩下的任务具体化、细化为NCNA模式，即下一个场景及其对应的下一步行动。比如说，“日记”会被改为“写某月某日日记并反思某某问题”。

　　排序任务。对细化后的任务进行排序。总体原则为，先单人任务后多人任务，先深度工作后浅薄任务，先专注后发散，避免过早陷入群体和碎片中去。

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