超级文档模板中心上线：找现成模板，也整理自己的常用模板

写一份经常用的文档，你通常从哪里开始？

一种很常见的做法是：翻出上一次的文件，复制一份，改掉日期，删掉旧内容，再检查有没有遗漏。周报如此，会议记录、项目计划也差不多，如果是第一次写，就得先找个参考，看看应该写哪些内容

这些准备工作不麻烦，但总要做

最近我们给超级文档加上了模板、模板库和模板中心，模板中心增加了不少分类和模板，需要写文档时，可以先找一份合适的模板；已经用得习惯的文档，也可以整理成自己的模板，留给下次使用

先找一份现成模板，看看这份文档该怎么写

面对一张空白页面，有时候卡住的不是具体内容，而是顺序：先交代背景，还是先写结论？哪些信息必须要有，哪些可以省略？

模板可以先帮你铺好一部分结构，新建文档时，可以打开模板中心，可以按分类浏览，也可以搜索模板中的关键词，找到感兴趣的模板后，先玉兰里面的内容，再决定要不要使用

比如同样是整理会议记录，有的会议只需要记下几个结论，有的还需要逐项列出负责人和完成时间。先想清楚这次要留下什么信息，再选模板，会更容易找到合适的

选好模板，创建一份自己的文档

预览合适后，登录账号，点击“使用模板”，按页面提示确认名称和保存位置，就可以创建一份自己的文档，有些新建入口已经带入了保存位置，操作会更直接

之后就和编辑普通文档一样：填入本次内容，删掉用不上的章节，或者加上自己需要的栏目

需要其他人补充时，可以把文档分享出去，一起编辑，模板帮你准备起点，后面的工作仍然在超级文档里继续

 

手边只有手机，也能找模板、用模板

超级文档本事就支持电脑和手机访问，页面会根据屏幕大小调整布局，这次的模板中心、个人模板和团队模板，也都支持在手机上使用

临时需要准备一份记录，电脑没在身边，可以先用手机打开模板中心，找一份合适的模板，创建文档，把当下需要的信息记下来，回到电脑前，打开同一份文档，再接着整理

电脑屏幕宽，适合展开内容、调整长文档；手机随手就能打开，适合查找模板、补充信息，可以根据当时的设备和任务来选，不必等回到电脑前才开始

 

已经有好用的文档，就把它整理成自己的模板

现成模板能帮忙起步，不过用过几次之后，你可能会发现，自己的工作有一套更具体的要求

例如，团队的周报固定要交代本周进展、遇到的问题，以及需要谁配合；一次项目结束后，复盘也有几个每次都会讨论的问题，这些结构经过几轮修改，往往已经很顺手了。

这类文档就适合整理成模板，可以通过“转换为模板”操作，将它变成以后能够反复使用的起点。如果原来的工作记录还需要保留，可以先复制一份，再整理用于转换的那份

下次再写，就能从自己熟悉的结构开始，给同事使用时，这些提示也能帮助对方知道每一栏要填什么

 

常用模板多了，用模板库集中整理

模板只有两三份时，记住名字还算容易，用得多了，就需要一个固定的位置来放

超级文档支持个人模板库与团队模板库，可以用文件夹继续分类，个人可以按照自己的工作习惯整理，团队则可以把大家经常要用的文档格式放在一起，让需要的人更容易找到

比如，一个小团队可以把每周例会、项目启动、项目复盘等常用格式归到相应文件夹里，新成员需要准备材料时，就有一个明确的查找位置，不必先问一圈“谁有之前那份”，这里的分类完全可以按团队实际情况来定

在模板中心，也能进入“我的模板”和“团队模板”，公共模板和自己积累的模板，都有对应的入口，换到手机上，同样可以找到并使用

刚开始整理时，不必一次做出一整套，先从那份每周都会复制的文档开始，把内容清理好，放到合适的位置，等用起来再慢慢补充其他模板

 

从下一份要写的文档开始

如果你接下来正好要准备一份文档，可以先到模板中心逛一逛，看看有没有适合的内容，已经有自己惯用的格式，也可以把它整理成模板，再用模板库收好