在外贸管理系统，可以将工作分为如下阶段来管理：
1、市场宣传，客户积累；
2、业务谈判阶段，包括报价、样品制作提供、商务谈判等；
3、合同签订，包括意向合同、确认合同、执行细节确认等；
4、合同执行前期，包括交期确认、样品确认、原料确认等；
5、合同执行中期，包括原料采购、发送，生产安排，质量控制、生产进度控制、发货管理（商检、通关）等；
6、合同执行后期，货款回收，结汇，应付款支付，剩余产品和原辅材料处理等；
7、合同评估，总结合同收支，和预计情况对比，统计分析，发现问题解决问题；防止各部门总是抱怨同样的问题。
