【电子公文系统】日常操作流程

1. 登录系统：

• 用户通过用户名和密码访问电子公文系统。

1. 创建文档：

• 用户选择合适的模板创建新文档。
• 完成文档内容的编辑，并保存草稿。

1. 文档审批流程：

• 文档创建者提交文档以启动审批流程。
• 文档在审批流程中沿着预设的路径流转，发送给一个或多个审批者。
• 审批者审查文档，提出修改意见或直接批准。
• 如果需要修改，文档退回给作者，进行必要的编辑后重新提交审批。

1. 文档分发：

• 审批通过的文档向相关的接收者或群组发送通知。
• 接收者可以通过系统接收、阅读和（如有权限）对文档进行进一步操作。

1. 文档存储和归档：

• 系统自动存储所有创建和传输的文档，并按照预设的分类体系进行归档。
• 文档按照索引、关键字或其他元数据标准存储，方便后续检索。

1. 文档检索和查询：

• 用户通过关键字、文档编号或其他搜索标准查询和检索需要的文档。
• 用户根据需求下载或打印文档。

1. 日志记录和审计追踪：

• 系统自动生成操作日志和审计追踪，记录所有用户行为和文档变更历史。
• 管理员可以审查日志以确保系统使用合规性。

1. 数据备份：

• 系统管理员定期执行数据备份，以防止数据丢失或灾障情况。

1. 权限管理与更新：

• 管理员根据组织变动和政策更新调整用户权限和角色。

1. 系统维护与更新：

• 管理员对系统进行定期维护和升级，以保持系统安全、高效运行。