如何在 TOGAF 中执行利益相关者管理？

利益相关者管理是成功交付任何项目、计划或活动的关键组成部分，成功的架构师可以利用这些项目、计划或活动来赢得他人的支持。它帮助他们确保他们的项目在其他人失败的地方取得成功。利益相关者是可以影响项目、受项目影响或认为自己受项目影响的任何个人、团体或组织。简而言之，利益相关者管理包括四个步骤：

  • 识别、承认和承认利益相关者；
  • 确定他们的影响力和兴趣；
  • 制定沟通管理计划
  • 影响和吸引利益相关者

利益相关者管理的好处

成功的利益相关者管理的好处是：

  • 可以尽早确定最强大的利益相关者，然后可以使用他们的意见来塑造架构；这确保了他们的支持并提高了所生产模型的质量。
  • 来自更强大的利益相关者的支持将有助于参与赢得更多资源；从而使架构参与更有可能成功。
  • 通过尽早和频繁地与利益相关者沟通，架构团队可以确保他们充分了解架构过程和企业架构的好处；这意味着他们可以在必要时更积极地支持架构团队。
  • 架构团队可以更有效地预测对架构模型和报告的可能反应，并且可以将在避免或解决任何负面反应的同时利用积极反应所需的行动纳入计划。
  • 架构团队可以及早识别利益相关者之间相互冲突或相互竞争的目标，并制定策略来解决由此产生的问题。

TOGAF 中的四步利益相关者管理

在 TOGAF 中，应在 A 阶段使用利益相关者管理技术来识别参与中的关键参与者，并在每个阶段进行更新。此过程的输出构成了稍后将解释的沟通计划的开始。

第 1 步：确定利益相关者

利益相关者可能既是组织又是人，最终你必须与人沟通。确保您在利益相关者组织中确定了正确的个体利益相关者。

  • 受工作影响的人和组织。
  • 可能有阻止或推进的权力。
  • 可能感兴趣，其他人可能不在乎。

第一项任务是确定主要的企业架构利益相关者是谁。

将 22 种利益相关者分为五个大类的样本利益相关者分析如图所示。

利益相关者类别

第 2 步：对利益相关者的立场进行分类

您现在需要更多地了解您的主要利益相关者。你需要知道他们可能对你的项目有什么看法和反应。您还需要知道如何最好地让他们参与您的项目以及如何最好地与他们沟通。

可以帮助您了解利益相关者的关键问题是：

  • 他们对你的工作成果有什么经济或情感上的兴趣？是正面还是负面
  • 是什么最能激励这些人？
  • 他们想从你那里得到什么信息？
  • 他们希望如何从您那里接收信息？向他们传达信息的最佳方式是什么？
  • 他们目前对您的作品有何看法？它基于良好的信息吗？
  • 谁影响了他们对你的看法，谁影响了他们对你的看法？因此，这些影响者中的一些人是否会凭借自己的力量成为重要的利益相关者？
  • 如果他们不太可能是积极的，什么会赢得他们支持你的项目？
  • 如果您认为自己无法赢得他们的支持，您将如何应对他们的反对意见？
  • 还有谁可能会受到他们的意见的影响？这些人是否自己成为利益相关者？

深入了解最重要的利益相关者，并记录此分析（如下表中的示例所示），以供项目期间参考和刷新。

利益相关者团体 利益相关者 破坏变革的能力 目前的理解 必要的理解 当前承诺 所需的承诺 所需的支持
首席信息官 约翰·史密斯 H 米 H 升 米 H
首席财务官 保罗·戴维斯 米 米 米 升 米 米

第 3 步：确定利益相关者管理方法

此步骤使团队能够轻松查看预计哪些利益相关者将成为阻挠者或批评者，以及哪些利益相关者可能是倡议的倡导者和支持者。

制定利益相关者的权力和利益，将企业架构参与集中在关键个人上。这些可以映射到权力/兴趣矩阵上，这也表明您需要采用与他们互动的策略。

利益相关者的影响和利益

利益相关者可能会被绘制在权力/利益网格上，并根据他们的权力和利益进行分类。还有其他工具可以绘制利益相关者以及如何影响他们。例如，你的老板很可能对你的项目有很高的权力和影响力，而且很感兴趣。您的家人可能有很高的兴趣，但不太可能拥有控制权。

网格上的位置可能会显示操作：

  • 高权力/感兴趣的人：这些人是你必须充分参与并尽最大努力去满足的人。
  • 高权力/不感兴趣的人：与这些人一起做足够的工作来让他们满意，但不要太多以至于他们对你的信息感到厌烦。
  • 低权力/感兴趣的人：让这些人充分了解情况，并与他们交谈以确保不会出现重大问题。这些人通常对您的项目细节非常有帮助。
  • 低权力/不感兴趣的人：再次监视这些人，但不要过度沟通让他们感到厌烦。
    第 4 步：定制参与交付物

企业、组织或项目中的利益相关者管理使用在以下常见流程中收集的信息（或情报）准备战略。清楚了解您的利益相关者后，可以根据利益相关者的身份通过各种渠道实现参与和沟通。

  • 权力大，感兴趣的人：密切管理。最佳渠道：问题、变更日志、状态会议
  • 权力大，兴趣不大的人：保持满意。最佳渠道：指导委员会、董事会会议更新
  • 低功率，感兴趣的人：随时了解情况。最佳渠道：面对面、视频、电子邮件更新
  • 低功耗，不太感兴趣的人：监视器。最佳渠道：发送电子邮件、状态报告

沟通计划

企业架构包含大量复杂且相互依赖的信息。在正确的时间将目标信息有效地传达给正确的利益相关者是企业架构成功的关键因素。在 TOGAF 中，A 阶段架构通信计划的开发允许在计划和管理的过程中执行此通信。

沟通计划的典型内容是：

  • 识别利益相关者并按沟通要求分组
  • 确定沟通需求、架构愿景的关键信息、沟通风险和关键成功因素 (CSF)
  • 确定将用于与利益相关者沟通并允许访问架构信息的机制，例如会议、通讯、存储库等。
  • 确定沟通时间表，显示将在何时何地与哪些利益相关者群体进行哪些沟通

 

利益相关者 通讯方式 频率 责任 笔记
主要利益相关者 项目启动会议 项目开始 项目管理办公室 推荐团队和客户启动会议
外联网 正在进行中 项目管理办公室 包括项目时间表、关键项目可交付成果、会议纪要、变更请求日志、问题日志
客户主管 执行指导委员会 每月 - 每个月的第一个星期三 客户经理 审查状态、达到的里程碑、挣值指标、关键问题
首席保荐人 · 状态会议

 

· 状态报告（电子邮件）

 每周 – 周五下午 2 点 专案经理 审查项目状态、进度、变更请求、问题
开发小组 状态会议 每周 – 周五上午 11 点 专案经理 为与客户发起人的后续会议提供意见
客户经理 时事通讯（电子邮件） 每周 – 周五 项目管理处  
客户发起人/主要客户利益相关者 客户满意度调查 每月/每个阶段结束 客户经理/项目经理 · 非正式（每月）

 

· 正式（每个阶段结束）

确定架构参与需要生成的目录、矩阵和图表，并与每个利益相关者群体一起验证以交付有效的架构模型。

通过定义与特定企业架构模型相关的特定目录、矩阵和图表来特别关注涉众的利益是很重要的。这使得架构能够传达给所有利益相关者并被所有利益相关者理解，并使他们能够验证企业架构计划是否会解决他们的问题。

 

 

 

 

posted on 2021-11-05 11:45  Lynch_Warren  阅读(246)  评论(0)    收藏  举报

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