人社电子档案信息管理系统

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1引言
电子档案信息是指利用计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，建立相互关联的通用电子图像文件信息集合。近年来，随着计算机信息技术的应用和发展，电子档案信息呈现出快速增长态势，电子档案信息的收集、保管、传输、利用的模式和方法都发生了显著变化，较传统介质档案相比，其面临的安全风险更为复杂和严峻。因此，及时把握电子档案信息的特点、识别存在的风险，提出相应的风险控制策略，对保护电子档案信息安全具有积极的现实意义。
1.1编写目的
随着如今社会人社档案多头管理现象严重，管理标准规范缺失，使不同省份地区的业务负责机构与工作流程存在较大差异。传统的人社纸质档案管理水平低，档案安全状况堪忧。为了满足各个用户的需求，管理员更加方便地管理人社档案以及提高工作效率和质量并降低成本。
1.2背景
待开发的软件系统名称：人社业务电子档案管理系统；

 

本项目的任务提出者：；

 

开发者：；

 

用户：客户、员工以及档案管理员。
1.3定义
用户登录： 员工登录、用户登录、管理员登陆；

 

用户注册：主要实现了，员工、客户、管理员的注册

 

信息管理：包括员工信息、客户资料、管理员信息以及其他相关信息进行管理；

 

文件管理：文件下载及上传部分主要实现了对电子档案资料和文档进行管理；

 

系统设置：主要实现了电子档案资料的查询、添加、修改、删除以及管理员可以进入后台对员工信息进行查看和查询、添加、修改、删除，并且可以在网站上发布相关内容。
1.4参考资料
[1]郎方.新形势下人力资源和社会保障档案管理[J].区域治理,2019(50):89-91.

 

[2]高志平. 基于SpringBoot框架与ITIL方法的运维管理系统的设计与实现[D].华东师范大学,2021.DOI:10.27149/d.cnki.ghdsu.2021.001482.

 

[3]李艳杰.基于JAVA与MySQL数据库的移动端题库练习系统的设计与实现[J].黑龙江科学,2022,13(02):56-57.

 

[4]涂华燕.基于MySQL宿舍管理系统数据库设计[J].电脑编程技巧与维护,2021(12):104-106.DOI:10.16184/j.cnki.comprg.2021.12.038.

 

[5]王炜,陶章成,喻铃华,苗迪,于维杰,王宇航. 一种基于springboot框架的轻量化交通仿真系统[P]. 江苏省：CN114417567A,2022-04-29.
2可行性研究的前提

随着互联网的高速发展，企业员工管理模式也在不断改进，电子档案管理工作也随之出现了很多新情况和问题。人社业务电子档案管理系统时基于现代网络技术与传统纸质化数据处理手段相结合而产生。它不仅能够解决以往纸质存印刷等相关工作中存在的大量问题。而且通过计算机对文档进行查询、检索及分类整理可以有效地提高文件质量以及工作效率，为企业提供更多具有价值的商业机会。
2.1要求
功能：用户、管理员、员工注册，删除、添加、修改、查询客户、员工、管理员信息；

性能：管理员可以查看、修改、添加、删除员工和客户信息；

输出：输出信息；

输入：员工、客户信息以及编号；

安全：修改、添加、删除员工和客户信息只能由管理员有权利。
2.2目标
a.减少人力、物力和财力的浪费；

 

b.提高了管理员以及员工对人社档案管理的效率；

 

c.规范了业务档案管理标准；

 

d.提高了服务的质量；

 

e.档案的安全性得到保障。
2.3条件、假定和限制
a.所建议系统的运行寿命的最小值为10年；

 

b.经费来源：公司资助；

 

c.运行环境：windows7以上系统；

 

d.开发环境：idea；

 

系统投入使用的最晚时间：2024.6.1.
2.4进行可行性研究的方法
本次可行性研究主要通过调查研究法，对社会企业上的档案管理情况做了调查，为了提高对档案的管理的效率以及安全性，以减少不必要的人力物力财力的浪费。
2.5评价尺度
各项功能的优先次序：满足管理员和客户的需求

使用中的难易程度：尽量从简，方便使用。
3对现有系统的分析
3.1处理流程和数据流程

 

 

3.2工作负荷
每天需要编写一定的代码。
3.3费用开支
暂无。
3.4人员
暂无。
3.5设备
版本在windows7以上的电脑一台
3.6局限性
许多地方习惯于传统的纸质档案，不习惯现在流行的电子档案，年级较大的不会操作电脑，对电子科技产生“摆烂”现象。对于系统本身而言，信息量庞大，正因为如此，可能会导致响应的时间较长。
4所建议的系统
4.1对所建议系统的说明
人社业务电子档案管理系统是指将企业的员工信息，包括人员、设备和设施，以及档案信息，通过计算机进行管理。管理员利用计算机技术对电子文件进行管理，从而实现纸质材料的有效保管，编程软件：idea。
4.2处理流程和数据流程
登录注册、查询、添加、修改、删除员工、客户的档案信息。
4.3改进之处
a.实时更新宿舍信息，提高管理人员效率；
b.加强用户账户安全管理；

c.加快系统的响应时间。
4.4影响
暂无。

 

4.4.2对软件的影响

必须保证操作系统在windows7以上版本的电脑上运行，以适应人社业务电子档案管理系统的需求。

 

4.4.3对用户单位机构的影响

管理员要求掌握一定的计算机知识。

 

4.4.4对系统运行过程的影响

运行中心的操作规程：通过身份证号等各种途径来查询客户的档案信息；
运行中心与用户之间的关系：通过员工号可以查询员工信息，以及身份证号来查询客户信息；
源数据的处理：源数据保存在数据库中，可随机进行查询；
对数据保存的要求，对数据存储、恢复的处理：安全性、完整性、正确性；
输出报告的处理过程、存储媒体和调度方法：每周打印报表管理人员进行核验检查；
系统失效的后果及恢复的处理办法：重启系统。

4.4.5对开发的影响

用户需进行的工作：输入个人宿舍信息；
为了建立一个数据库所要求的数据资源：使用Visual Studio Code完成对数据库的建设、更新、查询与删除工作；
为了开发和测验所建议系统而需要的计算机资源：系统打包，能够异地发布，完成在系统Windows7以上的电脑上进行测试工作；
所涉及的保密与安全问题：系统对管理员权限进行相应的设置，防止非法登录。

4.4.6对地点和设施的影响
暂无。

 

4.4.7对经费开支的影响

软件的开发成本并不大，其他的投入也只是电脑。由于学校的电脑已经普及，所运行已经达到了要求，无需重新开发建设，所以系统开发、运行所需的费用是比较低的。

4.5局限性
由于第一次做比较正规的开发，所以难免还有些地方有所遗漏。

4.6技术条件方面的可行性
利用现有的技术，该系统的功能够实现；
对开发人员都已经过将近两年的学习，拥有一定的经验和基础；
在规定的期限内，本系统的开发能够完成。

5可选择的其他系统方案
5.1可选择的系统方案1
暂无。
5.2可选择的系统方案2
暂无。
6投资及效益分析
6.1支出
计算机一台：5000元；
数据通讯设备：1000元；

运营维护：500元。

6.1.2其他一次性支出
暂无

 

6.1.3非一次性支出
暂无
6.2收益
6.2.1一次性收益
暂无。

6.2.2非一次性收益
节约了企业的人力、物力、财力，大大提升企业管理效率。

6.2.3不可定量的收益

由于新系统服务使用方便，大量用户使用上机操作，平均每天收益30元，每年收益大概10950元。

6.3收益／投资比
暂无。
6.4投资回收周期。
暂无。
6.5敏感性分析
暂无。
7社会因素方面的可行性

7.1法律方面的可行性
本系统作为软件工程这门课程的课程设计，没有签订任何合同，不存在合同责任。所用的东西都是自己的或者公共的，也没有挪用别人的成果，不存在侵犯专利权版权等问题。

7.2使用方面的可行性
使用可行性来看，我设计的人社业务电子档案信息管理系统可以应用，对此，我认为，该系统具有相当的可行性，大大方便了查询、修改、删除、添加等操作。员工、管理员都可以使用，软件界面简洁，清晰明了，不仅大大提高了效率，也提高了客户的需求，增强了档案的安全性。

8结论
通过上述分析，可以看出，人社业务电子档案信息管理系统在当今社会的发展前景十分广阔。人社电子档案信息管理系统时在传统纸质化的基础上，结合现代信息技术，建立起来的一种具有现代化管理功能和办公室优势为一体、以计算机为系统核心技术手段，基于网络平台实现信息共享服务模式。从经济效益方面来看，系统开发成本投入较低，从社会效果方面看所使用的比例占比大，从人员成本方面来看，人社业务电子档案信息管理系统不仅可以用在档案管理上，也可以使用在人事、财务等部门应用广泛。

由于本人能力有限以及时间仓促也只能做一些简单分析与研究工作而不能进行详细深入地了解和调查研究其可行性方案实施效果及可能存在的问题并提出解决方案对策建议，因此本文只对该系统所涉及到的企业管理模块进行论述。