共享工作簿

多人同时编辑共享工作簿

共享工作簿允许多人同时进行编辑。这对管理更改频繁的而言,特别有用。

例如,如果工作组中的成员每人都要处理多个项目并需要知道相互的工作状态,那么工作组就可在共享工作簿中使用列表,每个成员都可在其中输入和更新每个项目的信息。

创建共享工作簿

工作簿的原作者通过输入需要显示的数据并为其设置格式,可将工作簿设置为共享工作簿。将工作簿保存为共享,并放在共享网络上(而不是 Web 服务器上),便可供有兴趣的用户使用。

使用不可用的功能      因为 Microsoft Excel 有一些功能在工作簿共享后只能查看或使用,而不能更改,所以在工作簿共享前应设置好这些功能。

工作簿共享后,以下功能无法更改:合并单元格、条件格式、数据有效性、图表、图片、对象(包括图形对象)、超链接、方案、大纲、分类汇总、数据表格、数据透视表、工作簿和工作表保护以及宏。

设置影响所有用户的设置      在共享工作簿时,可自定义一些共享功能。例如,可决定是将跟踪修订记录的保留时间设置为默认的 30 天,还是更长或更短的一段时间。

打开一个共享工作簿后,与使用常规工作簿一样,可在其中输入和更改数据。但是,还是有少许不同。

查阅其他用户所作更改      每次保存共享工作簿时,该工作簿就会按其他用户在您上次保存之后所做的修订进行更新。如果要打开共享工作簿以监视进程,则可在指定的时间间隔内让 Microsoft Excel 自动更新工作簿,可以保存工作簿也可以不保存。

解决冲突      在向共享工作簿保存更改时,正在编辑该工作簿的其他人员可能已经将自己的更改保存在了同一个单元格中。这种情况下就会产生修订冲突,这时将出现冲突解决对话框以便决定保存哪个人的更改。

保存个人视图与设置      Excel 可保存共享工作簿的,其中包括已显示了哪张工作表以及缩放设置。默认情况下,视图包括任何一个和打印设置,或者您也可指定使用初始的筛选和打印设置。每次打开共享工作簿时,Excel 均以个人视图显示工作簿,这样,每位用户都可拥有自己的设置。

编辑共享工作簿

  • 前往保存的网络位置,并打开该工作簿。
  • 设置用户名,以标识您在共享工作簿中所做的工作: 在“工具”菜单上,单击“选项”,单击“常规”选项卡,再在“用户名”框中键入您的用户名。
  • 像平常一样输入并编辑。您不能添加或更改这些内容:合并单元格、条件格式、图表、图片、数据验证、对象(包括图形对象)、超链接、方案、大纲、分类汇总、、数据透视表、保护工作簿、保护工作表和宏。
  • 进行用于个人的任何和打印设置。默认情况下每个用户的设置都被单独保存。

    如果希望由原作者所进行的筛选或打印设置在您打开工作簿时都能使用,请单击“工具”菜单中的“共享工作簿”,单击“高级”选项卡,在“在个人视图中包括”下,清除“打印设置”或“筛选设置”复选框。

  • 若要保存您的更改,并查看上次保存后其他用户所保存的更改,请单击“保存”按钮图像

    如果出现“解决冲突”对话框,请解决冲突。

    操作方法

    当两个用户试图保存影响同一单元格的修订时,Microsoft Excel 为其中一个用户显示“解决冲突”对话框。

    1. 在“解决冲突”对话框中,可看到有关每一次修订以及其他用户所造成的修订冲突的信息。
    2. 若要保留自己的修订或其他人的修订并转到下一个修订冲突上,请单击“接受本用户”或“接受其他用户”。

      若要保留自己的所有剩余修订或所有其他用户的修订,请单击“全部接受本用户”或“全部接受其他用户”。

    3. 若要使自己的修订覆盖所有其他用户的修订,而且不再看到“解决冲突”对话框,请关闭此功能。

      1. 在“工具”菜单上,单击“共享工作簿”,然后单击“高级”选项卡。
      2. 单击“选用正在保存的修订”。
      3. 单击“保存”按钮图像
    4. 若要查看自己或其他人如何解决以前的冲突,可在中查看这些信息。

      1. 在“工具”菜单上,指向“修订”,再单击“突出显示修订”。
      2. 在“时间”框中,单击“全部”。
      3. 清除“修订人”和“位置”复选框。
      4. 选中“在新工作表上显示修订”复选框,再单击“确定”。
      5. 在“冲突日志工作表”上,滚动到右边以查看“操作类型”和“操作失败”列。

        保留的修订冲突在“操作类型”列有“成功”字样。“操作失败”列中的行号用于标识记录有未保存的修订冲突信息的行,包括任何删除的数据。

    若要保存包含所有修订的工作簿的副本,请单击“解决冲突”对话框中的“取消”,再单击“文件”菜单上的“另存为”,然后为该文件键入新名称。

    注意

    • 若要查看另外还有谁打开工作簿,请单击“工具”菜单中的“共享工作簿”,再单击“编辑”选项卡。
    • 如果希望定期自动更新其他用户的更改并加以保存或不保存,请单击“工具”菜单中的“共享工作簿”,再单击“高级”选项卡,然后在“更新”下,单击所需的选项。

    关于解决共享工作簿中的修订冲突

    为何出现“解决冲突”对话框

    标注 1 Nancy 输入 12,并保存了工作簿

    标注 2 然后 Joe 输入 50,并保存了工作簿

    标注 3 Joe 得到了冲突对话框

    当两个用户同时编辑一个并试图保存影响同一个单元格的修订时,就会发生冲突。Microsoft Excel 只能在该单元格里保留一个修订。当第二个用户保存工作簿时,就会出现“解决冲突”对话框。

    哪些用户能够解决冲突      正在编辑共享工作簿的所有用户均有权决定保留和放弃哪些修订。保存修订的最后一个用户将看到“解决冲突”对话框。

    为什么一个修订能影响其他修订      例如,如果删除了一行或一列,则其他对该行或该列的修订就会受到影响。如果该行或该列已不存在,则对该行或该列的数据进行的个别修订也将不存在,因此其他的输入或编辑工作就受到影响。

    没有保留修订将发生的情况      被拒绝的修订将记录在修订跟踪日志里,其中一个记录中包括每个受到影响的额外修订。在里,被保留的其他用户的修订在“操作类型”列中已经记录为“成功”。“操作失败”列中的行号用于标识记录中有未保存的修订冲突信息的行,包括任何一个被删除的数据。

    如果要改变主意,该怎么办      可显示冲突日志工作表并查询修订信息。然后可以再次修订信息,或者,如果数据已被删除,则可从冲突日志工作表中将数据复制到原先的位置。

    将共享工作表设计为每个用户保护方式      共享工作簿前,可用“工具”菜单上,“保护”子菜单中的“保护工作表”命令授权每个用户在工作表的独立区域进行编辑。用户可接收和查看未授权区域的修订,但是只能在指定的区域做修订,这样可避免发生冲突。

    为每个用户指定一个工作区域      只有在两个用户所做的修订影响到同一个单元格时,才会发生冲突。为了使的输入更简单,Excel 允许多个用户在不产生冲突的情况下,向列表的行尾添加数据。如果用户能够避免使用他人的工作区域,那么即使不用工作表保护也不会产生冲突。

    指定一个用户线路中断器      如果某个用户经常引起冲突,则可为该用户关闭“解决冲突”对话框,以便进行修订。

    转自office help online

  • posted @ 2007-12-20 13:00  艾阳君  阅读(420)  评论(0编辑  收藏  举报