使用SharePoint文档库需注意的问题

 

     虽然SharePoint的文档库，给我们带来了其他文档管理做不到的功能，如文档的版本管理，文档模板管理，文档的签入、迁出，与Office的集成等功能，但我们在使用SharePoint搭建站点的时候，并不是文档库就适合我们所有的文档存储的情况，在使用文档库作为文档管理区的时候，有以下的地方时需要注意： 

1.     文档的创建

文档的创建方式，通常有2种：

a.     通过文档库中模板创建

会出现对话框进行密码输入

b.    通过上传的方式、创建文档

在SharePoint中文件的创建必须通过先上传文档，在填写文档属性信息。在有的环境下面，上传文档完成之后，不会出现文档属性页面，需要进行再次编辑文档，进行属性编辑。有时候可以使用List附件进行文档的存储。

2.     文档的打开

文档在打开过程通常有2种，一种是通过Word打开，一种中通过Web页面打开。

a.     Word页面打开

常见问题：打开时会提示再次输入密码，打开会出现“文档会危害您的计算机”这样的问题

b.    Web 页面打开

通过设置SharePoint 文档库，在浏览器中打开属性后，word好像不管用。Infopath是没有问题的。如果要设置Word在浏览器中打开，要在资源管理器中，进行相应的设置。

找到Doc文件类型，点击“高级”，进行设置，选择在同一窗口预览

通过Web页面打开后，会出现点击浏览器中“后退”按钮，无法回到以前页面的情况。出现问题的环境主要是在Office 2003上面。

 

二者的打开方式，均有可能出现，打开一次之后，再次打开，会提示无法找到此网页。

环境：Windows XP

解决方式：清除临时文件夹，但是不能解决根本问题。

 

3.     Word更新

如果在不使用文档库中的版本管理的基础上，进行Word更新，就必须保持原有Word的文件名，进行上传覆盖。如果不是同一文件名，就只能删除之后，重新上传，并填写相应的文档信息。

4.     文档库中内容，文件名

在一般情况下，文件名都不是一个很标准的文件名称，里面一般都会带有一些日期，或者版本信息等标识。但是上传到文档库中后，对应的链接就是文件名，所以这个时候，用户一般都很不舒服，链接不是一个标准的文件名。

解决方法：通过工具，创建一个字段显示文件的真实的文件名，并给予文档的链接