SharePoint 2010 托管元数据批量操作小工具
在介绍工具之前, 先来了解下什么是SharePoint的托管元数据 (Managed Metadata).
Microsoft的官方定义: 托管元数据是一个集中管理的术语的分层集合, 你可以定义这些术语, 然后在整个站点集, 甚至是整个服务场中共享使用这些术语.
托管元数据的优点:
这是SharePoint 2010 的新特性, 它有哪些优点呢? 我们来了解一下.
- 保持数据的一致性. 比如一些企业使用的关键字, 你不需要在每个站点都去定义一次, 你只需要在站点集定义, 就可以在本站点集下所有的子站点共享. .
- 搜索, 由于数据保持了一致性, 简单的搜索可搜索到更多的数据.
- 动态: SharePoint 列表中使用的下拉列表, 比如公司的部门, 公司成立之初可能只有财务,招聘,销售部门, 公司慢慢壮大后, 又陆续增加了员工关怀部门,IT部门等,如果你使用了托管元数据,你并不需要去更改每个SharePoint 列表中下来列表的数据, 只需要更改托管元数据, 所有使用到它的地方都会自动更改.
使用:
我们先来看看最普通的添加托管元数据的方法.
首先必须在SharePoint 服务场的管理中心设置使用托管元数据的使用权限.
SharePoint 2010 Central Administration -> Application Management -> Manage Service Applications -> Managed Metadata Service
设置了使用权限后就可以管理托管元数据了.
SharePoint 站点 Site Actions -> Site Settings -> Term Store Management.
添加元数据
由于托管元数据是个分层次的数据集合, 这样便于管理, 先创建一个"组" (组的概念就相当于分类). 右键单击"Managed Metadata Service" ->创建组 -> 右键创建元数据 (可以创建任意多的层次).
删除元数据: 删除遵循原则,必须从最底层删除, 如果一个数据有子节点,就不能被删除.
这时问题就来了. 如果一个公司非常大, 那么这个企业的元数据可能很多, 如果一个个去创建数据将是非常巨大的工作. 是否可以进行批量操作呢?
答案是肯定的, 如果你不是第一个遇到这种问题的人, 那么请搜索是否前辈们已经有了解决方案. 下面我们就来看看Victor (SharePoint 专家) 用Excel 宏自动生成可以自动导入的数据格式. 这样就可以批量导入了.
先来看看一个简单实例, 然后介绍如何使用它.
我们创建一个Region组, 包含了多个Region, 比如欧洲(emea), 亚洲(Asia), 每一个区域包含很多国家, 比如USA, Germany, China, 每个国家包含多个城市.这个是个3层的元数据集合.
完成数据的输入之后, 只需要单击 "Create Term Store File", 就会自动生成一个Txt文件. 然后就可以导入这个Txt 文件了.
这样就节省了大量的时间.
