个人知识管理怎样做才能更快看到效果？

 

题记：
个人知识管理是“文件管理”、“资料管理”的升级阶段。

 个人知识管理软件区别于TC等文件管理软件的主要特征有：

1、辅助收集信息功能：能方便收集来自互联网的信息、能方便整合已有的文档

2、强大的知识关联方法：提供多维分类、标签、关键字关联、多文件关联、统计关联、日期关联、知识地图等知识关联方法

3、辅助学习功能：将“别人的知识”变成“你的知识”，不然要叫“别人的知识管理”，而不是“个人知识管理”了

********如果你要着手开始真正的“个人知识管理”，建议好好阅读下文*********************

   DIKW体系是个人知识管理的核心思想，不明白DIKW、知识、个人知识、个人知识管理、个人知识管理软件工具等概念，是很难从“个人知识管理”的过程中快速收益的。

   比个人知识管理更重要的是“搜索引擎的使用能力”和“思维导图”，所以上述的概念不会在此重述。关于“搜商”、“思维导图”和个人知识管理的关系，可以参考此文：提高个人竞争力的三件法宝

   通过Google或百度等找到上述的“资料”后，还只是浪费了搜索资料的时间；将这些资料转化为“你的”知识才是重点，知识的积累过程，才能增长“你的”智慧。这样，除了天赋之外，加上后天的智慧，你才有可能“创新”，而不是机械式地解决问题。

  能否创造性地解决问题？更轻松地解决问题？甚至在问题发生前发现它、避免问题产生？就需要阅读大量相关的资料。有了互联网，现在获取大量的资料，已经不是难事。难的是：

  1、在什么时候收集什么样的资料？
  2、如何快速收集和管理所收集的资料？
  3、资料如何变成“你的”知识？

第一个问题：在什么时候收集什么样的资料？

  对学生来讲，收集那些有助于考试及格的资料为第一要务；对于职场人士来讲，则应从“生涯规划”和当前的工作需要的角度来考虑此问题。具体可以看：《向特定领域的专家精进》一文。
  在市场经济中分工越来越细，在特定领域的长期深入，越有助于更快取得成绩。就应该收集这方面的资料。
  另一方面，随着学习的深入，认知的变化，收集什么样的资料，也会不断发生变化；但应保持大方向不变；除非改变了方向。

 

第二个问题：如何快速收集和管理所收集的资料？

  1、要考虑如何保存资料的问题？

   不同保存资料的方式，决定了资料如何利用的问题，也基本上决定的收集方法。
市场上多数的软件以“网页格式”保存资料的为多，优点是通用性以高，不依赖于特定软件，即可打开阅读等。而以“Word格式”保存，会依赖于Word软件，优点是编辑功能强大，编辑效率高；在没有专业的辅助工具下，将网页保存为Word文档还是比较麻烦。

  2、要考虑选用什么辅助软件工具？
 
  对于保存为“网页格式”方面，网文快捕、网博士、PKM2等均很优秀；对于保存为“Word格式”方面，针式PKM很不错。有了这些软件工具的辅助，可以只关注资料本身，节约大量复制粘贴、文件名、保存文件夹选择等操作的时间浪费。
 
  3、如何归类？

  及时将资料按某一个主题归类关联，这样以后要用的时候就能方便获取相关的资料。
  归类的方法很多，常见的有“多维分类”、标签、关键字关联、多文件关联、统计关联、日期关联、知识地图等。这些方法，和具体的知识管理工具相关，就不一一介绍。

   a  “多维分类”：即一个文档可以在多个分类中找到它，而它只保存一份。这样做的主要目的是，有多种方法可以找到此文档；达到此路不能，还有其它路走等。针式PKM支持上述除“知识地图”外的所有关联方法，WIZ主要支持了单一分类、标签等关联方法。

  b.“多文件关联”：即多个文件放在一个界面，可以快速切换阅读。如下图:

  

   希望更多的个人知识管理软件，创新出更多的知识关联方法；更需要用户理解各个归类方法、和当前所使用的软件工具支持的方法和具体如何操作，才能真正发挥出软件工具的用途。

第三个问题：资料如何变成“你的”知识？

   1、第一步：整理

    对于零乱无序、自己不了解的文档的管理，是“管理资料”；这些资料很难被自己快速获取使用，较难看到学习效果。

    所以，收集完资料后的第一个步骤就是“再次阅读”，删除对自己无用的内容、格式化为适合自己阅读的格式、归类到适当的分类；

    第二个步骤是“细读”，进行重点标注、写总结；对于结构化不好的文章，进行结构化(即内容的章节化归化)。这样，对此文章的价值就有些底了，对于感觉价值不大的，可以立即删除等，记住了一些相关的关键字。这样，基本于已经让自己前进到“知识管理”阶段了；看到标题就大概知道此文档有哪些内容，能用关键字等再次快速定位它。

   记住! 当你收集的资料，不会在一、两天内再次阅读，请不要收集。说明它对你没有大多的价值；就不要浪费这个收集的时间了。
   记住! 一篇有价值的文章，总是有几个有用的关键字，总是能解决自己可能遇到的问题。否则，请删除它，不要浪费你看到它影响你的注意力产生的时间。

  2、第二步：学习

   最简单的学习方法是：反复阅读，再进一点是使用“遗忘曲线”，再好一些使用“问答学习”。

   a. 反复阅读基本不需要工具辅助，但针式PKM提供的“阅读次数”、“最近阅读日期”、“阅读日期视图”，有助于更好的管理阅读。
   b. 遗忘曲线是对盲目地反复阅读的改进，有规律地去阅读某一篇文章。针式PKM在“统计视图”直接提供“遗忘曲线”支持
   c. 问答学习，即将自己认为要掌握的重点内容，以问答的方式来归纳；通过软件的辅助，来克服自己学习的懒性，使学习更有目标性和更容易看出效果。学习辅助方面，针式PKM在同类中，是做得较有前瞻性，但功能还是比较粗糙；会朝这个大方向前进。更希望国内的同类软件，也朝这个大方向来做，让大家更容易从“个人知识管理”中看到好处和受益。

 

   从上述不难看出，个人知识管理离不开适当的软件工具辅助才能减少浪费时间和更快见到效果。针式PKM、PKM2、Wiz、网文快捕、网博士等简体中文类软件，在这些方面做了不少的尝试。目前，针式PKM已经实现了上述的大部分功能，未来针式PKM将继续朝“个人知识管理平台，管理所有类型文档”的大方向前进，帮助用户方便将不同类型的文档通过软件的辅助学习来转化为“个人知识”等。