从文件管理思想到知识管理思想的转变

 

先来看四个词：文件管理、资料管理、信息管理、知识管理。
多数人对前三个词熟悉，对最后一个词“知识管理”基本没有印象。

再来看另外四个词：数据、信息、知识和智慧，
说到这些词，田老师的“什么是数据、信息和知识？从一个例子说起”值得一看。

 

   如果你只知道“文件管理、资料管理、信息管理”，说明你的认识还主要停留在“数据、信息”阶段。

因为“数据、信息”每个人得到的可能都是一样的，经过“人的加工”即你的加工的输出，即“知识、智慧”是不完全一样的。对“数据、信息”进行加工，如何加工，和自己的经验、学习研究的领域而使侧重点、角度等不同。

 

   可见，文件管理和知识管理是两个很不一样，但又紧密联系在一起的。简单说，对你而言，文件管理是“数据、信息”的输入和“输出”，而知识管理是中间的加工环节，当然加工输出的不仅仅是文件，更重要的是也变成“你的知识、智慧”。

   因此，我说“TC”不适合用来进行“个人知识管理”，TC更多的是一个文件管理的扩展；如果你偏要用它来作“个人知识管理”用途，那么文件多到3000多个时会感觉很累、无形中浪费很多时间，摆脱不了“为文件如何命名”“文件该放哪”的烦恼。

    当然，一些早期进行一些“个人知识管理”实践的先行者，因为那时只有“文件管理工具”而没有专业工具作选择养成的习惯，而产生了很大的固执，无法摆脱“文件管理思想”，很难前进到“知识管理思想”。

   那文件管理思想到知识管理思想有哪些区别呢？

   主要有下述这些区别：

      1、文件管理思想不对“文件的打开”进行跟踪记录，
          知识管理思想将“文件的打开”记作一次“阅读”，是一种学习行为。
          知识管理思想将“学习”作为一个重点来管理。

      2、文件管理思想对“文件间的关系”仅用文件夹来组织，
          知识管理思想不但通过文件夹(分类)，更进一步通过知识点，即将相关主题的文件组织在一起以及多维分类、穿透显示等方法。

       3、文件管理思想认为“文件夹层次”和“搜索”两个视图已经够用，
         而知识管理思想认为“快速搜索”是核心，包括对文件夹的快速搜索定位，对文件全文的搜索、对标题的瞬间搜索等；但有时“年月日的层次”、标签、统计等视图，提供更多查找“知识”的方法，更为有效。认为一层层展开文件夹效率是很低的。

         4、文件管理思想对“信息收集、整理学习应用”使用的工具是分散的，
           而知识管理思想会从“流程化的整体角度”，提供专门的工具来辅助“信息收集、整理学习应用”，使个人将更多的时间用来“学习”

 

      综上所述，个人认为，从文件管理思想到知识管理思想的转变，关键是从用“Windows资源管理器”到用专业个人知识管理软件的转变过程的；个人知识管理软件是否专业，对这个转变的影响巨大。

      提倡从文件管理思想到知识管理思想的转变，因为这个转变，会加速“个人自学的能力”形成，会让“个人知识体系”更快得到系统化，并在实践中更方便进行完善，更有目的的补充专注领域的知识。最后实现个人竞争力的提升，而这个提升因为有了专业的工具而变得更轻松。

 

后记：

 写此文是因为收到一封邮件，内容如下：

“先生好：

好久以来，都为资料的管理烦恼。幸好最近有朋友推荐先生开发的这款软件(针式PKM)，我下载了，适用了一个周了，很好。有几点建议，请参考：
1、界面：微软界面，大家都已经很熟悉了，很多功能也都基本上被定义了，大家基本上约定俗成了。建议先生可以直接模仿。有一例可以供先生参考，据说现在的标准键盘其实当初是为了降低打字的速度而设计的，索尼以强大的联盟和资源投入，推行新键盘，结果还是失败了。
2、动员用户的力量，先生肯定为开发这个软件竭尽全力了，但是，客户需求千差万别，怎样能定义出哪些是基本需求，以提升软件的普适性呢？建议先生可以参考魅族当初切入手机的模式，开放论坛，请用户提需求，这样很快很准。
我是一个管理咨询顾问，所以，啰嗦是职业病。不妥处请先生见谅。恭祝先生能做出一款让国人受益无穷的软件。”

   从信中可以看出，从“Windows资源管理器”到“针式PKM”，很多操作习惯发生了变化，实质上是 “文件管理思想”到“知识管理思想”的变化。
    因为很难在“Windows资源管理器”的基础上，直接提供“多维分类”、“多文件关联”等知识管理功能在两个软件间的同步，作为取舍，针式PKM只能提供另外一种操作习惯。关键是这种习惯是“知识管理习惯”，而不再是“文件管理习惯”。当你适应知识管理习惯，你就能从 “文件管理思想”转到“知识管理思想”。

   要不要从“文件管理思想”转“知识管理思想”，是个值得思考的问题。