快速成长从写一份走心的周报开始

上一篇我们唠了唠开晨会的目的,方法和实践的经验。总体上看有效的晨会对个人的成长和团队效能提升都是一个不错的实践。

今天,我们来聊聊工作周报的一些思考和实践,看为什么要写周报,如何写一份走心的周报来帮助我们快速成长。

现在大部分团队都会要求写周报来做阶段性的工作汇报和总结,但对于为什么要写周报,每个人都有自己不同的认知,例如一些常见的看法:

  • 有觉得就是leader事儿多,一周辛辛苦苦做了那么多事情,大家都知道,写周报就是浪费时间和增加工作量
  • 有觉得就是信息汇总而已,简单将一周事情按流水账给leader汇报
  • 有觉得是向leader证明工作量和工作饱和度的

结合自身工作中写周报和看周报的一些经验和思考,其实写一份真正走心的周报对于个人的成长和团队先来说都是比较有价值:

  • 对个人来说,周报是一个很好的计划、思考和复盘的工具,同时也是一个向上沟通和展示价值的渠道
  • 对于团队,周报是一个聚焦目标,同步关键要务的计划进度,发现协同等问题的渠道
  • 对于团队Leader,周报还是一个发现有高成长人才的不错渠道

为什么要写

写周报的目的,主要是从两个方面来说,一份走心的周报对个人和团队都是有利而无害的。但流水账或证明工作量的周报那就另当别论了。下面我们看一下具体到个人和团队的真正的价值:

对个人的价值

  1. 是一个很好的计划、思考和复盘的工具,工作上可以形成PDCA的闭环
  2. 是一个向上沟通和展示价值的重要方式和渠道
  3. 是一个团队内分享工作进度,问题等拉齐信息的不错的方式
  4. 是一个提出帮助,争取资源和同事协助的有效渠道
  5. 看同事和leader的周报是提升自己认知和视野的不错的方式

对团队的价值

  1. 高效沟通: 是一个聚焦目标和同步关键要务的计划,进度,可以对齐内部信息
  2. 信息透明: 是一个内部共享信息,问题和分享团队经验的渠道,可以提升团队的协同效率
  3. 价值沉淀: 是一个有效沉淀团队产出价值的方式,新人通过团队周报阅读,可以了解团队内的分工和协助模式,可以加快融入节奏
  4. 人才发现: 团队Leader可以通过成员的周报,发现那些对工作有想法,有思考的高潜质的人才

怎么写

一份走心的有价值的周报要回答好3个问题:

  1. 本周内工作取得的关键价值是什么?
  2. 本周工作中遇到了什么问题或困难,初步思考的改进方案是什么?
  3. 下周计划做什么,需要什么样的支持和协助?

个人

个人周报撰写的5个关键点如下:

  1. 不写流水账: 聚焦关键要务(3件左右事项)的价值产出,无需罗列日常事务
  2. 突出重点解决: 工作内容划重点,标明关键项目当前关键进度,用 “列表”和“标签”,字体颜色等简单排版让周报层级错落有致,重点突出。
  3. 反馈问题: 一个职场人,在工作中不可能不遇到问题,反馈问题寻求支持是一个重要的技能,但在反馈问题的时候,我们要说原因不说过程,要说问题不说责任
  4. 提供方案: 发现问题只是第一步,更进一步的是我们需要思考问题的本质是什么,并能够推进问题的解决方案的落地
  5. 寻求支持: 不能只是低头拉车,有些问题寻求团队内和leader的支持会更加高效,高效解决问题是最根本;支持的需求越具体越有效,例如:谁,什么时间,什么资源等等

Leader

Leader在撰写团队周报是需要关注3个点:

  1. 不做搬用工: 不是简单的信息汇总,需要加上自己的判断和核实确认,避免信息失真
  2. 发现共性问题: 通过团队周报,可以发现当前团队内存在共性的问题,要及时组织沟通和讨论,寻求根本性的解决方案,从而帮团队扫清障碍提升效率
  3. 目标聚焦: 通过周报,分析当前团队投入的是否聚焦到关键目标上,要及时纠偏和调整

一些实践

结合OKR

结合OKR,将个人和团队的OKR写入周报中,每周迭代和跟进OKR中的关键KR的进度,这样可以保障投入是在关键要务上的,目标聚焦会更加容易,避免工作沉入在一些事务性。

Leader必须亲撰周报

有leader偷懒,团队周报直接外包,例如让团队成员自己去汇总,或者找团队内某个同学去汇总信息。
leader的周报不能假他人之手,外包是不可取的,必须要自己亲自去整理确认,因为这是了解团队成员和团队工作的很重要的方式之一。
特别是当发现周报内容中有疑问的地方,要及时找负责人核实确认,避免信息不一致。

阅读周报

除了关注本团队内部的周报外,建议每周花一点时间,多关注一些兄弟部门团队的周报(如果有权限的话)。因为通过了解兄弟部门和团队的周报,我们可以有几个方面不错的收获:

  • 可以很好的知道整个大的团队的目标是什么,大家都在做什么,无形中提升和拓展个人的视野
  • 可以发现兄弟部门是不是有比较不错的经验和系统,我们有类似的问题和需求是不是直接使用
  • 可以发现一些不一致的信息和问题,主动拉齐或者提供帮助,建立横向团队之间的连接和信任

模板&规范

以下是我们实践中一些模板和规范:

  • 邮件标题:【工作周报】【部门名称】【姓名】【起始日期-截止日期】
  • 内容格式: 具体模板见下图
  • 发送时间: 团队根据实际约定,下级要给上级leader流出整理时间
  • 发送范围: 发送给直属leader,抄送直属leader的leader,同时抄送团队的相关邮件组

总结

写一份走心的工作周报,对于个人成长和团队发展都是很有价值的:

  • 对于个人,写周报一个不可或缺的软性技能,因为周报可以很好的做计划,总结和复盘工作,展示个人价值,为我们职业发展走上快车道普砖加瓦。
  • 对于团队,可以横向拉通信息,对齐节奏和进度,分享和沉淀经验和知识,同时还可以发现那些高潜质,工作走心认真的人才。

正确理解写周报的目的,用一颗利他负责的心,每个人都会写出有价值的周报。

及时团队不要求你写周报,个人也建议可以给自己每周写一个复盘周报。因为只有不断的复盘,我们就都在保持成长,相信时间的力量。

posted @ 2020-05-20 11:25  peida  阅读(1880)  评论(1编辑  收藏