【效能提升】在工作中,我们如何组织好一次技术会议?

背景

因为是技术博客,所以标题为“如何组织技术会议”;
其实内容不仅仅针对技术会议,也适用于普通会议。

会议前

很多同学觉得组织会议,就是到了会议时间,大家聚在一块讨论事情就完了,没有啥好关注的,其实组织好一个会议还是有许多东西需要提前做的。

  • 会议邀请
    在会议前,我们需要确定以下信息,然后发出会议邀请:
    1、会议主题
    2、参会人
    参与会议的人员有哪些。
    3、会议时间
    需要确认好参会人在这个时间是否都OK(我们一般拉个小群,@一下相关参会人,询问这个时间是否OK,并请时间不OK的同学及时反馈)
    4、会议地点
    定好会议室,确认会议室的设备(如是否有投影仪)是否完善

  • 会议议程
    我们要定好会议议程,整个会议有哪几个环节,每个环节的用时大概多久;
    这样可以是会议过程有章可循,避免讨论发散。

  • 提前准备现场
    作为会议组织人,我们应该提前到会议现场做好会前准备
    比如,我们在公司开会,作为会议组织人,我们会提前5-10分钟到场,调试好现场的设备,比如投影等,避免会议开始大家在等待你调试设备。

会议中

会议中,有几个点需要我们特别关注:

  • 讨论是否发散
    讨论的内容是否有过度发散,如有发散,我们要及时提示大家收拢一下(至于发散讨论的内容,如有需要,我们可以一下待办会后再组织讨论
    会议内容发散很容易导致会议超时,从而模糊会议焦点,导致会议内容没有讨论到位。

  • 及时记录待办项
    在会议过程中,会产生一些待办,要及时记录下来,待办除了要记录待办内容,还要记录该项待办的负责人
    另外,要及时记录下来。当会议中产生待办时,不要觉得目前只有一两条待办,自己hold得住,觉得自己心里能记住就不记录了。我们的经验是,随着会议的开展会产生越来越多待办,会后我们可能会遗漏某几条待办。所以,要及时、快速地记录待办。

实践案例:
会议现场产生待办时,我们一般习惯在白板上快速地、手写的方式记录“待办内容”及“谁跟进处理”。为什么我们用手写的?因为在实践中发现,我们的打字速度和打字正确率没有手写的高,打字速度快的同学直接在文档上记录也是不错的选择。

会议后

  • 发送待办项
    会议过程中记录的待办项,在会议将近结束的时候,利用总结时间,跟各负责人确认一下待办项,会后发送待办项给对应的负责人。

  • 会议满意度调查
    有时候,我们需要了解我们的会议做得好不好,是否需要改进优化,需要参会者的反馈。
    这时我们可以发送一个“会议满意度调查”的问卷,请参会人填写一下。

实践案例:
目前,我们的会议满意度调查设计得比较简单,只包含3个题目:
1、主观评分,0分为不满意,6分为及格,8分为良好,10为很满意,主观的评分;
2、会议中做得好的点有哪些?
3、会议中做得不够好的点有哪些?

posted @ 2021-08-16 23:56  nick_huang  阅读(143)  评论(0编辑  收藏  举报