电子文档管理规范说明

一、总叙
　　1、为了加强对全市电子文档管理系统，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《省档案管理条例》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文档归档与管理规范》等有关法律法规和规定的要求，结合某市实际，特制定本规范。
　　2、本规范适用于某市各级机关、人民团体、企事业单位及其它不同所有制形式的单位。
　　3、本规范所称的电子文档是在数字设备环境中生成，以数码形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通信网络上传输的文件。
　　4、归档电子文档应与其它门类和载体的档案集中统一管理。各单位应建立健全相应的工作制度和管理网络，并结合相应的技术措施，对电子文档的形成、收集、整理、交接、保管、利用等环节实施全过程管理与监控，确保电子文档的真实性、完整性和有效性。
　　5、在电子文档的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文档的形成、运转、整理、归档等工作一般由承办的业务部门负责，档案部门在归档时给予必要的指导和监督；电子档案的管理、鉴定、保管和开发利用等工作，一般由档案部门负责，电子文档形成部门提供必要的协助和支持。
　　6、市及辖市区档案局负责对本区域内各单位电子文档归档与管理工作进行监督和指导。

二、文件归档范围和保管期限
　　1、 凡是反映本单位公务活动、具有查考利用价值的电子文档均属归档范围。主要有字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件及其相关软件、数据及载体等。范围可参照国家、省、市有关纸质文件归档的有关规定执行，具体包括下列类型：
　　1.1、电子文档信息类型
　　1.1.1、字处理文件:指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。归档时应重点收集定稿电子文档和正式电子文档。收集时应注明存储格式、文字处理工具及其版本等，文字型电子文档以XML、RTF、TXT为通用格式。
　　1.1.1.1、电子定稿文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，应注意收集，并落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者；特别重要文件的历次草稿如有必要保存时，每一稿应以不同的标识区别。
　　1.1.1.2、正式电子文档：将修改、签发完毕的定稿电子文档正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件号注明，并注意重点收集。
　　1.1.2、图像文件：指用扫描仪、数码照相机等数字电子设备获得的静态图像文件。如果其压缩计算方法特殊则应将相关软件一起收集。扫描电子文档以JPEG、TIFF为通用格式。
　　1.1.3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，收集时应注意其对设备依赖性、易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
　　1.1.4、影像文件：指用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩方法和软件。
　　1.1.5、声音文件：指用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文档以WAV、MP3为通用格式。
　　1.1.6、多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包括上述两种以上信息形式，收集时应注意参数准确，数据完整。视频和多媒体电子文档以MPEG、AVI为通用格式。
　　1.1.7、数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。
　　1.1.8、计算机程序：指计算机使用的或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等。
　　1.2、电子文档环境类型
　　1.2.1、计算机程序：指计算机使用的商用或在某一软件平台上自主开发的系统软件和应用软件以及软件的版本等。
　　1.2.2、数据文件：指用计算机软、硬系统进行信息处理等过程形成的各类参数、管理数据等。
　　1.3、电子文档载体类型

　　主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型
　　2.2、归档电子文档的保管期限参照国家、省、市关于纸质文件材料保管期限的有关规定执行。
三、文件归档的时间和要求
　　1、电子文档的归档可分两步进行，逻辑归档应实时进行，物理归档应按照纸质文件的归档要求定期完成。
　　1.1、电子文档的逻辑归档：指在计算机网络上进行的，将电子文档的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中，不改变原存储方式和位置而实现的电子文档向档案室移交的过程。
　　1.2、电子文档的物理归档：指把计算机及其网络中的电子文档集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。
　　2、各单位的电子文档应坚持随时生成随时存储的原则。运用电子计算机进行公文处理、行政管理，包括实行无纸化办公的单位，电子文档形成部门应随时进行逻辑归档，并将应归档的电子文档定期脱机存储到光盘或磁盘等载体上，同时应制作纸质版本与电子文档一并归档，实行双套存档；只有纸质形式的重要的归档材料也要由形成部门转换成电子文档，以便于计算机全文检索。电子文档目录、相关软件、其它说明也要一并归档保存。
　　3、电子文档归档与纸质文件归档同步进行。各单位档案部门与业务部门一起制定电子文档归档的具体计划和措施，以确保电子文档随办随归。
　　4、归档电子文档一般应为定稿电子文档和正式电子文档，并以通用格式存储。对一些以专用文字处理软件形成的文字材料，在归档时必须转换成文本文件格式，并将除正文以外的编辑符号删除，保证文字内容与正式文件完全相同。
　　5、电子文档在归档时，必须具备标识、环境、设备类型的完整性。
　　5.1、标识的完整性是指凡属归档的电子文档，都履行了必要的确认手续,即有完整的拟稿、核稿、签发等环节的责任者的签名、盖章（或电子签名、盖章）。
　　5.2、环境的完整性是指电子文档的形成与其所使用的软件（及版本）密切相关。在归档时要特别注意收集制作电子文档所需要的非通用（专用）软件，保证电子文档归档后，能准确有效地识读。
　　5.3、电子文档的设备类型完整性是指电子文档具有非直读性，它的读识对其所使用的设备具有依赖性，因此在归档时要注意相关的设备及型号。
　　6、归档电子文档的整理与纸质归档文件的整理方法相同，应符合国家和行业有关规定要求。通常归档文件以件为单位，按“保管期限—年度—机构（问题）”或“年度—保管期限—机构（问题）”分类。
　　7、分类后的归档电子文档分别拷贝至耐久性较好的载体上（推荐采用一次写光盘），一式三套（封存保管、查阅使用、异地保存各一套）。
　　8、归档的电子文档要编制《电子文档目录》等简要的检索工具，其基本的著录项目为：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
　　9、电子文档存储介质的标识上应注明：单位、年度、存储件数、流水编号。
　　10、各单位要定期对存贮的电子文档进行检查清理，清除病毒，做到及时查漏补缺，以保证电子文档归档的齐全完整及数据的有效、可读。
　　11、电子文档稿本代码：

            M—草稿性电子文档；

            U—非正式电子文档；

            F—正式电子文档；

     电子文档类别代码：T—文本文件；I—图像文件，G—图形文件，V—影像文件，A—声音文件，O—超媒体链接文件，P—程序文件，D—数据文件。
四、文件移交与保管
　　1、电子文档归档移交时，业务部门与档案部门应对归档的每套载体的技术环境进行有无划痕，是否清洁、有无病毒，是否真实、完整、有效，登记、说明是否齐全等检查，以确保电子文档移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致。对于移交不合格的电子文档，档案部门应将其退回形成部门重新制作。
　　2、对于移交检验合格的电子文档，档案部门与形成部门办理交接手续一式两份，交接双方签字后各执一份。
　　3、电子文档的移交与纸质文件同期进行；撤并单位的电子文档应按规定向接管单位或综合档案馆移交。
　　4、归档电子文档要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档的电子文档载体应按顺序直立排放，温度控制在17-20℃，相对湿度控制在35-45%。
　　5、归档电子文档的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文档的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文档的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保管期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
　　6、对磁性载体每满两年、光盘每满4年进行一次机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题及时采取恢复措施。同时，对磁性载体上归档的电子文档，应每4年转存一次。原载体同时保留的时间不少于4年。
五、文件利用和销毁
　　1、各单位要建立归档电子文档的查阅制度，并严格执行查阅审批手续。
　　2、归档的电子文档要按照有关规定及时降密解密；各辖区档案馆应按期划控并及时向社会开放。
　　3、归档文件提供利用必须使用拷贝件，其封存载体不应外借。未经批准任何单位和个人不得擅自复制电子文档。
　　4、采用联网的方式提供利用时，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文档的设备上加装防火墙等安全保密措施。
　　5、对保管期满的电子文档，应按相关规定进行鉴定，按程序报批后进行销毁，同时编制销毁清册。
六、 数据统计
　　1、档案部门应按年度对归档的电子文档的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
七、 其它
　　1、本规范由某市档案局负责解释。
　　2、本规范未尽事宜按相关规定执行。
　　3、本规范从公布之日起执行。