Dynamics 365中的导出至Excel，批量编辑，导入权限及限制导出至Excel

我是微软Dynamics 365 & Power Platform方面的工程师罗勇，也是2015年7月到2018年6月连续三年Dynamics CRM/Business Solutions方面的微软最有价值专家(Microsoft MVP)，欢迎关注我的微信公众号 MSFTDynamics365erLuoYong ，回复415或者20200609可方便获取本文，同时可以在第一间得到我发布的最新博文信息，follow me!

前面的博文 探索Dynamics 365 用户能够登录使用的最小权限需求 提到了权限，提到了导出权限，今天我做一些验证，主要涉及到导出、批量编辑和导入。

首先我给用户只授予了 min priv apps use 这个角色(这个角色来自Common Data Service minimum privilege security role)的复制角色 mini priv with export ，并将 ThomasLuoDemoApp 这个Model-Driven App授予了 mini priv with export 角色，当然这里面显示的实体中，至少要授予一个实体的读取权限给这个用户，否则该用户登录后会报错。

用户要能导出数据到Excel，需要他拥有的某个角色具有 【Export to Excel】这个Privacy Related Privilege，该权限在Business Management这个Tab下，如下图所示。

 

 如果点击记录报如下错误的话：

"code":"0x80040220","message":"Principal user (Id=63e7ad9d-f397-ea11-a811-000d3a80ccec, type=8, roleCount=1, privilegeCount=84, accessMode=0), is missing prvReadRoutingRule privilege (Id=151d85cf-dc0f-441c-9b81-8e413964138f) on OTC=8181 for entity 'routingrule'. context.Caller=63e7ad9d-f397-ea11-a811-000d3a80ccec"

授予该角色对Routing Rule Set的读权限。

 

 然后打开任何一个列表就可以看到导出Excel相关的命令如下：

 

 

第一个菜单项目 Open in Excel Online只有Online版本的Dynamics 365/Power Apps才有，可以使用类似Excel的进行数据编辑，保存时候会报权限错误，这个权限涉及到导入，后面会讲。

 

第二个 Static Workheet，是导出当前视图的所有记录，当然最多导出组织参数 maxrecordsforexporttoexcel 指定的记录数，如果没有做更改，这个值是10万条，可以更改。

第三个Static Workheet (Page Only) 是导出当前视图的当前页的记录，当然了，一页记录最多250行记录，这个可以自行设置，没有设置默认是50行。

第四个Dynamic Workheet，是导出动态Excel数据，也就是可以刷新获取到Dynamics 365/Power Apps中的最新数据，截图示例如下：

 

 第五个Dynamic PivotTable，将会生成Pivot Table。

 

 如果用户要能批量编辑的话，除了对批量编辑的实体有Write权限外，需要授予如下权限(Business Management下面的Bulk Edit权限)：

 

如果需要导入功能呢？从定制该命令按钮的Enable Rule来看，如果需要显示【Import from Excel】按钮，需要对Import实体(显示名称为Data Import)具有个人或者更高级别的 Create, Write, Delete, Read 权限，对importmap 实体(显示名称为Data Map)的实体具有个人或者更高级别Read，Create 和 AppendTo权限，如下图所示：

 

 但是实际导入的时候还会报错，我这里添加了如下权限后就不报错了，也可以导入成功了。也就是Data Import, Data Map, Import Source File三个实体都给最小级别的各种权限。

 

 但是还有个问题，无法看到导入进度和结果，如果要看的话，需要授予对Custom Entities 下面的 SettingsSiteMap这个实体 (逻辑名称msdynsm_sesttingssitemap)的读权就可以了。

这个需要那个权限，具体通过后面的步骤看，有的不需要特别授予权限的，具体情况具体分析。

 

 这个可以通过XrmToolBox中的 SiteMap Editor这个工具来查看到需要什么权限才能看到这个SubArea。

 

 这样用户就可以通过Advanced Setting > Settings > Data Management > Imports来查看导入进度和结果了。

 

如果要能在这个界面导入，还需要授予这些实体的读权限，如下图： 

 

 

常见的一个需求就是限制导出，因为导出权限给了用户，那么对几乎所有可见的数据都可以导出，有时候希望限制某些实体不能导出。

如果一个一个去定制实体的命令栏按钮太慢，可以定制下Application Ribbon，这个相当于定制命令栏模版，可以应用到所有的实体。

新建一个解决方案，将 Application Ribbons 添加进来。

 

编辑下Home的EXPORT TO EXCEL按钮，右击选择 【Customize Button】，这个步骤要做，否则后面步骤会没有效果。

 

 然后还是同样的位置，点击下【Customize Command】,然后为Id为Mscrm.ExportToExcel 的命令添加一个Enable Rule，这个Enable Rule中添加一个Custom Rule，设置如下：

 

这个Custom Rule的代码就自己写，传递的Crm Prameter就是当前实体的逻辑名称，我这里使用的代码如下，可以看到我不对系统管理员角色用户作限制，其余我可以做额外条件，比如某些角色的用户只能导出部分实体记录。

"use strict";
var LuoYong = window.LuoYong || {};
LuoYong.Common = LuoYong.Common || {};
(function () {
    this.Export2ExcelEnableRule = function (SelectedEntityTypeName) {
        var returnVal = false;
        var currentRoles = Xrm.Utility.getGlobalContext().userSettings.roles;
        currentRoles.forEach(function (currentRole) {
            if ("system administrator" === currentRole.name.toLowerCase()) {
                returnVal = true;
            }
        });
        if (SelectedEntityTypeName === "contact") {
            returnVal = true;
        }
        return returnVal;
    }
}).call(LuoYong.Common);

 

发布后会看到大部分实体的列表界面的【Export to Excel】按钮消失了，而且实体高级查找结果界面的Export按钮也禁用了，子网格上的导出按钮会被隐藏。

 

你可能还有问题，如果一个实体我要允许导出，部分字段不允许导出呢？这个定制可以参考我的博文：定制Dynamics CRM标准导出功能：不能导出指定列的值 。

还可以启用Audit 和Activity Logging (请参考 Common Data Service and model-driven apps activity logging )，然后在 https://protection.office.com/unifiedauditlog 进行搜索用户的导出记录。