门户解决方案使 Microsoft 虚拟团队得以实施

发布日期： 2004年05月14日

技术案例研究

为了解决整个公司的协作需求，运营和技术部门（OTG）部署了Microsoft Windows SharePoint Services 和 Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 来交付一个高度可伸缩的协作解决方案。Windows SharePoint Services 是一个用来创建能够实现包括版本历史、访问控制、签入签出功能在内的信息共享和文档协作的站点引擎。SharePoint Portal Server 2003 是一种可伸缩的门户服务器，将业务流程中的所有个人、团队和知识连接在一起。

背景

经过重组，OTG 创建了一个跨越 2 个国家的 4 个地区的虚拟团队，它们均拥有不同的信息体系结构，并且使用各不相同的网络和门户。团队成员必须在不同的时区、语言、文化和运营方法中假设一座桥梁。他们需要突破障碍找出一种有效的方法来进行合作。

解决方案

Microsoft Business Framework 团队选择了 OTG 管理的协作解决方案，通过组织新的 Windows SharePoint Services 团队站点来创建门户。

产品和技术

•	Microsoft Windows SharePoint Services (团队站点)
•	Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 (门户)
•	Microsoft Windows Server 2003 with Internet Information Services 6.0
•	Microsoft SQL Server 2000
•	Microsoft Internet Explorer 6.0

收益

•	SharePoint Portal Server 2003 门户将团队成员和当前信息组织到一个通用的用户界面中。
•	能够限定范围的搜索和存在功能消除了查找人员和信息时的物理障碍。
•	异步通信克服了因时区不同造成的交流障碍。
•	维护门户站点仅需要行政管理才能，而不是网站管理技巧。
•	轻松使用 —— 用户可以轻松发布内容。
•	通过中心门户降低了整体 IT 成本。

本案例可供企业的商务决策者、技术决策者、熟悉网站基础设施、网站门户与协作技术的 IT 专业人士进行参考。

本页内容

	背景
	技术解决方案
	收益总结

背景

Microsoft 通过重组，创建了一个虚拟团队并需要开发新的 Microsoft 产品。该团队跨越了 4 个参与产品开发的地区。团队成员来自位于华盛顿州 Redmond 的 Microsoft 总部，丹麦哥本哈根的 Navision 子公司，北达科他州法戈的 Great Plains 子公司，以及新收购的位于俄亥俄州芬德利的所罗门软件公司。

重组期间， Microsoft 总部的办公室共有70名Microsoft Business Framework团队成员。Great Plains 从法戈提供了 167 名团队成员，从芬德利提供了 43 名成员。Navision 在其哥本哈根总部共有165 名 Microsoft Business Framework 团队成员。公司规模不一，而且文化氛围不同是团队面临的新挑战。团队使用各种各样的电子邮件，文件共享以及信息体系结构和门户。

商业挑战

除了在时区、语言、商业结构上的变更之外，各地的商业侧重点各不相同。在重组之前，各地区团队的内部网站点的数量与结构各不相同，而且通信与协作方式也多种多样。被一个地区团队成员认为过时和不合逻辑的内容可能在另一个地区被视为非常有价值。信息存储与恢复的方式也不同。重组的目的便是在这些工作流程迥异的地区团队之间创建一个虚拟团队。

SharePoint Portal Server 是我们产品发布的粘合剂，它通过对本地内容进行控制，实现重要信息的全局访问。

Carol Leiby
发布项目经理
Microsoft 公司

团队问题

团队对于协作解决方案拥有各式各样的需求，并且由此带来了以下问题：

•	信息和文档位于多个位置。每个地区使用的不同协作机制为团队造成了混乱
•	缺少版本历史记录。成员希望控制文档的访问，保持版本的历史记录和使用能增强团队协作的签入签出特性。
•	不能搜索小组文档。团队成员不能通过团队站点搜索相关组和项目的内容。
•	有限的 IT 资源。团队想要一个门户解决方案却没有网页开发员负责这一费劲的事。此外，团队希望将精力集中在软件产品上而不是将高技术人员放在更新门户，维护硬件、软件、备份团队站点和门户的服务上。
•	低效率的硬件设施。团队希望无需购买硬件即可应付日益增长的存储需求和取代现有的陈旧硬件。

因此，团队需要获得一种协作方法来解决不同地区、不同文化和不同工作流程所带来的问题。有效共享信息，搜索服务和文档历史方面的不足要求在不耗费宝贵 IT 资源的前提得到解决。

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技术解决方案

Microsoft Business Framework 团队的解决方案是创建一个有效的协作机制。OTG 提供一个中心门户，作为整个 Microsoft 公司部署 SharePoint Portal Server 2003 和 Windows SharePoint Services 的一部分。SharePoint Portal Server 通过扩展 Windows SharePoint Services 的功能，使端到端的协作更容易，使其能够对人员、团队以及信息加以汇集、组织和搜索。

解决方案通过下列方法解决了商业需求：

•	一致的协作平台。为了解决地区间在流程和存储平台上存在的差异，OTG 解决方案使用 Windows SharePoint Services 提供文档管理功能，例如文档访问、版本历史、签入/签出等。用户通过 Microsoft Office 创建内容，使用 Microsoft Internet Explorer 进行浏览，这意味着信息工作者可以继续使用熟悉的工具。SharePoint Portal Server 2003 为团队成员通过一个单一的位置访问信息和文档提供了必需的门户。所有 Microsoft Business Framework 的团队成员（包括Windows 安全组）都确保在相关的团队站点中拥有“投稿人”权限，在门户上则拥有“读者”权限。因此，信息工作者不必再请求特别的权限就可以更新站点内容。负责门户的两个人则被赋予“管理员”权限。Windows 身份验证控制了团队站点和门户的所有访问。
•	限定范围的搜索。为了减少无关搜索结果的数量，SharePoint Portal Server 2003 可以自动收集元数据。自动化的元数据收集方式取代了过去在 OTG 搜索中使用的手动数据收集方式。搜索选项包括在企业范围内搜索、区域搜索、部门搜索以及全文搜索。
•	创建门户更加轻松。 SharePoint Portal Server 2003 可以通过站点模板和 Web Parts 快速创建和修改站点。在建站过程中无需特别的建站技巧。
•	最大限度减少 IT 员工的数量。OTG 提供了精通技术的 IT 员工为团队站点和门户维护硬件，以及安装和维护软件。
•	最小的硬件成本 OTG 将团队内容迁移到有 Storage Area Network (SAN) 的服务器场中并负责保持硬件最新。
•	集中提供支持。 OTG 使用实施了负载平衡的前端服务器来保持高可用性，通过提供硬件，管理容量，安装服务包，全面监视操作系统和 SQL Server，以及执行数据备份与恢复，为协作解决方案提供支持。OTG 为所有 OTG 托管的用户提供了一个中心帮助台。

服务体系结构

由于 OTG 提供了一个托管解决方案，因此 Microsoft Business Framework 门户与企业中其它门户之间的关系作为门户创建过程的一部分被建立。Microsoft Business Framework 整合了相关团队站点，可以进行搜索和浏览。

OTG 部门门户

使用 SharePoint Portal Server 2003 创建的门户通过其提供的小组存在可以轻松进行创建和管理。OTG 提供了一个位置，重点突出了来自部门内各个团队的内容并对内容加以组织，同时为相关的团队站点提供了一个组织结构，使用户搜索其他相关团队提供的内容。所有的门户都使用英文模板，因为这是 OTG 协作平台提供的唯一选择。

图1显示了OTG 服务体系结构以及中心门户、部门门户和小组门户之间的关系。图中也显示了 SharePoint Portal Server 2003 门户与内容之间的关系，这些内容储存在相关的 Windows SharePoint Services 团队站点中。共享的服务器场包含了可以在企业的所有站点和门户上使用的服务。团队站点和门户群为单一的站点和门户提供了基础设施和存储空间。

Microsoft Business Framework 门户属于门户群组。门户和团队站点消耗共享服务且包含在企业搜索、区域搜索和站点内容索引中。

图 1：OTG 服务体系结构

共享服务

共享服务根据如下所示的内容类型之间的关系，在地区内部以及地区之间提供：

•	在一个地区中，门户从其父门户（最终是从中心门户中）消耗服务。门户中的层次定义了搜索的范围并确保内容被编入索引，可在地区中进行搜索。
•	在地区的服务器场中，每一个团队站点都与一个门户相连。
•	地区性的共享服务与位于美国的中央共享服务场的关联提供了全球共享服务。
•	OTG 选择实现共享服务来改进企业用户开展协作，管理文档以及搜索内容的能力，并且通过更复杂的产品为小组和部门应用程序提供框架。

服务器体系结构

•

基础结构。 OTG 建立的基础结构具有高容量，可伸缩和群集化的特点。OTG 服务器体系结构由前端的负载平衡服务器、搜索和索引服务器和后端的 SQL Server 2000 群集构成。正如图 2 表示的一样，Microsoft Business Framework 门户通信由 SharePoint Portal Server 2003 前端 1 和 SharePoint Portal Server 2003 前端 2来处理。

•

“集线器”式的体系结构。 “集线器”由每个地区数据中心的共享服务、团队和服务器场组成。OTG 对 Redmond 数据中心进行了配置，那里的中心“集线器”和美国地区“集线器”是有三个节点的 SQL Server 2000 活动/活动、被动群集。他们使用 SAN 企业虚拟阵列提供共享存储。Microsoft Business Framework 门户与美国地区的集线器相关联。在这种体系结构下，位于哥本哈根的团队站点可以驻留于都柏林的数据中心，但是却与 Redmond 数据中心相关联。

图2显示了位于 Redmond 数据中心的中心集线器与美国地区集线器的体系结构。

Figure 2: OTG Hardware Architecture for the Redmond Datacenter

图 2：OTG 硬件体系结构 Redmond 数据中心

•	前端服务器。前端服务器处理来自 Internet Explorer 的网页请求。
•	搜索服务器。在场中的任何门户上执行的搜索均消费共享服务并向门户或某个“我的站点”发送页面请求，它们都会使用搜索服务器。
•	索引服务器。索引服务器爬网内容场中的所有内容，以及门户站点目录中的所有内容。索引服务器每天对搜索服务器进行复制以更新可用于搜索的信息。
•	后端 SQL Server 2000。 SQL Server 2000 主要用来存储平台内容和对数据库进行配置。

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收益总结

Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 和中心门户允许 Microsoft Business Framework 团队专注于对门户和站点的设计管理而不是维护服务器和处理硬件问题。虚拟团队的工作流程是连贯的，而且可以在一个公共的平台上轻松实现信息共享。团队可以从不同的组织、机制和参考点中创建有效的虚拟团队。SharePoint Portal Server 2003 为之提供了“公分母”。

"我可以专注于我们需要的内容而不是正在使用的技术。就像我不用考虑电话所使用的技术一样，我不必去考虑内部网站点的结构。"

Jeff Cole
项目经理
Microsoft 公司

商业优势

Microsoft Business Framework 团队从 OTG 中央托管中获得的利益包括：

•	改善了用户体验。新团队实现了让内容更易于组织和搜索的目标。门户易于创建，并且为团队信息和协作所有访问提供了一个用户界面。
•	保存相关内容。收集的元数据有助于生命周期管理，并且消除了支持和存储非活动内容的需要。
•	降低硬件成本。 OTG 将内容从单台服务器转移到 Storage Area Networks (SAN) 中，从而为 Microsoft 降低了整体成本。一个 OTG 门户的平均硬件购买开支（包括 SAN 中的存储内容）是5,343美元。Microsoft Business Framework 团队一次性购买门户主机的硬件成本是 12,000 美元，因而 Microsoft 节约了6,657美元。现有的 SAN（容量为3.6TB）全部存储满后，2 个前端服务器中最多能保存 100 个门户，而每一个 OTG 门户的平均硬件购买开支约为 3,740 美元。
•	将 Microsoft Business Framework 的员工人数减少了一半。通过创建由 OTG 托管的 SharePoint Portal Server 2003 门户，节约了团队的时间，同时将全职员工(FTE) 的数量降低为原来的一半。原来负责维护 Microsoft Business Framework 独立解决方案的人员可投入到其它项目之中。
•	相关搜索结果。团队同样可以根据自动收集的元数据，执行经过高度定义的搜索。团队成员可以在整个团队、OTG 管理的站点或在特定地区（如哥本哈根或芬德利）进行搜索人员或信息。

IT 收益

OTG 提供了容量计划、高可用性、硬件支持和共享服务。除了硬件和存储成本之外，OTG 只需一次性地为配置服务器、服务和集成企业门户支付费用即可。然而，这样的投资让整个公司都能通过协作平台而受益。

Microsoft Business Framework 团队在 IT 方面期望的主要收益有：

•	创建更多门户时低廉的 IT 边际成本。 OTG 只需部署和配置一次，即可使整个公司享受协作平台的益处。
•	快速直观地创建门户。 OTG 可以在没有开发者参与的情况下随时建立门户。
•	无需新的 IT 解决方案 Microsoft Business Framework 解决方案适合托管协作平台解决方案所针对的广泛企业协作战略。

结论

Microsoft Business Framework 团队是一个地理位置极为分散的大型虚拟团队。建立在 SharePoint 产品和技术上的 OTG 中心主机为团队成员提供了开展团队工作所需的门户和团队站点。团队从中心主机和 SharePoint 平台中发现了以下益处：

•	用来组织团队协作的门户可以轻易利用 Web Part（Web 部件）轻松创建和自定义。
•	限定了范围的搜索和存在信息有助于突破物理障碍查找人员和信息。
•	共享服务，包括搜索、通知、服务对象和配置文件
•	托管容量规划。
•	具备版本历史、签入、签出的文档协作功能。
•	减少 IT 员工的数量。
•	硬件和支持成本包含在一个中央托管解决方案中

如果没有中央托管，团队将难以正常运作。Microsoft Business Framework 团队项目经理 Jeff Cole 说：“我可以专注于我们需要的内容而不是正在使用的技术。”

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