企业的知识困境

企业的知识困境

• 企业电子文档众多，管理混乱
• 员工的流动带来的企业知识流失严重
• 市场的变化和激烈的竞争，要求不断地提升员工能力
• 把企业变成一个学习性的组织，迫切需要信息系统的支持
• ……

润普知识管理系统的目标

• 有效管理企业的现有智力资产，保持企业的核心竞争力
• 建立学习平台，不断提供员工的素质，提升企业的素质
• 减少重复劳动，工作都可以在此前积累的基础上继续进行，避免员工或组织内的重复劳动
• 通过建立相关知识的联系，培养组织智商，企业具有整体思考的特性，避免思考狭隘和片面。
• 建立协同工作平台，提高工作效率

润普知识管理的主要手段

统一管理知识

集中统一管理企业的全部智力资产，建立知识之间的联系，避免由于知识分散而导致的知识流失和管理混乱现象

知识查询获取

提供方便的知识查询检索工具，让您轻松获取您需要的知识

权限控制

提供多层次的知识访问权限控制，让您在知识的共享和知识的控制之间，得到最好的平衡

知识流程管理

管理受控文档的更改审批流程

知识积累和挖掘

通过各种手段对知识评分、交流、讨论，产生积累知识，挖掘知识

建立知识门户

从特定角度，个性化的组织发布知识，建立知识联系，方便某类的信息查询。包括：专家知识门户、项目知识门户、客户服务门户、个人知识门户、知识库门户等。

润普知识管理的典型应用

受控的分类知识库管理

管理正式的或者指导性知识文档，如论文、制度、政策、说明书、规程、手册等。重在文档的流程管理，确保文档正确、一致、有效。此种知识库一般更改比较少，门户的组织，可采用知识地图、知识库新闻等形式

开放的互动知识库管理

重在知识积累和挖掘。通过评分、投票、讨论，相互启发来产生知识。这种知识库比较活跃，其门户组织，可以采用最新的知识、评分最高的知识、某个分类的知识、某个作者的知识等形式。

项目知识库管理

管理与项目相关的过程知识，重在的协同工作。他对权限设置比较高的要求，其门户组织，主要按照项目日程安排、项目新闻、项目背景、最新更新文档等方式组织。

客户服务信息门户

以客户为单位组织信息，重在提供个性化的门户，实现和客户紧密交流，提高服务质量。存放和客户及项目相关的信息，如联系人、背景、合约、项目成果、项目进度、项目新闻等。其中客户项目管理可以按照“项目知识库管理”的方式进行。

润普知识管理系统的功能特性

1. 海量文档的集中安全存储
   • 以目录结构分级存放文档。可根据客户的需求，按照项目或者文档分类两种方式，灵活组织文档库的结构
   • 为授权用户提供个人区，存放个人的知识和文档
   • 支持各种文档类型。
     • 对常用的MSOffice、PDF、RTF、OpenOffice等文档有增强的处理，可转换为HTML进行显示，并支持对内容进行中文全文检索。
     • 对jpeg、gif、png等图片，支持缩略图的预览。
   • 支持多语言
     • 使用Unicode统一语言编码进行存储和显示，能同时显示支持所有的语言，包括繁体和简体的中文。
     • 关键字、摘要等文档元数据支持多语言存储
     • 支持网站的多个语言版本，可支持近30种语言。
   • 文档库可以按文件管理系统、数据库等方式存储，支持海量数据的存储。
   • 文档可以相互参照，建立联系
   • 提供回退机制，能避免由于误操作或者恶意操作，导致系统数据的丢失。
   • 文档库自动在线备份，保证异常情况下系统的可恢复性
   • 支持图书馆管理标准 － “都柏林核心集”，对所有文档存储元数据，包括标题、摘要、关键字、作者、生效和失效时间等。
2. 文档库的查询检索
   • 支持中文全文检索，简单快速找到您需要的信息
   • 可按照作者、时间、关键字等进行高级查询
   • 可方便地从多个角度定义文档地图，通过文档地图，找到您需要的信息
3. 文档的共享和访问权限控制

   文档的权限主要可分为：

   • 浏览权, 可以以网页的形式浏览文件, 但是不能下载该文件
   • 查看权, 可以查看页面内容, 可以下载
   • 添加权，在某个目录下添加新的文档
   • 修改权, 修改文档内容的权利
   • 删除权, 删除文档
   • 审批权, 发布文档

   不同的用户角色，对不同状态的文档，可分配不同权限，有如下预定义的权限策略（可定制）:

   	私有	可见	待审	发布	公开
   匿名用户	-				查看、浏览
   认证用户	-				查看、浏览
   浏览者	-	浏览			查看、浏览
   成员	-	查看、浏览
   参与者	-	查看、浏览、添加
   所有者	评审外的所有权限
   管理员	全部权限
   评审人	-		评审	-

   一个用户可同时属于多个用户角色，用户可以成组分配权限，简化管理。

4. 受控文档的修改发布流程管理
   • 通过文档创建、更改、发布受控流程，改变文档状态，从而改变文档的权限设置.
   • 文档流程可以定制
5. 文档的版本管理
   • 能为一个文档保存多版本，记录版本的历史信息
   • 版本回退，回退到某个历史版本
   • 修改控制，避免多人同时修改同一份文档，导致的文档混乱
   • 版本“快照”功能，保证能够得到的是审批通过的版本，而不是正在修改中的版本
6. 文档库的知识挖掘、提升
   • 文档评分 ： 对所有文档进行评分，找出评分最高的文档，挖掘知识
   • 文档讨论 ： 所有文档均可进行讨论，提升知识
   • 交流沟通： 提供单独的邮件列表、即时通讯、论坛，提供更多不同的沟通渠道
7. 文档在线协同撰写
   • backtalk: 一个分章节的书籍撰写工具，支持PDF导出，适合正式的书籍撰写。
   • wiki: 一个非常方便的文档撰写工具，非常适合项目管理的中间文档的撰写。
8. 知识发布门户：
   • 最新更新：按照时间顺序，罗列最近发布的文档
   • 文档库新闻：发布文档库的新闻
   • 仪表版技术：轻松组织复杂的信息发布页面
9. 文档库的外部接口和集成
   • 使用RSS，方便的获取其他网站的信息
   • 通过RSS，发布知识库的新闻、最新更新等内容

系统非功能特性

• 网络系统安全性： 可以使用HTTPS协议的进行加密传输，保证传输的安全，避免数据被监听盗取。
• 基于web，使用普通的网络浏览器，便可完成所有的知识管理任务。同时在出差和在家等的情况下，能方便地远程访问。
• 授权用户可以直接在网页上修改网页，可以使用一种简单的文本格式（结构化文本）编写复杂的网页效果。
• 和windows的资源管理器直接集成，使用最简单的方式实现文件批量上载等操作。
• 和本地文档编辑软件集成（如office），在网站上点击文档，直接激活本地的软件进行编辑。

系统扩展性

• 以CMF（内容管理框架为基础），能方便扩展，支持企业特定的知识形式。
• 系统支持Windows、MacOS、Linux/Unix等多种平台，可满足客户的网络建设需求。
• Plone是开放源代码产品，有大量的产品可供选用（新闻、事件、文章、相册、网上商店、网络日志、地址本、邮件、项目管理等），并不断有新的产品出现，几乎可以满足企业办公及商务的所有需求。
• 我们基于Zope开发，Zope是一个值得信赖的功能强大企业级应用服务器。Zope的可扩展性（数据库访问、LDAP、WebService、WebDav、负载均衡等），保证了润普方案的可扩展性。
• 能和企业已有的用户账号管理模块集成，包括Windows、数据库、LDAP、Unix等用户管理。

润普知识管理系统的实施指导原则

1. 把客户对知识管理的具体需求，同我们对经验和技术结合，为客户定制最适合的系统。
2. 帮助企业建立乐于交流、乐于分享的开放的企业文化，创建应该良好的知识产生环境；
3. 帮助企业建立知识管理制度。在组织制度上，建立知识管理员，规范知识管理；在业绩考核制度上，增加对知识贡献和积累的考核，鼓励知识分享