小团队管理的7个方法（第4章：高效开会）

4、高效开会

4.1 明确目的

4.1.1 如何评估开会的必要性

1. 需要多人同时了解某项信息
2. 需要多人同时参与讨论
3. 需要群体决策
4. 需要统一思想

选择参会人员的5点原则

1. 相关性：每个参会人员否要和会议有关
2. 目的性：每个参会人员都应有一定的目的或目标
3. 权威性：参会的人总要有了解会议主题情况的人或专业权威人士，不能全是不了解情况的人或”外行“
4. 正向性：参会人员对会议的影响应当是正向的，是能对会议召开的过程和意义产生正面效果的
5. 决策性：参会人员中要包含能就会议讨论主题得出结论并作出决策的人

4.1.2 如何解决人不到场无法开会的情况

远程会议，网络视频/音频会议

4.1.3 如何做好会议开始前的准备工作

1. 会议目的/主题：明确会议目的要解决什么问题，或者要讨论什么问题，围绕这会议目的，确定会议主题
2. 会议时间/地点： 确定召开会议的时间和地点，这里的时间和地点安排应有额外1-2个备选
3. 会议形式/设备：选择恰当的会议形式（现场会议或远程会议），根据会议形式和主题，提前准备设备
4. 参会人员/会议流程：参会人员范围，分别通知到位，制定会议流程，流程中要包含会议纪律‘
5. 主持人/责任人：选择会议主持人，确定会议相关责任人，会议相关责任人要准备会议需要用到的资料，并在会议过程中做好会议纪要

4.2 划分类别

团队会议可以分3类：自上而下的会议、自下而上的会议、全员参与的会议

 4.2.1 如何开会自上而下的会议（说清楚重点）

信息流自上而下 

 4.2.2 如何开好自下而上的会议（把握住方向）

 把控好会议主题和进度

4.2.3 如何开好全员参与的会议

会前，确定会议召开的目的和目标，并告知所有参会人员，让参会人员清楚并提前做好准备 

会中，所有成员应共同讨论问题，共同检讨工作或共享信息

会后，要形成会议结果，可以是阶段性结果、某个问题的结论、某项行动的方案

4.3 输入输出

4.3.1 如何管控好开会的时间进程

日会：半小时以内

周会：2小时以内

月会：4小时以内

季度会：8小时以内

年度会：16小时以内

临时的全员会：8小时候以内

4.3.2 如何防止会后不了了之

会议纪要

1. 要做什么：具体任务、行动方案
2. 要怎么做：实施方法、工作步骤
3. 为什么做：讨论过程、找出原因
4. 谁来做：谁参与，谁负责
5. 何时完成：最终完成时间、阶段完成时间
6. 做到什么程度：工作目标、行动预期

 4.3.3 如何评估会议质量

会议质量评估的4个层面

1. 行为层面的评估：评估会议中要求员工改变的行为是否真正改变
2. 组织层面的评估：评估会议总体的组织情况，包括前期准备、中期把控情况、以及参会人员对会议组织的满意度
3. 认知层面的评估：评估会议中参会人员应当获取的信息是否已全部获取
4. 结果层面的评估：工作完成后，评估工作成果是否能体现在价值结果上，是否创造了价值