14.0213-刷新及更改数据源(Av801234833,P14).mp4

数据透视表数据源更新及列表应用

在右侧，我们已创建好一个数据透视表。在实际操作场景中，数据源的数据经常需要进行更新与变化。

数据源数据修改后的更新操作

比如，其中一条记录的售价输入有误，正确售价应为87.1万，我们对其进行更正。然而，在数据源中修改数据后，数据透视表并不会立刻显示更改后的内容。此时，需在“选项”标签里点击“刷新”命令，数据透视表的数据才会更新。

 

数据源添加新数据后的更新操作

刚刚这种情况是在数据源里修改数据，还有一种情况是在数据源中添加新数据。例如，在数据源底部添加新记录，添加完成后点击“刷新”，从数据透视表上方往下浏览，会发现新增的记录并未显示在数据透视表中，且数据透视表区域明显比左边数据源少一行。

这是因为新增的数据不在数据透视表原有的数据区域内，单纯点击“刷新”无济于事。此时需要点击“更改数据源”。点击后，会自动显示之前的数据区域（四周有波纹线闪动的区域），该区域未包含新增记录，所以要重新选择数据区域，将新增记录包含进来，再点击“确定”，数据透视表区域就能显示新增数据了。

由此可见，仅修改数据源数据时，点击“刷新”即可；若数据源区域发生变化或有新增行列，则需“更改数据源”。

 

 

简化数据源更新操作的方法——运用列表

但像之前那样，每次在下方新增数据后都要点“更改数据源”，操作较为繁琐。若频繁新增数据，这样的操作就很不方便。其实在数据透视表中，有方法可以实现只要在数据源中新增数据，点击“刷新”就能更新数据透视表。

实现方式有多种，第一种运用名称定义的方法较为复杂，在此不做介绍，下面讲解第二种简单方法——运用列表。

左边的数据源原本是一份普通数据表格，我们可将其转换为列表。对于“列表”这个概念，可能部分人不太清楚，列表实际上是将多行多列的数据组成一个有机的信息集合。

操作时，先将光标置于数据区，然后点击“套用表格样式”，在下方任选一种样式，比如选择绿色的“1.5”样式，此时会弹出“套用表格样式”对话框，点击“确认”，表格就转成了列表。另外，也可通过在“插入”选项中选择“插入表格”来将普通表格转成列表（由于当前数据已转成列表，此命令呈灰色不可用状态）。

 

列表的功能及优势

转成列表后，会出现“表格工具”上下文选项卡。在这个选项卡中，能对列表进行诸多实用设置。例如，点击“汇总行”，列表下方会立即出现汇总数据，无需像在普通表格中那样手动运用求和函数进行统计。点击汇总单元格后，旁边会出现下拉菜单，可选择不同的计算方式，由此可见列表是一种非常实用的工具。现在取消这个汇总行。

对于列表，若在其下方输入内容，它会自动将新增记录纳入列表。比如在下方输入“2013年3月12号”，按Tab键结束输入，这一行马上就应用了之前的列表样式，表明这一行已成为列表的一部分。补充完这条记录后，点击“刷新”，新增记录立刻就显示在数据透视表中，无需像之前那样繁琐地更改数据源。也就是说，在列表中新增数据，数据透视表会动态引用新数据，而普通表格不具备此功能。

列表样式调整及转换

不过，有些朋友不太喜欢列表，觉得列表样式过于花哨，不同的底纹颜色看着刺眼，打印还耗墨水。其实这只是表格样式问题，可在“报表样式”中选择浅色表格样式，这种样式看起来和普通表格差不多，但它依然具备列表功能。

所以在实际工作中，大家可根据自身情况选择是否应用列表功能。若不想应用列表功能，点击“转成区域”命令，就能将列表转成普通表格。