【转载】项目管理沟通在项目管理中的应用 （迟婷婷 ）

摘 要：项目管理工作涉及多个部门和多个人员，不同部门及人员间的沟通与项目管理工作的开展效果有较高的关联度。基于此， 文章将项目管理沟通在项目管理中的应用作为研究对象，对其应用的作用及不足进行分析，并给出合理应用的相关建议，以期为 项目单位开展项目管理工作提供参考。

关键词：项目管理沟通；项目管理；沟通成本 

1 项目管理沟通在项目管理中应用的作用

第一，保障决策的合理性。在项目 管理人员进行相关决策的过程中，会征 求各个部门及基层职工的意见，而各个 部门及基层职工意见的准确传达，需要 项目管理沟通的支持，为项目决策提供 多样化的参考资料，保障决策的合理性。 同时，在项目建设过程中，项目工作人 员也可以通过沟通向项目经理表达自身 的看法和意见，为项目经理进行决策提 供帮助。

第二，保障工作的协调性。项目建 设涉及多个部门和多个工作人员，良好 的项目管理沟通可以保障各部门及岗位 工作的协调性，促进项目建设工作的有 序进行。在实际的项目建设过程中，项 目管理沟通能够确保项目工作人员了解 项目经理及相关单位的需求，有针对性 地开展岗位工作，提升岗位工作的效率。

第三，营造和谐的工作氛围。良好 的项目管理沟通有助于项目工作人员良 好人际关系的构建，从而营造和谐的工 作氛围。从横向角度分析，项目工作人 员间的沟通可以使其掌握工作的进度和 相关要求，引导项目工作人员互帮互助， 有助于项目建设工作水平的提升；从纵 向角度分析，项目工作人员和项目经理 间的沟通可以使项目经理了解工作中存 在的问题和不足，为项目工作人员提供 指导，提升项目工作人员的工作热情， 保障项目工作的有序开展 [1]。
2 项目管理沟通在项目管理中应用的不足

2.1 项目管理沟通方式不合理 项目管理沟通的方式相对较多，针 对不同的沟通场合，项目管理人员需要 采用相应的项目管理沟通方式。在项目 管理工作开展过程中，项目管理人员的 管理内容相对繁杂，在开展项目管理沟 通时，时常会出现项目管理沟通方式选 择不合理的问题，影响项目管理沟通的 有效性，导致相关信息的传递出现偏差， 不利于项目建设质量及水平的提升。

2.2 项目管理沟通效果不佳 在项目管理工作开展中，项目管理 人员及工作人员大都没有掌握有效的沟 通技巧，导致项目管理工作中出现争论 或者信息传递不准确等问题，使得项目 管理沟通效果不佳，影响项目建设的正常进行。比如，在某数据仓库项目中， 项目开发人员在开展对内开张模块的设 计时，仅粗略描写了模块实现设计方案， 交由项目经理审核，项目经理审核完成 后发现开发人员的模块实现效果与其理 解的内容存在较大偏差，开发人员不得 不重新编码。这在很大程度上增加了工 作量及建设成本。由此可以看出，项目 管理沟通需要保障双方信息的一致性。

2.3 项目管理沟通不及时 在项目管理过程中，项目管理沟通 需要渗透于项目建设的全过程，确保项 目建设相关信息的有效传递，确保项目 管理人员可以实时掌握项目开展的效果 和进度，为项目管理人员决策和指导提 供参考依据。但是在实际的项目建设过 程中，有些项目经理仅在项目开始之前 进行工作指导，为项目工作人员布置岗 位工作任务，再在项目快结束时进行工 作进度审查，很容易导致项目建设中出 现质量问题，难以符合业主的要求 [2]。

3 项目管理沟通在项目管理中应用的建议

3.1 采用合理的项目管理沟通方式

在项目管理工作中，项目管理沟通 的方式有很多种，如电话、邮箱、会议 或者微信等，项目管理人员需要结合项 目建设现状和工作场景等因素，采用合 理的项目管理沟通方式，保障项目管理 沟通的有效性与及时性，发挥其在项目 管理中的作用。本节主要介绍以下三种 沟通形式，供项目管理人员选择。

首先，书面沟通方式。在项目管理 沟通中，书面沟通方式主要包括正式书 面和非正式书面两种。其中，正式书面 沟通是指通过公司声明、年度报告或者 项目报告等方式完成信息传递；非正式 书面沟通是指通过备忘录或者留言条等 方式完成信息传递。在项目管理沟通中， 书面沟通方式具有沟通内容明确的优势， 常用于项目管理的信息确认、通知及要 求传达等方面。

其次，口头沟通方式。在项目管理 沟通中，口头沟通方式主要包括正式口 头和非正式口头两种。其中，正式口头 沟通是指通过会议、评审或者演讲等方 式完成信息传递；非正式口头沟通是指 通过交谈或者讨论等方式完成信息传递。 口头沟通方式具有简单快捷的优势，但 是难以准确记录。在应用口头沟通方式时，项目管理人员需要注重语言表达的 准确性与及时反馈，避免口头沟通出现 理解偏差问题，影响项目建设效果。比 如，在该机房及弱电系统项目建设中， 项目管理人员会组织项目沟通协调会， 就项目建设中的大型计算机系统施工、 成本控制及设计变更等问题进行分析。 最后，非口头沟通方式。在项目沟 通管理工作中，非口头沟通方式也包括 正式与非正式两种。其中，正式非口头 沟通方式包括视频会议等方式；非正式 非口头沟通是指通过肢体语言等视觉方 式完成信息传递。在项目管理沟通中， 非口头沟通方式最为简便直接 [3]。

3.2  采用多样的项目管理沟通技巧 项目管理沟通在项目管理中应用的 作用发挥需要管理人员掌握一定的沟通 技巧，确保信息内容的准确有效传递， 并结合沟通反馈机制，保障沟通的顺利 进行，为项目建设提供条件。一般来说， 项目管理沟通的技巧有以下几点。 第一，明确项目管理沟通的目标。 在项目管理沟通过程中，只有具有明确 目标的沟通才能够称作有效沟通，所有 无目的的沟通均视为无效沟通。因此， 在应用项目管理沟通的过程中，项目管 理人员需要在明确沟通目标的基础上， 开展沟通。具体而言，项目管理沟通目 标的明确主要通过对方需求的分析来实 现，结合对方的需求及项目建设现状， 能够使项目管理沟通更具针对性，为项 目建设提供条件。比如，在该机房及弱 电系统项目中，项目管理人员通过有效 的沟通，确保项目涉及的所有人员明确项 目的各项要求，包括工期目标：2006年 12月底完成项目所有工程；质量目标： 一次验收合格率为 100%；安全目标：本 工程无重大伤亡事故；投资目标：确保 施工成本控制在总概算内。 第二，在表达的同时注重聆听。在 项目管理沟通过程中，项目管理人员不 仅是信息的表达者，也是信息的接收者。 这就要求项目管理人员在表达的同时注 重聆听，认真聆听对方话语中传递的信 息，准确理解对方的意图，完成有效的 项目管理沟通。在聆听的过程中，项目 管理人员需要给予一定的反馈，确保自 身和对方的观点保持一致，保障项目的 有效开展。 第三，提高对沟通成本的重视。项 目管理沟通中时常会出现争论现象，争论双方会对项目建设中出现的技术或者 方法持不同意见，并想要通过争论说服 对象。这种现象会对项目管理沟通产生 负面影响，难以形成统一的意见，在很 大程度上增加了项目管理沟通成本。针 对这一问题，项目管理人员需要提高对 项目沟通成本的重视，在沟通双方即将 出现争论现象时，调整双方的对称关系， 通过第三方介入或者一方放弃的方式， 快速解决争论问题，避免沟通成本的增 加。同时，项目经理可以利用自身的决 策权，要求一方放弃其观点。

3.3 保障项目管理沟通的及时性 在开展项目管理工作时，工作人员 需要保障项目管理沟通的及时性，为项 目管理工作的开展奠定良好的基础，避 免项目管理沟通中出现理解不到位或者 表达不准确等问题，影响项目的正常进 行。一般来说，项目管理沟通的及时性主 要体现在主动沟通和尽早沟通这两方面。

（1）从主动沟通角度而言，项目经 理需要保持积极主动的态度和项目相关 单位进行交流沟通，主动与相关单位进 行信息交流。尤其是在项目部门和项目 相关单位产生矛盾冲突的状况下，不仅 项目经理需要主动寻求沟通，项目相关 单位也需要保持沟通的主动性，确保双方沟通的有效开展，实现项目相关信息 资料的共享和准确传递，有助于矛盾冲 突的妥善解决，保障项目建设工作的有 序进行。

（2）从尽早沟通角度而言，项 目经理需要最大限度地提前开展沟通交 流，这就要求项目经理用发展的眼光审 视项目工程，提前分析项目工程实施过 程中存在的问题、不利因素或者隐患， 并及时与项目相关单位进行沟通，确保 项目工程的问题及时发现、尽早解决， 从而整体提升项目工程建设的效率和质 量。一般来说，项目工程中沟通的时间 越早，项目工程出现的经济损失越小。 在项目管理过程中，如果项目管理 沟通缺乏及时性，将会导致项目建设工 作缺乏规范性及合理性，难以实现项目 建设的目标。以某建筑项目为例，项目 管理人员在项目建设过程中并未与项目 工作人员进行有效且及时的沟通，工期 快到时才与项目工作人员进行沟通交流， 发现工程项目建设中存在较多不足，但 是项目工作人员并未有充足的时间解决 项目建设的问题，导致项目建设质量偏 低。而为了解决项目建设中存在的问题， 项目工作人员不得不延长工期，产生较 大的经济损失。由此可以看出，在项目 管理沟通应用过程中，项目管理人员需要保障沟通的及时性 [4]。

4 结束语

综上所述，项目管理沟通在项目管 理中的应用可以保障决策的合理性和工 作的协调性，有助于良好工作氛围的构 建。通过本文的分析可知，项目管理人 员需要采用合理的项目管理沟通方式， 应用多样的项目管理沟通技巧，并保障 项目管理沟通的及时性，促进项目管理 沟通重要作用的有效发挥