工作中常用的方法(思维模型)
一、每日工作清单+番茄时钟
清单列表 + 四象限法 + 番茄时钟
清单列表:列出今天要做的所有事情,可以用一些 todo list 软件。标示出事情的优先级。
四象限法:按照事情轻重缓急,重要紧急程度分为4个象限,把列表清单上的工作内容分别归类到这4个象限中,
- 重要紧急
- 重要不紧急
- 不重要但紧急
- 不重要也不紧急
番茄时钟:可以用番茄时钟方法对做的事情定一个具体时间范围,比如 25 分钟。到了时间就休息下,比如 5 分钟,起身走走,揉揉眼睛,休息下。
还有一种:每日例行事项
二、制定目标方法
GROW法
这个应该是给下属怎么制定目标的方法,不过可以扩展下,给自己制定目标的方法。
G - Goal,目标:
找出合适的目标。
怎么找?不断的问自己,自己需要什么,内心渴望什么,自己喜欢什么,自己的优势是什么,劣势是什么,自己担心什么??可以用清单方法写出来。
R - Reality , 事实:
围绕目标搜索相关事实,目前资源、困难、成本、自身目前条件,都有哪些。
O - Option,方案的选择:
上面的分析完成后,就要探索相关解决方案了,然后对比解决方案,找出最适合你的方案。最后是计划和实施。
W - Wrap-up,具体行动和总结:
最后就是根据方案,拟定具体的实施计划,再把计划分解为每天可以完成的任务,放入日事清单中,每天去执行。
检查调整:可以一个星期或者半个月检查一次执行的结果,实时调整。这时候就可以用PDCA方法了,后面有讲这个方法。
三、制定工作计划原则
SMART原则
S - Specific,具体的:
做项目,要有衡量的标准,完成期限以及资源要求,清晰的看到该做哪些事情,做了哪些事情,正在做的事情,完成了哪些事情。
看板工具可以完成这个事情。计划任务图。
M - Measureable,可衡量的:
要设定一个可度量的标准。不能衡量的就制定流程工作,流程化,可视化的看到做到哪一步。
A - Achievable,可达成的:
要制定那种跳一跳,可以摘到“桃子”的目标,不要好高骛远,制定那种近期无法达成的目标。比如那种“手可摘星辰”的目标。仰望星空可以,要有这种理想,但是制定目标一定要可达成,可衡量。
R - Relevant,相关的:
制定的目标要和其他目标相关联,要和公司的战略目标、部门的整体目标、小组目标、个人工作职责相关联。
T - Time-based,一定时限的:
根据目标任务的重要紧急程序,权重,拟出完成任务的时间列表,定期检查任务完成情况,及时调整工作计划。这个就用到了PDCA循环。
四、执行计划/工作的方法
PDCA循环
P - Plan,把要做的事情列一个计划列表。把一个大的任务分解为小的任务,然后把小任务布置到每天需要完成的任务清单中(用到了上面的清单方法),积完成小任务成大任务,从而完成目标。
D - Do,实施事情
C - Check,做完了之后进行检查,反思,核对,调整。过一段时间检查效果,实时调整。
A - Action,行动。接着继续做任务。
然后不断的循环。
PDCA 8大步骤:
1:分析现状找出问题->2:分析产生问题的原因->3:要因确认->4:拟定措施,制定计划->5:执行措施执行计划->6:检查验证,评估效果->7:标准化,固定成绩->8:处理遗留问题
五、分析问题方法:5w2h
W - Why,为什么?为什么要这样做?理由何在,原因是什么?为什么会造成这样的结果?
不断的提问,直到找到正在的原因所在,丰田公司的一种方法
W - Who,谁?由谁来完成,谁来负担?谁负责?
W - When,何时?什么时间完成?什么时机最成熟?
W - Where,何处?从哪里做?从哪里入手?
W - What,是什么?目的是什么?这个工作是什么,解决什么问题?
H - How,怎么做?用什么方法做?怎么高效率的实施?
H - How much,多少?做到什么程度?数量如何?质量水平如何?费用是多少?产出是多少?
不断的追问,要有打破砂锅问到底的精神。当然不是为了问而问,更不是为了***难而问,我们的目的是要分析问题出现的原因,找出发生问题的内在本质,从而想出有用的解决问题方法,进而能做出解决方案出来。
六、汇报工作的方法:STAR法
S - Situation,情景:
你做这件事情的背景是什么?为什么要做这件事情?
T - Task,任务:
为了做这件事情,计划了哪些任务,怎么计划的原因是什么?完成了什么任务,怎么完成?
A - Action,行动:
完成这些任务采取了哪些行动,做了什么事情?
R - Result, 结果:
做完后,取得了什么效果,有什么结果?有数据说明吗?
这个方法是一个汇报工作的模板,可以让你把做过的工作在汇报的时候,更有条理,清晰和具有逻辑性。
简叙事情的时候,也可以用这个方法。
七、复盘思维
复盘:避免我们犯同样的错误,找到和掌握规律,校验方向,不断的进步和成长,从而给我们带来不断的成长。
复盘其实就是反思以前做事情经过:
反思过去做事的功与过,成与败,总结经验教训,以期未来能不犯同类的错误,并给以后做事提供方法。从而给我们带来成长。
“吃一堑,长一智”。
复盘步骤:
1.回顾 - 回顾过去做过的事情,取得的结果
2.评估 - 对做过的事情用一些指标来进行评估,比如按10分制来打分评估
3.反思 - 对做的事情,每个阶段的得与失,经验和教训进行总结,对做的不好提出优化改进措施
4.提升 - 根据上面的改进措施,对下一阶段做事情进行优化改进
更多内容可以看这篇关于复盘的读书笔记:复盘读书笔记
八、工作任务分解法 WBS
工作任务怎么进行分解?可以用 WBS(工作任务分解法),这是一种任务分解方法。
比如把一个大项目分解成多个小的项目,在把每个小项目分解成多个工作任务,然后在把每个工作任务进一步分解,分解到每天的工作活动中。
大项目 -> 多个小项目 -> 任务 -> 每天活动
九、系统思维
在日常工作中,见到最多的就是业务系统。那怎么去了解这个业务系统呢?从组成,业务系统由哪些子系统组成、有哪些模块组成,他们之间是什么关系?
能否用图画出他们之间的关系?能够用图一目了然的表示业务系统各个部分是什么以及它们之间有什么关系。有哪些团队在这些业务系统上工作等等。
这就是一种系统思维。
十、总结
上面的一些方法,彼此之间可以相互交融,渗透,比如找出目标的GROW方法,找出来之后执行就可以用PDCA循环方法来执行。
当然应该有更多融合方法,等着大家去思考探索总结。
后续有遇到更好方法,会不断更新。也希望大家多多评论,提出好的方法。