卓越管理的实践技巧（3）推动团队管理的要点 Facilitation Essentials for Managers

Facilitation Essentials for Managers

前文卓越管理的秘密（Behind Closed Doors）最后一部分提到了总结的13条卓越管理的实践技巧并列出了所有实践技巧名称的索引，这篇文章主要写卓越管理的实践技巧的第（3）条：推动团队管理的要点：

推动（Facilitation）意味着通过提供一个过程和结构来帮助团队一起思考问题，一起解决问题。作为管理者，还需要帮助团队拓展新的的思路，考虑可选项，选定解决方案等（develop ideas, consider options, and choose a solution）。

 

确保会议有确定目标（Make Sure the Meeting Has a Goal）

无论是发起还是组织一次会议，会议的目标是最重要的。在确保参与会议的人员对该次会议讨论的目标要有足够清楚的认识和把握的同时，还得让会议的内容不要太过细致，太过于具体，甚至过于死板，这样反而会影响效果。这里给出两个目标足够宽泛的例子：
• 确定切实可行的方法来改进我们的构建过程。
• 准备好用于克服会议中可能出现谈判僵局的应对方法。

推动并不是将团队导向特定的结果。如果管理者心中已经有一个先入为主的观点乃至是结果，那么这种情况已经不适合推动了。促使讨论向预想的结果靠拢，这会让人感觉你是在操纵他，容易让人感到厌恶。

推动将有助于该团队或组织确定达到目标所需的步骤，以及如何去完成每一个步骤（过程）。

作为管理者，想要推动工作，需要了解和掌握以下几点来帮助小组或是团队：
1、集思广益 Generate and integrate ideas
2、评估可选项 Evaluate options
3、测试满意度 Test agreement
4、参与 Participate

 

Generate and Integrate Ideas

传统的头脑风暴（Traditional brainstorming）。这个旨在激发创造力和在短时间内产生许多想法。

传统方式指导方针如下：
• 每个人都参加。
• 为整个团队或小组写下所有的想法。
• 不管是赞美还是批评，在头脑风暴的过程中不要去讨论观点的好坏。
• 建立在别人想法上观点也是好的。
• 任何想法和观点都可以说出来。

有必要先说明一下头脑风暴的重点：重新审视上述指导方针并设置时间限制（Review the guidelines, and set a time limit）。在头脑风暴结束后，给出一定时间来理清问题和思路，并按照有用的程度不同来排列出观点清单顺序表。

静默的头脑风暴（Silent brainstorming）。传统方式适合于那些喜欢通过相互交流来达到思想碰撞或融合的人，而静默方式更适合于那些独立思考问题的人，他们不喜欢在想法形成之前就交流，他们需要更多的时间去沉淀自己的想法。

静默方式的参考过程如下：
• 确定话题焦点，审视整个流程，设定时间限制。
• 允许每个人在5到10分钟的时间内写下不少于10种与话题有关的想法。
• 结对讨论想法。
• 将结果展示给团队成员看。

关联分组（Affinity grouping）。将前面头脑风暴产生的观点写在小卡片上，可以通过白板或是展板向团队成员展示，然后对这些观点和想法继续进行讨论并进行分组，类似于做合并同类项的工作。该方法有助于团队成员更清楚的认识到观点的实质，而且更容易使得一个观点从“我的观点”转换成“我们共同的观点”，这样会更容易达成共识。

需要注意的是，整个团队需要公开讨论，并且最终需要对不同观点完成明确分组。

Evaluating Options

世上没有万能的良药，但是能够解决问题的技术又是多样性的。管理者需要做的就是找到最简单、最有效的方式去解决问题。在评估每个可选项之前写下其关键点，回顾每个选项并给予一定时间去思考。不要假定他人明白选择的定义，因为每个人对同一个词语或者语句的理解都是有差别的，而分歧往往因此而产生。所以，要记录下每一个选项的总结，以备不时之需，与此同时，当对每一个选项完成分析之后，其结果也就显而易见了。

Testing Agreement

因为最终的决策需要团队成员共同支持完成，管理者需要一种方法来测试团队成员对于结果的满意度，以期达成一个共识。我们可以仿照古罗马人的方式，每个人对每个选项以支持、反对、中立的方式进行表决。如果所有人都反对，很明显你可以放弃这个策略了；如果有反对有支持，静下心来好好分析吧；如果大部分保持中立，那么作为管理者的你就应该好好考虑考虑了。

Help Everyone Participate

保证让团队每个成员都参与其中。管理者在保证会议进程正常进行的同时，让与会人员都有机会表达自己的想法，并且对每个人的发言都尽量使用一句话来概括并记录下来。如果成员无法用清晰的语言表述或是其他人听着迷糊的时候，管理者应当及时作出引导，让发言者的表述能够让其他成员能够清楚的明白的理解其所要表达的真正意思。

管理者在整个会议的过程中要用自己的语言来不断的进行阶段性的陈述与总结，使会议不断的有序前进。确保每个人对每一阶段的讨论都达成共识。

在此，管理者是作为一个推动者的角色参与其中的，只需要对会议的流程和进程负责，而不仅仅是对结果负责。如果管理者也要参加讨论或者表达自己的意见或者建议，最好让他人代替主持会议。一个人无法既当裁判员又当运动员。这样很难既有效的的作为一个推动者，又有很有效的作为参与者进行讨论。