【高效管理时间的法则】GTD时间管理

前言

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以下部分内容摘抄自topbook

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本文章会起巩固作用

你是下面的哪个象限?

我们容易陷入两种生活状态当中:累成狗,闲成猪。

陷入第一种状态时,觉得自己每天都有好多事情要做,作业、培训、报表、项目、工作总结、微信、电话、邮箱……早上出门发现垃圾没扔,晚上回家发现洗衣机的衣服没晾……打开手机看到别人的出行照片和视频才发现,原来心心念念一年的旅行连计划都还没有做……睡前更要挣扎好久才能睡,因为你可能突然想到,单词没有背、买的几本书没看,收藏夹里还有数不清的文章在吃灰……

陷入第二种状态时,你会想:“嗯?我没什么事情要做啊!为什么有的人总是很忙,而我总是找不到事情做嘞?像我这种人,没必要用时间管理吧?!”

GTD介绍

GTD (Getting Things Done )直接翻译为“把事情做完”,本身就很可能让人误解成——你必须做完所有的事情。但其实,“把你需要做的事情列出来,并处理它” 和“把事情做完”是两件完全不同的事情。而 GTD 所强调的,是前者。

GTD可以实现下面两种情况:

第一,清空大脑,把大脑从 “要做什么” 和 “怎么做” 的混乱当中拯救出来

第二,让自己随时都能明确地知道,下一步应该做什么

如果你学习了GTD,我相信你一定会有所收获,并且可以高效地利用时间,去完成尽可能多的事情

GTD的流程

捕获(Capture)、明晰(Clarify)、组织(Organize)、回顾(Reflect)、执行(Engage)

第一步:捕获

你需要把你所有的事情都收集起来,不论是小是大,想到就放进去,不要让自己觉得总有事情没有做。

第二步:明晰

明晰的方式,就是一件件拎出收集箱当中的东西,每一件都问自己五个问题:

①这件事可行动吗?

如果不可行动,你捕获的可能是今后需要查阅的参考资料,又或者是今后可能要做的事情,如果都不是,那这是一件不用做的事情。那么这里,就准备三个分区:参考资料(Reference)、可能清单(Someday/maybe)、回收箱(Trash)

如果可以行动,那就进入下一步。

②这件事可以一步搞定吗?

如果不能一步搞定,说明它需要分步骤执行,甚至需要你为它专门制作一个执行方案。对于这种项,需要为它准备一个分区:项目清单(“Plan project" task)

如果它可以一步搞定,那就进入下一步。

③这件事可以在 2 分钟内搞定吗?

如果能,那就立即做。比如预约快递、医生,信用卡还款……如果不能,那就进入下一步。

④这件事该我做吗?

如果这件事情你并不是非做不可,而且可以分配给其他人来做,这种事就需要一个单独的分区,叫做等待清单(“Wait for" task)。你不需要做,但你需要跟进。

⑤这件事有特定的时间吗?

如果有特定的时间,比如已经预约了医生洗牙、已经约了朋友周六聚会,那么请直接把它放在你的日历当中,或者日程应用当中。让它在特定的时间提醒你。

如果没有特定的时间,请为它准备一个分区,名为执行清单(“@Context” task),并专门为它安排时间去执行。


第三步:组织

我们在第二步拥有了这些分区:执行清单(“@Context” task)、等待清单(“Waiting for” task)、项目清单(“Plan project” task)、可能清单(Someday/maybe)、参考资料(Reference)、回收箱(Trash)、日历/相关应用。

那么你应该把这些分区放在哪里呢?

你可以使用一些软件或者用一个纸质笔记本来建立这些分区(后续会讲到如何部署)

第四步:回顾

实际上不难看出,当你第一次建立好的分区并部署好 GTD,从第二次使用开始,当你进行第二步(明晰)的时候,就已经在开始第三步(组织)了。而第四步的回顾,才是及其重要的一步。

回顾你的所有清单,查出错漏,以及检查你的安排是否科学。其中——

①从收集箱出去的项目永远不要再放回收集箱;

②项目清单中的事项需要你主动将其拆解,步骤,并为其谋划执行方案,把大项目拆解成小步骤,并分解到其他清单当中。记住 GTD 的第二大目的,随时随地都明确地知道,下一步应该做什么;

③要特别保障等待清单、可能清单、回收箱三个分区当中的回顾,主动确定等待清单是否被完成、回收箱和可能清单中的事项是否有变动(变成可执行或其他);

④日历或提醒事项应用中的提醒是否恰当,比如下个月末要完成论文是 Deadline,但是否应该这个月就提醒自己,并且分解开来?

⑤为第四步腾出专门的时间,比如每天、每三天或每周、每月。

第五步:执行

其实从这里也可以看到,执行和回顾,也不是两个完全分开的步骤。在具体执行过程当中,就已经在进行回顾,特别是对于项目清单当中的事项来说。

需要记住,执行,是Engage,而不是 Do,换成人话就是,你需要去“拿结果”,而不是做了 “等结果”。


如何高质量完成执行清单

想要高效率高质量完成一件事情,靠的是你自己而不是清单

第一:一次只做一件事情

一次做好一件事情,别被打断,你就能离成事儿更进一步了

第二: 使用番茄计时器

打开一个番茄计时器,让他督促你

第三:打破“负罪感”

我们经常会陷入的一种状态就是,明明正在专注做某件事,突然,一条来自客户、导师或者朋友的信息,又或者某个突发事件引起你的兴趣。你自然而然就会去处理。如此一来,你的工作流就被打断。

番茄时钟就是为了让你尽量少被打断,尽力专注、高效地完成手上的事情。但如果要从根本上解决这种问题的话,那就是打破这种没有及时接到电话,没有及时处理问题的负罪感幻觉。

这里,要分清楚两个东西——负罪感和负罪感幻觉。

假如朋友突发紧急情况,不得不需要你的帮助,而你不去。当良心过意不去的时候,那种感觉就叫负罪感。而如果朋友明知你手头上有重要的事情要做,而非要带你来一局游戏,那种害怕拒绝而不被当作朋友的感觉,我把它成为负罪感幻觉。

类似的幻觉还有,发来无关紧要的消息,你必须秒回;突然交给你的任务,你现在就要处理甚至给一个满意的答复。

要把执行清单中的事情做得更高效,最好打破这种负罪感幻觉。消息可以之后再回;电话可以稍后再打;决定可以晚些再做;即便是他人突然交给你的任务,十有八九也并不需要立即处理。


参考资料的筛选

选择一个可以承载你参考资料的软件或者一本纸质笔记本

在当下,要获得一些答案,甚至一些知识实在是太容易了,所以对很多人来说,能被剪藏、存档的参考资料真是比比皆是。造成的结果是,存档了太多,整理起来费劲,搜索所浪费的时间和精力都快赶上直接上搜索引擎搜索了。

因此,要提高的标准之一就是,搜索引擎能够找到的,对你来说浅显而平常的知识,不用专门存档。比如,辛弃疾曾经当过几次官?分别是什么?又比如,费曼技巧是什么?注意,这是对我来说不用存档的知识,请勿对号入座。

其二就是,一些出现的新概念,但旧瓶装新酒、换汤不换药的,不用专门存档。

别只是随波逐流。你可能听我说过,我们最好要以第一性原理的物理学方法来思考。也就是说,比起通过类比的方式来推理,更好的方式是,把事情简化为最基本的事实。

我们再次回归 GTD 的参考资料本身,如果不考虑在我本节当中讲过的那么多对于某些人来说可能是废话的内容,那么参考资料就是你自己精心打造的一个书架,精心摘抄的一个个厚厚的笔记本。而如果要基于我所提到的前文内容呢,这个时代的 GTD 参考资料,可以是网络搜索引擎+个人知识库的集合。

posted @ 2020-02-21 21:34  huanhao  阅读(731)  评论(0编辑  收藏