文档管理技术
文档管理技术
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1 文件管理
1.1 文件夹整体管理
1.1.1 “__”前缀
“__”前缀标志文件夹的方法，把文件夹分为了两大类：
- 没有“__”前缀的文件夹，表示具体分类法。表示按照文件夹中的文档的某一类别来进行的文档归类，而且该类别是有特定对象所指的，不是一个概念上的抽象分类。例如“SNMP”，“C/C++语言”等等。
- 有“__”前缀的文件夹，表示抽象分类法，通常可以把多个具体分类划归到一个抽象分类中，便于文档的整理和定位。
1.1.2 前缀的正确使用
不应该过滥的使用前缀，要确保具有抽象性质的文件夹才有前缀。
前缀与无前缀应该布置在合理的层次上。一般第一层文件夹是抽象分类的，有前缀的。然后，在该层文件夹之下，按照特定的要求，对文件夹添加或无需添加前缀。
2 文档版本管理
版本管理的重要性在于版本的历史性使得我们可以追溯修改的轨迹，这样可以避免错误无法恢复。
文档版本管理的最重要的原则，是要独立的保存不同版本的文档实例。
利用E-Mail也是一种保存版本历史的好办法。在你把文档通过E-Mail发布给其他人的时候，同时也已经进行了一个版本的保存。
3 多机文档同步
多机文档同步的关键我认为是要独立控制“新”的文档，而让旧的文档安然度日。这里的新包括了新添加的和修改过的。
首先必须制定一个目录，用于存放新文档。这样一方面你可以知道那些文档需要同步，更重要的是你只需要同步的新的文档，减少了文档同步时计算机的工作量。虽然计算机运行速度很快，但是可能磁盘上的文档量更多。如果能够在一开始手动独立出新的文档，可以上下很多等待计算机工作的时间。可以通过其他办法降低手动提取新文档的工作，例如开发一个可以将文档目录映射到新文件夹，同时生成新的目录结构。如果出现了目录调整，程序也可以自动调整更新。在手动和程序的交互使用下，多机文档同步是很Simple的事情。
