论项目管理中的邮件管理

前些天在cnblogs看文章,看到某位仁兄说到邮件的问题,也在此发表一点自己的看法。

邮件作为项目日常交流的一个工具,在我们的开发过程中,并没有受到足够的重视。cnblogs中关于邮件的讨论也非常的少可见一斑了。目前很多公司开发过程中没有能就邮件的主题格式,内容要求等等做详细的规定,以为邮件作为工作中一个辅助的手段可有可无。

存在的问题:

  • 项目任务口头传达:
    口头传达是一个项目不够严谨的表现。尤其是比较大项目,几十人参与的情况下,口头传达不够清晰,也不能很明确确定工作范围;而且如果开发过程出现了问题,问题追溯不能有很好的依据。
  • 邮件格失随意,没有统一的要求:
    在没有具体要求的情况下,我们可以看到很多无标题的邮件。要不就是有标题无内容的邮件产生。

哪些问题需要发送邮件呢(仅就项目开发而言):

  • 任务分配
    这一点很重要的,可以让大家时时明确自己要做什么
  • 时间变更/项目范围变更
    项目成员有必要及时了解项目的最新进展,邮件在这个时候可以起到一个比较好的沟通的桥梁
  • 会议提要,工作安排通知
    因为会议过程中,可能对项目的安排做了调整,这里要在会后通知每一个参加会议的人,以便他们确认开会的内容及安排以及提出异议。这样做的目的只有一个:让工作安排能及时的执行。

邮件的格失:

而具体到邮件来讲,也要我们充分重视其格式。好的格式能提高日常交流的效率和信息传达的准确性。

  • 主题可以采用 日期(YYYY/MM/DD)-项目名称-主题 来定义邮件的主题,使用日期的目的是便于归档保存,项目名称是便于大家很清楚地知道是隶属于哪个项目的邮件,尤其如果你是项目经理,手下负责若干项目的时候,这样的写法很便于你能对邮件进行归类整理,另外要求主题明确,通过主题要能了解邮件的目的是什么。
  • 邮件的正文我想就无须再说了,问题描述要言简意赅,表达明确即可。

关于回执:

还需要说明的是,我想很多人对回执都挺讨厌的,但的确这是个比较实用的功能,尤其是任务要明确到达对方的时候,回执可以起到一个很好的作用。也许有的朋友要说了,我们可以通过电话,QQ等方式 来确认对方是否收到了邮件,没错,当然可以,可是能通过一个简单的回执能完成的时候,为什么还要多此一举呢。

以上只是自己的一点拙见,欢迎大家评论交流。

posted @ 2007-09-24 23:31  龙山居士  阅读(2416)  评论(16编辑  收藏  举报