Word题注和交叉引用功能介绍

假设写了一篇300页的文档,插图100张,并且插图已经被标上了“图1”、“图2”的标号。这时候忽然发现要修改,在两张图之间还插入一张图。您应该想到了,图片标号要变动,怎么办?

  还有一篇文章,如果里面很多表格。在文章末尾要为所有表格创建一个索引,点击索引能立刻定位到相应的表格,怎么做?直接手工创建索引是可以的。但是如果文章后期还要修改,表格和页码都发生了变动,这个工作是不是要重新来一次?

  Word虽然让文档的处理工作简化了不少,但如果对Word不熟,可能依然会做很多重复性的工作。现在了解Word的题注和交叉引用功能,能帮你解决以上问题。下文会以Word 2007为例进行介绍。

  表格、图片等元素的插入

  在很多文档中,都要求在插入了图片或者表格后还要显示相应的标号以及一些简短的描述,例如这样:

  

教你活用Word题注和交叉引用功能

 

  这时候最笨的方法就是在插入图片或者表格之后,另起一行,然后设置和图片或表格同样的对齐方式,然后手工输入所有信息。试试看这样做吧:

  对于图片,将图片插入文档后,用鼠标右键单击图片,选择“插入题注”,随后可以看到下图所示的界面。

  

教你活用Word题注和交叉引用功能

 

  首先,在“题注”一栏显示的是插入后的题注的内容。“标签”下拉菜单可以用于选择题注的类型,例如如果插入的是图片,可以选择“图表”,或者根据插入的内容类型选择“表格”,“公式”。如果觉得Word自带的几种标签类型不太贴切,单击“新建标签”按钮即可新建自己需要内容的标签。随后可以在“位置”下拉菜单选择题注出现的位置,可选的位置是项目的上方或下方,可以根据世纪需要选择。经过上述简单的设置,单击“确定”,Word就会自动为我们创建好题注。如果是表格需要插入题注,只需要选中整个表格,然后用鼠标右键单击,会出现同样的选项

  为什么要这样做?这样做比手工输入还麻烦,有什么必要?其实就是上文提到的第一个例子。如果你创作的是短文档,页数不超过10页,其中没有插图或者只有很少的插图,确实没必要这样做。但如果有上百张插图,如果日后需要在两张图片中增加图片,那么只要所有图标都使用题注的方式进行了标识,那么新插入的图片以及后面图片的题注中的图片编号都会被自动更新。也就是说,如果在“图10”前面插入了一张图片,那么原来的“图10”就会自动变为“图11”,后面的图片一样会自动更新。

  元素的交叉引用

  如果我在写文档的时候需要提及某个内容,例如“如果想了解有关xxx的详细信息,请参考本文第x页xxx节的相关内容”,这时候方便起见可以使用交叉引用功能。以我现在正在写的一本书为例吧,如果在介绍Windows的安全性时提到了Windows安全中心,那么正常情况下,我应该在这里添加一句“关于安全中心的详细信息,请参考本书第x页xxx节的内容”。因为随着编辑,书稿中每部分内容的页数以及节编号都有可能发生改变,因此直接手工输入就是一个最笨的办法。这时候可以使用交叉引用。在正文中输入了“关于安全中心的详细信息,请参考本书第”字样后,打开Word 2007的“插入”工具栏,然后单击“交叉引用”按钮,随后可以看到下图所示界面。

  

教你活用Word题注和交叉引用功能

 

  因为我要引用的是本文档中其他段落的标题和页数,因此首先需要在“引用类型”下拉菜单中选择“标题”,接着本书的所有标题都会出现在下面的列表中(这种列表仅适用于通过样式创建的具有结构的标题)。接着,因为需要先显示被引用内容的页数,因此在“引用内容”下拉菜单中选择“页数”,插入一个交叉引用。随后,紧接着输入一个“页”字,然后再次插入一个内容为“标题文字”或者其他内容的交叉引用。这样,引用好的内容就变成下面这样了:

  

教你活用Word题注和交叉引用功能

 

  注意图中灰色背景的内容,这就是交叉引用的“域”。这些内容会随着文档结构的变化产生变化。例如,如果在插入这个引用的时候,安全中心一节的内容位于文档的36页,同时章节编号和名称是“1.4 安全中心”,但经过编辑这部分内容被放到了文档的46页,章节编号和名称变成了“1.5 Windows安全中心”,那么所有通过这种方法插入的交叉引用的页数和章节名称也会自动发生变化。或者我们可以用鼠标右键单击这些灰色区域,选择“更新域”,强制进行手工更新。

  创建图表目录

  好了,文档编写完了,我们还需要在文档的末尾对文中出现的所有图片和表格或者其他内容列一个目录出来,方便读者的快速定位,这时候,如果你的图片或表格都按照上文介绍的方法添加了题注,那么解决起来很简单。

  将鼠标插入点放置在需要创建图片或表格目录的位置,打开Word2007的“引用”工具栏,单击“插入图表目录”按钮,随后可以看到下图所示的对话框。

  

教你活用Word题注和交叉引用功能

 

  首先,从“题注标签”下拉菜单中选择你要创建索引的内容对应的题注,例如“图表”、“图”,或者其他你按照上文方法插入的题注,然后选择好其他选项,并单击确定,呵呵,搞定收工。

posted on 2012-05-15 19:44  CrazyBingo  阅读(6249)  评论(0编辑  收藏  举报

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