码农如何写好一封邮件/3

邮箱地址顺序

前面已经说过,需要用Full Name来表示发件者后者是收件者。不知道大家有没有关注到一些细节,如果To或者CC不止一个邮件地址时,当你收到邮件后,有没有观察到邮件To、CC的顺序呢?

这个顺序其实是非常重要的,它代表了当时发件人输入的顺序。

为什么我们关注这个顺序?很简单,这是发件者心理的一种反应。某些情况下,代表的是该邮件接收者主次之分,有时候也代表了你在对方的重要性,这是人的一种本能直观反应。

当你掌握这个技巧后,在某些情况下来揣测发件人的用意或者背后深层次的东西,这种只能具体问题具体分析。

如何把握这个顺序?

首先,需要根据自己的内容,判断接收人都有哪些。如果只有一个人,那无所谓。如果有多个人,需要考虑将问题的直接负责人放到首位。如果多个人都差不多,最好是把职位高一点人放在前面,这是职场里的一些职场逻辑,不赘述,理解就行。 

如何在To里合理设置接收人?

先看几个case。

Case #1:To里只包含一个联系人,假说是Bill

这种情况下Bill是接收人,而且唯一的,一般情况下Bill会认真对待这封邮件。

Case #2, To里包含2-3个人,例如除了Bill,还有Emma或是Terry

可能Bill, Emma,Terry都会认真去看这封邮件,但是强烈度就没有case #1那么强了。 

Case #3,如果To里包含大于三个接收人,这种情况下更没有人看了。

 

所以,为了让自己发出去的邮件有很好的feedback,在To里,需要合理安排接收人。如果的确To里有多个人,是需要在正文里点名到谁的,否则你收到的反馈可能会慢一些,甚至接收不到回应,因为大家都认为有可能不是自己的任务。 如果在正文里写Hi Bill,那么Bill需要去take action,如果是”Hi Bill/Emma“,那么Bill 和Emma去take。

 

这是一些技巧而已,比较好理解。

邮件组

一般来说,在写邮件时,需要将邮件组放在To/CC靠后的位置,毕竟有可能邮件组有很多人,在一般情况下,可以选择相关的组来替代单个人。如果需要将某人单独拧出来,那除了发送给邮件组,也需要发给这个人。

posted @ 2019-04-12 12:24 张太国 阅读(...) 评论(...) 编辑 收藏