码农如何写好一封邮件/2

编写一封专业的邮件,邮件的内容是非常关键的一部分。

拼写

无论是中文还是英文,尽量避免错别字。先说邮件如果出现错别字,会带来哪些影响?

影响个人形象。收件人会认为你不太仔细,不太严谨,为什么发出来的邮件会有错别字呢。这对于严谨的商业合作或多或少造成一些负面影响。在同样的条件下,选择可信赖的人肯定是大家的习惯。

甚至影响公司形象。个人是在公司这个组织下的,虽说不能完全影响到公司,但是在某些情况下,你的失误会造成收件人对公司的看法。

 

那么怎么去避免呢?可以先看看几个方面:

语法尽量正确,尤其是在写英文时,例如时态,单复数等。

对于一些专有名词,也需要写对。例如这两个词Android、iOS,经常看到写成android、IOS,或者其他形式的,例如Python,也有人写成python,专有词有专有词的写法,这都是一些细节问题,加以注意。

 

幸运的是,现在的邮件系统都有拼写检查的功能,虽说不能检查出特别高级的问题,但是一些基本问题例如拼写还是可以解决的。

 

格式

格式也是非常重要的。邮件写的好不好,是否易于阅读,好的格式会帮助不少。

 

空格,空行,列表等表达形式能够将邮件格式化,提高阅读效率。

 

空格,一般多处于英文里,标点符号后需要跟一个空格。

例如:Hello Tim, thank you for supporting this project. 我们可以看到Tim后面的逗号后有一个空格,这是一种书写习惯。

 

空行,也是非常重要,一般用在断语段之间,这样显得每段所表达的内容不一样。清晰易读,尤其是每段内容很多的情况下。

列表有很多,例如数字开头的,radio开头的。无论用哪一个,都会让人读起来特别清晰。我举个例子,为了描述某手机,我们可以这么做,该手机内存8G,ROM128G,配置3000万摄像头,防水等。如果我们改成如下

  1. 内存8G, ROM 128G

  2. 摄像头:3000万

  3. 防水

前后一比较,发现后者看起清晰,阅读起来舒服很多。

 

需要说明的是,英文和中文顶头不一样。英文时顶格写,中文可以后退2个。我看到好多人写英文和写中文一样,退后2个去写的,这不好。

 

陈述你的目的

写邮件肯定是有某个目的才去写的,所以要把自己的目的陈述清楚,这样阅读者一看就知道这封邮件的目的。有时候,看见过很多邮件,不把目的描述清楚,让阅读者去猜,去总结,这会降低邮件的沟通效率,前面说过,邮件是为了沟通,如果邮件表述得清楚,是有助于提高效率的。

 

多用If-then

一般来说,某件事情有多种选择,我们尽量在邮件里提出来。比如下面这段描述:

I would like to confirm if you have time to join the meeting at 15:00 tommorrow. If yes, I will book the meeting today, if no, 17:00 is OK to you? or what is your available timeslot? 

这样,能在一封邮件里把各种情况都考虑到那最好了,给对方多一个选择,而且是一个明确的选择。对方至少知道你的态度,如果他认为不合适的,他会主动告诉你他的时间的。

 

保持邮件专业   

例如,在正式商务邮件里,不要开玩笑,不要表达自己的消极情绪,甚至不要使用表情包。

同时,也不要使用一些缩写,例如tmr -> tommorrow. PLZ ->Please等。

有些时候不要用大写,因为这显得有点不友好。例如,CAN YOU REPLY TO ME BY TODAY?。这有点强迫对方似的。

posted @ 2019-04-10 11:08 张太国 阅读(...) 评论(...) 编辑 收藏