码农如何写好一封邮件/0

做技术管理做了7年,和不同的team、不同的客户打交道也是非常多的,在写邮件这件事情上, 从当时不太懂到不停的总结,自认现在在这件事情上还是做的还算可以。相反,我发现很多朋友或同行在写邮件上不得要领,或是想写好但是不知道怎么写。今天这篇文章分享我的一些经验,概要的写一下,怕写多了部分读者看不下。

在我看来,邮件其实文档的一种,所以邮件一个最主要的目的是用来沟通。既然是沟通,那么我们要达到让对方以最快的速度知道你想要表达的意思,这就是中心点,后面这些都是围绕这个主题进行。

当然,邮件是有很多技巧的,熟练使用这些技巧,会让你事半功倍。

邮件种类

先说邮件的种类,一般来说有四种

  1. 无需回复的邮件。

    这种邮件主要是想告诉收件者一些信息,例如我们平常收到一些报表邮件,部分监控邮件等,这些邮件我们无需回复,知道这些即可。

  2. 查询邮件。

    这种邮件比较多,你写邮件是想从收件人那里知道一些事情,比如建议,意见或者动作等,希望收件人能够回复你。

  3. 开放式结尾的邮件。

    主要是一些开放式结尾的邮件,例如保持联系。当然这也是为了将来以后的联系方便,获取进一步的结果或者便利。举个例子,我们想问某个公司的HR有没有职位招聘,HR说暂时没有,你可以说保持联系,以后有的话再发邮件去问,而且最好是基于该邮件去问,这样HR看到邮件的承前启后,知道你是谁,问什么事,不至于太突兀。

  4. 需要采取动作的邮件

    这种邮件不仅仅是期望得到你的答复,而是需要得到你的动作。例如,老板发邮件给小明,让他预定一个会议。小明需要将预定好的会议信息回复给老板,包括时间、地点(会议室)、邀请的人物。如果需要电话会议,电话会议的URL、拨入的电话号码和方式。 

邮件组成

那么怎么写好一封邮件呢?

首先我们得弄清楚邮件的组成:

  1. To(收件人)

  2. CC

  3. BCC

  4. 邮件主体

一般邮件主体又分为

  1. 邮件标题(Subject Line)

  2. 开场白(Opening Sentence)

  3. 消息体

  4. 结束语

 

如何写邮件

收件人

收件人是你要发送给谁的,是邮件的直接接收者。可能收件人会有多个,因为他们这几个人都是直接的接收者。

CC

CC一般是指抄送,FYI的目的,让CC的人知道就行了,但是不建议把不太相关的人放到这里,因为绝大部分人只关心和自己有关的事情和邮件。把一些不相关的邮件发送给不相关的人,可能会对方起到骚扰作用。

BCC

密送,既然是密送,在To,CC里的人不知道BCC里的人列表。这个某些情况下非常有用,可以保护一些隐私。举个例子,我收到过很多离职邮件,一般人可能这么写。

发件人:David Cook
收件人:David Cook
主题:Cook's Farwell

我收到这封邮件,说明我是接收人,但是我并不在收件人里,为什么?因为我在BCC里。那么为什么我会在BCC里?可能是发件人为了避免尴尬,省去一些不别要的麻烦。

 

邮件标题

邮件标题非常重要,这是能够快速了解邮件目的的最直接的信息。试想,一般来说邮件进入我们的收件箱里,都是邮件列表里的一条记录而已,如果你想看具体内容,还得单击或者双击一下该邮件记录。所以,为了让收件人快速理解邮件的主题,邮件标题是最好的入门。

合理的邮件标题会让人省时间,觉得你非常专业。

一般来说,邮件标题没有固定的格式,把事情说清楚就好了。

先看看下面一个例子:

Subject:Meeting
Hi David,I just wanted to remind you about the meeting we scheduled in last Friday, do let me know if you can attend it on time.Thanks.

Taiguo Zhang

如果看到这个邮件标题,我们只知道邮件是关于会议的,但是是其他什么事情就不知道。我们可以改一下

Subject:  Reminder of 10:30AM meeting on next Mon(3/18) about Visiting Japan

这样改了之后,一看到邮件就知道是提醒礼拜一的关于访问日本的会议了。

再来一个例子,我们经常做Performance Review,可能要提醒每个员工去做,怎么写呢?较好的例子如下:

Subject:[ACTION REQUIRED] Finish your PR'last step before this Friday(3/20)

我在这里加了一个ACTION REQUIRED, 为什么?因为提醒这个是需要你做ACTION,而且大写,说明非常重要。而且必须在礼拜五做完。

 

开场白

一般情况下,开场白还是直接说事儿,让对方明白邮件的意图,因为Subject line已经简单说了,我们可以再说的详细一些。接上面的例子,例如可以如下:

Hi David,

I would like to know if you can join the meeting about the visiting Japan at 10:30AM in next Monday, as it is very important for us to make a decision. 
Then the procedure can move forward,that is helpful to be behind the schedule. If you can't, please DO let us know, then we can make another meeting.

这样我们就把事情说清楚了。

但是如果由一些不太好的消息或者其他,可以先用一些软和点的话做铺垫,然后再把不好的事情说出来,这样在人的感情上会容易接受点。

消息体

主要还是对邮件的主题详细描述,作为主题的支撑,讲事实,讲道理,将为什么要写这封邮件。

同时,邮件的topic最好不要超过一个,这样易于阅读和专注。如果是多个的话,一是分心,二是处理起来略微麻烦一些。

同时,因为消息体可能会很长,为了便于阅读,我们可以做到:

  1. 尽量使用短句,读起来不费劲。

  2. 尽量使用段落

  3. 对于关键点可以加粗

  4. 对于某些句子和词语,可以用颜色,但是慎用。比如红色,红色一般指警告,所以慎用。

  5. 用List,比如:1,2,3..., a,b,c...这种。

  6. 注意使用空格和空行,如果文字堆积到一块,对人有压迫感。如果给出适当空白,会让人放松很多。这有点类似写代码的风格。 

结束语

 结束语很重要,主要用来:

  1. 总结你的观点

  2. 如果有ACTION,指出对方需要做的ACTION。

  3. 如果有deadline,需要指出Deadline。

  4. 如果不需要Action,写出适合的结束语即可。例如“Thanks for your help on solving this problem."

 

签名

上面没说到签名,其实还是要做的。分为2种情况:

公司内部

是指邮件发给公司内部的,大家可能都知道你,写出名字、分机,手机即可。如果大点的公司,需要带上职位,所在部门。

 

公司外部

如果收件人是客户或者其他人,需要以下信息:

  1. 名字(中文名+英文名)

  2. 职位

  3. 部门

  4. 分机

  5. 手机

  6. 邮箱

  7. 公司的logo,网址,甚至是slogan。

  8. Skpye或QQ或微信,如果需要的话

 

Disclaimer

在一些公司法律做的比较完善,在邮件最后面会加上一些Disclaimer,主要是为了保护一些相关信息吧。

 

暂时先写到这里,今天只是大概要领的写了一些,也算是一个梳理,其实还有好多细节上的技巧问题。例如,

  1. to,cc的联系人怎么加,联系人顺序的问题?

  2. 邮件的语调

  3. 邮件的称呼

  4. 邮件的专业性

  5. 邮件编辑的技巧

  6. ...

后面会慢慢补上(哈哈,给自己挖坑了),如果您觉得想继续看,请继续支持我。

posted @ 2019-03-18 12:21 张太国 阅读(...) 评论(...) 编辑 收藏