Sharepoint power automate 自动化判断在线文件并发邮件

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以下是使用 免费基础云流（Power Automate 免费版） 判断 SharePoint 上 Excel 文件数据、按条件发送邮件的 详细步骤，包含核心配置、表达式和优化建议：

一、准备工作

1. 确保权限

• Excel 文件存储在 SharePoint 文档库 中（免费版支持此连接器），且已登录账号有权限读取文件和发送邮件（Outlook 连接器）。

• 表格结构示例（假设列名）：
  | 日期 | 状态 | 小组 | 其他字段 |
  |------------|------| 小组A | ... |
  | 2025-04-16 | | 小组B | ... |
  2. 明确条件

• 筛选行： 日期 ≤ 今天  且  状态 = 空白

• 按“小组”字段值发送给对应邮箱（如：小组A→a@example.com，小组B→b@example.com）

二、创建云流步骤

1. 触发器：定时运行（每天一次）

• 操作：添加 “计划 - 定时触发”
• 配置：
• 频率：Day（天）
• 间隔：1
• 时间：指定每日运行时间（如 09:00:00，时区为 UTC+8，需根据上海时区调整）

2. 获取 Excel 数据

• 操作：使用 “SharePoint - 列出文件” 或 “Excel Online (Business) - 列出行”（推荐后者，需文件存储在 SharePoint 且为 Excel 在线格式）

• 若用“列出行”：

• 站点地址：填写 SharePoint 站点 URL（如  https://contoso.sharepoint.com ）

• 文档库：选择 Excel 文件所在的库（如“报表”）

• 文件：选择具体 Excel 文件（如  任务表.xlsx ）

• 表名：选择表格名称（如“Sheet1”）

• 优化：直接添加 筛选条件 减少后续处理量（可选，免费版支持简单筛选）：

• 筛选行： 状态 eq '' （状态为空， eq  表示等于，空字符串用  '' ）

3. 过滤符合条件的行（日期 ≤ 今天）

• 操作：添加 “条件” 动作，对步骤 2 输出的每一行数据进行判断

• 输入：

• 条件左侧： item()?['日期'] （Excel 中的日期字段，需与列名一致，如“日期”）

• 条件逻辑： 小于等于

• 条件右侧： utcNow() （当前 UTC 时间，若 Excel 日期为本地时间，需转换为 UTC，见下方表达式）

• 日期转换（关键！）
  若 Excel 日期为 上海时区（UTC+8），需将  utcNow()  转换为本地时间再比较：

addHours(utcNow(), 8) // 将 UTC 时间转为上海时间

最终条件表达式：

lessOrEquals(item()?['日期'], addHours(utcNow(), 8))

4. 循环处理符合条件的行

• 操作：对步骤 3 中通过条件的行，使用 “应用到每一个” 循环
• 输入：选择步骤 3 条件的“是”分支输出（即符合  日期≤今天 且 状态空白  的行）

5. 按“小组”发送不同邮件

在循环内添加 “条件” 或 “选择” 动作（推荐后者，更高效）：

方法一：直接条件判断（小组较少时）

• 操作：添加 “条件”
• 条件 1： item()?['小组'] eq '小组A'
• 是：发送邮件给  a@example.com
• 条件 2： item()?['小组'] eq '小组B'
• 是：发送邮件给  b@example.com
• 默认（可选）：处理未匹配的小组（如记录日志）

方法二：使用“选择”映射小组到邮箱（小组较多时）

• 操作：添加 “选择” 动作，定义映射关系：

• 输入： item()?['小组'] （当前行的小组值）

• 映射：
  [
  { "value": "小组A", "email": "a@example.com" },
  { "value": "小组B", "email": "b@example.com" }
  ]

• 后续：通过  body('选择')?['email']  获取对应邮箱，避免多个条件分支

• 发送邮件操作（Outlook 或 Outlook.com）：

• 收件人：填入邮箱变量（如上述  email ）

• 主题：可包含小组名称，如  =concat("小组任务提醒：", item()?['小组'])

• 正文：包含行内其他信息，如  =concat("日期：", item()?['日期'], "，状态：", item()?['状态'])

三、关键表达式详解

1. 日期比较（上海时区，UTC+8）

lessOrEquals(item()?['日期'], addHours(utcNow(), 8))

• item()?['日期'] ：Excel 中的日期字段（需为日期格式，非字符串）。
• addHours(utcNow(), 8) ：将 UTC 时间转为上海时间（当前日期）。
  2. 状态为空判断
  在步骤 2 筛选或步骤 3 条件中使用：

empty(item()?['状态']) // 直接判断字段是否为空（优于 eq ''，兼容空值和空字符串）

四、免费版配额优化建议

1. 减少操作数

• 在 步骤 2“列出行”中添加筛选（状态为空），提前过滤掉无效行，减少循环次数：
  筛选行： 状态 eq ''

• 避免使用“获取所有行”后再过滤，直接通过筛选条件减少数据量。
  2. 控制循环数据量

• 若 Excel 数据量大，添加 “限制行数”（如 100 行），免费版支持此配置，避免单次运行消耗过多操作数。
  3. 合并邮件（可选）

• 若同一小组多行数据，可在循环内用 “追加到字符串变量” 合并信息，最后发送一封汇总邮件（减少邮件发送次数和操作数）。

五、完整流程示意图

定时触发（每天9点）
→ 获取Excel行（筛选状态为空）
→ 过滤日期≤今天的行
→ 循环每行
→ 根据小组选择邮箱
→ 发送邮件

六、常见问题排查

1. 日期格式错误

• 确保 Excel 日期列是 日期格式，非文本；在 Power Automate 中用  formatDateTime(item()?['日期'], 'yyyy-MM-dd')  转换为字符串后再比较。
  2. 状态字段不匹配

• 若状态列有空格（如“ ”），需用  trim(item()?['状态']) eq ''  去除空格后判断。
  3. 权限问题

• 确保 SharePoint 连接器有权限读取文件，Outlook 连接器有权限发送邮件（免费版支持个人/工作邮箱）。

通过以上步骤，免费基础云流可稳定实现 每日定时筛选 SharePoint Excel 数据、按小组发送邮件 的需求，且操作数远低于每月 6,000 次的配额限制。

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