项目(九)高效会议

文章来自 https://time.geekbang.org/column/article/156858 修改

从第一章看到现在, 你有没有发现项目管理者需要开大量的会议? 既然会议不可避免, 那我们可以让每次会议变得高效

只开最有必要的会，会而有议，议而有决，决而有行。会议不在多，而在于精，每个会议都要真正开出效果来

项目中的重要会议

启动会

启动会的目的是清晰目标，明确授权

启动会要讲好三件事, 分别是 为什么, 目标是什么 以及 怎么做

1. 为什么: 只有充分理解了项目背景、目的和意义，才能更好地唤起团队的参与热情, 这一步骤可以请项目发起者出面, 给大家用几分钟的时间来介绍一下, 目的是打动项目成员, 寻求认同.
2. 目标是什么: 描绘蓝图，设定清晰的愿景，包括项目的三年目标、五年规划，越清晰越好，为的是让团队看到未来的样子。你可以使用直接讲解的方式，也可以采用更加互动的做法。
3. 怎么做: 明确团队之间的责任分工以及合作公约。对于一些新组建的团队来说，也可以加入一些破冰的环节，让大家打破边界，尽快建立新的协作模式。你还可以留一些时间给重要的角色代表发言，大家的热情相互感染，会让士气达到空前的一致，启动会的效果就达成了

启动会围绕以下 10 点进行:

1. 项目背景：包括项目发起的背景，项目的重要性，与公司更大层面目标的关系项目
2. 目标：符合 SMART 原则的项目目标（具体、可衡量、相关性、时效性、可达成）
3. 项目范围：当前初步的项目需求稿、策划案、整体内容说明
4. 里程碑计划：项目未来一段时间，重要的里程碑及阶段性目标
5. 主要风险：影响项目成败的关键风险因素，比如国家政策、人员缺失等
6. 组织架构：项目团队及相关干系人的组织架构图，项目成员的联系方式列表
7. 责任分工：项目中定义的各角色职责及相应人员，审批确认权限
8. 流程机制：文档评审流程、需求变更流程、周会周报机制、风险管理机制
9. 沟通方式：项目常规会议的时间安排、召开频率及参与人员
10. 支持工具：任务管理、文档管理、代码管理的工具及使用规则，统一的项目沟通群
    新项目或新阶段开始启动，涉及到方向、目标、人员、职责的调整时，召开一次全员启动会，来进行公开的澄清和授权，是快速聚拢兵力、稳定军心，最好的方法（没有之一）

每日站会

快速同步, 解决问题

开好站会的关键，是要还政于民，站会满足的是团队的自组织需要，而不是 leader 的监控需求。那些把站会开得很持久的团队，往往已经形成了自我管理的氛围，团队每天会通过站会了解整体状态，并对暴露出的风险和问题做出集体决策。
"三张牌"式站会法
站会开始时，主持人将红、黄、绿三张牌发放给所有的与会人员。在整个站会的过程中，任何人都可以随时举牌来行使自己的权利。

• 举“红牌”：表示叫停谈话，避免过度的讨论和无结果的时间浪费，提高站会效率；
• 举“黄牌”：表示打断讨论，进行提问，向发言者了解协同及依赖的信息；
• 举“绿牌”：这是一个 token 牌，代表每个人的发言权。每次只有 1 个人发言，按顺序来，将此牌归还给主持人表示同步完毕。当所有的“绿牌”都已归到主持人手中，而且没有更多疑问的时候，站会就可以结束了
  这样简单的游戏规则，既可以帮助主持人有效把握节奏，同时又把会议控制的权力和责任交给了与会的每一个人，任何人都可以对过度的讨论随时喊停，从而让站会在“有用”的同时又能保持“高效”

项目周会

对于 10 人以内的小团队来说，如果已经有了每日站会，就不太需要再另外设置周会了。但是，当项目组的规模继续扩大，分成了若干的工作小组之后，你就需要利用项目周会，周期性地对项目的各个角色、各条线的进展和风险做全面的检查。
项目周会的目的，是解决整体计划层面、跨团队协同配合的问题，包括产品、运营、市场、研发等环节。由于项目周会是面向各个角色负责人，甚至面向全员的全局性会议，项目周会天然会成为一个最直接感受整体脉搏的地方
项目周会的内容，除了常规的各角色进度和风险同步之外，你还需要根据项目组每个时期的整体阶段性重点，来设置相应的环节，让大家清晰感受到项目组明确的导向，什么是当前最重要的。

保障会议品质的关键

不要盯着会议的数量，而是要追求会议的品质

明确会议边界

每个会议都有特定的主题和目的，并有明确的参会人员范围，这个就叫会议的边界

问自己:

• 为什么要开这个会？
• 会议的边界是什么？
• 哪些议题适合在会上讨论？
  对于那些与主题不相干的议题，你要坚决舍弃, 有必要继续沟通的, 另起会议沟通.
• 确保各部分的进展信息在会前统一提交，会议当场只说重要问题、风险及需要支持的地方；
• 确保会议当场严格围绕主题开展，对偏离主题的讨论，及时叫停
  参会的人，也应该是有边界的，并不是越多越好。相关问题的主要决策人，对这个问题有责任的相关人员、负责执行决议的人员是必须参与的

建立会议规则

建立并迭代会议的规则

对于迟到、请假、拖堂、跑题等行为建立公约，并成为规则的守护者, 比如说主持人判定违反会议规则者，即自动成为下次会议的主持人
会议的目的，不是开会本身，而是通过会议去沟通和交流，彼此达成一致去行动。所以，把会开好，是一群人的事，会议规则也要发挥大家的能动性，发动群众去“斗”群众，互相激发，也互相约束。
从本质来看，会议品质是团队互动品质的体现，互动品质是“本”，会议品质是“表”。通过会议规则的小小翻新，让大家之间的互动，恢复高效和活跃，才是根本。

做好会后跟进

光说不练等于无

要想真正做到决而有行，最终靠的是有效的会后跟进，真正把决策落到实处。
会议主持人要对讨论的结果及时汇总，形成会议结论。对于无法当场确认的问题，一定也要进行记录，并明确跟进人和完成时间。会后所有跟进事项，直接进任务系统，确保跟进到底。同时，要在会议纪要的邮件中明文呈现，下次会议统一回顾。