项目(四)监控

文章来自 https://time.geekbang.org/column/article/156858 修改

即便在规划时做好了万全的计划, 在项目的监控过程中，你仍然还是会遇到各种各样的情况(非常典型的就是功能点的开发时间预估的少导致延期)，甚至是紧急突发状况，这个时候有效的沟通汇报是必不可少的

项目汇报的三个要点

这里的汇报指的是 你向项目发起人提交的汇报, 非执行者给你发送的汇报

紧急汇报：直面问题有章法

指在项目发生突发事件，或者提示重要风险状态变化时的实时报告，比如遇到高风险延期、线上重大问题，或者是重要客户投诉等，目的是向全组或者主要干系人通报项目的重要变化，以及时协调应对工作，或者第一时间寻求外部支援。

作为项目管理人员，当事情已经超出了你的可控范围时，我们首先要做的，就是第一时间直面问题，如实地呈现和反馈遇到的困难。要知道，这种真实坦诚的态度，对于整个项目而言，反而是最有利的
紧急报告一般不需要拘泥于具体的形式，关键在于言简意赅地传递信息，并组织后续的跟进动作。一般来说，紧急报告会包含 5 个基本元素：事件描述、影响后果、跟进分析、响应措施、所需支持
执行过程中突发的紧急情况，非常考验项目经理的专业素养。首先，你必须要直面问题，在紧急时刻勇于站出来承担责任，这不仅不会让老板对你的印象减分，还能让决策者在第一时间选择更好的应对方式。另外，你要尽可能简洁地描述清楚可能的影响和后果，目前的建议方案和所需支持，最大程度地争取各个相关环节的协同配合，共同应对问题

常规汇报：项目周报要回答的三个问题

避免流水账

一份好的项目周报，最重要的就是回答好这三个问题。为了更直观地描述项目的状态，我们可以使用天气图标，把项目分成以下六个等级：

有了天气图标和风险等级提示，项目汇报就清晰多了，如下图所示：

项目周报是向项目团队和干系人沟通项目状态的常用手段，你需要用简要的方式呈现项目全貌，客观地展示项目问题，推进问题解决

在这份项目周报模版中，最必不可少的就是整体项目状态评估、风险列表、项目概况及计划变更情况。
好的周报，应该让大家对我们刚刚提到的项目现状的三个问题形成统一、清晰的整体认知。这份整体认知，可以让平时扎在细节工作中的人，从全局视角来了解和看待整体，从而更好地完成自己的工作。
需要注意的是，一份周报的阅读时间不应超过 5 分钟。因此，在写到进展和问题时，切忌事无巨细，只写要点就够了。周报不是为了表现工作量，更不是为了刷存在感，只说重点就够了。

数据汇报：善用“透明”的力量

在项目汇报和日常跟进中，能够用图表和数据的，就不用文字。作为项目管理人员，你手中不见得有多少权力，但有一种强大的力量，你一定可以无限获取，那就是“透明”。

燃尽图可以直观地进行过程预测和风险预警