解读实施OA软件推进企业信息化操作指南

随着以“知识管理”为核心的全新智能管理系统日渐盛行, HR、ERP、CRM等系统陆续引入的同时，许多企业不得不面对这样一个重大事实：这些管理系统大都自以为是、各自为政，常形成信息孤岛，无法形成整合效应来帮助企业进行更高效的管理决策。 整合企业几大常用管理软件使之为企业共同目标运作的平台型OA已成了大势所趋.上马一套先进的OA系统也成了时下众多企业的当务之急，北京可为时代科技有限公司就企业OA选型中遇到的各种问题做个简单汇总，希望能为信息化推进尽绵薄之力。

　　一、什么是OA？OA是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型的协同办公方式，支持这一方式的软硬件系统称之为OA软件或者OA硬件。北京可为时代科技有限公司所说的 OA系统多指辅助行政办公所需要的应用软件，主要包括：信息发布、工作流管理、公文管理、通知、公告、事务管理、工作日程、工作计划总结、办公资源共享管理等等。

　　二、建立OA系统需要什么条件。一般应考虑企业内部的操作系统、应用服务器、数据库等因素。好的OA产品一般都支持Windows、Linux、Solaris、AIX和HP-UX等主流操作系统；支持符合J2EE规范的应用服务器，如Tomcat 、WebLogic、WebSphere；支持Oracle、Mysql、Sql Server等不同的数据库平台。

　　三、如何进行OA选型。企业OA选型应考察以下八个方面的需求。1.功能需求：标准功能一般包括：内部管理的信息发布、内部通信、文档管理自动化、工作流程自动化、企业管理（人事、资产、会议、车辆、考勤）、与业务的集成（客户、销售、财务）等核心需求；2.使用需求：界面简洁，操作方便，容易上手，短期内有效提升企业的办公效率和管理水平；3.安装维护需求：无需专门技术即可以快速安装，系统设置和后续维护简单，对人员配备要求不高；4.安全需求：实现企业的数据安全，保护信息的有效性和机密性，实现按企业实际管理层级划分的操作权限；5.性能需求：性能稳定，响应速度快，技术平台先进，对硬件和网络环境要求不高；6.服务需求：服务完善，响应迅速，服务方式多样，可实现便捷的自助式服务；7.价格需求：价格实惠，性价比高;8.成长需求：可以实现个性化定制，在企业的运营模式调整或者业务范围变动的情况下，用户可自己通过OA平台的非开发模式进行功能的扩展，移植和集成。

　　四、如何实施OA系统。OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。从前期需求收集到需求筛选、需求确认；从调研厂商到选择厂商；从实施组织到培训、试用……在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。纳入绩效考核是较为可行的办法。

　　五、如何维护OA系统。OA维护的难易首先决定于软件本身，企业内部一般会设置OA专员，也可以由其它部门的员工兼任。如果选择了一个好的OA系统，拥有强大的后台，运行稳定，维护就会很简单。灵活性高、擅长个性化定制的OA产品，用户自己就能进行二次开发，会大大降低企业的维护成本。

　　总之，企业急需在内部建立一个知识共享与办公协作平台，通过信息发布、电子邮件、手机短信、在线联系等手段，加强员工之间的沟通协作、文档及资源的共享、工作流程的审批以及企业文化的营造,全面提升和优化信息化的服务能力和应用水平。企业只有选对适合企业发展与成长的OA产品，才能提高企业运转效率、实现科学管理，从而促进企业良性发展。