如何更加有效地管理时间和任务:你真的会用Outlook吗?

我想很多朋友和我一样,工作生活中已经无法离开邮件,同时我们很多日程安排也需要通过软件来管理。微软的Outlook当然是一个比较好的选择,可以说,这是我使用最多的软件之一。但请认真地阅读下面我整理的一些关键的概念和方法,想一想,你真的会用Outlook吗?

  1. 非常重要的四大概念
    1. 邮件:收件箱与邮局的收发室类似。邮件到达之后被发送到它所属的位置。收件箱不应作为重要信息(比如没有时间处理的事情、需要出席的会议以及需要处理的事情)的倾卸之地。收件箱只是一个存放已到达但尚未处理的邮件的临时位置。管理时间和任务的要点就是一旦打开电子邮件,就要立即对如何处理它包含的信息做出明智的决定,然后将其移出收件箱。习惯于保持收件箱为空的概念。
    2. 日历:日历旨在用于计划出席的回忆和约会以及自行制定的在特定时间执行特定任务的个人安排。必须明白并非需要做的每一件事情都可以或应该记入日历中。这一点很重要;如果对时间进行过度安排,那么当你在面对需要占用时间和注意力的意外请求时, 你做出明智决定的灵活性和能力会降低。
    3. 任务:任务是你需要做的事情。它不是“我不知道什么时候能做这件事,所以我只是把它记在这里”之类活动的存储库。这样只是为信息制造了另一个“黑洞”,这一司空见惯的错误远远背离了我们将任务作为提高生产力的一种技巧的初衷。如果你从电子邮件中提取需要执行的下一步行动只是为了将它们放在包含数百个任务项目的列表中,那么只是在搬动信息,而不是使其可操作。如果正确使用,Outlook中的"任务"列表可以为已决定对所从事项目所采取的最重要的行动提离散列表。
    4. 文件夹:Outlook中的“文件夹列表”显示了对文件的分层管理,这些文件夹包含所创建的用来存档电子邮件的文件夹,以及包含日历,任务和联系人的特殊文件夹。文件夹列表还可以显示在outlook 中引入的一种新的文件夹——搜索文件夹。
  2. 对于Outlook的导航窗格,可以根据需要选择将其隐藏,或者对其定制之。
  3. 想一想下面的几个问题
    1. 上一次收件箱为空是什么时候?
    2. 你是否偶尔会错过会议或丢失电子邮件?
    3. 你是否通过筛选数百封电子邮件来查找所需的邮件?
    4. 每天早晨你是否惧怕打开Outlook?
    5. 你觉得你在控制电子邮件还是他在控制你
  4. 有效利用电子邮件
    1. 针对两种邮件的两种处理方法,请问原因何在?
      1. 邮政邮件:首先对邮件进行筛选和分类,然后选择并处理最重要的邮件。
      2. 电子邮件:你每次选择一封邮件并对其进行处理。
    1. 先处理,然后执行操作
      1. 先处理,然后执行操作
        1. 将其归档
          1. 按照需要创建必要的文件夹系统来归档邮件
        1. 将其转换为日历项
        2. 将其转换为任务
        3. 将其删除
      1. 处理完电子邮件后,立即将其移出收件箱
    1. 处理面向任务的电子邮件的方法
      1. 3D筛选法
        1. Do(做):如果可以在两分钟或者更少时间内完成邮件操作,则执行操作
        2. Delegate(委派),如果可以将操作委派给其他人,则委派该操作并创建任务来跟踪操作完成情况
        3. Defer(延迟):如果不能立即完成操作或将其委派,则通过创建日历或任务项延迟该操作
  5. 管理日历
    1. 创建有效约会的方法
      1. 主题行使用动词开头。例如:约见、邀请、审查、讨论、展示和交付。如果是自己的约会,则可以是书写、起草、编辑或生成等
      2. 在主题行包括人名或公司标识,这样能快速查看约会参与的人员。
      3. 包含约会活动的目的。
      4. 完成地点字段。

    如果以上四个部分都齐全,那么在日历的约会框中就可以显示出足够的信息,而不需要打开它来了解详细。

    其他信息放在自由文本区域。

    1. 要区分约会和任务的区别
      1. 他们到底有啥区别?
    1. 从电子邮件创建约会
      1. 可以直接拖斋
    1. 使用和自定义标签
      1. 标签可以让约会更加易于分辨,其实也是分组的概念
    1. 有条不紊的日历
      1. 写有意义的标题
      2. 指定约会的地点
      3. 使用自由文本区域为约会提供上下文
      4. 为每个月会关联一个或多个联系人
      5. 使用标签从视觉上区分约会类型
  6. 有效使用任务
    1. 理解两者的差异
      1. 项目
      2. 下一步行动
    1. 应该避免常见的错误
      1. 为每个任务指定截止日期
      2. 创建不支持下一步行动的任务
      3. 未自定义Outlook的任务视图
      4. 未按计划审查任务列表
    1. 创建自定义视图
    2. 创建和应用类别
    3. 有期限的和无期限的任务
      1. 有期限:必须完成的任务或承诺在某个日期之前完成的行动
      2. 无期限:已确定但尚未安排日程的下一步行动
      3. 每日审查:审核日历和有期限任务列表。扫描无期限任务列表以确定这一天是否能够活应该做其他事情
      4. 每周审查:使用每周审查以分析刚过去的一周或即将到来的一周,评估下一步行动的进度,并确保任务列表是完整的。
    1. 创建有效的任务
      1. 主题行使用行为动词开头。
      2. 主题行中包含项目标识符。
      3. 主题行中还包含任务活动的目标和结果
  7. 设置Outlook仪表板

posted on 2008-10-07 13:14  陈希章  阅读(11306)  评论(0编辑  收藏

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